Tổng quan chung về quan hệ công chúng

KHÁI NIỆM QUAN HỆ CÔNG CHÚNG Quan hệ công chúng tiếng Anh: public relations, viết tắt là PR là việc một cơ quan tổ chức hay doanh nghiệp chủ động quản lý các quan hệ giao tiếp cộng đồng

MỤC LỤC

1 KHÁI NIỆM QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

2 VAI TRÒ VÀ CHỨC NĂNG CỦA QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

2.1 Quan hệ công chúng là một công cụ marketing quan trọng

2.2 Quan hệ công chúng tạo ra sự biết đến

2.3 Quan hệ công chúng giúp tạo dựng uy tín

2.4 Quan hệ công chúng góp phần kích thích lực lượng bán hàng và các

kênh bán hàng trung gian 2.5 Quan hệ công chúng giúp giảm bớt chi phí khuyến mãi

3 PHÂN BIỆT QUAN HỆ CÔNG CHÚNG VỚI CÁC CÔNG CỤ XÚC TIẾN KHÁC

4 CÁC PHƯƠNG TIỆN VÀ HÌNH THỨC ĐỂ TRIỂN KHAI HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

4.1 Phương tiện thông tin đại chúng

4.2 Tổ chức sự kiện.

4.3 Tài liệu quan hệ công chúng.

5 QUY TRÌNH TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

5.1 Nghiên cứu ( Research)

5.2 Lập kế hoạch (Action programing)

5.3 Giao tiếp ( Communication)

5.4 Đánh giá ( Evaluative)

6 MỘT SỐ NGHỆ THUẬT VÀ LƯU Ý KHI TRIỂN KHAI HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

6.1 Nghệ thuật quan hệ công chúng

6.2 Những lưu ý khi triển khai quan hệ công chúng

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 KHÁI NIỆM QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

Quan hệ công chúng (tiếng Anh: public relations, viết tắt là PR) là việc

một cơ quan tổ chức hay doanh nghiệp chủ động quản lý các quan hệ giao tiếp cộng đồng để tạo dựng và giữ gìn một hình ảnh tích cực của mình Các hoạt động quan hệ công chúng bao gồm các việc quảng bá thành công, giảm nhẹ ảnh hưởng của các thất bại, công bố các thay đổi, và nhiều hoạt động khác

Có thể hiểu nôm na PR là: Tạo các mối liên hệ ảnh hưởng đối với môi trường bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp

Công chúng bao gồm các tầng lớp nhân dân sinh sống trong xã hội VD: người hâm mộ, cổ động viên đội bóng đá

Công chúng theo nghĩa đối tượng trọng tâm ảnh hưởng đến doanh nghiệp:

 Khách hàng hiện tại và tiềm năng (VD: người uống Pepsi)

 Cơ quan truyền thông báo chí (các đài truyền hình, báo viết, đài phát thành, báo điện tử Internet, )

 Chính quyền (chính phủ, ủy ban nhân dân tỉnh, quận, huyện, sở, bộ, )

 Dân chúng trong khu vực

 Các đoàn thể (công đoàn, đảng phái, đoàn, )

 Hội bảo vệ người tiêu dùng,

 Cổ đông của doanh nghiệp

 Cán bộ, nhân viên doanh nghiệp

Quan hệ công chúng là các hoạt động nhằm:

 Tiếp xúc (Họp báo, hội nghị khách hàng)

 Lắng nghe (khách hàng nói về sản phẩm)

 Trao đổi, truyền đạt (về ảnh hưởng của sản phẩm đối với người tiêu dùng, )

 Tạo lập hình ảnh và ấn tượng (tài trợ học bổng cho sinh viên, tổ chức cuộc thi cúp truyền hình, )

 Thiết lập, duy trì sự truyền thông hai chiều, sự hiểu biết, chấp nhận và hợp tác giữa một tổ chức và “công chúng” của họ

 Quản lý những vấn đề hay sự kiện mà tổ chức cần phải nắm được dư luận của quần chúng và có trách nhiệm thông tin cho họ

