Mô tả công việc kế toán bán hàng

Là người thay thế kế toán trưởng xử lý công việc khi kế toán trưởng vắng mặt  Kế toán tiền mặt: Đảm nhận theo dõi lượng tiền mặt công ty, lập phiếu thu - phiếu chi tiền mặt, theo dõi qu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGUYỄN TẤT THÀNH

KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

HỆ ĐẠI HỌC LIÊN THÔNG

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

KẾ TOÁN BÁN HÀNG

GVHD: Th S ĐỖ THỊ THU THỦY SVTH: TRẦN THỊ MINH TUYỀN MSSV: 1211515971

KHÓA: 2012-2014

TP HỒ CHÍ MINH – NĂM 2014

Chương 1: MÔ TẢ HỆ THỐNG KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THUẬN NÔNG PHÁT

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

1.1.1 Giới thiệu tên công ty

 Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Thuận Nông Phát được thành lập ngày 13/09/2010

 Địa chỉ: 59A Đỗ Công Tường, Phường Tân Quý, Quận Tân Phú, TP Hồ Chí Minh

 Văn phòng đại diện: D9/4C Dương Đình Cúc, Ấp 4, Xã Tân Kiên, Huyện Bình Chánh, TP Hồ Chí Minh

 Mã số thuế: 0310258150

 Ngày hoạt động: 11/07/2011

 Ngành nghề kinh doanh:

- Sản xuất phân bón và hợp chất nitơ

- Hoạt động tư vần và quản lý

- Vận tải hàng hóa đường thủy nội địa

- Vận tải hàng hòa bằng đường bộ

 Email: thuannongphat@gmail.com

 Logo công ty:

 Khẩu hiệu của công ty là: “Chia Sẻ Công Sức, Nâng Tầm Giá Trị”

 Công ty đã xây dựng được dây chuyền công nghệ sản xuất các loại phân hữu cơ hạt và bột, phân trung vi lượng dạng hạt và bột loại hiện đại nhất hiện nay tại Việt Nam và đang nghiên cứu sản xuất các loại phân dạng nước để phun trực tiếp lên lá

 Để vận hành tốt nhà máy và đảm bảo chất lượng sản phẩm, công ty đã tuyển dụng và đào tạo một lực lượng đội ngũ kỹ sư, kỹ thuật viên và công nhân lành nghề kỹ thuật cao, chuyên nghiệp

1.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH SX - TM Thuận Nông Phát

SƠ ĐỒ 1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Thuận Nông Phát

1.2 Tổ chức công tác kế toán của Công ty

1.2.1 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán

SƠ ĐỒ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Kế toán thuế và tính giá thành

Thủ Quỹ

Kế toán theo dõi vật tư, công nợ người bán

Kế toán theo dõi

TP, HH,

DT, Nợ phải thu

Kế Toán Trưởng Phòng Kế Toán – Tài Chính

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng thành phần kế toán

 Kế toán trưởng: Tổ chức, thực hiện công tác kế toán trong công ty, quản lý điều hành văn phòng Kế Toán Ngoài ra kế toán trưởng còn giữ nhiệm vụ tham mưu cho Ban Giám Đốc công ty về vấn đề tài chính, giá cả,…

 Kế toán tổng hợp: Xem xét tổng cộng những số liệu lên quan đến các dự

án, trích lập phân bổ lương và các khoản theo lương, tổng hợp số liệu nhập vào phần mềm và đối chiếu số liệu với các kế toán cấp dưới, lập báo cáo tài chính hàng quý, năm Là người thay thế kế toán trưởng xử lý công việc khi kế toán trưởng vắng mặt

 Kế toán tiền mặt: Đảm nhận theo dõi lượng tiền mặt công ty, lập phiếu thu

- phiếu chi tiền mặt, theo dõi quy trình thanh toán tiền mặt, theo dõi các khoản

 Kế toán theo dõi thành phẩm, hàng hóa, doanh thu, nợ phải thu: theo dõi nhập – xuất kho thành phẩm, hàng hóa và công nợ người mua, đồng thời theo dõi các khoản thu khác

