Bai giang excel

Giới thiệu giao diện Có đầy đủ các tính chất của I cửa số ứng dụng: thanh tiêu để chứa 3 nút thu nhỏ, phống to, thoát, cố thể di chuyển, có thể thay kích thước, thanh công cụ, thanh địn

CHUONG 1: TONG QUAN VE EXCEL Bai 1: Gidi thiéu tong quan vé Excel

L Chức năng

Là l chương trình ứng dụng thuộc họ chương trình xử lý Bảng tính điện tử

Bảng tính điện tử (WorkSheet) là I bảng có kích thước lớn, gồm nhiều CỘT

(COLUMN) và nhiều HÀNG (ROW), lập thành những đơn thể chứa và xử lý dữ liệu gọi là Ô (CELL)

E #1 Microsoft Office

-; Excel 2003 Copyright © 1985-2003 Microsoft Corporation, All rights reserved,

II Khởi động

Microsoft

Cách 1: Start > Programs > (Microsoft Office) > Microsoft Excel “2”

Cách 2: Double click vào biểu tượng Microsoft Excel nằm trên Deskiop (nếu cô)

Œ\ Nero ` le] Microsoft Office PowerPoint 200

TƯ ” Pixel Fx > [Wi] Microsoft Office Word 2003

y (ΠPowerQuest BootMagic 8.0 >

(Œ\ Proshow Gold ` Help and 5upport

IV Giới thiệu giao diện

Có đầy đủ các tính chất của I cửa số ứng dụng: thanh tiêu để chứa 3 nút thu

nhỏ, phống to, thoát, cố thể di chuyển, có thể thay kích thước, thanh công cụ,

thanh định dang

Ngoài ra còn có:

+ Thanh công thức + Cửa số của bảng tính

+ Thanh tên Sheet + Thanh trang thái

E1 Microsoft Excel - Book’

Hội File ‘Edit vn ‘Insert Format Tools Data Window Help | aE = 8X

Fv Reply with Changes End Review

UY: Thoát khỏi Excel

ˆ Cách L: Click vào nút Close trên tiêu để

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ali + F4

Cach 3: Menu File > Exit

Lưu ý: trước khi thoát phải lưu tất cả dữ liệu hiện có

Bai 2: Cac thao tac trén menu

I Chon menu

Thực hiện I trong các cách sau:

+ Click chuốt tai tên menu trên thanh menu

+ Nhẩn phím Alt cùng ký tự gạch dưới của menu

+ Nhẩn phím F10, sau đó nhẩn ký tự gạch dưới của menu

Ví du: Ta click chuét tai menu Insert, sẽ xuất hiện thực đơn trong menu Inseri như hình dưới đây

Thực hiện Ì trong các cach sau:

+ Click chuột tai lệnh cần thực hiện

+ Gỗ vào ký tự gach dưới của lệnh

+ Dùng phím mũi tên để di chuyển đến lệnh Ầ Paste aa

I Huy mét menu da chon Thực hién | trong cac cach sau:

+ Click chuột tại tên menu hoặc vị trí bẩt kỳ bên ngoài của menu

+ Nhan phim Alt

+ Nhan phim F10

+ Nhấn phím ECS 2 lần

E1 Microsoft Excel - Book†

AE LÊN “Mion ‘Help | VietkeyO2.1

IV Các điểm cần lưu ý khi sử dụng menu

Khi mở 1 menu, sẽ có một số mục trong menu bị mờ đi,

điều này cố ý nghĩa như sau:

+ Tên lệnh bị mờ có nghĩa là nó không có hiệu lực lúc

(BG Paste cols) này, ta không thể chọn nó

@ Paste Special + Dấu phía sau lệnh chỉ ra khia ta chọn lệnh này thì

Bài 3: Cac thao tac với tập tin

I Tao mdi | tap tin

+ Yao menu File > New > Hop thoai New WorkBook hién ra > Chon Blank WorkBook

ormat Tools Data Window

Ctrl+N Ctrl+

Save in: [se DULIEU2(D:) ~| @-~râ | € X củ Z1 « Toog+

a (00 - DU LIEU DATA IT SU DUNG - NHUNG CON CAN THIET

"tơ C5INH VIER THUỊC TẤP

My Recent | SOFT SSDG & SAN PHAM SSDG

Documents ||) TONG CAC GIAO TRINH - DE TAI BAO CAO - Bai giang

— | TRAN QUI THINH TOAN TAP

= (USER FOLDERS

+ Yao menu File > Save As > H6p thoai Save As hién ra

+ Trong ô Save In: chọn nơi cần lưu tập tin

+ Trong ô File Name: dat tén tap tin can lưu

+ Click nút Save để lưu

H Lưu sự thay đổi trên 1 tập tin đã có

i + Vào menu File > Save hoặc click vào biểu tượng Save trên thanh công cụ

lœ BAI TAP EXCEL +] @- Bl@ & Eú ïä‹ roosx

(Bal TAP CO BAN

| (BAI TAP Excel - CHEP O TRUONG VE

My Recent = |- >) BAI TAP MO RONG

Documents = => Bal TAP NANG CAO

(3 (Bal TAP ON EXCEL THANG 10-2004

` (| EXCEL RUT TRICH

Desktop 2#) Bai tap

— it danh sach nhan vien

+ Vào menu File > Open > H6p thoai Open hiện ra

+ Trong ô Look In: chọn nơi chứa tập tin cần mở

Bai 4: Cac thao tac co ban trén may tinh

L Sử dụng thanh công cụ

Thanh công cụ nằm dưới thanh menu, nó gồm các công cụ thực hiện các chức

năng thông dụng

Cac thanh cong cu thudng dung: Standard, Formatting va Formula bar

Để hiển thị thanh công cu:

Vào menu View > Click chon thanh công =|] Normal

cu can hién thi (hodc View > Toolbars ) LJ Page Break Preview

II Chuyển đổi giữa các bảng tính đang mở

Excel cho phép mở một lúc nhiều cửa sổ, khi muốn chuyển từ cửa số này

sang cửa số khác ta thực hiện các bước sau:

+ Vào menu Windows

+ Chọn tên tập tin muốn mỏ

Compare Side by Side with

Hide

Unhide ,

Split Freeze Panes

II Di chuyển trong bang tinh

+ Dùng chuột: click chuột tại các mửi tên trên các thanh cuộn để di chuyển + Dùng bàn phím: sử dụng các phím để di chuyển trong bảng tính theo bảng

hướng dan sau:

< hoặc phím ShiÍt + lab |Qua trái lô

Phím lên hoặc phím xuống | Lên hoặc xuống l ô

Page Down Lên l cửa sổ màn hình

Bài 5: Ôn tập một số vấn để liên quan

L Sử dụng mục Regional Settings trong Control Panel

Các dang thức của dữ liệu thường bị sai khi nhập vào Excel do bị ảnh

hưởng bởi định dạng Regional trong Control Panel

Mở Control Panel: Star > (Settings) > Control Panel > Click chon

Regional and Language

Điều này rất quan trong, nếu không, việc nhập để liệu chắc chắn sẽ sat

© (9` Printers and Faxes Lanquage

°® ©) Help and Support (gf Taskbar and Start Menu

Select an item to match its preferences, or click Customize to choose

your own formats:

English (United States) v Sats

Samoles

bà (as định cdc dang thifc clia sé (Number format), som: dau thap phan, dau

Đơn vị đo lường (Measurement); dấu phân cách giữa các thành phần của I

danh sach (List separator)

®Dectmal Symbol: xac dinh dau ding lam dau thập phân

®No of digits afer decimal: xac dinh s6 chif sé thap phan

*Digit grouping symbol: xac định dẫu ngăn cách hàng nghìn

®No of digits in group : xdc dinh s6 chif sé trong 1 nhém (thường là 3)

