ĐỒ án QUẢN TRỊ KHO HÀNG

MỤC LỤC CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ KHO HÀNG 1.1 .Tổng quan về kho hàng 1.2 .Mặt bằng kho 1.3 .Trang thiết bị bảo quản ,xếp dỡ và kiểm kê hàng hóa 1.4 .Hệ thống tổ chức lao động trong kho hàng 1.5 .Hệ thống an ninh,phòng chống cháy nổ CHƯƠNG 2:VẬN HÀNG KHO HÀNG 2.1 .Nhập hàng 2.3.Bảo quản và kiểm kê hàng hóa 2.4.Xuất hàng 2.5 Dịch vụ GTVT hàng hóa của kho hàng CHƯƠNG 3:XÁC ĐỊNH CHI PHÍ VẬN HÀNG KHO HÀNG 3.1 Lập kế hoạch khối lượng hàng hóa nhập,xuất của kho trong kỳ 3.2 Xác định các chi phí vận hành kho hàng 3.3 Xác định chi phí các dịnh vụ GTVT hàng hóa của kho hàng MỞ ĐẦU Quản trị kho hay hàng tồn kho là hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp cân bằng giữa nhu cầu dự trữ hàng hóa cho các hoạt động sản xuất phân phối và yêu cầu giảm chi phí quản lý hàng tồn kho. Quản trị kho hiệu quả chính là giải pháp giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Việc duy trì hàng tồn kho một cách không hợp lý và hiệu quả ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, điều cần thiết là phải có cách thức quản lý kho hàng, kho vật tư phù hợp. Vì thế cần phải lập kế hoạch kho phù hợp để góp phần phát triển hoạt động sản xuất vào doanh nghiệp.

ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI

KHOA KINH TẾ VẬN TẢI

ĐỒ ÁN QUẢN TRỊ KHO HÀNG

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN : Hà Nguyên Khánh

HỌ VÀ TÊN SINH VIÊN : SOMBOUN KEOMONEKHAM

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ KHO HÀNG

1.1 Tổng quan về kho hàng

1.2 Mặt bằng kho

1.3 Trang thiết bị bảo quản ,xếp dỡ và kiểm kê hàng hóa

1.4 Hệ thống tổ chức lao động trong kho hàng

2.5 Dịch vụ GTVT hàng hóa của kho hàng

CHƯƠNG 3:XÁC ĐỊNH CHI PHÍ VẬN HÀNG KHO HÀNG

3.1 Lập kế hoạch khối lượng hàng hóa nhập,xuất của kho trong kỳ

3.2 Xác định các chi phí vận hành kho hàng

3.3 Xác định chi phí các dịnh vụ GTVT hàng hóa của kho hàng

MỞ ĐẦU

Quản trị kho hay hàng tồn kho là hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp cân bằng giữa nhu cầu dự trữ hàng hóa cho các hoạt động sản xuất phân phối và yêu cầu giảm chi phí quản lý hàng tồn kho Quản trị kho hiệu quả chính là giải pháp giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho doanh nghiệp Việc duy trì hàng tồn kho một cách không hợp lý và hiệu quả ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Chính vì vậy, điều cần thiết là phải có cách thức quản lý kho hàng, kho vật tư phù hợp Vì thế cần phải lập kế hoạch kho phù hợp để góp phần phát triển hoạt động sản xuất vào doanh nghiệp.

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ KHO HÀNG

1.1 Tổng quan về kho hàng

1.1.1.Khái niệm kho hàng

Kho hàng là 1 bộ phận của hệ thống logistics, là nơi cất giữ nguyên nhiên vật liệu,bán thành phẩm và thành phẩm trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu chotới điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin về tìnhtrạng điều kiện lưu giữ và vị trí của các hàng hóa được lưu kho

1.1.2.Phân loại kho hàng

-Theo lĩnh vực logistics

+ Kho logistics cung ứng

+ Kho logistics sản xuất

+ Kho logistics phân phối

-Theo công đoạn logistics

+ Kho doanh nghiệp sản xuất

+ Kho doanh nghiệp thương mại bán lẻ

+ Kho doanh nghiệp thương mại trung gian

+ Kho của các trung gian trong chuỗi cung ứng

-Theo liên kết giao thông

-Theo nhiệm vụ chính của kho

+ Kho thu mua,kho tiếp nhận

+ Kho tiêu thụ

+ Kho trung chuyển

+ Kho dự trữ

+ Kho thương mại( cho thuê)

+ Kho đi thuê

+ Kho quốc gia/địa phương

-Theo quy mô

+ Kho lớn

+ Kho trung bình

+ Kho nhỏ

-Theo chế độ nhiệt độ bảo quản

+ Kho không có sưởi ấm/có sưởi ấm

+ Kho lạnh

+ Kho có nhiệt độ cố định

-Ngoài ra còn có: kho bảo thuế,kho ngoại quan,kho CFS

1.1.3.Vai trò của kho

- Tiết kiệm chi phí vận tải: nhờ có kho mà các tổ chức có thể gom lô hàng nhỏ

thành lô hàng lớn sau đó giao hàng đi Chi phí vận tải được tiết kiệm nhờ vào việcchi phí cho 1 đơn vị vận chuyển thấp hơn

- Tiết kiệm chi phí sản xuất: Kho bảo quản nguyên vật liệu,bán thành phẩm và

thành phẩm nhờ đó giảm bớt hư hỏng hao hụt hay mất mát, đồng thời việc lưu trữnguyên vật liệu tồn kho giúp quá trình sản xuất diễn ra liên tục, đáp ứng kịp thờinguyên vật liệu cần thiết

