ĐỀ CƯƠNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN - Thủy Ngân K3

-TCSK thu hút mạnh mẽ sự chú ý của công chúng mục tiêu đến chương trình marketing của cá nhân, tổ chức... Nhìn chung hoạt động cung ứng TCSK chưa sôi động, chất lượng dị

ĐỀ CƯƠNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Thủy Ngân K3 Câu 1: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện? Các nhân tố tham gia vào hoạt động tổ chức sự kiện?

Khái niệm :Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động

lao động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc, thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới các đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của chủ sự kiện và thỏa mãn nhu cầu khách thăm quan

Quy trình tổ chức sự kiện:

-Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện: hình thành chủ đề, lập chương trình và kế hoạch tổng thể cho sự kiện; chuẩn bị tổ chức sự kiện; xúc tiến và quảng bá sự kiện

-Giai đoạn thực hiện sự kiện: tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện; tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện; tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện; tổ chức các hoạt động phụ trợ trong sự kiện

-Giai đoạn cuối sự kiện : kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện

 Các nhân tố tham gia vào tổ chức sự kiện:

-Chủ sở hữu sự kiện: Là người có nhu cầu tổ chức sự kiện, chủ sở hữu sự kiện có

thể là cá nhân hoặc cơ quan, doanh nghiệp, các tổ chức đoàn thể, có nhu cầu truyền đạt thông điệp đến đối tượng nhận tin Chủ sở hữu là người đầu tư cho hoạt động sự kiện

-Người tổ chức sự kiện: Là người tổ chức triển khai thực hiện sự kiện Là người

chịu trách nhiệm về sự thành công của sự kiện

-Đối tượng tham gia sự kiện: Là người nhận thông điệp từ chủ sở hữu sự kiện.

Câu 2: Vai trò của TCSK? Nêu các nguyên tắc trong TCSK? Chuẩn bị không gian sự kiện ?

 Vai trò của TCSK:

-TCSK thu hút mạnh mẽ sự chú ý của công chúng mục tiêu đến chương trình marketing của cá nhân, tổ chức

-TCSK là công cụ góp phần quan trọng với việc xây dựng văn hóa cho mỗi tổ chức và doanh nghiệp, thể hiện sức mạnh của truyền thông một cách mạnh mẽ nhất Qua đó duy trì, khuyếch trương phát triển uy tín, danh tiếng cho tổ chức, cá nhân

 Nguyên tắc:

-Đặt mục tiêu cụ thể và rõ ràng cho TCSK

-Xác định đúng đối tượng mục tiêu cho sự kiện

-Xây dung thông điệp và quảng bá cho sự kiện

-Xây dựng kế hoạch chi tiết TCSK

-Trong TCSK, nhân lực là yếu tố quan trọng nhất

-Xác định rõ ràng kế hoạch ngân sách phù hợp cho sự kiện

 Chuẩn bị không gian sự kiện :

-Sân khấu: được coi là trung tâm của không gian sự kiện, nơi diễn ra các hoạt

động hoặc những hoạt động chính của sự kiện

-Âm thanh : Âm thanh là một trong những tác nhân kích thích vào môi trường

không gian sự kiện, tạo bầu không khí cho sự kiện Các Nhà tổ chức cần chú ý bố trí không gian cho các thiết bị và hoạt động âm thanh Có thể là không gian phía trước và bên cạnh màn chiếu

-Ánh sáng : Việc thiết kế ánh sáng và bố trí hệ thống ánh sáng trong ngoài phòng

họp vừa phải ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại vừa mang tính nghệ thuật

Những yêu cầu về nội thất :

-Thảm trải sàn nhà : Nhà tổ chức cần kiểm tra xem sàn nhà đã trải thảm chưa?

Có cần trải thảm không? Khu vực nào cần trải, khu vực nào không cần trải? Nhà tổ chức cũng cần có sự lựa chọn kiểu loại, màu sắc thảm cho phù hợp

-Sàn nhảy: Sự kiện có cần sàn nhảy không? Sàn nhảy rộng bao nhiêu? Sàn nhảy

có thể là cố định hay không cố định Kiểm tra xem cần bao nhiêu tầng tất cả và cấu trúc như thế nào? Có chắc chắn không?