 Kế toán thuế và tính giá thành sản phẩm: Lập báo cáo về thuế phải nộp ngân sách Nhà Nước, các báo cáo thống kê định kỳ và các khoản về CP bán hàng, CP quản lý doanh nghiệp, tập hợp CP sản xuất và tính giá thành sản phẩm

 Thủ quỹ: quản lý việc thực thu, thực chi tiền mặt, chịu trách nhiệm về số tiền hiện có của công ty và ghi chép sổ quỹ đồng thời báo cáo quỹ hàng ngày, báo các kịp thời khoản tiền mặt công ty

1.2.3 Các đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty TNHH SX – TM Thuận Nông Phát:

 Chính sách chế độ kế toán:

 Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng Chuẩn Mực và Chế Độ Kế

Toán Doanh Nghiệp Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC

 Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng

năm

 Đồng tiền sử dụng: Đồng Việt Nam (VND)

 Phương pháp tính khấu hao: Ghi nhận theo phương pháp đường thẳng

 Phương pháp kế toán hàng tồn kho

- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Giá Gốc

- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Phương pháp bình quân gia

 Hiện tại công ty đang sử dụng phần mềm Excel và Access do nhân viên

IT của phòng kế toán viết và áp dụng vào công tác kế toán, nhằm giảm bớt được thời gian thủ công và công việc kế toán chính xác hơn

SƠ ĐỒ 3: Sơ đồ kế toán máy

 Trình tự ghi sổ kế toán:

 Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc nhập liệu vào data phần mềm kế toán của mỗi bộ phận Dữ liệu được lưu vào cơ sở dữ liệu của phần mềm và tự động kết chuyển qua các sổ

 Vào bất kỳ thời điểm nào kế toán đều có thể thực hiện thao tác khóa sổ Việc đối chiếu giữa bảng tổng hợp chi tiết các tài khoản và sổ cái vô cùng quan trọng vì phải luôn đảm bảo yêu cầu chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập

 Cuối năm căn cứ vào dữ liệu lưu tại phần mềm kế toán tiến hành kết xuất lập báo cáo tài chính theo qui định Và nộp báo cáo tài chính cho các bộ phận chức năng theo quy định của nhà nước Cuối năm kế toán tiến hành in

sổ ra giấy và đóng thành quyển và lưu theo quy định

 Tổ chức bộ máy kế toán:

 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Theo phương thức tập trung tập hợp các chứng từ gốc về phòng tài vụ kế toán để hạch toán

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo KT quản trị

MÁY VI TÍNH

SỔ KẾ TOÁN

+ Sổ cái, Sổ chi tiết

Chương 2: MÔ TẢ CÔNG VIỆC KẾ TOÁN BÁN HÀNG CÔNG

TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THUẬN NÔNG PHÁT

2.1 Mô tả công việc:

2.1.1 Mô tả công việc kế toán bán hàng:

- Công Việc Bán hàng bắt đầu từ khi phòng kinh doanh, khách hàng đặt lệnh mua hàng tới khi hàng hóa được phân phối đến khách hàng và

khách hàng chấp nhận thanh toán

- Công Việc Bán Hàng giúp kế toán xác định được chi phí giá vốn, ghi nhận doanh thu để xác định kết quả kinh doanh, xác định đúng thực trạng bán hàng

- Đánh giá tính hữu hiệu của chính sách bán hàng của doanh nghiệp

2.1.1.1 Đối tượng tham dự:

- Khách hàng: chủ yếu là doanh nghiệp thương mai, các đại lý cấp 1

- Đội vận tải, Tổng kho

- Nhân viên bán hàng, kinh doanh , marketing

- Kế toán theo dõi thành phẩm, hàng hóa, doanh thu, nợ phải thu

- Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

- Bán hàng trả chậm và thời hạn nợ áp dụng cho từng trường hợp cụ thể theo hợp đồng Phó giám đốc sẽ quyết định thời hạn và điều kiện sau khi tiếp thị tiếp xúc với khách hàng và giới thiệu về sản phẩm đối với những khách hàng mới, khách hàng không có công nợ và Giám đốc sẽ quyết định đối với những khách hàng còn nợ công ty chưa thanh toán hết