- Tổ chức có thể được hưởng các khoản chiết khấu khi mua hàng với số lượng lớn

hoặc mua theo kỳ hạn

- Duy trì nguồn cung ứng ổn định

- Hỗ trợ chính sách dịch vụ khác hàng của tổ chức

- Giúp doanh nghiệp có thể đương đầu với những thay đổi của thị trường

- Giúp vượt qua những khác biệt về không gian và thời gian giữa nhà sản xuất với

người tiêu dùng

- Giúp thỏa mãn nhu cầu khách hàng với chi phí logistics thấp nhất

- Hỗ trợ các chương trình JIT của nhà sản xuất và khách hàng

- Cung cấp cho khách hàng những sản phẩm đồng bộ chứ không phải là những sản

phẩm đơn lẻ, phục vụ tốt những nhu cầu của khách hàng

- Kho là nơi lưu trữ các phế liệu phế phẩm, các bộ phận, sản phẩm sản xuất thừa,

… để tiến hành phân loại xử lý và tái chế Là 1 bộ phận quan trọng giúp hoạt độnglogistics ngược thành công hơn

1.2 Mặt bằng kho

1.2.1.Các yếu tố lựa chọn địa điểm thuê kho hay xây dựng kho

*Xây dựng kho mới

- Chọn vị trí kho hợp lý để tiết kiệm được chi phí trong vấn đề sản xuất và lưuthông phân phối.Vị trí nhà kho nên gần trung tâm thuận lợi cho việc phân phốinếu là kho kinh doanh.Có khoảng không gian phù hợp với phương tiện bốc dỡhàng và một vài dự phòng phụ cho sự mở rộng trong tương lai

- Các điều kiện địa lý: Kho nên gần đường liên tỉnh để có thể liên lạc nhiều nơihoặc nước khác và không nên ở trong một khu vực mà giao thông nghẹt cứng+ Nếu thường xuyên xuất nhập qua hệ thống xe lửa, tàu điện thì kho nên đặt gầncác trạm đó

+ Nếu xuất nhập khẩu qua cảng biển nhà kho nên bố trí gần chỗ hải cảng Điềuquan trọng là tính toán cự ly di chuyển sao cho hợp lý ít tốn kém, hạn chế gần khuvực dân cư đề phòng hỏa hoạn

- Hệ thống điện nước, hệ thống cống rãnh thoát nước tốt trong khu vực và khôngquá xa những dịch vụ cốt yếu như điện nước và thông tin liên lạc

- Lựa chọn nhà kho thích hợp với nhu cầu và không nên là một nơi quá đắt:

+ Những yếu tố như việc lựa chọn vị trí, công trình xây dựng và những chi phíđiều hành cần phải được gắn kết lẫn nhau

+ Những nơi đặt phương tiện sản xuất sẽ được thiết kế để nhấn mạnh hiệu quả củatiến trình sản xuất, nhà kho cũng sẽ được thiết kế để nhấn mạnh hiệu quả cất giữhàng hóa, quá trình tiến hành công việc mua bán và gia công hàng hóa theo yêucầu

- Xác định nhu cầu của kho có thể thay đổi theo mùa vụ, thời vụ, thường phụthuộc vào những yếu tố sau

+ Loại hàng chứa trong kho

+ Ghi nhận con số khả năng kho có sức chứa là bao nhiêu tấn hay khả năng chứabao nhiêu thể tích

+ Mặt hàng thuộc loại nào, kích cỡ ra sao để định khu vực và đóng các khung kệcho phù hợp

+ Các nhiệm vụ kho phải thực hiện như kho dịch vụ, kho sản xuất, kho kinhdoanh, kho đông lạnh

+ Thời gian tồn kho trung bình của hàng hóa trong kho

+ Chiều cao của kho cũng tùy thuộc vào mặt hàng

+ Các dụng cụ và thiết bị bốc xếp hàng hóa, làm tăng lượng hàng vận chuyển sovới thời gian

+ Cân nhắc phương tiện bốc xếp phù hợp với đối tượng hàng hóa

+ Huấn luyện nghiệp vụ nhân viên từ thủ kho, kế toán kho, bốc xếp

+ Việc xử lý số liệu xuất nhập kho làm bằng tay hay sử dụng máy tính là hiệu quả

*Thuê nhà kho hiện có

Trường hợp đi thuê nhà kho thì thường kho được đặt trong những ngôi nhà cũ do

đó cần lưu tâm đến những vấn đề sau:

- Lối vào: cửa được đặt ở vị trí và có đủ chiều cao cho xe đi vào nhà kho để có thểbốc dỡ hàng gần nơi chứa hàng và có thể tận dụng tất cả thiết bị xử lý sẵn có

- Cấu trúc: những tòa nhà cũ thường có một hay những khuyết điểm sau

+ Mái nhà quá cao và không có cách nhiệt hoặc mái nhà quá thấp nên thườngnóng về mùa hè

+ Khi có những tầng kệ trên, lối đi chật hẹp thường chỉ có một cái thang để đi khicần leo lên bốc dỡ hàng không an toàn

+ Kho bãi rất tồi: do nền nhà cũ bị mòn và lồi lõm qua nhiều năm làm cho bề mặtcao thấp khác nhau, điều này bất tiện cho xe đẩy bằng tay hay xe nâng

+ Ánh sáng tự nhiên không đủ:ít khi có đủ cửa sổ thường không có ánh sáng tựnhiên từ mái nhà

+ Có những kiến trúc bên trong không cần thết như nền móng cũ, những cănphòng nhỏ hay hàng rào

- Khi thuê kho có sẵn có thể dùng một số biện pháp sau khắc phục

+ Với mái nhà cao có thể tận dụng không gian bên trên bằng cách làm thêm mộttầng kệ nữa và cách nhiệt bằng cách lót bên dưới mái nhà bằng tấm cách nhiệt haytấm lót phù hợp

+ Nền nhà xấu có thể khắc phục bằng cách làm lại nền nhà mới bằng bê tông+ Ánh sáng không đủ có thể đặt kính trên mái nhà, mở rộng và nâng các cánh cửa

sổ hai bên

+ Những bức tường hay vách ngăn không cần thiết có thể bỏ đi miễn là không ảnhhưởng đến cấu trúc chính của nhà