 Là một trong những công cụ hỗ trợ bán hàng hữu hiệu đối với tất cả các doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân Những người muốn tạo ra một tầm ảnh hưởng nhất định của mình đối với những đối tượng nhất định Tuỳ vào mục đích của mình và đối tượng mà mình muốn tác động, các tổ chức hoặc cá nhân này sẽ có những cách thức và hình thức tiếp cận khác nhau: có thể tích cực tham gia vào các hoạt động xã hội như các hoạt động từ thiện, chăm sóc sức khoẻ cộng đồng do các tổ chức hoạt động nhằm mục đích xã hội tổ chức nhằm tạo ra hình ảnh một tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm với công đồng; hoặc cũng có thể tham gia dưới hình thức một nhà tài trợ mạnh tay luôn thấy xuất hình ảnh trong các chương trình có quy mô lớn như các cuộc thi hoa hậu, các hội chợ triển lãm tầm cỡ Tất cả những hình thức đó nhằm tạo ra một hình ảnh đẹp, nổi bất và rộng khắp về bản thân tổ chức hoặc cá nhân với mong muốn thông qua những hình ảnh được đánh bóng đó, công chúng sẽ trở nên gần gũi và dành nhiều thiện cảm, quan tâm hơn tới họ

2 VAI TRÒ VÀ CHỨC NĂNG CỦA QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

2.1 Quan hệ công chúng là một công cụ marketing quan trọng

Nếu coi việc xây dựng và phát triển thương hiệu cho 1 doanh nghiệp là tổng thể các điểm tương tác thì quan hệ công chúng là một công cụ chiến lược đắc lực góp phần hoàn thành sứ mệnh của doanh nghiệp Các doanh nghiệp nói chung

cũng như các doanh nghiệp kinh doanh về dịch vụ du lịch nói riêng thì ngoài việc tạo mối quan hệ với bên trong(khách hàng, người cung ứng và các đại lý của mình)

mà còn phải có quan hệ tốt với bên ngoài(đông đảo công chúng có quan tâm) Công chúng tác động gián tiếp đến việc tăng nhu cầu hàng hóa, dịch vụ hoặc tăng

uy tín của công ty, cho nên sẽ tác động đến việc thành công hoặc thất bại của doanh nghiệp qua nhưng trở ngại và thuận lợi

2.2 Quan hệ công chúng tạo ra sự biết đến

Bằng các biện pháp khá phổ biến trên phương tiện truyền thông như các bài báo trên các đài truyền hình, các đài phát thanh, báo điện tử internet nhằm đem lại

sự thu hút của khách hàng, đa số công chúng và hướng họ chú ý đến các sản phẩm, dịch vụ, tổ chức hay ý tưởng

2.3 Quan hệ công chúng giúp tạo dựng uy tín

Xét một cách tổng quát thì thương hiệu là uy tín, hình ảnh của doanh nghiệp, của tổ chức, cá nhân khắc họa vào tâm trí khách hàng Quá trình xây dựng thương hiệu là một quá trình lâu dài Như vậy quan hệ công chúng là phương cách tốt nhất

để khắc họa hình ảnh, nâng cao giá trị thương hiệu Bằng một số việc như truyền thông điệp trong các bài báo, bài giới thiệu…sẽ đem đến cái nhìn rất thân thiện của khách hàng với doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp xây dựng được hình ảnh uy tín trong lòng khách hàng

2.4 Quan hệ công chúng góp phần kích thích lực lượng bán hàng và

các kênh bán hàng trung gian

Quan hệ công chúng có thể giúp động viên lực lượng bán hàng và các đại lý Những tư liệu viết về sản phẩm, dịch vụ mới trước khi nó được tung ra thị trường

sẽ giúp lực lượng bán hàng tiêu thụ được sản phẩm, dịch vụ đó cho những người bán lẻ

2.5 Quan hệ công chúng giúp giảm bớt chi phí khuyến mãi

Chi phí dành cho quan hệ công chúng ít hơn so với marketing trực tiếp và quảng cáo trên các phương tiện truyền thông

3 PHÂN BIỆT QUAN HỆ CÔNG CHÚNG VỚI CÁC CÔNG CỤ XÚC TIẾN KHÁC

- PR nhằm tạo dựng và nâng cao thương hiệu

và hình ảnh của công ty

- PR đóng vai trò mũi nhọn trong chiến lược thương hiệu

- Hoạt động của

PR là làm cho công ty nổi bật hơn trong mắt người tiêu dùng

- Các chuyên viên PR cố gắng đánh giá nhận thức người tiêu

- PR nhằm tạo dựng danh tiếng tích cực

- PR giống như

là một khoản đầu tư mà doanh nghiệp

bỏ ra để duy trì hình ảnh trên thị trường nhằm thu lợi trong tương lai

- PR là một hoạt động dài hạn

- Thước đo đo lường sự thành công của hoạt động PR đó chính là những

ý kiến từ phía cộng đồng hay những bằng chứng sự ủng

hộ từ phía công chúng Thông

dùng và phân tích phản ứng đối với sản phẩm &

chiến lược Marketing

qua họp báo , hội thảo, hội nghị khách hàng, bảo trợ tuyên truyền, quan hệ với cộng đồng,…

Quảng cáo

Quảng cáo kịp thời truyền các thông tin tới người tiêu dùng

để nhận biết hàng hóa và dịch

vụ Xác định thông tin, định vị sản phẩm làm khách hàng nhận thức tốt hơn về chất lượng và số lượng sản phẩm

Gây ấn tượng lôi cuốn sự chú ý, kích thích nhu cấu ham muốn của khách hàng, hình thành nên kì vọng của khách hàng và thuyết phục họ mua sản phẩm

Thực hiện được các vấn

đề đặt ra ban đầu,gắn với ý tưởng quảng cáo và là sự cụ thể hóa ý tưởng quảng cáo

Sử dụng báo chí truyền thông , truyền hình, bao

bì bên ngoài sản phẩm, phim và ảnh quảng cáo, tập gấp, áp phích, tờ rơi, sách niên gián, bảng hiệu , biểu trưng và khẩu hiệu

Marketing

trực tiếp

Chức năng sản Xuất và phân phối hàng hóa đến cho khách hàng

Marketing nhằm

Marketing đóng vai trò hỗ trợ việc bán hàng

- Hoạt động của Marketing nhằm làm cho một sản

Marketing hoạt động nhằm tạo

ra lợi nhuận

- Marketing là bán sản phẩm

và thu về lợi

Marketing là một hoạt động chiến lược ngắn hạn

- Các hoạt động marketing trực

thúc đẩy, quảng

bá sản phẩm

phẩm, dịch vụ trở nên cuốn hút người tiêu dung

- Marketing tìm hiểu các khuynh hướng nhằm xác định làm thế nào

để định mức giá phù hợp mà sản phẩm, dịch vụ có thể bán ra trên thị trường

nhuận

- Mục tiêu ngắn hạn của hoạt động marketing là doanh số bán

hàng

tiếp như là gửi thư,gửi

cataloge, marketing trực tiếp qua điện thoại, qua internet, qua vô tuyến truyền hình,…

Làm khách hàng thích và mua sắm sản phẩm nhiều hơn

Kích thích việc mua sản phẩm

và đẩy mạnh tiêu thụ trong thời gian ngắn hạn

Tổ chức các trò chơi, xổ số , phần thưởng, quà tặng phiếu thưởng, giảm giá, trả góp lãi suất, phiếu giảm giá…

Nghiệp vụ

bán hàng

cá nhân

Giúp khách hàng tham khảo thông tin thuyết phục mua và quyết định mua của khách hàng

Giúp cho các mối quan hệ được nảy

nở từ mức quan

hệ thông thường đến mức quan hệ sâu sắc lâu dài

Giúp khách hàng nắm bắt được nhu cầu

và đặc điểm mua của một mặt hàng và

Trình diễn bán hàng , bán trong các chương trình rút thăm trúng thưởng , bán tại các hội

Trao đổi thông tin giữa cá nhân với cá nhân , giữa cá nhân với một nhóm người

giữa người bán hàng và khách hàng

thay đổi để phù hơp với đối tượng khách hàng đó một cách nhanh chóng

chợ và triển lãm

4 CÁC PHƯƠNG TIỆN VÀ HÌNH THỨC ĐỂ TRIỂN KHAI HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

4.1 Phương tiện thông tin đại chúng

4.1.1 Khái niệm: Media relations (Quan hệ báo chí)

Quan hệ báo chí là thiết lập và duy trì các mối quan hệ giữa một

tổ chức và báo chí Mối quan hệ này bao gồm việc phổ biến, truyền đạt

có mục đích những thông điệp của tổ chức đến công chúng thông qua những phương tiện thông tin đại chúng có chọn lọc, không phải trả tiền, để phục vụ những mục tiêu cụ thể

