Hệ thống quản lý thuê phòng khách sạn docx

- Quản lý cung cấp dịch vụ cho khách hànghình 3.3 : thực hiện với những phòng đang có trạng thái có khách thuê phòng o Bộ phận lễ tân : khi có yêu cầu dịch vụ từ khách hàng, bộ phận lễ t

HỌC VIỆN KĨ THUẬT QUÂN SỰ KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÀI TẬP MÔN HỌC PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

ĐỀ TÀI: HỆ THỐNG QUẢN LÝ THUÊ PHÒNG KHÁCH SẠN

Mục lục

Lời nói đầu

Khoa học công nghệ ngày càng phát triển hơn đem đến sự tiện nghi, hiện đại hơn cho cuộc sống Cùng với đó là sự phát triển của công nghệ thông tin rộng rãi trong mọi lĩnh vực cần tin học hóa để đơn giản công việc và dễ dàng hơn trong công tác quản lý, thực hiện Từ kinh tế, giáo dục, quốc phòng cho đến những công việc phổ biến và đơn giản hơn như quản lý nhà hàng, khách sạn, siêu thị v v đều có thể

sử dụng những ứng dụng công nghệ thông tin để phục vụ cho những nghiệp vụ riêng

Để xây dựng được những ứng dụng công nghệ thông tin vào những cơ quan, tổ chức như vậy bắt buộc phải thực hiện phân tích thiết kế hệ thống để mô phỏng nắm bắt được hiện tượng, quy trình nghiệp vụ từ thế giới thực để từ đó xây dựng hệ thống để giải quyết các yêu cầu đề ra

Em thực hiện đề tài “Quản lý thuê phòng khách sạn” với mục đích giải quyết các vấn đề trong khâu quản lý đặt, thuê phòng cũng như các yêu cầu dịch vụ của khách hàng ở mức độ vừa và nhỏ Em chọn đề tài này do bản thân đã tiếp xúc với hệ thống này từ môn học trước đó nên đã nghiên cứu sơ bộ về quy trình nghiệp vụ và sẽ

cố gắng hoàn thiện thêm trong môn học này Các chức năng, quy trình nghiệp vụ đều

do kiến thức xã hội của bản thân em và tham khảo thêm ý kiến bạn bè qua đó tự đề ranhững yêu cầu, chức năng em thấy hợp lý

Em xin cảm ơn cô Nguyễn Hoài Anh đã tận tình hướng dẫn và cung cấp tài liệu cho em trong quá trình thực hiện đề tài Do kiến thức có hạn nên không tránh khỏi sai sót mong cô thông cảm và đóng góp ý kiến để em rút kinh nghiệm và hoàn thiện hệ thống hơn nữa

Em xin chân thành cảm ơn !

Chương I : Khảo sát hệ thống

I. Mô tả hệ thống

1 Nhiệm vụ cơ bản

Do hệ thống phân tích với quy mô vừa và nhỏ nên sẽ tập trung vào các chức năng chính xung quanh nghiệp vụ quản lý phòng khách sạn, các chức năng không trực tiếp tham gia vào nghiệp vụ như quản lý nhân viên, quản lý sổ sách, báo cáo thống kê hàng tháng v v sẽ được bỏ qua.Hệ thống sẽ có các chức năng chính sau :

• Hành chính - dịch vụ : trông coi, mang vác đồ đạc cho khách hàng ,dọn dẹp phòng, hành lang, có các nhân viên kỹ thuật để sửa chữa thiết bị điện, nước, giải quyết sự cố khi cần thiết Nhận yêu cầu dọn dẹp, sửa chữa từ khách hàng Thực hiện trực tiếp các yêu cầu dịch vụ theo phiếu dịch vụ do bộ phận lễ tân cung cấp cho khách hàng Lập phiếu bảo dưỡng, sửa chữa , thay thế hoặc bổ sung thêm mới thiết bị, phiếu dự trù các sản phẩm, dịch vụ cung cấp … và chuyển cho bộ phận tài chính để được cấp kinh phí Kiểm tra hiện trạng phòngkhi khách hàng trả phòng

• Tài chính : quản lý thu chi trong khách sạn bao gồm các khoản thu từ dịch vụ phòng, các dịch vụ cung cấp Lập phiếu chi cho bộ phận hành chính để cung cấp kinh phí cho các hoạt động sửa chữa, bổ sung, nâng cấp khách sạn …Lập

hóa đơn thanh toán cho khách hàng khi nhận được phiếu thuê phòng Nhận và lưu trữ các hóa đơn thanh toán dịch vụ, thanh toán chi phí sửa chữa v v do

o Lễ tân sẽ thực hiện lập phiếu thuê phòng (HĐ-03) cho khách hàng với nhữngthông tin trên kèm theo các thông tin về mã phòng khách hàng thuê và giao cho khách hàng phiếu thuê phòng cùng với chìa khóa phòng

Hình : 3.1

- Quản lý đặt phòng (hình 3.2): Bộ phận chính thực hiện chức năng này là bộ phận

lễ tân

o Có 2 hình thức đặt phòng là trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua điện thoại Khách hàng cũng phải thông báo đầy đủ các thông tin họ tên, SĐT, chứng minh thư, địa chỉ, thời gian đặt

o Nhân viên lễ tân sẽ dựa vào các thông tin này để lập phiếu đặt phòng 09) cho khách hàng kèm theo số phòng.Lễ tân sẽ nhập thời gian hẹn khách

(HĐ-đến nhận phòng, sau thời gian đó nếu khách không (HĐ-đến làm thủ tục nhận phòng thì coi như đăng ký đặt phòng đó bị hủy

o Nếu khách hàng đăng ký trực tiếp thì có thể cầm phiếu đặt phòng qua bộ phận tài chính để lập hóa đơn đặt phòng và đặt cọc (HĐ-02) Nếu đăng ký gián tiếp thì trong vòng 24h phải đến bộ phận tài chính đặt cọc hoặc chuyển khoản qua ngân hàng Sau 24h nếu khách hàng ko thanh toán phí đặt cọc thì đăng ký đặt phòng không có hiệu lực

Hình 3.2

- Quản lý tình trạng phòng : dựa vào trạng thái phòng để các bộ phận thực hiện

nghiệp vụ Mỗi phòng sẽ có 4 trạng thái : đang có người đặt hoặc thuê, đang trống, cần dọn dẹp, đang sửa chữa bảo trì

o Bộ phận lễ tân : dựa vào tình trạng phòng để thực hiện nghiệp vụ Khi khách đến đặt, thuê phòng thì kiểm tra tìm phòng trống cho khách Thay đổi trạng thái các phòng khách trả hoặc có thông báo có sự cố hỏng hóc

o Bộ phận hành chính – dịch vụ : nếu phòng ở trạng thái cần được dọn dẹp hoặc sửa chữa thì sẽ cử nhân viên đi thực hiện nghiệp vụ

- Quản lý cung cấp dịch vụ cho khách hàng(hình 3.3) : thực hiện với những phòng

đang có trạng thái có khách thuê phòng

o Bộ phận lễ tân : khi có yêu cầu dịch vụ từ khách hàng, bộ phận lễ tân sẽ kiểmtra số phòng cùng thông tin khách hàng và các yêu cầu dịch vụ của khách

hàng để lập phiếu yêu cầu dịch vụ (HĐ-04) sau đó chuyển phiếu này cho bộ phận hành chính – dịch vụ.

o Bộ phận hành chính – dịch vụ : dựa vào phiếu yêu cầu dịch vụ sẽ lập hóa đơn thanh toán dịch vụ (HĐ-05) và thực hiện các dịch vụ khách hàng yêu cầu, sau đó chuyển trực tiếp phục vụ đến phòng khách hàng và chuyển hóa đơn cho khách hàng để thanh toán trực tiếp Hóa đơn sẽ được in làm 2 bản, 1bản chuyển cho khách hàng kí và mang về nộp cả hóa đơn dịch vụ và tiền thanh toán cho bộ phận tài chính, một bản khách hàng sẽ giữ

o Với những phòng đang có khách thuê, nếu khách hàng có yêu cầu được dọn dẹp hoặc sửa chữa, khắc phục sự cố trong phòng thì sẽ liên hệ với lễ tân và lễtân sẽ thông báo lại cho bộ phận hành chính – dịch vụ để cử nhân viên đến Nếu phát hiện là lỗi từ phía khách sạn, nhân viên sẽ thực hiện luôn nghiệp

vụ Ngược lại, lỗi từ khách hàng, nhân viên sẽ lập phiếu chi phí sửa chữa

(HĐ-06) nếu có hỏng hóc cần sửa chữa hoặc thay thế và khách hàng sẽ phải thanh toán Sau đó phiếu này sẽ chuyển về bộ phận tài chính

o Sau khi có khách hàng trả phòng, nhân viên lễ tân sẽ thông báo với bộ phận HC-DV để cử nhân viên kiểm tra lại tình trạng, thiết bị trong phòng của khách để nếu có vấn đề gì sẽ thông báo hoặc lập phiếu bổ sung chi phí thanh toán của khách hàng

- Quản lý tài chính(hình 3.5) : bộ phận tài chính là bộ phận chính thực hiện chức

năng này

o Lập hóa đơn thanh toán thuê, đặt phòng (HĐ-01 , HĐ-02)

o Nhận hóa đơn thanh toán dịch vụ (HĐ-05) hoặc hóa đơn thanh toán chi phí sửa chữa(HĐ-06) từ khách hàng cùng khoản tiền tương ứng đi kèm

o Nhận phiếu thông báo tình trạng phòng, thiết bị và kinh phí(HĐ-07) từ bộ phận HC-DV sau đó sẽ cho nhân viên kiểm tra lại tình trạng phòng, thiết bị sau đó lập hóa đơn cấp kinh phí sửa chữa, nâng cấp(HĐ-08)

Hình 3.5

4 Mẫu biểu

- Hóa đơn thanh toán cho khách hàng ( HĐ-01 )

HOMEHOTEL Mã hóa đơn : HĐ-01

101 Hoàng Quốc Việt- Cầu Giấy-Hà Nội Ngày :……… HÓA ĐƠN THANH TOÁN

Tên khách hàng: ……….……… Địa chỉ:……… Chứng minh thư : ………SĐT :………

Tổng tiền :

Nhân viên thanh toán Khách hàng

- Hóa đơn đặt phòng (HĐ-02)

HOMEHOTEL Mã hóa đơn : HĐ-02

101 Hoàng Quốc Việt- Cầu Giấy-Hà Nội Ngày :………

HÓA ĐƠN ĐẶT PHÒNG

Tên khách hàng: ……….……… Địa chỉ:………

Nhân viên lập phiếu Khách hàng

- Phiếu yêu cầu dịch vụ (HĐ-04)

Nhân viên lập phiếu

- Hóa đơn thanh toán dịch vụ (HĐ-05)

Chứng minh thư : ………SĐT: ……… Phòng số :………

Tổng tiền :

Nhân viên lập hóa đơn Khách hàng

- Hóa đơn chi phí sửa chữa (HĐ-06)

HOMEHOTEL Mã phiếu : HĐ-06

101 Hoàng Quốc Việt- Cầu Giấy-Hà Nội Ngày :……… CHI PHÍ PHÁT SINH

Tên khách hàng: ……….……… Địa chỉ:………

Chứng minh thư : ………SĐT: ……… Phòng số :……

Phát sinh Nội dung phát sinh Chi phí dự kiến Ghi chú

Tổng tiền :

Nhân viên lập hóa đơn Khách hàng

- Phiếu xin cấp kinh phí (HĐ-07)

Nhân viên lập phiếu

- Hóa đơn cấp kinh phí (HĐ-08)

HOMEHOTEL Mã hóa đơn : HĐ-09

101 Hoàng Quốc Việt- Cầu Giấy-Hà Nội Ngày :………

PHIẾU ĐẶT PHÒNG

Tên khách hàng: ……….……… Địa chỉ:……… Chứng minh thư : ………SĐT:………

Ngày đặt phòng Ngày nhậnphòng Phòng số Ghi chú

Nhân viên lập phiếu Khách hàng

5 Mô hình tiến trình nghiệp vụ

b.Mô hình tiến trình nghiệp vụ

II.Phân tích hệ thống về chức năng

1 Sơ đồ phân rã chức năng

a. Xác định chức năng chi tiết

Tóm tắt chức năng chi tiết :

- Khi khách hàng muốn thuê hoặc đặt phòng thì phải khai báo đầy đủ thông tin cần thiết cho nhân viên lễ tân hoặc nếu muốn yêu cầu dịch vụ thì cũng sẽ liên hệ với

quầy lễ tân Lễ tân sẽ nhận yêu cầu từ phía khách hàng, xem xét để giải quyết

và lập phiếu đặt, thuê phòng hoặc phiếu yêu cầu dịch vụ tùy theo yêu cầu của khách hàng.

- Sau khi lập phiếu cho khách hàng, lễ tân sẽ thực hiện chuyển phiếu yêu cầu khách hàng đến bộ phận tương ứng Phiếu thuê phòng thì giao cho khách hàng,

phiếu đặt phòng thì chuyển cho bộ phận tài chính, phiếu yêu cầu dịch vụ thì chuyển cho bộ phậ hành chính

- Khi bộ phận hành chính nhận được yêu cầu về dịch vụ hoặc dọn dẹp, khắc phục sự

cố từ khách hàng thông qua bộ phận lễ tân Bộ phận hành chính sẽ tiến hành đáp ứng dịch vụ hoặc cử nhân viên đến đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.

- Khi có khách hàng đặt, thuê phòng, bộ phận lễ tân sẽ kiểm tra tình trạng phòng để

tìm phòng trống Hoặc bộ phận hành chính kiểm tra tình trạng phòng, thiết bị

khi khách hàng có yêu cầu trả phòng hoặc có phòng có sự cố cần khắc phục

- Sau khi thực hiện kiểm tra phòng, bộ phận hành chính sẽ có báo cáo chính thức vềtình trạng phòng, thiết bị, cách khắc phục cũng như chi phí sửa chữa thay mới Khi

đó, bộ phậ hành chính sẽ lập yêu cầu cấp kinh phí sửa chữa và gửi đến bộ phận

tài chính

- Khi bộ phận tài chính nhận được yêu cầu kinh phí, bộ phận tài chính sẽ cử nhân

viên đi kiểm tra yêu cầu cấp kinh phí và kiểm tra tình trạng thực tế có đúng như

báo cáo không sau đó sẽ cấp kinh phí cho bộ phận hành chính khắc phục sự cố

- Khi khách hàng muốn trả phòng thì sẽ mang phiếu thuê phòng đến bộ phận tài

chính Dựa vào phiếu đó, bộ phận tài chính sẽ thực hiện thanh toán và lập phiếu thanh toán cho khách hàng.

Dựa theo hướng phân tích trên, ta sẽ có những chức năng chi tiết sau

(1) Nhận yêu cầu từ khách hàng

(2) Lập phiếu dựa theo yêu cầu khách hàng

(3) Chuyển phiếu yêu cầu khách hàng

(4) Đáp ứng dịch vụ hoặc yêu cầu dọn dẹp, khắc phục sự cố

(5) Kiểm tra tình trạng phòng, thiết bị

(6) Lập yêu cầu xin cấp kinh phí

(7) Kiểm tra và đáp ứng yêu cầu cấp kinh phí

(8) Thanh toán và lập hóa đơn

• Tài chính : thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thu chi như thanh toán cho khách, thực hiện kiểm tra yêu cầu cấp kinh phí khi nhận được yêu cầu từ phía hành chính và đáp ứng kinh phí để bộ phận hành chính khắc phục vấn đề trong các phòng.

