KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VẬT TƯ KỸ THUẬT

1.1. Tính cấp thiết của đề tài Trong giai đoạn hiện nay, môi trường kinh doanh có nhiều biến động: nền kinh tế suy thoái, cạnh tranh gay gắt khiến nhiều doanh nghiệp không đứng vững. Theo số liệu của tổng cục thống kê công bố, năm 2013, số doanh nghiệp phải giải thể hay ngừng hoạt động là 60.737 doanh nghiệp và trong năm 2014, con số này là 67.823 doanh nghiệp. Nguyên nhân chính của vấn đề là năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp còn thấp, hiệu quả hoạt động không cao. Điều này đặt ra yêu cầu cho các nhà quản trị doanh nghiệp phải đánh giá, tìm hiểu xác định phương sách quản lý, tổ chức, vận hành, kiểm soát mới cho doanh nghiệp. Do đó, để có thể tồn tại và phát triển theo hướng bền vững, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả là vấn đề đang được các nhà quản trị doanh nghiệp quan tâm nhiều hơn, là nhu cầu bức thiết của doanh nghiệp. Một hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập trên cơ sở các biện pháp, chính sách, thủ tục, tinh thần, giá trị, chức năng, thẩm quyền của những người có liên quan và trở thành phương tiện sống còn trong hoạt động của mọi doanh nghiệp. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là công cụ giúp doanh nghiệp ngăn ngừa, phát hiện các sai phạm và yếu kém, giảm thiểu tổn thất, rủi ro cho doanh nghiệp, giúp nâng cao năng lực, hiệu quả hoạt động, hạn chế các sự cố và hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp. Trong bối cảnh chung đó, hoạt động trong lĩnh vực đặc thù, các doanh nghiệp xây lắp cũng phải đối mặt với nhiều khó khăn trong những năm qua, cũng cần phải xây dựng cho mình một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả. Trong đó, vấn đề kiểm soát chi phí xây lắp là một vấn đề đặc biệt quan trọng, có ý nghĩa sống còn với hoạt động của doanh nghiệp bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp từ các chi phí sản xuất đã chi ra. Do đặc thù riêng của hoạt động xây lắp như sản phẩm xây lắp có giá trị lớn, kết cấu phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất lâu dài nên việc theo dõi và tập hợp chi phí khó khăn; mỗi sản phẩm, công trình đòi hỏi kết cấu, yêu cầu kỹ thuật, hình thức, địa điểm, biện pháp thi công riêng, hoạt động xây lắp thường phát sinh thêm các chi phí ngoài dự toán, khoảng cách địa lý khiến việc kiểm soát chi phí gặp nhiều khó khăn … nên công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp cũng mang những đặc thù riêng, khó kiểm soát. Thực tế các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây lắp cho thấy, vấn đề kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu nhưng hiệu lực của nó còn kém hoặc không có hiệu lực. Hầu hết các doanh nghiệp hoạt động xây lắp hiện nay đều lâm vào tình trạng chậm tiến độ và vượt quá dự toán chi phí so với ban đầu đưa ra gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Nếu thừa hoặc thiếu chi phí so với dự toán được duyệt, doanh nghiệp sẽ bị cơ quan thuế xuất toán hoặc sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình và doanh nghiệp sẽ bị thiệt hại. Do đó, kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp cần được quan tâm, chú trọng, xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ, khoa học, phù hợp với các quy định và đặc thù của hoạt động xây lắp. Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật là một công ty hoạt động lâu đời trong lĩnh vực xây lắp. Do đó, hoạt động kiểm soát nội bộ của công ty cũng mang những đặc thù riêng, khó kiểm soát. Theo thực tế cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp vẫn còn hạn chế. Cụ thể như: + Có những trường hợp vật tư được mua về nhưng phải đổi, trả lại do không đúng với yêu cầu kỹ thuật, làm chậm tiến độ thi công công trình. Trong 6 tháng đầu năm 2015, tại kho Công trình: Khu đô thị An Bình Tân đã 10 lần phải xuất đổi lại hàng cho nhà cung cấp như xuất đổi 10 khớp nối bích bát DN200 sang khớp nối bích bát DN180, đổi 100 bu lông M16x150 sang bu lông M16x250,... (Nguồn: Phòng tài chính- kế toán Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật). Điều này cho thấy việc kiểm soát nội bộ trong quá trình mua vật tư tại công ty chưa tốt. + Kết quả kiểm kê kho tại các công trình của công ty cho thấy có sự chênh lệch số lượng vật tư tồn kho giữa số liệu trên sổ sách và thực tế. Trong đó, có những vật tư khối lượng tồn kho thực tế nhiều hơn so với khối lượng tồn theo sổ sách kế toán như xi măng dư 221,57 kg, cát dư 5m3… Trong khi đó, có những vật tư thực tế tồn kho thiếu so với khối lượng tồn theo sổ sách kế toán như: ống nhựa xoắn 65/50 thiếu 80 m, … (Nguồn: Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa ngày 29/4/2015- Kho công trình Khu đô thị An Bình Tân- Phòng TCKT). Như vậy, công tác kiểm soát sử dụng, bảo quản nguyên vật liệu tại công ty chưa thực sự hiệu quả. + Theo các bảng đối chiếu chi phí xây lắp thực tế phát sinh và chi phí theo dự toán của các công trình, hạng mục công trình tại phòng TC- KT công ty cho thấy: có sự chênh lệch giữa chi phí xây lắp thực tế phát sinh và dự toán chi phí cả về CPNVLTT, CPNCTT, CPSDMTC và CPSXC. Ví dụ như theo bảng đối chiếu chi phí vật tư theo định mức và chi phí vật tư xuất đúc hố ga trong thời gian từ tháng 1 đến tháng 4 năm 2015 cho thấy: lượng xi măng xuất thực tế vượt 2.560 kg so với định mức, trong khi đó lượng cát vàng xuất thực tế ít hơn lượng xuất theo định mức là 12 m3. (Nguồn: Bảng đối chiếu chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, giai đoạn từ tháng 1 đến tháng 4 năm 2015- Công trình: Khu đô thị An Bình Tân- Phòng Tài chính kế toán- Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật). Tóm lại, trên cơ sở các dẫn chứng trên có thể thấy hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật còn nhiều hạn chế, chưa có hiệu quả cao. Các nhà quản lý công ty cần nghiên cứu, hoàn thiện một hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp chặt chẽ, hoàn thiện hơn góp phần hạn chế rủi ro, gian lận, thất thoát tài sản, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty trong thời gian tới. Xuất phát từ sự cần thiết phải nghiên cứu, đánh giá, xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp hiệu lực hơn tại công ty như trên và hiện tại chưa có đề tài nào trong cùng lĩnh vực nghiên cứu và giải quyết các vấn đề trong điều kiện của công ty, là nhân viên kế toán trong công ty nên tôi chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật” để nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ. Đề tài hướng tới xem xét thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật, trên cơ sở đó đánh giá, phát hiện những vấn đề trong hoạt động hiện tại và đề xuất những giải pháp trên cơ sở khoa học cho hoạt động kiểm soát nội bộ chi phí tại công ty, khiến nó trở thành một công cụ hữu hiệu nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, giúp công ty đứng vững và ngày càng phát triển trong điều kiện môi trường kinh doanh, pháp lý có nhiều sự biến động như hiện nay. 1.2. Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài nghiên cứu Ở Việt Nam đã có nhiều các công trình nghiên cứu có liên quan đến vấn đề kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp. Các công trình nghiên cứu đều có mục tiêu và phạm vi nhất định. Qua quá trình tác giả tham khảo, các công trình nghiên cứu này có thể chia ra thành hai nhóm đề tài sau: Thứ nhất, nhóm các đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp nói chung và các lĩnh vực cụ thể nói riêng, đặc biệt là trong lĩnh vực xây lắp như: bài viết: “Giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi phí thi công trong các doanh nghiệp xây dựng” của Ths. Nguyễn Lương Hải 2009, luận án tiến sĩ: “Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất nhằm tăng cường kiểm soát chi phí trong các doanh nghiệp xây lắp” của nghiên cứu sinh Giáp Đăng Kha 2015, nghiên cứu khoa học: “Đánh giá thực hiện chức năng kiểm toán nội bộ trong các Tổng công ty xây dựng Việt Nam” của TS. Phan Trung Kiên 2014, bài nghiên cứu: “Nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp xây lắp”- Đỗ Quốc Việt 2012, bài nghiên cứu: “Kiểm soát chi phí sản xuất đối với hoạt động xây lắp”- Nguyễn Thị Kim Hương 2015, … các tác giả đã hệ thống hoá các cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ, phân tích mối quan hệ giữa các nhân tố ảnh hưởng tới việc xây dựng, vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ. Các công trình nghiên cứu này có phạm vi rộng, đứng trên phương diện vĩ mô áp dụng chung cho các doanh nghiệp trong cùng ngành, lĩnh vực. Các giải pháp được đưa ra có thể phù hợp với các tổng công ty có quy mô lớn hoặc các lĩnh vực có cùng đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất khác. Tuy nhiên, việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí cần tương ứng với thực tiễn tại mỗi đơn vị. Thứ hai, nhóm các công trình nghiên cứu kiểm soát nội bộ trong một đối tượng nghiên cứu cụ thể, đặc biệt là về kiểm soát chi phí xây lắp, một lĩnh vực có tính đặc thù cao tại một doanh nghiệp nhất định như: Luận văn: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần xây dựng và đầu tư 492” của Đặng Thuý Anh 2010; Luận văn: “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ về chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần xây lắp và phát triển nhà Đà Nẵng” của Nguyễn Lương Định 2010; Luận văn: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí tại Tổng công ty xây dựng Tasco”- Phan Thị Thanh Loan 2013,… Các công trình nghiên cứu này đều đã hệ thống hoá được lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ theo cách tiếp cận truyền thống với các nội dung cụ thể tại các công ty khác nhau. Tất cả đều có tính ứng dụng cao, đưa ra được các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc điểm thực tế của từng công ty được nghiên cứu trong đề tài. Các công trình nghiên cứu cụ thể này đều xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ theo phương pháp tiếp cận truyền thống mà ít hoặc chưa xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ theo cách tiếp cận mới là dựa trên đánh giá rủi ro. Đồng thời, các công trình nghiên cứu này chưa đánh giá kiểm soát nội bộ dưới góc độ của kiểm toán là đánh giá trên hai khía cạnh: thiết kế kiểm soát và thực hiện kiểm soát. Bên cạnh đó, chưa có công trình nghiên cứu nào nghiên cứu về kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật. Do đó, tôi đã chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ. Đề tài hướng tới xem xét thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần xây lắp vật tư kỹ thuật theo cách kết hợp cách tiếp cận truyền thống và cách tiếp cận dựa trên đánh giá rủi ro, đánh giá hiệu lực kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp trên hai khía cạnh là thiết kế kiểm soát và vận hành kiểm soát nội bộ, trên cơ sở đó đề xuất những giải pháp nâng cao hiệu lực của kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật, phát triển kiểm soát nội bộ theo hướng chuyên nghiệp hơn, đáp ứng các yêu cầu của nhà quản trị công ty trong điều kiện môi trường kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực xây lắp luôn có sự biến động. 1.3. Mục tiêu nghiên cứu - Mục tiêu chung: Luận văn nghiên cứu thực trạng, đánh giá hiệu lực kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật. - Mục tiêu cụ thể: + Hệ thống hóa cơ sở lý luận để nghiên cứu kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp bao gồm: những vấn đề chung về kiểm soát nội bộ, những nguyên tắc kiểm soát nội bộ cơ bản và xây dựng cơ sở đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ. + Nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật trên hai khía cạnh: thiết kế kiểm soát và thực hiện kiểm soát. Đánh giá những kết quả đã đạt được, những vấn đề còn tồn tại của kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại công ty. + Hệ thống hóa những vấn đề đã phát hiện, nguyên nhân của những tồn tại, đề xuất các giải pháp đối với kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật. 1.4. Câu hỏi nghiên cứu Luận văn đã từng bước giải quyết và trả lời các câu hỏi nghiên cứu sau: - Nghiên cứu kiểm soát nội bộ phải dựa trên những cơ sở lí luận nào? Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí dựa trên cơ sở nào? - Thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật thể hiện trên hai khía cạnh: thiết kế kiểm soát và thực hiện kiểm soát như thế nào? - Qua nghiên cứu, đánh giá hiệu lực kiểm soát, kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật đã đạt được những kết quả gì và còn tồn tại những vấn đề gì? - Đề xuất các giải pháp nào đối với kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật? 1.5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1.5.1. Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của Luận văn là công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật. 1.5.2. Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: Luận văn nghiên cứu kiểm soát nội bộ tại các chi phí xây lắp tại các CT, HMCT do Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật trực tiếp thi công. Các chi phí xây lắp cơ bản đề tài nghiên cứu gồm: CPNVLTT, CPNCTT, CPSDMTC và CPSXC. - Về thời gian: Luận văn nghiên cứu kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật trong giai đoạn từ năm 2012 đến nay. 1.6. Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính để tìm hiểu thực trạng, đánh giá về KSNB tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật. Nguồn dữ liệu và cách thức thu thập dữ liệu: - Đối với dữ liệu thứ cấp: Tác giả thu thập dữ liệu thứ cấp từ cả bên trong và bên ngoài công ty: + Các dữ liệu về cơ sở lý luận để nghiên cứu KSNB trong các doanh nghiệp được thu thập từ các giáo trình, bài giảng, sách báo có uy tín, tài liệu học tập về kiểm toán nội bộ và kế toán, kiểm toán chi phí trong doanh nghiệp xây lắp; các chuẩn mực, chính sách, quy định, hướng dẫn của nhà nước, Bộ tài chính, Hội Kế toán, kiểm toán Việt Nam, Hội Kiểm toán viên hành nghề (VACPA), các kết quả điều tra, các bài viết, nghiên cứu đã được thực hiện trước đây. + Tài liệu giới thiệu về công ty: Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật, cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của công ty, điều lệ tổ chức và hoạt động, chiến lược phát triển của công ty,... được thu thập từ phòng Tổ chức- Hành chính của công ty. + Hồ sơ dự toán CT, HMCT, định mức thi công được thu thập từ phòng Kinh tế- Kế hoạch- Kỹ thuật của công ty. + Thông tin về các chỉ tiêu tài chính, chi phí thi công, tình hình thực hiện kế hoạch, dự toán chi phí được thu thập trên các báo cáo tài chính, các báo cáo nội bộ của phòng Tài chính kế toán, Ban quản lý dự án, Ban chỉ huy công trường. + Thông tin về nhân sự, mức lương được thu thập từ phòng TC- HC công ty. Các nguồn dữ liệu này được trích dẫn trực tiếp trong luận văn và được ghi chú chi tiết trong phần tài liệu tham khảo. Việc thu thập và phân tích các dữ liệu này giúp tác giả hiểu bản chất, nội dung, các nguyên tắc của kiểm toán nội bộ, đồng thời cung cấp bằng chứng quan trọng về đặc thù của ngành xây dựng cơ bản, đặc điểm hoạt động sản xuất, đặc điểm chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật ảnh hưởng tới hiệu lực, hiệu quả kiểm soát chi phí xây lắp, nội dung, quy trình thực hiện và các nhân tố ảnh hưởng tới kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật. Những dữ liệu này được sử dụng cho những phân tích, đánh giá cụ thể tại chương 3 của Luận văn. -Dữ liệu sơ cấp: + Quy trình, thủ tục, bộ máy KSNB chi phí xây lắp của Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật trình bày trong luận văn được tác giả thu thập thông qua quan sát trực tiếp quy trình, công việc thực hiện hàng ngày của các nhân viên tại các phòng ban trong công ty theo quy trình luân chuyển của các chứng từ liên quan tới kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp như kế toán vật tư, nhân viên cung ứng vật tư, kế toán tổng hợp, cán bộ kỹ thuật,... Tác giả thực hiện quan sát kết hợp với ghi chép lại bằng văn bản dữ liệu liên quan đến nghiên cứu kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp như: khi giấy đề nghị mua vật tư, sửa chữa được gửi cho nhân viên cung ứng vật tư, nhân viên cung ứng vật tư sẽ chuyển giấy đề nghị cho ai, cán bộ kỹ thuật có ký sau khi giấy đề nghị mua vật tư, sửa chữa được kiểm tra hay không,.... Tác giả thực hiện quan sát vào bất kỳ thời điểm nào thuận tiện trong thời gian tác giả làm việc, nghiên cứu tại công ty từ năm 2012, đặc biệt là trong thời gian thực hiện nghiên cứu này từ cuối năm 2014 đến nay. Quan sát được thực hiện tại văn phòng công ty. Tác giả thực hiện quan sát một cách khách quan, độc lập, đối tượng quan sát không được thông báo trước về hoạt động quan sát. + Tác giả thực hiện phỏng vấn trực tiếp và gián tiếp, lần lượt từng cá nhân là quản lý, nhân viên trong công ty có đủ khả năng chuyên môn để đưa ra câu trả lời có độ tin cậy cao. Tác giả thực hiện phỏng vấn trực tiếp đối với 10 cá nhân gồm: phó tổng giám đốc công ty, kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán vật tư, kế toán ngân hàng và tài sản cố định, trưởng phòng TC- HC, trưởng phòng KT- KH- KT, nhân viên cung ứng vật tư và hai nhân viên trong phòng KT- KH- KT theo các nội dung trong bảng câu hỏi phỏng vấn. Đồng thời, tác giả thực hiện phỏng vấn gián tiếp qua điện thoại, gửi email đối với công nhân viên đang làm việc tại các công trường gồm thủ kho (2), cán bộ kỹ thuật (5), chỉ huy trưởng công trường (2) và nhân viên kế toán (3). Các câu hỏi phóng vấn được xây dựng liên quan tới đặc điểm chung của hệ thống KSNB, về thiết kế và thực hiện KSNB chi phí xây lắp, các dữ liệu về kết quả thực hiện KSNB chi phí xây lắp. Các câu hỏi được sử dụng gồm cả câu hỏi đóng và câu hỏi mở tạo điều kiện cho người tham gia phỏng vấn trình bày quan điểm cá nhân của họ, giúp tác giả tìm hiểu rõ hơn vấn đề nghiên cứu. Các câu hỏi phỏng vấn, các email tác giả gửi đi đều nhận được phản hồi của các đối tượng. Nội dung bảng câu hỏi và kết quả phỏng vấn được trình bày trong Phụ lục 01: Bảng các câu hỏi phỏng vấn khảo sát hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật và kết quả phỏng vấn. Hoạt động gửi email được thực hiện trong tháng 5 năm 2015. Các dữ liệu thu được tác giả tổng hợp lại bằng văn bản và làm sạch dữ liệu.