Quan hệ báo chí còn hỗ trợ cho việc thiết lập và duy trì mối quan

hệ giữa các tổ chức với các nhóm cộng đồng Những sự kiện và hoạt động tài trợ thường được báo chí làm cầu nối để công chúng biết đến các hoạt động của tổ chức

Thêm nữa, khi có một thông tin xấu nào về tổ chức xuất hiện, mối quan hệ tốt đẹp với giới báo chí sẽ giúp cho tổ chức có nhiều điều kiện thuận lợi trong việc đính chính hoặc xử lý, khắc phục

4.1.2 Quan hệ với giới truyền thông

Quan hệ với giới truyền thông đã trở thành một trong các nhiệm

vụ trọng tâm của quan hệ công chúng Mặt khác trên thực tế, có một số đáng kể nhà báo, phóng viên, biên tập viên đã chuyển công tác sang làm quan hệ công chúng tại các doanh nghiệp Các sinh viên ngành truyền thông ra trường cũng được các doanh nghiệp tuyển dụng để làm nghiệp vụ quan hệ công chúng Bên cạnh đó, những thông tin bắt nguồn từ những hoạt động quan hệ công chúng xuất hiện ngày càng nhiều trên các bản tin của báo chí cũng như các đài phát thanh truy ền hình Những điều này đã tăng cường thêm mối quan hệ nghề nghiệp giữa quan hệ công chúng và ngành truyền thông cả chiều rộng lẫn chiều sâu

4.1.3 Vai trò của quan hệ công chúng với giới truyền thông

Quan hệ công chúng đang ngày càng tr ở thành một nguồn cung cấp thông tin chủ yếu cho các cơ quan truyền thông Một số đáng kể các bài báo cũng như phóng sự truyền thanh và truyền hình đều có nguồn gốc từ quan hệ công chúng

Ngược laị, các phương tiện truyền thông lại cung cấp thông tin cho những người làm quan hệ công chúng thông qua các vấn đề, sự kiện, những thay đổi đang diễn ra ngoài xã hội mà các phương tiện truyền thông này đề cập Nhờ đó, người làm quan hệ công chúng có thể theo dõi, nắm bắt được các vấn đề xã hội cũng như xu hướng và ý kiến công chúng Từ đó, giúp ích rất nhiều cho việc lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động quan hệ công chúng

4.1.4 Một số hoạt đông quan hệ công chúng qua phương ti ện truyền thông đại chúng

Phương tiện truyền thông đại chúng là kênh thông tin hữu hiệu nhất nếu xét về khả năng tiếp cận được nhiều người tại nhiều điểm khác nhau Tất cả các hoạt động quan hệ công chúng mà doanh nghi ệp thực hiện cần phải tranh thủ kênh này, nếu không các hoạt động công chúng sẽ kém hiệu quả Để sử dụng kênh thông tin này, doanh nghi ệp thường thực hiện các hoạt động quan hệ công chúng sau:

 Họp báo

Họp báo là buổi họp mà khách mời là báo chí (gồm đài truyền hình, đài phát thanh, báo viết, báo điện tử) Tại đây, chúng ta sẽ thông báo một tin quan trọng lien quan đến doanh nghiệp (khai trương, động thổ, mở văn phòng, chi nhánh kinh doanh mới (tung ra sản phẩm mới, dịch vụ mới…) Chỉ khi nào doanh nghiệp có một thông tin quan trọng thì họp báo mới hiệu quả Đơn giản vì họp báo cũng t ốn thời gian hơn nữa nếu thông tin không quan tr ọng thì sẽ khó thu hút được sự quan tâm của báo chí Thông tin quan trọng là những thông tin thực sự mới

mẻ thu hút được sự quan tâm của báo chí (vì bạn đọc của báo chí quan tâm)

Họp báo là s ự kiện tuy dễ tổ chức về mặt hình thức( trang trí, tổ chức) nhưng lại rất quan trọng về mặt nội dung Một cuộc họp báo thành công tạo nên hình ảnh tốt đẹp hơn về doanh nghiệp cũng như thu hút được sự quan tâm của giới truyền thông theo chiều hướng tích cực

Để tổ chức một cuộc họp báo hiệu quả cần nên chú ý:

- Phải có những mục tiêu và thông điệp cụ thể: càng nhiều thông điệp sẽ làm cho thông tin càng dàn trải, không tập trung dẫn đến việc đưa thông tin không được như mong muốn Nhiều trường hợp cuộc họp báo sẽ bị lạc đề