1.3 Trang thiết bị bảo quản,xếp dỡ và kiểm kê hàng hóa

1.3.1.Các loại thiết bị bảo quản hàng hóa trong kho

*Các loại giá kệ hàng

- Kệ đơn giản :gồm có kệ nặng và kệ nhẹ

+ Kệ nặng: Phù hợp với nhiều chủng loại hàng kích cỡ khác nhau, hàng xuấtchậm Thích hợp với kho của doanh nghiệp khác nhau, gồm cả doanh nghiệplogistics và trung tâm phân phối

+ Kệ nhẹ: Phù hợp với hàng vật liệu xây dựng,phụ tùng ô tô, sách, quần áo.Kệ nàythích hợp với kho cửa hàng bán lẻ nhỏ và các đối tượng phục vụ nhu cầu hàngngày

- Kệ đi xuyên:Cho phép sử dụng tối đa chiều cao kho hàng, dùng cho nhiều loạihàng hóa nhỏ lẻ Có thể tăng hệ số sử dụng không gian kho lên 2-3 lần

- Kệ nghiêng: Có độ dốc từ 3-5, kệ có trang bị con lăn di chuyển hàng trên nguyêntắc trọng lực tự nhiên Dễ dàng di chuyển và theo dõi hàng hóa, có khả năng tựđộng hóa cơ giới hóa cao, có thể hoạt động ở nhiệt độ thấp

- Kệ di động: Giúp tiết kiệm diện tích lối đi Kệ này thích hợp bảo quản hàng hóa

có tốc độ quay vòng chậm, không cần chọn hàng nhanh, hàng dự trữ lâu dài vàhàng có giá trị cao Kệ xếp hàng nặng phía dưới

- Kệ ô ngăn kéo: Để lưu trữ hàng rời và hàng lẻ

*Thiết bị đóng gói hàng:Gồm máy đóng gói pallet,máy dán nắp thùng

- Dùng để bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận tải, xếp dỡ và lưu kho

- Tăng hiệu quả của quá trình xử lý hàng hóa nhờ vào việc đóng gói đúng cách

1.3.2.Thiết bị vận chuyển và xếp dỡ hàng hóa trong kho

*Xe nâng:Dùng điện hay chạy bằng nhiên liệu xăng hay dầu

Xe nâng là thiết bị cơ giới xếp dỡ dùng để nâng hạ và vận chuyển hàng hóa trongkho bãi cũng như trên phương tiện vận chuyển.Tùy từng loại xe nâng có thể cóchiều cao nâng hàng từ 1.6-14.3m trọng lượng nâng từ 1000-1600kg

+ Xe nâng thủy lực có khối lượng xử lý hàng không lớn(30-40 pallet/1ca), trọnglượng từ 0.3-1T

+ Xe nâng điện tiện lợi hơn xe nâng thủy lực, tốc độ nâng của xiên hàng cao hơn+ Xe nâng tự hành sử dụng tại các khu vực có cường độ xếp dỡ di chuyển hàngcao, có quy mô di chuyển rộng nhưng không gian di chuyển lại hạn hẹp

+ Xe nâng có cần nâng kéo dài được cho phép nâng hàng với độ cao lớn

*Nâng tay

- Là thiết bị đơn giản để nâng hàng và di chuyển hàng bên trong kho ở khoảngcách ngắn thường dùng để đóng hàng

- Nâng tay có 2 loại là điều khiển bằng tay và tự động

*Pa-let: có thể làm bằng gỗ,nhựa hoặc bằng kim loại

*Palăng: palăng xích và palăng điện

- Palang là thiết bị nâng hàng được treo trên cao gồm 1 cơ cấu nâng và có thể cóthêm một cơ cấu di chuyển, thường có kích thước gọn nhẹ, kết cấu đơn giản

- Phân loại

+ Theo dẫn động palang có 2 loại:bằng tay hoặc bằng điện hoặc khí nén

+ Theo cách thiết kế bộ phận giữ hàng:palang giữ hàng bằng xích hoặc cáp

- palang áp dụng với hàng bao kiện có hình dáng ổn định và trong phạm vi nânghàng với hành trình nhỏ

*Robot công nghiệp:là một cơ cấu máy có thể lập trình được, có khả năng làm

việc một cách tự động không cần sự trợ giúp của con người.Bên cạnh đó giữa cáctay máy có thể hợp tác được với nhau

*Dạng băng chuyền

- Là thiết bị xếp dỡ hoạt động liên tục dùng để di chuyển hàng theo phương nằm

ngang hoặc nghiêng 1 góc nhỏ sơ với phương nằm ngang

- Theo cấu tạo của dải băng thì có: bằng chuyền tấm cứng, tấm mềm, plastic, gạt,

theo kết cấu còn có băng chuyền tĩnh và băng chuyền động, băng chuyền con lăn

1.4.Hệ thống tổ chức lao động trong kho

*Trường hợp 1: Doanh nghiệp có nhiều kho lớn rải rác nhiều nơi hay là một khu

vực tập trung có nhiều kho lớn như ở cảng, nhân sự kho có thể tổ chức như sau

- Tổng quản kho

- Phó tổng quản kho hay phụ tá tổng quản kho quản lý một số khu vực

- Mỗi kho có một thủ kho và một phó kho

- Nhân viên văn phòng hay thư ký kho hàng

- Nhân viên kho khu vực

- Tài xế lái xe nâng

- Tài xế xe tải giao hàng

*Trường hợp 2: Doanh nghiệp chỉ có một kho lớn, hàng hóa có nhiều chủng loại

- Thủ kho

- Phó kho quản lý một số khu vực

- Một tổ trưởng hay trưởng nhóm khu vực phụ trách một hoặc hai chủng loại hàng

- Nhân viên kho khu vực

- Nhân viên giám sát( trong kho hàng có giá trị cao và nhỏ khó kiểm soát )

