Bài giảng Excel

Nhập dữ liệu - Mỗi ô trong bảng tính có thể nhận các loại dữ liệu sau: Chữ, số, ngày tháng, thời gian, chú thích và công thức - Muốn nhập dữ liệu cho ô: Ta chọn ô đó sau đó nhập dữ liệu

Trang 1

Modun 4: Bảng tính điện tử Excel

1 Khởi động và thoát khỏi EXCEL

C2: Nhấn chuột vào dấu nhân góc trên phải

C3: Nhấn đúp chuột vào chữ X ở góc trên trái

Trang 2

2 Cửa sổ EXCEL

Thanh tiêu đềChứa tên ch ơng trình

và File đang làm việc

Thanh MenuGồm có Menu Ngang và Menu dọc

Thanh công cụ

chuẩn

Thanh công cụ FORMAT

Thanh công thức

Các hàng từ 1 -65536Các cột (256 cột) từ A,B,C Z,AA,AB, AZ, …Th ớc cuộn ngangTh ớc cuộn dọc …

Các Sheet (có 255)Thanh trạng thái

Trang 3

a Nhập dữ liệu

- Mỗi ô trong bảng tính có thể nhận các loại dữ liệu sau:

Chữ, số, ngày tháng, thời gian, chú thích và công thức

- Muốn nhập dữ liệu cho ô: Ta chọn ô đó sau đó nhập dữ

liệu vào

3 Một số thao tác cơ bản

+ Dữ liệu kiểu chữ bao gồm các ký tự và chữ số

+ Dữ liệu kiểu số : bao gồm các chữ số

+ Dữ liệu kiểu ngày tháng đ ợc nhập vào theo các định

dạnh : dd/mm/yy hay mm/dd/yy

+ Dữ liệu thời gian đ ợc nhập vào theo định dạng:

Giờ:Phút:Giây AM/PM

+ Dữ liệu chú thích là lời chú thích thêm cho ô

+ Dữ liệu công thức bắt đầu bằng một dấu ”=“ hoặc “+”

hoặc “-” ( kết quả hiện trong ô là giá trị)

Trang 4

- Tạo mới bảng tính (New)

C1: Chọn biểu t ợng New trên thanh công cụ

C2: File\New (Ctrl+N)

- Cất bảng tính (Save) ( với File ch a đ ợc cất)

C1: Nhấn biểu t ợng

C2: File\Save (Ctrl+S)

Sau khi dùng 1 trong 2 cách trên xuất hiện hộp thoại

- Chọn ổ đĩa th mục chứa tại : Save in

- Đặt tên tại ô : File Name

Trang 5

b Chọn đối t ợng (Bôi đen)

C1: Dùng chuột

- Chọn 1 ô: Kích chuột vào ô đó

- Chọn vùng ô Kích chuột ô đầu giữ và di tới ô cuối

- Chọn cột hoặc dòng: Kích chuột vào cột hoặc dòng đó

- Chọn cột hoặc dòng liền nhau: Kích chuột vào cột hoặc

dòng đầu sau đó di tới cột hoặc dòng cuối

- Chọn ô hoặc cột hoặc dòng không liền nhau : trong khi

chọn giữ phím Ctrl

- Chọn toàn bảng tính Kíck chuột vào giao giữa cột và dòng

hoặc nhấn phím Ctrl+A

C2: Dùng bàn phím: Kết hợp phím Shift và các phím mũi

tên để chọn các ô trong bảng tính

Trang 6

Modun 4: B¶ng tÝnh ®iÖn tö Excel

Trang 7

Trang 8

Xo¸ xong c¸c « bªn ph¶i

dÈy sang thay thÕ

Xo¸ c¸c dßng chõa « ® îc

chän c¸c dßng d íi ®Èy lªn

Xo¸ c¸c cét chõa « ® îc

Trang 9

Trang 10

e Hiệu chỉnh kích th ớc ô dòng cột

C1: Thay đổi kích th ớc dòng

+ Chọn 1dòng hoặc nhiều dòng

+ Format\Row\Height hoặc Kích phải chuột chọn

RowHeight (xuất hiện hộp thoại sau)

+ Nhập độ cao dòng nhấn OK

Ngoài ra ta có thể dùng chuột kéo để thay đổi độ cao

Trang 11

Trang 12

g Tạo huỷ bỏ đ ờng viền cho khung, màu nền

C1: Dùng thanh công cụ (kẻ đơn giản)

+ Chọn 1 hoặc vùng ô

+ Sử dụng công cụ sau

Kẻ khung Màu nền Màu chữ

Trang 13

3 Mét sè thao t¸c c¬ b¶n

g T¹o huû bá ® êng viÒn

cho khung, mµu nÒn

+ Trang Border kÎ viÒn

+ Trang Patterns t« mµu

Trang 14

h Thêm, xoá, đổi tên trang bảng tính (WorkSheet)

- Thêm WorkSheet : Insert\WorksSheet

- Xoá: chọn Sheet cần xoá sau đó vào Menu Edit\DeleteSheet

- Đổi tên: Kích chuột phải vào Sheet cần đổi tên chọn ReName

Sau đó gõ tên mới vào

j L u bảng tính lên đĩa

- File\Save (hoặc SaveAs để l u vỡi tên khác, vị trí khác)

- Chọn th mục, ổ đĩa ở mục SaveIn

- Đặt tên tại mục File Name

- Chọn kiểu loại File ở mục Save As Type (nếu cần)

- Nhấn nút Save

Trang 15

Trang 16

2 §Þnh d¹ng, c¨n lÒ trong «

- B«i ®en « hoÆc vïng « hoÆc toµn bé b¶ng tÝnh

C2: Dïng Menu : Format\Cell ( Ph¶i chuét FormatCell)

Trang c¨n chØnh lÒ

1 2

1: C¨n theo chiÒu ngang « 2: C¨n theo chiÒu cao « 3: C¨n chØnh dßng ch÷ 4: NhiÒu dßng trong 1 « 5: Ch÷ võa b¼ng «

6: Nèi t¸ch «

3

4

6 6

Trang 17

Thay đổi Font chữ

2: Kiểu chữ: Đậm, nghiênh,

3: Cỡ chữ

4: Chữ gạch chân 5: Màu chữ

6: Effects – hiệu ứng 7: Khung xem tr ớc

3

6

7

Trang 18

3 §Þnh d¹ng sè, ngµy th¸ng, thêi gian

- B«i ®en « hoÆc vïng « hoÆc toµn bé b¶ng tÝnh

Dïng Menu : Format\Cell ( Ph¶i chuét FormatCell)

Chän trang Number

- Number: §Þnh d¹ng sè

- Currency, Accounting: d¹ng tiÒn tÖ

- Date : §Þnh d¹ng ngµy

- Time : §Þnh d¹ng thêi gian

- Text : §Þnh d¹ng ch÷

- Custom: §Þnh d¹ng kiÓu riªng

Trang 19

+ Khôi phục trạng thái tr ớc một lệnh

C1: Edit \ Undo (hoặc nhấn Ctrl + Z)

C2: Nhấn biểu t ợng trên thanh công cụ

+ Quay lại trạng thái một lệnh

C1: Edit \ Redo (hoặc nhấn Ctrl + Y)

C2: Nhấn biểu t ợng trên thanh công cụ

4 Copy, di chuyển (Cut), xoá

+ Copy bên trong văn bản

- Bôi đen chỗ cần Copy (nguồn)

- Nhấn biểu t ợng hoặc nhấn Ctrl + C

- Đặt con trỏ tại vùng đích nhấn hoặc Ctrl + V

Trang 20

+ Copy giữa các tài liệu đ ợc mở

- Mở 2 File.

- Bôi đen chỗ cần Copy ( tại File nguồn)

- Nhấn biểu t ợng hoặc nhấn Ctrl + C

- Vào Windows -> chọn File đích

+ Di chuyển bên trong văn bản (Cut)

- Bôi đen chỗ cần Cut (nguồn)

- Nhấn biểu t ợng hoặc nhấn Ctrl + X

+ Di chuyển giữa các tài liệu đ ợc mở

- Mở 2 File Bôi đen chỗ cần Cut ( tại File nguồn)

- Nhấn biểu t ợng hoặc nhấn Ctrl + X

- Vào Windows -> chọn File đích

Trang 21

2: Ngang khæ giÊy 3: Chän khæ giÊy

Trang 22

6: Khoảng cách tiêu đề

d ới

Trang 23

6 Tạo tiêu đề cho trang in

- File\Page Setup

1: Tiêu đề trên

2: Tiêu đề d ới

Trang 24

Trang 25

Trang 26

5 Các toán tử

a Toán tử số: (Xếp theo thứ tự u tiên).

% phần trăm, ^ Luỹ thừa , *,/ Nhân chia, +,- Cộng, trừ.

b Toán tử chuỗi : & nối chuỗi

c Các Toán tử so sánh

> lớn hơn, < nhỏ hơn, = bằng, >= lớn hơn hoặc bằng

<= nhỏ hơn hoặc bằng, <> khác

Trong các phép toán có thể sử dụng các dấu ngoặc, Excel sẽ

u tiên các biểu thức trong ngoặc tr ớc

6 Địa chỉ t ơng đối tuyệt đối

a Địa chỉ t ơng đối

- Địa chỉ bình th ờng của ô hoặc vùng khi nhập vào trong

công thức gọi là địa chỉ tuơng đối VD1 : =B5 + F4 - D6

- Khi sao chép công thức (Click & Drag) các địa chỉ t ơng đối

trong công thức sẽ tự thay đổi theo vị trí t ơng ứng ở nơi đ ợc chép

Trang 27

7 Cách lập công thức

b Địa chỉ tuyết đối

- Các địa chỉ trong công thức đứng sau dấu $ sẽ trở thành địa chỉ tuyệt đối Có thể chỉ đặt giá trị tuyệt đối theo dòng và cột.

VD3: =$B$5+$F4-D$6

- $B$5: Đặt giá trị tuyệt đối cả cột và dòng (có thể nhấn F4).

- #F4: Đặt giá trị tuyệt đối theo cột.

- D$5: Đặt giá trị tuyệt đối theo dòng.

- Khi sao chép công thức (click & drag), các địa chỉ tuyệt đối trong công thức sẽ kông thay đổi nh địa chỉ t ơng đối.

- Khi nhập công thức vào ô phải bắt đầu bằng dấu (=) hoặc các

ký tự +, -, @, #, dữ liệu nhập vào công thức là các con số, địa chỉ của

ô, vùng, ngày tháng, nếu có dạng chuỗi phải để trong dấu nháy đôi ("

")

VD: =(A4+B4 - 100)/4

(dữ liệu ô A4 cộng với ô B4 và trừ 100, tất cả chia cho 4).

- Có thể gõ địa chỉ ô vào công thức hay dùng trỏ chuột Click chọn

ô, vùng muốn nhập, tên của ô hoặc vùng sẽ tự động đ ợc nhập vào.

Trang 28

8 Các thông báo lỗi

#DIV/0!: Trong công thức có phép toán chia cho không (Zero)

#NUM!: Các con số trong công thức không hợp lý

#REF!: Trong công thức có tham chiếu đến những ô không tồn tại, hoặc đã bị xoá

#VALUE!: Trong công thức dùng sai kiểu dữ liệu, nh cộng trừ các dữ liệu dạng chuỗi làm cho kết quả trở lên vô nghĩa

#NAME!: Sử dụng tên ô, vùng không hợp lý hoặc nhập dữ liệu dạng chuỗi không để trong dấu nháy đôi

Trang 29

T¨ng gi¶m sè 0 sau

dÊu ph¶y

Trang 30

10 Sao chép dữ liệu có tính toán

Cũng nh sao chép dữ liệu không có tính toán, ta cần thực hiện lần l ợt các b ớc sau

- Chọn khối muốn sao chép

-Thực hiện một trong những cách sau

+ Click biểu t ợng Copy + Chọn Menu Edit \ Copy (Ctrl+C)

+ Right Click và chọn Copy

- Di chuyển tới đích

-Chọn Edit \ Paste Special

hoặc chuột phải chọn Paste Special

Trang 31

- All: Copy tất cả

- None: Copy không tính toán

- Add : Cộng vùng nguồn với vùng đích

-Subtract: Trừ vùng nguồn với vùng đích

- Divide: Chia vùng nguồn cho vùng đích

Trang 32

Trang 33

Trang 34

hàm trong EXCEL 97

Hàm là dạng công thức đã đ ợc viết sẵn để giúp tính toán nhanh hơn Các hàm đều có dạng tổng quát nh sau:

Tên hàm (các tham biến) Modun 4: Bảng tính điện tử Excel

Trang 36

c MOD (sè bÞ chia, sè chia)

- LÊy gi¸ trÞ d cña phÐp chia

- VD: =MOD(10,3) {=1} 10 chia cho 3 d 1

Trang 37

2 Nhãm hµm thèng kª

a) Average ( sè thø nhÊt, sè thø 2, )

- VÝ dô = Average(4,6,8,10) { KÕt qu¶ =7 }

b) Count (gi¸ trÞ 1, gi¸ trÞ 2, )

Trang 38

c) COUNTA (gi¸ trÞ1, gi¸ trÞ 2, )

- §Õm c¸c phÇn tö kh¸c trèng cã d÷ liÖu

- VD: Xem vïng A7:C8 cã 6 «, nh ng 4 « kh«ng cã d÷ liÖu.

Trang 39

a LEFT (chuỗi, số kí tự muốn lấy)

- Lấy các ký tự phía bên trái của chuỗi

-VD:=LEFT("Tp.HCM",2) {=Tp}

b RIGHT (chuỗi, số kí tự muốn lấy)

- Lấy các ký tự phía bên trái của chuỗi

-VD:=RIGHT("Tp.HCM",3) {=HCM}

c MID (chuỗi, số bắt đầu lấy, số kí tự)

- Lấy các ký tự từ số bắt đầu đến số kết thúc

- VD:=MID("Vu Thi Thu",4,3) {=Thi}

lấy 3 ký tự từ vị trí thứ 4 từ trái qua.

Trang 40

e LOWER (chuçi)

- §æi chuçi thµnh ch÷ th êng

- VD:=LOWER("Vu Thi Thu") {=vu thi thu}

Trang 41

a IF (điều kiện, giá trị đúng, giá trị sai)

- Trả về giá trị đúng nếu đúng điều kiện, ng ợc lại Trả giá trị sai.

-VD: =IF(C4>=5,"nhanh","chậm")

Nếu ô C4 lớn hơn hoặc bằng 5 thì giá trị Trả về là

"nhanh", ng ợc lại là "chậm"

b.COUNTIF (vùng, "điều kiện")

- Đếm các ô thoả mãn điều kiện trong vùng.

- VD: (Lấy dữ liệu của B4:B7 ở VD trên)

=COUNTIF(B4:B7,"<5") {=1}

4 Nhóm hàm có điều kiện

Trang 42

b SUMIF (vung1,"điều kiện,"vùng2")

- Tính tổng giá trị các ô trong vùng 2 t ơng ứng với các ô vùng 1 đẫ thỏa mãn điều kiện (phải để điều kiện trong ngoặc kép).

Trang 43

Có thể dùng hàm DAY để tính số ngày, tuần

-VD:Dữ liệu trong ô C3 là ngày 11/25/98

=(DAY(C3)-DAY(B3)) {-19}

5 Nhóm hàm ngày tháng

Trang 45

a AND (các biểu thức điều kiện)

- Trả về giá trị và Logic ( True hay False) của các

biểu thức điều kiện.

- VD:=IF(AND(B3.5,E3="A")," Đ ","H")

Nếu B3 lớn hơn 5 và E3 là A thì cho kết quả là "Đ",

ng ợc lại sẽ cho kết quả là "H".

b.OR (các biểu thức điều kiện)

- Trả về giá trị "hoặc" logic ( True hay False) của các

biểu thức điều kiện.

- VD:=IF(OR(B3<5,C3<1),"không đạt","đạt")

Nếu B3 nhỏ hơn 5 hoặc C3 nhỏ hơn 1 sẽ cho kết quả

là "không đạt", ng ợc lại sẽ cho kết quả là "đạt".

6 Nhóm hàm Logic

Trang 46

c NOT (c¸c biÓu thøc ®iÒu kiÖn).

- Tr¶ vÒ gi¸ trÞ "kh«ng" logic ( True hay False) cña c¸c

biÓu thøc ®iÒu kiÖn.

- VD:=IF(AND(B3>5,NOT(C3=0))," § ","H")

NÕu B3 lín h¬n 5 vµ C3 kh«ng b»ng kh«ng cho kÕt qu¶

lµ " § ", ng îc l¹i sÏ cho kÕt qu¶ lµ "H".

Trang 47

a VLOOKUP (X,vùng tham chiếu,n,0)

- Tìm giá trị X ở cột thứ nhất trong vùng tham chiếu và lấy giá trị t ơng ứng ở cột thứ n.

- VD :Dựa vào các bảng mã hàng để điền tên thích hợp vào cột tên hàng của bảng phiếu giao hàng.

Lập công thức cho ô C13:

=VLOOKUP(B13,$A$2:$B$5,2,0) {=sắt}

- Tìm một giá trị bằng giá trị của ô B13 trong cột thứ nhất của vùng A2:B5 và lấy giá trị t ơng ứng ở cột thứ hai (kết quả =Sắt).

- Trong công thức nên đặt giá trị tuyệt đối cho địa chỉ vùng

để không bị thay đổi khi sao chép.

7 Nhóm hàm tìm kiếm

Trang 48

b HLOOKUP (x,vùng tham chiếu,n,0)

- Tìm giá trị x ở dòng thứ nhất trong vùng tham chiếu và lấy giá trị t ơng ứng ở dòng thứ n.

- VD: Dựa vào bảng giá để điền vào cột giá của bảng phiếu giao hàng.

Lập công thức cho ô D13:

=HLOOKUP(D13, ,$A$7:$B$8,2,0) {=100}

- T ơng tự nh hàm VLOOKUP nh ng tìm theo dòng thay vì theo cột.

Định dạng
Số trang	48
Dung lượng	508 KB