NGUYỄN THỊ LÝ TUỆ

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VẬT TƯ KỸ THUẬT

CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN KIỂM TOÁN VÀ PHÂN TÍCH

Người hướng dẫn khoa học:

TS PHAN TRUNG KIÊN

Hà Nội - 2015

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các thông tin, số liệu trong luận văn là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật.

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Lý Tuệ

CPNVLTT : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.CPNCTT : Chi phí nhân công trực tiếp.

CPSDMTC : Chi phí sử dụng máy thi công.CPSXC : Chi phí sản xuất chung

CT, HMCT : Công trình, hạng mục công trình.KSNB : Kiểm soát nội bộ

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong giai đoạn hiện nay, môi trường kinh doanh có nhiều biến động: nền kinh tế suy thoái, cạnh tranh gay gắt khiến nhiều doanh nghiệp không đứng vững Theo số liệu của tổng cục thống kê công bố, năm 2013, số doanh nghiệp phải giải thể hay ngừng hoạt động là 60.737 doanh nghiệp và trong năm 2014, con số này là 67.823 doanh nghiệp Nguyên nhân chính của vấn đề là năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp còn thấp, hiệu quả hoạt động không cao Điều này đặt ra yêu cầu cho các nhà quản trị doanh nghiệp phải đánh giá, tìm hiểu xác định phương sách quản

lý, tổ chức, vận hành, kiểm soát mới cho doanh nghiệp Do đó, để có thể tồn tại và phát triển theo hướng bền vững, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả là vấn

đề đang được các nhà quản trị doanh nghiệp quan tâm nhiều hơn, là nhu cầu bức thiết của doanh nghiệp Một hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập trên cơ sở các biện pháp, chính sách, thủ tục, tinh thần, giá trị, chức năng, thẩm quyền của những người có liên quan và trở thành phương tiện sống còn trong hoạt động của mọi doanh nghiệp Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là công cụ giúp doanh nghiệp ngăn ngừa, phát hiện các sai phạm và yếu kém, giảm thiểu tổn thất, rủi ro cho doanh nghiệp, giúp nâng cao năng lực, hiệu quả hoạt động, hạn chế các sự cố

và hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp

Trong bối cảnh chung đó, hoạt động trong lĩnh vực đặc thù, các doanh nghiệp xây lắp cũng phải đối mặt với nhiều khó khăn trong những năm qua, cũng cần phải xây dựng cho mình một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả Trong đó, vấn đề kiểm soát chi phí xây lắp là một vấn đề đặc biệt quan trọng, có ý nghĩa sống còn với hoạt động của doanh nghiệp bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp từ các chi phí sản xuất đã chi ra Do đặc thù riêng của hoạt động xây lắp như sản phẩm xây lắp có giá trị lớn, kết cấu phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất lâu dài nên việc theo dõi và tập hợp chi phí khó khăn; mỗi sản phẩm, công

trình đòi hỏi kết cấu, yêu cầu kỹ thuật, hình thức, địa điểm, biện pháp thi công riêng, hoạt động xây lắp thường phát sinh thêm các chi phí ngoài dự toán, khoảng cách địa lý khiến việc kiểm soát chi phí gặp nhiều khó khăn … nên công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp cũng mang những đặc thù riêng, khó kiểm soát Thực tế các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây lắp cho thấy, vấn đề kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu nhưng hiệu lực của nó còn kém hoặc không có hiệu lực Hầu hết các doanh nghiệp hoạt động xây lắp hiện nay đều lâm vào tình trạng chậm tiến độ và vượt quá dự toán chi phí so với ban đầu đưa ra gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp Nếu thừa hoặc thiếu chi phí so với dự toán được duyệt, doanh nghiệp sẽ bị

cơ quan thuế xuất toán hoặc sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình và doanh nghiệp sẽ bị thiệt hại Do đó, kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp cần được quan tâm, chú trọng, xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ, khoa học, phù hợp với các quy định và đặc thù của hoạt động xây lắp

Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật là một công ty hoạt động lâu đời trong lĩnh vực xây lắp Do đó, hoạt động kiểm soát nội bộ của công ty cũng mang những đặc thù riêng, khó kiểm soát Theo thực tế cho thấy hệ thống kiểm soát nội

bộ chi phí xây lắp vẫn còn hạn chế Cụ thể như:

+ Có những trường hợp vật tư được mua về nhưng phải đổi, trả lại do không đúng với yêu cầu kỹ thuật, làm chậm tiến độ thi công công trình Trong 6 tháng đầu năm 2015, tại kho Công trình: Khu đô thị An Bình Tân đã 10 lần phải xuất đổi lại hàng cho nhà cung cấp như xuất đổi 10 khớp nối bích bát DN200 sang khớp nối bích bát DN180, đổi 100 bu lông M16x150 sang bu lông M16x250, (Nguồn: Phòng tài chính- kế toán Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật) Điều này cho thấy việc kiểm soát nội bộ trong quá trình mua vật tư tại công ty chưa tốt

+ Kết quả kiểm kê kho tại các công trình của công ty cho thấy có sự chênh lệch số lượng vật tư tồn kho giữa số liệu trên sổ sách và thực tế Trong đó, có những vật tư khối lượng tồn kho thực tế nhiều hơn so với khối lượng tồn theo sổ sách kế toán như xi măng dư 221,57 kg, cát dư 5m3… Trong khi đó, có những vật tư thực tế tồn kho thiếu so với khối lượng tồn theo sổ sách kế toán như: ống nhựa xoắn 65/50

thiếu 80 m, … (Nguồn: Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa ngày 29/4/2015- Kho công trình Khu đô thị An Bình Tân- Phòng TCKT) Như vậy, công tác kiểm soát sử dụng, bảo quản nguyên vật liệu tại công ty chưa thực sự hiệu quả.+ Theo các bảng đối chiếu chi phí xây lắp thực tế phát sinh và chi phí theo dự toán của các công trình, hạng mục công trình tại phòng TC- KT công ty cho thấy:

có sự chênh lệch giữa chi phí xây lắp thực tế phát sinh và dự toán chi phí cả về CPNVLTT, CPNCTT, CPSDMTC và CPSXC Ví dụ như theo bảng đối chiếu chi phí vật tư theo định mức và chi phí vật tư xuất đúc hố ga trong thời gian từ tháng 1 đến tháng 4 năm 2015 cho thấy: lượng xi măng xuất thực tế vượt 2.560 kg so với định mức, trong khi đó lượng cát vàng xuất thực tế ít hơn lượng xuất theo định mức

là 12 m3 (Nguồn: Bảng đối chiếu chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, giai đoạn từ tháng 1 đến tháng 4 năm 2015- Công trình: Khu đô thị An Bình Tân- Phòng Tài chính kế toán- Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật)

