Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại công ty cổ phần giày bình định

Trong hoạt động của doanh nghiệp, kiểm soát nội bộ góp phần tăng cường tính hiệu quả của hoạt động doanh nghiệp, giảm thiểu rủi ro mất tài sản và góp phần làm tăng thêm mức độ tin cậy củ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu do tôi tự thực hiện Mọi kết quả trình bày trong luận văn là trung thực và chưa được ai công bố trong bất cứ một công trình nào khác

Tác giả luận văn

Trần Thị Tuyền

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực hiện luận văn này, em đã nhận được sự giúp

đỡ, góp ý tận tình của thầy giáo GS.TS Trương Bá Thanh, cùng các anh chị trong Công ty CP Giày Bình Định Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC SƠ ĐỒ

MỞ ĐẦU i

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tổng quan các đề tài nghiên cứu có liên quan 1

3 Mục tiêu nghiên cứu 2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Kết cấu của đề tài 3

CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 4

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 4

1.1.1 Khái quát về kiểm soát nội bộ 4

1.1.1.1 Khái niệm 4

1.1.1.2 Bản chất 5

1.1.1.3 Chức năng của kiểm soát nội bộ 5

1.1.1.4 Mục tiêu của kiểm soát nộibộ 6

1.1.2 Các yếu tố cấu thành nên kiểm soát nội bộ 7

1.1.2.1 Môi trường kiểm soát 7

1.1.2.2 Hệ thống thông tin kế toán 9

1.1.2.3 Thủ tục kiểm soát 10

1.1.2.4 Đánh giá rủi ro 14

1.1.2.5 Kiểm toán nội bộ 15

1.1.3 Hạn chế của kiểm soát nội bộ 15

1.2 CHU TRÌNH BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 15

1.2.1 Nội dung và đặc điểm của chu trình bán hàng 15

1.2.1.1 Nội dung và đặc điểm chu trình bán hàng 15

1.2.1.2 Phương thức tiêu thụ và thanh toán 16

1.2.1.3 Chứng từ sổ sách liên quan kế toán liên quan đến chu trình bán hàng 16

1.2.1.4 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền 16

1.2.2 Nguyên tắc ghi nhận và đo lường doanh thu bán hàng 17

1.2.3 Các rủi ro trong ghi nhận và đo lường doanh thu bán hàng 18

1.3 NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 18

1.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng 18

1.3.2 Tổ chức thông tin và truyền thông phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng 19

1.3.2.1 Thông tin 19

1.3.2.2 Truyền thông 21

1.3.3 Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng 22

1.3.3.1 Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng của người mua 22

1.3.3.2 Kiểm soát xét duyệt bán chịu 22

1.3.3.3 Kiểm soát xuất kho chuyển giao hàng hóa 23

1.3.3.4 Kiểm soát quá trình lập hóa đơn bán hàng 23

1.3.3.5 Kiểm soát ghi sổ nghiệp vụ và theo dõi thanh toán 23

1.3.3.6 Thẩm định và xóa sổ khoản nợ phải thu không thu được 24

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 26

CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIÀY BÌNH ĐỊNH 27

2.1 TỔNG QUAN VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA

CÔNG TY CỔ PHẦN GIÀY BÌNH ĐỊNH 27

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 27

2.1.2 Chức năng hoạt động sản xuất của Công ty 31

2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty 34

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán của Công ty 37

2.1.5 Đặc điểm doanh thu và hoạt động thu tiền bán hàng của Công ty 39

2.1.5.1 Đặc điểm môi trường kinh doanh 39

2.1.5.2 Phương thức tiêu thụ 40

2.1.5.3 Phương thức thanh toán 41

2.2 GIỚI THIỆU VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIÀY BÌNH ĐỊNH 42

2.2.1 Môi trường kiểm soát 42

2.2.1.1 Nhân tố bên trong 42

2.2.1.2 Nhân tố bên ngoài 44

2.2.2 Các quy định, quy chế tại Công ty 44

2.2.3 Đặc điểm công tác kế toán 45

2.2.3.1 Tổ chức chứng từ tại Công ty 45

2.2.3.2 Hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính 46

2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ THU TIỀN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIÀY BÌNH ĐỊNH 47

2.3.1 Đối với nghiệp vụ bán hàng 47

2.3.1.1 Mục tiêu kiểm soát 47

2.3.1.2 Thủ tục kiểm soát kế toán tại Công ty 49

2.3.2 Thủ tục kiểm soát vật chất 63

2.3.3 Đối với nghiệp vụ thu tiền 65

2.3.2.1 Mục tiêu kiểm soát 65

2.3.2.2 Kiểm soát kế toán 65

2.3.4 Kiểm soát vật chất 71

2.3.5 Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và thu tiền bán hàng tại Công ty 72

2.3.5.1 Những kết quả đạt được trong công tác kiểm soát nội bộ doanh thu và thu tiền bán hàng tại Công ty 72

2.3.5.2 Những hạn chế và rủi ro trong công tác kiểm soát nội bộ doanh thu và thu tiền bán hàng tại Công ty 76

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 79

CHƯƠNG 3:GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIÀY BÌNH ĐỊNH 80

3.1 CĂN CỨ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIÀY BÌNH ĐỊNH 80

3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIÀY BÌNH ĐỊNH 82

3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát và công tác kế toán 82

3.2.1.1 Hoàn thiện phân cấp quản lý 82

3.2.1.2 Hoàn thiện chính sách nhân sự 83

3.2.1.3 Hoàn thiện công tác lập kế hoạch 84

3.2.1.4 Hoàn thiện tổ chức hệ thống kế toán 86

3.2.1.5 Hoàn thiện trình tự luân chuyển chứng từ 86

3.2.1.6 Hoàn thiện hệ thống báo cáo 87

3.2.2 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng 87

3.2.2.1 Hoàn thiện thủ tục xét duyệt bán chịu và lập hóa đơn 87

3.2.2.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát doanh thu bán hàng 88

3.2.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nợ phải thu khách hàng 89

3.2.2.4 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát doanh thu bán hàng bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng 92

3.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG 97

3.3.1 Kiến nghị với cấp trên Công ty Cổ phần Giày Bình Định 97

3.3.2 Kiến nghị với các doanh nghiệp sản xuất hàng tiêu dùng 97

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 98

KẾT LUẬN CHUNG 99 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN THẠC SĨ ( Bản sao)

DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1: Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán trong KSNB 10 Bảng 2.1: Một số chỉ tiêu thể hiện kết quả qua các năm 2014 - 2016 31 Bảng 2.2: Bảng báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng của Công ty CP Giày Bình Định 55 Bảng 2.3: Bảng báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng của Công ty CP Giày Bình Định 56

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ 7

Sơ đồ 1.2: Khái quát về kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền 25

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty 36

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty 37

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ kiểm soát quy trình bán hàng cho các đại lý, nhà phân phối 49

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ kiểm soát quy trình bán lẻ 59

Sơ đồ 2.5: Sơ đồ quy trình bán hàng xuất khẩu 61

Sơ đồ 2.6: Sơ đồ kiểm soát quy trình thu tiền qua ngân hàng 67

Sơ đồ 3.1:Sơ đồ quy trình thẩm định khách hàng 90

Sơ đồ 3.2: Sơ đồ quy trình kiểm soát doanh thu bán hàng bằng tiền mặt 94

Sơ đồ 3.3: Sơ đồ quy trình kiểm soát doanh thu thanh toán qua ngân hàng 96

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hiện nay, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt và gay gắt trên thị trường Để thành công trong lĩnh vực kinh doanh ngoài chiến lược kinh doanh hiệu quả, đội ngũ quản lý tốt… các doanh nghiệp còn phải hoàn thành tốt công tác kiểm tra, kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro, sai sót làm ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh và phát triển doanh nghiệp

Trong hoạt động của doanh nghiệp, kiểm soát nội bộ góp phần tăng cường tính hiệu quả của hoạt động doanh nghiệp, giảm thiểu rủi ro mất tài sản và góp phần làm tăng thêm mức độ tin cậy của các báo cáo tài chính cũng như công tác tuân thủ các quy định của pháp luật

Công ty Cổ phần Giày Bình Định là doanh nghiệp Cổ phần, hạch toán độc lập Hiện nay mức độ cạnh tranh về sản phẩm của Công ty trên thị trường trong nước và thế giới ngày càng tăng với sự xuất hiện của rất nhiều Công ty sản xuất khác ở thị trường trong nước và hàng nhập khẩu từ các nước Do đó, để có thể đứng vững trong môi trường cạnh tranh, các doanh nghiệp không những phải tự lực vươn lên trong quá trình sản xuất kinh doanh mà còn đòi hỏi phải hoàn thiện và tăng cường kiểm tra, kiểm soát để hạn chế những sai sót gian lận có thể xảy ra và đề ra những phương hướng, mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Xuất phát từ những yêu cầu cấp thiết trên, tôi chọn đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại Công ty Cổ phần Giày Bình Định” làm đề tài nghiên cứu luận văn thạc sĩ

2 Tổng quan các đề tài nghiên cứu có liên quan

Đề tài: Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại Công ty

Cổ phần Giày Bình Định là đề tài mang tính thực tiễn cao trong thời kì

hiện nay, phù hợp với nhu cầu hiện tại đáp ứng mục tiêu phát triển toàn diện cho đất nước Trong quá trình tìm hiểu, tôi nhận thấy các tài liệu sau

có thể tham khảo: Đề tài: "Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Cao su Đà Nẵng” và các tài liệu, giáo trình tham khảo có liên quan đến việc kiểm soát doanh thu và thu tiền bán hàng trong các loại hình doanh nghiệp

3 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu thực trạng tình hình KSNB chu trình bán hàng tại Công ty Cổ phần Giày Bình Định và nêu ra những mặt còn yếu kém, thiếu sót trong kiểm soát nội bộ về hoạt động này tại Công ty Từ đó, đề xuất các giải pháp tăng cường hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại Công ty Cổ phần Giày Bình Định

Để thực hiện hóa mục tiêu nghiên cứu đề tài, nhiệm vụ nghiên cứu luận văn đặt ra là:

 Làm rõ cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ

 Phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng của Công

ty để chỉ ra những mặt đạt được, những hạn chế và nguyên nhân chủ yếu

 Đề xuất các giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng của Công ty phù hợp với bối cảnh hiện nay

4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu

Tập trung nghiên cứu những vấn đề lý luận, phân tích kiểm soát nội

bộ chu trình bán hàng của Công ty Cổ phần Giày Bình Định

5 Phương pháp nghiên cứu

Sử dụng phương pháp duy vật biện chứng kết hợp với phương pháp thống kê, so sánh, phân tích, tổng hợp dựa trên phương pháp thu thập số liệu được lấy từ các báo cáo, bản công bố thông tin, từ cơ quan thống kê, tạp chí và được xử lý

Các phương pháp cụ thể được sử dụng như: quan sát, thu thập, xử lý

số liệu, so sánh nhằm làm rõ thực trạng doanh thu và thu tiền bán hàng tại Công ty

6 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được kết cấu thành 3 chương như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại Công

ty Cổ phần Giày Bình Định

Chương 3: Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại Công ty Cổ phần Giày Bình Định

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH

BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái quát về kiểm soát nội bộ

1.1.1.1 Khái niệm

Trong mọi đơn vị thì kiểm tra, kiểm soát luôn là chức năng quan trọng của quản lý Chính vì vậy khi tổ chức hoạt động cho đơn vị, bên cạnh những sắp xếp về nhân sự, cơ sở vật chất thì những biện pháp kiểm soát luôn được các nhà quản lý quan tâm nhằm giảm thiểu rủi ro trong hoạt động Hiện nay có rất nhiều quan điểm về kiểm soát nội bộ song có thể nhắc đến một số quan điểmsau:

- Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): Kiểm soát

nội bộ là các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơnvị

- Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 400 (ISA 400): Kiểm soát

nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban Giám đốc của đơn

vị thiết lập nhằm bảo đảm việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn

- Theo Ủy ban các nhà tài trợ COSO (Committee of Sponsoring

Organization): Kiểm soát nội bộ là quy trình được áp dụng bởi Hội đồng

quản trị, nhà quản lý và các cá nhân khác, được thiết lập để đem lại sự bảo đảm tương đối nhằm thực hiện các mục tiêu sau:

 Bảo vệ tài sản

 Hiệu lực và hiệu quả quản lý

 Tính chất đáng tin cậy của báo cáo tàichính

 Sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành

- Theo liên đoàn quốc tế (IFAC) kiểm soát nội bộ là một hệ thống

chính sách, thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau:

 Bảo vệ tài sản của đơn vị, ngăn ngừa và phát hiện các hành vi lãng phí, gian lận hoặc sử dụng tài sản kém hiệuquả

 Cung cấp thông tin kế toán chính xác và đáng tin cậy

 Đánh giá hiệu quả hoạt động của đơnvị

 Đánh giá việc chấp hành các chính sách, quy định của đơnvị

Như vậy KSNB là một quá trình bao gồm nhiều hoạt động, liên tục hiện diện ở mọi nơi trong tổ chức và liên kết chặt chẽ với nhau trong một thể thống nhất Nó bao gồm toàn bộ các hoạt động, chính sách và các thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm điều hành các hoạt động của đơn vị có hiệu quả, đồng thời ngăn ngừa và phát hiện các sai phạm trong đơn vị KSNB không chỉ giới hạn ở chức năng tài chính và kế toán mà còn kiểm soát các chức năng khác như hành chính, quản lý sản xuất

1.1.1.2.Bản chất

Bản chất của kiểm soát nội bộ được hiểu là việc lập kế hoạch và xây dựng các mục tiêu có liên quan trong đơn vị, để thực hiện được điều đó thì phải đề ra những biện pháp và hành động phụ trợ thực hiện kế hoạch nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra

1.1.1.3.Chức năng của kiểm soát nội bộ

Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệu quả Từ đó, phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh

để đề ra các giải pháp

Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của việc thực thi các chế độ và quyết định đó

Ngăn chặn, phát hiện, xử lý kịp thời các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phận của doanhnghiệp

Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp

vụ kinh tế và hoạt động kinh doanh xảy ra

Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ, tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan và đảm bảo độ tin cậy của các thông tin phục vụ quản lý và báo cáo tài chính cho các đối tượng bên ngoài

Bảo vệ tài sản và thông tin của đơn vị không bị mất mát, lãng phí, lạm dụng và sử dụng sai mục đích

1.1.1.4.Mục tiêu của kiểm soát nộibộ

 Bảo vệ tài sản của đơn vị;

 Bảo đảm độ tin cậy các thông tin;

 Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý;

 Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý

1.1.2 Các yếu tố cấu thành nên kiểm soát nội bộ

Sơ đồ 1.1: Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ

1.1.2.1 Môi trường kiểm soát

Một trong những yếu tố quan trọng cấu thành nên kiểm soát nội bộ chính là môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ

Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ, nhận thức cũng như hành động của các nhà quản

lý Vì vậy khi các hoạt động kiểm tra, kiểm soát được các nhà quản lý coi trọng thì các quy chế về kiểm soát nội bộ sẽ được vận hành một cách có

hiệu quả bới các thành viên trong đơn vị

Đặc thù quản lý: Đặc thù quản lý là những quan điểm khác nhau

trong điều hành hoạt động kinh doanh của các nhà quản lý Các quan điểm

đó ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, cách tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp Bởi vì chính các nhà quản lý này sẽ phê chuẩn

HỆTHỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

MÔI

TRƯỜNG

KIỂM

ĐÁNH GIÁ RỦI

RO

HỆ THỐNG THÔNG TIN

KT

HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT

HỆ THỐNG GIÁM SÁT

Đặc thù quản lý

Cơ cấu tổ chức

Chính sách nhân sự

Công tác kế hoạch

Ban kiểm soát

Yếu tố bên ngoài

Chứng từ kế

Sổ sách kê toán Báo cáo kê toán

- Phê duyệt, ủy quyền

- Phân công, phân nhiệm

Mục tiêu kiểm soát:

các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh lành mạnh, luôn tuân thủ nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh, coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính và có những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh sẽ làm cho môi trường kiểm soát lành mạnh, ngược lại thì kiểm soát nội bộ sẽ

không được vận hành một cách có hiệu quả

Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức trong một Công ty chính là sự phân

chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành, triển khai và kiểm tra, giám sát các quyết định trong toàn bộ doanh nghiệp Một cơ cấu hợp lý còn góp phần ngăn ngừa hiệu quả các hành vi gian lận, sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp

và có hiệu quả các nhà quản lý phải tuân thủ những nguyên tắc:

 Thiết lập sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận

 Thực hiện sự phân chia rành mạch giữa ba chức năng: xử lý nghiệp

vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản

 Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận

Chính sách nhân sự: Trong kiểm soát nội bộ nhân tố con người

luôn được chú trọng đặc biệt vì nếu nhân viên có năng lực và tin cậy thì nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ Tuy nhiên để có được một đội ngũ nhân viên có đủ trình độ và phẩm chất thì các nhà quản lý cần có những chính sách về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng và

kỷ luật nhân viên cụ thể, rõ ràng, phù hợp

Công tác kế hoạch: bao gồm các kế hoạch sản xuất và tiêu thụ hay

dự toán đầu tư, sữa chữa TSCĐ, tài chính Nếu công tác kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu

Ủy ban kiểm soát: Các Công ty CP có quy mô lớn thường thành lập

một uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của Công ty Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

 Giám sát sự chấp hành pháp luật của Công ty

 Kiểm tra giám sát công việc của kiểm toán viên nộibộ

 Giám sát tiến trình lập báo cáo tàichính

 Dung hoà những bất đồng giữa Ban giám đốc và các kiểm toán viên bên ngoài

Các yếu tố bên ngoài: Bên cạnh những nhân tố bên trong, môi

trường kiểm soát chung của một Công ty còn phụ thuộc vào nhân tố bên ngoài Đó là sự kiểm soát của các cơ quan chức năng Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước…Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của họ cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ

1.1.2.2 Hệ thống thông tin kế toán

Là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện nghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính

Hệ thống thông tin kế toán bao gồm các phương pháp và hệ thống

sổ sách chứng từ kế toán, được thiết lập bởi nhà quản lý và báo cáo về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Hệ thống kế toán là một yếu tố quan trọng trong KSNB, bởi vì xuất phát từ hai chức năng cơ bản của kế toán là thông tin và kiểm tra Kế toán không chỉ cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý

mà còn thực hiện việc kiểm tra, giám sát nhiều mặt hoạt động của đơn vị

Bằng các phương pháp riêng của mình, kế toán góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị không bị thất thoát, gian lận hoặc sử dụng lãng phí Chính vì vậy, hệ thống kế toán là một yếu tố quan trọng trong KSNB Để đảm bảo ngăn ngừa sai sót trong sổ sách kế toán, cơ cấu kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp về kế toán phải thực hiện đầy đủ các mục tiêusau:

Bảng 1.1:Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán trong KSNB

Tính có thật

Chỉ ghi chép những nghiệp vụ kinh tế có thật, thực sự phát sinh, không ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào

sổ sách của đơn vị

Tính đầy đủ Không được loại bỏ, giấu bớt, để ngoài sổ sách các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Sự đánh giá

Không để xảy ra những sai phạm nghiêm trọng trong việc tính toán hay áp dụng các nguyên tắc tính giá, đo

lường

Sự phân loại Đảm bảo số liệu được ghi chép vào đúng tài khoản,

đúng sổ sách kế toán liên quan

Sự đúng kì Việc ghi nhận doanh thu, chi phí phải đúng kì, đúng

thể hiện qua các thủ tục kiểm soát mà đơn vị áp dụng

Thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm

và nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn

 Phân chia trách nhiệm thích hợp (nguyên tắc bất kiêm nhiệm)

Nguyên tắc này thực hiện thông qua việc phân chia trách nhiệm thực hiện cho nhiều người, nhiều bộ phận cùng tham gia, mục đích là không để một cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của một nghiệp vụ

Khi đó thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của một nhân viên này được kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác Việc phân chia trách nhiệm sẽ giúp giảm bớt các rủi ro xảy ra các sai sót nhầm lẫn và hành vi gian lận Sự phân chia trách nhiệm thường được đề cấp đến như là

sự tách biệt các chức năng sau :

- Chức năng kế toán và chức năng quản lý tài sản : các nhân viên kế toán không được giao nhiệm vụ giữ tài sản vì họ có thể tham ô tài sản và che dấu hành vi này bằng cách sửa chữa lại sổ sách kế toán

- Chức năng kế toán và chức năng hoạt động: nếu từng bộ phận trong doanh nghiệp có trách nhiệm soạn thảo sổ sách và các báo cáo của chính mình thì sẽ có xu hướng ghi chép và báo cáo sai lệch để "cải thiện" kết quả hoạt động của mình

Cấu trúc tổ chức chung của một doanh nghiệp phải thể hiện một sự phân chia trách nhiệm thích hợp, vừa đảm bảo tránh được những rủi ro như trên vừa phải đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả Sự cách ly về trách nhiệm vì vậy thay đổi tuỳ theo thực tế mỗi đơn vị

 Các thủ tục được phê chuẩn đúng đắn

Tuỳ theo cách điều hành của các nhà quản lý mà họ có thể quy định thẩm quyền, hay thủ tục phê chuẩn khác nhau Sự phân quyền cho các cấp

và xác định rõ thẩm quyền phê chuẩn của từng người được xuất phát từ nguyên nhân là các nhà quản lý không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định mọi vấn đề Nhờ đó, một mặt sẽ giúp cho các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh tiến triển tốt đẹp, mặt khác nhà quản lý vẫn kiểm soát

và hạn chế được sự tuỳ tiện khi giải quyết công việc

 Chứng từ và sổ sách phải đầy đủ

Một chức năng quan trọng của chứng từ là giúp chuyển giao thông tin trong và ngoài đơn vị, nên nó phải đầy đủ để kiểm soát sự vận động của tài sản cũng như đảm bảo cho mọi nghiệp vụ kinh tế đều được ghi sổ chính xác Về cơ bản để kiểm soát hữu hiệu đối với chứng từ cần chú ý đến các vấn đề sau :

- Chứng từ cần được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết

- Chứng từ và sổ sách cần được ghi chép ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt Việc ghi chép chậm trễ làm cho sổ sách thiếu tin cậy và tăng khả năng sai sót hoặc gian lận

- Ghi chép cần rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu

- Tổ chức luân chuyển chứng từ phải được thực hiện một cách khoa học để một liên chứng từ có thể đi qua và sử dụng cho nhiều bộ phận, giảm được các khác biệt trong ghi chép

- Thiết kế biểu mẫu chứng từ và sổ sách phù hợp quy định của Nhà nước và có tính năng kiểm soát

- Sổ sách cần được đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký kiểm soát của người xét duyệt

- Cần có quy định về hệ thống tài khoản kế toán, sơ đồ kế toán cũng như các loại sổ sách kế toán tại đơn vị

- Quy định thời hạn và trách nhiệm của từng bộ phận trong việc lập

và kiểm tra báo cáo tài chính

- Tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ, sổ sách và báo cáo theo nguyên tắc an toàn, bảo mật và thuận tiện truy cập

Nói cách khác, nếu chứng từ được lập nghiêm túc, phản ánh đầy đủ

và trung thực về mọi nghiệp vụ phát sinh, thì sẽ giúp cho việc thực hiện chức năng kiểm soát trên nhiều phương diện, nhất là bảo vệ tài sản không

để bị thất thoát, ngăn ngừa các hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng không hiệu quả hoặc vượt quá thẩm quyền Ví dụ như mọi nghiệp vụ thu chi nhập xuất tài sản đều phải được lập chứng từ và phải có sự chuẩn y của người có thẩm quyền, điều này giúp ngăn ngừa tình trạng sử dụng tài sản không đúng mục đích, giúp cho việc theo dõi sự chuyển dịch của tài sản từ nơi này sang nơi khác

 Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách

Biện pháp quan trọng để bảo vệ tài sản, tài liệu kế toán và các thông tin khác là áp dụng những thể thức kiểm soát vật chất Ví dụ như xây dựng các nhà kho, sử dụng các két sắt chịu lửa, trang bị các hệ thống báo động…

Ngoài ra, cần phải hạn chế sự tiếp cận với tài sản, sổ sách của doanh nghiệp khi chưa có sự cho phép của người quản lý Ví dụ như ban hành quy chế kiểm soát việc ra vào kho hàng, quy chế bảo trì và sửa chữa tài sản, kiểm soát việc tham khảo các tài liệu kế toán, các dữ liệu lưu trữ trong máy tính…