- Kho có đội bốc xếp riêng, lúc đó nhân viên khu vực sẽ đứng ra trông coi việc

bốc xếp hay xe nâng làm việc trong khu vực kho mình phụ trách

- Nhân viên văn phòng kho hay thư ký kho hàng

- Tài xế xe nâng

- Nhân viên giao nhận

- Tài xế xe tải giao hàng

*Trường hợp 3: Doanh nghiệp có một số kho nằm trong một khu vực và có nhiều

chủng loại hàng

- Trưởng kho

- Phó trưởng kho quản lý một số khu vực kho

- Mỗi khu vực chủng loại hàng là có một thủ kho khu vực và một phó kho

- Nhân viên kho khu vực

- Nhân viên văn phòng kho hay thư ký kho hàng

- Tài xế lái xe nâng

- Nhân viên giao nhận

- Tài xế xe tải giao hàng

- Bảo vệ ở cổng

1.5.Hệ thống an ninh,phòng chống cháy nổ

1.5.1.Hệ thống camera giám sát

- Hệ thống camera quan sát là giải pháp an ninh hoàn hảo cho kho hàng và kho

lưu trữ Đối với các tòa nhà lớn hoặc các nhà máy trải rộng trên một diện tích lớnthì việc đảm bảo an toàn sẽ là một thử thách lớn

- Với việc sử dụng camera quan sát là lựa chọn đúng để quản lý kho hàng và chủ

sở hữu có thể tập tring vào khu vực quan trọng và làm giảm nguy cơ xảy ra trộmcắp, thất thoát tài sản hàng hóa

Ưu điểm

- Giảm trộm cắp: Sử dụng camera an ninh cho kho hàng chắc chắn sẽ ngăn chặn

được các hành vi trộm cắp

- Đảm bảo an ninh cho kho: Sử dụng camera quan sát khi hàng là biện pháp an

ninh linh hoạt hiện nay.Lắp đặ camera cho kho hàng cho phép nhân viên bảo vệthực hiện các cuộc tuần tra trực tiếp nhiều hơn

- Giám sát cả khi vắng mặt: Sử dụng đầu ghi hình camera DVR hoặc NVR cho

phép bạn phát sóng các đoạn video từ hệ thống camera qua internet, như vậy cóthể quản lý nhiều kho hàng hoặc các cơ sở lớn một cách dễ dàng

- Đầu ghi hình camera còn cho phép kiểm tra an ninh kho hàng vào bất kỳ lúc nào

từ máy tính, iphone,…

Lắp đặt camera quan sát cho kho hàng

- Lăp đặt camera giám sát trong các khu vực mở rộng như các tầng của kho hàng

- Lắp đặt máy quay ở tất cả các vị trí của cửa ra vào, lối thoát hiểm như vậy sẽ

giám sát được các vấn đề vận chuyển và giao hàng

- Lắp đặt camera cố định ở những nơi lưu trữ các tài sản có giá trị

- Sử dụng camera quan sát trong các văn phòng và khu vực quản lý sẽ làm giảm

các hành vi trộm cắp tài liệu kinh doanh và tiền mặt

- Lăp đặt camera ngoài trời để bảo vệ cơ sở xây dựng bởi các hành vi phá hoại 1.5.2.Hệ thống âm thanh thông báo

Với những doanh nghiệp có nhà xưởng rộng với hàng nghìn công nhân việc thôngbáo những tin tức, kế hoạch của công ty đến từng công nhân là việc không hề đơngiản Chính vì vậy hệ thống âm thanh thông báo ra đời để giúp giải quyết các vấn

đề khó khăn này Bên cạnh việc ứng dụng với những nhà xưởng lớn hệ thống âmthanh nhà xưởng còn có thể được ứng dụng tại những khu trung tâm thương mại

và bệnh viện, các nhà cao tầng , chung cư,…

1.5.3.Hệ thống kiểm soát ra vào

- Đầu đọc kiểm soát ra vào: Là nơi kiểm tra tính hợp lệ, cho phép hay không chophép một người nào đó ra hay vào khu vực kiểm soát

- Hệ thống chốt cửa: Ngăn chặn ra vào cửa tự do

- Thẻ cảm ứng(nếu sử dụng vân tay thì không cần thẻ)

- Hệ thống quản lý trên máy tính:quản lý ra vào, chấm công, thao tác từ xa vàocác đầu đọc kiểm soát vào ra

1.5.4.Hệ thống báo cháy tự động

Hệ thống báo cháy tự động là hệ thống thiết bị tự động phát hiện và thông báo địađiểm cháy.Hệ thống báy cháy tự động bao gồm trung tâm báo cháy, các đầu báocháy và các thiết bị ngoại vi khác…

*Nhiệm vụ

Tự động phát hiện ra cháy một cách nhanh chóng,chính xác và kịp thời trong vùng

hệ thống đang bảo vệ

Tự động phát ra các tín hiệu báo động,chỉ thị và các tín hiệu điều khiển các thiết

bị ngoại vi của hệ thống báo cháy tự động nhằm thực hiện một nhiệm vụ cụ thểnào đó

Đặc biệt với hệ thống báo cháy tự động sử dụng đầu báo cháy khói thì nó còn cónhiệm vụ quan trọng hơn là “cảnh báo” tức là phát hiện và thông báo sự sắp cháy,

sự cháy âm ỉ chưa có ngọn lửa

1.5.5.Hệ thống chữa cháy tự động

Hệ thống sprinkler là hệ thống chữa cháy sử dụng vòi xả kín luôn ở chế độ thườngtrực,các vòi xả chỉ làm việc khi nhiệt độ môi trường tại đó đạt đến một giá trị kíchhoạt nhất định.Vì vậy hệ thống sprinkler chỉ có khả năng chữa cháy theo điểmtrên một diện tích bảo vệ nhất định

Hệ thống sprinkler được sử dụng để bảo vệ các cơ sở có mức độ nguy cơ cháythấp,nguy cơ cháy trung bình.Đặc điểm chính của hệ thống này là trong đườngống luôn chứa đầy nước và được duy trì ở một áp lực nhất định theo tiêu chuẩn áplực nước chữa cháy

CHƯƠNG 2:VẬN HÀNH KHO HÀNG

2.1.Nhập hàng

2.1.1.Nguyên tắc nhập hàng

- Kiểm tra hàng hóa về số lượng

- Kiểm nhận hàng hóa về chất lượng

- Chứng từ nhập hàng từ cảng về gồm:tờ khai hải quan, biên bản giao nhận hànghóa vận chuyển

