Mô tả công việc kế toán khoản phát thu khách hàng

Vì thế công việc của kế toán phải thu khách hàng sẽ giúp nhà quản trị biết được tình hình thu hồi công nợ và hoạch định kế hoạch trong tương lai cho doanh nghiệp Xét về tầm quan trọng củ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGUYỄN TẤT THÀNH

KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

HỆ ĐẠI HỌC LIÊN THÔNG

MÔ TẢ CÔNG VIỆC KẾ TOÁN KHOẢN

PHẢI THU KHÁCH HÀNG

GVHD: Th S ĐỖ THỊ THU THỦY SVTH: MAI TUẤN ANH

MSSV: 1211515972 KHÓA: 2012-2014

TP HỒ CHÍ MINH – NĂM 2014

LỜI CẢM ƠN



Lời đầu tiên em xin chân thành cảm ơn đến thầy cô Trường Đại Học Nguyễn Tất Thành đã tận tình chỉ bảo và truyền đạt kiến thức cho em trong suốt các năm học qua Dưới sự chỉ bảo tận tình của quý thầy cô đã giúp em có được một nền tảng kiến thức và có được hành trang để vững bước trên con đường tương lai Đặc biệt là Thạc

Sỹ Đỗ Thị Thu Thủy đã trực tiếp hướng dẫn, quan tâm và dạy dỗ, truyền đạt nhiều kinh nghiệm cũng như cho em nhiều ý kiến, kiến thức quý báu trong suốt quá trình chuẩn bị, thực hiện và hoàn thành bài báo cáo thực tập này

Em xin gởi lời cảm ơn chân thành, sâu sắc đến Ban Giám Đốc và các anh chị ở Phòng Tài Chính – Kế Toán đã hướng dẫn em trong đợt thực tập này, tạo điều kiện thuận lợi cho em có cơ hội tiếp xúc với thực tế để em có thể học hỏi được nhiều kiến thức cũng như tích lũy kinh nghiệm cho bản thân

Với kiến thức còn hạn hẹp, khả năng áp dụng kiến thức vào thực tiễn chưa được tốt Do đó trong quá trình xây dựng bài báo cáo thực tập không tránh khỏi những sai sót và những hạn chế Em rất mong nhận được những đóng góp, ý kiến của quý thầy

cô và Ban lãnh đạo của công ty để báo cáo hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn!

Tp.HCM, ngày … tháng … năm 2014

Sinh Viên Thực Tập

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN



Tp Hồ Chí Minh, ngày … Tháng … năm 2014

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP



TP HCM, ngày … tháng … năm 2014



1 Sự cần thiết của đề bài:

Với sự chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường, tính cạnh tranh giữa các Doanh nghiệp ngày càng gay gắt nên Doanh nghiệp phải nhận thức được tiềm năng của mình trên thị trường để có thể tồn tại và đứng vững Doanh nghiệp muốn đạt được điều đó cần phải có sự hỗ trợ đắc lực của các bộ phận, tiêu biểu là bộ phận Kế toán Tài chính Bởi vì công việc của Kế toán viên là thu thập, xử lý, kiểm tra và cung cấp thông tin tài chính cho Doanh nghiệp

Hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ về mọi hoạt động, việc quản lý thu hồi công nợ của khách hàng cũng là một trong những vấn đề quan trọng mà Doanh nghiệp quan tâm Vì thế công việc của kế toán phải thu khách hàng sẽ giúp nhà quản trị biết được tình hình thu hồi công nợ và hoạch định kế hoạch trong tương lai cho doanh nghiệp

Xét về tầm quan trọng của “Kế toán phải thu khách hàng” nên em quyết định

theo dõi và mô tả về công việc của Kế toán phải thu khách hàng trong quá trình thực tập tại Công Ty TNHH SX – TM THUẬN NÔNG PHÁT

3 Kết cấu của bài báo cáo thực tập:

Kết cấu của đề tài được trình bày trong bài báo cáo gồm ba chương:

Chương 1: Mô tả về hệ thống Kế toán của Công ty TNHH Sản Xuất Thương

Mại Thuận Nông Phát

Chương 2: Mô tả công việc kế toán phải thu khách hàng tại công ty TNHH Sản

phải thu khách hàng

Qua thời gian học tập tại trường Đại học Nguyễn Tất Thành kết hợp với quá trình thực tập tại Công ty TNHH SX – TM Thuận Nông Phát, được sự hướng dẫn tận tình

của Cô Thạc Sỹ Đỗ Thị Thu Thủy và các Anh Chị trong phòng Kế toán - Tài chính

tại Công ty đã giúp em hoàn thiện chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tại đã chọn Trong chuyên đề này, chắc chắn em vẫn còn mắc nhiều khuyết điểm Do vậy, em mong được Thầy, Cô đóng góp ý kiến để bài của em được hoàn chỉnh hơn

4 Cam kết:

Em xin cam kết tuân thủ đúng các quy định do nhà trường đề ra, bao gồm:

- Chấp nhận sự hướng dẫn của Khoa

- Trung thực trong quá trình làm bài báo cáo, không sao chép đề tài khác

- Hoàn tất các nội dung thực tập theo đúng kế hoạch đã đề ra

Em xin chân thành cảm ơn!

TP Hồ Chí Minh, Ngày … tháng … năm 2014

Sinh viên thực hiện

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGUYỄN TẤT THÀNH

KHOA: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

MÔ TẢ CÔNG VIỆC KẾ TOÁN KHOẢN

PHẢI THU KHÁCH HÀNG

GVHD: Th S ĐỖ THỊ THU THỦY SVTH: MAI TUẤN ANH

MSSV: 1211515972

KHÓA: 2012-2014

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: MÔ TẢ HỆ THỐNG KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH SẢN

XUẤT THƯƠNG MẠI THUẬN NÔNG PHÁT 1

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 1

1.1.1 Giới thiệu tên công ty: 1

1.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH SX - TM Thuận Nông Phát 2

1.2 Tổ chức công tác kế toán của Công ty 2

1.2.1 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán 2

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng thành phần kế toán 3

1.2.3 Các đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty TNHH SX – TM Thuận Nông Phát: 4

CHƯƠNG 2: MÔ TẢ CÔNG VIỆC KẾ TOÁN KHOẢN PHẢI THU 6

2.1 Mô tả công việc: 6

2.1.1 Mô tả công việc kế toán khoản phải thu khách hàng: 6

2.2 Trình tự tiến hành công việc: 10

2.3 Kết quả của công việc: 11

2.4 Kiểm tra kết quả của công việc: 19

CHƯƠNG 3: CÁC CHUẨN MỰC KẾ TOÁN, VĂN BẢN PHÁP LUẬT LIÊN QUAN ĐẾN QUY TRÌNH PHẢI THU KHÁCH HÀNG 21

CHƯƠNG 1: MÔ TẢ HỆ THỐNG KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THUẬN NÔNG PHÁT

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty:

1.1.1 Giới thiệu công ty:

 Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Thuận Nông Phát được thành lập ngày 13/09/2010

 Địa chỉ: 59A Đỗ Công Tường, Phường Tân Quý, Quận Tân Phú, TP Hồ Chí Minh

 Văn phòng đại diện: D9/4C Dương Đình Cúc, Ấp 4, Xã Tân Kiên, Huyện Bình Chánh, TP Hồ Chí Minh

 Mã số thuế: 0310258150

 Ngày hoạt động: 11/07/2011

 Ngành nghề kinh doanh:

- Sản xuất phân bón và hợp chất nitơ

- Hoạt động tư vấn và quản lý

- Vận tải hàng hóa đường thủy nội địa

- Vận tải hàng hòa bằng đường bộ

 Email: thuannongphat@gmail.com

 Logo công ty:

 Khẩu hiệu của công ty là: “Chia Sẻ Công Sức, Nâng Tầm Giá Trị”

 Công ty đã xây dựng được dây chuyền công nghệ sản xuất các loại phân hữu cơ hạt và bột, phân trung vi lượng dạng hạt và bột loại hiện đại nhất hiện nay tại Việt Namvà đang nghiên cứu sản xuất các loại phân dạng nước để phun trực tiếp lên lá

 Để vận hành tốt nhà máy và đảm bảo chất lượng sản phẩm, công ty đã tuyển dụng và đào tạo một lực lượng đội ngũ kỹ sư, kỹ thuật viên và công nhân lành nghề kỹ thuật cao, chuyên nghiệp

1.1.2 Tổ chức bộ máyquản lý tại công ty TNHH SX - TM Thuận Nông Phát

SƠ ĐỒ 1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Thuận Nông Phát

1.2 Tổ chức công tác kế toán của Công ty

1.2.1 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán

SƠ ĐỒ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Kế toán thuế và tính giá

thành

Thủ Quỹ

Kế toán theo dõi vật tư, công nợ người bán

Kế toán theo dõi

TP, HH,

DT, Nợ phải thu

Kế Toán Trưởng Phòng Kế Toán – Tài Chính

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng thành phần kế toán

 Kế toán trưởng: Tổ chức, thực hiện công tác kế toán trong công ty, quản lý điều hành văn phòng Kế Toán Ngoài ra kế toán trưởng còn giữ nhiệm vụ tham mưu cho Ban Giám Đốc công ty về vấn đề tài chính, giá cả,…

 Kế toán tổng hợp: Xem xét tổng cộng những số liệu lên quan đến các dự

án, trích lập phân bổ lương và các khoản theo lương, tổng hợp số liệu nhập vào phần mềm và đối chiếu số liệu với các kế toán cấp dưới, lập báo cáo tài chính hàng quý, năm Là người thay thế kế toán trưởng xử lý công việc khi kế toán trưởng vắng mặt

 Kế toán tiền mặt: Đảm nhận theo dõi lượng tiền mặt công ty, lập phiếu thu

- phiếu chi tiền mặt, theo dõi quy trình thanh toán tiền mặt, theo dõi các khoản

 Kế toán theo dõi thành phẩm, hàng hóa, doanh thu, nợ phải thu: theo dõi nhập – xuất kho thành phẩm, hàng hóa và công nợ người mua, đồng thời theo dõi các khoản thu khác

 Kế toán thuế và tính giá thành sản phẩm: Lập báo cáo về thuế phải nộp ngân sách Nhà Nước, các báo cáo thống kê định kỳ và các khoản về CP bán hàng, CP quản lý doanh nghiệp, tập hợp CP sản xuất và tính giá thành sản phẩm

 Thủ quỹ: Quản lý việc thực thu, thực chi tiền mặt, chịu trách nhiệm về số tiền hiện có của công ty và ghi chép sổ quỹ đồng thời báo cáo quỹ hàng ngày, báo các kịp thời khoản tiền mặt công ty

1.2.3 Các đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty TNHH SX – TM Thuận Nông Phát:

 Chính sách chế độ kế toán:

 Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng Chuẩn Mực và Chế Độ Kế

Toán Doanh Nghiệp Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC

 Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng

năm

 Đồng tiền sử dụng: Đồng Việt Nam (VND)

 Phương pháp tính khấu hao: Ghi nhận theo phương pháp đường thẳng

 Phương pháp kế toán hàng tồn kho

- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Giá Gốc

- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Phương pháp bình quân gia

 Hiện tại công ty đang sử dụng phần mềm Excel và Access do nhân viên

IT của phòng kế toán viết và áp dụng vào công tác kế toán, nhằm giảm bớt được thời gian thủ công và công việc kế toán chính xác hơn

SƠ ĐỒ 3: Sơ đồ kế toán máy

 Trình tự ghi sổ kế toán:

 Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc nhập liệu vào data phần mềm kế toán của mỗi bộ phận Dữ liệu được lưu vào cơ sở dữ liệu của phần mềm và tự động kết chuyển qua các sổ

 Vào bất kỳ thời điểm nào kế toán đều có thể thực hiện thao tác khóa sổ Việc đối chiếu giữa bảng tổng hợp chi tiết các tài khoản và sổ cái vô cùng quan trọng vì phải luôn đảm bảo yêu cầu chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập

 Cuối năm căn cứ vào dữ liệu lưu tại phần mềm kế toán tiến hành kết xuất lập báo cáo tài chính theo qui định Và nộp báo cáo tài chính cho các bộ phận chức năng theo quy định của nhà nước Cuối năm kế toán tiến hành in sổ ra giấy và đóng thành quyển và lưu theo quy định

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo KT quản trị

MÁY VI TÍNH

SỔ KẾ TOÁN

+ Sổ cái, Sổ chi tiết

CHƯƠNG 2: MÔ TẢ CÔNG VIỆC KẾ TOÁN PHẢI THU

KHÁCH HÀNG

2.1 Mô tả công việc:

2.1.1 Mô tả công việc kế toán phải thu khách hàng:

- Nợ phải thu khách hàng phát sinh khi khách hàng khách hàng chấp nhận thanh toán tới khi khách hàng thanh toán

2.1.1.1 Đối tượng tham dự:

- Khách hàng: chủ yếu là doanh nghiệp thương mại và các đại lý cấp 1

- Nhân viên phòng kinh doanh

- Kế toán theo dõi thành phẩm, hàng hóa, doanh thu, nợ phải thu

- Kế toán tổng hợp

- Kế toán trưởng

- Phó giám đốc kinh doanh

- Giám đốc

2.1.1.2 Phương thức thu hồi công nợ khách hàng:

- Công nợ khách hàng chủ yếu là các khoản phải thu từ khi bán hàng cho đến khi khách hàng thanh toán tiền cho doanh nghiệp

- Các khoản phải thu được xác định từ khi kế toán hạch toán, xuất hóa đơn

và xác nhận doanh thu, ghi chép đầy đủ vào phần mềm kế toán

2.1.1.3 Chính sách khoản phải thu khách hàng tại công ty Thuận Nông Phát:

- Xác nhận tuổi nợ:

 Dư nợ được khách hàng xác nhận mỗi tháng 1 lần

 Các khoản phải thu được đánh giá tuổi nợ hàng tháng

- Nợ quá hạn thanh toán:

 Khách hàng có dư nợ chưa thanh toán (theo chính sách bán hàng của công ty hoặc theo quy định phân loại khách hàng)

 Tuổi nợ của khách hàng có dư nợ chưa thanh toán vượt quá tuổi nợ tiêu chuẩn hoặc tuổi nợ quy định trong hợp đồng

 Khách hàng có dư nợ chưa thanh toán vượt mức quy định và vượt quá tuổi nợ tiêu chuẩn

- Nợ khó đòi:

 Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ

về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác

 Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất

 Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:

+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác

+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng ) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết

2.1.1.4 Mô tả công việc kế toán khoản phải thu khách hàng:

- Bước 1: Lập bảng tổng hợp doanh thu tháng:

 Người thực hiện: Kế toán theo dõi thành phẩm, hàng hóa, doanh thu,

nợ phải thu

 Công việc: Lập báo cáo tổng hợp doanh thu hàng tháng

 Khi nào: Vào đầu tháng tiếp theo

 Cách thức thực hiện: Lập bảng tổng hợp doanh thu bán hàng trong tháng, báo cáo tổng hợp công nợ phải thu, báo cáo tổng hợp công nợ quá hạn để trình cho Kế toán trưởng và Giám đốc

 Mục đích: Báo cáo doanh thu bán hàng, công nợ phải thu được lập trên cơ sở hàng tháng

- Bước 2 :Lập bảng đối chiếu công nợ:

 Người thực hiện: Kế toán theo dõi thành phẩm, hàng hóa, doanh thu,

nợ phải thu

 Công việc: Lập bảng đối chiếu công nợ để đối chiếu với khách hàng

 Khi nào: Sau khi báo cáo doanh thu bán hàng và nợ phải thu được lập

 Cách thức thực hiện: Lập bảng đối chiếu công nợ phải thu và cần phải có sự ký duyệt của Kế toán trưởng lên bảng đối chiếu này

 Mục đích: Bảng đối chiếu công nợ có chữ ký của Kế toán trưởng

- Bước 3 : Gửi bảng đối chiếu công nợ cho khách hàng:

 Người thực hiện: Kế toán theo dõi thành phẩm, hàng hóa, doanh thu,

nợ phải thu

 Công việc: Gửi bảng đối chiếu công nợ cho khách hàng

 Khi nào: Sau khi bảng đối chiếu công nợ phải thu được Kế toán trưởng ký duyệt

 Cách thức thực hiện: Gửi bảng đối chiếu công nợ cho khách hàng (gửi qua Fax, bưu điện, Phó Giám đốc kinh doanh)

 Mục đích: Bảng đối chiếu công nợ phải thu được Kế toán trưởng ký duyệt được gửi cho khách hàng để đối chiếu

- Bước 4: Nhận phản hồi của khách hàng và xử lý chênh lệch:

 Người thực hiện: Kế toán theo dõi thành phẩm, hàng hóa, doanh thu,

nợ phải thu

 Công việc: Nhận lại phản hồi của khách hàng

 Khi nào: Sau khi bảng đối chiếu công nợ phải thu được Kế toán trưởng ký duyệt đã gửi cho khách hàng

 Cách thức thực hiện: Nhận lại phản hồi của khách hàng hoặc đồng ý

ký nhận vào bảng đối chiếu hoặc không đồng ý Trong trường hợp phát sinh chênh lệch giữa số phải thu của công ty với khách hàng thì Kế toán theo dõi thành phẩm, hàng hóa, doanh thu, nợ phải thu sẽ kết hợp với nhân viên bán hàng để xử lý chênh lệch phát sinh

 Mục đích: Bảng đối chiếu công nợ cho khách hàng được theo dõi và cập nhật một cách chính xác

- Bước 5: Lập báo cáo công nợ quá hạn ( nếu có phát sinh):

 Người thực hiện: Kế toán theo dõi thành phẩm, hàng hóa, doanh thu,

+ Căn cứ vào báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng (cập nhật hóa đơn

do nhân viên bán hàng chuyển sang), bảng kê thu tiền khách hàng (theo giấy báo có ngân hàng, phiếu chi của khách hàng) để lập báo cáo tổng hợp và chi tiết công nợ phải thu khách hàng

+ Căn cứ vào báo cáo công nợ phải thu, Kế toán theo dõi thành phẩm, hàng hóa, doanh thu, nợ phải thu kiểm tra, đối chiếu với chính sách khách hàng mà công ty đã thỏa thuận, bảng đối chiếu công nợ gửi khách hàng, hợp đồng kinh tế để lập báo cáo công nợ phải thu khó đòi

 Mục đích: Theo dõi tình hình công nợ phải thu quá hạn của công ty hàng tháng

- Bước 6: Thu hồi công nợ:

 Người thực hiện: Kế toán theo dõi thành phẩm, hàng hóa, doanh thu,

nợ phải thu, Phó Giám đốc kinh doanh

 Công việc: Tham gia trực tiếp đòi nợ khách hàng

 Khi nào: Khi có Quyết định thu hồi công nợ từ Ban Giám đốc

 Cách thức thực hiện: Phòng kinh doanh phối hợp với Kế toán theo dõi thành phẩm, hàng hóa, doanh thu, nợ phải thu tổ chức việc đôn đốc

và thu hồi công nợ các khách hàng nợ quá hạn: