KIỂM SOÁT nội bộ CHI PHÍ xây lắp tại CÔNG TY cổ PHẦN QUẢN lý ĐƯỜNG bộ

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮTBHXH : Bảo hiểm xã hộiBHYT: Bảo hiểm y tếBHTN: Bảo hiểm thất nghiệpCCDC: Công cụ dụng cụ GTGT: Giá trị gia tăngHTKSNB: Hệ thống kiểm soát nội bộHĐQT: Hội đồng qu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN - -

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ ĐƯỜNG BỘ

VÀ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH THỪA THIÊN HUẾ

Sinh viên thực hiện: Giáo viên hướng dẫn:

Trần Hoàng Khánh Hà TS Nguyễn Đình Chiến Lớp: K46C KTKT

Niên khóa: 2012 - 2016

Lời Cảm ơn

Những lời đầu tiên, tôi muốn gửi lời cám ơn sâu sắc đến nhất đến quý thầy cô giáo trường Đại học Kinh tế Huế đã tận tình giảng dạy và truyền đạt những kiến thức và kinh nghiệm quý báu cho tôi trong suốt những năm tháng tôi được học tập tại trường, tạo nền tảng

và hành trang vững chắc giúp tôi bước vào đời.

Để hoàn thành được đề tài khóa luận này, ngoài sự nỗ lực của bản thân, tôi xin chân thành cám ơn Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Quản lý đường bộ và Xây dựng công trình Thừa Thiên Huế, các anh chị phòng kế toán tài vụ tại Công ty cũng như các anh chị tại Xí nghiệp Quản lý đường bộ 1 đã tạo điều kiện và nhiệt tình giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập, cung cấp số liệu và truyền đạt những kinh nghiệm thực tế để tôi có thể thực hiện khóa luận.

Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến Tiến sĩ Nguyễn Đình Chiến đã tận tình, dành nhiều thời gian và công sức trực tiếp hướng dẫn tôi trong suốt quá trình làm đề tài tốt nghiệp này.

Tôi xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè- những người luôn chia sẻ, động viên, giúp đỡ để tôi có thể hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp của mình.

Lời cuối cùng, tôi xin chúc quý thầy cô và bạn bè nhiều sức khỏe, gặt hái được nhiều thành công trong cuộc sống.

Do hạn chế về thời gian nghiên cứu cũng như kiến thức, kinh nghiệm thực tế nên khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót Kính mong quý thầy cô giáo góp ý để đề tài được hoàn thiện hơn.

Một lần nữa, tôi xin chân thành cám ơn /.

Huế, tháng 05 năm 2016

Sinh viên thực hiện Trần Hoàng Khánh Hà

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

BHXH : Bảo hiểm xã hộiBHYT: Bảo hiểm y tếBHTN: Bảo hiểm thất nghiệpCCDC: Công cụ dụng cụ

GTGT: Giá trị gia tăngHTKSNB: Hệ thống kiểm soát nội bộHĐQT: Hội đồng quản trị

HTK: Hàng tồn khoKPCĐ: Kinh phí công đoànKSNB: Kiểm soát nội bộLNTT: Lợi nhuận trước thuếLNST: Lợi nhuận sau thuế

NVL: Nguyên vật liệuNVLTT: Nguyên vật liệu trực tiếpPMKT: Phần mềm kế toánPNK: Phiếu nhập khoPXK: Phiếu xuất khoQLĐB: Quản lý đường bộSDMTC: Sử dụng máy thi côngSXC: Sản xuất chung

SXKD: Sản xuất kinh doanhTSCĐ: Tài sản cố địnhXDCB: Xây dựng cơ bảnXDCT: Xây dựng công trình

DANH MỤC SƠ ĐỒ

DANH MỤC BẢNG

DANH MỤC BIỂU MẪU

MỤC LỤC

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

I.1 Lý do chọn đề tài

Trong tiến trình hội nhập và phát triển nước ta hiện nay, đầu tư xây dựng cơ bản là tiền đề quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội của đất nước Nâng cao chất lượng quản lý đầu tư XDCB có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đến sự phát triển của mỗi địa phương nói riêng và của cả nước nói chung, nó góp phần tạo lập

hạ tầng kinh tế - xã hội, điều chỉnh cơ cấu kinh tế, thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội

Trong những năm qua, tình hình đầu tư xây dựng cơ bản ở Việt Nam rất được chú trọng và đã có những thành quả nhất định, góp phần đáng kể trong công cuộc phát triển kinh tế- xã hội của đất nước Tuy nhiên, việc quản lý và triển khai thực hiện các dự án trong những năm qua còn nhiều hạn chế và yếu kém, dẫn đến thất thoát, lãng phí vốn đầu tư, hiệu quả đầu tư kém, làm giảm chất lượng tăng trưởng kinh tế Kết quả, thực trạng thất thoát, lãng phí và tiêu cực trong đầu tư XDCB đã được đăng tải nhiều trên các phương tiện truyền thông và tại nhiều diễn đàn, gây nhức nhối trong toàn xã hội

Đặc điểm của hoạt động xây dựng là đòi hỏi vốn đầu tư lớn, thời gian thi công kéo dài và thường được chia thành nhiều giai đoạn, quá trình tập hợp chi phí kéo dài, thường phát sinh nhiều chi phí ngoài dự toán theo từng giai đoạn, trong quá trình thực hiện các dự án xây dựng cơ bản còn tồn tại nhiều vấn đề bất cập như thi công không đảm bảo khối lượng theo thiết kế được phê duyệt hoặc thi công không đúng thiết kế dẫn đến phải phá đi làm lại; sử dụng vật liệu không đảm bảo chất lượng; khai khống khối lượng; ăn bớt vật liệu trong quá trình thi công dẫn đến chất lượng công trình không đảm bảo, gây thất thoát, lãng phí vốn đầu tư Do đó, vấn đề đặt ra là làm sao quản lý vốn tốt, có hiệu quả đồng thời khắc phục tình trạng thất thoát lãng phí trong quá trình sản xuất là rất quan trọng

Bên cạnh đó, bất cứ một doanh nghiệp hay một tổ chức kinh tế nào cũng hướng tới mục tiêu là tối đa hóa lợi nhuận, quy mô hoạt động ngày càng được mở rộng, đem lại nhiều lợi ích cho xã hội Để thỏa mãn những mục tiêu ấy doanh

nghiệp không thể thiếu một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu Kiểm soát nội bộ góp phần giúp cho nhà quản lý kiểm tra, giám sát được quá trình hoạt động Trong

đó, chi phí là khoản mục được nhà quản lý quan tâm đặc biệt bởi việc kiểm soát chi phí tốt chi phí xây lắp mới góp phần gia tăng lợi nhuận, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Nhận thức được tầm quan trọng, cấp thiết của vấn đề trên và kết hợp điều kiện thực tập tại đơn vị cho phép, tôi đã lựa chọn nghiên cứu đề tài: “ Kiểm soát nội

bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ Phần Quản lý Đường bộ và Xây dựng Công Trình Thừa Thiên Huế” để có thể vận dụng những kiến thức chuyên môn về kế toán- kiểm toán đã được trang bị vào thực tế

I.2 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, những vấn đề cơ bản về doanh nghiệp xây lắp và kiểm soát chi phí xây lắp.

- Tìm hiểu và có sự so sánh giữa lý thuyết được học và thực trạng hoạt động kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty Cổ Phần Quản lý Đường bộ và Xây dựng Công Trình Thừa Thiên Huế

- Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn về kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ Phần Quản lý Đường bộ và Xây dựng Công Trình Thừa Thiên Huế tìm ra những hạn chế còn tồn tại Từ đó đề xuất các giải pháp cụ thể, khoa học nhằm tăng cường công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại các công trình cầu đường của công ty.

I.3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty Cổ Phần Quản lý Đường bộ và Xây dựng Công Trình Thừa Thiên Huế.

I.4 Phạm vi nghiên cứu

- Về thời gian: Tài liệu và số liệu của công ty CP QLĐB và XDCT TT Huế được thu thập năm 2014-2015

- Về không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu kiểm soát chi phí sản xuất thi công xây dựng công trình tại công ty CP Quản lý Đường bộ và Xây dựng Công Trình Thừa Thiên Huế Do tại công ty CP Quản lý Đường bộ và Xây dựng Công Trình Thừa Thiên Huế , các xí nghiệp, đội thi công đều là các đơn vị hạch toán phụ thuộc và các đơn vị này đều có quy trình sản xuất tương tự nhau, đều có bộ máy kế toán, hệ thống

sổ sách, chứng từ; cách thức hạch toán các khoản mục chi phí đều tương tự nhau Đồng thời vì hạn chế về thời gian cũng như khó khăn trong vấn đề địa lý nên không thể tiến hành nghiên cứu được hết tất cả các đơn vị trực thuộc nên tác giả đã lựa chọn Xí nghiệp Quản lý Đường bộ 1 làm mẫu đại diện cho công ty.

I.5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán là căn cứ phản ánh, xác nhận nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh do đó cần thu thập các chứng từ kế toán để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào đề tài.

- Phương pháp phỏng vấn: Là phương pháp hỏi trực tiếp những người cung cấp thông tin, dữ liệu cần thiết cho việc nghiên cứu đề tài Phương pháp này được

sử dụng dựa trên các bảng hỏi đã chuẩn bị từ trước Đây là phương pháp được sử dụng chủ yếu để thu thập thông tin từ kế toán đơn vị.

- Phương pháp quan sát: Thông qua quá trình thực tập tại đơn vị, quá trình tri giác (mắt thấy, tai nghe) và ghi lại những vấn đề liên quan đến đối tượng nghiên cứu, phù hợp với mục tiêu nghiên cứu nhằm mô tả, phân tích, nhận định, đánh giá, xác nhận thông tin đã phỏng vấn.

- Phương pháp thu thập số liệu: Thu thập các dữ liệu, số liệu thông qua các

hệ thống chứng từ, sổ sách liên quan đến các khoản mục chi phí xây lắp: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung, chọn lọc và tập hợp những thông tin cần thiết cho đề tài Bên cạnh đó, thông qua các kênh thông tin như: trang web của công ty, sách báo để tìm hiểu những thông tin liên quan đến tình hình cơ cấu tổ chức, các báo cáo tài chính của công ty

- Phương pháp xử lý thông tin: sử dụng các phương pháp so sánh, đối chiếu, tổng hợp những dữ liệu thu thập được, phân tích dữ liệu để tạo thành thông tin tương ứng, từ đó đưa ra những nhận định, ý kiến về đối tượng theo mục tiêu nghiên cứu.

I.6 Cấu trúc đề tài

Phần I: Đặt vấn đề

Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ Phần Quản lý Đường bộ và Xây dựng Công Trình Thừa Thiên Huế

Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ Phần Quản lý Đường bộ và Xây dựng Công Trình Thừa Thiên Huế

Phần III: Kết luận và kiến nghị

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP

1.1 Khái niệm, mục tiêu, ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm

Định nghĩa về HTKSNB được chấp nhận khá rộng rãi hiện nay là định nghĩa KSNB được đưa ra vào năm 1992 của COSO (Committee of Sponsoring Organizations- một Uỷ ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận

về báo cáo tài chính) Theo đó: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”

Theo định nghĩa của Liên đoàn kế toán quốc tế (The International Federation

of Accountant - IFAC) thì : “Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn

bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo Hệ thống Kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”.

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam định nghĩa: “Hệ thống kiểm soát nội bộ

là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định; để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị”.

Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến sự hình thành các định nghĩa từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này nhiều khái niệm khác nhau về KSNB nhưng từ những điểm chung nhất, tóm lại ta có thể hiểu KSNB thực chất là một quá trình kiểm soát bao gồm toàn bộ các quy trình; các quy chế nghiệp vụ kết hợp một cơ cấu tổ chức nội bộ do đơn vị thiết lập và vận hành nhằm

giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình một cách hiệu quả và an toàn Hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ gắn liền với mọi bộ phận, mọi quy trình nghiệp vụ và mọi nhân viên trong doanh nghiệp ít nhiều sẽ tham gia vào việc kiểm soát nội bộ và kiểm soát lẫn nhau KSNB không đảm bảo tuyệt đối những yếu kém sẽ không xảy ra nhưng sẽ góp phần hạn chế tối đa các rủi ro, đặc biệt là các sai phạm trọng yếu.

1.1.2 Mục tiêu

HTKSNB được thiết lập tại đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu:

- Bảo vệ tài sản:

Tài sản của đơn vị nếu không được bảo vệ bởi hệ thống kiểm soát thích hợp

có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại, hao hụt trong quá trình sử dụng, bảo quản Do đó, đơn vị cần thiết lập một HTKSNB chặt chẽ để hạn chế những rủi ro trên đối với tài sản ngắn hạn, tài sản dài hạn nói chung

và các sổ sách, chứng từ, tài liệu quan trọng của đơn vị nói riêng.

- Bảo đảm độ tin cậy của thông tin:

Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý Như vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy

về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính.

- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý:

Hệ thống KSNB được thiết lập trong DN, đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh phải được tuân thủ đúng mực

Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong DN Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá các kết quả hoạt động của DN được thực hiện với cơ chế giám sát của HTKSNB của DN nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản

lý DN.

Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy Nhiệm vụ các nhà quản lý là xây dựng một HTKSNB hữu hiệu và kết hợp hài hòa bốn mục tiêu trên.

Như vậy, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra các biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu của đơn vị.

1.1.3 Ý nghĩa

- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị hiệu quả hơn, giảm bớt các rủi ro tiềm tàng.

- Bảo vệ tài sản của đơn vị khỏi bị hư hỏng, mất mát Ngăn ngừa các gian lận

và sai sót, đảm bảo tính chính xác và trung thực số liệu, báo cáo kế toán.

- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của

tổ chức cũng như các quy định của pháp luật.

- Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu.

1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 400 (VAS 400)- Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát

1.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố ảnh hưởng bao trùm đến việc thiết

kế, vận hành quy trình kiểm soát nội bộ trong toàn đơn vị từ các quy chế chung đến

các thủ tục kiểm soát cụ thể Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị.

Các nhân tố bên trong bao gồm:

• Đặc thù về quản lý:

Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động DN của các nhà quản lý Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong DN Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh lành mạnh, luôn tuân thủ nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh, coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính và có những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh làm cho môi trường kiểm soát lành mạnh, ngược lại thì HTKSNB sẽ không được vận hành một cách hiệu quả.

• Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong DN sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành và triển khai các quyết định đó trong DN Một

cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp.

Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của DN, không

bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận.

- Thực hiện sự phân chia rành mạch 3 chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép và bảo quản tài sản.

- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.

• Chính sách nhân sự:

Sự phát triển của một DN luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của DN.

Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ Bên cạnh đó, mặc dù DN có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì HTKSNB không thể phát huy hiệu quả.

Vì vậy, DN cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên Việc đào tạo, bố trí nhân viên phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính

kế tục và liên tiếp.

• Công tác kế hoạch:

Hệ thống kế hoạch và dự toán đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng phát triển rõ ràng và lâu dài của danh nghiệp Hệ thống kế hoạch thống nhất trong các đơn vị gồm các kế hoạch sản xuất- kỹ thuật- tài chính là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công

cụ kiểm soát rất hữu hiệu, làm mục tiêu cho hoạt động và căn cứ cho việc đánh giá hiệu quả thực hiện Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, có kế hoạch tài chính với các dự toán ngân sách từ tổng thể đến chi tiết cho các khoản mục công trình cụ thể, thường xuyên theo dõi nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường để xử lý, điều chỉnh kịp thời.

• Uỷ ban kiểm soát:

Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Quan sát việc chấp hành luật pháp của Công ty.

- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ

- Giám sát tiến hành lập báo cáo tài chính.

- Đại diện Công ty để mời kiểm toán viên độc lập và làm việc với họ.

- Dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với các kiểm toán viên độc lập.

Các nhân tố bên ngoài:

Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hưởng của môi trường bên ngoài như pháp luật, sự kiểm soát của các cơ quan chức năng nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước…Tuy nhiên các nhân tố này không thuộc tầm kiểm soát của ban quản lý đơn vị trong thiết kế và thực hiện HTKSNB.

Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm những nhân tố có ảnh hưởng đến quy trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của HTKSNB doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý DN.

1.2.2 Hệ thống kế toán

Hệ thống kế toán là các phương pháp và hệ thống sổ sách chứng từ kế toán

mà doanh nghiệp áp dụng để ghi chép, báo cáo về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng các nghiệp vụ

kế toán, đầu ra của hệ thống là báo cáo kế toán Quá trình vận hành của hệ thống bao gồm các quá trình: ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý và tổng hợp Mục đích của một hệ thống kế toán của một đơn vị và nhằm thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động kế toán Một hệ thống kế toán được đánh giá là hữu hiệu khi đạt được các mục tiêu tổng quát sau:

- Tính có thật: Số liệu kế toán ghi chép phải dựa vào các nghiệp vụ có thật.

- Sự phê chuẩn: Mọi hoạt động, nghiệp vụ trước khi thực hiện đều phải đảm bảo rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lý

- Sự đầy đủ: Kế toán phải ghi chép đầy đủ vào sổ sách kế toán tất cả các nghiệp vụ phát sinh thực tế, không được bỏ sót bất kỳ một nghiệp vụ kinh tế nào.

- Quyền và nghĩa vụ: Tài sản thể hiện trên sổ sách kế toán thuộc quyền sở hữu của đơn vị, công nợ được phản ánh trên sổ sách kế toán thì doanh nghiệp phải có nhiệm

- Tính phân loại: Số liệu được ghi chép vào sổ sách kế toán được hạch tán vào đúng tài khoản, phân loại theo đúng sơ đồ hạch toán của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các sổ sách liên quan.

- Tính chính xác: số liệu và dữ liệu liên quan đến các giao dịch và sự kiện xảy ra phải được ghi nhận và tính toán, chuyển sổ và tổng hợp chính xác, tránh xảy ra sai sót để có thể trình bày đúng đắn thông tin cần thiết trên báo cáo tài chính về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị.

1.2.3 Thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát: là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải.

Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:

- Lập, kiểm ra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị.

- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán.

- Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học.

- Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

- Kiểm tra và phê duyệt các chứng từ kế toán, tài liệu kế toán.

- Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài.

- So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán.

- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và tài liệu kế toán.

- Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch.

Các thủ tục kiểm soát do nhà quản lý xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản:

- Nguyên tắc phân công phân nhiệm:

Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Mục đích là không để một cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát mọi mặt của một nghiệp vụ Khi đó, thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của một nhân viên này có thể được kiểm soát bởi công việc của một nhân viên khác Phân chia trách nhiệm làm giảm rủi ro xảy ra các sai sót nhầm lẫn cũng như các hành vi gian lận Mặt khác, nó có tác dụng tạo điều kiện

nâng cao chuyên môn, thúc đẩy nhau làm việc và khi phân chia phải phù hợp với năng lực của người đó.

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách hiệm trong các nghiệp

vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn.

+ Chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản

+ Chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản

+ Chức năng kế toán và chức năng thực hiện nghiệp vụ

- Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn:

Theo sự ủy quyền của nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vị nhất định Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính trung lập của DN.

1.3 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành

hệ thống, thế nhưng một HTKSNB vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu Bởi lẽ ngay cả khi có thể xây dựng hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, thì hiệu quả thật sự của nó vẫn tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc

và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự Nói cách khác, HTKSNB chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây:

- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo cáo của cấp dưới…

- Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị.

- Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường xuyên bị bỏ qua.

- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra.

- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng.

- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp

Chính những hạn chế nói trên của HTKSNB là nguyên nhân khiến cho HTKSNB không đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của mình.

1.4 Chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng

1.4.1 Khái niệm chi phí xây lắp

“Chi phí sản xuất xây lắp là biểu hiện bằng tiền toàn bộ hao phí về lao động sống, lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp bỏ ra để tiến hành hoạt động sản xuất xây lắp trong một thời kỳ nhất định”.

1.4.2 Phân loại chi phí xây lắp

Chi phí xây lắp có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau:

- Phân loại chi phí xây lắp theo tính chất kinh tế

- Phân loại chi phí xây lắp theo mục đích và công dụng của chi phí

- Phân loại chi phí xây lắp theo phương pháp tập hợp chi phí và mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí

- Phân loại chi phí xây lắp theo nội dung cấu thành của chi phí

- Phân loại chi phí xây lắp theo mối quan hệ số lượng sản phẩm sản xuất Tuy nhiên, với giới hạn của đề tài, tác giả xin trình bày chi tiết cách phân phổ biến được các doanh nghiệp xây lắp áp dụng là phân loại theo mục đích và công dụng của chi phí Toàn bộ chi phí được chia thành các yếu tố:

- Chi phí NVL trực tiếp: Là toàn bộ giá trị NVL sử dụng sản xuất kinh doanh trong kỳ, bao gồm: NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu.

- Chi phí nhân công trực tiếp: Là toàn bộ tiền lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp và các khoản phải trả khác cho công nhân tực tiếp thi công xây lắp.

- Chi phí sử dụng máy thi công: bao gồm tiền lương chính, tiền lương phụ, phụ cấp lương phải trả cho công nhân điều khiển máy thi công, chi phí khấu hao máy thi công, chi phí bảo trì, bảo dưỡng và chi phí bằng tiền khác.

- Chi phí sản xuất chung: bao gồm toàn bộ chi phí tổ chức và phục vụ xây lắp phát sinh trong phạm vi đội như: chi phí tiền công, tiền ăn ca của nhân viên quản lý đơn vị, các khoản BHYT, BHXH và KPCĐ của công nhân trực tiếp xây lắp, chi phí khấu hao máy móc, nhà xưởng, chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho hoạt động quản lý đơn vị, tiền điện, nước, điện thoại, chi phí tiếp khách, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác.

1.4.3 Ý nghĩa chi phí xây lắp

- Cung cấp thông tin về thực trạng, quy mô sản xuất của doanh nghiệp.

- Cơ quan thuế dựa vào chi phí sản xuất, doanh thu để xác định mức thuế thu nhập mà doanh nghiệp phải nộp, tránh tình trạng trốn thuế, gian lận

- Ảnh hưởng trực tiếp đến các khoản mục trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh.

- Cùng với các thông tin khác như: doanh thu, đối thủ cạnh tranh thông tin

về chi phí xây lắp ảnh hưởng đến việc ra quyết định các chiến lược kinh doanh mới, hay dự toán xây dựng công trình mới của chủ doanh nghiệp.

1.4.4 Đặc điểm về hoạt động kinh doanh xây lắp ảnh hưởng đến công tác kiểm soát chi phí xây lắp

Xây lắp là một hoạt động xây dựng mới, mở rộng, khôi phục, cải tạo lại hay hiện đại hóa các công trình dân dụng, công nghiệp…nhằm phục vụ cho sản xuất và đời sống xã hội Cũng như mọi hoạt động khác, hoạt động kinh doanh xây lắp có những đặc điểm riêng biệt ảnh hưởng đến quản lý và kiểm soát, xây lắp có đặc thù riêng so với sản phẩm công nghiệp khác như sau:

- Sản phẩm xây lắp mang tính chất đơn chiếc, riêng lẻ, nên chi phí bỏ ra để thi công xây lắp các công trình có nội dung và cơ cấu không đồng nhất như các loại sản phẩm công nghiệp Do đó, việc theo dõi ghi nhận chi phí, tính giá thành và tính kết quả thi công cho từng sản phẩm xây lắp riêng biệt.

- Sản phẩm xây lắp là những công trình hoặc vật kiến trúc có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, mỗi sản phẩm được xây lắp theo thiết kế kỹ thuật và giá dự toán riêng Do đó, đòi hỏi mỗi sản phẩm trước khi tiến hành sản xuất phải lập dự toán về thiết kế thi công và trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp phải tiến hành so sánh với dự toán, lấy dự toán làm thước đo.

- Sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thanh toán với đơn vị chủ thầu, giá này thường được xác định trước khi tiến hành sản xuất thông qua hợp đồng giao nhận thầu Mặt khác sản phẩm xây lắp không thuộc đối tượng lưu thông, nơi sản xuất đồng thời là nơi tiêu thụ sản phẩm vì vậy sản phẩm xây lắp

là loại hàng hóa có tính chất đặc biệt.

- Thời gian sử dụng của sản phẩm xây lắp là lâu dài và giá trị của sản phẩm xây lắp rất lớn Đặc điểm này đòi hỏi các DN xây lắp trong quá trình sản xuất phải kiểm tra chặt chẽ 1.3 Nội dung kiểm soát nội bộ chi phí trong doanh nghiệp xây lắp.

1.5 Nội dung kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng

1.5.1 Hệ thống kế toán phục vụ kiểm soát chi phí xây lắp

1.5.1.1 Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu

Chứng từ kế toán là bằng chứng chứng minh bằng giấy tờ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở cho việc ghi sổ kế toán Để quá trình kiểm soát được chặt chẽ thì việc tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Biểu mẫu phải phù hợp với quy định nhà nước, đầy đủ thông tin và có tính năng kiểm soát.

- Chứng từ phải được đánh số thứ tự liên tục

- Chứng từ phải được lập ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ và chủ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ

- Nội dung chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, ngắn gọn và dễ hiểu.

- Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký phù hợp với quy định.

- Quy trình luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời

- Chứng từ gốc liên quan đến chi phí xây lắp (hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho,…) phải đầy đủ, hợp lý, hợp lệ.

1.5.1.2 Tổ chức tài khoản và sổ kế toán

• Hệ thống tài khoản

Hệ thống tài khoản kế toán của doanh nghiệp phải tuân thủ đúng các quy định về hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài Chính ban hành Đồng thời, căn cứ vào tính chất hoạt động sản xuất cũng như yêu cầu quản lý cụ thể tại đơn vị mà chi tiết hóa các tài khoản kế toán thích hợp để có thể theo dõi chặt chẽ, rõ ràng hơn Việc hạch toán phải đảm bảo theo các nguyên tắc, phương pháp và sơ đồ hạch toán của từng tài khoản theo quy định tại doanh nghiệp, đặc biệt là các tài khoản được sử dụng trong quá trình hạch toán chi phí xây lắp như tài khoản 152, 153, 621, 622,

623, 627, 154 và các tài khoản liên quan khác.

- Hình thức kế toán trên máy tính

Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháo và mối quan hệ giữa các sổ kết toán Với giới hạn của đề tài, đồng thời căn cứ vào tình hình thực tế tại đơn vị thực tập, trong phần này chỉ trình bày cụ thể về hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, là hình thức đang được áp dụng tại đơn vị.

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán ghi sổ:

- Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ

kế toán tổng hợp bao gồm:

+ Ghi theo thời gian trên sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ

+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái

- Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.

- Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.

- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán sau:

+ Chứng từ ghi sổ

+ Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ

+ Sổ Cái

+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán phải đảm bảo:

- Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định chung về sổ sách kế toán.

- Sổ sách kế toán phải được ghi ngay thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Nội dung phải đầy đủ, rõ ràng, đúng nội dung các nghiệp vụ.

- Sổ sách cần phải đóng thành tập chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát.

- Tổ chức lưu trữ, bảo quản sổ sách, tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy định và dễ dàng truy cập khi cần thiết.

- Hệ thống kế toán chi phí xây lắp: Để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin, hệ thống sổ kế toán được tổ chức thành hai bộ phận là sổ tổng hợp và sổ chi tiết.

1.5.1.3 Tổ chức hệ thống báo cáo

Tùy thuộc vào yêu cầu kiểm soát thông tin từ nhà quản lý và đặc điểm chi phí xây lắp, ngoài hệ thống báo cáo chung cho các doanh nghiệp theo quy định hiện hành thì doanh nghiệp có thể lập thêm các bái cáo tài chính chi tiết khác cho phù hợp và thõa mãn các nguyên tắc sau:

- Báo cáo phải chặt chẽ và đầy đủ, chính xác và linh hoạt.

- Cần chú ý đến vấn đề bảo mật thông tin, các báo cáo chỉ gửi đến người có thẩm quyền và liên quan đến sự việc.

- Các báo cáo phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán; trường hợp báo cáo có sự thay đổi giữa các kỳ kế toán phải có thuyết minh rõ lý do.

1.5.2 Các thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp

1.5.2.1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Đối với đặc điểm ngành xây dựng, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong các công trình, hạng mục công trình, vì vậy ảnh hưởng rất lớn đến

giá thành và quyết định hiệu quả hoạt động SXKD của đơn vị Ngoài ra đây là khoản mục dễ xảy ra các gian lận, sai sót nếu không được quản lý tốt có thể dẫn đến tình trạng thất thoát chi phí và ảnh hưởng đến chất lượng công trình Vì vậy, cần kiểm soát chặt chẽ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để có thể sử dụng chi phí sao cho hợp

lý, hiệu quả nhất, vừa đảm bảo chất lượng công trình vừa tăng lợi nhuận cho đơn vị.

a Các rủi ro và mục tiêu trong kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

• Các rủi ro trong kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là:

- NVL tồn kho tại công trình không đảm bảo tiến trình thi công.

- Yêu cầu mua vật tư không đúng với nhu cầu thực tế.

- Thiếu tính minh bạch trong việc chọn nhà cung cấp Việc chọn nhà cung cấp mang tính chủ quan hoặc có sự cấu kết giữa người mua và nhà cung cấp.

- Giá mua nguyên vật liệu không phù hợp với dự toán.

- NVL mua về không đảm bảo đúng tiêu chuẩn, chất lượng.

- NVL mua về không được kiểm tra chất lượng và số lượng trước khi nhập khi hoặc nhập kho không đúng số lượng, phẩm cấp ghi trên hóa đơn Thực hiện nhập kho không đúng thủ tục.

- Phiếu nhập kho không được lập ngay mà đến một thời gian định kỳ mới ghi nhận một lần Việc phản ánh hàng hóa nhập kho thực tế không chính xác, kịp thời.

- Chuyển vật tư một lần tới công trình với số lượng quá lớn, trong thời gian thi công ngắn không thể sử dụng hết gây ảnh hưởng đến chất lượng NVL (có thể do tác động bất lợi của thời tiết) làm tăng chi phí bảo quản, hao hụt NVL.

- Xuất kho không được kiểm tra kỹ lưỡng hoặc chưa có chứng từ kiểm soát chặt chẽ

Số lượng xuất kho không đúng với yêu cầu thực tế.

- NVL xuất thừa không theo dõi tiến hành nhập lại kho, đồng thời không hạch toán phế liệu thu hồi.

- Thất thoát NVL do mất cắp, tráo đổi.

- Không kiểm kê NVL, đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán.