- Chuẩn bị trước thông tin cho báo chí: không nên d ựa vào việc báo chí tự ghi lại bởi lẽ khả năng sai sót sẽ rất lớn Vì vậy, những thông tin mà doanh nghi ệp muốn nói thì nên viết ra cụ thể Những thông tin này thường nằm trong tập tài liệu dành cho báo chí bao gồm : thông cáo báo chí, bài phát bi ểu, thông tin hỗ trợ thêm (tính năng sản phẩm, kỹ thuật mới…), hình ảnh đi kèm (sản phẩm, toàn cảnh nhà máy, dây chuyền sản xuất…)

- Lập danh sách và thư mời những phóng viên, tờ báo, tạp chí, đài phù hợp với nội dung cuộc họp báo

- Trương trình họp báo nên tập trung và cô đọng, tránh vòng vo bởi báo chí rất bận rộn, nên bỏ qua những bài phát biểu dài dòng, đi thẳng vào vấn đề cần nói

- Chuẩn bị trước câu hỏi liên quan mà báo chí có th ể hỏi, đặc biệt

là những câu hỏi hóc búa nhất Chỉ có thế thì doanh nghiệp mới tự tin khi điều hành họp báo

- Hạn chế số lượng người ngồi tại bàn chủ tọa, càng nhiều người càng trở nên rắc rối, chỉ cần một hay hai người là đủ, nhiều nhất là bốn người Chúng ta nên họp trước với những người này và phân công

cụ thể ai sẽ trả lời những vấn đề nào nếu được phóng viên hỏi

- Cẩn thận những câu trả lời với báo chí, nếu trả lời mà không gẫy gọn và gây hiểu lầm sẽ dẫn đến thông tin lệch lạc, có khi ảnh hưởng đến hình ảnh công ty sau này

- Người chịu trách nhiệm thuyết trình phải thật am hiểu về sản phẩm hay dịch vụ Nếu gặp câu hỏi mà bạn không chắc chắn có thể trả lời xác đáng hãy chuyển cho người nào đủ khả năng, hoặc ghi nhận lại

- Cần chủ động tạo chủ đề cho nhà báo khai thác Không nên đ ể không khí rơi vào khoảng lặng quá lâu, nhất là sản phẩm của bạn không gây được sự chú ý cao đối với giới truyền thông là những người luôn thích sự nóng hổi và mới mẻ

- Đừng bao giờ nói ‘’Chúng tôi không thể cung cấp số liệu/ thông tin này hoặc chúng tôi không có thông tin’’ trong khi nhà báo bi ết bạn hoàn toàn có thể mà hãy hướng họ sang một câu trả lời khác, đại loại như “ Chúng tôi ước tính…’’ bạn cũng có thể nói’’ Cho đến bây giờ, chúng tôi chưa có con số chính xác, chúng tôi sẽ chuyển ngay khi có thể…’’ để hoãn binh hoặc đưa ra con số tương đối mà không ảnh hưởng đến bí mật thông tin của công ty

- Sau cùng điều quan trọng nhất là: các thông tin trả lời phải trung thực, rõ ràng và nhất quán

 Thông cáo báo chí

Thông cáo báo chí là tài li ệu dành riêng cho giới báo chí Khi làm việc một cách chính thức với báo chí (họp báo, mời tham dự sự kiện, gửi tài liệu), doanh nghiệp cần phải chuẩn bị thông cáo báo chí

nhằm cung cấp những thông tin cần thiết cho họ Nếu chúng ta không viết ra mà chỉ nói thì thông tin thường sai lệch hoặc thậm chí tệ hơn là

họ hiểu sai thông điệp mà bạn muốn truyền tải

Không phải thông cáo báo chí nào cũng được báo chí chú ý Chúng ta có thể hình dung hàng ngày tòa so ạn báo có thể nhận được hàng chục hay hàng trăm thông cáo báo chí t ừ rất nhiều công ty Báo chí không thể đăng tải tất cả mà họ chỉ có thể đăng những tin hấp dẫn nhận được sự quan tâm của độc giả

Để thu hút sự quan tâm của báo chi thì thông cáo báo chí nên đáp ứng những tiêu chí sau:

- Kích thích sự tò mò: trước tiên tựa của thông cáo báo chí ph ải gợi ngay cho họ sự tò mò