- Phòng kế toán cập nhật trên thẻ kho và trên máy vi tính

- Chuyển những chứng từ liên quan đến phòng kế toán, phòng kinh doanh

- Kiểm tra hàng hóa sau đó ký lệnh giao hàng

- Nếu có khiếu nại về hàng hóa hư hỏng hay thất lạc cần có 1 bản sao lệnh giaohàng,phiếu xuất kho, hóa đơn địa điểm đầy đủ chi tiết gửi kèm

- Đối với hàng trả về thì chứng từ phải có đủ chữ ký hợp lệ

2.1.3.Kiểm tra hàng hóa nhập kho

*Kiểm tra số lượng:Dùng phương pháp kiểm tra trực tiếp

- Người kiểm tra đếm số lượng mỗi một món hàng nhận được và kiểm tra so vớihóa đơn của nhà cung cấp hoặc lệnh giao hàng

- Nếu số lượng ăn khớp thì người kiểm tra đánh dấu trên hóa đơn hoặc lệnh giaohàng

- Lặp lại đối với tất cả hàng gửi, hàng giao

- Nếu không có vấn đề thì người kiểm tra ký vào hóa đơn hay lệnh giao hàng

- Nếu có vấn đề phát sinh thì cần ghi chú lại trên hóa đơn hay lệnh giao hàng vàtiến hành xử lý

*Kiểm tra chất lượng:Đối với một số loại hàng nhất định thì phải kiểm tra với

chất lượng mẫu mã

Chất liệu hay tay nghề:thường do bộ phận kiểm tra chất lượng hay bộ phận kỹthuật đảm nhận

2.2.Bảo quản và kiểm kê hàng hóa

2.2.1.Nội dung kiểm kê

- Trước kiểm kê

+ Thông báo trước việc kiểm kê để nhân viên khu vực kho chuẩn bị lại thẻ kho vàsắp xếp hàng hóa cho có trật tự trên các quầy kệ

+ Kế toán kho in toàn bộ danh sách tồn kho hàng theo sổ sách hay có trên máy vitính đến ngày kiểm kê trên giấy tờ kiểm kê

- Trong quá trình kiểm kê

+ Mỗi nhóm kiểm kê đều cử ra một người chịu trách nhiệm chung, thường nhữngbuổi kiểm kê định kỳ có sự phối hợp của các phòng chức năng kho, kế toán-KinhDoanh, cử người giám sát đến cùng nhân viên phụ trách khu vực kho đó và kiểmtra lại

+ Người kiểm tra xác minh ghi tên sản phẩm và số lượng hàng hóa cụ thể và rõràng vào giấy kiểm kê

+ Con số ghi vào biên bản kiểm kê phải chính xác,không được bôi sửa số,nếu cósửa chữa thì ghi bên cạnh số chỉnh sửa mới, thủ kho ký xác nhận kế bên

+ Nhân viên khu vực kiểm tra lại thẻ kho của mình có khớp với danh sách các mặthàng kiểm kê hay không

+ Cuối cùng chuyển lại giấy tờ cho thủ kho để đối chiếu

+ Phát hiện những lô hàng xuất nhập khẩu chưa dán nhãn tiếng việt hay chưa dán

mã code để sau đợt kiểm kê sẽ thực hiện.Ghi lại từng chi tiết tình trạng hàng

- Sau kiểm kê:

+ Sắp xếp tất cả giấy kiểm kê theo thứ tự và trình cho thủ kho

+ Thủ kho kiểm tra số lượng kiểm kê với số tồn kho trên phần mềm, in ra sựchênh lệch(nếu có) và đem đối chiếu với phiếu nhập xuất có liên quan

+ Tiến hành cân đong, đo, đếm những mặt hàng có vấn đề chênh lệch

+ Xác minh, điều chỉnh và báo cáo.Xác nhận kết quả kiểm kê cuối cùng

2.2.2.Các phương pháp kiểm kê hàng hóa trong kho

- Cân đo đong đếm đơn giản,dễ thực hiện ít tốn kém

+ Tạm ngưng mua vào nhập kho và xuất hàng bán để kiểm kê từng mặt hàng cụ

thể

+ Thực tế cân đo đong đếm từng loại hàng hóa theo đơn vị đo lường thích hợp + Kiểm soát bằng mắt qua kiểm đếm từng kiện, thùng, bao Nếu là hàng lẻ thì mở

thùng, kiện hàng hóa ra đếm

+ Ghi nhận kết quả kiểm kê vào phiếu kiểm kê kho

+ So sánh số liệu kiểm kê thực tế với số liệu ghi trên thẻ kho của từng mặt hàng + Ghi nhận và báo cáo bất kỳ sự chênh lệch nào cho từng bộ phận để xác minh và

xử lý kịp thời

- Sử dụng máy tính

+ Tạm ngưng mua vào nhập kho và xuất hàng bán để kiểm tra cụ thể từng mặthàng

+ In danh sách mới nhất các mặt hàng hiện tồn kho từ máy vi tính

+ Kiểm kê sự cân đối hàng tồn kho từ các dữ liệu xuất-nhập-tồn kho theo côngthức

Hàng tồn cuối kỳ =Tồn đầu kỳ + mua vào – xuất trong kỳ

- Doanh nghiệp mua hàng đến kho của Doanh nghiệp bán hàng nhận hàng

- Doanh nghiệp bán hàng giao tận kho của Doanh nghiệp mua hàng

- Doanh nghiệp giao cho chi nhánh chở tới nơi giao tận kho của Doanh nghiệpmua hàng thường là chở đi các tỉnh xa

- Xuất hàng từ kho chẵn qua kho lẻ nội bộ

- Xuất hàng từ kho của Doanh nghiệp(kho trung tâm phân phối) đến các chi nhánh

- Xuất(kho trung tâm phân phối) trả về nhà máy của Doanh nghiệp

2.3.2.Nguyên tắc xuất hàng

- Chỉ có người có trách nhiệm cầm phiếu đề nghị xuất hàng được duyệt mới đượcđến kho nhận hàng

