§ Sử dụng Tab để trình bày dữ liệu dạng bảng đơn giản § Bảng: tạo, chỉnh sửa, định dạng, sắp xếp. v Phần 4: Đồ họa và ký tự đặc biệt[r]
Trang 1Microsoft Word
(22 tiết)
Bài giảng do Bộ môn THCS, Khoa CNTT biên soạn
2
Nội dung
3
1 Làm quen với MS Word
Môi trường MS Word
§ Nhấp vào biểu tượng Office Button (hoặc Quick Access) / New
§ Nhấp vào biểu tượng Office Button (hoặc Quick Access) / Save
§ Save as type: Lưu ý chọn version Word để lưu tài liệu
§ Nhấp vào biểu tượng Office Button (hoặc Quick Access) / Open
§ Nhấp vào biểu tượng Office Button / Close hoặc click vào biểu tượng close ở góc trên cùng bên phải
Hộp thoại Save As
Cách hiển thị tài liệu
§ Print Layout view
§ Full Screen Reading view
§ Web Layout view
§ Outline view
§ Draft view
§ Hiển thị thước và lưới phân chia, Document map
§ Sắp xếp cửa sổ, Thay đổi tỷ lệ hiển thị
§ …
Cách di chuyển tài liệu
§ Nhấp vào biểu tượng Office Button (hoặc Quick Access) / New
Trang 2Bài tập thực hành
§ Thanh công cụ và hệ thống menu
§ Các thao tác với tệp
§ Cách hiển thị, di chuyển tài liệu
11
2 Soạn thảo & trình bày thông tin
Tạo tài liệu đầu tiên
vThiết lập môi trường soạn thảo: Thao tác đầu tiên khi soạn thảo VB
§ Khổ giấy, chiều ngang-dọc, lề, font mặc định
§ Sự khác nhau giữa dùng Shift + Enter và Enter
Tạo tài liệu đầu tiên (tiếp)
Tạo tài liệu đầu tiên (tiếp)
Chỉnh sửa văn bản
§ Insert/ Text/ Quick Parts
Chỉnh sửa văn bản (tiếp)
§ Home / Editing / Find hoặc Replace (Hoặc dùng phím tắt Ctrl + F)
Chỉnh sửa văn bản (tiếp)
Làm cho văn bản trông đẹp mắt
§ Bullets hoặc Numbering
§ Danh sách đa cấp: Mutilevel List
Trang 3Làm cho VB trông đẹp mắt (tiếp)
Làm cho VB trông đẹp mắt (tiếp)
§ Page Layout /Page Borders
Làm cho VB trông đẹp mắt (tiếp)
§ Insert / DropCap
Tab: Căn chỉnh, trình bày văn bản Tab có thể dùng để di
chuyển con trỏ theo từng bước nhẩy (khi nhấn phím Tab)
§ Tab Trái : Văn bản xuất hiện bên trái vị trí đặt dấu Tab
§ Tab Phải : Văn bản xuất hiện bên phải vị trí đặt dấu Tab
§ Tab Giữa : Văn bản được căn giữa so với vị trí đặt dấu Tab
§ Tab Thập Phân: Dùng để căn các số theo kí hiệu phân tách phần
nguyên và thập phân
§ Tab Thanh Ngăn: Dùng để tạo ra một đường kẻ dọc có chiều cao bằng
chiều cao của kí tự tại vị trí đặt Tab
22
Làm cho VB trông đẹp mắt (tiếp)
Cách đặt Tab (1)
Kiểm tra thanh thước đang để đơn vị là gì? Tốt nhất là để đơn vị cm.
vVào Home/ Paragraph bấm vào biểu tượng -> chọn Tabs
vXác định được vị trí cần đặt Tab -> gõ số vào ô đầu tiên (Tab stop
position)
vChọn tab: phải, trái giữa, thập phân ở dòng dưới
(ở mục Alignment).
