Chuong 2 phan tich cong viec phan quốc tấn

Phan Quốc Tấn L o g o Sau khi học xong chương này, bạn sẽ: Biết được khái niệm và ý nghĩa của phân tích công việc 1 Trình bày được nội dung Bản mô tả công việc 2 Nhận biết được phương ph

L o g o

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

The Analysis and Design of Work

Chương 2

TS Phan Quốc Tấn

L o g o

Sau khi học xong chương này, bạn sẽ:

Biết được khái niệm và ý nghĩa của phân tích công việc

1

Trình bày được nội dung Bản mô tả công việc

2

Nhận biết được phương pháp thu thập thông tin

3

Thực hành xây dựng bản mô tả công việc

4

1- Khái niệm về phân tích công việc:

 Là quá trình tìm hiểu, nghiên cứu, điều tra có

hệ thống về những nhiệm vụ của một công

việc cụ thể trong tổ chức, DN; cũng như điều

tra về kiến thức, kỹ năng và yêu cầu thiết

yếu mà một người cần có để hoàn thành

công việc một cách thoả đáng, để xây dựng

bảng mô tả công việc và bảng yêu cầu

công việc.

L o g o

1- Khái niệm về phân tích công việc:

Bảng mô tả công việc (job description)

 Là tài liệu giải thích tại sao công việc này tồn

tại, người giữ vị trí công việc làm gi, làm như

thế nào, và với điều kiện ra sao.

Yêu cầu công việc (job specification)

 Là tài liệu trình bày các thông tin liên quan đến

kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, kỹ năng,

khả năng, kiến thức và những yêu cầu đặc biệt

khác mà một người cần có để hoàn thành một

công việc.

L o g o

II- Nội dung Bản mô tả công việc

L o g o

Nội dung Bản mô tả công việc

Nội dung Bản mô tả công việc (tt)

L o g o

Nội dung Bản mô tả công việc

L o g o

Lợi ích của việc phân tích công việc

phận;

nhân viên;

 Hỗ trợ thông tin nhằm cơ cấu lại tổ chức, tinh

giảm biên chế và nâng cao hiệu quả hoạt động

sản xuất kinh doanh.

L o g o Lợi ích của Phân tích công việc

Tác vụ/nhiệm vụ/ trách nhiệm

Mô tả công việc Yêu cầu công việc

Kiến thức/ kỹ năng/ thái độ

Phân

tích

công

việc

Phân

tích

công

việc

Ý nghĩa phân tích công việc:

Đối với nhà quản trị:

- Làm căn cứ để hoạch định

nguồn nhân lực

- Để tuyển dụng nhân viên

- Đánh giá hiệu quả công việc

của nhân viên

- Đào tạo và phát triển

- Trả lương, thưởng

- Bố trí đúng người và đúng

việc

Đối với nhân viên:

- Nhân viên nhanh chóng nắm bắt được yêu cầu của công việc

- Tạo điều kiện cho nhân viên phấn đấu vào chức danh họ mong muốn

Đối với nhân viên:

- Nhân viên nhanh chóng nắm bắt được yêu cầu của công việc

- Tạo điều kiện cho nhân viên phấn đấu vào chức danh họ mong muốn

Đối với nhân viên:

- Nhân viên nhanh chóng nắm bắt được yêu cầu của công việc

- Tạo điều kiện cho nhân viên phấn đấu vào chức danh họ mong muốn

L o g o

Khi nào cần thiết kế công việc?

Sắp xếp lại cơ cấu tổ chức công ty – Tái cấu trúc công ty

Công việc mới, phương pháp mới, công nghệ mới

Thay đổi về công việc, phương pháp, công nghệ

Gia tăng những khiếu nại về nội dung công việc, điều kiện làm việc

Bất đồng ý kiến giữa cấp trên và cấp dưới về sự hoàn thành công việc

Thay thế những nhân sự đã phục vụ lâu năm: điều chỉnh lại công việc

khi các nhân sự này thực hiện nhiều hay ít hơn vị trí hiện tại.

L o g o

Mô hình phân tích và thiết kế công việc:

Tầm nhìn, sứ mạng, giá trị, chiến lược công ty

Vai trò/ chức năng Cơ cấu tổ chức

Danh mục trách nhiệm Cơ cấu bộ phận/ phòng ban

Vị trí công việc

Vị trí công việc

Vị trí công việc

L o g o

Xây dựng Cơ cấu tổ chức

Xây dựng Cơ cấu tổ chức (tt)

L o g o

III- Tiến trình xây dựng Bản MTCV

L o g o

Tiến trình xây dựng Bản MTCV

Bước Công việc thực hiện Cách thức thực hiện

1 Tìm hiểu cơ cấu tổ chức công ty/bộ phận Thu thập tài liệu có sẵn

2 Xác định chức năng của bộ phận Thu thập tài liệu có sẵn hay phỏng vấn các cấp quản lý

3 Xác định nhiệm vụ của các vị trí công việc Thu thập tài liệu có sẵn hay phỏng vấn các cấp quản lý

4

Viết bản mô tả công việc Cấp trên hay người giữ vị trí công việc

liệt kê theo phiếu điều tra công việc hay bảng câu hỏi phân tích công việc

5 Tổng hợp thông tin Phân tích các tài liệu phỏng vấn và phiếu/ biểu mẫu đã được thực hiện

6 Hoàn chỉnh bản Mô tả công việc Quan sát và phỏng vấn cấp quản lý và các đối tượng khác có liên quan

7 Ban hành chính thức để áp dụng

L o g o

Kế hoạch xây dựng Bản MTCV

TT Nội dung Phụ trách Phối hợp/ hỗ trợ Từ Đến

1 Triển khai kế hoạch Tp HC-NS Giám đốc bộ phận, trưởng

phòng, trưởng chi nhánh, NV, nhân sự

2 Triển khai KH XD Bản MTCV

đến các NV, công nhân thuộc

phòng, xưởng

Trưởng BP Tp HC-NS

NV nhân sự

3 Hướng dẫn viết Bản MTCV Tp.HC-NS Giám đốc bộ phận, trưởng

phòng, trưởng chi nhánh, NV, nhân sự

3.1 Buổi 1 BP kinh doanh

3.2 Buổi 2 BP R&D, Kế toàn, Phòng HC-NS,

Chi nhánh

Kế hoạch xây dựng Bản MTCV (tt)