- Chỉ xuất đúng số lượng,trọng lượng, chủng loại hàng đã được duyệt trên chứng

từ hay phiếu đề nghị xuất hàng

- Tiến hành cập nhật số liệu trên thẻ kho và trên máy vi tính, kiểm kê chu đáo vàđúng kỳ

- Chuyển những chứng từ liên quan về phòng kế toán, phòng kinh doanh

- Hàng sau khi xuất kho phải được thu xếp gọn gàng để chỗ xếp hàng khác,hàngthừa phải đưa vào khu vực xử lý riêng

2.3.3.Các bước thực hiện

- Phòng kinh doanh hay phòng kế toán phát hành và giao các chứng từ cần thiết,phiếu đặt hàng, phiếu giao hàng, phiếu đăng ký gửi hàng, hóa đơn GTGT, phiếuxuất kho

- Kho nhận chứng từ xuất kho

- Thủ kho phân công nhiệm vụ cho nhân viên kho khu vực xuất hàng theo đúng sốlượng và tuyến đường

- Trưởng nhóm kho khu vực cho nhân viên xuất hàng ra khu vực tập kết hàng đểbàn giao cho thủ kho

- Hàng được phân lô cụ thể cho từng khách hàng

- Xếp hàng lên xe dưới sự giám sát của thủ kho hoặc trưởng kho, tuyến xa nhấtxếp bên trong

- Kiểm tra cuối cùng trước khi đóng cửa xe

- Kiểm tra chốt an toàn trước khi xe khởi hành

2.3.4.Kiểm tra hàng xuất kho

Thủ kho căn cứ vào chứng từ gốc,kiểm tra các mặt hàng theo phương thức kiểmđếm,mặt hàng nào đủ số lượng và đúng chất lượng sẽ được đánh dấu để biết làmặt hàng đó đã kiểm tra rồi

2.4.Dịch vụ GTGT hàng hóa của kho hàng

Hướng dẫn sử dụng hóa đơn GTGT cho kho hàng

Nếu doanh nghiệp có kho hàng hóa trực thuộc tỉnh, địa phương khác và có nhu cầuxuất hóa đơn khi bán hàng cho khách hàng thì các thủ tục sử dụng hóa đơn GTGTcho kho hàng được thực hiện như thế nào?

Căn cứ Khoản 1 Điều 53 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngàỵ 14/09/2015 củaChính Phủ quy định về việc thông báo thay đổi nội dung đăng ký thuế:

“ Điều 53 Thông báo thay đổi nội dung đăng kỷ thuế

Hướng dẫn sử dụng hóa đơn GTGT cho kho hàng

1 Trường hợp doanh nghiệp thay đổi nội dung đang ký thuế mà không thay đổi nội dung đãng ký kính doanh thì doanh nghiệp gửi Thông báo đến Phòng Đãng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt ưụ sở chỉnh

Nội dung Thông bảo gồm:

a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã sổ doanh nghiệp và ngấy cấp Giấy chứng nhận đãng ký kỉnh doanh, Gỉấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Giấy chứng nhận đãng

ký doanh nghiệp;

b) Nội dung thay đổi thông tin đẫng kỷ thuế ”

– Căn cứ chỉ tiêu 16 trên tờ khai mẫu 01-ĐK-TCT về việc đăng ký thuế có hướng dẫn chi tiết như sau:

kho hàng trực thuộc không có chức năng kỉnh doanh: Nếu cỏ thì đánh dấu X vào ổ kho hàng trực thuộc ”,

– Căn cứ Phụ lục số 4 hướng dẫn lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ đối với một sốtrường hơp (kèm theoThông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tảichính):

“2.6 Tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ xuất điểu chuyến hàng hóa cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc như cảc chi nhánh, cửa hàng ở khác địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) đế bán hoặc

xuất điêu chuyến giữa các chỉ nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau; xuất hàng hóa cho cơ sở nhận làm đại ỉỷ bán đúng giá, hường hoa hồng, căn cứ vào phương thức

tể chức kỉnh doanh và hạch toán kê toán, cơ sở cỏ thế lựa chọn một trong hai cách

sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:

a) Sử dụng hóa đơn GTGT để ỉàm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế GTGT ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau

b) Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nòi’ bộ; Sử dụng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại ỉý theo quy định đôi với hàng hỏa xuât cho cơ sở ỉàm đại ỉý kèm theo Lệnh điêu động nội bộ.

Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chỉ nhánh, cửa hàng; cơ sở nhận ỉàm đại lý bản hàng khỉ bản hàng phải lập hỏa đơn theo quỵ định giao cho người mua, đông thời lập Bảng kê hàng hóa bản ra gửi về cơ sở có hàng hóa điêu chuyên hoặc cơ sở cỏ hàng hóa gửi bán (gọi chung là cơ sở giao hàng) đế cơ sở giao hàng lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa thực tế tiêu thụ giao cho cơ sở hạch toán phụ thuộc, chỉ nhảnh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại ỉỷ bán hàng.

Trường hợp các đơn vị trực thuộc của cơ sở kinh doanh nông, lâm, thủy sản đã đăng kỷ, thực hiện kê khai nộp thuế GTGT theo phương pháp khau trừ, có thu mua hàng hóa ỉà nông, ỉâm, thủy sản để điều chuyển, xuất bán về trụ sở chỉnh của cơ

sở kinh doanh thì khỉ điều chuyển, xuất bán, đơn vị trực thuộc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyến nội bộ, không sử dụng hỏa đơn GTGT.

– Căn cứ Khoản 1 Điều 11 Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của

Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều Luật Quản lý thuế; Luật sửa đổi, bổsung một số điều của Luật QiaảH lý thuế và Nghị định số 83/2013/NĐ-CP ngày22/07/2013 quy định về việc khai thuế GTGT:

“…Trường hợp người nộp thuế có đơn vị trực thuộc kinh doanh ở địa phương cấp tỉnh khác nơi người nộp thuế có trụ sở chỉnh thì đơn vị trực thuộc nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp của đơn vị trực thuộc; nếu đơn vị trực thuộc không trực tiếp bán hàng, không phát sinh doanh thu thì thực hỉện khai thuê tập trung tại trụ sở chỉnh của người nộp thuế.