vChọn kiểu hiện thị của tab (ở mục Leader).
vSau đó bạn chọn Set để thiết lập.
vBạn có thể đặt nhiều tab trên 1 dòng
Chọn OK để kết thúc
vĐể xuất hiện tab ở trang văn bản,
gõ chữ bình thường sau đó ấn phím Tab trên bàn phím để hiển thị Tab
vXóa Tab đã đặt: chọn Tab và nhấn Clear
vCó thể dùng công cụ “Chổi” để sao chép định dạng Tab cho các dòng tiếp theo
23
Làm cho VB trông đẹp mắt (tiếp)
Mẹo đặt Tab nhanh
1 Kích chuột trái vào các vị trí tab cần đặt trên thước
2 Chỉnh sửa tab theo ý muốn bằng cách 1: trái, phải, … đặt
dấu gạch khi chạy tab (leader)
Cách này vẫn phải thực hiện một số công đoạn như cách 1, tuy nhiên ta có thể quan sát trực quan các vị trí tab ngay trên thước so với phần ký tự đã gõ trên dòng định đặt tab.
24
Làm cho VB trông đẹp mắt (tiếp)
§ Vào tab Review/ Track Changes
Track Changes và Comments
§ Nếu bạn không muốn nhìn thấy VB “sạch sẽ” thì hãy chọn Accept All Changes để đồng ý tất cả thay đổi và xóa các đánh dấu thay đổi
• Nếu bạn đồng ý một thay đổi nào đó hoặc tất cả hãy chọn Accept Change (All Changes)
• Nếu bạn từ chối một thay đổi nào đó hoặc tất cả hãy chọn Reject Change (All Changes)
Track Changes và Comments(tiếp)
1 Review / New Comment
Track Changes và Comments (tiếp)
Trang 4Bài tập thực hành
§ Cách nhập và chỉnh sửa dữ liệu, soạn thảo được tài liệu
đơn giản, tìm kiếm, thay thế
§ Cách sử dụng Danh sách (Bullets, Numbering, Multilevel
List), Style để trình bày văn bản đẹp mắt, chuyên nghiệp
§ Cách sử dụng Tab
§ Cách sử dụng Changes và Comments để theo dõi việc
chỉnh sửa tài liệu
29
3 Trình bày trong cột & bảng
§ Page Layout / Columns
§ Sử dụng hộp thoại Columns để thiết lập tùy chọn
30
Trình bày thông tin trong cột
bảng
31
Dùng Tab để tạo DS dạng bảng
bảng
32
Trình bày thông tin trong bảng
33
Trình bày TT trong bảng (tiếp)
§ Các thao tác chọn: bảng, dòng, cột, ô
§ Các thao tác sửa đổi:
• Thay đổi kích thước dòng, cột, bảng
• Chèn hàng, cột
• Xóa hàng, cột
• Trộn các ô
• Tách ô, tách bảng
• Borders and Shading
• Đặt lặp tiêu đề bảng
Row/Repeat as header row …
Trình bày TT trong bảng (tiếp)
Table
§ Insert / Table / Quick Table
bảng
§ Trong nhóm Table Styles bạn có thể chọn các kiểu bảng có sẵn rất chuyên nghiệp và đa dạng
Định dạng bảng
Tính toán dữ liệu trong bảng
Trang 5v Tiêu chí sắp xếp
37
§ Chia cột văn bảng bằng Columns
§ Sử dụng Tab để trình bày dữ liệu dạng bảng đơn giản
§ Bảng: tạo, chỉnh sửa, định dạng, sắp xếp
39
4 Đồ họa và ký tự đặc biệt
§ Insert / Picture hoặc Clip Art (Organize clips …)
40
Chèn và chỉnh sửa ảnh
41
Tạo chữ nghệ thuật WordArt
§ Insert / Shapes
42
Tạo, chỉnh sửa sơ đồ
thứ bậc rõ ràng, hoặc luồng xử lý công việc
§ Insert / Insert SmartArt Graphic
Tạo, chỉnh sửa sơ đồ (tiếp)
§ Font: Normal text, Wingdings, Wingdings 2, Wingdings 3
§ Biết cách chèn, sửa ảnh, chữ nghệ thuật
§ Vẽ sơ đồ
§ Chèn ký tự đặc biệt
Trang 65 Hoàn tất tài liệu
§ Thiết lập tiêu đề đầu trang Header
§ Thiết lập tiêu đề chân trang Footer
§ Thiết lập số trang Page Number
§ Lưu ý: chỉnh font chữ, cỡ chữ,…
47
Header và Footer
giáo trình, hướng dẫn sử dụng ….