• Theo đó, mục tiêu đối với KSNB CP NVLTT là:

- Theo dõi và kiểm tra cả về số lượng và chất lượng theo từng chủng loại, giá trị NVL từ khâu thu mua cho đến khâu xuất kho sử dụng, bảo quản.

- Quản lý NVL sao cho đảm bảo NVL được sử dụng đúng mục đích, tránh thất thoát, hạn chế hư hỏng trong quá trình sử dụng và bảo quản vật tư tại từng công trình Tổng chi phí NVLTT thực tế phát sinh phù hợp với dự toán chi phí NVLTT.

- Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách đầy đủ, thống nhất Xem xét quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý, kiểm tra và sử dụng chứng từ, kiểm tra việc nhập dữ liệu vào máy tính để đảm bảo phản ánh đẩy đủ, kịp thời, chính xác lượng NVL nhập, xuất, tồn thực tế.

- Chi phí NVLTT phát sinh thực tế phù hợp với dự toán chi phí NVLTT đã được duyệt

b Nội dung kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

Để ngăn ngừa các sai phạm, gian lận có thể xảy ra và kiểm soát tốt chi phí NVLTT, nhà quản lý phải tăng cường kiểm soát thông qua các nội dung sau

• Khâu mua vật liệu:

- Công ty cần chú trọng việc xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu trên cơ sở tính toán khoa học và kinh nghiệm thi công các công trình trước đó.

- Căn cứ vào định mức sử dụng nguyên vật liệu để dự toán số lượng nguyên vật liệu phù hợp khối lượng thi công từ đó xây dựng kế hoạch mua NVL rõ ràng cho từng

dự án công trình.

- Phải có sự phân chia trách nhiệm nhằm ngăn chặn các sai sót và gian lận có thể xảy

ra (ví dụ như tách biệt chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng, giữa chức năng nhận hàng và thủ kho).

- Nếu xem xét lượng vật tư tồn kho có đáp ứng đủ hay không, thì bộ phận mua hàng

sẽ lập phiếu đề nghị mua NVL.

- Yêu cầu mua NVL phải được người có thẩm quyền xét duyệt và phê chuẩn đầy đủ Các chứng từ kiểm soát như phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng… phải đầy đủ thông tin về số lượng, chủng loại NVL, được đánh số thứ tự, lập đầy đủ các liên để luân chuyển đến các bộ phận chức năng nhằm tiến hành hoạt động kiểm soát phù hợp.

- Doanh nghiệp cần đòi hỏi ít nhất 3 bảng báo giá từ 3 nhà cung cấp mỗi khi mua hàng, có sự so sánh, đánh giá giữa các nhà cung cấp để lựa chọn nhà cung cấp tối

ưu nhất, tránh sự thông đồng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp.

- Nội dung hợp đồng mua hàng phải rõ ràng, chặt chẽ về quyền lợi và trách nhiệm 2 bên từ khâu mua hàng, chuyển hàng đến điều khoản thanh toán.

- Các chứng từ mua vật tư như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn vận chuyển… phải hợp lý, hợp lệ, hợp pháp Các chứng từ này phải được hạch toán và lưu trữ tại phòng kế toán.

• Khâu xuất kho sử dụng:

Xuất vật tư: thủ kho chỉ được xuất vật tư khi nhận được giấy đề nghị xuất kho vật tư (Giấy đề nghị cung ứng vật tư) do người phụ trách tại bộ phận thi công lập, có đầy đủ chữ ký phê duyệt của trưởng phòng vật tư và thủ trưởng đơn vị Căn

cứ vào nhu cầu thực tế và kế hoạch sản xuất, thủ kho sẽ tiến hành xuất kho theo số lượng vật tư được duyệt và ghi vào sổ theo dõi chi tiết hàng xuất kho hoặc lập phiếu xuất kho, sau đó gửi về phòng kế toán để hạch toán và lưu trữ Căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán xí nghiệp sẽ nhập liệu, cập nhật tình hình nhập, xuất, tồn kho.

• Khâu bảo quản:

NVL cần được bảo quản tốt để giảm hao hụt, mất phẩm chất, tránh tình trạng bị mất cắp hay tráo đổi Do đặc điểm của ngành xây dựng, thời gian lưu kho của nguyên vật liệu thường rất ngắn, chủ yếu vật liệu được đưa thẳng vào thi công công trình mà không cần lưu kho, lưu bãi (ví dụ như đất, đá, nhựa đường…) Vật tư

ở doanh nghiệp xây lắp thường được bảo quản tại kho ở công trường thi công nên cần có những biện pháp bảo quản tốt hơn để đảm bảo chất lượng khi xuất kho phục

vụ thi công.

Ngoài ra, NVL nên được duy trì mở mức dự trữ phù hợp với tiến trình thi công, tránh gây gián đoạn hoặc ứ đọng vốn của đơn vị.

Thủ kho luôn phải theo dõi chặt chẽ số lượng tồn kho vật tư, báo cáo tình hình nhập-xuất-tồn vật tư cho phòng vật tư, lập hồ sơ cập nhật cho các bộ phận vật

tư dự trữ theo số lượng, chủng loại và giá trị, kiểm tra sự thừa thiếu của dự trữ, đảm bảo an toàn cho sản xuất với chi phí dự trữ thấp nhất.

Kế toán tiến hành so sánh, đối chiếu số liệu trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho với biên bản kiểm kê hàng tồn kho để xem xét lượng vật tư có bị thất thoát hay không và kịp thời xử lý Cuối kỳ, Ban quản lý cùng kế toán và thủ kho tiến hành kiểm

kê khối lượng hàng tồn kho thực tế với sổ sách kế toán

Khi một hạng mục công việc hoàn thành người quản lý so sánh kết quả giữa thực hiện với dự toán của các chi phí và xác định các nguyên nhân biến động trên 2 mặt lượng và giá đã tác động như thế nào đến biến động chung.

1.5.2.2 Chi phí nhân công trực tiếp

Kiểm soát về chi phí NCTT chủ yếu về kiểm soát tiền lương của nhân công trực tiếp thực hiện công trình bao gồm các khoản phải trả cho lao động trong biến chế và lao động thuê ngoài Nó không bao gồm các khoản lương phải trả cho bộ phận quản lý, cũng như lương phải trả cho công nhân lái máy/xe và các khoản phải trích theo lương như BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ.

Chi phí NCTT dựa vào quy mô công trình thi công có thể được tổ chức theo hạng mục công trình hoặc theo công trình mà công ty tính tiền lương cho công nhân trực tiếp thi công theo thời gian lao động hoặc khoán.

a Các rủi ro và mục tiêu trong kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp:

• Các rủi ro trong kiểm soát chi phí NCTT là:

- Khâu tổ chức nhân sự, tuyển dụng không hiệu quả sẽ dẫn đến việc tuyển dụng công nhân tay nghề thấp, phẩm chất đạo đức không tốt, tinh thần trách nhiệm không cao ảnh hưởng đến tiến trình thi công, gây hao phí nguyên vật liệu nhiều hơn so với định mức, xảy ra mất cắp…

- Khai khống số lượng nhân công, số lượng giờ công làm việc so với thực tế.

- Hạch toán sai tiền lương công nhân viên do vô ý hoặc cố ý, ảnh hưởng đến quá trình tổng hợp chi phí NCTT.

- Tiền lương nhân công thực nhận không đúng như trên chứng từ, sổ sách kế toán.

• Theo đó, mục tiêu đối với KSNB chi phí NCTT là:

- Tổng chi phí NCTT thực tế phát sinh phù với dự toán chi phí NCTT.

- Đảm bảo hiệu quả việc quản lý thời gian lao động, số lượng lao động cũng như chất lượng thi công.

- Chi phí tiền lương được phản ánh là có thật, đầy đủ, chính xác, được đánh giá đúng, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.

b Nội dung kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp:

Để kiểm soát chi phí NCTT một cách hữu hiệu thì phải tăng cường kiểm soát thông qua các nội dung:

- Dự toán chi phí NCTT trên cơ sở tính toán có khoa học Ngoài số lượng lao động biên chế của xí nghiệp, cần xây dựng kế hoạch thuê thêm nhân công bên ngoài sao cho đảm bảo được tổng chi phí NCTT thực tế phát sinh phù hợp với dự toán chi phí NCTT Hoạch định và theo dõi việc thực hiện dự toán tiền lương ở mỗi tổ thi công Mọi sự khác biệt trọng yếu trọng yếu cần được phát hiện và xử lý kịp thời.

- Tách biệt chức năng chấm công, tính lương, trả lương để tránh trường hợp xảy ra gian lận.

- Việc tuyển dụng nhân sự phải được tổ chức và kiểm soát chặt chẽ.

+ Tất cả những trường hợp tuyển dụng và thuê phải được ký hợp đồng lao động, trong đó ghi rõ mức lương, trách nhiệm cũng như quyền lợi của hai bên.

+ Khi có biến động về lương, xóa tên hay sắp xếp lại nhân sự, bộ phận quản lý nhân sự cũng phải thông báo cho bộ phận sử dụng lao động và bộ phận tính lương.

+ Nhân viên tuyển dụng phải đạt yêu cầu về tay nghề và phẩm chất đạo đức tốt để tránh việc tuyển chọn, thuê mướn những lao động kém năng lực, kém ý thức trách nhiệm.

- Chức năng theo dõi lao động và chấm công:

+ Cần xác định thời gian lao động (số giờ công, ngày công) hoặc số lượng sản phẩm hoàn thành (nếu trả lương theo sản phẩm) thực tế để làm cơ sở tính lương.

+ Người quản lý nhân công phải lập bảng chấm công hay báo cáo sản lượng hoàn thành chính xác và đầy đủ

+ Thường xuyên đối chiếu giữa bảng chấm công của người quản lý và báo cáo sản lượng, khối lượng công việc hoàn thành với kết quả thẩm định công trình thi công.

- Tính và lập bảng lương:

+ Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu không cho phép bộ phận tính lương được thực hiện các chức năng về nhân sự, theo dõi lao động hay trả lương.

+ Căn cứ vào các chứng từ theo dõi thời gian lao động và các kết quả công việc, sản phẩm hoàn thành, kế toán tiến hành tính lương, lập bảng thanh toán tiền lương cho từng cá nhân để làm cơ sở chi lương, trong đó phải ghi rõ tiền lương và các khoản khấu trừ.

- Thanh toán lương:

+ Chức năng này phải được thực hiện do một người độc lập với phòng nhân

sự, theo dõi lao động tiền lương Nhân viên này sẽ căn cứ vào bảng lương để phát lương cho nhân viên.

+ Bảng thanh toán tiền lương và phiếu chi lương phải được ký duyệt bởi người không trực tiếp tính toán tiền lương hay vào sổ sách kế toán tiền lương.

+ Nhân công phải đối chiếu số tiền thực nhận với số tiền ghi trên bảng thanh toán tiền lương, ký tên xác nhận vào bảng thanh toán tiền lương sau khi nhận tiền công đầy đủ.

+ Một biện pháp khác để tăng cường kiểm soát đối với quá trình chi lương là

sử dụng dịch vụ ngân hàng phát lương cho nhân viên, nhờ đó sẽ giảm đáng kể công việc của phòng tài vụ và hạn chế khả năng sai phạm xảy ra.

1.5.2.3 Chi phí sử dụng máy thi công

Chi phí sử dụng máy thi công thường chiếm tỉ trọng không lớn so trong tổng giá thành của mỗi công trình Chi phí SDMTC ở các xí nghiệp gồm: Chi phí nguyên nhiên liệu chạy máy (xăng, dầu bôi trơn ), lương công nhân lái máy, chi phí dụng

cụ, phụ tùng thay thế liên quan đến hoạt động của máy thi công và các chi phí mua ngoài khác như thuê đội máy thi công ngoài, chi phí sửa chữa, điện, nước phục vụ máy thi công.

a Các rủi ro và mục tiêu trong kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công:

• Các rủi ro trong kiểm soát chi phí SDMTC là:

- Khai thêm số giờ công lái máy, sai sót trong việc tính lương cho công nhân vận hành máy thi công và ghi nhận sai số ca vận hành máy thi công.

- Xuất nguyên nhiên liệu, vật tư sử dụng cho máy thi công không được phê duyệt bởi người có trách nhiệm Nguyên nhiên liệu xuất kho không sử dụng đúng mục đích.

- Hóa đơn sửa chữa máy thi công không hợp lý.

- Việc tính toán phân bổ chi phí không phù hợp cho từng công trình cụ thể

• Theo đó, mục tiêu đối với KSNB chi phí SDMTC là:

- Chi phí sử dụng máy thi công thực tế phát sinh phù hợp với dự toán chi phí SDMTC.

- Đảm bảo hiệu quả việc quản lý nguyên nhiên liệu, thời gian và năng suất hoạt động của máy

- Theo dõi chính xác giờ công lái máy/xe thực tế của công nhân để trả lương đúng.

- Chi phí sử dụng máy thi công là có thật, được ghi chép đầy đủ, chính xác, phù hợp với mức tiêu hao của máy/ xe và định mức đã đặt ra.

b Nội dung kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công:

Để kiểm soát chi phí SDMTC một cách hữu hiệu thì phải tăng cường kiểm soát thông qua các nội dung:

- Phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận chức năng liên quan đến máy thi công nhằm tạo sự kiểm soát lẫn nhau: như bộ phận quản lý, lái máy, bộ phận theo dõi hoạt động thi công, bộ phận bảo dưỡng máy, bộ phận kế toán…các công việc trên đều được thực hiện một cách độc lập.

- Đối với chi phí nhiên liệu, năng lượng (xăng, dầu, điện, khí nén, dầu mỡ bôi trơn) phải tuân theo các quy trình kiểm soát chặt chẽ từ khi bộ phận có nhu cầu yêu cầu vật tư đến khi phê duyệt, cung ứng, sử dụng và bảo quản Các chứng từ có liên quan như: giấy đề nghị cung ứng vật tư, phiếu xuất kho, hóa đơn mua hàng,… phải được phê duyệt ký nhận của người có thẩm quyền, được hạch toán và bảo quản.

- Đối với chi phí tiền lương thợ điều khiển máy: Công tác chấm công, theo dõi số giờ máy hoạt động phải được đảm nhận bởi bộ phận quản lý một cách công khai, chặt chẽ.

- Bộ phận quản lý máy thi công phải thường xuyên kiểm tra máy móc để xác định hỏng hóc của máy để có biện pháp bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa kịp thời; tổ chức giám sát việc vận hành máy của công nhân để hạn chế việc lạm dụng, sử dụng máy sai mục đích, vận hành máy không hiệu quả Việc sửa chữa, thay thế phụ tùng phải được phê duyệt bởi bộ phận quản lý sau khi kiểm định và khảo sát.

- Việc tính khấu hao máy thi công phải tuân theo các quy định của pháp luật Cần phải kiểm soát nguyên giá máy thi công, thời gian tính khấu hao và cách phân bổ chi phí khấu hao cho các đối tượng chịu chi phí.

- Tình hình nhập, xuất, tồn nguyên nhiên liệu phải được theo dõi, phản ánh chính xác, kịp thời lên sổ sách kế toán.

1.5.2.4 Chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung là những khoản chi phí phát sinh trong phạm vi tổ, đội phục vụ cho quá trình thi công công trình và quản lý đơn vị như : lương nhân viên quản lý, BHXH, BHYT, KPCĐ, khấu hao TSCĐ, chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng phục vụ quản lý tổ đội và các chi phí bằng tiền khác…

a Các rủi ro và mục tiêu trong kiểm soát chi phí sản xuất chung:

• Các rủi ro trong kiểm soát chi phí SXC là:

- Công cụ dụng cụ phục vụ hoạt động thi công dễ bị thất thoát, mất cắp.

- Cách phân bố chi phí sản xuất chung không đồng nhất, hợp lý giữa các công trình.

- Các chi phí phát sinh như công tác phí, chi chí tiếp khách vượt quá định mức cho phép.

• Theo đó, mục tiêu đối với KSNB chi phí SXC là:

- Chi phí sản xuất chung phát sinh thực tế phù hợp với dự toán chi phí sản xuất chung.

- Chi phí sản xuất chung phải đảm bảo tính có thật, tính chính xác, tính hợp lý, phù hợp với các chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành.

- Chi phí sản xuất chung được phân bổ theo tiêu thức phù hợp.

b Nội dung kiểm soát chi phí sản xuất chung:

Chi phí sản xuất chung bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau nên cần được kiểm soát chặt chẽ nhằm hạn chế các sai sót và gian lận đối với các khoản chi phí có liên quan đến việc tổ chức, phục vụ và quản lý thi công của các đội thi công xây lắp

và các đội ở các công trường Để kiểm soát chi phí SXC một cách hữu hiệu thì phải tăng cường kiểm soát thông qua các nội dung:

- Đối với các chi phí nhân viên đội xây lắp: cần thiết lập các thủ tục kiểm soát tương

tự như kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp, bao gồm việc chấm công, theo dõi giờ làm của nhân viên ban quản lý đội xây lắp, kế toán xí nghiệp Việc chấm công phải công khai, chính xác, đảm bảo đúng nguyên tắc, quy định Phải tách biệt giữa các

chức năng theo dõi nhân sự, thời gian làm việc, khối lượng lao động với chức năng lập bảng lương, thanh toán lương và ghi chép về tiền lương của ban quản lý đội Các khoản trích theo lương hay các khoản khấu trừ như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm

y tế, kinh phí công đoàn đều phải được tính dựa trên các quy định của pháp luật hiện hành hoặc thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động.

- Đối với chi phí về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho đội xây lắp: phải tuân thủ các thủ tục tương tự như kiểm soát chi phí nguyên vật liệu từ khi yêu cầu vật tư cho đến khi sử dụng, hạch toán Khi có yêu cầu sử dụng vật tư, giấy đề nghị vật tư phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền, căn cứ vào số lượng được duyệt thủ kho sẽ xuất vật tư Cần phải lưu ý đến công cụ dụng cụ phân bổ nhiều lần

và phải có chứng từ phân bổ cụ thể, chính xác.

- Đối với chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động của đội: phương pháp tính khấu hao phải phù hợp và được áp dụng nhất quán, giá trị khấu hao phải được xác định hợp lý, thời gian sử dụng và thanh lý phải được tính hợp lý, việc tính khấu hao phải chính xác Phải căn cứ vào bảng trích khấu hao TSCĐ để theo dõi tình hình TSCĐ dùng cho đội thi công từ đó có công tác kiểm soát phù hợp.

- Công tác phí, chi phí tiếp khách và các chi phí mua ngoài, chi phí bằng tiền khác phải nằm trong định mức cho phép, phải được phê duyệt, ký nhận của người có thẩm quyền và có hóa đơn, chứng từ đầy đủ.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương này, tác giả đã trình bày những lý luận chung về chi phí xây lắp, kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp và nội dung kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp xây lắp Từ những lý luận này, tác giả lấy cơ sở để nghiên cứu thực tế về tình hình kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty CP Quản lý đường bộ và Xây dựng công trình TT Huế.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN QUẢN LÝ ĐƯỜNG BỘ VÀ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH THỪA THIÊN HUẾ

2.1 Giới thiệu khái quát về công ty CP Quản lý đường bộ và xây dựng công trình Thừa Thiên Huế

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Tên công ty: Công ty Cổ phần Quản lý đường bộ và xây dựng công trình Thừa Thiên Huế

- Tên giao dịch: HURAPECO (Thua Thien Hue Road management and project construction joint stock company)

- Địa chỉ: A 135 Phạm Văn Đồng, Phường Vỹ Dạ, Thành phố Huế, Tỉnh Thừa Thiên - Huế

- Đại diện pháp luật: Bùi Xuân Chiến

Trụ sở đóng tại 02 Trần Hưng Đạo (cũ)- Lê Duẫn (mới)

- Tháng 01 năm 1989 Công ty xe máy- trực thuộc Công ty cầu đường Thừa Thiên Huế

- Đến ngày 30/06/1989 Công ty xe máy chuyển thành Xưởng vận tải và sửa chữa xe máy- Trực thuộc Công ty cầu đường Thừa Thiên Huế

- Tháng 01 năm 1991 Xưởng vận tải và sửa chữa xe máy sáp nhập với Xí nghiệp giao thông thủy lợi Hương Thủy thành Xí nghiệp Quản lý và sửa chữa đường bộ II Thừa Thiên Huế.

Tổ chức bộ máy gồm: Ban giám đốc, các phòng ban nghiệp vụ, các Hạt quản

lý đường bộ.

b Ngày 14/12/21992 UBND tỉnh Thừa Thiên Huế ra quyết định số

847/QĐ-UB chuyển Xí nghiệp Quản lý và sửa chữa đường bộ II Thừa Thiên Huế thành Đoạn Quản lý đường bộ II Thừa Thiên Huế.

Tổ chức bộ máy gồm: Ban giám đốc, các phòng ban nghiệp vụ, 01 đội Công trình, 01 đội xe máy, 03 Hạt quản lý đường bộ.

Trụ sở đóng tại 63 Bùi Thị Xuân- Huế.

- Ngày 06/06/1996 sáp nhập Đoạn Quản lý đường bộ Thành phố Huế vào Đoạn Quản lý đường bộ II Thừa Thiên Huế theo quyết định số 1991/QĐ-UB của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế.

Tổ chức bộ máy gồm: Ban giám đốc, các phòng ban nghiệp vụ, 01 đội Công trình, 01 đội xe máy, 05 Hạt quản lý đường bộ

Trụ sở đóng tại 17 đường Hà Nội- Huế

c Ngày 13/01/1999 theo quyết định số 55 QĐ-UB của UBND Tỉnh TT Huế chuyển Đoạn Quản lý đường bộ II Thừa Thiên Huế thành Công ty Quản lý và sửa chữa đường bộ II Thừa Thiên Huế.

d Ngày 11/10/2005 theo quyết định số 3509/QĐ-UBND của UBND Tỉnh TT Huế về việc chuyển đổi công ty thành Công ty Quản lý và sửa chữa đường bộ II Thừa Thiên Huế thành Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Quản lý đường bộ và xây dựng công trình Thừa Thiên Huế Sở chủ quản UBND Tỉnh Thừa Thiên Huế.

Tổ chức bộ máy gồm: Ban giám đốc, các phòng ban nghiệp vụ, Xí nghiệp xây dựng công trình 1,2; Xí nghiệp sản xuất vật liệu và xây dựng công trình, 05 Đội công trình, 04 Hạt quản lý đường bộ.

Trụ sở đóng tại số A135 Phạm Văn Đồng TP Huế, Tỉnh Thừa Thiên Huế.

e Đến ngày 19/6/2009 theo quyết định số 1229 QĐ-UB của UBND Tỉnh TT Huế về việc chuyển đổi Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Quản lý đường bộ

và xây dựng công trình Thừa Thiên Huế thành công ty Cổ phần Quản lý đường bộ và xây dựng công trình Thừa Thiên Huế, sở chủ quản UBND Tỉnh Thừa Thiên Huế.

Tổ chức bộ máy gồm: Hội đồng quản trị, ban giám đốc, 04 phòng nghiệp vụ,

05 xí nghiệp quản lý đường bộ, 06 xí nghiệp xây dựng công trình, xí nghiệp sản xuất vật liệu và xây dựng công trình.

Trụ sở đóng tại số A135 Phạm Văn Đồng TP Huế, Tỉnh Thừa Thiên Huế.

2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty

Công ty cổ phần QLĐB và XDCT TT Huế là là một doanh nghiệp có 51% vốn nhà nước 49% vốn góp từ cổ đông hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, sửa chữa và xây dựng công trình Với hệ thống thiết bị hiện đại, cùng với lực lượng lao động có tay nghề cao, ý thức lao động tốt và bộ máy quản lý năng động, Công ty luôn mong muốn tạo ra những công trình có chất lượng tốt và thỏa mãn cao nhất nhu cầu của các nhà đầu tư.

a Nhiệm vụ:

- Quản lý, duy tu, bảo dưỡng và sửa chữa hệ thống cầu đường bộ (các thiết bị

an toàn giao thông và hành lang bảo vệ đường bộ)

- Tư vấn, khảo sát, thiết kế các công trình giao thông, thủy lợi, dân dụng, công nghiệp, và hạ tầng kỹ thuật

- Xây dựng, sửa chữa các công trình giao thông, thủy lợi, dân dụng, công nghiệp và hạ tầng kỹ thuật, san lắp mặt bằng, vỉa hè, cấp thoát nước, thi công xây lắp điện, bưu điện.

- Lập, quản lý và tổ chức thực hiện các dự án đầu tư xây dựng phát triển hạ tầng đô thị

- Khai thác, chế biến đá xây dựng

- Ngày càng hoàn thiện và nâng cao công nghệ thi công xây dựng và sản xuất, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của các chủ đầu tư và khách hàng

- Mở rộng thị trường tiêu thụ, liên doanh liên kết với các công ty xây dựng khác trong địa bàn

- Giải quyết công ăn việc làm cho lao động ở địa phương, tạo điều kiện nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân viên.

- Đóng góp một phần ngân sách nhà nước.

b Quyền hạn:

- Công ty CP QLĐB và XDCT TT Huế là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập có tư cách pháp nhân, tự chủ kinh doanh, được sử dụng con dấu riêng, được mở tài khoản tại các tổ chức tín dụng theo quy định hiện hành của pháp luận Được quyền

mở rộng, chủ động mọi hình thức liên doanh, liên kết các doanh nghiệp khác.

- Chủ động xác định nguồn vốn để thực hiện chương trình sản xuất kinh doanh, liên doanh, liên kết các doanh nghiệp khác Được quyền vay vốn tại công ty, được quyền huy động vốn cổ phần.

- Có quyền tự chủ cân đối năng lực sản xuất.

- Có quyền tổ chức bộ máy quản lý sản xuất theo hướng có hiệu quả, chủ động xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh

2.1.3 Đặc điểm tình hình hoạt động kinh doanh của công ty:

Phạm vi hoạt động chủ yếu của Công ty CP QLĐB và XDCT là địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế với các sản phẩm, dịch vụ chủ yếu của bao gồm:

- Đá xây dựng các loại: đá hộc, đá dăm các loại

- Các công trình cầu đường bộ

- Phá dở, chuẩn bị mặt bằng, lắp đặt hệ thống điện, bưu điện, cấp thoát nước, hoàn thiện công trình xây dựng

- Nhà các loại: trường học, văn phòng làm việc, nhà ở

- Tư vấn, khảo sát, thí điểm vật liệu xây dựng các công trình giao thông, thủy lợi, dân dụng công nghiệp và hạ tầng kỹ thuật.

Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng vì vậy doanh thu chính của công

ty là doanh thu xây lắp Công ty khai thác đá cung cấp cho quá trình thi công của các Xí nghiệp trực thuộc, góp phần giảm giá thành nguyên vật liệu mua vào và Công

ty ghi nhận doanh thu nội bộ cho lượng đá khai thác được để bán trong nội bộ Công

ty Sản phẩm chủ yếu của công ty vẫn là các công trình, hạng mục công trình xây dựng Sau khi Công ty đấu thầu, Công ty sẽ giao khoán cho các Xí nghiệp thực hiện công trình theo quy trình sản xuất kinh doanh sau:

- Sau khi ký kết hợp đồng thi công xây lắp với các chủ đầu tư, căn cứ vào tính chất, đặc điểm từng loại công trình và từng loại công việc, công ty tiến hành ký hợp đồng giao việc cho các đơn vị trực thuộc phù hợp và chuẩn bị phương án triển khai thi công.

- Thực hiện các công tác chuẩn bị ban đầu, tiếp nhận mặt bằng, khảo sát công trường, thi công hàng rào, bãi tập kết vật liệu …

- Các phòng chức năng phối hợp chặt chẽ với nhau để triển khai công việc thi công tại công trường theo kế hoạch thi công chi tiết đã được vạch sẵn - bao gồm 3

giai đoạn cơ bản, mỗi giai đoạn đều có phần kiểm tra, giám sát và nghiệm thu hoàn thành từng giai đoạn, từng hạng mục, …

- Sau khi hoàn thành thi công, chuẩn bị tổng hợp hồ sơ công trình.

- Tổ chức quyết toán, bàn giao công trình, thanh lý hợp đồngvới chủ đầu tư.

- Cán bộ trực tiếp tham gia dự án đánh giá nội bộ về công việc đã thực hiện.

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả quá trình thực hiện hợp đồng.

- Tổng hợp lưu trữ hồ sơ.

- Thực hiện trách nhiệm bảo hành theo quy định.

Hình thức sản xuất kinh doanh mà công ty đang thực hiện gồm chủ yếu cả nhận chỉ định thầu và đấu thầu.

2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ quản lý tại Công ty

2.1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty

Chú thích:

Quan hệ trực tuyến

CÔNG NHÂN LÁI MÁY/ XE

PHÓ GIÁM ĐỐC XÍ NGHIỆP

TH KHO Ủ

CÔNG TRÌNH

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức quản lý tại xí nghiệp

Chú thích:

Quan hệ trực tuyến 2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Công ty Hoạt động kinh doanh và các công việc của Công ty đã được phân cấp phải chịu sự quản lý điều hành của Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định các vấn đề liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.

Chủ tịch hội đồng quản trị và Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh theo quyết định của Hội đồng quản trị, nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.

Giám đốc xí nghiệp: Chịu trách nhiệm quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp theo hợp đồng giao khoán nội bộ với công ty.

Phó Giám đốc: Các phó giám đốc điều hành doanh nghiệp theo sự phân công

và uỷ quyền của giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm vụ được giám đốc phân công và uỷ quyền.

Phòng tổ chức- hành chính:

- Tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn thực hiện chủ trương, chính sách, pháp luật, các văn bản pháp quy của nhà nước Đồng thời thu thập ý kiến, nguyện vọng của nhân viên để phản ảnh lên Giám đốc nhằm bổ sung, sửa đổi hoặc điều chỉnh hoàn thiện để xây dựng đơn vị lao động làm việc có hiệu quả.

- Giúp giám đốc xây dựng quy chế tuyển chọn nhân lực; đào tạo, bồi dưỡng nhân viên; sắp xếp, bố trí và theo dõi hiệu quả tình hình sử dụng nhân lực; giải quyết chế

độ người đến tuổi nghỉ hưu, mất sức

- Báo cáo định kỳ cho các ngành, các cấp có thẩm quyền các yêu cầu có liên quan đến lao động, tiền lương, tổ chức, nhân sự Góp phần tham gia phương án cải tổ, xác định cơ cấu tổ chức, phát triển Công ty có liên quan tới hình thức tổ chức nhân lực, tuyển chọn cán bộ lãnh đạo phòng, đơn vị trực thuộc.