- Từ đó, ta thưc hiện gom nhóm chức năng như sau

(1) Nhận yêu cầu từ khách hàng

(2) Lập phiếu dựa theo yêu cầu khách hàng

(3) Chuyển phiếu yêu cầu khách hàng Lễ tân

Quản lýkhách sạn

(4) Đáp ứng dịch vụ, dọn dẹp, khắc phục sự cố

(6) Yêu cầu cấp kinh phí sửa chữa

(5) Kiểm tra tình trạng phòng, thiết bị Hành chính

(8) Thanh toán cho khách hàng

(7) Kiểm tra yêu cầu xin cấp kinh phí Tài chính

Lễ tân Hành chính   Tài chính

Nhận yêu cầu từ khách hàng

Lập phiếu dựa vào yêu cầu nhận được

 Chuyển phiếu yêu cầu khách hàng

Quản lý thuê phòng khách sạn

Đáp ứng dịch vụ, Khắc phục sự cố

Yêu cầu cấp kinh phí sửa chữa

 Kiểm tra tình trạng phòng, thiết bị

Thanh toán cho khách hàng

 Kiểm tra yêu cầu cấp kinh phí

c. Vẽ sơ đồ

2 Sơ đồ luồng dữ liệu

a. Kí hiệu sử dụng

Luồng thông tin : chỉ hướng dịch chuyển và tên của

luồng thông tin

Tác nhân tác động vào hệ thống : các tác nhân bên

ngoài nhưng có sự tác động vào hệ thống

Bộ phận trong hệ thống

Tác nhân ngoài

Tên bộ phận

Kho dữ liệu Kho dữ liệu bộ phận sử dụng

Giới hạn hệ thống, các bộ phận hệ thống đều nằm bên trong

Tác nhân trong

b. DFD mức khung cảnh

c. DFD mức đỉnh

- Kho dữ liệu thông tin khách hàng xây dựng để lưu trữ các thông tin như

họ tên, chứng minh thư, địa chỉ, số đt của khách hàng nhằm mục đích cho

lễ tân và hành chính sử dụng để đáp ứng yêu cầu khách hàng dễ dàng, nhanh chóng Lưu trữ để khi có những vấn đề liên quan đến luật pháp hoặc những yêu cầu thông tin khách hàng trong những trường hợp đặc biệt

- Kho dữ liệu phiếu, hóa đơn xây dựng để lưu trữ toàn bộ các hóa đơn, phiếu xuất hiện trong quy trình xử lý để sau này có thể thống kê, báo cáo thu chi hoặc kiểm tra tài chính công khai thông qua các hóa đơn này

d. DFD mức dưới đỉnh

i. DFD mức 2 tiến trình “Lễ tân”

ii. DFD mức 2 tiến trình “Hành chính”

iii. DFD mức 2 tiến trình “Tài chính”

3 Đặc tả chức năng chi tiết

a. Nhận yêu cầu từ khách hàng

• Đầu vào : yêu cầu từ phía khách hàng

• Đầu ra : Lựa chọn thủ tục thực hiện yêu cầu cho khách hàng

• Nội dung xử lý

Lấy yêu cầu từ khách hàng

Nếu yêu cầu thuê,đặt phòng

thì làm thủ tục thuê, đặt phòng

không thì làm thủ tục về dịch vụ, tạp vụ và chuyển cho hành chính

b.Đáp ứng dịch vụ, khắc phục sự cố

• Đầu vào : yêu cầu chuyển đến từ lễ tân

• Đầu ra : Đáp ứng yêu cầu

Hóa đơn dịch vụ, hóa đơn sửa chữa

• Nội dung xử lý

c. Yêu cầu cấp kinh phí

• Đầu vào : Phòng có sự cố, hỏng hóc thiết bị

Có nhu cầu nâng cấp thiết bị

• Đầu ra : phiếu yêu cầu cấp kinh phí

d.Thanh toán cho khách hàng

• Đầu vào : Phiếu thuê phòng

Phiếu đặt phòng

• Đầu ra : Hóa đơn đặt phòng

Hóa đơn thanh toán

• Nội dung xử lý

e. Kiểm tra yêu cầu cấp kinh phí

• Đầu vào : phiếu yêu cầu cấp kinh phí

• Đầu ra : hóa đơn cấp kinh phí

f. Kiểm tra tình trạng phòng, thiết bị

• Đầu vào : kiểm tra định kỳ

Có yêu cầu từ lễ tân

• Đầu ra : xác định có sự cố, hỏng hóc gì hay không

Không thì báo cáo lại

g. Lập phiếu dựa vào yêu cầu khách hàng

• Đầu vào : yêu cầu từ khách hàng

• Đầu ra : Phiếu đặt, thuê phòng

Phiếu yêu cầu dịch vụ

Nếu là yêu cầu dịch vụ Thì lập phiếu yêu cầu dịch vụ Không thì liên hệ bộ phận hành chính giải quyết tạp vụ

h.Chuyển yêu cầu khách hàng

• Đầu vào : yêu cầu từ bộ phận lễ tân cần chuyển

• Đầu ra : Hóa đơn đặt phòng

Hóa đơn dịch vụ

• Nội dung xử lý

III. Phân tích hệ thống về chức năng

1 ER mở rộng

a. Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính

- Dựa vào các yếu tố về tài nguyên, về giao dịch để xác định các kiểu thực thể và kiểuthuộc tính Tài nguyên về mặt con người, nhận thấy hệ thống có các bộ phận chính

Lễ tân, hành chính và tài chính Lễ tân sẽ thực hiện lập phiếu thuê phòng cho khách

hàng với những thông tin trên kèm theo các thông tin về mã phòng khách hàng thuê

và giao cho khách hàng phiếu thuê phòng Ta xác định kiểu thực thể LỄ TÂN

LETAN (Mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, địa chỉ, số chứng minh thư)

Bộ phận hành chính dựa vào phiếu yêu cầu dịch vụ sẽ lập hóa đơn thanh toán

dịch vụ và thực hiện các dịch vụ khách hàng yêu cầu, sau đó chuyển trực tiếp phục

vụ đến phòng khách hàng và chuyển hóa đơn cho khách hàng để thanh toán trực tiếp.Hóa đơn sẽ được in làm 2 bản, 1 bản chuyển cho khách hàng kí và mang về nộp cả hóa đơn dịch vụ và tiền thanh toán cho bộ phận tài chính, một bản khách hàng sẽ giữ.Để lưu trữ thông tin các nhân viên hành chính ta xây dựng kiểu thực thể

- Dựa vào quy trình xử lý, ta có khách hàng khi muốn thuê phòng thì phải khai báo

đầy đủ các thông tin họ tên, SĐT, chứng minh thư, địa chỉ và những thông tin này sẽ

được quản lý trong thời gian khách hàng ở tại khách sạn.

Lễ tân sẽ thực hiện lập phiếu thuê phòng cho khách hàng với những thông tin trên

kèm theo các thông tin về mã phòng khách hàng thuê và giao cho khách hàng phiếu

thuê phòng cùng với chìa khóa phòng Vậy ta xác định kiểu thực thể

KHACHHANG lưu trữ thông tin về khách hàng Các thông tin này sẽ được lưu trũ

với mục đích sử dụng cho những trường hợp đặc biệt hoặc khuyến mãi, giảm giá cho

khách hàng những lần sau.

KHACHHANG(tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, số chứng minh thư)

- Khách hàng khi muốn thuê phòng thì phải khai báo đầy đủ các thông tin

Lễ tân sẽ thực hiện lập phiếu thuê phòng cho khách hàng với những thông tin trên kèm theo các thông tin về mã phòng khách hàng thuê và giao cho khách hàng phiếu thuê phòng cùng với chìa khóa phòng Ở đây các phòng cho thuê là tài nguyên về tài

sản của khách sạn vì vậy ta xác định được một kiểu thực thể là PHONG được mô tả

bẳng các thuộc tính như sau

PHONG (Mã phòng, trạng thái, giá phòng)

- Bộ phận lễ tân : khi có yêu cầu dịch vụ từ khách hàng, bộ phận lễ tân sẽ kiểm tra số

phòng cùng thông tin khách hàng và các yêu cầu dịch vụ của khách hàng để lập phiếu yêu cầu dịch vụ sau đó chuyển phiếu này cho bộ phận hành chính – dịch vụ

Bộ phận hành chính sẽ dựa vào phiếu yêu cầu đó mà thực hiện cung cấp dịch vụ cho khách hàng, các dịch vụ này do khách sạn cung cấp nên nó là một tài nguyên về tài

sản của khách sạn, vì vậy ta xác định được kiểu thực thể DICH VU được mô tả bằng

các thuộc tính

DICHVU (mã dịch vụ, tên dịch vụ, đơn vị, giá dịch vụ)

- Về mặt giao dịch, các mẫu biểu do hệ thống sinh ra sẽ là một kiểu thực thế Ta xét các mẫu biểu hóa đơn thanh toán, hóa đơn đặt phòng, phiếu thuê phòng, phiếu yêu cầu dịch vụ, thanh toán dịch vụ, chi phí sửa chữa, phiếu yêu cầu cấp kinh phí, hóa đơn cấp kinh phí, phiếu đặt phòng

- Ta xét mẫu biểu phiếu thuê phòng, mẫu biểu này sẽ đưa vào hệ thống thông tin của

khách hàng cùng thông tin về phòng của khách thuê Ta xác định kiểu thực thể

THUEPHONG sẽ lưu trữ thông tin về khách hàng, thời gian thuê phòng và số phòng thuê, tất cả thông tin này cần được lưu trữ cho các trường hợp cần thiết sau này vì vậy

ta có thể xác định các thuộc tính của thực thể THUEPHONG như sau

THUEPHONG (mã thuê phòng, số phòng, giá phòng, tên khách hàng, địa chỉ, số

điện thoại, số chứng minh thư, ngày thuê phòng)

- Xét mẫu biểu tiếp theo là phiếu đặt phòng và hóa đơn đặt phòng Phiếu đặt phòng

tạo ra mục đích lưu trữ đầy đủ thông tin của khách hàng từ bộ phận lễ tân cho bộ phận tài chính sau đó bộ phận tài chính sẽ lập hóa đơn đặt phòng, vì vậy phiếu đặt phòng không cần lưu trữ mà chỉ cần lưu trữ hóa đơn đặt phòng với đầy đủ các thông

tin cần thiết như số phòng, thông tin đầy đủ của khách hàng, ngày khách hàng sẽ

nhận phòng, số tiền cược v v vì vậy xác định kiểu thực thể DATPHONG mô tả bới

các thuộc tính như sau

DATPHONG (mã đặt phòng ,số phòng, giá phòng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện

thoại, số chứng minh thư, ngày lập phiếu, ngày nhận phòng)

- Tiếp theo xét đến mẫu biểu yêu cầu dịch vụ và hóa đơn dịch vụ tương tự như

phiếu đặt phòng, phiếu yêu cầu dịch vụ chỉ làm mục đích lưu trữ thông tin về khách hàng và các yêu cầu của khách hàng khi họ yêu cầu dịch vụ từ phía bộ phận lễ tân, sau đó phiếu này sẽ được chuyển sang bộ phận hành chính để phục vụ trực tiếp các dịch vụ khách hàng yêu cầu đồng thời lập hóa đơn dịch vụ với đầy đủ thông tin chi tiết khách hàng và các thông tin chi tiết hơn về dịch vụ như giá , vì vậy ta có thể xác

định được kiểu thực thể YEUCAUDICHVU được mô tả bằng các thuộc tính như

bị trong phòng mà nguyên nhân xác định do khách hàng gây ra.Ta sẽ lập hóa đơn chi

phí sửa chữa kèm theo hóa đơn thanh toán trả phòng cho khách hàng, nhưng do

không phải lúc nào cũng xảy ra nên sẽ để các trường phát sinh, nội dung phát sinh, chi phí phát sinh để mô tả cho khoản phụ chi có thế có.Do là hóa đơn thanh toán nên không thể thiếu các thuộc tính chi tiết về khách hàng cũng như về phòng, thời gian

trả v v Vậy ta xác định kiểu thực thể THANHTOAN như sau

THANHTOAN (mã hóa đơn, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, số chứng minh

thư, mã thuê phòng, ngày trả,thành tiền, mã nhân viên)

- Xét mẫu biểu yêu cầu cấp kinh phí và hóa đơn cấp kinh phí, phiếu yêu cầu cấp kinh

phí sẽ được xây dựng từ phía nhân viên hành chính để xác định các sự cố hỏng hóc thiết bị của các phòng cho thuê khi xác định được nguyên nhân là từ phía khách sạnchứ không phải do khách hàng, kèm theo là thông tin sơ bộ đánh giá vấn đề cùng chi

phí dự kiến để bộ phận tài chính có thể kiểm tra vấn đề,xét duyệt sau đó lập hóa đơn cấp kinh phí để bộ phận hành chính có thể khắc phục sự cố Vậy ta xác định kiểu

thực thể CAPKINHPHI mô tả như sau

CAPKINHPHI (mã hóa đơn cấp, nội dung, chi phí dự kiến, mã nhân viên,mã

Ta thấy các thực thể LETAN, HANHCHINH, TAICHINH đều là thực thể lưu trữ

các thông tin về nhân viên của từng bộ phận vì vậy ta tiến hành gom nhóm thành

thực thể NHANVIEN bổ sung thêm thuộc tính chức vụ hiện tại

NHANVIEN(Mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, địa chỉ, số chứng minh thư,

- Ta có lực lượng tham gia vào kiểu liên kết bao gồm các ký hiệu biểu diễn số lượng nhiều nhất và ít nhất các thực thể tham gia vào kiểu liên kết

- Kí hiệu kiểu thực thể

- Kí hiệu kiểu liên kết

c. Xác định kiểu liên kết

d. Vẽ ER mở rộng

2 Chuẩn hóa dữ liệu

a. Chuyển đổi ER mở rộng về ER kinh điển

D_YEUCAUDICHVU là các thuộc tính đa trị là mã dịch vụ và số lượng

YEUCAUDICHVU sẽ bao gồm các thuôc tính còn lại

Do yêu cầu dịch vụ sẽ bao gồm nhiều mã dịch vụ với số lượng tương ứng nên ta xác định được kiểu liên kết như hình dưới