48
Mục lục tự động Table of Contents
§ Chọn các Heading Style cho các đề mục (vì lý do này nên sử dụng
Heading cho các đề mục ngay khi soạn thảo)
§ References / Table of Contents
49
Mục lục tự động (tiếp)
§ References / Update Table hoặc click chuột phải vào ML
§ Có 2 lựa chọn khi cập nhật:
• Update entire table: cập nhật toàn bộ nội dung (VB có thay đổi
đề mục)
• Update page numbers only : chỉ cập nhật số trang (VB không
thay đổi đề mục)
50
§ Biết cách cách thiết lập Header, Footer
§ Tạo mục lục tự động
v Ý nghĩa
v Cách trộn văn bản
§ Bước 1: Tạo bảng danh sách dữ liệu nguồn: bảng điểm, danh sách khách mời, danh sách cán bộ được
nâng lương…
§ Bước 2: Mở một tệp mới soạn thảo nội dung của văn bản cần trộn như giấy mời, giấy báo nhập học,
quyết định nâng lương
§ Bước 3: Vào Mailings chọn Step by Step Mail Merge Wizard -> mặc định chọn Letters -> bấm Next tại
mục Step 1 of 6 -> Step 2 -> Step 3 -> xuất hiện hộp thoại, hãy chọn file nguồn đã tạo ở bước 1 -> chọn
Open -> OK -> OK
§ Bước 4: Sau khi trở về văn bản cần trộn (ở bước 2) ta đưa trỏ lệnh đến các mục có nội dung chung như
Hoten, ngaysinh, Sau đó vào Insert Merge Field trên thanh công cụ Mailings, chọn nội dung các cột
tương ứng đã có trong thực đơn này Lần lượt chọn cho tất cả các mục còn lại của văn bản còn lại
§ Bước 6: Từ tab Mailings, chọn Finish & Merge
§ Các bước và cách thực hiện trộn văn bản (Mail Merge)
1 In giấy báo trúng tuyển
2 In quyết định nâng lương
3 Giấy mời
Ôn tập
v Phần 1: Làm quen với MS Word
§ Thanh công cụ và hệ thống menu; Các thao tác với tệp
§ Cách hiển thị, di chuyển tài liệu
v Phần 2:Soạn thảo và trình bày thông tin
§ Soạn thảo văn bản, tìm kiếm, thay thế
§ Bullets, Numbering, Multilevel List, Style
§ Cách sử dụng Tab; Track Changes và Comments
v Phần 3: Trình bày thông tin trong cột và bảng
§ Chia cột dữ liệu
§ Sử dụng Tab để trình bày dữ liệu dạng bảng đơn giản
§ Bảng: tạo, chỉnh sửa, định dạng, sắp xếp
v Phần 4: Đồ họa và ký tự đặc biệt
§ Biết cách chèn, sửa ảnh, chữ nghệ thuật
§ Vẽ sơ đồ; Chèn ký tự đặc biệt
v Phần 5: Hoàn tất tài liệu
§ Biết cách cách thiết lập Header, Footer; Tạo mục lục tự động
v Phần 6: Mail Merge
Trang 7Hỏi & Đáp