® Negative sign symbol: xac dinh dau ding lam dau am

®Nesative numbet format : xac định kiểu của số âm

*Display leading zeroes : xac dinh cé hay khong chif so 0 phia truéc

*VUeasurement system : xac dinh don vi do lường

®)ist separator : xác định dấu dùng làm dấu ngăn cách giữa thành phan trong

1 danh sách (ví dụ giữa các đổi số trong I hàm,

2 Thé Currency

Quy định dạng thức của Đơn vị tiễn tệ và các thông số khác liên quan

đến nó (vị trí, số âm )

®Cuzrency Symbol : xác định dấu dé dùng làm đơn vị tiên tệ

®Possition of currecy symbol : xac định vị trí đặt của đơn vị tiền lệ

®Jcgaf1e nướnbet fÐormat : xác định kiểu của số âm

Positive currency format: $1.1 »v

Negative currency format: ($1.1) x

Decimal symbol:

No of digits after decimal: 2

Digit grouping symbol: , vi

Digit grouping: 123,456,789 v

3 Thé Time

Quy định dang thức của dữ liệu Giờ và các thông số khác liên quan đến nó

(chế độ 12/24, dấu ngăn cách giữa Giờ, Phút, Giây )

®8Tec saưmpïe : hiển thị dang mau của kiéu giờ hiện hành

elie style : xac dinh dang thifc giờ được chọn để sử dụng

87Ttòè¿ sejaraior : xấc định dấu ngăn cách giữa Giờ, Phút, Giây

®AlM symbol: xac dinh ky hiéu chi buổi sá ng

®PM symbol: xac dinh ky hiéu chi buổi chiêu

Time format notatian

“h=hour m=minute s=second t= am orpm

- h=12hoưur

- H=24haur

| hh, mm, ss = leading zero _ h,m, s = no leading zero

4 Thé Date

Quy định dạng thức của dữ liệu kiểu Ngày và cấc thông số khác liên quan đến

nó.(thứ ty Ngay Thang Nam, dau ngăn cách giữa Ngày, Thấng, Năm, v.v)

®Shorf dafe samp‡ : hiển thị dạng của kiểu ngày ngắn hiện được sử dụng

®So?f ảafe sfyÌe : xác định dạng thức ngày ngắn được chon để sử dụng

®Date separator : xac định dấu ngăn cách giữa Ngày, tháng, năm

®long date sample : hién thi dạng của kiểu ngày đải ( gồm Thứ, ngày, thắng, năm)

hiện được sử dụng

*}ong date style : xac định dạng của kiéu ngày dải (gớờn Thú, ngày, tháng, năm) được

chọn để sử dụng

Chú ý : ta phải khảo sat trong Control _ Short date sample:

Panel trước khi nhập liệu trong Excel

để tránh cấc sai sót về kiểu dữ liệu

đắng tiếc xảy ra

~ Short date

| Short date format:

_ Date separator:

~ Long date —

Long date sample:

~ Long date format:

05/11/04

"xu Cách chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng

_ Để chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng khi có nhiều ứng dụng hoạt động

đồng thời, ta dùng tổ hợp phím Alt + Tab hoặc click chọn các cửa số ứng dụng trên thanh Taskbar

2a} AEE EST ai) cela

CHUONG 2: CAC KHAI NIEM CO BAN

Bài 4: Các kiểu dữ liệu

CHƯƠNG 2: CAC KHÁI NIỆM CƠ BAN

Bai 1: WorkBook

L Khái niệm

+ Là tập tin của Bảng tính Excel, mà trên đó ta có nhiều WorkSheet (Bảng tính)

+ Trên I1 WorkBook ta có tối đa là 255 Sheet

+ Ta có thể mở nhiều WorkBook cùng 1 lúc, mỗi 1 WorkBook sẽ có I cửa số riêng biệt