-Tầm nhìn trong phòng: Cần kiểm tra kỹ từng góc cạnh trong phòng, khán giả có

nhìn rõ sân khấu hay màn hình không?

-Đường lên xuống sân khấu:

-Bàn ghế trên sân khấu

-Những yêu cầu khác cần lưu ý như: Bố trí đặc biệt, vị trí ưu tiên, Trọng tải của

nền: gia cố nền cho phù hợp, Sử dụng hiệu ứng đặc biệt cũng cần lưu ý Đặc biệt phải chú trọng đến An toàn và phòng chống cháy nổ cho sự kiện

Câu 3 : Tổng quan thị trường TCSK VN ?

Là đất nước có truyền thống văn hóa lâu đời cùng nhiều thành phần dân tộc ở các vùng miền khác nhau mang đến sự đa dạng cho văn hóa Việt Nam Cùng với đó là sự hội nhập, sự mở rộng của thị trường cũng tác động mạnh vào nhu cầu tổ chức sự kiện, làm nhu cầu tăng cao hơn với nhiều phân đoạn hơn

Nhìn chung hoạt động cung ứng TCSK chưa sôi động, chất lượng dịch vụ còn thấp, chi phí và thiếu tính chuyên nghiệp Cạnh tranh trong lĩnh vực TCSK chưa gắt, các nhà kinh doanh nước ngoài chua tham gia sâu vào thị trường này Tuy nhiên trong tương lai gần KT phát triển, thu nhập dân cư cao cùng vs sự hội nhập quốc tế sâu rộng thì nhu cầu của thị trường này sẽ rất lớn, thu hút các nhà đầu tư, đòi hỏi những dịch vụ chất lượng cao của những công ty chuyên kinh doanh về TCSK

Câu 4 : Vì sao phải dự toán ngân sách? Ai thực hiện?

-Ngân sách là vấn đề quan trọng hàng đầu của TCSK Ngân sách quyết định việc TCSK có thể được thực hiện hay không

-Nhà tổ chức sự kiện là người cần dự toán ngân sách và lập kế hoạch trong phạm vi ngân sách cho phép Nhà tổ chức sự kiện cũng cần xác định rõ quy mô, vị trí, địa điểm tổ chức sự kiện chi phối ngân sách

-Nhà TCSK cần thu xếp đủ ngân sách dù tổ chức sự kiện lớn hay nhỏ Không thể sử dụng ngân sách thiếu hụt để TCSK Như vậy sẽ dẫn tới tác dụng ngược chiều và hậu quả không lường hết được

Câu 5 : Việc lập kế hoạch TCSK gồm những việc gì? Trình bày phương pháp xác định thời gian cho TCSK?

 Lập kế hoạch :

-Ban TCSK: Ban tổ chức phải được thành lập trước tiên để giúp nhà quản trị thực

hiện các công việc chuẩn bị cho TCSK

-Loại hình sự kiện:

-Hệ thống hóa các hoạt động TCSK: Cần hệ thống hoá các hoạt động theo mức độ

quan trọng của chúng với tổ chức sự kiện, hoạt động nào quan trọng phải tập trung

ưu tiên để thực hiện

-Xác định thời gian cho chuẩn bị TCSK: Nhà tổ chức sự kiện cần xác định thời

gian cho từng hạng mục công việc, đặc biệt là những hạng mục công việc chủ yếu quan trọng

-Hình dung sự kiện: Là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự kiện thành công Đây

được coi như là một quy trình giúp Nhà tổ chức từng bước khái quát toàn bộ nội dung hoạt động của sự kiện

-Tạo hình tượng ấn tượng cho sự kiện:

-Kế hoạch phân bổ ngân sách: Phân bổ ngân sách rất quan trọng, nó cần được

thực hiện sớm, ngay từ khi bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện

-Lịch thanh toán: Cần thoa thuận cụ thể, chi tiết những dịch vụ cung cấp và chi phí

thanh toán, phương thức thanh toán

 Phương pháp xác định thời gian trong TCSK gồm:

-Phương pháp cuốn chiếu: được thực hiện bằng việc xâu chuỗi các hạng mục công

việc theo dòng chảy thời gian thống nhất,được thực hiện nối tiếp nhau

-Phương pháp song song: phân chia công việc thành các nhóm khác nhau, cùng

thực hiện công việc và cùng hoàn thành trong một thời gian thống nhất

-Phương pháp kết hợp: có thể kết hợp 2 phương pháp trên bằng việc xâu chuỗi các

hạng mục công việc chính với nhau thành dãy công việc

Câu 6 : Trình bày việc xây dựng hành trình tổ chức? Những công việc quan trọng nào quy định việc xây dựng hành trình tổ chức sự kiện?

