Phan-III-Bai-giang-Excel-Print

Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệu trong một bảng tính được thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn nào đó. v Sắp xếp: Để thực hiện một sắp xếp t[r]

Trang 1

MICROSOFT EXCEL

(21tiết)

1

Bài giảng do Bộ môn THCS, Khoa CNTT biên soạn

NỘI DUNG

1 Làm quen với Excel (1t)

2 Làm việc với dữ liệu trong Excel (3)

3 Các hàm số trong Excel(15t)

4 Biểu đồ(1,5t)

5 In ấn (0,5)

2

1 Làm quen với Excel

1 Làm quen nhanh với Excel

2 Thao tác với Workbook

3 Thao tác với Worksheet

4 Thao tác với ô và vùng

3

Làm quen nhanh với Excel

4

Làm quen nhanh với Excel (2)

§ Workbook: Đây là một tập tin để làm việc như: tính toán, vẽ đồ thị, …và lưu trữ

dữ liệu Một workbook có thể chứa nhiều sheet, do vậy có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin Mỗi workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet, tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính

§ Worksheet: Có khi được gọi là “sheet” hay “bảng tính”, là nơi lưu trữ và làm việc

với dữ liệu Một worksheet có nhiều ô và các ô có chứa các cột và dòng

Worksheet được lưu trong workbook.

5

Thao tác với Workbook

Các thao tác này cơ bản giống với thao tác với tệp trong Word

§ Hiển thị cùng lúc nhiều Workbook để tham khảo qua lại

§ View/ Arrange All

6

Thao tác với Worksheet

§ 1 Nhấn trên thanh sheet tab

§ 2 Shift+F11 chèn sheet mới vào trước sheet hiện hành.

§ 3 Home / nhóm Cells / Insert / Insert sheet

§ 4 Nhấp phải chuột lên sheet tab / chọn Insert…, hộp thoại Insert hiện ra, chọn

Worksheet /nhấn OK Sheet mới sẽ chèn vào trước sheet hiện hành.

§ 1 Chọn sheet muốn xóa , chọn Home / chọn nhóm Cells / Delete / Delete sheet

§ 2 Nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau đó chọn Delete, xác nhận xóa OK

§ 1 Dùng chuột kéo thả

§ 2 Dùng Move or Copy

Thao tác với Worksheet (2)

§ Nhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy…chọn vị trí đặt bản sao trong vùng Before sheet / đánh dấu chọn vào hộp Creat a copy / nhấn nút OK

§ Để sao chép nhanh bạn nhấn giữ phím Ctrl rồi dùng chuột chọn lên tên sheet

cần sao chép / giữ trái chuột rê đến vị trí đặt bản sao trên thanh sheet tab / thả trái chuột

Thao tác với Worksheet (2)

§ Để sao chép nhiều sheet cùng lúc cũng làm tương tự nhưng phải chọn nhiều sheet trước khi

thực hiện lệnh Để chọn được nhiều sheet bạn hãy giữ phím <Ctrl + nhấp chuột> để chọn

sheet.

§ Để chép một hay nhiều sheet sang một workbook khác, bạn hãy mỡ workbook đó lên sau đó

thực hiện lệnh Move or Copy… và nhớ chọn tên workbook đích tại To book (nếu chọn workbook đích (new book) thì sẽ sao chép các sheet đến một workbook mới).

Trang 2

Thao tác với ô và vùng

Nhận dạng ô và dùng (cells, range)

vĐịa chỉ ô và địa chỉ vùng (miền) chủ yếu được dùng trong các công thức để lấy dữ liệu tương ứng.

vĐịa chỉ một ô được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng Ví dụ: A3, B15, E10

vĐịa chỉ ô bao gồm:

ØĐịa chỉ tương đối: gồm tên cột và tên hàng Ví dụ: A15, C43

ØĐịa chỉ tuyệt đối: thêm dấu $ trước tên cột và/hoặc tên hàng nếu muốn cố định phần đó Ví dụ: $A3, B$4, $C$5

ØĐịa chỉ tương đối thay đổi khi sao chép công thức, địa chỉ tuyệt đối thì không

11

Nhận dạng ô và dùng (cells,range) (2)

vMột vùng được xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái của vùng và địa chỉ ô góc dưới bên phải của vùng Ví dụ A2:A12, B3:D8

12

Thao tác với ô và vùng (2)

§ Bước 1 Chọn vùng

§ Bước 2 Dùng chuột, nút lệnh hoặc phím tắt để di chuyển

13

cần dán nội dung đã copy hay cắt từ bộ nhớ vào với một số chọn lọc nào đó

để nhận được dữ liệu copy với các định dạng khác nhau, khi đó thay vì dùng

lệnh Paste bạn hãy sử dụng Paste Special…

v Chi tiết các tham số xem tại trong liệu Microsoft Excel

14

§ Dùng chuột

§ Dùng menu: Chọn Home / chọn nhóm Cells / Insert hoặc Delete

§ Bước 1 Chọn dòng hoặc cột cần điều chỉnh chiều cao hoặc độ rộng

§ Bước 2 Chọn Home / Cells / Format / Chọn lệnh phù hợp

§ Nhanh: Dùng chuột đánh dấu các dòng hoặc cột cần thay đổi, đặt con trỏ vào đường kẻ giữa dòng hoặc cột cho đến khi xuất hiện hãy kéo chuột để lấy kích thước mong muốn

15

Nối các ô: chỉ dữ liệu ở ô góc trên cùng bên trái của nhóm được dữ lại

§ Bước 1 Chọn các ô cần nối lại.

§ Bước 2 Chọn Home / Alignment / chọn Merge & Center

Bỏ nối các ô: nội dung sẽ hiện tại ô ở góc trên cùng bên trái

§ Bước 1 Chọn ô đang bị nối.

§ Bước 2 Chọn Home / Alignment / chọn lại Merge & Center hoặc Unmerge Cells

v Sử dụng Freeze Panes khóa hàng/cột trong bảng có nhiều hàng, cột không

di chuyển khi di chuyển thanh trượt (ngang/dọc): View/ Freeze Panes

Bài tập làm quen với Excel

v Sinh viên thực hành:

• Thao tác với Worksheet

• Thao tác với ô, vùng

• Thêm, xóa chỉnh sửa hàng, cột

Trang 3

2 Làm việc với dữ liệu trong Excel

1 Nhập liệu, hiệu chỉnh

2 Định dạng

3 Tìm kiếm và thay thế dữ liệu

4 Sắp xếp và lọc dữ liệu

19

Nhập liệu, hiệu chỉnh

Nhập dữ liệu vào ô

xong gõ Enter.

cách phần thập phân.

§ Để Excelhiểu một dữ liệu dạng khác là dữ liệu dạng chữthì nhập dấu’

trước dữ liệu đó

§ Ví dụ: ’04.8766318

VD: 11/25/1980

22

Nhập dữ liệu vào ô (2)

23

Nhập các ký tự đặc biệt

chọn ô và đến nơi cần chèn trong ô.

có thể đổi kiểu Font tại hộp Font.

24

Hiệu chỉnh

1 Sửa:

Dịch tới ô cần sửa: kích đúp chuột, hoặc ấn phím F2, hoặc kích chuột trên thanh công thức, con trỏ nhấp nháy trong ô thì sửa bình thường.

Undo: Ctrl+Z, hoặc bấm nút trên Toolbar: có tác dụng huỷ bỏ việc vừa làm, hay dùng để khôi phục trạng thái làm việc khi xảy ra sai sót Redo: Ctrl+Y, hoặc bấm nút trên Toobar: làm lại việc vừa bỏ / việc vừa làm.

Một số kỹ thuật khi nhập liệu

v Sử dụng chức năng AutoFill để tự động điền dữ liệu (thường dùng làm

chỉ mục): Ví dụ 1,2,3,4,5,6 … ; 1,3,5,7,9…

§ Bước 1: Nhập số vào 2 ô liền nhau

§ Bước 2: Dùng chuột đánh dấu 2 ô, đặt con trỏ vào góc dưới bên phải

của ô thứ 2 cho tới khi xuất hiện dấu cộng màu đen -> kéo chuột

v Gõ địa chỉ tuyệt đối của ô và miền trong công thức: dùng phím F4

VD: cần gõ $A$5:$C$8: dùng chuột chọn miền A5:C8, rồi ấn phím F4.

v Nhập dữ liệu tiền tệ, VD: $ 6,000.00

chỉ cần nhập 6000, sau đó ấn nút Currency $ trên thanh định dạng.

v Nếu nhập các con số vào mà Excel hiển thị ##### là do chiều rộng cột

Định dạng

Định dạng (2)

trí rất thuận lợi truy cập trong nhóm Home của thanh Ribbon

v Khi cần các định dạng phức tạp hơn ta sử dụng hộp thoại Format Cells

được trình bày ở tiếp theo

Trang 4

Định dạng bằng Format/Cells

-Chọn Home / nhóm Cells / Format / Format Cells…

+ Tab Number: định cách hiển thị số

+ Tab Alignment: định cách chỉnh vị trí dữ liệu

+ Tab Font: định font chữ

+ Tab Border: định đường kẻ viền các ô

+ Tab Fill: Đặt màu nền

+ Protection: Bảo mật dữ liệu

Tìm hiểu chi tiết từng nội dung của mỗi tab trong tài liệu Microsoft Excel

29

Kiểu hiển thị số

Khung xem trước

Số chữ số thập phân

Sử dụng ký hiệu ngăn cách hàng nghìn

Cách hiển thị số âm Chú giải

Format/Cells… Tab Number

30

Căn dữ liệu chiều ngang ô

Xuống dòng vừa độ rộng ô

Định hướng văn bản

Thu nhỏ chữ vừa kích thước ô

Nhập các ô liền

kề thành 1 ô

Format/Cells… Tab Alignment

Căn dữ liệu chiều dọc ô

31

Chọn font

chữ

Chọn kích thước chữ

Chọn màu chữ

Gạch chân

chữ

Xem trước

Format/Cells… Tab Font

Chọn kiểu chữ

32

Không kẻ khung

Màu đường kẻ

Khung bao ngoài

Format/Cells… Tab Border

Chọn kiểu đường kẻ

Khung bên trong

Định dạng (3)

bảng và còn hỗ trợ tạo thêm các biểu mẫu mới

§ Bước 1 Chọn vùng cần định dạng bảng

§ Bước 2 Chọn Home / nhóm Styles / chọn Format As Table

§ Bước 3 Cửa sổ Style liệt kê rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng, chọn một trong các biểu mẫu Ví dụ chọn mẫu Light số 9

§ Bước 4 Cửa sổ Format As Table hiện lên nhấn OK để xác nhận.

33

Tìm kiếm và thay thế dữ liệu

v Ý nghĩa và cách sử dụng Find/ Replace tương tự trong Word

v Để tìm dữ liệu hoặc tìm và thay thế dữ liệu:

§ Kích nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home

§ Chọn Find hoặc Replace

Sắp xếp và lọc dữ liệu

Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệu trong một bảng tính được thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn nào đó.

hay giảm dần trên một cột:

§ Đánh dấu các ô muốn được sắp xếp

§ Kích nút Sort & Filter trên tab Home

§ Kích nút Sort A to Z (tăng dần) hay Sort Z to A (giảm dần)

Sắp xếp và lọc dữ liệu (2)

Tùy chọn sắp xếp

§ Kích nút Sort & Filter trên tab Home

§ Chọn cột mà bạn muốn sắp xếp đầu tiên

§ Kích Add Level

§ Chọn cột tiếp theo bạn muốn sắp xếp

§ Kích OK

Trang 5

Sắp xếp và lọc dữ liệu (2)

Lọc dữ liệu

các tiêu chuẩn nhất định

§ Kích vào cột hoặc chọn các cột chứa dữ liệu mà bạn muốn lọc

§ Trên tab Home, kích Sort & Filter

§ Kích nút Filter

§ Kích vào mũi tên phía dưới ô đầu tiên

§ Kích Text Filter

§ Kích Words bạn muốn lọc

§ Kích nút Sort & Filter

§ Kích Clear

37

Bài tập nhập liệu, hiệu chỉnh

v Các kiến thức, kỹ năng cần thực hành:

38

3 Các hàm số trong Excel

1 Kiểu dữ liệu

2 Giới thiệu công thức và hàm

3 Các hàm trong Excel

39

Một ô chỉ chứa một kiểu dữ liệu

Kiểu dữ liệu phụ thuộc ký tự đầu tiên gõ vào hoặc người dùng định dạng

1 Kiểu số (Number)

- Là các chữ số: 0 ® 9 ,

2 Kiểu chuỗi (Text)

- Các ký tự canh biên: ‘ “ ^ \

3 Kiểu ngày tháng

- Ngày chi tiết: Thursday, May 10, 2007

Kiểu dữ liệu cơ bản

40

Giới thiệu công thức và hàm

41

v Công thức:

được nối với nhau bởi các phép toán.

v Các phép toán: + , - , * , / , ^

v Cộng, trừ, nhân, chia, luỹ thừa

v Ví dụ: = 10 + A3

= B3*B4 + B5/5

= 2*C2 + C3^4 – ABS(C4)

= SIN(A2)

42

Công thức

v Công thức:

§ Bắt đầu bởi dấu =

§ Sau đó là các hằng số, địa chỉ ô, hàm số được nối với nhau bởi các phép toán

v Các phép toán: + , - , * , / , ^

v Cộng, trừ, nhân, chia, luỹ thừa

v Ví dụ: = 10 + A3

= B3*B4 + B5/5

= 2*C2 + C3^4 – ABS(C4)

= SIN(A2)

Hàm số

v Excel có rất nhiều hàm số sử dụng trong các lĩnh vực:toán

học, thống kê, logic, xử lý chuỗi ký tự, ngày tháng …

v Hàm số được dùng trong công thức

v Trong hàm có xử lý các hằng ký tự hoặc hằng xâu ký tự thì

chúng phải được bao trong cặp dấu “ ”

v Hàm số gồm: Tên_hàm(đối số 1, đối số 2, , đối số n)

v Các hàm số có thể lồng nhau Ví dụ:

=IF(AND(A2=10,A3>=8),“G”,IF(A2<7,“TB”,“K”))

Lưu ý: Tìm hiểu thêm về tham chiếu trong công thức, toán tử trong tài liệu Microsoft Excel

Các hàm số trong Excel

6 Nhóm hàm dò tìm dữ liệu

Lưu ý: Sinh viên đọc thêm phần hàm số trong tài liệu Microsft Excel

vHàm IF: Trả về một giá trị đúng (TRUE) hoặc sai (FALSE) tương ứng nếu điều kiện của bạn là đúng hoặc sai

vCú pháp: IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

§ Logical_test là bất kỳ g.trị hoặc biểu thức nào có thể nhận giá trị TRUE hoặc

FALSE Đối số này có thể sử dụng bất kỳ toán tử tính toán so sánh nào

§ Value_if_true là giá trị được trả về nếu logical_test là TRUE.

§ Value_if_false là giá trị được trả về nếu logical_test là FALSE.

vVD: =IF(A3>=5,“Đỗ”,“Trượt”) Một số hàm logic (1)

Trang 6

tình huống kiểm tra điều kiện phức tạp.

§ Ví dụ: = IF(C6<=300,1,IF(C6>400,3,2))

Hàm trên cho kết quả của phép thử sau:

nếu [dữ liệu trong ô C6] £ 300

nếu 300 < [dữ liệu trong ô C6] £ 400

nếu [dữ liệu trong ô C6] > 400

ï

ì

3

2

1

Hàm IF (2)

47

Ví dụ hàm IF (1)

A

Data

50

Công thức Mô tả công thức

=IF(A2<=100,"Đạt","Không đạt") Nếu giá trị A2 <=100 thì hàm sẽ trả về “Đạt”

Ngược lại, hàm sẽ trả về giá trị “Không đạt”

=IF(A2=100,SUM(B5:B15),"") Nếu giá trị A2 = 100 thì hàm sẽ tính tổng vùng dữ

liệu B5:B15 Ngược lại hàm trả về giá trị rỗng “”

48

Actual Expenses Predicted Expenses

=IF(A2>B2,"Over Budget","OK")

Nếu A2>B2 thì trả về “Over Budget”, ngược lại thì trả về “OK”

49

Giả sử thang đánh giá kết quả học tập của học sinh theo

điểm trung bình cả năm như sau:

Dùng 4 hàm IF lồng nhau để xếp loại học sinh theo điểm

tổng kết.

=IF(D2 >= 9.0, "Xuất sắc", IF(D2 >= 8.0, "Giỏi", IF(D2>= 7.0,

"Khá", IF(D2>= 5.0, "Trung bình", “Yếu”))))

50

Nhóm hàm logic (2)

v Hàm AND:Trả về kết quả TRUE nếu tất cả điều kiện đều TRUE, trả về FALSE nếu một trong các điều kiện là FALSE.

§ Logical_1, logical_2, là các đều kiện cần kiểm tra Các điều kiện này có thể là biểu thức, vùng tham chiếu hoặc mảng giá trị

v Ví dụ: = AND (B3>=23,B3<25)

51

là TRUE Trả về FALSE nếu tất cả các điều kiện là FALSE

§ Logical_1, logical_2,… là các điều kiện cần kiểm tra Các điều kiện

này có thể là biểu thức, vùng tham chiếu hoặc mảng giá trị

§ Lưu ý: Các điều kiện phải có giá trị là TRUE hoặc FALSE Nếu 1 trong các điều kiện có giá trị không phải Logic, hàm AND trả về lỗi

#VALUE!

v Ví dụ: = OR (D3>=25,D3<23)

FALSE

v Ví dụ:

>=A3, ngược lại A2+B2 thực sự nhỏ hơn A3 thì hàm trả lại giá

trị FALSE

Một số hàm toán học (1)

1 ABS( number ): cho ra giá trị tuyệt đối của một số

§ Ví dụ: Int(9.234) = 9; Int(-8.9) = -9

3 MOD(a,b): lấy phần dư của kết quả a chia cho b; lấy dấu của b.

§ Ví dụ: Mod(17,3) = 2; Mod(17,-3)= -2

đến số con số bạn muốn.

§ Number là số bạn muốn làm tròn.

§ Num_digits xác định số con số mà bạn muốn làm tròn

§ Ví dụ: =ROUND(-1.475, 2) -> Làm tròn -1.475 với 2 con

số phần thập phân (-1.48)

§ Number1, number2, có 1 đế 255 số bạn muốn tính tổng.

=SUM(B2:B4) sẽ trả về 50

Trang 7

§ Range là phạm vi các ô bạn muốn kiểm tra điều kiện Các

ô này phải là con số hoặc tên, mảng, tham chiếu chứa các

số Chuỗi ký tự và ký tự trắng được bỏ qua.

§ Criteria là điều kiện trong kiểu số, biểu thức hoặc chuỗi

văn bản xác định các ô nào sẽ được tính tổng Ví dụ:

criteria có thể là 32, "32", ">32", or "apples".

§ Sum_range là ô sẽ tính tổng nếu thỏa mãn điều kiện đưa

ra trong đối số criteria.

56

Ví dụ về hàm SUMIF

trước Chỉ số

=SUMIF(B2:B8,“Sản xuất”,E2:E8) sẽ trả về kết quả 1100 (500+600).

57

cho kết quả là chuỗi “Gia Lâm”

cho kết quả là chuỗi “Hà Nội”

của chuỗi.

§ VD: =MID(“Gia Lâm–Hà Nội”,9,2)

cho kết quả là chuỗi “Hà”

Nhóm hàm chuỗi (1)

58

chuỗi.

§ Ví dụ 1: =TRIM(“ Hà Nội của tôi ”)

Cho kết quả là “Hà Nội của tôi”

§ Ví dụ 2: =TRIM(“ Xuân đã về ”)

Cho kết quả là “Xuân đã về”

59

cho số thành số Thường dùng để lấy một giá trị số

từ một chuỗi ký tự để tính toán.

§ Text là chuỗi ký tự đại diện cho số (nằm trong dấu nháy

kép hoặc là tham chiếu)

60

cho số thành số Thường dùng để lấy một giá trị số

từ một chuỗi ký tự để tính toán.

§ Value1,value2, có thể có từ 1 đến 255 vùng giá trị mà

bạn muốn đếm số ô chứa dữ liệu kiểu số Các đối số này có thể là các số, ngày tháng, địa chỉ ô, địa chỉ miền

Nhóm hàm thống kê (1)

Ví dụ về hàm COUNT

=COUNT(E3:E12) sẽ trả về giá trị là 10.

1 Nguyễn Văn Hùng 01/01/1990 6.7

2 Lê Văn An 10/05/1991 5.6

3 Nguyễn Hữu Hưng 06/05/1990 4.5

4 Phạm Hùng Hằng 02/07/1990 7.5

5 Huỳnh Mai Phương 06/04/1991 8.0

6 Võ Thu Hương 03/08/1990 6.5

7 Trần Kiều 08/12/1990 6.5

8 Võ Thị Thu Loan 06/11/1991 6.2

9 Đỗ Văn Minh 12/12/1990 5.6

10 Phan Thanh Quang 11/12/1990 4.5

ứng yêu cầu nào đó

chiếu chứa các số Chuỗi ký tự và ký tự trắng bị bỏ qua

biểu diễn là 32, "32", ">32", "apples", hoặc B4

?, dấu * trong tiêu chuẩn criteria.

=COUNTIF(A2:A5,"apples") Số ô trong cột 2 có từ apples có ở trong cột đầu tiên: 2

=COUNTIF(A2:A5,A4) A4 là peaches, hàm trả về 1

=COUNTIF(A2:A5,A3)+

COUNTIF(A2:A5,A2)

Hàm trả về giá trị 3

=COUNTIF(B2:B5,">55") Số ô có giá trị lớn hơn 55 trong cột thứ hai: 2

=COUNTIF(B2:B5,"<>"&B4) Số ô có giá trị khác 75 trong cột thứ hai: 3

=COUNTIF(B2:B5,">=32") -COUNTIF(B2:B5,">85") Hàm trả về giá trị 3

Trang 8

Ví dụ về hàm COUNTIF (2)

=COUNTIF(A2:A7,"*es") Số ô có “es” ở cuối trong cột đầu tiên: 4

=COUNTIF(A2:A7,"?????es") Số ô có “les” ở cuối và phải có chính xác 7 ký tự

trong cột đầu tiên: 2

=COUNTIF(A2:A7,"*") Số ô có chứa chuỗi trong cột đầu tiên: 4

=COUNTIF(A2:A7,"<>"&"*") Số ô không chứa ký tự trong cột đầu tiên: 2

65

bình toán học) của các đối số.

§ Các đối số ( number1,number2 ) có thể là các số hoặc tên, mảng hoặc tham chiếu chứa số.

§ Các giá trị logic và chữ số bạn gõ trực tiếp vào danh sách các đối số được tính.

§ Nếu đối số là một mảng hoặc tham chiếu chứa ký tự, giá trị logic hoặc các ô trống thì chúng được

bỏ qua khi tính toán.

§ Các đối số là các giá trị lỗi hoặc chuỗi ký tự không thể chuyển thành số gây ra lỗi

66

Ví dụ về hàm AVERAGE

A Data

10 7 9 27 2

=AVERAGE(A2:A6) Tính giá trị trung bình của các số trong cột A từ

dòng 2 đến dòng 6: 11

=AVERAGE(A2:A6, 5) Tính giá trị trung bình của các số trong cột A từ

dòng 2 đến dòng 6 và 5: 10

67

các giá trị

§ Number1,number2, có thể có từ 1 đến 255 số mà bạn muốn

tìm số lớn nhất.

68

các giá trị

§ Number1,number2, có thể có từ 1 đến 255 số mà bạn muốn

tìm số nhỏ nhất.

69

một dãy số.

trị không phải là số được bỏ qua

hạng số theo danh sách được sắp xếp giảm dần

§ Nếu order khác 0, Excel xếp thứ hạng số theo danh sách tăng dần

§ Nếu 2 số cùng thứ hạng (cùng giá trị) thì vị thứ tiếp theo được bỏ qua Ví dụ: Có 2 giá trị có thứ hạng 3 thì sẽ không có thứ hạng 4 mà chỉ có thứ hạng số 5

Ví dụ về hàm RANK

A

Data

7

3.5

1

2

=RANK(A3,A2:A6,1) Thứ hạng của 3.5 trong danh sách các số trên là 3

=RANK(A2,A2:A6,1) Thứ hạng của 7 trong danh sách các số trên là 5 (không có

thứ hạng 4 vì có 3 dòng cùng có giá trị là 3.5)

Nhóm hàm Date & Time (1)

v Hàm DATE(year,month,day) : Trả về một dãy

số liên tiếp biểu diễn một ngày

dụng hệ thống ngày tháng 1900 là 1/1/2008 hoặc 39448

v Hàm TIME(hour,minute,second): Trả về

số thập phân thể hiện đầy đủ về thời gian

=TIME(A2,B2,C2) Phần thập phân của một ngày , cho thời gian

của dòng đầu tiên là 0.5

=TIME(A3,B3,C3) Phần thập phân của một ngày , cho thời gian

của dòng thứ hai là 0.700115741

Trang 9

v NOW(): Cho ngày và giờ ở thời điểm hiện tại.

v TODAY(): Cho ngày hiện tại.

v DAY(“mm/dd/yy”): Cho giá trị ngày.

cho kết quả là 25

v MONTH(“mm/dd/yy”): Cho giá trị tháng.

Lưu ý: Các hàm HOUR, MINUTE, SECOND tương ứng là các hàm trả

về giờ, phút, giây của một thời gian Tương tự như hàm DAY,

MONTH, YEAR

74

v YEAR(“mm/dd/yy”): Cho giá trị năm.

biết ngày sinh:

75

Hàm dò tìm dữ liệu: VLOOKUP (1)

Ta cần điền Tên ngạch vào bảng dưới đây

Công việc mà ta phải làm là lấy giá trị từ cột Mã ngạch, đem so sánh tại Bảng mã ngạch và phụ cấp (Danh mục)

Hay nói khác ta phải lấy một giá trị đến dò tìm ở cột đầu tiên của bảng Danh mục, khi tìm được ta sẽ lấy giá trị ở cột thứ 2 (Tên ngạch công chức) gán vào cột Tên ngạch

ở bảng trên Đó chính là một VD của hàm VLOOKUP.

Đặt vấn đề (1)

76

Đặt vấn đề (2)

77

Đặt vấn đề (3) Hàm dò tìm dữ liệu: VLOOKUP (3)

78

vHàm VLOOKUP: Tìm kiếm một giá trị trong cột đầu tiên của một bảng dữ liệu và trả về một giá trị trong cùng một dòng từ một cột khác của bảng dữ liệu Có thể hiểu VLOOKUP là hàm dò tìm dữ liệu theo cột và trả về giá trị theo hàng.

§ Lookup_value là một giá trị để tìm kiếm trong cột đầu tiên của bảng dữ liệu Nếu lookup_value

nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong cột đầu tiên của bảng dữ liệu, VLOOKUP trả về lỗi #N/A.

§ Table_array là 2 hoặc nhiều cột dữ liệu (bảng dữ liệu) Những giá trị trong cột đầu tiên của

table_array là các giá trị được tìm kiếm bằng lookup_value Những giá trị này có thể là chuỗi văn bản, số hoặc giá trị logic Không phân biệt chữ hoa, chữ thường.

§ Col_index_num là chỉ số cột trong bảng dữ liệu mà giá trị tại đó sẽ được trả về Cột đầu tiên

trong bảng dữ liệu (table_array) có chỉ số là 1, các cột tiếp theo là 2, 3, 4, 5

• Nếu Col_index_num<1, VLOOKUP trả về giá trị lỗi #VALUE!.

• Nếu Col_index_num > số cột của bảng dữ liệu (table_array), VLOOKUP trả về giá trị lỗi

#REF!

§ Range_lookup là một giá trị logic xác định cách tìm kiếm chính xác hay tìm kiếm tương đối.

• Nếu Range_lookup là TRUE hoặc bỏ qua là tìm kiếm tương đối.

• Nếu Range_lookup là FALSE, hàm VLOOKUP sẽ tìm kiếm chính xác giá trị bạn cần tìm.

v Các giá trị ở cột đầu tiên không chứa các khoảng cách ở đầu,

cuối, khoảng cách dài và các ký tự đặt biệt khác Trong trường

hợp này VLOOKUP có thể trả lại giá trị không chính xác Ví

dụ: “Hà Nội” và “ Hà Nội ” là khác nhau.

v Khi tìm kiếm giá trị số, ngày thì cột đầu tiên của vùng dữ liệu

không được chứa giá trị text

Lưu ý khi dùng hàm VLOOKUP

Điền tên ngạch vào cột E, dựa vào bảng mã ngạch cho trước.

Hàm dò tìm dữ liệu: HLOOKUP (1)

Đặt vấn đề

Trang 10

v Hàm HLOOKUP: Tìm kiếm một giá trị trong hàng đầu tiên của một bảng dữ liệu

(hoặc mảng dữ liệu) và trả về một giá trị trong cùng một cột từ một dòng khác của bảng dữ

liệu Có thể hiểu HLOOKUP là hàm dò tìm dữ liệu theo hàng và trả về giá trị theo cột

HLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

§ Các biến và cách dùng tương tự như hàm VLOOKUP

Hàm dò tìm dữ liệu: HLOOKUP

83

Ví dụ về hàm HLOOKUP

Dùng công thức để tính giá loại phòng ở khách sạn theo ngày thường

=HLOOKUP("A",$D$3:$F$4,2,FALSE) sẽ trả về kết quả là 120

Bài tập các hàm số trong Excel

§ Hiểu và biết cách dùng các hàm (6 nhóm hàm: các hàm đã liệt kê

cụ thể) để tính toán những bảng biểu đơn giản

§ Đặc biệt lưu ý hàm VLOOKUP, HLOOKUP

84

4 Biểu đồ

1 Cách tạo biểu đồ trong Excel

2 Tìm hiểu về Chart Tools

3 Chỉnh sửa biểu đồ

vTạo một biểu đồ bằng cách nhấp chuột vào một trong các loại biểu đồ

nhóm Charts, trên tab Insert

§ 1 Chọn dữ liệu mà bạn muốn tạo biểu đồ, bao gồm các cột tiêu đề

§ 2 Sau đó, click vào tab Insert, và trong nhóm Charts, click vào nút Column Chọn một loại biểu đồ phù hợp

§ 3 Sau khi bạn click vào Column, bạn sẽ thấy một số loại biểu đồ cột để lựa chọn

Cách tạo biểu đồ trong Excel 2007

87

vKhi bạn tạo một biểu đồ, Chart Tools xuất hiện trên Ribbon, trong

đó bao gồm các tab Design, Layout và tab Format.

Tìm hiểu về Chart Tools

vSau khi tạo xong một biểu đồ, bạn có thể thay đổi kiểu biểu đồ,

thay đổi chiều dữ liệu, thay đổi vùng dữ liệu và thay đổi các thông

số khác của biểu đồ.

vSử dụng Chart Tool – tab ngữ cảnh Design để thay đổi

Thay đổi biểu đồ (1)

vThay đổi kiểu biểu đồ: Change Chart Type

vThêm tiêu đề cho biểu đồ: Chart Layouts trên tab Design

vHiển thị giá trị trên biểu đồ: Add Data Labels

vĐịnh dạng cách hiển thị (font, size, color) các giá trị trên biểu đồ:

Format Data Labels

vThay đổi vùng dữ liệu: Select Data …

v…

Định dạng
Số trang	11
Dung lượng	7,65 MB