… Trường hợp người nộp thuế có hoạt động kinh doanh xây dựng, lẳp đặt, bán hàng vãng ỉaỉ ngoại tỉnh và chuyên nhượng bất động sản ngoại tỉnh không thuôc trường hợp quy đỉnh tại điếm c, khoản ỉ Điều này, mà không thành lập đơn vị trực thuộc tại địa phương câp tỉnh khác nơi người nộp thuế có ưụ sở chỉnh (sau đây gọi

là kinh doanh xây dựng, ỉãp đặt, bán hàng vãng lai, chuyển nhượng bất động sản ngoại tỉnh) thì người nộp thuế phải nộp hồ sơ khai thuế cho cơ quan thuế quản ỉỷ tại địa phương có hoạt động xây dựng, ỉắp đặt, bán hàng vãng ỉaỉ và chuyển nhượng bất động sản ngoại tỉnh…

Đặc điểm hàng

Tổng khối lượng hàng

Thời gian nhập hàng

Khối lượng tồn đầu ngày nhập

MM 1000 kg Hình khối,bao gói cứng 50 T 8h, 25/9

DD 100 kg Hình khối,bao gói cứng 80 T 11h, 25/9 10T, Khu C

TP 50 kg Hình khối,bao gói mềm 60 T 15h, 25/9 10T, Khu A

III, Hàng xuất

Bên mua

hàng Tổng khối lượng hàng xuất Cửa xuất hàng

Thời gian xuất hàng

Công ty X

20T hàng MM

30T hàng DD25T hàng TPCông ty Y

25T hàng MM

25T hàng DD20T hàng TP

25T hàng TP

Cửa xuất 1

Cửa xuất 2

Cửa

nhập 1

Cửa nhập 2

Khu hành chính

Khu bảo quản A

Khu bảo quản B

Khu bảo quản C

Khu bảo quản D

Khu bao

bì, hàng mẫu

Cửa xuất 4 Cửa

xuất 3

IV, Các dữ liệu liên quan

1 Khoảng cách giữa các khu vực trong kho

- Thời gian kiểm đếm, kiểm tra chất lượng 1 lô hàng nhập và xuất là 1h và 1.5h

- Kho làm việc liên tục 2 ca, ban/ 1 ngày đêm, thời gian giao nhận ca, ban là 30phút: từ 6h đến 6h30 và 18h đến 18h30

- Hàng tồn kho: 10T hàng DD tồn kho nhập từ 8h ngày 20/9; 10T hàng TP nhậpkho: 10h ngày 21/9

3 Lao động trong kho

- Tổng số công nhân xếp dỡ của kho là 25 người; lương bình quân 1 công nhân là 7.5 triệu đồng/tháng; Trường hợp thiếu công nhân xếp dỡ thì thuê ngoài với mứcthuê 220 nghìn đồng/1ca/1 người Lương công nhân lái xe nâng: 9 triệu đồng/tháng

- 1 ca làm việc bố trí 1 thủ kho và 2 nhân viên giao nhận và kiểm kê hàng hóa;lương của thủ kho: 11 triệu đồng/tháng, nhân viên giao nhận là: 8.5 triệuđồng/tháng

4 Máy xếp dỡ

- Kho có 3 xe nâng hàng có các thông số sau:

- Kho sử dụng phương pháp khấu hao tài sản cố định theo số dư giảm dần có điềuchỉnh với hệ số điều chỉnh như sau:

Thời gian trích khấu hao của TSCĐ Hệ số điều chỉnh

5 Các định mức chi phí

- Chi phí cơ sở hạ tầng kho: 12 000đ/1T/1 ngày

- Chi phí bảo quản hàng hóa: 20 000đ/1T/1 ngày

- Chi phí quản lý và chi phí khác: 5 000đ/1T/1 ngày

V Nhiệm vụ của đồ án:

1 Lập kế hoạch nhập và xuất hàng của kho

2 Xây dựng phương án xếp dỡ và vận chuyển các lô hàng nhập, xuất của kho

3 Xác định chi phí vận hành kho hàng

CHƯƠNG 3.XÁC ĐỊNH CHI PHÍ VẬN HÀNG KHO HÀNG

3.1.Lập kế hoạch khối lượng hàng hóa nhập,xuất của kho trong kỳ

3.1.1.Nhập hàng

Có hai phương án nhập hàng:

+) Nhập hàng bảo quản theo khu vực

+) Nhập hàng bảo quản theo lô hàng xuất

Chọn phương án nhập hàng bảo quản theo lô hàng xuất

Ưu điểm : Xuất hàng rất nhanh( và các công ty thường ưu tiên xuất )

Thuận lợi cho vận hành kho

Nhược điểm : Nhập hàng lâu

Theo dữ liệu khoảng cách giữa các khu vực trong kho có :

A Nhập hàng

Ta chọn phương án nhập cửa 1 vì gần các khu bảo quản A, C,D

Đồng thời khu bảo quản A, C ,D cũng gần cửa xuất 2,3,4 của công ty X,Y, Z đápứng yêu cầu hàng xuất gần cửa xuất

Công ty X xuất cửa 2 : Chọn khu bảo quản A chứa lô hàng của công ty X

Công ty Y xuất cửa 3 : Chọn khu bảo quản C chứa lô hàng của công ty Y

Công ty Z xuất cửa 4 : Chọn khu bảo quản D chứa lô hàng của công ty Z

 Nhập hàng MM

Yêu cầu: Nhập 50T, lúc 8h ngày 25/9.