- Trình bày ngắn gon: thông cáo báo chí ph ải nhấn mạnh được ý cần nói hơn là kể lể dài dòng mà chẳng có liên quan gì Nếu thông cáo báo chí dài hơn hai trang gi ấy thì có nghĩa là nó đã trở nên quá dài dòng Một thông cáo báo chí lý tư ởng nên gói gọn trong một trang

- Tập chung vào chủ đề không nên tham lam đưa quá nhi ều thông tin để tránh sau khi đọc xong phóng viên, ban biên tập phải băn khoăn về nội dung chính của thông cáo

- Nêu bật ý quan trọng: để hấp dẫn báo chí nên đưa ý quan tr ọng lên trước (tiêu đề) rồi sau đó mới diễn giải

 Mời tham dự sự kiện

Trong nhiều trường hợp thông tin không đủ lớn để mời họp báo thì chúng ta có th ể mời báo chí tham dự sự kiện mà doanh nghiệp tổ chức Đó có thể là giới thiệu sản phẩm mới hay cuộc họp mặt khách hàng… Tất nhiên trong trường hợp này sẽ không có chương trình dành riêng cho báo chí nhưng doanh nghiệp cũng nên chuẩn bị tài liệu riêng (có thể là thông cáo báo chí) cho các phóng viên

Tuy nhiên, nếu các vấn đề truyền tải trong buổi lễ hoặccuộc họp

mà mang tính chất “ nhạy cảm’’ thì tốt nhất chúng ta không nên mời phóng viên tham dự Ví dụ cuộc họp mặt khách hàng để đề cập đến chính sách bán hàng mới như:chiết khấu, phương thức thanh toán, đặt hàng… bởi vì trong những buổi họp này có thể có những phản hồi, chỉ trích, khiếu nại… và đương nhiên công chúng không nên bi ết điều này

4.2 Tổ chức sự kiện

4.2.1 Khái niêm

Tổ chức sự kiện là hoạt động nhằm gây sự chú ý của công chúng

để giới thiệu, quảng bá, tạo ra mối quan hệ có lợi cho tổ chức Nói một cách cụ thể thì tổ chức sự kiện là quá trình kết hợp các hoạt động lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp theo yêu cầu

So với các kênh thông tin khác, sự kiện đang được khai thác nhiều nhất ở Việt Nam bởi vì nó giúp doanh nghiệp tiếp cận và tác động trực tiếp đối tượng hướng đến Tuy nhiên, sự kiện chỉ giúp doanh nghiệp tiếp cận rất hạn chế nên xét về hiệu quả chi phí thì sự kiện tốn kém hơn so với các kênh thông tin khác Sự kiện có thể là hội thảo, lễ giới thiệu sản phẩm mới, lễ khai trương, động thổ, lễ kỉ niệm thành lập công ty…

4.2.2 Các nguyên t ắc cơ bản khi tổ chức sự kiện

Về nguyên tắc ý tưởng tổ chức sự kiện cần phải đáp ứng ba yêu cầu:

Để tổ chức sự kiên, trước hết cần phải xác định được chủ đề của

sự kiên Để thu hút sự quan tâm của công chúng, chủ đề sự kiện phải mang tính độc đáo và khác với chủ đề của các sự kiện đã được tổ chức, tránh lấy tên chủ đề sự kiện một cách chung chung và đơn đi ệu

Sau khi xác định được chủ đề, chúng ta cần tìm ra cách thức tổ chức sự kiện như thế nào để làm nổi bật chủ đề

Cuối cùng chúng ta cần gắn hoạt động sự kiện với hình ảnh của doanh nghiệp hay sản phẩm

Để tổ chức sự kiện hiệu quả chúng ta cần chú ý:

 Sự kiện không phải đơn thuần là gặp mặt, ăn uống, giải trí mà cốt lõi của sự kiện là truyền đạt thông tin Bạn phải làm sao để khi kết thúc sự kiện người tham gia còn nhớ tới thông điệp mà bạn muốn truyền tải

 Mỗi sự kiện phải có thông điệp cụ thể, càng nhiều thông điệp thì thông tin sẽ càng dàn trải và thiếu tính thuyết phục

 Muốn thông điệp được nhớ thì bạn phải nhắc đi nhắc lại một cách nhất quán từ đầu đến cuối Thông điệp có thể được thể hiện qua hình ảnh, phông sân khấu, băng rôn, quà tặng, sản phẩm trưng bày thậm trí là tiết mục giải trí múa, hát, ảo thuật, trò chơi… Thông điệp cũng có thể được thể hiện qua lời như kêu gọi sự kiện, bài phát biểu, bài thuyết trình, tài li ệu…

 So với các hoạt động quan hệ công chúng khác, ưu thế lớn nhất của sự kiện là cho phép chúng ta minh h ọa trực tiếp thông điệp

mà bạn muốn truyền tải tới đối tượng Để khai thác t ối đa hiệu quả của sự kiện, chúng ta cần phải thể hiện những thông điệp đó một cách cụ thể Có như vậy họ mới tin và nhớ thông điệp của doanh nghiệp

4.2.3 Tiến trình t ổ chức sự kiên

 Ra quyết định’’5W và 1H’’( what, why, who, where, when and how) Sự kiện là gì? Tại sao tổ chức sự kiện? Mời ai? Tổ chức ở đâu? Khi nào? Và như thế nào?

 Nghiên cứu từng chi tiết cơ bản: chọn ngày, giờ, địa điểm, cung đường đi, thực đơn, hình thức giải trí phù hợp trong sân khấu, trang thiết bị, âm thanh, ánh sang, hình ảnh…

 Lên kế hoạch tổ chức: theo lộ trình từng mốc thời gian trong quá trình chuẩn bị tổ chức sự kiện, kèm theo đó là k ế hoạch ngân sách cho tổ chức sự kiện

 Thiết kế sân khấu: Thiết kế, biên tập các sản phẩm in ấn cho sự kiện, thiết kế sân khấu, trang hoàng địa điểm tổ chức

 Hình dung về sân khấu: Tưởng tượng về sân khấu, cảm nhận nó bằng mọi giác quan để xác định màu sắc, âm thanh, cách trang trí trong sân khấu

 Dự phòng trường hợp bất trắc: Công tác chuẩn bị về hậu cần, an ninh, cấp cứu y tế cũng như các kế hoạch đối phó với các trường hợp bất thường có thể xảy ra

 Theo dõi sau khi tổ chức sự kiện: Cân đối thu chi sau sự kiện, đánh giá thành quả, gửi thư cảm ơn

4.2.4 Rủi ro trong tổ chức sự kiện

Trên thực tế không ít tổ chức đã gặp phải rủi ro trong tổ chức sự kiện mặc dù đó là chương trình có t ầm cỡ, khách mời là những nhân vật nổi tiếng mà công chúng đã quen thu ộc Khi sự kiện đang diễn ra,

dù toàn bộ quy trình được thực hiện một cách hoàn hảo đúng như kế hoạch, song vẫn có thể gặp phải những sự cố như: thái độ của nhân vật nổi tiếng được mời đến, phát biểu khiếm nhã từ khách mời hay những yếu tố bất khả kháng như mưa, bão…

Do đó, khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, cần dự liệu những tình huống xấu có thể xảy ra và dự phòng các biện pháp đối phó kịp thời 4.2.5 Phân biệt tổ chức sự kiện và quan hệ công chúng

Tổ chức sự kiện và quan hệ công chúng thường đi kèm với nhau trong một chiến dịch tiếp thị nhưng đây là hai hoạt động riêng biệt và

có những đặc trưng khác nhau Tổ chức sự kiện là bề nổi còn quan hệ công chúng lá phần chìm Thông qua sự kiện, quan hệ công chúng truyền tải đến công chúng thông đi ệp của tổ chức Và công chúng cũng

thông qua sự kiện có một cái nhìn thiện cảm và thấu hiểu tổ chức hơn

Tổ chức sự kiện là sự phân hợp giữa các yếu tố: bán hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng thương hiệu và thâm nhập thị trường

4.2.6 Vai trò của quan hệ công chúng trong tổ chức sự kiện

Được đánh giá qua số lần xuất hiện của sự kiện đó hoặc số lần người đại diện tổ chức trả lời trên các phương tiện thông tin Việc đánh giá cũng có thể qua số lượng người tham gia bình chọn, dùng thử hay tiếp tục mua thêm sản phẩm mới Có thể nói tổ chức sự kiện là