TT Nội dung Phụ trách Phối hợp/ hỗ trợ Từ Đến

4 Phỏng vấn, thu thập thông

tin, hỗ trợ giải đáp các thắc

mắc

Tp.HC-NS

NV Nhân sự

Trưởng BP

5 Viết MTCV Theo DS đính kèm Người viết MTCV

6 Gởi về phòng NS NV nhân sự Trưởng BP

7 Trao đổi, làm rõ chi tiết về

Bản MTCV, tổng hợp

Tp Nhân sự

NV nhân sự

Người viết MTCV

8 Điều chỉnh, bổ sung nội dung

Bản MTCV và k ý trình duyệt

Trưởng BP Người viết MTCV và

các cấp quản lý

9 Duyệt các bản MTCV Giám đốc BP Tp HC-NS

10 Điều chỉnh, bổ sung nội dung

Bản MTCV

Trưởng BP Tp HC-NS

L o g o

Kế hoạch xây dựng Bản MTCV (tt)

TT Nội dung Phụ trách Phối hợp/ hỗ trợ Từ Đến

11 Tổng hợp lần 2 Tp.HC-NS

12 Duyệt lần 2 Giám đốc cty

13 Ban hành và chính thức áp

dụng

Tp.HC-NS Trưởng BP

14 Giao bản MTCV đến các vị trí

công việc thuộc phòng/

xưởng

Trưởng BP Tp.Nhân sự

NV nhân sự

15 Lưu trữ Phòng NS,

NV thuộc phòng, xưởng được giao nhiệm vụ

L o g o

IV- Phương pháp thu thập thông tin

L o g o

Thu thập thông tin

 Người giữ vị trí công việc

 Cấp trên trực tiếp

cần phân tích: khách hàng, đối tác

Những thông tin cần thu thập trong PTCV

● Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên: Phương pháp

làm việc; các mối quan hệ trong thực hiện công việc; Sự phối hợp

trong công việc; quan hệ với khách hàng; Cách thức làm việc với các

loại máy móc thiết bị kỹ thuật

● Thông tin về tiêu chuẩn trong thực hiện công việc: Tiêu chuẩn hành

vi và tiêu chuẩn kết quả.

● Thông tin về các yếu tố, điều kiện làm việc: Tổ chức lao động; chế

độ lương; khen thưởng; điều kiện về vệ sinh ATLĐ; những rủi ro; sự

tiêu hao năng lượng trong quá trình làm việc.

● Thông tin về phẩm chất của nhân viên: Trình độ học vấn,kiến thức,

kinh nghiệm, sở trường, quan điểm, đạo đức, lối sống

● Thông tin về các loại máy móc thiết bị: số lượng, chủng loại, cách

thức sử dụng, bảo quản, quy trình kỹ thuật

L o g o

Thu thập thông tin (tt)

 Tiến trình và hoạt động

VD: quy trình xuất hàng từ kho và các hoạt động

thực hiện trong từng bước cụ thể

 Hồ sơ các hoạt động: các văn bản, tài liệu,

phim, ảnh có liên quan khi thực hiện công việc

quá trình thực hiện cần sử dụng

VD: bộ phận kho thực hiện dịch vụ xuất, nhập

hàng hoá

L o g o

Thu thập thông tin (tt)

 Nguyên liệu/vật chất sở hữu

VD: bộ phận kho thường giữ các nguyên liệu để phục vụ

cho sản xuất

 Kỹ năng/hành vi thực hiện, các hành vi cụ thể khi thực

hiện công việc

VD: NV kho thực hiện bốc vác hàng hoá ra xe để giao hàng

 Kiến thức, Kinh nghiệm, Thái độ

 Tính cách/nhu cầu cá nhân liên quan công việc

VD: NV kho phải có thể lực, sức khoẻ tốt

 Máy móc, công cụ, thiết bị và các hỗ trợ khác

VD: các thiết bị kho như xe nâng, xe kéo

L o g o

Thu thập thông tin (tt)

• Các sai, lỗi (VD: các sai sót trong việc bảo quản

hàng trong kho: hàng bị hư, thất thoát)

• Tiêu chuẩn công việc

• Cách thức đo lường công việc

• Quan hệ công việc: mối quan hệ trong công việc

trong và ngoài công ty

• Tác động: số người giám sát, người báo cáo

• Điều kiện làm việc: môi trường bụi, nguy cơ tai

Phương pháp thu thập thông tin

Bản câu hỏi phân tích

Quan sát

Phỏng vấn

L o g o Bản Câu Hỏi Phân Tích Công Việc

 Có 2 dạng: bản câu hỏi trắc nghiệm và bản câu hỏi phỏng

vấn trực tiếp.

 Bản câu hỏi phải làm rõ những nội dung trong bản phân

tích công việc yêu cầu.

 Một nội dung có thể có 2 hoặc 3 câu hỏi để làm rõ vấn đề.

 Câu hỏi theo hình thức mở, dễ hiểu.

 Phải có khoảng trống sau mỗi câu hỏi.

 Bản câu hỏi phải có thông tin cá nhân của người cần hỏi.

 Câu hỏi không gây phản cảm cho đối tượng.