- Doanh thu được xác định từ khi nhân viên bán hàng ghi nhận và xuất hóa đơn bán hàng cho khách hàng và Kế toán bán hàng chi chép đầy đủ nghiệp vụ bán hàng phần mềm kế toán

2.1.1.3 Hoá đơn bán hàng:

- Công ty sử dụng hóa đơn GTGT đặt in Nhân viên phòng kinh doanh phát hành hóa đơn khi vận chuyển hàng xuất bán cho khách hàng

- Giá vốn: xác định theo phương pháp giá bình quân gia quyền cuối kỳ

- Giá bán phụ thuộc vào từng khách hàng Định giá dựa theo nhu cầu của thị trường và giá thành sản xuất

- Bảng tính đơn giá bán được điều chỉnh hàng tháng đối với nguyên vật liệu chính và yếu tố chi phí khác được điều chỉnh 6 tháng một lần

- Đơn giá bán có thể thay đổi theo các điều khoản bán hàng đã thỏa thuận (điều khoản thanh toán, tỷ lệ hoa hồng bán hàng….)

2.1.1.4 Mô tả công việc kế toán bán hàng khi xác định doanh thu:

- Bước 1: Lập Hóa Đơn và chuyển giao Hóa Đơn Giá Trị Gia Tăng:

 Khi nào thực hiện? => việc lập Hóa Đơn GTGT khi khách hàng đồng ý mua hàng và vận chuyển hàng cho khách

 Ai là người thực hiện? => Nhân viên phòng kinh doanh là người lập Hóa Đơn GTGT

 Mục đích thực hiện ? => để làm căn cứ xác định doanh thu, chuyển giao hóa đơn GTGT cho phòng kế toán và khách hàng

 Cách thực hiện ? => Nhân viên phòng kinh doanh nhận được phiếu đặt hàng đã duyệt tiến hành yêu cầu xuất kho đồng thời lập hóa đơn GTGT với thông tin của khách hàng viết đầy đủ và chính xác vào hóa đơn GTGT bằng tay chữ mực xanh cùng màu

- Bước 2 : Xem xét và Kiểm tra Hóa Đơn GTGT đã lập chuyển sang :

 Khi nào thực hiện ? => Khi phòng kế toán nhận được hóa đơn GTGT từ phòng kinh doanh

 Ai là người thực hiện? => Nhân viên Kế toán thành phẩm, hàng hóa, doanh thu, nợ phải thu

 Mục đích thực hiện ? => Bảo đảm Hóa đơn GTGT,bộ chứng từ bán hàng được đồng nhất với hệ thống, số lượng, đơn giá, thành tiền

 Cách thực hiện ? => Nhân viên Kế toán thành phẩm, hàng hóa, doanh thu, nợ phải thu kiểm tra đối chiếu số lượng xuất bán, thông tin trên hóa đơn với số lượng, thông tin trên phần mềm xem xét có đúng hay bị chênh lệch hay không ? nếu có chênh lệch Kế toán thành phẩm, hàng hóa, doanh thu, nợ phải thu cùng với nhân viên phòng kinh doanh phải nhanh chóng xử lý trên lệch trên

- Bước 3 : Tiến hành ghi nhận doanh thu :

 Khi nào thực hiện ? => Khi phòng kế toán kiểm tra và phát hiện không còn sai sót, đúng và chính xác ngoài thực tế thì tiến hành ghi nhận doanh thu trên Hóa đơn GTGT vào phần mềm

 Ai là người thực hiện? => Nhân viên Kế toán thành phẩm, hàng hóa, doanh thu, nợ phải thu

 Mục đích thực hiện ? => Doanh thu được ghi nhận kịp thời và chính xác nhằm thực hiện các báo cáo cho cấp trên xem tình hình doanh thu của công ty cũng như lập các báo cáo thuế

 Cách thực hiện ? => Nhân viên Kế toán thành phẩm, hàng hóa, doanh thu, nợ phải thu sau khi xác nhận chính xác các thông tin thì bắt đầu đi vào bút toán định khoản nhập liệu vào phần mềm