 Kiểm soát độc lập việc thực hiện

Là việc kiểm tra thường xuyên và liên tục của những kiểm soát viên độc lập với đối tượng bị kiểm tra, nhằm xem xét về việc thực hiện các loại thủ tục kiểm soát nêu trên Sự kiểm soát này cần được thiết lập xuất phát

từ những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ Ví dụ như đơn vị đã áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhưng cũng không loại trừ tuyệt đối khả năng có xảy ra sự thông đồng giữa những nhân viên đảm nhận các phần

hành khác nhau để tham ô tài sản

1.1.2.4 Đánh giá rủi ro

Việc thường xuyên đánh giá rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát sẽ giúp người quản lý đưa ra được các giải pháp kịp thời, hiệu quả điều chỉnh, củng cố kiểm soát nội bộ của đơn vị một cách thích hợp

Nhận biết và phân tích các rủi ro liên quan đến mục tiêu kinh doanh của Công ty Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa

lý, bất kỳ tổ chức nào khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu

tố bên trong hoặc bên ngoài tác động:

Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất Chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp, do xa Công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm

Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành; thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi thời; xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần; sự ban hànhcủa một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức

Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, tổ chức cần thường xuyên: xác định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của chúng

kể cả tần suất xuất hiện và xác định các biện pháp để quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng

Đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích rủi ro có liên quan đến quá trình hướng đến mục tiêu của doanh nghiệp, làm cơ sở cho việc xác định cách thức, biện pháp xử lý và hạn chế rủi ro

1.1.2.5 Kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là cần thiết để cho hoạt động giám sát đạt hiệu quả Việc có bộ phận độc lập thường xuyên kiểm tra việc tuân thủ quy trình sẽ nâng cao ý thức của các thành viên trong việc tuân thủ quy trình đã được thiết lập

1.1.3 Hạn chế của kiểm soát nội bộ

Về chủ quan: Khả năng vượt tầm kiểm soát của KSNB do có sự thông đồng của một người trong Ban giám đốc hay một nhân viên với

người khác ở trong hay ngoài đơn vị

Về khách quan: Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến những nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà không tác động đến những nghiệp

vụ bất thường; Sai xót bởi con người thiếu chú ý, sai xót về xét đoán hoặc

do không hiểu rõ yêu cầu công việc

1.2.CHU TRÌNH BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Nội dung và đặc điểm của chu trình bán hàng

1.2.1.1 Nội dung và đặc điểm chu trình bán hàng

Nội dung

Để sản phẩm tiêu thụ được cần phải trải qua các quá trình sau: Tìm kiếm thị trường và khách hàng; Quảng cáo và khuyến mãi; Nhận đơn đặt hàng từ khách hàng; Ký kết hợp đồng với khách hàng; Cung cấp sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng; Nhận tiền thanh toán khách hàng

Đặc điểm của chu trình bán hàng

Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng qua trao đổi hàng - tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng của doanh nghiệp Với ý nghĩa như vậy chu trình này bao gồm các bước công việc: Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hóa đơn, cuối cùng là theo dõi nợ phải thu và thu tiền

- Bản chất của chu trình bán hàng và thu tiền

Chu trình bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hoá qua quá trình trao đổi hàng tiền Kết thúc chu trình bán hàng thì hàng hoá sẽ được chuyển đổi thành tiền Hàng hoá là những tài sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán được; tiền tệ là phương tiện thanh toán nhờ đó mọi quan hệ giao dịch thanh toán được giải quyết tức thời

- Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền

Thông thường, trong một doanh nghiệp thì chức năng cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền là: xử lý đặt hàng; xét duyệt bán chịu; chuyển giao hàng hoá; lập hoá đơn; xử lý và ghi sổ các khoản về doanh thu

và thu tiền; lập dự phòng nợ khó đòi; xoá sổ các khoản không thu được

1.2.1.2 Phương thức tiêu thụ và thanh toán

- Phương thức tiêu thụ gồm: Phương thức bán buôn, Phương thức bán lẻ

- Phương thức thanh toán gồm :Mua hàng thanh toán ngay; Ứng tiền trước khi mua hàng; Mua hàng tín dụng

1.2.1.3 Chứng từ sổ sách liên quan kế toán liên quan đến chu trình bán hàng

Các chứng từ thường sử dụng: Đơn đặt hàng của khách hàng; Lệnh bán hàng; Hợp đồng kinh tế; Phiếu xuất kho; Chứng từ vận chuyển; Hóa đơn bán hàng; Phiếu thu; Giấy báo có của Ngân hàng

Các sổ sách thường được sử dụng: Sổ nhật ký bán hàng; Sổ nhật ký thu tiền mặt, tiền gởi ngân hàng; Sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gởi Ngân hàng; Sổ chi tiết khoản phải thu khách hàng

1.2.1.4 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng–thu tiền

Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

 Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không được phê duyệt

 Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng

 Ghi sai trên hợp đồng về chủng loại, số lượng, đơn giá

Giao hàng

 Giao hàng khi chưa được xét duyệt

 Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng

 Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng

Lập hóa đơn

 Bán hàng nhưng không lập hóa đơn

 Lập hóa đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ khách hàng

 Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn

Ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải thu khách hàng

 Ghi nhận sai trên khách hàng, thời hạn thanh toán

 Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng

 Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn

 Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, không đòi được nợ

 Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt

 Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không xét duyệt

 Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ

1.2.2 Nguyên tắc ghi nhận và đo lường doanh thu bán hàng

Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn Về nguyên tắc, cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp phải xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Toàn bộ doanh thu thực hiện trong kỳ kế toán được kết chuyển để xác định kết quả kinhdoanh

1.2.3 Các rủi ro trong ghi nhận và đo lường doanh thu bán hàng

Rủi ro về bán hàng: Nhận đặt hàng từ những khách hàng không đảm

bảo tính pháp lý; Bán chịu cho khách hàng không có khả năng thanh toán; Chấp nhận đặt hàng nhưng không có khả năng thực hiện.Xuất hàng bán khi không được phép; Xuất hoá đơn bán hàng không đúng giá, tính sai chiết khấu;