“bạn đồng hành’’ với quan hệ công chúng trong các chiến lược của Marketing Với những ưu thế riêng của từng hoạt động, sự kết hợp giữa chúng sẽ tạo ra một hiệu quả tối ưu

4.3 Tài liệu quan hệ công chúng

Tài liệu quan hệ công chúng có thể là tài liệu viết hoặc tài liệu hình ảnh (phim tư liệu giới thiệu) So với sự kiện, tài liệu quan hệ công chúng sẽ giúp ta giải thích cặn kẽ và chính xác hơn n ội dung cần truyền tải và đối tượng tham khảo ở mọi lúc mọi nơi Tài liệu quan hệ công chúng bao gồm một số tài liệu cơ bản như sau:

4.3.1 Bản tin công ty

Trước đây bản tin công ty thường chỉ được lưu hành nội bộ trong doanh nghiệp nhằm tạo một kênh thông tin chính th ức từ ban giám đốc đến nhân viên, giúp mọi người biết được hướng phát triển của doanh nghiệp, tạo sự hiểu biết giữa các thành viên trong do anh nghiệp, đặc

biệt là ở những doanh nghiệp có nhiều nhân viên với nhiều chi nhánh hay văn phòng đại diện

Ngày nay, bản tin không chỉ được dùng trong phạm vi nội bộ mà còn được sử dụng như một công cụ hỗ trợ cho hoạt động Marketing của doanh nghiệp Bản tin có thể dùng để truyền đạt thông tin tới các đối tượng công chúng bên ngoài như: khách hàng, đại lý, các chuyên gia trong ngành và các đối tác của doanh nghiệp

4.3.2 Tờ rơi( Brochure)

Brochure hay tờ rơi cũng đều là tài liệu nói về vấn đề nào đó như: doanh nghiệp (thành lập, tôn chỉ hoạt động, nguồn lực, thành công…), sản phẩm (giới thiệu sản phảm, tính năng, hướng dẫn sử dụng…) hay các hoạt động xã hội Brochure thường được đóng thành cuốn chứa được nhiều thông tin còn t ờ rơi thường là những tờ riêng lẻ cung cấp thông tin về một hoặc hai vấn đề

Brochure hoặc tờ rơi có thể gửi kèm với thông cáo báo chí ho ặc phân phát cho các đối tượng tham gia họp báo hoặc sự kiện như những tài liệu tham khảo để họ hiểu rõ hơn về doanh nghiệp

Muốn tác động có hiệu quả đến người đọc thì tài liệu này phải có một thông điệp rõ ràng Quan trọng hơn chúng ta phải thiết kế một cách sáng tạo, lời viết(tiêu đề) phải thể hiện sự khác biệt với các công

ty khác

4.3.4 Phim t ự giới thiệu

Lời nói khó mà di ễn tả trực tiếp và sinh động như hình ảnh Hơn nữa không phải lúc nào chúng ta cũng có cơ h ội cho đối tượng công

chúng nhìn thấy tận mắt sản phẩm hay đến tại nhà máy sản xuất của doanh nghiệp Lúc đó một bộ phim giới thiệu là một công cụ quan hệ công chúng là công cụ hữu hiệu được sử dụng trong những hội thảo khoa học, giới thiệu sản phảm mới nhằm tăng tính thuyết phục tới đối tượng công chúng của doanh nghiệp

Để phim tự giới thiêu hấp dẫn người xem, đầu tiên nó phải ngắn, trung bình từ 5-7 phút Phim càng dài thì s ẽ càng chán So với các tài liệu khác, thế mạnh của phim là hình ảnh chứ không phải lời bình nên chúng ta cần khai thác hiệu quả truyền tải thông qua hình ảnh Nội dung phim cần tập trung vào những vấn đề cụ thể Làm một bộ phim

có nhiều công đoạn, bắt đàu từ viết kịch bản, quay phim và đến hậu kỳ (dựng phim, lồng tiến, lồng nhạc) Do vậy, chúng ta nên tìm h ỗ trợ từ các công ty dịch vụ chuyên nghiệp để phim tự giới thiệu hấp dẫn người xem

5 QUY TRÌNH TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

Quy trình của quan hê công chúng (PR) gồm 4 giai đoạn:

 Nghiên cứu( Research)

 Lập kế hoạch(Action programing)

 Giao tiếp( Communication)

 Đánh giá( Evaluative)

5.1 Nghiên cứu