Tóm lại, trên cơ sở các dẫn chứng trên có thể thấy hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật còn nhiều hạn chế, chưa có hiệu quả cao Các nhà quản lý công ty cần nghiên cứu, hoàn thiện một hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp chặt chẽ, hoàn thiện hơn góp phần hạn chế rủi ro, gian lận, thất thoát tài sản, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty trong thời gian tới

Xuất phát từ sự cần thiết phải nghiên cứu, đánh giá, xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp hiệu lực hơn tại công ty như trên và hiện tại chưa

có đề tài nào trong cùng lĩnh vực nghiên cứu và giải quyết các vấn đề trong điều

kiện của công ty, là nhân viên kế toán trong công ty nên tôi chọn đề tài: “Kiểm soát

nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật” để nghiên

cứu cho luận văn thạc sĩ Đề tài hướng tới xem xét thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật, trên cơ sở đó đánh giá, phát hiện những vấn đề trong hoạt động hiện tại và đề xuất những giải pháp trên cơ sở khoa học cho hoạt động kiểm soát nội bộ chi phí tại công ty, khiến nó trở thành một công cụ hữu hiệu nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, giúp công ty đứng vững

và ngày càng phát triển trong điều kiện môi trường kinh doanh, pháp lý có nhiều sự biến động như hiện nay

1.2 Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài nghiên cứu

Ở Việt Nam đã có nhiều các công trình nghiên cứu có liên quan đến vấn đề kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp Các công trình nghiên cứu đều có mục tiêu và phạm

vi nhất định Qua quá trình tác giả tham khảo, các công trình nghiên cứu này có thể chia ra thành hai nhóm đề tài sau:

Thứ nhất, nhóm các đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp nói chung và các lĩnh vực cụ thể nói riêng, đặc biệt là trong lĩnh vực xây lắp

như: bài viết: “Giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi phí thi công trong các doanh nghiệp xây dựng” của Ths Nguyễn Lương Hải 2009, luận án tiến sĩ: “Hoàn thiện kế

toán chi phí sản xuất nhằm tăng cường kiểm soát chi phí trong các doanh nghiệp xây

lắp” của nghiên cứu sinh Giáp Đăng Kha 2015, nghiên cứu khoa học: “Đánh giá thực hiện chức năng kiểm toán nội bộ trong các Tổng công ty xây dựng Việt Nam” của TS Phan Trung Kiên 2014, bài nghiên cứu: “Nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp xây lắp”- Đỗ Quốc Việt 2012, bài nghiên cứu:

“Kiểm soát chi phí sản xuất đối với hoạt động xây lắp”- Nguyễn Thị Kim Hương

2015, … các tác giả đã hệ thống hoá các cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ, phân tích mối quan hệ giữa các nhân tố ảnh hưởng tới việc xây dựng, vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ Các công trình nghiên cứu này có phạm vi rộng, đứng trên phương diện vĩ mô áp dụng chung cho các doanh nghiệp trong cùng ngành, lĩnh vực Các giải pháp được đưa ra có thể phù hợp với các tổng công ty có quy mô lớn hoặc các lĩnh vực có cùng đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất khác Tuy nhiên, việc xây dựng một

hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí cần tương ứng với thực tiễn tại mỗi đơn vị

Thứ hai, nhóm các công trình nghiên cứu kiểm soát nội bộ trong một đối tượng nghiên cứu cụ thể, đặc biệt là về kiểm soát chi phí xây lắp, một lĩnh vực có

tính đặc thù cao tại một doanh nghiệp nhất định như: Luận văn: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần xây dựng và đầu tư 492” của Đặng Thuý Anh 2010; Luận văn: “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ về chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần xây lắp và phát triển nhà

Đà Nẵng” của Nguyễn Lương Định 2010; Luận văn: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí tại Tổng công ty xây dựng Tasco”- Phan Thị

Thanh Loan 2013,… Các công trình nghiên cứu này đều đã hệ thống hoá được lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ theo cách tiếp cận truyền thống với các nội dung cụ thể tại các công ty khác nhau Tất cả đều có tính ứng dụng cao, đưa ra được các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc điểm thực tế của từng công ty được nghiên cứu trong đề tài Các công trình nghiên cứu cụ thể này đều xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ theo phương pháp tiếp cận truyền thống

mà ít hoặc chưa xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ theo cách tiếp cận mới là dựa trên đánh giá rủi ro Đồng thời, các công trình nghiên cứu này chưa đánh giá kiểm soát nội bộ dưới góc độ của kiểm toán là đánh giá trên hai khía cạnh: thiết kế kiểm soát và thực hiện kiểm soát Bên cạnh đó, chưa có công trình nghiên cứu nào nghiên cứu về kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật Do đó, tôi đã

chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật

tư kỹ thuật” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ Đề tài hướng tới xem xét

thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần xây lắp vật tư kỹ thuật theo cách kết hợp cách tiếp cận truyền thống và cách tiếp cận dựa trên đánh giá rủi ro, đánh giá hiệu lực kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp trên hai khía cạnh là thiết kế kiểm soát

và vận hành kiểm soát nội bộ, trên cơ sở đó đề xuất những giải pháp nâng cao hiệu lực của kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật, phát triển kiểm soát nội bộ theo hướng chuyên nghiệp hơn, đáp ứng các yêu cầu của nhà quản trị công ty trong điều kiện môi trường kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực xây lắp luôn có sự biến động

1.3 Mục tiêu nghiên cứu

- Mục tiêu chung: Luận văn nghiên cứu thực trạng, đánh giá hiệu lực kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật

- Mục tiêu cụ thể:

+ Hệ thống hóa cơ sở lý luận để nghiên cứu kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp bao gồm: những vấn đề chung về kiểm soát nội bộ, những nguyên tắc kiểm

soát nội bộ cơ bản và xây dựng cơ sở đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ.

+ Nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật trên hai khía cạnh: thiết kế kiểm soát và thực hiện kiểm soát Đánh giá những kết quả đã đạt được, những vấn đề còn tồn tại của kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại công ty

+ Hệ thống hóa những vấn đề đã phát hiện, nguyên nhân của những tồn tại, đề xuất các giải pháp đối với kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật

1.4 Câu hỏi nghiên cứu

Luận văn đã từng bước giải quyết và trả lời các câu hỏi nghiên cứu sau:

- Nghiên cứu kiểm soát nội bộ phải dựa trên những cơ sở lí luận nào? Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí dựa trên cơ sở nào?

- Thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật

tư kỹ thuật thể hiện trên hai khía cạnh: thiết kế kiểm soát và thực hiện kiểm soát như thế nào?

- Qua nghiên cứu, đánh giá hiệu lực kiểm soát, kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật đã đạt được những kết quả gì và còn tồn tại những vấn đề gì?

- Đề xuất các giải pháp nào đối với kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty

Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật?

1.5 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

1.5.1 Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của Luận văn là công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật

1.5.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: Luận văn nghiên cứu kiểm soát nội bộ tại các chi phí xây lắp tại các CT, HMCT do Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật trực tiếp thi công Các chi phí xây lắp cơ bản đề tài nghiên cứu gồm: CPNVLTT, CPNCTT, CPSDMTC và CPSXC

- Về thời gian: Luận văn nghiên cứu kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công

ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật trong giai đoạn từ năm 2012 đến nay.

1.6 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính để tìm hiểu thực trạng, đánh giá về KSNB tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật

 Nguồn dữ liệu và cách thức thu thập dữ liệu:

- Đối với dữ liệu thứ cấp: Tác giả thu thập dữ liệu thứ cấp từ cả bên trong và bên ngoài công ty:

+ Các dữ liệu về cơ sở lý luận để nghiên cứu KSNB trong các doanh nghiệp được thu thập từ các giáo trình, bài giảng, sách báo có uy tín, tài liệu học tập về kiểm toán nội bộ và kế toán, kiểm toán chi phí trong doanh nghiệp xây lắp; các chuẩn mực, chính sách, quy định, hướng dẫn của nhà nước, Bộ tài chính, Hội Kế toán, kiểm toán Việt Nam, Hội Kiểm toán viên hành nghề (VACPA), các kết quả điều tra, các bài viết, nghiên cứu đã được thực hiện trước đây

+ Tài liệu giới thiệu về công ty: Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty

Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật, cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của công ty, điều lệ tổ chức và hoạt động, chiến lược phát triển của công ty, được thu thập từ phòng Tổ chức- Hành chính của công ty

+ Hồ sơ dự toán CT, HMCT, định mức thi công được thu thập từ phòng Kinh tế- Kế hoạch- Kỹ thuật của công ty

+ Thông tin về các chỉ tiêu tài chính, chi phí thi công, tình hình thực hiện kế hoạch, dự toán chi phí được thu thập trên các báo cáo tài chính, các báo cáo nội bộ của phòng Tài chính kế toán, Ban quản lý dự án, Ban chỉ huy công trường

+ Thông tin về nhân sự, mức lương được thu thập từ phòng TC- HC công ty.Các nguồn dữ liệu này được trích dẫn trực tiếp trong luận văn và được ghi chú chi tiết trong phần tài liệu tham khảo Việc thu thập và phân tích các dữ liệu này giúp tác giả hiểu bản chất, nội dung, các nguyên tắc của kiểm toán nội bộ, đồng thời cung cấp bằng chứng quan trọng về đặc thù của ngành xây dựng cơ bản, đặc điểm hoạt động sản xuất, đặc điểm chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật ảnh hưởng tới hiệu lực, hiệu quả kiểm soát chi phí xây lắp, nội dung, quy trình thực hiện và các nhân tố ảnh hưởng tới kiểm soát nội bộ chi

phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật Những dữ liệu này được sử dụng cho những phân tích, đánh giá cụ thể tại chương 3 của Luận văn.

- Dữ liệu sơ cấp:

+ Quy trình, thủ tục, bộ máy KSNB chi phí xây lắp của Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật trình bày trong luận văn được tác giả thu thập thông qua quan sát trực tiếp quy trình, công việc thực hiện hàng ngày của các nhân viên tại các phòng ban trong công ty theo quy trình luân chuyển của các chứng từ liên quan tới kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp như kế toán vật tư, nhân viên cung ứng vật tư, kế toán tổng hợp, cán bộ kỹ thuật, Tác giả thực hiện quan sát kết hợp với ghi chép lại bằng văn bản dữ liệu liên quan đến nghiên cứu kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp như: khi giấy đề nghị mua vật tư, sửa chữa được gửi cho nhân viên cung ứng vật tư, nhân viên cung ứng vật tư sẽ chuyển giấy đề nghị cho ai, cán bộ kỹ thuật có ký sau khi giấy đề nghị mua vật tư, sửa chữa được kiểm tra hay không, Tác giả thực hiện quan sát vào bất kỳ thời điểm nào thuận tiện trong thời gian tác giả làm việc, nghiên cứu tại công ty từ năm 2012, đặc biệt là trong thời gian thực hiện nghiên cứu này từ cuối năm 2014 đến nay Quan sát được thực hiện tại văn phòng công ty Tác giả thực hiện quan sát một cách khách quan, độc lập, đối tượng quan sát không được thông báo trước về hoạt động quan sát

+ Tác giả thực hiện phỏng vấn trực tiếp và gián tiếp, lần lượt từng cá nhân là quản lý, nhân viên trong công ty có đủ khả năng chuyên môn để đưa ra câu trả lời

có độ tin cậy cao Tác giả thực hiện phỏng vấn trực tiếp đối với 10 cá nhân gồm: phó tổng giám đốc công ty, kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán vật tư, kế toán ngân hàng và tài sản cố định, trưởng phòng TC- HC, trưởng phòng KT- KH- KT, nhân viên cung ứng vật tư và hai nhân viên trong phòng KT- KH- KT theo các nội dung trong bảng câu hỏi phỏng vấn