Nợ 111 (Tiền mặt) Hoặc Nợ 112 (Tiền gửi ngân hàng) Hoặc Nợ 131 (Phải thu khách hàng)

có công nợ thì chuyển cho Giám đốc xem xét ký duyệt

(4) Phiếu đặt hàng được ký duyệt 1 liên giao cho phòng kinh doanh lưu theo ngày và lưu tại phòng Phó Giám đốc để đối chiếu

(5) Phòng kinh doanh nhận lại phiếu đặt hàng đã ký duyệt của cấp trên thì lập lệnh xuất kho thành 2 liên

+ liên 1 : lưu tại phòng kinh doanh và lưu theo số thứ tự + liên 2: giao cho tổng kho

(6) Tổng kho nhận lệnh xuất kho tiến hành lập phiếu xuất kho gồm 3 liên và xuất hàng

+ liên 1: lưu tại kho + liên 2: giao cho khách hàng + liên 3: giao cho kế toán (7) Hàng hóa được chất lên vận chuyển tới khách hàng, Phòng kinh doanh lập Hợp đồng kinh doanh và theo dõi giao hàng cho khách hàng

(8) Phòng kinh doanh xuất hóa đơn giá trị gia tăng gồm 3 liên:

+ liên 1 và liên 2 đều chuyển qua cho kế toán bán hàng + liên 3: giao cho khách hàng

(9) Phòng kế toán nhận hóa đơn GTGT có nhiệm vụ đối chiếu Xuất Nhập Tồn và

Lưu đồ 01: Quy trình doanh thu bán hàng của công ty TNHH SX TM Thuận Nông Phát

Khách

hàng

Đơn đặt hàng

Xem xét, ký duyệt

Phiếu đặt hàng

Phiếu đặt hàng

Lệnh xuất kho

Lệnh xuất kho

Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho

Hàng hóa

Có chênh lệch

2

2

2 1

2

2

1 3

Phòng Kinh Doanh

Giám Đốc/

Phó Giám Đốc Tổng Kho

Phòng Kế Toán Đội vận tải

2.3 Kết quả của công việc:

- Các loại chứng từ liên quan: Đơn đặt hàng, Lệnh xuất hàng, Phiếu xuất kho, Hóa Đơn Bán Hàng, Hóa đơn GTGT

- Ví dụ minh họa: Ngày 20/06/2014 Nhận được đơn hàng của Đại lý Tư Nghĩa mua 3000 kg phân bón rễ Enrich 9 công ty bán hàng và lập Hóa đơn GTGT

0000951, phiếu xuất kho số 015/06 cho Đại lý Tư Nghĩa với trị giá bán 11.700.000 đồng, Thuế GTGT 05% là 585.000 đồng, tổng giá trị phải thanh toán 12.285.000 đồng :

Ghi nhận giá vốn:

Nợ 632: 10.174.200

Có 155: 10.174.200

Ghi nhận doanh thu:

Nợ 1311: 12.285.000

Có 511: 11.700.000

Có 33311: 585.000

- Trình tự công việc bán hàng ở trường hợp trên được tiến hành như sau:

 Bước 1: Phòng kinh doanh tiếp nhận và xử lý đơn hàng sau khi ký duyệt, sau đó xuất 2 liên “Lệnh xuất kho” chuyển sang tổng kho và xuất phiếu lệnh xuất kho

Sổ nhật ký chung được tập hợp nhập liệu từ các nhân viên đảm nhận từng khâu kế toán

 Từ các Nghiệp vụ định khoản này Kế toán lần lượt mở các Sổ Cái có tài khoản liên quan , sổ cái được tổng hợp từ phần mềm data và tự động kết chuyển: Các sổ Cái TK 511, TK 3331, TK 155, TK 632, TK 131

 SỔ CÁI TK 511_Doanh thu bán hàng:

 SỔ TK 3331_Thuế GTGT đầu vào:

 SỔ TK 155_Hàng hóa:

 SỔ TK 632_ Giá vốn hàng bán:

 SỔ TK 131_ phải thu của người mua:

 Kế toán Thanh toán sau khi nhận được tiền tiến hành ghi sổ và lập phiếu thu khi nhận được tiền : Nhập đầy đủ các mục yêu cầu trên Phiếu thu và In Phiếu thu ra, Giao cho khách hàng ký tên ( đối với thu bằng tiền mặt), thu tiền và chuyển cho các bộ phận liên quan ký xác nhận (do ví dụ này chưa thu được tiền chưa nhập liệu tiền thu được)

