Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Thuê Phòng Khách Sạn

[Liên hệ mail:laidat9x@gmail.com] Khoa học công nghệ ngày càng phát triển hơn đem đến sự tiện nghi, hiện đại hơn cho cuộc sống. Cùng với đó là sự phát triển của công nghệ thông tin rộng rãi trong mọi lĩnh vực cần tin học hóa để đơn giản công việc và dễ dàng hơn trong công tác quản lý, thực hiện. Từ kinh tế, giáo dục, quốc phòng cho đến những công việc phổ biến và đơn giản hơn như quản lý nhà hàng, khách sạn, siêu thị vv … đều có thể sử dụng những ứng dụng công nghệ thông tin để phục vụ cho những nghiệp vụ riêng. Để xây dựng được những ứng dụng công nghệ thông tin vào những cơ quan, tổ chức như vậy bắt buộc phải thực hiện phân tích thiết kế hệ thống để mô phỏng nắm bắt được hiện tượng, quy trình nghiệp vụ từ thế giới thực để từ đó xây dựng hệ thống để giải quyết các yêu cầu đề ra.Em thực hiện đề tài “Quản lý thuê phòng khách sạn” với mục đích giải quyết các vấn đề trong khâu quản lý đặt phòng cũng như các yêu cầu dịch vụ của khách hàng ở mức độ vừa và nhỏ. Em chọn đề tài này do bản thân đã tiếp xúc với hệ thống này từ môn học trước đó nên đã nghiên cứu sơ bộ về quy trình nghiệp vụ và sẽ cố gắng hoàn thiện thêm trong môn học này. Các chức năng, quy trình nghiệp vụ đều do kiến thức xã hội của bản thân em và tham khảo thêm ý kiến bạn bè qua đó tự đề ra những yêu cầu, chức năng em thấy hợp lý. Em xin cảm ơn cô Nguyễn Hoài Anh đã tận tình hướng dẫn và cung cấp tài liệu cho em trong quá trình thực hiện đề tài. Do kiến thức có hạn nên không tránh khỏi sai sót mong cô thông cảm và đóng góp ý kiến để em rút kinh nghiệm và hoàn thiện hệ thống hơn nữa. Em xin chân thành cảm ơn

Trang 1

Hà Nội, 8/2020

Giảng viên phụ trách: Nguyễn Hoài Anh

1

Trang 2

Lời nói đầu

Khoa học công nghệ ngày càng phát triển hơn đem đến sự tiện nghi, hiện đại hơn cho cuộc sống Cùng với đó là sự phát triển của công nghệ thông tin rộng rãi trong mọi lĩnh vực cần tin học hóa để đơn giản công việc và dễ dàng hơn trong công tác quản lý, thực hiện Từ kinh tế, giáo dục, quốc phòng cho đến những công việc phổ biến và đơn giản hơn như quản lý nhà hàng, khách sạn, siêu thị vv … đều có thể sử dụng những ứng dụng công nghệ thông tin để phục vụ cho những nghiệp vụ riêng Để xây dựng được những ứng dụng công nghệ thông tin vào những cơ quan, tổ chức như vậy bắt buộc phải thực hiện phân tích thiết kế hệ thống để mô phỏng nắm bắt được hiện tượng, quy trình nghiệp vụ từ thế giới thực để từ đó xây dựng hệ thống để giải quyết các yêu cầu đề ra

Em thực hiện đề tài “Quản lý thuê phòng khách sạn” với mục đích giải quyết các vấn đề trong khâu quản lý đặt phòng cũng như các yêu cầu dịch vụ của khách hàng ở mức độ vừa và nhỏ Em chọn đề tài này do bản thân đã tiếp xúc với hệ thống này từ môn học trước đó nên đã nghiên cứu sơ bộ về quy trình nghiệp vụ và sẽ cố gắng hoàn thiện thêm trong môn học này Các chức năng, quy trình nghiệp vụ đều do kiến thức xã hội củabản thân em và tham khảo thêm ý kiến bạn bè qua đó tự đề ra những yêu cầu, chức năng

em thấy hợp lý

Em xin cảm ơn cô Nguyễn Hoài Anh đã tận tình hướng dẫn và cung cấp tài liệu cho em trong quá trình thực hiện đề tài Do kiến thức có hạn nên không tránh khỏi sai sót mong cô thông cảm và đóng góp ý kiến để em rút kinh nghiệm và hoàn thiện hệ thống hơn nữa

Em xin chân thành cảm ơn!

Mục Lục

Trang 3

Lời nói đầu 2

Chương I: Khảo Sát Hệ Thống 6

1.1 Mô Tả Hệ Thống 6

1.1.1 Nhiệm vụ cơ bản 6

1.1.2 Cơ cấu tổ chức 6

1.1.3 Quy trình xử lý 7

1.1.4 Mẫu biểu 10

1.2 Mô hình hóa hệ thống 15

1.2.1 Mô hình tiến trình nghiệp vụ 15

1.2.2 Biểu đồ hoạt động 17

Chương II:Phân Tích Hệ Thống 21

2.1 Phân Tích Chức Năng Nghiệp Vụ 21

2.1.1 Mô Hình Hóa Chức Năng Nghiệp Vụ 21

2.1.1.1 Xác định chức năng chi tiết 21

2.1.1.2 Gom nhóm chức năng 26

2.1.1.3 Sơ đồ phân rã chức năng (BFD) 28

2.1.2 Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ 29

2.1.2.1 Kí hiệu sử dụng: 29

2.1.2.2 DFD mức khung cảnh 30

2.1.2.3 DFD mức đỉnh 31

2.1.2.4 DFD mức dưới đỉnh 32

2.1.3 Đặc tả tiến trình nghiệp vụ 34

2.1.3.1 Tiến trình “nhận yêu cầu từ khách” 34

2.1.3.2 Tiến trình “Thanh toán cho khách hàng” 34

2.1.3.3 Tiến trình “Yêu cầu cấp kinh phí” 34

2.1.3.4 Tiến trình “Kiểm tra yêu cầu cấp kinh phí” 35

2.1.3.5 Tiến trình “chuyển phiếu yêu cầu khách hàng” 36

2.2 Phân Tích Dữ Liệu Nghiệp Vụ 36

2.2.1 Mô hình dữ liệu ban đầu 36

2.2.1.1 Xác định kiểu thực thể 36

2.2.1.3 Xác định kiểu liên kết 37

Trang 4

2.2.1.4 Vẽ mô hình ER mở rộng 40

2.2.2 Chuẩn hóa dữ liệu 42

2.2.2.1 Chuyển đổi ERD mở rộng về ERD kinh điển 42

2.2.2.2 Chuyển ERD kinh điển sang ERD hạn chế 46

2.2.2.3 Chuyển đổi ERD hạn chế về mô hình quan hệ 50

2.2.3 Đặc tả bảng dữ liệu 53

2.2.3.1 Khách Hàng 53

2.2.3.2 Phòng 53

2.2.3.3 Loại Phòng 53

2.2.3.4 Dịch Vụ 53

2.2.3.5 Loại dịch vụ 54

2.2.3.6 DV_LoaiDV 54

2.2.3.7 Đặt Phòng 54

2.2.3.8 Yêu Cầu Dịch Vụ 54

2.2.3.9 Chi Tiết Yêu Cầu Dịch Vụ 55

2.2.3.10 Chi Phí Phát Sinh 55

2.2.3.11 Thanh Toán 55

Chương III: Thiết Kế Hệ Thống 56

3.1 Thiết kế tổng thể 56

3.1.1 Xác định tiến trình hệ thống 56

3.1.2 Xác định bảng quan hệ 57

3.1.3 Vẽ DFD hệ thống 59

3.2 Thiết kế kiểm soát 61

3.2.1 Xác định nhóm người dùng 61

3.2.2 Phân định quyền hạn nhóm người dùng 62

3.2.3 Phân định quyền hạn tiến trình 62

3.3 Thiết kế dữ liệu 63

3.3.1 Thêm bảng dữ liệu bảo mật 63

3.3.2 Thêm trường dữ liệu kiểm soát 64

3.3.3 Nghiên cứu tình huống gom bảng 65

3.3.4 Mô hình dữ liệu 66

Trang 5

3.3.5 Đặc tả bảng dữ liệu 67

3.4 Thiết kế giao diện 76

3.4.1 Thiết kế hệ thống đơn chọn 76

3.4.2 Thiết kế giao diện nhập liệu 77

3.4.2.1 Giao diện đặt phòng 77

3.4.2.2 Giao diện thanh toán 80

3.4.3 Thiết kế báo cáo 83

ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC VÀ KẾT LUẬN 86

TÀI LIỆU THAM KHẢO 86

Trang 6

Chương I: Khảo Sát Hệ Thống.

1.1 Mô Tả Hệ Thống.

1.1.1 Nhiệm vụ cơ bản.

Quản lý khách sạn là một khối nghiệp vụ rất phức tạp, đòi hỏi 1 hệ thống quản lý

đồ sộ Trong khuôn khổ bài tập lớn môn học này em sẽ đi sâu vào nghiệp vụ quản lý phòng khách sạn, các chức năng không trực tiếp tham gia vào nghiệp vụ như quản lý nhân viên, sổ sách, báo cáo thống kê hàng tháng… sẽ được bỏ qua Hệ thống sẽ có các chức năng chính sau:

Trang 7

 Bộ phận phòng:

-Thông báo cho lễ tân về tình trạng phòng Hàng ngày thực hiện dẹp phòng, hành lang, có các nhân viên kỹ thuật để sửa chữa thiết bị điện, nước, giải quyết sự cố khi cần thiết

-Nhận yêu cầu dọn dẹp, sửa chữa từ khách hàng Lập phiếu bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế hoặc bổ sung thêm mới thiết bị, phiếu dự trù các sản phẩm, dịch vụ cung cấp … và chuyển cho bộ phận kế toán để được cấp kinh phí

-Kiểm tra hiện trạng phòng khi khách hàng trả phòng

 Dịch vụ: Trông coi, mang vác đồ đạc cho khách hàng khi đến thuê phòng.

-Thực hiện trực tiếp các yêu cầu dịch vụ theo phiếu dịch vụ do bộ phận lễ tân cung cấp cho khách hàng

-Lập phiếu dịch vụ cung cấp … và chuyển cho bộ phận kế toán để được cấp kinh phí

 Kế Toán: quản lý thu chi trong khách sạn bao gồm các khoản thu từ dịch vụ

phòng, các dịch vụ cung cấp

-Lập phiếu chi cho bộ phận Phòng để cung cấp kinh phí cho các hoạt động sửa

chữa, bổ sung, nâng cấp khách sạn …

-Lập hóa đơn thanh toán cho khách hàng khi nhận được phiếu thuê phòng.

-Nhận và lưu trữ các hóa đơn thanh toán dịch vụ, thanh toán chi phí sửa chữa v v do bộ phận Phòng cung cấp

1.1.3 Quy trình xử lý

 Quản lý đặt phòng: Bộ phận chính thực hiện chức năng này là bộ phận lễ tân.

o Có 2 hình thức đặt phòng là trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua điện thoại Khách hàng cũng phải thông báo đầy đủ các thông tin họ tên, SĐT, chứng minh thư, địa chỉ, thời gian đặt Nếu khách hàng là một đoàn khách thì sẽ có 1 người là trưởng đoàn cung cấp thông tin tối thiểu về từng người trong đoàn

o Nhân viên lễ tân sẽ dựa vào các thông tin này để lập phiếu đặt phòng (HD-09)

cho khách hàng kèm theo số phòng Lễ tân sẽ nhập thời gian hẹn khách đến nhận phòng cùng chìa khóa phòng, sau thời gian đó nếu khách không đến làm thủ tục nhận phòng thì coi như đăng ký đặt phòng đó bị hủy

o Nếu khách hàng đăng ký trực tiếp thì có thể cầm phiếu đặt phòng qua bộ phận kế

toán để lập hóa đơn đặt phòng và đặt cọc (HD-02) Nếu đăng ký gián tiếp thì

Trang 8

trong vòng 24h phải đến bộ phận kế toán đặt cọc hoặc chuyển khoản qua ngân hàng Sau 24h nếu khách hàng ko thanh toán phí đặt cọc thì đăng ký đặt phòng không có hiệu lực.

 Quản lý tình trạng phòng: dựa vào trạng thái phòng để các bộ phận thực hiện nghiệp

vụ Mỗi phòng sẽ có 4 trạng thái: đang có người đặt hoặc thuê, đang trống, cần dọn dẹp, đang sửa chữa bảo trì

o Bộ phận phòng: dựa vào tình trạng phòng để thực hiện nghiệp vụ Khi khách đến đặt, thuê phòng thì kiểm tra tìm phòng trống cho khách Thay đổi trạng thái các

phòng khách trả hoặc có thông báo có sự cố hỏng hóc Nếu phòng ở trạng thái

cần được dọn dẹp hoặc sửa chữa thì sẽ cử nhân viên đi thực hiện nghiệp vụ

o Khi kiểm tra trạng thái các phòng, nếu thấy phòng có trạng thái cần dọn dẹp hoặccần sửa chữa thì sẽ cữ nhân viên đến thực hiện nghiệp vụ

o Các phòng cần sửa chữa, thay thế hoặc nâng cấp thiết bị thì bộ phận Phòng sẽ lập phiếu yêu cầu cung cấp kinh phí (HD-06) và chuyển cho bộ phận kế toán xin

kinh phí sửa chữa, nâng cấp

o Với những phòng đang có khách thuê, nếu nhận yêu cầu được dọn dẹp hoặc sửa chữa, khắc phục sự cố trong phòng thì sẽ liên hệ với lễ tân và lễ tân sẽ thông

báo lại cho bộ phận Phòng để cử nhân viên đến Nếu phát hiện là lỗi từ phía khách sạn, nhân viên sẽ thực hiện luôn nghiệp vụ Ngược lại, lỗi từ khách hàng,

nhân viên sẽ lập phiếu chi phí sửa chữa (HD-05) nếu có hỏng hóc cần sửa chữa

hoặc thay thế và khách hàng sẽ phải thanh toán Sau đó phiếu này sẽ chuyển về

bộ phận kế toán

o Sau khi có khách hàng trả phòng, nhân viên lễ tân sẽ thông báo với bộ phận

Phòng để cử nhân viên kiểm tra lại tình trạng, thiết bị trong phòng của khách

để nếu có vấn đề gì sẽ thông báo hoặc lập phiếu bổ sung chi phí thanh toán của khách hàng

 Quản lý cung cấp dịch vụ cho khách hàng: thực hiện với những phòng đang có

trạng thái có khách thuê phòng

Trang 9

o Bộ phận lễ tân: khi nhận yêu cầu dịch vụ từ khách hàng, bộ phận lễ tân sẽ

kiểm tra số phòng cùng thông tin khách hàng và các yêu cầu dịch vụ của khách

hàng để lập phiếu yêu cầu dịch vụ (HD-03) sau đó chuyển phiếu này cho bộ

 Quản lý tài chính: bộ phận kế toán là bộ phận chính thực hiện chức năng này

o Lập hóa đơn thanh toán đặt phòng (HD-01, HD-02)

o Nhận hóa đơn thanh toán dịch vụ (HD-04) hoặc hóa đơn thanh toán chi phí sửa chữa(HD-06) từ khách hàng cùng khoản tiền tương ứng đi kèm

o Nhận phiếu thông báo tình trạng phòng, thiết bị và kinh phí(HD-05) từ bộ phận

Phòng sau đó sẽ cho nhân viên kiểm tra lại tình trạng phòng, thiết bị sau đó lập hóa đơn cấp kinh phí sửa chữa, nâng cấp(HD-07)

Trang 10

1.1.4 Mẫu biểu

 Hóa đơn thanh toán cho khách hàng (HĐ-01)

HOTEL Mã hóa đơn: HĐ-01

69 - Định Công – Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: ……… HÓA ĐƠN THANH TOÁN

Tên khách hàng: ……….……… Địa chỉ: ……… Chứng minh thư: ………SĐT: ………

Tổng tiền :

Nhân viên thanh toán Khách hàng

Trang 11

-Hóa đơn đặt phòng (HĐ-02)

69 - Định Công – Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: ……… HÓA ĐƠN ĐẶT PHÒNG

Ngày đặt phòng Ngày nhận

Tổng tiền :

Nhân viên thanh toán Khách hàng

 Phiếu yêu cầu dịch vụ (HĐ-03)

Trang 12

 Hóa đơn thanh toán dịch vụ (HD-04)

Chứng minh thư: ………SĐT: ……… Phòng số :………

Tổng tiền :

Nhân viên lập hóa đơn Khách hàng

-Hóa đơn chi phí sửa chữa (HĐ-05)

HOTEL Mã phiếu: HĐ-05

69 - Định Công – Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: ……… CHI PHÍ PHÁT SINH

Tên khách hàng: ……….……… Địa chỉ: ……… Chứng minh thư: ………SĐT: ……… Phòng số :……

Phát sinh Nội dung phát sinh Chi phí dự kiến Ghi chú

Tổng tiền :

Nhân viên lập hóa đơn Khách hàng

Trang 13

-Phiếu xin cấp kinh phí (HĐ-06)

Nhân viên lập phiếu

-Hóa đơn cấp kinh phí (HĐ-07)

Trang 14

-Phiếu đặt phòng (HĐ-08)

69 - Định Công – Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: ………

PHIẾU ĐẶT PHÒNG

Trang 15

1.2 Mô hình hóa hệ thống.

1.2.1 Mô hình tiến trình nghiệp vụ.

a, Kí hiệu sử dụng

 Luồng thông tin: chỉ hướng dịch chuyển

và tên của luồng thông tin

Trang 16

b, Vẽ mô hình.

Trang 17

-Công việc nghiệp vụ:

-Điều kiện lựa chọn:

Trang 18

-Mẫu biểu:

-Tên luồng:

-Luồng dữ liệu:

Trang 19

b, Vẽ biểu đồ.

-Biểu đồ đặt phòng:

-Biểu đồ cung cấp dịch vụ:

Trang 20

-Biểu đồ quản lý tình trạng phòng:

-Biểu đồ quản lý tài chính:

Trang 21

Chương II:Phân Tích Hệ Thống

2.1 Phân Tích Chức Năng Nghiệp Vụ

2.1.1 Mô Hình Hóa Chức Năng Nghiệp Vụ

2.1.1.1 Xác định chức năng chi tiết

-Bước 1: Gạch chân tất cả các động từ + bổ ngữ liên quan đến công việc của hệ thống

 Quản lý đặt phòng: Bộ phận chính thực hiện chức năng này là bộ phận lễ tân.

o Khách hàng khi có yêu cầu đặt phòng [1] thì nhân viên phải lấy đầy đủ các thông tin cá nhân [2] họ tên, SĐT, chứng minh thư, địa chỉ và những thông tin này sẽ

được quản lý trong thời gian khách hàng ở tại khách sạn Nếu khách hàng là một đoàn khách thì sẽ có 1 người là trưởng đoàn cung cấp thông tin tối thiểu về từng người trong đoàn

o Nhân viên lễ tân sẽ dựa vào các thông tin này để lập phiếu đặt phòng [3] 08) cho khách hàng kèm theo số phòng Lễ tân sẽ nhập thời gian hẹn khách đến nhận phòng, sau thời gian đó nếu khách không đến làm thủ tục nhận phòng thì coi như đăng ký đặt phòng đó bị hủy

(HĐ-o Nếu khách hàng đăng ký trực tiếp thì có thể cầm phiếu đặt phòng qua bộ phận kế

toán để lập hóa đơn đặt phòng [4] và đặt cọc (HĐ-02) Nếu đăng ký gián tiếp thì trong vòng 24h phải đến bộ phận kế toán đặt cọc hoặc chuyển khoản qua ngân hàng Sau 24h nếu khách hàng ko thanh toán phí đặt cọc thì đăng ký đặt phòng không có hiệu lực

 Quản lý tình trạng phòng: dựa vào trạng thái phòng để các bộ phận thực hiện nghiệp

vụ Mỗi phòng sẽ có 4 trạng thái: đang có người đặt hoặc thuê, đang trống, cần dọn dẹp, đang sửa chữa bảo trì

o Bộ phận phòng: dựa vào tình trạng phòng để thực hiện nghiệp vụ Khi khách đến đặt, thuê phòng thì kiểm tra tìm phòng trống cho khách Thay đổi trạng thái các

phòng khách trả hoặc có thông báo có sự cố hỏng hóc [5] Nếu phòng ở trạng tháicần được dọn dẹp hoặc sửa chữa thì sẽ cử nhân viên đi thực hiện nghiệp vụ

Trang 22

o Khi kiểm tra trạng thái các phòng [6], nếu thấy phòng có trạng thái cần dọn dẹp hoặc cần sửa chữa thì sẽ cữ nhân viên đến thực hiện nghiệp vụ.

o Các phòng cần sửa chữa, thay thế hoặc nâng cấp thiết bị thì bộ phận Phòng sẽ lập phiếu yêu cầu cung cấp kinh phí [7] (HĐ-06) và chuyển cho bộ phận kế toán xin kinh phí sửa chữa, nâng cấp

o Với những phòng đang có khách thuê, nếu nhận yêu cầu được dọn dẹp hoặc sửa chữa, khắc phục sự cố [8] trong phòng thì sẽ liên hệ với lễ tân và lễ tân sẽ thông báo lại cho bộ phận Phòng để cử nhân viên đến Nếu phát hiện là lỗi từ phíakhách sạn, nhân viên sẽ thực hiện luôn nghiệp vụ Ngược lại, lỗi từ khách hàng,

nhân viên sẽ lập phiếu chi phí sửa chữa [9] (HĐ-05) nếu có hỏng hóc cần sửa chữa hoặc thay thế và khách hàng sẽ phải thanh toán Sau đó phiếu này sẽ chuyển

về bộ phận kế toán

o Sau khi có khách hàng trả phòng, nhân viên lễ tân sẽ thông báo với bộ phận

Phòng để cử nhân viên kiểm tra lại tình trạng, thiết bị [10] trong phòng của khách để nếu có vấn đề gì sẽ thông báo hoặc lập phiếu bổ sung chi phí thanh toán của khách hàng

 Quản lý cung cấp dịch vụ cho khách hàng: thực hiện với những phòng đang có

chuyển cho khách hàng kí và mang về nộp cả hóa đơn dịch vụ và tiền thanh [15]

toán cho bộ phận kế toán, một bản khách hàng sẽ giữ

 Quản lý tài chính: bộ phận kế toán là bộ phận chính thực hiện chức năng này

Trang 23

o Lập hóa đơn thanh toán đặt phòng [16] (HĐ-01, HĐ-02) khi nhận yêu cầu thanh toán [17]

o Nhận hóa đơn thanh toán dịch vụ [18] (HĐ-04) hoặc hóa đơn thanh toán chi phí sửa chữa(HĐ-05) từ khách hàng cùng khoản tiền tương ứng đi kèm

o Nhận phiếu yêu cầu cấp kinh phí [19] (HĐ-06) từ bộ phận Phòng sau đó sẽ cho

nhân viên kiểm tra lại tình trạng phòng, thiết bị [20] sau đó lập hóa đơn cấp kinh phí sửa chữa [21], nâng cấp(HĐ-08)

(6) Kiểm tra trạng thái các phòng

(7) Lập phiếu yêu cầu cấp kinh phí

(8) Nhận yêu cầu dọn dẹp

(9) Lập phiếu chi phi sửa chữa

(10) Kiểm tra lại tình trạng phòng, thiết bị

(16) Lập hóa đơn thanh toán thuê, đặt phòng

(17) Nhận yêu cầu thanh toán

(18) Nhận hóa đơn thanh toán dịch vụ

(19) Nhận phiếu yêu cầu cấp kinh phí

(20) Kiểm tra yêu cầu cấp kinh phí

(21) Lập hóa đơn cấp kinh phí sửa chữa

Trang 24

- Bước 2: Loại bỏ những yêu cầu trùng lặp ở bước 1:

Các chức năng trùng lặp

(5) Thông báo sự cố hỏng hóc

(6) Kiểm tra trạng thái các phòng

(10) Kiểm tra lại tình trạng phòng thiết bị

(9) Lập phiếu chi phí sửa chữa

Các chức năng sau khi loại bỏ:

(14) Nhận yêu cầu thanh toán

-Bước 3: Gom nhóm những chức năng đơn giản ở bước 2 lại:

Chức năng đơn giản được gom

Trang 25

(1) Nhận yêu cầu từkhách hàng

(3) Lập phiếu đặt phòng

(9) Lập phiếu yêu cầu dịch

vụ

Các chức năng nàyđều do bộ phận LễTân thực hiện

(3) Lập phiếu theoyêu cầu

Các chức năng sau khi loại bỏ:

(1) Nhận yêu cầu từ khách hàng

(2) Lấy đầy đủ thông tin cá nhân

(3) Lập phiếu theo yêu cầu

-Bước 4: Loại bỏ các chức năng ở bước 3 không có ý nghĩa với hệ thống:

Các chức năng không có ý nghĩa với hệ thống là:

(8) Nộp hóa đơn dịch vụ

(11) Nhận yêu cầu cấp kinh phí

Các chức năng sau khi loại bỏ là:

(1) Nhận yêu cầu từ khách hàng

(2) Lấy đầy đủ thông tin cá nhân

Trang 26

(4) Kiểm tra tình trạng phòng

(6) Đáp ứng dịch vụ

(7) Lập hóa đơn thanh toán dịch vụ

- Bước 5: Sửa lại tên cho hợp lý:

(1) Nhận yêu cầu từ khách

(2) Thêm thông tin khách hàng

(4) Kiểm tra tình trạng phòng, thiết bị

(6) Đáp ứng dịch vụ

(7) Lập hóa đơn thanh toán dịch vụ

(8) Lập hóa đơn thanh toán phòng

2.1.1.2 Gom nhóm chức năng.

 Dựa vào cơ cấu tổ chức gồm 4 bộ phận Lễ Tân, BP Phòng, Dịch Vụ, Kế Toán, ta sẽ

tiến hành gom nhóm chức năng theo 4 nhóm chính: Quản Lý Khách Hàng, Quản Lý Phòng, Quản Lý Dịch Vụ, Quản Lý Tài Chính

Từ đó, ta thưc hiện gom nhóm chức năng như sau

(1) Nhận yêu cầu từ khách

(2) Thêm thông tin khách hàng

Quản lý khách

khách sạn(6) Đáp ứng dịch vụ

(7) Lập HD thanh toán DV

Quản lý dịchvụ (4) Kiểm tra tình trạng phòng, thiết bị Quản lý phòng

Trang 27

(5) Lập yêu cầu cấp kinh phí

(8) Lập hóa đơn thanh toán

(9) Kiểm tra yêu cầu xin cấp kinh phí

(10) Lập hóa đơn cấp kinh phí

Quản lý tàichính

Trang 28

2.1.1.3 Sơ đồ phân rã chức năng (BFD)

Kí hiệu:

-Chức năng:

-Quan hệ phân cấp:

Biểu đồ:

Trang 29

2.1.2 Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ 2.1.2.1 Kí hiệu sử dụng:

-Tiến trình: Hoạt động liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động lên thông tin

-Luồng thông tin: chỉ hướng dịch chuyển

và tên của luồng thông tin

-Tác nhân ngoài : nằm ngoài hệ

thống nhưng có trao đổi trực tiếp với

hệ thống

-Tác nhân trong: Là 1 tiến trình của

hệ thống đang xét nhưng được

trình bày ở một trang khác của biểu đồ

-Kho dữ liệu:

- Giới hạn hệ thống, các bộ phận hệ thống đều nằm bên trong

Trang 30

2.1.2.2 DFD mức khung cảnh.

Trang 31

2.1.2.3 DFD mức đỉnh.

Trang 32

2.1.2.4 DFD mức dưới đỉnh.

a, tiến trình “Lễ Tân”

b, tiến trình “Dịch Vụ”

Trang 33

c, Tiến trình “BP Phòng”.

d, Tiến trình “Kế Toán”

Trang 34

2.1.3 Đặc tả tiến trình nghiệp vụ.

2.1.3.1 Tiến trình “nhận yêu cầu từ khách”.

-Đầu vào: Yêu cầu từ phía khách hàng

-Đầu ra: Chọn thủ tục phù hợp với yêu cầu khách hàng

-Nội dung xử lý:

Lấy yêu cầu từ khách hàng

Nếu yêu cầu thuê, đặt phòng

thì làm thủ tục thuê, đặt phòng

không thì làm thủ tục về dịch vụ hoặc khắc phục sự cố và chuyển cho bộ phận tương ứng xử lý

2.1.3.2 Tiến trình “Thanh toán cho khách hàng”

-Đầu vào: Phiếu thuê phòng

Phiếu đặt phòng

-Đầu ra: Hóa đơn đặt phòng

Hóa đơn thanh toán

Khách Hàng thanh toán

Nếu Khách Hàng đặt phòng

Thì lấy phiếu đặt phòng và lập hóa đơn đặt phòng

Không thì lấy phiếu thuê phòng

Kiểm tra tình trạng phòng trong phiếu thuê

Nếu có lỗi do khách

Thì lập hóa đơn sửa chữa, lập hóa đơn thanh toán

Không thì lập hóa đơn thanh toán

2.1.3.3 Tiến trình “Yêu cầu cấp kinh phí”

-Đầu vào: Phòng có sự cố, hỏng hóc thiết bị hoặc có nhu cầu nâng cấp

-Đầu ra: phiếu yêu cầu cấp kinh phí

Trang 35

Nếu nguyên nhân do khách sạn

Thì kiểm tra hư hại, lập phiếu yêu cầu

Không thì yêu cầu phía gây thiệt hại thanh toán chi phí

2.1.3.4 Tiến trình “Kiểm tra yêu cầu cấp kinh phí”

-Đầu vào: phiếu yêu cầu cấp kinh phí

-Đầu ra: hóa đơn cấp kinh phí

Trang 36

2.1.3.5 Tiến trình “chuyển phiếu yêu cầu khách hàng”

- Đầu vào: yêu cầu từ bộ phận lễ tân cần chuyển

- Đầu ra: Hóa đơn đặt phòng

Hóa đơn dịch vụ

Khách Hàng đưa yêu cầu, lễ tân xem xét yêu cầu

Nếu yêu cầu dịch vụ

Thì chuyển cho bộ phận dịch vụ

BP dịch vụ đáp ứng yêu cầu và lập HD dịch vụ

Nếu yêu cầu khắc phục sự cố

Thì chuyển yêu cầu cho bộ phận phòng

BP phòng kiểm tra và lập hóa đơn sữa chữa nếu có

Nếu yêu cầu đặt, thuê phòng

Thì chuyển cho bộ phận kế toán

BP kế toán lập hóa đơn và thanh toán cho khách hàng

2.2 Phân Tích Dữ Liệu Nghiệp Vụ

2.2.1 Mô hình dữ liệu ban đầu

 Kho bãi: LOẠI PHÒNG, LOẠI DỊCH VỤ

- Giao dịch: ĐẶT PHÒNG, YÊU CẦU DỊCH VỤ, THANH TOÁN, CHI PHÍPHÁT SINH

Trang 37

2.2.1.2 Xác định kiểu thuộc tính

(1) Khách Hàng (tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, số chứng minh thư)

(2) Phòng (Số phòng, trạng thái)

(3) Loại Phòng (Tên loại phòng, đơn giá)

(4) Dịch Vụ (tên dịch vụ, đơn vị, giá dịch vụ)

(5) Loại Dịch Vụ (Tên loại DV, đối tượng sử dụng)

-Từ HD – 02, HD – 03, HD – 09 xác định được thực thể: Đặt phòng

(6) Đặt Phòng (số phòng, giá phòng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, số

chứng minh thư, ngày nhận phòng)

-Từ HD – 04, HD – 05 xác định được kiểu thực thể: Yêu Cầu Dịch Vụ

(7) Yêu Cầu Dịch Vụ (số phòng, tên khách hàng, tên dịch vụ, số lượng)

-Từ HD – 01 xác định được thực thể: Thanh Toán

(8) Thanh Toán (tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, số chứng minh thư, ngày

trả, thành tiền)

-Từ HD – 06, HD – 07, HD – 08 xác định được kiểu thực thể: Chi Phí Phát Sinh

(9) Chi Phí Phát Sinh (nội dung, chi phí dự kiến, nhân viên, số phòng)

Sau khi xây dựng các kiểu thực thể cùng với các thuộc tính mô tả, bỏ các mẫu biểu không cần lưu trữ trong hệ thống ta có các thực thể và thuộc tính như sau:

(1) Khách Hàng (tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, số chứng minh thư)

(2) Phòng (Số phòng, trạng thái)

(3) Loại Phòng (Tên loại phòng, đơn giá)

(4) Dịch Vụ (tên dịch vụ, đơn vị, giá dịch vụ)

(5) Loại Dịch Vụ (Tên loại DV, đối tượng sử dụng)

(6) Đặt Phòng (số phòng, giá phòng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, số chứng

minh thư, ngày nhận phòng)

(7) Yêu Cầu Dịch Vụ (số phòng, tên khách hàng, tên dịch vụ, số lượng)

(8) Thanh Toán (tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, số chứng minh thư, ngày trả,

thành tiền)

(9) Chi Phí Phát Sinh (nội dung, chi phí dự kiến, nhân viên, số phòng)

2.2.1.3 Xác định kiểu liên kết

a, Kí hiệu

Trang 38

-Tên thực thể:

-Tên liên kết:

-Số lượng tham gia liên kết:

Trang 39

b, Kiểu liên kết.

Định dạng
Số trang	87
Dung lượng	6,57 MB
File đính kèm	quanlythuephong.zip (6 MB)