Tuy nhiên, không nên mở quá nhiều vì sẽ làm tốn bộ nhớ > Cham máy tính

+ Các tập tin WorkBook có phần mở rộng là *.XLS D

+ Số lượng Sheet mac định (Defaut) trén 1 WorkBook khi

khởi động, ta c6 thé qui dinh trong Menu Tool > Options

» Thé General > Chon muc Sheet in New WorkBook

Il Cac thao tac co ban vé WorkBook

Hay chính là các thao tác về tập tin bang tính:

+ Mỏ mới I WorkBook: File > New (Clir + N) hoặc click nút New trên thanh công cụ

+ Mỏ I WorkBook đã có: File > Open (Cl]tr + ©) hoặc click nút Open trên thanh công cụ

+ Lưu và đặt tên cho WorkBook: File > Save Às (Xác định tên và nơi lưu)

+ Lưu sự thay đổi trên WorkBook: File > Save

+ Đống l WorkBook: File > Close

Lưu ý: Khi thao tác với tập tin (WorkBook) phải xấc định 6 đĩa và đường dẩn chứa tập tin đó

Bai 2: WorkSheet

L Khái niệm

Là Bảng tính, là đổi tượng làm việc trực tiếp cửa ta và l Sheet luôn thuộc 1 WorkBook nao do

Cẩu trúc l Sheet như sau: là tập hợp các Column (cột), Row (dòng) và Cell (ô)

Cụ thể ta có trên l Sheet như sau:

256 cội, các cội được đánh địa chi ti A, B, ,Z, AA, AB, , BA, BA, , IV

65536 dòng, các dòng được đánh địa chi tr 1 65536

255x65536 6, 6 là phần giao cửa 1 cột và ldòng

Địa chỉ ô được tính dựa vào địa chỉ cột và của dòng tương ứng

Vi du: cot A, dong 3, 6 A}

Nhận xét : số lượng ô trên I Sheet rất lớn (255 x 65536)

Chú ý: Sheet hiện hành là Sheet hiện đang làm việc hoặc đang được chọn Để chọn I Sheet thì Click chuột, nhiều Sheet thì nhấn Ctrl+Click tại dong SheetTab (dong tên các Sheet đó)

IL Cac thao tác cơ bản vé Sheet

Ta để ý các thao tấc cơ bản sau : Click MR tai dong SheetTab dé kich hoat ShortCut

menu của nó, tập lệnh gồm :

® Inseri : chèn Sheet vào vị trí Sheet hiện hành

® Delete : xóa Sheet hiện hành

® Rename : đổi tên Sheet hiện hành

® Move or Copy : di chuyển hoặc sao chép Sheet

® Select All Sheet : chon tat cd cdc Sheet

® View Code : xem ma Sheet dưới dạng ngôn ngữ Yisual Basic

L Đặc trưng của Excel

Nối riêng và nối chung cho các phần mềm xử lý bảng tính khác, là chức năng COPY CONG THUC, nghĩa là công thức chỉ lập 1 lần, sau đó sao chép cho các ô còn lại

Ví dụ: Xét Bảng tính sau:

x Cách COPY CÔNG THỨC: Drag chuột tại FHI handle của ô đó và thực hiện động tac drag (kéo) chuột cho các õ còn lại

Nhân xét : sau khi copy, công thức tại các ô D3, D4,D5 phải thay đổi (Vì nếu ngược

lại, sẽ cho kết quả sai) => Sinh ra các kiểu địa chỉ dùng trong công thức

Chú ý : Có thể kéo chuột theo 4 chiêu để sao chép công thức

Có thể dùng cặp lệnh [EDIT] > Copy và [EDIT] > Copy để sao chép công thức

2) Giả sử thêm dòng Tổng cộng tại ô A6, để tính tổng cộng của Số lượng và

Thành tiền thì tại ô Có, ta lập công thức:

= C2+C3+C4+C5 Sau đó, kéo ngang (drap) quaphải để tính cho ô D6

2 Dia chỉ tuyệt đối

x Dạng thứ: $<COLUMN>$<ROW>

Vi du: $A$1, $B42, $C$5

*_ Tính chất: cớ định (khong thay d6i) trong thao tac COPY CONG THUC

Vi du: Xét bang tinh sau, để tính cột USD, khi đó, tại ô B2, ta nhập công thức:

3 Địa chỉ hỗn hợp

* Dang thite: $<COLUMN><ROW>

Hoac <COLUMN>$<ROW>

Vi du : $A1,A$1,$B1,B$1

* Tinh chat: suy ra từ 2 dạng trên

Nhận xét: tùy từng bài toán mà ta dùng loạt địa chỉ nào sao cho phù hợp nhải

Chú ý: để biểu diễn 1 khối ô bằng địa chỉ, ta sử dụng dang :

< DIA CHỈ Ô ĐẦU > : <DIA CHỈ Ô CUỐI >

Vi du: A2:C10,$A$2:$C$10, v.v

Bài 4: Các kiểu dữ liệu

2 Sự hiển thị

+ Nếu độ dài <= độ rộng ô: hiển thị bình thường

+ Nếu độ dài => độ rộng ô: cố 2 khả năng xẩy ra

- Ô kế tiếp rỗng: dữ liệu sẽ tràn qua

- Ô kế tiếp không rồng: dữ liệu sẽ che khuất

=> Cách giải quyết: Điều chỉnh độ rộng của ô để dữ liệu hiển thị lại bình thường

3 Toán tử

Có duy nhất 1 toán tử là phép NỐI CHUỔI (ký tự) Ký hiệu là dấu: & , dùng để nối nội

dung 2 chuỗi với nhau

Ví dụ: = “ABC” & “DE” => “ABCDE”

Hoac Al & A2 => Nổi nội dung của 2 ô AI và À2 lại với nhau

Lưu ý: Trong CÔNG THỨC dữ liệu Text bắt buộc phải được đặt trong dấu nháy kép “”

Theo mặc định, dữ liệu Text sẽ được canh trái

2 Sy hién thi

_ Phụ thuộc vào chiều dài của dữ liệu số, nếu chiều dài lớn hơn hay bằng độ rộng

_ của cột thì sẽ hiển thị ###### hoặc chuyển sang dang s6 khoa hoc (Scientific)

_—_ 446Bt22

_ 122335E:12

Lưu ý: Dang thức thể hiện cửa I số bị phụ thuộc vào quy định trong Control Panel

Khi nhập 1 số, ta CHỈ CÂN NHẬP TRỊ ĐẠI SỐ cửa nó mà không cần phải nhập dang

thức, vì sau này ta có thể thay đổi ĐỊNH DẠNG LAI chúng theo như ý muốn

II Kiéu Date & Time

Là loại dữ liệu thể hiện giá trị Ngày và Giờ trong bảng tính

1 Quy ước nhập

Hoàn toàn phụ thuộc vào SỰ QUY ĐỊNH CỦA CONTROL PANEL

Ví dụ: để nhập giá trị ngày 15 thấng 06 năm 1998 thì:

+ Néu CONTROL PANEL qui dinh dang DD/MM/YY thì ta phải nhập: 156/98

+ Néu CONTROL PANEL qui dinh dang MM/DD/YY thi ta phải nhập: 06/158 + Néu CONTROL PANEL qui dinh dang YY/MM/DD thi ta phdi nhap: 98/06/15

2 Sự hiển thị

Phụ thuộc vào chiều dài của dữ liệu Ngày và Giờ, nếu chiêu dài lớn hơn hay

bằng độ rộng của cội thì sẽ hiển thị #####

IV Kiéu Logic

1 Quy uéc nhập

Chi c6 2 gia tri la: True (Ding), Sai (False)

+ True: tudng ting vdi 1 biéu thức logic (mệnh để toán học) đúng

+ False: tương ứng với Ì biểu thức logic (mệnh để toấn học) sai

Ví dụ: “5 lớn hơn 3” => Trị đúng (True)

“Chữ À giống như chữ BC” => Tri sai (False)