Bảng xuất hàng MM của các công ty:

III, Hàng xuất

Bên mua

hàng Tổng khối lượng hàng xuất Cửa xuất hàng

Thời gian xuất hàng

Công ty X

20T hàng MM

30T hàng DD25T hàng TP

25T hàng DD

 Khối lượng cần nhập cuả khu A ( công ty X) là20T MM

 Khối lượng cần nhập của khu C ( công ty Y) là 25T MM

Có sơ dồ nhập hàng MM cho các khu như sau :

Mặt bằng kho hàng

20T MM

25T MM

 Nhập hàng DD

Yêu cầu: Nhập 80T, lúc 11h ngày 25/9.

Bảng xuất hàng DDcủa các công ty:

Cửa xuất 1

Cửa xuất 2

Cửa

nhập 1

Cửa nhập 2

Khu hành chính

Khu bảo quản A

Khu bảo quản B

Khu bảo quản C

Khu bảo quản D

Khu bao

bì, hàng mẫu

Cửa xuất 4 Cửa

xuất 3

Bên mua

hàng Tổng khối lượng hàng xuất Cửa xuất hàng

Thời gian xuất hàng

25T hàng MM

25T hàng DD

20T hàng TPCông ty Z 35T hàng DD25T hàng TP Cửa 4 19h, 29/9

Dựa vào bảng trên ta sẽ nhập hàng DD cho các khu sao cho lượng xuất hàng phùhợp

 Khối lượng cần nhập của khu A ( công ty X) là 30T DD

 Khối lượng tồn đầu của khu C ( công ty Y ) là 10T DD, nên cần nhập thêm15T DD

 Khối lượng cần nhập của khu D( công ty Z ) là 35T DD

Có sơ dồ nhập hàng DD cho các khu như sau :

Mặt bằng kho hàng

30T DD

 Nhập hàng TP

Yêu cầu: Nhập 60T, lúc 15h ngày 25/9.

Bảng xuất hàng TP của các công ty:

Bên mua

hàng Tổng khối lượng hàng xuất Cửa xuất hàng

Thời gian xuất hàng

Cửa xuất 2

Cửa

nhập 1

Cửa nhập 2

Khu hành

quản A

Khu bảo quản B

Khu bảo quản C

Khu bảo quản D

Khu bao

bì, hàng mẫu

Cửa xuất 4 Cửa

xuất 3

 Khối lượng cần nhập của khu C ( công ty Y) là 20T TP

 Khối lượng cần nhập của khu D ( công ty Z) là 25T TP

Có sơ dồ nhập hàng TP cho các khu như sau :

Cửa xuất 2

Cửa

nhập 1

Cửa nhập 2

Khu hành chính

Khu bảo quản A

Khu bảo quản B

Khu bảo quản C

Khu bảo quản D

Khu bao

bì, hàng mẫu

Cửa xuất 4 Cửa

xuất 3

Công ty X bảo quản hàng tại khu A Và hàng công ty X xuất hàng tại cửa 2( xuất hết cửa 2 vì nhập theo lô hàng xuất )

Mặt bằng kho hàng

20T MM30T DD

25T TP

* Xuất hàng cho công ty Y

Công ty Y bảo quản hàng tại khu vực C Và hàng công ty Y xuất hàng tại cửa 3(xuất hết cửa 3 vì nhập theo lô hàng xuất )

Mặt bằng kho hàng

26

Cửa xuất 2

Cửa xuất 1

Cửa

nhập 1

Cửa nhập 2

Khu hành chính

Khu bảo quản A

Khu bảo quản B

Khu bảo quản C

Khu bảo quản D

Khu bao bì, hàng mẫu

Cửa xuất 4

Cửa xuất 3

Cửa xuất 1

Cửa xuất 2

25T MM

25T DD

20T TP

* Xuất hàng cho công ty Z

Công ty Z bảo quản hàng tại khu vực D Và hàng công ty Z xuất hàng tại cửa 4(xuất hết cửa 4 vì nhập theo lô hàng xuất )

Mặt bằng kho hàng

Khu hành chính

Khu bảo quản A

Khu bảo quản B

Khu bảo quản C

Khu bảo quản D

Khu bao

bì, hàng mẫu

Cửa xuất 4

Cửa xuất 3

Cửa xuất 1

Cửa xuất 2

Khu hành chính

Khu bảo quản A

Khu bảo quản B

35 T DD , 25T TP

3.2.1 Lập kế hoạch và tổ chức xếp dỡ hàng nhập kho

1.Nhập hàng MM

Hàng MM bắt đầu nhập lúc 8h ngày 25/9

Do kiểm tra hàng nhập mất 1h , nên bắt đầu xếp lúc 9h ngày 25/9

Kế hoạch : Ưu tiên hàng xa, klg lớn nhập trước

A Phương án xếp và vận chuyển hàng

Hàng MM có trọng lượng 1 kiện hàng : 1000 kg

 Sử dụng xe nâng trọng : 2T xếp 25 tấn MM

1T xếp 20 tấn MM

Xác định thời gian xếp dỡ và vận chuyển xong lô hàng MM

a Xác định thời gian xe nâng G = 2T xếp 25T MM từ cửa 1 vào khu C( hàng công ty Y)

1 Tck 2T : Vận chuyển 2 kiện 1Tấn/1 lần vận chuyển

T xd 2T : vận chuyển 25 kiện 1T / 13 lần vận chuyển ( 25 tấnMM)

 T xd 2T = 13 lần x T ck 2T (s)

Khu bảo quản C

Khu bảo quản D

Khu bao

bì, hàng mẫu

Cửa xuất 4 Cửa

xuất 3

= =

35 13.5 x 3.6 = 9.33 (s)

1 Tck 1T : Vận chuyển : 1 kiện 1 Tấn/ 1 lần vận chuyển

T xd 1T : Vận chuyển : 20 kiện 1Tan / 20 lần vận chuyển ( 20tấn TB)

 T xd 1T = 20 lần x T ck 1T (s)

Với :

= + + +

Trong đó : Sử dụng xe nâng hàng 1T có tốc độ di chuyển lúc có hàng và khônghàng lần lượt là 13(km/h); 14(km/h)

 Kiểm tra hàng mất 1h nên bắt đầu xếp hàng lúc 12h ngày 25/9

Kế hoạch : Ưu tiên hàng xa, nặng nhập trước