Bai giang Excel chính

cách sử dụng 1 số hàm cơ bản trong excel

TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG

Giảng viên: THS LÊ Văn Hùng

mobile: 0906238311

e_mail: hungolympia2001@yahoo.com

Phần IV Excel 2003

4 1 Khái quát về Excel

• Là phần mềm công cụ trong bộ Microsoft office

• Thích hợp với công tác kế toán, văn phòng

• Tính tương thích cao, làm cơ sở trung gian cho nhiều cơ

• Có nhiều công cụ mạnh như vẽ biểu đồ, hình minh họa

• Có nhiều công cụ hỗ trợ tự động hóa nhiều quá trình

• Có thể lập trình trong Excel

Forrmatting

Scroll bar Border

Trang tính

Status bar

Drawing

Standard

• Workbook: cửa sổ chứa nội dung tệp Tên mặc định là Book# Phần mở rộng định sẵn là XLS

• Row border, Row column

• Có thể điều khiển kiểu, cỡ Font ngầm định

• Scroll bar: thanh cuộn dọc và ngang

• Status bar: tình trạng hiện hành của hệ thống

4.2 Màn hình làm việc của Excel

4.3 Tác nghiệp với dữ liệu

4.4 Các kiểu dữ liệu

• Kiểu số: chứa các số từ 0 đến 9 và dấu +,

-• Kiểu chuỗi (Text): Ký tự đầu tiên từ A đến Z và một số ký tự canh biên Ký tự số trở thành ký tự chuỗi khi thêm vào trước nó dấu ‘

• Kiểu công thức: Ký tự đầu là =

• Trong ô hiển thị không phải công thức mà là

giá trị của công thức

Các toán tử sử dụng trong công thức: cộng +, trừ -, nhân *, chia /, lũy thừa ^, phần trăm %,

nối chuỗi &, so sánh: bằng =, không bằng <>,

• Địa chỉ tương đối: ví dụ: A1, B2, C4, D3 Khi sao chép địa chỉ tham chiếu sẽ thay đổi theo phương,

chiều và khoảng cách vd: C1 chứa công thức =

A1*B1 Khi sao chép sang ô C2 thì C2 sẽ = A2*B2

• Địa chỉ tuyệt đối Có dạng $<dòng>$<cột> Khi sao chép nội dung trong ô sẽ giữ nguyên

• Địa chỉ hỗn hợp: Khi 1 dấu $ không có trước

hàng(cột) Tại vùng đích, địa chỉ tham chiếu sẽ bị thay đổi tương ứng theo hàng (cột)

• Di chuyển dữ liệu vùng: chọn vùng Edit/Cut 

Chọn ô trái vùng đích  Edit  Paste (hoặc Ctrl+V)

2.5 Các thao tác trên tệp

• Lưu trữ Workbook với lệnh Save và Save As

(Giống như trong Word) | biểu tượng Save.

• Mở tệp Workbook có sẵn: Lệnh File/Open hoặc biểu tượng Open Truy cập vào ổ đĩa  thư mục

• Tạo một Workbook mới: Lệnh File  New | biểu tượng New trên thanh công cụ

Cơ sở dữ liệu trên bảng tính

F1:F2 vùng Criteria

A1: D8 Vùng Database

A10: D13 vùng Extract

Tìm kiếm bản ghi thỏa mãn điều kiện

• Di chuyển con trỏ vào vùng Database

• Thực hiện lệnh Data/ Filter/Avanced Filter

• Chọn Filter the list, in-Place

• Điền Đ/c vùng Database,

vùng Criteria vào các hộp List

Range và Criteria Range

Rút các bản ghi thỏa mãn Đ/k sang vùng khác

• Thực hiện giống như tìm kiếm bản ghi thỏa mã điều kiện khác biệt ở chỗ trong hộp thoại Advanced Filter

Records only chỉ hiển thị

1 bản ghi giống nhau.

Xóa các bản ghi thỏa mãn điều kiện

• Chỉ cần vùng dữ liệu và vùng Criteria

• Thực hiện các bước như tìm kiếm đối với tiêu chuẩn cần xóa

• Nhận được các bản ghi cần xóa

• Edit/Delete/Entire Row để xóa các dòng trên

• Data/Filter/Show all để hiện lại những bản ghi không cần xóa

Các dạng vùng tiêu chuẩn

Dạng 1 Dạng 2 Dạng 3 Dạng 4 Đơn vị Lương Ten_M Đơn vị Lương T* <100000 FALSE Tu nhiên <=100000

Văn Phòng>=110000

• Tiêu chuẩn số hay chuỗi: như vùng F1: F2 ở vd trên

• tiêu chuẩn so sánh: chứa toán tử và giá trị so sánh

• Tiêu chuẩn công thức:

- Tiêu đề ô tiêu chuẩn phải  tên trong database

- Trong ô điều kiện lấy đ/c ô đầu tiên để so sánh

• Liên kết tiêu chuẩn: khác cột – toán tử And

khác dòng – toán tử Or

= Left(B2,1)=“M”