 Xây dựng hành trình tổ chức bao gồm:

-Sử dụng lịch trình: Dùng lịch và khởi đầu từ ngày TCSK, tính lùi trở lại, kiểm tra

lại các hạng mục công việc phải làm.Yêu cầu phải hình dung ra và chú ý tới tất cả các công việc dù là công việc nhỏ và đơn giản nhất Để đảm bảo tổ chức sự kiện thành công phải tuân thủ nghiêm ngặt lịch trình Yếu tố này xuyên suốt quá trình tổ chức sự kiện

-Kiểm tra hợp đồng: Một trong những yêu cầu có tính bắt buộc với những người

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là kiểm tra lại tất cả các hợp đồng với các tổ chức cung ứng và những người có liên quan khác

 Những công việc quan trọng trong xây dựng lịch trình như:

-Nhà TCSK cần có kế hoạch cụ thể với các nhà cung cấp, kiểm tra tiến độ cung cấp.Chú ý những mốc thòi gian quan trọng trong tiến độ cung cấp của họ phải được thể hiện và quán triệt trong hành trình tổ chức Đặc biệt chú ý tới những hạn chót phải đặt hoặc hủy

-Nhà tổ chức sự kiện cần ghi hạn cuối cùng trong hành trình tổ chức và ngày cụ thể để xem xét lại hạn cuối đó

-Phải tính đến tất cả các hạng mục của từng nội dung sự kiện Hãy mô tả chi tiết từng hạng mục ai là người chịu trách nhiệm thực hiện và hạn cuối cùng là ngày nào, cần bố trí thời gian thỏa đáng cho việc chuẩn bị hành trình tổ chức

Câu 7 : Thế nào là bảng nội dung công việc ?

Bảng nội dung công việc chính là kịch bản của sự kiện Bảng nội dung công việc

phải trình bày rõ từng bước, từng nội dung và người được phân công thực hiện Như vậy sẽ tránh được sai sót và tình trạng lẫn lộn công việc Bảng nội dung công việc cần ghi ra chính xác những nội dung đã được ký hợp đồng, chi phí thoả thuận và toàn bộ không gian hoạt động của sự kiện

Câu 8 : Loại hình sân khấu có quan hệ như thế nào với thời gian? Phân tích yếu tố chi phối việc chọn ngày và thời gian với tổ chức sự kiện.

-Thời gian trong năm: Nhà tổ chức phải cân nhắc các mùa trước khi hoàn tất kế hoạch của mình Ở Việt Nam, thời gian từ tháng Chín tới tháng Giêng năm sau là cao điểm của mùa cưới Tháng Mười hai tới tháng Hai năm sau là tháng cao điểm của lễ tết, tháng Hai và tháng Ba là tháng cao điểm của lễ hội Một vấn để nữa mà Nhà tổ chức cần quan tâm rằng quy luật thời tiết khí hậu tại địa điểm diễn ra sự kiện

-Thời gian trong ngày và trong tuần: Chọn ngày nào trong tuần không phải lúc nào cũng đơn giản Quyết định ngày trong tuần phụ thuộc vào sự kiện và khách tham dự

 Các yếu tố chi phối việc chọn ngày và xác định thời gian TCSK:

- Các ngày lễ hội: Nhà tổ chức cần kiểm tra xem có ngày lễ hội lớn vào gần thời gian tổ chức sự kiện vì khách có kế hoạch riêng và sẽ bị hạn chế số người tham dự vì lý do cá nhân

- Ngày lễ tôn giáo: Ngày tổ chức sự kiện trùng vào một ngày mang tính tôn giáo (ngày Sóc, ngày Vọng của người theo đạo Phật, ngày thứ Sáu của người theo đạo

Do Thái; ngày Chù nhật của người theo đạo Thiên Chúa) có thể số khách tham dự

sẽ bị hạn chế

- Các buổi lễ trang trọng, sự kiện hướng tới việc mời các đôi: Những sự kiện này thích hợp tổ chức vào tối thứ Bảy

- Nghỉ học kỳ: Nếu ngày tổ chức sự kiện trùng với ngày nghỉ học kỳ, khách có thể

đi nước ngoài nghỉ lễ và số người tham dự sẽ ít đi

- Nghỉ cuối tuần dài: Là kỳ nghỉ cuối tuần được kéo dài thêm vào những ngày làm việc sẽ ảnh hưởng tới số khách tham dự

- Sự kiện thể thao: Nhà tổ chức cần tìm hiểu liệu có sự kiện thể thao lớn diễn ra cùng thời điểm với sự kiện của họ, đặc biệt là những trận đấu quyết định có sức chi phối rất lớn và số khách tham dự sự kiện giảm đi rất nhiều

Nhà tổ chức sự kiện cũng cần quan tâm tới những yếu tố môi trường (thời tiết, khí hậu, bệnh dịch, v.v ) có thể tác động sự kiện được tổ chức Từ đó, phải có những giải pháp dự phòng

Câu 9 : Xác định khách mời của sự kiện như thế nào? Chú ý về danh sách

khách mời.

-Khách tham gia sự kiện: Nhà tổ chức sự kiện cần đảm bảo đúng người mình

muốn mời vì sự kiện không phải tổ chức cho tất cả mọi người Một số điều cần lưu ý

-Số lượng khách mời: Trước khi bắt đầu tìm kiếm địa điểm cho sự kiện của mình, nhà tổ chức cần biết số lượng khách đến dự và một số ý tưởng nằm trong sự kiện -Lên danh sách khách mời: Cần có danh sách khách mời cụ thể

-Hồ sơ khách mời: Nắm bắt được thông tin liên quan tới khách mời có ý nghĩa quan trọng với việc tổ chức thành công một sự kiện như độ tuổi khách mời, số lượng khách đi kèm, có trẻ em tham gia không?

Câu 10: Trình bày nội dung thiếp mời và khách tham gia sự kiện? Công việc chuẩn bị thiệp và gửi thiệp như thế nào?

-Nội dung thiệp mời: Số khách được mời, Tên sự kiện, Mô tả sự kiện, Ngày, Giờ, Địa điểm, Chỉ dẫn, Nơi đậu xe, Trang phục, Địa chỉ, số điện thoại hồi âm, Mẫu yêu cầu vé, Phong bì hồi âm

-Chuẩn bị thiếp: Thông thường thiệp mời sẽ được thiết kế hoàn chỉnh trước thời điểm diễn ra sự kiện từ 3-4 tháng

Gửi thiếp: Thiếp mời phải được gửi đến trước từ 2 -3 tháng để họ có thể nhận, phản hồi và trao đổi những thông tin mình quan tâm Bao giờ nhà tổ chức cũng nên gửi một cái cho bản thân để biết việc chuyển phát có gặp rắc rối hay không

Câu 11: Trình bày yêu cầu với địa điểm, chú ý khi lựa chọn địa điểm cụ thể.

-Phù hợp với nội dung hoạt động sự kiện: Nhà tổ chức cần hình dung mọi hoạt động sự kiện, từ đó có cái nhìn tổng quan về các hoạt động và vị trí, không gian thích hợp

-Không gian bố trí và diễn tập: Nhiều sự kiện phải tập luyện trước một cách thuần thục mới thực hiện được như dẫn chương trình, biểu diễn nghe nhìn, …

-Phù hợp ngân sách:

Câu 12 : Trình bày yêu cầu với phương tiện chở khách? Khi chọn bến đỗ xe chú ý những điều gì, vận hành như thế nào?