Đồng thời, tác giả thực hiện phỏng vấn gián tiếp qua điện thoại, gửi email đối với công nhân viên đang làm việc tại các công trường gồm thủ kho (2), cán bộ kỹ thuật (5), chỉ huy trưởng công trường (2) và nhân viên kế toán (3) Các câu hỏi phóng vấn được xây dựng liên quan tới đặc điểm chung của hệ thống KSNB, về

thiết kế và thực hiện KSNB chi phí xây lắp, các dữ liệu về kết quả thực hiện KSNB chi phí xây lắp Các câu hỏi được sử dụng gồm cả câu hỏi đóng và câu hỏi mở tạo điều kiện cho người tham gia phỏng vấn trình bày quan điểm cá nhân của họ, giúp tác giả tìm hiểu rõ hơn vấn đề nghiên cứu Các câu hỏi phỏng vấn, các email tác giả gửi đi đều nhận được phản hồi của các đối tượng Nội dung bảng câu hỏi và kết quả

phỏng vấn được trình bày trong Phụ lục 01: Bảng các câu hỏi phỏng vấn khảo sát

hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật và kết quả phỏng vấn Hoạt động gửi email được thực hiện trong tháng 5 năm

2015 Các dữ liệu thu được tác giả tổng hợp lại bằng văn bản và làm sạch dữ liệu

 Phương pháp xử lý dữ liệu:

Trên cơ sở các dữ liệu thu thập được, thông qua thống kê, chọn lọc, phân loại, sắp xếp, phân tích- tổng hợp để đưa ra đánh giá, nhận định về hệ thống KSNB chi phí xây lắp theo quan điểm của kiểm toán, đánh giá hiệu lực KSNB trên hai khía cạnh thiết kế kiểm soát và thực hiện kiểm soát, trên cơ sở đó dự kiến những giải pháp nhằm hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần xây lắp vật tư kỹ thuật, cung cấp tài liệu cho các nhà quản trị tham khảo hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty Cơ sở đánh giá chi tiết được trình bày trong chương 1 của Luận văn Kết quả chi tiết của cuộc nghiên cứu được trình bày trong luận văn này

1.7 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài nghiên cứu

1.7.1 Giá trị khoa học

Luận văn hệ thống hoá cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ, làm rõ những đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh mang tính đặc thù trong các doanh nghiệp xây lắp Qua đó, tập trung vào vấn đề đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp trên hai khía cạnh thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ và vận hành kiểm soát nội bộ

1.7.2 Giá trị ứng dụng thực tiễn

Trên cơ sở lý luận chung đã nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB chi phí xây lắp: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công, chi phí sản xuất chung tại Công ty cổ phần xây lắp

vật tư kỹ thuật Trên cơ sở những dữ liệu thu thập được từ nhiều nguồn khác nhau, đánh giá công tác KSNB chi phí xây lắp tại công ty, chỉ ra những ưu điểm và hạn chế của hệ thống trên hai khía cạnh là thiết kế và thực hiện kiểm soát, đồng thời cũng chỉ ra nguyên nhân của tình trạng đó Qua đó, luận văn hướng tới dự kiến những giải pháp giải quyết những vấn đề thực tiễn đang diễn ra, nâng cao hiệu lực kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp theo hướng công tác kiểm soát nội bộ mang tính chuyên nghiệp hơn tại Công ty để công ty tham khảo áp dụng, góp phần giúp công

ty hoạt động hiệu quả, an toàn hơn và đạt được các mục tiêu đã đề ra Ngoài ra, Luận văn còn có giá trị thực tiễn cung cấp mô hình, tài liệu tham khảo trong đánh giá, phân tích KSNB chi phí xây lắp của các công ty trong cùng ngành

1.8 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần danh mục bảng biểu, sơ đồ; danh mục tài liệu tham khảo, kết luận, luận văn gồm có 4 chương:

Chương 1: Giới thiệu đề tài nghiên cứu.

Chương 2:Cơ sở lý luận để nghiên cứu kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất

trong các doanh nghiệp

Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần

xây lắp vật tư kỹ thuật

Chương 4: Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại

Công ty cổ phần xây lắp vật tư kỹ thuật

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ NGHIÊN CỨU KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

2.1 Những vấn đề chung về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.

2.1.1 Bản chất của kiểm soát nội bộ:

Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 315 (IAS 315): “Kiểm soát nội bộ là quá trình do Ban quản trị, Ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế

và thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý hướng tới các mục tiêu sau:

+ Độ tin cậy của báo cáo tài chính

+ Tuân thủ luật lệ và quy định

+ Tính hiệu quả và hiệu năng của hoạt động trong đơn vị

Đây cũng là khái niệm được đưa ra bởi một uỷ ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính (COSO) năm 1992 Trong đó, thứ nhất, KSNB là một quá trình, gồm một chuỗi các thủ tục, chính sách, hoạt động liên quan đến tất cả các bộ phận của doanh nghiệp Nó được vận hành liên tục ở tất

cả mọi cấp độ trong doanh nghiệp Thứ hai, KSNB chịu sự chi phối, ảnh hưởng bởi con người, con người thiết lập, vận hành, giám sát tính hiệu quả và chịu tác động, tất cả các thành viên của tổ chức đều tham gia vào quy trình này, do đó KSNB cần phải có sự giám sát Thứ ba, KSNB cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu, phát hiện, hạn chế các sai phạm chứ không phải là sự đảm bảo tuyệt đối là các sai phạm không thể xảy ra Bởi vì, KSNB chịu sự chi phối chủ quan của con người và luôn tồn tại những hạn chế cố hữu của nó Thứ tư, KSNB cung cấp sự đảm bảo hợp lý hướng tới ba mục tiêu: đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính hay căn cứ cho nhà quản trị ra quyết định quản lý, đảm bảo sự tuân thủ pháp luật, quy định và giúp doanh nghiệp đạt được lợi nhuận mong muốn, tối đa hoá giá trị vốn chủ sở hữu, đảm bảo khả năng hoạt động và khả năng thanh toán của doanh nghiệp Trên con đường đạt tới các mục tiêu đã đề ra, doanh nghiệp luôn phải đối

mặt với các rủi ro, KSNB là quá trình để doanh nghiệp hạn chế các rủi ro đó.

Thuật ngữ kiểm soát được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của KSNB Theo đó, phạm vi của KSNB là rất rộng lớn, nó bao gồm tất cả các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp chứ không chỉ giới hạn trong phạm vi những hoạt động về kế toán tài chính KSNB tồn tại ở tất cả các cấp độ trong doanh nghiệp và được sự quan tâm của nhiều người

Theo hướng dẫn của INTOSAI 9100: kiểm soát nội bộ trong đơn vị thuộc khu vực công là một quá trình do Ban quản lý vận hành và thiết lập nhằm đối phó với rủi ro

và cung cấp sự đảm bảo hợp lý rằng khi đơn vị thực hiện sứ mệnh thì các mục tiêu sau

là đạt được:

Một là, điều hành một cách trật tự, có đạo đức, kinh tế, hiệu quả và hiệu năng các hoạt động

Hai là, tuân thủ pháp luật và các quy định pháp lý có liên quan

Ba là, thực hiện các nghĩa vụ kế toán

Bốn là, bảo vệ các nguồn lực khỏi sự mất mát, lạm dụng và phá hoại

KSNB là một bộ phận quan trọng của quá trình quản trị nội bộ KSNB giữ vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các hoạt động trong doanh nghiệp như tuân thủ pháp luật, bảo vệ tài sản, sử dụng nguồn lực hiệu quả,… và trong việc đảm bảo các ghi chép kế toán và các ghi chép khác đầy đủ, kịp thời, trung thực và hợp lý KSNB hữu hiệu là trung tâm về quản lý rủi ro có hiệu quả, đảm bảo hiệu quả hoạt động kiểm soát tổng thể của ban giám đốc, tạo sự tin tưởng cho các cổ đông trong các doanh nghiệp mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và chủ sở hữu

Đối với doanh nghiệp, vận dụng quan điểm về KSNB theo chuẩn mực kiểm toán quốc tề 315 (IAS 315) phù hợp hơn quan điểm theo INTOSAI 9100 Thông thường, tầm quan trọng của KSNB tăng lên khi doanh nghiệp có quy mô tăng và hoạt động ngày càng phức tạp hơn

 Kiểm soát nội bộ được thiết lập và vận hành với những vai trò sau:Một là phát hiện, hạn chế, ngăn ngừa các nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, sửa chữa kịp thời các sai phạm, tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp

Hai là giúp nhà quản trị đưa ra quyết định quản lý đúng đắn và quy trình kinh doanh có hiệu quả Qua đó đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực của doanh nghiệp, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp Đồng thời, bảo vệ quyền lợi, gây dựng lòng tin của các cổ đông, nhà đầu tư.

Ba là các nghiệp vụ được thực hiện theo sự phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể của Ban quản lý

Bốn là các nghiệp vụ được ghi chép kịp thời, đúng giá trị, đúng tài khoản và đúng kỳ kế toán để lập báo cáo tài chính phù hợp trong khuôn khổ pháp lý về chính sách kế toán và duy trì trách nhiệm bảo quản tài sản, đảm bảo tính liên tục, kịp thời, trung thực và đáng tin cậy của các số liệu kế toán và bản khai tài chính, các báo cáo quản trị của doanh nghiệp

Năm là đảm bảo tuân thủ hợp lý nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của doanh nghiệp và các quy định của pháp luật có liên quan thông qua việc duy trì, kiểm tra, giám sát việc tuân thủ các quy định, phát hiện, ngăn chặn và xử lý kịp thời các sai phạm trong mọi hoạt động của doanh nghiệp

Sáu là quyền sử dụng tài sản chỉ được phép theo sự phê chuẩn của Ban quản lý

để bảo vệ tài sản khỏi bị mất mát bởi gian lận, trộm cắp, tham nhũng, lợi dụng sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp do sự không thống nhất giữa lợi ích chung và lợi ích riêng của người sử dụng lao động với người lao động, lợi ích của các bên liên quan

Bảy là hồ sơ trách nhiệm đối với tài sản được đối chiếu với tài sản hiện có tại các thời điểm khác nhau và đưa ra biện pháp xử lý nếu có chênh lệch

Tám là tạo ra cơ chế vận hành liên hoàn, minh bạch, hiệu quả trong quản trị doanh nghiệp, là nền tảng cho việc vận hành, cải tiến hoạt động kiểm soát, quản trị khi doanh nghiệp phát triển, mở rộng quy mô, ngành nghề

Tóm lại, KSNB là một chức năng thường xuyên của doanh nghiệp với vai trò cung cấp sự đảm bảo hợp lý chứ không phải là chính xác tuyệt đối Chất lượng của kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp ảnh hưởng đến độ tin cậy của báo cáo tài chính, đến khả năng của doanh nghiệp khi đưa ra quyết định quản lý đúng đắn nhằm đạt

được các mục tiêu đã đề ra.