- Sổ kế toán liên quan: sổ thành phẩm 155, sổ chi phí giá vốn 632, sổ doanh thu

511, sổ Thuế 3331, sổ phải thu khách hàng 131

- Liên quan đến báo cáo tài chính gồm: bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo thuế giá trị gia tăng

- Hình thức chứng từ ghi theo sổ nhật ký chung

- Giúp kế toán xác định được chi phí giá vốn, ghi nhận doanh thu để xác định kết quả kinh doanh

- Công việc Kế toán bán hàng ảnh hưởng đến các công việc của Kế toán khác như Kế toán tiền mặt khi thu được tiền mặt từ khách hàng, Kế toán tiền gửi ngân hàng khi khách hàng chuyển khoản thanh toán, việc thu hồi công nợ lại càng không thể thiếu trong công việc bán hàng,…

- Cách lưu trữ hồ sơ kế toán: Kế toán Tổng Hợp lưu hóa đơn GTGT theo từng tháng và lưu trong bìa còng hồ sơ Kế toán in sổ và trình ký, lưu tại văn phòng công ty trong 10 năm

2.4 Kiểm tra kết quả của công việc:

- Người kiểm tra kế toán bán hàng: Kế toán tổng hợp, Kế toán trưởng, Phó giám đốc kinh doanh

- Định kỳ kiểm tra: Theo cuối mỗi tháng, mỗi quý hoặc đột xuất khi có yêu cầu cấp trên

- Cách thức kiểm tra: Kế toán tổng hợp đối chiếu hợp đồng và lệnh xuất hàng, phiếu nhập xuất kho Kế toán tổng hợp dựa vào bảng cân đối số phát sinh đối chiếu với các sổ hàng hóa 156, sổ chi phí giá vốn 632, sổ doanh thu 511, sổ Thuế GTGT 33311, sổ phải thu khách hàng 131, sổ tiền mặt thu được 111, sổ tiền gửi ngân hàng nhận được 112

- Kiểm tra hóa đơn GTGT đối chiếu sổ chi tiết doanh thu 511 xem số doanh thu

có khớp với số doanh thu trên phần mềm hay không

- Kiểm tra sổ thuế chi tiết 33311 số tiền thuế trên hóa đơn có đúng với tờ khai thuế GTGT

- Thường vào cuối mỗi quý Kế toán Trưởng sẽ kiểm tra các sổ kế toán với chứng

từ kế toán

Chương 3: CÁC CHUẨN MỰC KẾ TOÁN, VĂN BẢN PHÁP LUẬT LIÊN QUAN ĐẾN QUY TRÌNH BÁN HÀNG

STT Tên các chuẩn mực, văn

bản pháp luật

Ảnh hưởng đến công việc kế toán bán hàng

1 Luật kế toán năm 2003 - Điều 21: Hóa đơn bán hàng:

1 Tổ chức, cá nhân khi bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn bán hàng giao cho khách hàng Trường hợp bán lẻ hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ dưới mức tiền quy định mà người mua hàng không yêu cầu thì không phải lập hóa đơn bán hàng Chính phủ quy định cụ thể các trường hợp bán hàng và mức tiền bán hàng không phải lập hóa đơn bán hàng

2 Tổ chức, cá nhân khi mua hàng hóa hoặc được cung cấp dịch vụ có quyền yêu cầu người bán hàng, người cung cấp dịch vụ lập, giao hóa đơn bán hàng cho mình

3 Hóa đơn bán hàng được thể hiện bằng các hình thức sau đây:

a) Hóa đơn theo mẫu in sẵn;

b) Hóa đơn in từ máy;

c) Hóa đơn điện tử;

d) Tem, vé, thẻ in sẵn giá thanh toán

4 Bộ Tài chính quy định mẫu hóa đơn, tổ chức in, phát hành và sử dụng hóa đơn bán hàng Trường hợp tổ chức hoặc cá nhân tự in hóa đơn bán hàng thì phải được cơ quan tài chính có thẩm quyền chấp thuận bằng văn bản