Tính năng lập dàn trong Excel

• Excel cho phép bạn che dấu hay hiển thị chi tiết một bảng

3 Một số hàm toán học trong Excel

• Excel có một số hàm mẫu dùng tiện lợi và đơn giản VD: = A3+A4+A5 thay bằng Sum(A3:A5)

• Các hàm số học:

- ABS(N): cho giá trị tuyệt đối của biểu thức

- SQRT(N): căn bậc 2 của số N

- INT(N): cho phần nguyên của biểu thức

- PI(): cho giá trị của số Pi

- Các hàm: MODE, ROUND, AVERAGE,

MAX, MIN, COUNTA(số ô chứa trị trong DS)

…

3 Một số hàm toán học trong Excel

4 Định dạng dữ liệu

• Đặt chuột vào đường ngăn cột (hàng) và rê chuột

• Đổi độ rộng nhiều cột (hàng): Lệnh

Format/Column /Width hộp thoại Column xuất

hiện cho tham số cột (đối với hàng cũng tương tự)

Định dạng dữ liệu số

Định dạng dữ liệu số

• Một số khi nhập vào ô được tự động canh lề phải

• Hiển thị phụ thuộc: Lớp (Category) và dạng Các lớp gồm: Number, date, Time, Percent,…Trong lớp lại có nhiều dạng như: M/D/YY, D-MMM-YY,…

• Cách thực hiện định dạng: Lệnh Format  cell,

chọn Number, chọn số chữ số sau dấu phảy, dấu ngăn cách 1000, kiểu biểu hiện số âm

• Có thể dùng các nút Currency Style, Percentage Style, Comma Style, Increase/Decrease Decimal trên thanh Formatting để định dạng lại dữ liệu số

4.4 Hiệu chỉnh vị trí của dữ liệu trong ô

4.4 Hiệu chỉnh vị trí của dữ liệu trong ô

• Khung Horizontal: điều chỉnh dữ liệu theo chiều ngang: Center, Right, Fill (điền toàn bộ ô bởi ký

tự có trong ô), Justify, Center Across Select

• Khung Vertical: Điều chỉnh dữ liệu theo chiều dọc: Top, Bottom, Center, Justify

• Ô kiểm Wrap text: cố dịnh độ rộng cột, dàn dữ liệu ra nhiều dòng

• Ô Shrink to fit: cố lèn dữ liệu vào ô

• Merge Cells: hợp các ô thành 1 ô

• Orientation: quay dữ liệu

4.6 Tạo các đường kẻ ô

• Chọn vùng ô, lệnh Format/cells/trong hộp thoại Format cells chọn Border

• Nút outline: vẽ đường viền bao, Inside: vẽ các

đường kẻ trong ô, none: hủy bỏ các đường kẻ

• Tám nút trong khung Border kẻ các đường ngang dọc, chéo trong vùng ô, ở giữa các nút là mẫu tác dụng của các nút

• Khung Style: chọn 1 trong 13 mẫu nét kẻ

• Bật tắt lưới ô của bảng tính: Tools/Options/View dùng dấu kiểm để bật tắt Gridline

• Sắp xếp dữ liệu trong khối ô đã chọn

• Sắp xếp tối đa theo 3 khóa

• Data/Sort > chọn khóa thư nhất/kiểu khóa (tăng giảm) >chọn khóa thứ 2/kiểu khóa

• Nếu chỉ sắp xếp theo hàng hay cột thì chỉ cần vào Dât/Sort/Options > chọn Sort Top to Bottom (cho hàng) hay Sort Left to right (cho cột)

5.1 Các bước tạo biểu đồ

• Chọn vùng, VD chọn A1:B8

• Nháy vào biểu tượng Wizard trên thanh công cụ

• Nhận hộp thoại Chart Wizarrd – step 1 of 4

Chart Type

• Thực hiện theo từng bước để chọn: kiểu biểu đồ, các nhãn tiêu đề, thuyết minh, trục X và trục Y, Legend, chọn các màu và hướng quay cho trục

5.1 Các bước tạo biểu đồ

Bước

2

Cho nguồn

dữ liệu và cách sắp xếp

Bước 3

Tên biểu đồ

Tên trục x

Tên trục Y

Bước 4

• Chọn nơi đặt biểu đồ: tại Sheet hiện hành hoặc

Sheet mới Sau có thể dùng Kéo-thả chuột để di chuyển đến nơi cần thiết và chỉnh sửa

Thu nhạp ve trong trot

Thu nhap ve trong trot

6 In bảng tính ra giấy

• Định dạng trang bằng lệnh File/ Page setup

- Mục Page để định chế độ in ngang hoặc dọc

- Mục Margine để định lề trang in

- Header/Footer: định tiêu đề đầu trang cuối tr

- Mục Sheet: Lựa chọn in lưới (gridlines), vùng in (Print Area), Thứ tự trang in (Page Order) - không nên thay đổi

• Trước khi in nên xem qua bằng Print Preview