 Trách nhiệm thiết kế và duy trì KSNB hữu hiệu thuộc về Ban giám đốc, tiếp đến là Ban quản trị doanh nghiệp Mọi doanh nghiệp cần ghi chép, quản lý tài sản và nguồn hình thành tài sản Do đó, nhà quản lý cần xây dựng, duy trì và giám sát một hệ thống KSNB thích hợp và hiệu quả nhằm kiểm soát mọi hoạt động và dữ liệu kế toán, tài chính của doanh nghiệp

 KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không thể cung cấp một sự đảm bảo tuyệt đối cho các mục tiêu kiểm soát ở doanh nghiệp Bởi vì, dù được thiết kế và vận hành tốt đến đâu thì KSNB vẫn có những hạn chế tiềm tàng:Thứ nhất: KSNB chịu sự chi phối, ảnh hưởng bởi con người, do đó KSNB phụ thuộc vào tính chính trực của những người thiết kế, thực hiện, giám sát quy trình KSNB

Thứ hai: các sai sót xảy ra có thể do nhân viên cẩu thả, mệt mỏi, thiếu thận trọng, sai lầm trong xét đoán do khối lượng công việc cần kiểm soát quá nhiều vượt quá khả năng người thực hiện hoặc do có sự thông đồng giữa kiểm soát viên và người thực hiện sai phạm hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc kiểm soát

Thứ ba: trách nhiệm kiểm soát có thể bị người thực hiện kiểm soát lạm dụng.Thứ tư: các nhà quản lý không quan tâm đến kiểm soát hoặc không có sự hiểu biết đầy đủ về KSNB Việc tin tưởng quá mức vào các nhà quản lý có thể tạo ra các

cơ hội cho những nhà quản lý thiếu chính trực trong hoạt động quản lý và điều hành kinh doanh của họ Điều này khiến hệ thống KSNB không thực hiện được vai trò ngăn ngừa gian lận, sai sót do con người làm việc trong hệ thống KSNB gây ra.Thứ năm: phần lớn các thủ tục kiểm soát được thiết lập cho các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên Hầu như các thủ tục kiểm soát đều tập trung vào các sai phạm dự kiến, thường bỏ qua các sai phạm đột xuất, bất thường

Thứ sáu: quan hệ giữa chi phí và lợi ích: chi phí cho KSNB phải bảo đảm hợp

lý, không được vượt quá lợi ích đạt được do hệ thống đó mang lại

Thứ bảy: các chính sách và thủ tục kiểm soát có thể bị lỗi thời, bị vi phạm do

những biến động trong môi trường hoạt động của doanh nghiệp và các điều kiện thực tế khác đã thay đổi như các quy định pháp lý thay đổi, camera bị che,…

Thứ tám: công tác kế toán không cung cấp những số liệu chính xác tuyệt đối

vì tồn tại các ước tính kế toán mang tính chủ quan của nhà quản lý và người lập báo cáo

Do luôn tồn tại những hạn chế tiềm tàng trên mà KSNB chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý và do đó, rủi ro kiểm soát luôn tồn tại tại các doanh nghiệp

2.1.2 Phân loại hoạt động kiểm soát

2.1.2.1 Phân loại theo mục tiêu, cách thức xây dựng có

a Kiểm soát phòng ngừa:

Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế để ngăn chặn các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm, hạn chế khả năng của một kết quả không mong muốn, thường được tiến hành trước khi nghiệp vụ xảy ra Kiểm soát phòng ngừa được thể hiện ở việc thiết lập những chính sách và thủ tục mang tính chuẩn mực, phân công trách nhiệm hợp lý, sự uỷ quyền và phê duyệt Các thủ tục kiểm soát này được thực hiện ngay trong công việc hàng ngày của nhân viên theo chức năng của họ: thực hiện phân chia trách nhiệm, kiểm tra chéo, kiểm tra tính chính xác, sự đầy đủ, tính hợp lý, giám sát hoạt động,…

b Kiểm soát phát hiện:

Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm phát hiện các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm Các thủ tục kiểm soát này thường được thực hiện sau khi nghiệp vụ xảy ra Kiểm soát phát hiện được thể hiện dưới dạng thực hiện các báo cáo đặc biệt, đối chiếu hoặc kiểm tra định kỳ

Kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện có vai trò bổ sung cho nhau trong việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát Kiểm soát phòng ngừa được thực hiện trước khi nghiệp vụ xảy ra nên ngăn chặn được các sai phạm trước khi xảy ra, do đó làm giảm thiệt hại cho đơn vị Kiểm soát phát hiện sẽ giúp phát hiện các sai phạm

mà kiểm soát phòng ngừa không phát hiện được, có ý nghĩa quan trọng làm tăng ý thức trách nhiệm của nhân viên trong quá trình thực hiện kiểm soát phòng ngừa

d Kiểm soát bổ sung

Khi xây dựng các thủ tục kiểm soát, người ta thường thiết kế các thủ tục kiểm soát có tính chất bổ sung cho nhau, cùng song song tồn tại để phục vụ một mục tiêu kiểm soát Mục đích của việc thiết kế các thủ tục kiểm soát bổ sung cho nhau là để đảm bảo thủ tục kiểm soát còn lại có thể phát hiện và ngăn chặn các sai phạm khi có thủ tục kiểm soát không phát huy hiệu quả do sự mệt mỏi, nhầm lẫn của nhân viên,

do các sự cố bất ngờ xảy ra,…

2.1.2.2 Phân loại theo phạm vi kiểm soát (mức độ ảnh hưởng): gồm 2 loại:

a Kiểm soát chung:

Là các thủ tục kiểm soát được xây dựng liên quan đến nhiều hoạt động, nhiều công việc khác nhau Kiểm soát chung bao gồm các thủ tục kiểm soát mang tính chất kiểm soát tổ chức, hoạt động chung như phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, kiểm soát việc uỷ quyền và phê chuẩn các nghiệp vụ, kiểm soát truy cập hệ thống thông tin,…

b Kiểm soát cụ thể (hay kiểm soát trực tiếp):

Là các thủ tục kiểm soát được xây dựng, áp dụng cho một hoạt động, một nghiệp vụ hoặc một số nghiệp vụ cụ thể Kiểm soát trực tiếp được chia làm 3 loại hình cơ bản là kiểm soát hành vi, kiểm soát xử lý và kiểm soát bảo vệ Kiểm soát hành vi là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ do những nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động tiến hành và được sử dụng để ngăn ngừa và phát hiện sai phạm Kiểm soát xử lý là việc kiểm soát các giao dịch, các công việc mà nhờ chúng các giao dịch, nghiệp vụ được công nhận, phân loại, ghi chép tổng hợp và báo cáo Kiểm soát bảo vệ là các chính sách, quy chế, thủ tục kiểm soát nhằm bảo đảm sự an toàn của tài sản và thông tin trong đơn vị

Kiểm soát chung có ảnh hưởng quan trọng tới kiểm soát cụ thể Nếu kiểm soát chung được thiết kế và vận hành tốt thì có thể hạn chế được những yếu kém của kiểm soát cụ thể Ngược lại, nếu kiểm soát chung yếu kém thì các thủ tục kiểm soát

cụ thể cần được thiết kế và thực hiện chặt chẽ hơn, bổ sung cho kiểm soát chung

2.1.2.3 Phân loại theo thời điểm hoạt động kiểm soát và thời điểm hoạt động

của đối tượng kiểm soát:

Theo các phân loại này có kiểm soát trước, kiểm soát trong và kiểm soát sau Kiểm soát trước có mục tiêu ngăn ngừa sai phạm xảy ra Kiểm soát trong thực hiện khi đối tượng kiểm soát đang hoạt động, nhằm phát hiện sai phạm và có giải pháp kịp thời giảm thiểu mức độ ảnh hưởng của sai phạm Kiểm soát sau chủ yếu nhằm mục tiêu xem xét, rút kinh nghiệm

2.1.2.4 Phân loại theo đối tương kiểm soát:

Gồm kiểm soát đầu ra và kiểm soát hành vi Kiểm soát đầu ra là hoạt động kiểm soát trên cơ sở đánh giá xem doanh nghiệp, từng bộ phận, cá nhân có đạt được các mục tiêu hay tiêu chí đầu ra mà nhà quản lý đã đặt ra hay không Có ba cách thức được sử dụng để đánh giá hoạt động đầu ra là các thước đo tài chính, mục tiêu của doanh nghiệp và dự toán hoạt động Kiểm soát hành vi gồm 3 cơ chế là giám sát trực tiếp, quản lý theo mục tiêu và đặt ra các thủ tục, hoạt động chuẩn tắc

2.1.2.5 Phân loại theo mối quan hệ giữa khách thể và chủ thể kiểm soát: gồm kiểm soát từ bên ngoài (ngoại kiểm) và kiểm soát nội bộ (nội kiểm).

Ngoài các cách trên, hoạt động kiểm soát còn được phân loại theo nhiều cách khác, có nhiều loại kiểm soát khác nhau như:

+ Kiểm soát có/ không: là hoạt động kiểm soát nhằm vào chức năng bảo vệ một cách máy móc giúp đạt được kết quả mong muốn

+ Kiểm soát hướng dẫn: là loại kiểm soát thông qua định dạng những điều kiện cụ thể giúp chúng ta có hành động trung gian góp phần đạt được mục tiêu của tổ chức

2.1.3 Các thành phần của kiểm soát nội bộ

Để thực hiện được vai trò của KSNB, theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế số

315 (ISA 315), KSNB của đơn vị bao gồm 5 thành phần cơ bản là môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị, hệ thống thông tin và truyền thông, các hoạt động kiểm soát và giám sát

2.1.3.1 Môi trường kiểm soát:

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn

vị có tính môi trường, bao trùm tác động tới việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu

của kiểm soát nội bộ Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái của một đơn vị, nó ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các thành phần khác của KSNB Một môi trường kiểm soát tốt không thể đảm bảo chắc chắn rằng KSNB là có hiệu lực và hiệu quả tốt, nhưng một môi trường kiểm soát không thuận lợi sẽ ảnh hưởng lớn đến tính hiệu lực và hiệu quả của KSNB Môi trường kiểm soát bên trong doanh nghiệp gồm 7 yếu tố:

Một là truyền đạt và hiệu lực hoá tính chính trực và các giá trị đạo đức: có ảnh hưởng đến tính hiệu quả của thiết kế, quản lý và giám sát các thành phần khác của KSNB Các nhà quản lý cần loại bỏ hoặc làm giảm động cơ khiến nhân viên trong doanh nghiệp có hành vi không trung thực, trái pháp luật hay trái đạo đức Các giá trị đạo đức và chuẩn mực hành vi cần được truyền đạt đến nhân viên thông qua văn bản và quy định về đạo đức, xây dựng văn hoá doanh nghiệp riêng, tạo sự khác biệt với các doanh nghiệp khác

Hai là cam kết về năng lực làm việc của nhân viên: ban quản lý cần đảm bảo tất cả các nhân viên có kỹ năng và kiến thức để thực hiện nhiệm vụ Để có một đội ngũ nhân viên tốt, các nhà quản lý cần có chính sách rõ ràng và cụ thể về tuyển dụng, đào tạo nhân viên, chỉ nên tuyển dụng nhân viên có trình độ và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, tiến hành giám sát, huấn luyện nhân viên đầy đủ

và thường xuyên

Ba là sự tham gia của ban quản trị: để đảm bảo môi trường kiểm soát hiệu lực, các nhân tố cần xem xét gồm: tính độc lập của các thành viên quản trị với các nhà quản lý; kinh nghiệm và khả năng giám sát các hoạt động; tính phù hợp của các hoạt động, nhà quản trị không can thiệp trực tiếp vào tất cả các hoạt động của doanh nghiệp; thông tin mà các nhà quản trị nhận được và mối liên hệ của họ với kiểm toán nội bộ và kiểm toán viên bên ngoài

Bốn là triết lý và phong cách điều hành của các nhà quản lý: bao gồm quan điểm, nhận thức, tác phong của nhà quản lý về KSNB, về việc ban hành các chính sách, chế

độ quy định, cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát, các xu hướng khác nhau trong tổ chức kiểm tra kiểm soát

Năm là cơ cấu tổ chức: bao gồm hình thức và bản chất của các bộ phận trong doanh nghiệp, các chức năng quản lý liên quan và mối quan hệ lập báo cáo, phản ánh sự phân quyền trong bộ máy quản lý, kiểm soát của doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức phải phù hợp với quy mô và hoạt động của doanh nghiệp, phải đảm bảo một

hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới, không bỏ sót, không bị chồng chéo

Sáu là phân công quyền hạn và trách nhiệm: việc phân công quyền hạn rõ ràng và tất cả nhân viên hiểu về trách nhiệm của họ đối với các công việc được giao thì hiệu lực hoạt động sẽ cao hơn Những nguyên tắc phân công quyền hạn và trách nhiệm là: thiết lập sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không

bỏ sót lĩnh vực nào, không chồng chéo giữa các bộ phận; Thực hiện sự phân chia rõ ràng giữa các chức năng: phê duyệt, xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản: Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng

Bảy là các chính sách và thông lệ về nhân sự: bao gồm chính sách tuyển dụng, định hướng, đào tạo, đánh giá, tư vấn, đề bạt, kỷ luật và hành động sửa chữa cho nhân viên Các chính sách này có ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động, trong đó

có người làm công tác kiểm soát, vì vậy chúng có ảnh hưởng đến hiệu lực của các thủ tục kiểm soát được thiết kế

Ngoài 7 yếu tố thuộc về môi trường bên trong doanh nghiệp trên, môi trường kiểm soát còn bao gồm cả các nhân tố bên ngoài, không chịu sự quản lý, kiểm soát của doanh nghiệp Các nhân tố này bao gồm: các nhà cung cấp, khách hàng, các chủ

nợ, luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan chức năng nhà nước,…

Một môi trường kiểm soát được đánh giá là tốt khi:

Thứ nhất: Doanh nghiệp đã ban hành bằng văn bản các nội quy, quy định để tránh xảy ra mâu thuẫn, xung đột quyền lợi giữa ban lãnh đạo và nhân viên với doanh nghiệp, ban hành các quy định xử phạt khi vi phạm quy định Các quy định này cần được phổ biến rộng rãi và yêu cầu tất cả nhân viên ký cam kết tuân thủ những quy tắc đã được thiết lập

Thứ hai: Doanh nghiệp có các văn bản quy định chung cũng như hướng dẫn cụ thể đối

với các hoạt động.

Thứ ba: Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo

là tấm gương sáng để nhân viên noi theo

Thứ tư: Doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo các hoạt động quản lý được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả

Thứ năm: Doanh nghiệp có hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết việc đào tạo, tuyển dụng đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên để khuyến khích nhân viên làm việc, nâng cao hiệu quả công việc Doanh nghiệp không đặt ra những tiêu chí thiếu thực tế, những danh sách ưu tiên, ưu đãi, lương thưởng bất hợp lý tạo cơ hội cho các hành vi vô kỷ luật, gian lận

Thứ sáu: Có chính sách thường xuyên luân chuyển nhân viên ở những vị trí nhạy cảm

Thứ bảy: Sử dụng bản mô tả công việc quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng cho từng vị trí trong doanh nghiệp

Tóm lại, môi trường kiểm soát là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của KSNB Nhưng môi trường kiểm soát mạnh chưa đủ để đảm bảo hiệu quả, hiệu lực của KSNB

2.1.3.2 Quy trình đánh giá rủi ro:

Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị được hiểu là quy trình nhận diện và đối phó với rủi ro kinh doanh Bất kỳ doanh nghiệp nào trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng phải đối phó với rủi ro Đặc biệt là trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày càng gay gắt, quy mô hoạt động của đơn vị ngày càng lớn và phân tán, công nghệ ngày càng hiện đại, hoạt động của đơn vị ngày càng đa dạng và phức tạp thì những rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải ngày càng tăng Do đó, đánh giá rủi ro là nội dung thiết yếu trong KSNB của các đơn vị Khi rủi ro kinh doanh được xác định thì ban quản lý cần đánh giá tầm quan trọng của nó, khả năng kiểm soát, quản lý rủi ro để từ đó có biện pháp phù hợp đối phó với rủi ro

Những rủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt có thể từ bên trong doanh nghiệp hoặc từ bên ngoài doanh nghiệp Các rủi ro bên trong doanh nghiệp thường do các nguyên nhân: các mâu thuẫn về mục đích và các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp; Chất lượng cán bộ và thiết bị thấp; Thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích

hợp, Rủi ro từ các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp có thể do: môi trường kinh doanh thay đổi; Ảnh hưởng bởi sự thay đổi của nền kinh tế; Các tác động từ các nhà cung cấp, các khách hàng, đối thủ cạnh tranh,

Trong thực tế có những rủi ro doanh nghiệp không thể loại trừ mà chỉ có thể đưa ra các biện pháp phù hợp để giảm thiểu sự tác động của nó Quy trình đánh giá rủi ro gồm 4 bước:

Bước 1: Xác định rủi ro kinh doanh: trước tiên cần xác định đối tượng cần kiểm soát, tìm hiểu, xác định các nhân tố ảnh hưởng tới rủi ro của từng đối tượng rồi nhận dạng rủi ro, đây là quá trình xác định liên tục và có hệ thống các rủi ro trong hoạt động của doanh nghiệp Các cách tiếp cận nhằm nhận dạng rủi ro đã và đang xảy ra và dự báo những rủi ro có thể xảy ra gồm: thống kê các sự kiện; tạo điều kiện thuận lợi cho việc hội họp, trao đổi; phỏng vấn, điều tra và làm bảng hỏi; phân tích dòng quy trình; sự kiện báo hiệu và ngưỡng hành động và nghiên cứu dữ liệu về các rủi ro, sự kiện thua lỗ trước đây

Bước 2: Ước tính mức độ rủi ro Sau khi đã xác định được các rủi ro kinh doanh, doanh nghiệp cần ước tính mức độ rủi ro hay đo lường mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến doanh nghiệp, đặc biệt là các hậu quả có thể có về mặt tài chính Doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp định lượng hoặc các phương pháp định tính, phương pháp dự báo tổn thất

Bước 3: Đánh giá khả năng xảy ra rủi ro Doanh nghiệp có thể đo lường xác suất xảy ra rủi ro bằng các phương pháp định lượng như dùng các phân phối xác suất để đo lượng rủi ro hoặc các phương pháp định tính như phương pháp đặt câu hỏi và bản khảo sát, phương pháp lược đồ cây,

Bước 4: Quyết định các hành động thích hợp đối phó với các rủi ro Để đối phó với một rủi ro, các nhà quản lý có thể tiếp cận theo 4 phương án: thứ nhất là né tránh rủi ro tuy nhiên đây có thể là phương án tiềm ẩn chi phí cao do các khoản đầu tư đã được thực hiện Thứ hai là giảm thiểu rủi ro như sử dụng

hệ thống kiểm soát nội bộ, đa dạng hoá sản phẩm, lĩnh vực kinh doanh, huấn luyện chéo nhân viên, Thứ ba là chia sẻ rủi ro thông qua mua bảo hiểm, liên doanh, Thứ tư là chấp nhận rủi ro Doanh nghiệp cần cân nhắc giữa chi phí

và lợi ích khi tiến hành lựa chọn phương pháp thích hợp đối phó với rủi ro.Công tác đánh giá rủi ro được coi là có hiệu quả nếu:

Thứ nhất: Doanh nghiệp đã đề ra mục tiêu tổng thể và các mục tiêu chi tiết làm cơ sở cho nhân viên tham chiếu khi thực hiện công việc, nhận diện các rủi ro có thể xảy ra ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu

Thứ hai: Các nhà quản trị doanh nghiệp đã quan tâm và khuyến khích các nhân viên quan tâm, phát hiện, nhận diện được các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn đối với doanh nghiệp

Thứ ba: Doanh nghiệp có quy trình, nhân viên có khả năng đánh giá và phân tích định lượng mức độ ảnh hưởng của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn một cách tương đối chính xác, đánh giá được khả năng có thể xảy ra của từng rủi ro

Thứ tư: Doanh nghiệp đã đưa ra quyết định đối phó với rủi ro một các hợp lý theo các hướng: né tránh rủi ro, giảm thiểu rủi ro, chia sẻ rủi ro hoặc chấp nhận rủi

ro Khi sử dụng kiểm soát nội bộ để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp đã đề ra kế hoạch, biện pháp, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiếu tác hại của rủi ro đến một giới hạn nào đó có thể chấp nhận được Mặt khác, doanh nghiệp có biện pháp

để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro, giới hạn rủi ro tối thiểu mà doanh nghiệp có thể chấp nhận được và báo cáo kịp thời nên bộ phận có trách nhiệm khi phát hiện rủi ro đã, đang hoặc có thể xảy ra

Như vậy, quy trình đánh giá rủi ro là thiết yếu trong hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp Tuy nhiên, ở Việt Nam hiện nay các doanh nghiệp chưa thực sự quan tâm đến vấn đề này Các nhà quản trị cần quan tâm hơn tới việc xây dựng quy trình đánh giá rủi ro và các biện pháp ứng phó với rủi ro hiệu quả, đặc biệt là trong hoàn cảnh Việt Nam đang hội nhập ngày càng sâu vào trị trường quốc tế như hiện nay

2.1.3.3 Hệ thống thông tin và truyền thông

Hệ thống thông tin là hệ thống trợ giúp việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh và chuyển giao kết quả trong công ty Hệ thống thông tin phải được nhận diện, thu thập và trao đổi trong biểu mẫu và thời gian cho phép nhân viên thực hiện nhiệm vụ của họ Hệ thống thông tin của đơn vị bao gồm hệ thống thông tin kế toán và hệ thống thông tin

phi kế toán Hệ thống kế toán là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn

vị áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập BCTC Hệ thống kế toán bao gồm các phương pháp và các ghi chép được thiết lập để bắt đầu, ghi chép, xử lý và báo cáo các nghiệp vụ và sự kiện phù hợp và để duy trì trách nhiệm giải trình về tài sản, nợ phải trả

và vốn chủ sở hữu Hệ thống kế toán là hệ thống thông tin chủ yếu trong đơn vị thực hiện chức năng là thông tin và kiểm tra thông qua:

Một là hệ thống chứng từ kế toán: chứng từ kế toán phải đầy đủ để cung cấp

sự đảm bảo hợp lý là tất cả các tài sản, công nợ đã được kiểm soát đúng đắn và tất

cả các nghiệp vụ kinh tế đều được ghi sổ đúng và chính xác Các nguyên tắc trong

tổ chức kiểm soát hệ thống chứng từ kế toán là:

Thứ nhất: Chứng từ phải được đánh số liên tục: nhằm tránh các rủi ro chứng

từ bị thiếu, chưa được ghi sổ kế toán hoặc bị ghi trùng trên sổ kế toán, và để xác định chứng từ khi cần tìm

Thứ hai: Chứng từ phải được lập vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt để đảm bảo phản ánh trung thực nhất về bản chất và nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và giúp cho việc ghi sổ kế toán được kịp thời, đúng kỳ

Thứ ba: Chứng từ phải đảm bảo rõ ràng và dễ hiểu

Thứ tư: Chứng từ phải được thiết kế cho nhiều công dụng và thể hiện tối đa mức độ kiểm soát nội bộ, đặc biệt là đối với những chứng từ hướng dẫn, chứng từ

do đơn vị tự thiết kế

Hai là hệ thống sổ sách kế toán: sổ sách kế toán là công cụ để kiểm soát, bảo

vệ tài sản, cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính Có nhiều hình thức sổ

kế toán tương ứng với những trình tự ghi sổ nhất định Do đó, doanh nghiệp cần phải lực chọn cho mình hình thức sổ kế toán phù hợp và tổ chức các sổ kế toán đầy

đủ, hợp lý theo yêu cầu của doanh nghiệp và của các cơ quan nhà nước Ngoài ra, một nguyên tắc cần đảm bảo trong ghi sổ kế toán là việc ghi sổ kế toán phải dựa trên hệ thống chứng từ đầy đủ, hợp lý, hợp lệ, đã được kiểm tra nghiêm ngặt nhằm giảm các rủi ro như ghi sổ sai, phản ánh giá trị không đúng thực tế,…

Ba là hệ thống tài khoản kế toán: trong hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống tài khoản kế toán có tác dụng kiểm soát luồng đi của các thông tin theo các nội dung đã được phân loại Một hệ thống tài khoản được thiết lập hợp lý sẽ đảm bảo mục tiêu kiểm soát: sự phân loại của kiểm soát nội bộ, phản ánh các số liệu theo đúng quy

mô và bản chất của chúng, Hệ thống tài khoản hợp lý hữu ích cho cả kế toán tài chính và kế toán quản trị trong quản lý doanh nghiệp và ra quyết định kinh doanh Việc xây dựng hệ thống tài khoản phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị nhưng phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ và chuẩn mực kế toán chung

Bốn là hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán: cuối quy trình xử lý dữ liệu, các

số liệu trên sổ sách kế toán được tổng hợp thành các chỉ tiêu trên các báo cáo kế toán theo chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành hoặc theo những nguyên tắc của đơn vị Hệ thống báo cáo gồm các báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị Hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán đóng vai trò quan trọng trong kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp.Trong các thành phần trên của hệ thống kế toán, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát: tính có thật,

sự phê chuẩn, tính đầy đủ, sự phân loại, sự đánh giá, tính đúng kỳ, chuyển sổ và tổng hợp chính xác

Một hệ thống thông tin gồm các bộ phận như các bộ phận vật chất hữu hình, phần mềm, con người, thủ tục và dữ liệu Một hệ thống thông tin hiệu quả cần:+ Nhận diện và ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế kịp thời

+ Giải quyết các nghiệp vụ đã bị xử lý sai

+ Xử lý và giải thích hệ thống có thể bỏ qua các kiểm soát

+ Chuyển thông tin từ các hệ thống xử lý nghiệp vụ sang sổ cái

+ Có thông tin phù hợp để lập BCTC cho các sự kiện và nghiệp vụ phát sinh.+ Trình bày các nghiệp vụ và các yếu tố liên quan một cách hợp lý trên BCTCMột đặc điểm quan trọng của hệ thống thông tin là xác minh kiểm toán, nghĩa

là số liệu có thể đối chiếu, xác minh từ chứng từ gốc đến BCTC và ngược lại từ BCTC chi tiết đến chứng từ gốc

Hiện nay, hầu như tất cả các doanh nghiệp đều sử dụng máy tính cho các hoạt động của mình Các phương pháp mà đơn vị áp dụng để xử lý ứng dụng kế toán quan trọng có thể ảnh hưởng đến các hoạt động kiểm soát được thiết kế Việc xử lý máy tính có những đặc điểm khác với xử lý thủ công, ảnh hưởng tới KSNB như: xử

lý đồng nhất các nghiệp vụ có đặc tính giống nhau, phân tách nghiệp vụ giảm xuống, khả năng sai phạm và hậu quả sai phạm có thể lớn hơn, khả năng giám sát quản lý tăng lên

Để bảm bảo các mục tiêu của kiểm soát nội bộ, hệ thống thông tin và truyền thông phải đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ, tin cậy dễ nắm bắt và đúng người có thẩm quyền Một hệ thống thông tin và truyền thông có chất lượng tốt cần đảm bảo:

Thứ nhất: Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền

Thứ hai: Hệ thống thông tin phải đảm bảo có quy trình luân chuyển chứng từ

rõ ràng, hệ thống được thiết kế sao cho có thể đối chiếu, kiểm tra chéo

Thứ ba: Doanh nghiệp có lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu, mỗi nhân viên kế toán có user và password riêng để truy cập, phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận dữ liệu của những người không có thẩm quyền; đảm bảo hình thức của sổ sách và báo cáo.Thứ tư: Doanh nghiệp đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm hoạ, ứng cứu khi có sự cố mất thông tin, số liệu xảy ra như sao lưu

dữ liệu, khoá,…

Thứ năm: Về truyền thông: đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, quy định của đơn vị, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác tới các cấp có thẩm quyền theo quy định và giữa các bộ phận; phổ biến cho các đối tác về các tiêu chuẩn đạo đức của đơn vị, mở rộng truyền thông với bên ngoài; doanh nghiệp thiết lập các kênh thông tin nóng (như đường dây nóng, hộp thư góp ý,…) cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường, có khả năng gây thiệt hại cho doanh nghiệp; theo dõi sự phản hồi thông tin, xem xét, giải quyết những kiến nghị của nhân viên để cải tiến hoạt động

Để có một hệ thống thông tin và truyền thông tốt, đảm bảo các mục tiêu, vai trò của kiểm soát nội bộ cần có sự hậu thuẫn mạnh mẽ của người quản lý, có chiến lược dài hạn về rà soát, phát triển hệ thống thông tin.

2.1.3.4 Các hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể

Hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp được coi là lý tưởng khi: được thiết kế một cách cẩn thận, hoạt động có hiệu quả và được cập nhật thường xuyên Để thiết lập các hoạt động kiểm soát tốt những rủi ro đang cần được giải quyết cần có sự hiểu biết chắc chắn về quá trình kinh doanh, những nét đặc thù về cơ cấu tổ chức và hoạt động kinh doanh của đơn vị và phải có sự tham gia của tất cả các nhân viên trực tiếp tham gia vào quá trình kinh doanh

Các hoạt động kiểm soát gồm các chính sách và thủ tục liên quan đến: soát xét thực hiện, xử lý thông tin, kiểm soát vật chất, phân tách trách nhiệm

Chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt nếu:

Thứ nhất: Doanh nghiệp đã đề ra các tiêu chí, định mức, dự toán là cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động Định kỳ, doanh nghiệp có hệ thống báo cáo tổng hợp kết quả đạt được, đối chiếu với định mức, dự toán để điều chỉnh, bổ sung kịp thời các hoạt động kiểm soát nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra

Thứ hai: Doanh nghiệp đã ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền hay được uỷ quyền phê duyệt toàn bộ hoặc một vấn đề nào đó hoặc một mức giá trị nào đó và mức xử phạt đối với những trường hợp ký phê duyệt không đúng thẩm quyền và những nhân viên tiếp tay cho việc thực hiện những hoạt động chưa được phê duyệt đúng thẩm quyền đó Tất cả các nghiệp vụ hoạt động đều phải được phê duyệt bởi các cấp có thẩm quyền

Thứ ba: Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ của các cá nhân được quy định rõ ràng và đầy đủ, đảm bảo sự độc lập giữa một số chức năng, không cho phép một cá nhân, một bộ phận thực hiện toàn bộ các khâu của một nghiệp vụ, không cho phép kiêm nhiệm giữa một số chức năng của doanh nghiệp như thủ kho với kế toán vật

tư, người phê duyệt và người thực hiện một nghiệp vụ, người giám sát hoạt động và người thực hiện hoạt động,…

Thứ tư: Doanh nghiệp lưu giữ các chứng từ ghi lại các hoạt động dưới dạng văn bản, tạo cơ sở để giám sát việc thực hiện, xác định các đối tượng có trách nhiệm về các sai phạm xảy ra

Thứ năm: Doanh nghiệp có biểu mẫu chứng từ đầy đủ, được đánh số trước, liên tục, giao cho từng bộ phận, cá nhân quản lý chặt chẽ các chứng từ đã sử dụng và chưa

sử dụng; chứng từ được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được lưu chuyển một cách khoa học Hệ thống sổ sách được thiết kế theo đúng quy định của nhà nước và yêu cầu kiểm soát của công ty, ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác Ban hành văn bản quy định về việc bảo quản và lưu trữ chứng từ một cách chặt chẽ, hạn chế sự tiếp cận của những người không có thẩm quyền

Thứ sáu: Có sự kiểm tra độc lập đối với việc thực hiện các nghiệp vụ, việc kiểm tra phải xác định được chúng có đầy đủ hay không, có hiệu quả không, nghiệp

vụ đã được phê duyệt đúng hay chưa,…

Thứ bảy: Thực hiện kiểm kê tài sản định kỳ, đột xuất, xác định đúng giá trị, quyền đối với tài sản Hạn chế người không có thẩm quyền tiếp cận tài sản, thông tin bằng cách sử dụng những biện pháp kiểm soát vật chất phù hợp với từng loại tài sản như kho có khoá, két sắt, bảo vệ,…

Tóm lại, các hoạt động kiểm soát là cần thiết để giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp và để đảm bảo các giải pháp ứng phó rủi ro được doanh nghiệp lựa chọn là đúng cách và kịp thời Các hoạt động này được thiết lập và thực hiện tuỳ thuộc vào đặc điểm, điều kiện hoạt động kinh doanh, nguồn lực của từng đơn vị

2.1.3.5 Giám sát

Giám sát các kiểm soát là quá trình đánh giá tính hiệu quả của hệ thống KSNB, trợ giúp xem xét hệ thống KSNB có được vận hành một cách trơn chu, hiệu quả Giám sát liên quan tới việc đánh giá thiết kế và vận hành kiểm soát và sửa chữa, điều chỉnh nếu cần Hoạt động giám sát cần được thực hiện ở cả ba giai đoạn: giám sát việc nhập dữ liệu, giám sát quá trình xử lý dữ liệu và giám sát thông tin

đầu ra Hoạt động giám sát thường xuyên diễn ra thông qua việc đánh giá khả năng tiếp nhận thông tin, đánh giá chất lượng hệ thống kế toán trách nhiệm, yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo, thông tin phản hồi thông qua đường dây nóng Bên cạnh đó, để hoạt động giám sát có hiệu quả cần có sự đánh giá độc lập đối với hoạt động kiểm soát thông qua một uỷ ban kiểm soát Trong nhiều đơn vị, kiểm toán viên nội bộ có vai trò quan trọng trong quá trình giám sát.

Kiểm toán nội bộ là một bộ phận của KSNB, hoạt động độc lập và ở mức kiểm soát cao, với chức năng giám sát, kiểm tra và đánh giá một cách thường xuyên tính hợp lý và hiệu quả của kiểm soát nội bộ Kiểm toán nội bộ cũng có thể tư vấn, đánh giá chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp và nhận diện các rủi ro có liên quan Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ có thể hoạt động hiệu quả nếu được

tổ chức và đảm bảo sự độc lập với tất cả các bộ phận khác trong đơn vị, được giao quyền hạn đầy đủ theo chức năng; kiểm toán viên nội bộ phải có các kỹ năng, trình

độ, kinh nghiệm, chính trực, khách quan và báo cáo, trao đổi trực tiếp với hội đồng quản trị, uỷ ban kiểm toán và kiểm toán viên bên ngoài Kiểm toán nội bộ phải tuân thủ các chuẩn mực, quy định của nhà nước và quốc tế

Hệ thống giám sát của doanh nghiệp cần được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục Hệ thống giám sát là hiệu quả nếu doanh nghiệp có một bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động hiệu quả; kiểm toán nội bộ nên thực hiện kiểm toán theo cách tiếp cận rủi ro, nhận diện, đánh giá và đề xuất các hoạt động kiểm soát hiệu lực đối với rủi ro; doanh nghiệp có hệ thống báo cáo thường xuyên và định kỳ cho phép phát hiện các sai lệch so với định mức, dự toán, khi phát hiện ra sai lệch thì doanh nghiệp đã triển khai các biện pháp điều chỉnh thích hợp; những khiếm khuyết của

hệ thống kiểm soát nội bộ được phát hiện, báo cáo với người có thẩm quyền và đã

có những sự điều chỉnh kịp thời; mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, các hành vi vi phạm nội quy, quy định của doanh nghiệp cũng như quy định của pháp luật hiện hành có khả năng làm giảm uy tín của pháp luật và gây thiệt hại cho doanh nghiệp được báo cáo ngay cho các nhà quản trị để có biện pháp xử lý kịp thời

Tóm lại, trên cơ sở 5 thành phần trên, dựa trên những điều kiện hoạt động kinh

doanh thực tế, các đơn vị cần thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đơn vị mình Để xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả là công việc không dễ dàng, cần sự quan tâm đầu tư thực sự từ các nhà quản trị doanh nghiệp.

2.2 Những nguyên tắc và thủ tục kiểm soát nội bộ cơ bản trong doanh nghiệp

2.2.1 Những nguyên tắc trong thiết kế kiểm soát nội bộ:

Để hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh, phát huy hiệu quả, khi thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ cần phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

a Nguyên tắc chung

Các nguyên tắc chung đảm bảo thiết lập kiểm soát nội bộ có hiệu quả gồm: Một là: Nguyên tắc tập trung: việc quyết định các vấn đề quan trọng của doanh nghiệp là do ban quản trị doanh nghiệp quyết định, do đó nhà quản trị phải xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ tập trung vào các mục tiêu chung của doanh nghiệp, việc kiểm soát cuối cùng, những vấn đề quan trọng, sai sót, gian lận, các báo cáo kiểm soát nội bộ phải do các nhà quản trị cấp cao quyết định, xem xét Kiểm soát nội bộ phải được thiết kế và vận hành một cách thống nhất, theo một hệ thống khoa học để tránh thất thoát, lãng phí, đảm bảo phát huy hiệu quả tối đa Sự tập trung thể hiện ở 2 khía cạnh: thứ nhất là sự thống nhất về tư tưởng và hành động của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp hướng vào thực hiện mục tiêu chung xuất phát từ những chính sách kiểm soát chung, những thủ tục và những quyết định phối hợp, liên kết thông tin kiểm soát, thống nhất hoạt động, tránh sự thất thoát, lãng phí; thứ hai là sự kiểm soát diễn ra từ trên xuống dưới, cấp trên kiểm soát cấp dưới, đảm bảo sự kiểm soát không bị chồng chéo mà thông suốt, các cấp lãnh đạo được giao đầy đủ quyền lực trong phạm vi các vấn đề do mình kiểm soát, nhân viên cấp dưới phải thực hiện theo các quyết định của lãnh đạo cấp trên Để đảm bảo nguyên tắc tập trung trước hết các văn bản, quy định, quy chế, chiến lược, kế hoạch của doanh nghiệp phải được ban hành rõ ràng, thống nhất trong toàn doanh nghiệp Tuy nhiên, cần tránh thiết kế kiểm soát nội bộ quá tập trung, tạo điều kiện cho sự

lạm quyền trong kiểm soát công ty.

Hai là: Nguyên tắc toàn diện Theo nguyên tắc toàn diện, kiểm soát nội bộ hiệu quả đòi hỏi phải bao quát toàn bộ các mặt, các mối liên hệ, các hoạt động, con người trong doanh nghiệp, các thông tin về ngành kinh doanh, về sự tuân thủ, tình hình hoạt động, tình hình tài chính của doanh nghiệp Một hệ thống kiểm soát nội

bộ hiệu quả đòi hỏi phải nhận biết và đánh giá đầy đủ, liên tục tất cả các rủi ro trong hoạt động của doanh nghiệp, kể cả các rủi ro tiềm ẩn Trên cơ sở đó, nhận diện các rủi ro đối với doanh nghiệp, các vấn đề trọng tâm để thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp, tăng cường kiểm soát đối với các hoạt động có rủi ro cao Các rủi

ro của doanh nghiệp phải được đánh giá trong mối liên hệ giữa các chu trình nghiệp

vụ, các bộ phận có liên quan, đánh giá toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp một cách có hệ thống, để tránh bỏ qua những rủi ro nếu đánh giá riêng thì không nghiêm trọng nhưng nếu đánh giá chung trong mối liên hệ với các bộ phận khác thì lại là rủi

ro có mức độ ảnh hưởng lớn đến hoạt động của doanh nghiệp

Để đạt được hiệu quả, hoạt động kiểm soát nội bộ phải là một phần không tách rời các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp và phải vận hành liên tục Kiểm soát nội bộ phải được thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ, trên tất cả các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, áp dụng đa dạng các thủ tục kiểm soát theo từng mục tiêu, rủi ro để đảm bảo hiệu lực của hệ thống kiểm soát, đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp Kiểm soát toàn bộ quy trình từ thông tin đầu ra, xử lý thông tin, dữ liệu đến thông tin đầu ra Hiệu quả và hiệu lực của kiểm soát nội bộ sẽ không đạt được nếu doanh nghiệp chỉ chú trọng đến một hoạt động, một bộ phận, chu trình nào đó

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần tập huấn, phổ biến để bất kỳ nhân viên nào cũng hiểu được tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát nội bộ, hiểu được vai trò, chức năng của mình trong hệ thống kiểm soát nội bộ, phải thực hiện đầy đủ, hiệu quả các quy trình, quy định kiểm soát nội bộ liên quan, nhận diện được các vấn đề phát sinh, rủi ro có nguy cơ xảy ra

Ba là: Nguyên tắc “4 mắt” hay nguyên tắc kiểm soát kép Nguyên tắc này yêu cầu trong việc phân công công việc tại doanh nghiệp, bất kỳ hoạt động nghiệp vụ nào cũng phải có ít nhất hai người cùng tiến hành: một thực hiện và một phê duyệt, kiểm tra đối với một công việc nhằm đảm bảo an toàn tài sản và hiệu quả công tác Nếu để một cá nhân nào có thể thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể thì rủi ro rất dễ xảy ra Doanh nghiệp cần duy trì và tăng cường việc kiểm soát chéo giữa các cá nhân, các bộ phận trong tất cả các hoạt động của doanh nghiệp, việc kiểm soát phải đảm bảo được tính khách quan và độc lập.

Bốn là: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm Theo nguyên tắc này, trách nhiệm

và công việc trong đơn vị cần được phân chia cụ thể và giao nhiệm vụ rõ ràng cho tất cả mọi người trong đơn vị, không để một số người phải làm quá nhiều việc trong khi một số khác lại không có việc làm Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thì dễ phát hiện do

có sự kiểm tra chéo, mọi người trong doanh nghiệp không những hiểu được nhiệm

vụ, trách nhiệm của mình mà còn hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của nhau để cùng phối hợp và kiểm soát lẫn nhau để đạt mục tiêu chung của doanh nghiệp Trong phân công, phân nhiệm cần tránh quá tập trung trách nhiệm vào một người, bộ phận

sẽ dẫn tới lạm quyền, mặt khác cần tránh quá phân tán có thể dẫn tới các quyết định được đưa ra không đáp ứng được yêu cầu kịp thời, chính xác, không rõ ràng, khó kiểm soát

Năm là: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm yêu cầu: không để một cá nhân nắm tất cả các khâu của một nghiệp vụ: xét duyệt, thực hiện, bảo quản tài sản và ghi chép sổ sách kế toán; không cho phép kiêm nhiệm giữa một số chức năng để một người không thể che giấu sai sót trong khi thực hiện nhiệm vụ Về mặt lý tưởng, 4 giai đoạn của một nghiệp vụ phải tách biệt với nhau Tuy nhiên, trên thực tế để thuận tiện và hiệu quả, giai đoạn phê chuẩn và giai đoạn thực hiện có thể kết hợp được với nhau, còn các giai đoạn thực hiện, bảo quản và ghi chép thì phải tách biệt để đảm bảo không ai được đặt trong vị trí biển thủ tài sản hay ghi chép sai nghiệp vụ mà không bị phát hiện Việc

kiêm nhiệm các chức năng có thể gây rủi ro cho doanh nghiệp như: khi nhân viên thu tiền kiêm nhiệm theo dõi sổ sách kế toán về công nợ phải thu có thể dẫn tới rủi ro nhân viên lấy tiền sau đó che dấu bằng cách ghi xoá sổ khoản nợ phải thu, hoặc bù đắp khoản thu của khách hàng khác; nếu nhân viên mua nguyên vật kiêm nhiệm sử dụng vật liệu cho sản xuất có thể dẫn tới rủi ro không mua hàng nhưng vẫn thanh toán tiền hàng và ghi nhận chi phí sản xuất không có thực; thủ kho kiêm nhiệm kế toán vật tư có thể dẫn tới rủi ro bán tài sản thu lợi, điều chỉnh sổ sách …

Năm là: Nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn

Để thoả mãn các mục tiêu kiểm soát nội bộ thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn Uỷ quyền là việc người quản lý uỷ quyền cho cấp dưới được quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định Quá trình uỷ quyền được tiếp tục thực hiện xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn nhưng không làm mất tính tập trung của đơn

vị Có 2 loại uỷ quyền là uỷ quyền nhiệm kỳ hay phân quyền và uỷ quyền từng lần

Uỷ quyền nhiệm kỳ hay phân quyền: là việc quản lý uỷ quyền cho nhân viên xử lý các giao dịch thường xuyên mà không cần đến sự chấp thuận đặc biệt Doanh nghiệp cần có sự phân quyền rõ ràng, không chồng chéo Uỷ quyền từng lần như cấp trên đi vắng uỷ quyền cho cấp dưới giải quyết những vấn đề phát sinh trong phạm vi nhất định

Còn phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi, quyền hạn được giao như phó giám đốc được quyền phê chuẩn các quyết định có giá trị dưới 300 triệu đồng Sự phê chuẩn có thể chung chung cho nhiều giao dịch và sự kiện thông qua việc ban lãnh đạo xây dựng chính sách để cấp dưới và nhân viên của doanh nghiệp thực thi trong phạm vi giới hạn của chính sách

đó Phê chuẩn cụ thể được thực hiện đối với từng nghiệp vụ riêng biệt

Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn yêu cầu tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được cấp có thẩm quyền phê chuẩn

Sáu là: Nguyên tắc khách quan Nguyên tắc này yêu cầu KSNB phải được thực hiện khách quan, công bằng không thiên vị, có như vậy kiểm KSNB mới có

hiệu quả và hiệu lực.

b Nguyên tắc cân nhắc lợi ích- chi phí:

Một trong những nguyên tắc quan trọng trong thiết kế hệ thống KSNB và các thủ tục kiểm soát là nguyên tắc cân nhắc lợi ích và chi phí Theo nguyên tắc này, yêu cầu đối với nhà quản trị trong thiết kế và vận hành hệ thống KSNB là những chi phí cho kiểm soát phải hiệu quả, tức là phải ít hơn tổn thất do các sai phạm gây ra, ít hơn lợi ích mà các hoạt động kiểm soát mang lại Khi thiết kế và thực hiện KSNB,

có một thực tế là không phải lúc nào chi phí cũng nhỏ hơn lợi ích mà các hoạt động

đó mang lại Ví dụ như để kiểm soát việc nhân viên lấy trộm tài sản của doanh nghiệp mang ra ngoài, các nhà quản trị có thể lắp đặt thêm thiết bị phát hiện hoặc thuê thêm nhân viên kiểm soát, tuy nhiên, chi phí cho việc lắp đặt thêm thiết bi hoặc thuê thêm nhân viên có thể lớn hơn những tổn thất do việc lấy trộm gây ra Trong trường hợp chi phí lớn hơn lợi ích mà các hoạt động kiểm soát mang lại, nhà quản trị có thể không chấp nhận với bất kỳ phương án kiểm soát nào, nghĩa là nhà quả trị chấp nhận tổn thất, rủi ro Thực tế cho thấy, chi phí để thiết kế và vận hành thủ tục kiểm soát có thể xác định một cách rõ ràng, còn lợi ích của các thủ tục kiểm soát thường khó xác định và thường bị ước tính thấp do nhà quản trị không đánh giá được hết tác dụng ngăn chặn của thủ tục kiểm soát Vì vậy mà các thủ tục kiểm soát thường không đầy đủ Khi tổ chức và vận hành hệ thống KSNB, nhà quản trị cần cân nhắc vấn đề lợi ích và chi phí của mỗi hoạt động, mỗi chốt kiểm soát trong cả ngắn hạn và dài hạn, đảm bảo đạt được mục tiêu của KSNB là ngăn ngừa, phát hiện sai phạm, bảo vệ thông tin, tài sản của doanh nghiệp

c Các nguyên tắc thiết lập các thủ tục kiểm soát:

Khi thiết lập các thủ tục kiểm soát cần đảm bảo tuân thủ nguyên tắc có thể kiểm soát được Nguyên tắc này yêu cầu các hoạt động, rủi ro trong doanh nghiệp thường đa dạng và rất phức tạp Có những rủi ro doanh nghiệp có thể tác động để hạn chế và ngăn chặn, nhưng cũng có những rủi ro nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp Do đó, khi thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát, doanh nghiệp cần xác định rõ tầm kiểm soát của mình để xây dựng kiểm soát nội bộ tập trung vào những rủi ro doanh nghiệp có khả năng kiểm soát được, đặc biệt là những rủi ro có

mức độ ảnh hưởng lớn Đối với chi phí, doanh nghiệp xây dựng đối với những chi phí mà doanh nghiệp có thể kiểm soát được, nhà quản lý có trách nhiệm kiểm soát đối với những chi phí bị ảnh hưởng bởi quyết định của họ.

Ngoài ra, để thiết lập các thủ tục kiểm soát, ban quản trị doanh nghiệp cần quan tâm đến các nguyên tắc như chứng từ và sổ sách đầy đủ; bảo vệ các tài sản vật chất, sổ sách, thông tin; phân tích rà soát lại và không ngừng cải tiến để nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ, sử dụng một hoặc kết hợp các thủ tục kiểm soát thích hợp với doanh nghiệp,…

2.2.2 Những thủ tục kiểm soát nội bộ cơ bản trong doanh nghiệp:

Các chính sách và thủ tục kiểm soát được phân loại thành nhóm liên quan đến: soát xét thực hiện, xử lý thông tin, kiểm soát vật chất và phân tách nhiệm vụ

a, Soát xét thực hiện là việc kiểm tra các hoạt động riêng lẻ do những nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động đó tiến hành Là một yếu tố quan trọng trong các hoạt động kiểm soát, soát xét thực hiện giúp đảm bảo sự tin cậy trong các thông tin kế toán và sự hiệu quả của các hoạt động của doanh nghiệp Ví dụ về hoạt động soát xét thực hiện thường được sử dụng là: so sánh, đối chiếu giữa kết quả thực hiện với dự toán, kế hoạch, với kỳ trước và tìm hiểu nguyên nhân của những chênh lệch để đề ra những giải pháp kịp thời như chi phí tăng có thể do những nguyên nhân: nếu do sử dụng vượt định mức thì cần có quy định thưởng, phạt cụ thể; nếu do máy móc hỏng thì phải sửa chữa kịp thời; nếu do ghi chép sai thì cần điều chỉnh ngay, nếu do mua vật liệu giá cao thì cần xem lại chính sách mua hàng,

…; phân tích quan hệ giữa dữ liệu tài chính và dữ liệu phi tài chính

b, Các hoạt động kiểm soát xử lý thông tin Các hoạt động này được chia thành

2 nhóm: Kiểm soát ứng dụng được áp dụng với việc xử lý từng ứng dụng như phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng,… Và kiểm soát công nghệ thông tin là các chính sách và thủ tục áp dụng chung cho nhiều ứng dụng như thiết lập một hệ thống thông tin liên kết giữa các bộ phận Các chính sách và thủ tục liên quan đến hoạt động kiểm soát xử lý thông tin gồm:

Một là: Uỷ quyền và phê duyệt Hoạt động kiểm soát uỷ quyền và phê duyệt yêu cầu tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được cấp có thẩm quyền phê