Rủi ro về lập hóa đơn và theo dõi nợ phải thu: Không lập hoặc lập

không kịp thời hóa đơn, chứng từ bán hàng cho khách hàng; Lập khống hóa đơn bán hàng; Hóa đơn lập sai; Chuyển dữ liệu công nợ sai, không kịp thời

Rủi ro về xuất kho, cung cấp hàng hóa: Xuất kho giao hàng sai số

lượng, địa chỉ đối tượng nhận hàng, thời gian giao hàng; Mất hàng hóa trong quá trình xuất kho, giao hàng

Rủi ro về thu tiền: Người được giao nhiệm vụ thu tiền của khách

hàng bằng tiền mặt nhưng không nộp về Công ty, thất thoát tiền

Rủi ro về ghi sổ kế toán: Các nghiệp vụ bán hàng không được ghi chép

đầy đủ, phản ánh thiếu doanh thu và các khoản phải thu

1.3.NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP

1.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng

- Mục tiêu tổng quát

Mục tiêu tổng quát là phải đảm bảo các nghiệp vụ bán hàng hóa cho các khách hàng là có thật

- Mục tiêu cụ thể

* Đối với hoạt động bán hàng:

Doanh nghiệp nên xem xét, cân nhắc chỉ bán hàng cho những khách hàng có tính pháp lý

Đảm bảo tính pháp lý của các giao dịch với khách hàng, các giao dịch là có thật

Các nghiệp vụ bán hàng đã ghi sổ là phải có căn cứ hợp lý, có chứng

* Đối với hoạt động thu tiền bán hàng:

Phải đảm bảo các khoản tiền đã ghi sổ là số tiền thực tế đã thu được Chắc chắn tiền mặt thu được đã được ghi đầy đủ vào sổ quỹ và nhật

ký thu tiền, tính toán và đánh giá đúng (tính đầy đủ)

Khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt đúng đắn, phiếu thu được đối chiếu và ký duyệt (sự phê chuẩn)

Các khoản tiền thu đã ghi sổ và đã nộp đều đúng với giá bán quy định

Các khoản tiền thu đều được phân loại đúng (sự phân loại)

Các khoản thu tiền được ghi đúng kì, đúng thời hạn (tính kịp thời) Các khoản thu tiền được ghi đúng đắn và tổng hợp chính xác

1.3.2 Tổ chức thông tin và truyền thông phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng

1.3.2.1 Thông tin

Thông tin kế toán là một bộ phận quan trọng không thể thiếu cho việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát Mục tiêu cuối cùng trong kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền là phải đảm bảo doanh thu được tính chính xác, tiền thu đúng, thu đủ Do đó, để đáp ứng được mục tiêu này đòi hỏi

phải tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và hệ thống sổ kế toán một cách khoa học, đầy đủ, phù hợp với yêu cầu thông tin trên báo cáo về doanh thu, tiền thu bán hàng và nợ phải thu của khách hàng, đồng thời phải quy định

rõ phương pháp lập, quy trình luân chuyển, ký duyệt chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ

Mọi bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp đều phải có những thông tin cần thiết giúp thực hiện trách nhiệm của mình (trong đó có trách nhiệm kiểm soát) Vì vậy, những thông tin cần thiết cần phải được xác định, thu thập và truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên một cách kịp thời và thích hợp Hệ thống thông tin của doanh nghiệp tạo ra các báo cáo, trong đó chứa đựng những thông tin tài chính, hoạt động hay tuân thủ, giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm soát doanh nghiệp

Đơn vị cần xác định các thông tin cần thiết phải thu thập, xử lý và báo cáo Vấn đề quan trọng nhất là thông tin phải phù hợp với nhu cầu, đặc biệt trong giai đoạn doanh nghiệp đối mặt với thay đổi trong kinh doanh, với sự cạnh tranh gay gắt và sự thay đổi nhu cầu của khách hàng Do vậy,

hệ thống thông tin cũng phải thay đổi phù hợp nhằm đáp ứng mục tiêu mới của doanh nghiệp Một hệ thống thông tin tốt cần có các đặc điểm sau:

- Hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh

- Hỗ trợ cho sáng kiến mang tính chiến lược

- Tích hợp với hoạt động kinh doanh

- Phối hợp hệ thống thông tin cũ và mới

Trong thực tế có thể là ngược lại Do hệ thống cũ đã được kiểm tra thông qua sử dụng, do vậy chúng thường đáp ứng được nhu cầu Do vậy, cần nghiên cứu kỹ lưỡng hai hệ thống (cũ và mới) để có quyết định phù hợp

- Chất lượng thông tin: Bất kể là thông tin được tạo ra bởi hệ thống nào thì cũng cần phải đảm bảo chất lượng, có vậy thông tin mới hữu ích

cho nhà quản lý trong việc kiểm soát doanh nghiệp Cụ thể, các yêu cầu đối với thông tin là:

+ Phải thích hợp: tức những thông tin phải phù hợp với yêu cầu ra quyết định của nhà quản lý

+ Phải kịp thời: tức là thông tin phải cung cấp kịp thời, khi có yêu cầu + Phải cập nhật: tức hệ thống phải đảm bảo có các số liệu mới nhất + Phải chính xác và dễ dàng truy cập

Khi thiết kế hệ thống thông tin phải tính đến những yêu cầu trên và thông tin cần được điều chỉnh ngày càng hoàn thiện hơn, phục vụ cho nhà quản lý và các cá nhân trong doanh nghiệp

1.3.2.2 Truyền thông

Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên có liên quan cả trong lẫn ngoài doanh nghiệp Bản thân mỗi hệ thống thông tin đều có chức năng truyền thông, bởi có như vậy thì những thông tin đã được thu thập và xử lý mới có thể đến được với các đối tượng

có nhu cầu để giúp họ thực hiện được trách nhiệm của mình

Hệ thống truyền thông gồm hai bộ phận:

- Truyền thông bên trong: cùng với việc nhận được các thông tin thích hợp, tất cả nhân viên, cần nhận được các thông báo ngắn gọn từ người quản trị cao cấp nhất để thực hiện công việc Ngược lại, người quản

lý cao cấp nhất phải phản hồi ý kiến đề xuất của thuộc cấp Các kênh thông tin từ trên xuống dưới hay từ dưới lên trên phải được thiết lập để đảm bảo

sự truyền thông này Ngoài ra, việc trao đổi thông tin hàng ngày giữa các

cá nhân hay bộ phận trong doanh nghiệp cũng cần được thông suốt Điều quan trọng là việc truyền thông phải giúp cho mỗi cá nhân trong doanh nghiệp hiểu rõ công việc của mình cũng như ảnh hưởng của nó đến các cá nhân khác để từ đó có những biện pháp khắc phục Thiếu sự hiểu biết này

sẽ làm nảy sinh các vấn đề bất lợi cho việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp

- Truyền thông bên ngoài: thông tin từ các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp như nhà cung cấp, ngân hàng, cơ quan quản lý nhà nước, khách hàng cũng cần được thu thập, xử lý và báo cáo cho các cấp thích hợp để giúp cho doanh nghiệp có cách ứng xử kịp thời Tương tự như truyền thông bên trong, bất cứ người bên ngoài nào làm việc với Công ty cần phải biết một số quy định của Công ty như tiền hoa hồng không được chấp nhận, các khoản chi trả không hợp lệ Công ty có thể thông tin trực tiếp về điều mà Công ty mong muốn khi làm việc với họ

Xuất phát từ mối quan hệ không thể tách rời giữa thông tin và truyền thông nên hai khái niệm này được trình bày chung cấu thành một bộ phận của KSNB Thông tin và truyền thông phải đảm bảo “phủ sóng” tới mọi bộ phận, phòng ban và cá nhân trong từng doanh nghiệp cũng như các đối tượng bên ngoài có liên quan Thông tin và truyền thông ngày càng quan trọng trong việc giúp tổ chức đạt được các mục tiêu của mình để tồn tại và phát triển

1.3.3 Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng

1.3.3.1 Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng của người mua

Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng mua, các bộ phận có liên quan trong đơn vị có thể xem xét các điều kiện về số lượng, chủng loại, chất lượng…để xác định khả năng cung ứng đúng hạn của đơn vị với các yêu cầu đó

Đơn đặt hàng phải được đánh số thứ tự, kiểm tra chữ ký, con dấu người mua Phải có sự chấp thuận của Trưởng phòng kinh doanh Sau khi được chấp nhận phải thông báo cho khách hàng biết

1.3.3.2 Kiểm soát xét duyệt bán chịu

Trước khi bán hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác từ trong và ngoài đơn vị, những người có thẩm quyền (bộ phận phụ trách bán chịu) cần đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để xét

duyệt bán chịu Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã thoả thuận trong quan hệ mua bán cùng với những điều kiện khác như: phương thức thanh toán, giá cả, chiết khấu, phương thức và thời gian giao nhận…Việc xét duyệt bán chịu có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ chiết khấu thanh toán

1.3.3.3 Kiểm soát xuất kho chuyển giao hàng hóa

Việc chuyển giao hàng hoá thể hiện tài sản và quyền sở hữu tài sản của đơn vị được chuyển giao cho khách hàng, là cơ sở để ghi nhận doanh thu bán hàng của đơn vị

Khi thực hiện giao hàng, đơn vị phải lập chứng từ vận chuyển Chứng từ vận chuyển là bằng chứng giao hàng cho người mua, đồng thời

là cơ sở để lập hoá đơn bán hàng

1.3.3.4 Kiểm soát quá trình lập hóa đơn bán hàng

Hoá đơn bán hàng là chứng từ ghi rõ mẫu mã, số lượng hàng hoá, giá cả hàng hoá bao gồm giá gốc, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu

tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng Như vậy, hoá đơn là phương thức chỉ

rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán, vừa là căn cứ để ghi

sổ Nhật kí bán hàng và theo dõi các khoản phải thu Nhật kí là sổ ghi cập nhật các thương vụ, nhật kí ghi rõ các doanh thu gộp của nhiều mặt hàng

và phân loại theo các định khoản thích hợp

1.3.3.5 Kiểm soát ghi sổ nghiệp vụ và theo dõi thanh toán

Doanh thu ghi sổ là doanh thu thực tế phát sinh, khoản phải thu khách hàng là số tiền thực tế khách hàng phải trả, số tiền ghi sổ là số tiền thực tế thu được và phải được phản ảnh đầy đủ, chính xác, kịp thời vào sổ sách kế toán

Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng và ghi nhận doanh thu,

kế toán tiến hành ghi sổ các khoản phải thu Tiền mặt được ghi vào sổ nhật

kí thu tiền, còn các khoản phải thu theo dõi trên sổ chi tiết theo dõi các

khoản phải thu theo đúng số tiền đúng kỳ

Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, thuế nhập khẩu

Theo quy định, khi xuất hàng trả lại cho bên bán, bên mua phải lập hoá đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng trả lại cho bên bán do không đúng quy cách, chất lượng Căn cứ vào hoá đơn này, bên bán và bên mua điều chỉnh lại lượng hàng đã bán, đã mua và thuế giá trị gia tăng đã kê khai Đối với các khoản chiết khấu thương mại thì sẽ được điều chỉnh trên hoá đơn bán hàng kỳ tiếp theo Trường hợp phát sinh khoản giảm giá hàng bán do hàng không đảm bảo về quy cách, chất lượng bên bán và bên mua phải lập hoá đơn ghi rõ số lượng, quy cách, lí do giảm, mức giảm theo hoá đơn bán hàng nào, đồng thời hai bên điều chỉnh thuế giá trị gia tăng đầu ra đầu vào tương ứng

1.3.3.6 Thẩm định và xóa sổ khoản nợ phải thu không thu được

Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh và chuẩn bị cho việc khoá sổ kế toán phục vụ công tác lập báo cáo tài chính, đơn vị phải tiến hành đánh giá các khoản thu không có khả năng thu hồi và tiến hành lập dự phòng cho các khoản thu này, như vậy mới có thể đề phòng tổn thất khi có rủi ro xảy ra, hạn chế những biến động về kết quả kinh doanh của

kỳ kế toán

Công việc xóa sổ khoản nợ phải thu không thu được được thực hiện trong trường hợp khách hàng không chịu thanh toán hoặc mất khả năng thanh toán Khi không còn hy vọng thu hồi các khoản nợ phải thu khách hàng, nhà quản lí có trách nhiệm xem xét để cho phép hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền cho phép được xoá sổ các khoản nợ này Căn cứ vào đó, bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách Việc xoá sổ phải được thực hiện theo đúng nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành

Sơ đồ 1.2:Khái quátvề kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền

Sổ sách ghi chép các nghiệp vụ bán hàng và

thu tiền phảiđược thẩm tra hàng tháng

Đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng

Duyệt bán hàng

Xuất kho hàng hoá

- Đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng

- Xem xét tình hình thực tế củađơn vị

- Nếu không đồngý bán chịu: Thông báo lại cho khách hàng

- Nếuđồngý bán chịu: Tiến hành xuất bán

Bộ phận bảo vệ, thủ kho và người nhận hàng theo dõi lượng hàng thực xuất

Bộ phận được giao tiến hành xuất kho

Nhận tiền người mua: séc, giấy báo nhận tiển Cập nhật sổ thu tiền

Cập nhật các khoản phải thu:

số tiền các khoản phải thu…

Theo dõi các khoản phải thu khách hàng

Sổ sách ghi chép các nghiệp vụ bán hàng và

thu tiền phảiđược thẩm tra hàng tháng

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong quy trình quản trị, do đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức Trong chương 1 đã trình bày hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức trên nền tảng của báo cáo COSO nhằm giúp cho doanh nghiệp có thể dựa vào đó làm căn cứ đánh giá sự cần thiết và đầy đủ của KSNB trong doanh nghiệp Do mỗi doanh nghiệp có một đặc điểm kinh doanh riêng nên người quản lý cần thiết kế và xây dựng KSNB phù hợp với hoạt động kinh doanh của đơn vị Và dựa vào những nghiên cứu trong chương 1, chương tiếp theo sẽ

đi sâu vào phân tích thực trạng KSNB chu trình bán hàng tại Công ty CP Giày Bình Định để từ đó đưa vào nhận xét, đánh giá các ưu điểm và nhược điểm còn tồn đọng của KSNB chu trình bán hàng tại Công ty

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIÀY BÌNH ĐỊNH

2.1 TỔNG QUAN VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN GIÀY BÌNH ĐỊNH

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Hơn 35 năm sản xuất và xuất khẩu Giày dép, Công ty CP Giày Bình Định được xem như một trong những Công ty hàng đầu về sản xuất giày dép tại miền Trung Việt nam Kể từ ngày thành lập đến nay, cơ sở vật chất

và năng lực sản xuất đã và đang được nâng cấp và mở rộng một cách đáng

kể Các sản phẩm của Công ty hiện đang có mặt tại hầu hết các quốc gia thuộc Cộng đồng chung châu Âu và châu Mỹ

Nguồn nhân lực luôn được Công ty xem như là chìa khoá của mọi thành công Với quan điểm này, các quy định nội bộ do Công ty xây dựng luôn phù hợp với các yêu cầu quốc tế về hệ thống trách nhiệm xã hội Công ty luôn ý thức trong việc hạn chế hoặc không sử dụng các chất độc hại trong sản xuất làm ảnh hưởng trực tiếp đến môi trường và con người

do Ủy ban Châu Âu ban hành

Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 được thừa nhận bỡi AFAQ cùng với sản phẩm đa dạng, giao hàng đúng hẹn, phương thức thanh toán linh hoạt là những ưu điểm nổi trội của chúng tôi

Đó cũng chính là sự thể hiện sinh động các cam kết với khách hàng về uy tín, chất lượng và tính cạnh tranh

Tiền thân Công ty CP Giày Bình Định là xưởng đắp lốp ô tô Kim Ngọc được chính thức đi vào hoạt động ngày 01/07/1976 theo quyết định

số 204/QĐ – UBND tỉnh Nghĩa Bình (nay là tỉnh Bình Định) với tên gọi

“Xưởng công tư hợp danh đắp lốp ôtô Kim Ngọc Quy Nhơn” Khi tiếp

nhận xưởng chỉ là sản xuất tư nhân, với 10 thiết bị chuyên dùng để đắp lại một số chủng loại lốp đắp ôtô

Tháng 5/1984, đơn vị đổi tên thành “Nhà máy Cao su Quy Nhơn”, sau khi đã mở rộng thêm về diện tích nhà xưởng, quy mô sản xuất và chuyển từ Công ty hợp danh sang Doanh nghiệp quốc doanh Trong giai đoạn này, đơn vị chuyên đắp các lốp ôtô đã qua sử dụng, sản xuất lốp xe đạp, lốp xe máy, lốp ôtô và nhiều mặt hàng kỹ thuật khác

Đến năm 1985, đơn vị được chọn làm điểm thực hiện đổi mới cơ chế quản lý, Công ty đã mạnh dạn kinh doanh liên kết với nước bạn Campuchia đầu tư xây dựng một nhà máy chế biến Cao su và một Công ty khai thác Cao su tại tỉnh Ranatakiri, Campuchia để khai thác mủ cao su và chế biến thành cao su cốm nguyên liệu với công suất 4.000 tấn/ năm

Năm 1988, đơn vị được đổi tên thành “Xí nghiệp Liên hợp Cao su Bình Định” theo quyết định số 1492/QĐUB của UBND tỉnh Bình Định, trên cơ sở quy mô của đơn vị phát triển ngày càng lớn Bên cạnh những mặt hàng truyền thống về cao su, đơn vị xây dựng một xưởng mới 4.200

m2 và đầu tư trên 2 tỷ đồng để trang bị các loại máy chuyên dùng để sản xuất Giày, dép xuất khẩu sang Liên Xô và các nước Đông Âu Từ năm

1992, đơn vị đầu tư và chuyển hướng vào lĩnh vực sản xuất giày dép xuất khẩu; từ đó, hàng năm tiếp tục đầu tư mở rộng cơ sở hạ tầng, phát triển năng lực sản xuất, đa dạng hoá sản phẩm Giày dép xuất khẩu trở thành mặt hàng chủ yếu của đơn vị

Tháng 6/2002, đơn vị được đổi tên thành “Công ty Giày Bình Định” theo quyết định số 1919/QĐ-UB để phù hợp với ngành nghề sản xuất – kinh doanh chính và thuận lợi trong quan hệ với khách hàng trong nước và quốc tế

Tháng 12/2005 Công ty Giày Bình Định tiến hành CP hóa và đổi tên thành “Công ty CP Giày Bình Định” theo quyết đinh số 2125/QĐ-