 Yêu cầu với phương tiện chở khách:

-Xe 4 chỗ: Thường dành cho khách VIP Xe lúc này không còn là phương tiện chở khách mà là công cụ để thể hiện quyền uy trong xã hội Những thứ cần có trong xe: Nước uống, đồ ăn khô đặc sản địa phương sẽ khiến khách thích thú và hài lòng

Ngoài ra cần kiểm tra các tiện nghi trong xe, mùi điều hòa, độ ồn, giảm xóc, an toàn, phương tiện nghe nhìn

-Xe khách: thường để chở khách cùng loại (trừ khách VIP, người nổi tiếng), sử dụng vào vận chuyển đường dài

 Chú ý khi chọn bến đỗ:

-Sức chứa của bến đỗ: Phải nắm chắc được điểm đỗ có thể chứa bao nhiêu xe, cần

phân nơi đỗ thành các khu cho các loại xe khác nhau, tránh lộn xộn Cần bổ sung các biển chỉ dẫn, dựng vật phân cách giữa các khu, bổ sung thêm ánh sáng, bảo vệ

-Tác động do sử dụng bến đỗ: Khi điểm đỗ xe phục vụ sự kiện phải thay đổi quy

luật hoạt động thông thường của nó nên nhà tổ chức cần dự đoán trước và có giải pháp dự phòng

-Chi phí giữ xe: Xác định rõ người sở hữu các điểm đỗ xe để tiến hành giao dịch,

khi nào thanh toán chi phí? Ai là người thanh toán?

-Vận hành: Trên cơ sở đã phân chia chi tiết, qui định các khu vực đỗ xe cụ thể và

thông báo tới các lái xe Ngoài ra cũng cần bố trí nhân viên hướng dẫn xe ra vào cho từng khu vực

Câu 13 : Trình bày quy luật thời tiết ở Việt Nam? Điều đó chi phối hoạt động tổ chức sự kiện như thế nào?

 Miền Bắc có 4 mùa:

-Mùa xuân thời tiết ấm áp, độ ẩm cao và có mưa phùn Tổ chức sự kiện trong mùa xuân có nhiều thuận lợi Các nhà tổ chức cần lưu ý các đợt rét đầu xuân và khai thác tác động tích cực của lễ hội vào sự kiện

-Mùa hạ thời tiết nóng nực, nhiệt độ thường trên 30 độ và xuất hiện những cơn mưa nặng hạt Nhà tổ chức cần chọn địa điểm và phương thức tổ chức thích hợp -Mùa thu thường khô hanh, tiết trời dịu mát, trời không còn mưa nhiều Mùa thu gợi nhiều cảm xúc và ý tưởng mới lạ nên có thể tổ chức sự kiện ngoài trời với nhiều sáng tạo độc đáo

-Mùa đông khô hanh xen lẫn các đợt mưa phùn gió bấc nên khó có điều kiện tổ chức ngoài trời Tuy nhiên, có thể khai thác các nét đặc thù cho sự kiện mùa đông

 Miền Nam có 2 mùa:

-Mùa mưa (từ tháng 4 – tháng 10): Nhiệt độ cao và xuất hiện những cơn mưa rào Các trận bão diễn ra liên tiếp, giao thông gặp nhiều khó khăn, nhiều chuyến bay trễ giờ hoặc bị hủy Những khó khănnày đặt ra nhiều vấn đề cần được giải quyết

-Mùa khô (từ tháng 11 – tháng 3 năm sau): Trời quang đãng, ít mưa, giao thông vận tải thuận lợi, phù hợp với hoạt động ngoài trời Mùa khô cho phép ta thực hiện sự kiện với những nét riêng biệt, sáng tạo và thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ mới

Câu 15: Những công việc chuẩn bị ngoài phòng sự kiện? Bố trí sắp đặt trong phòng sự kiện như thế nào?

 Chuẩn bị ngoài phòng sự kiện:

-Lối ra vào của người tàn tật: Cần dành một lối đi để xe lăn đi lại thuận tiện Tiếp

đến là kiểm tra phòng công cộng, dịch vụ mà xe lăn có thể tới được

-Nhân viên bảo vệ: Nên có những nhân viên bảo vệ chuyên nghiệp ở mọi khu vực

để giải quyết các tình huống khó khăn, nếu không, hãy nhờ cảnh sát làm công tác bảo vệ cho sự kiện

-Hệ thống tín hiệu trợ giúp: Cần có hệ thống tín hiệu trợ giúp bao gồm sơ đồ tổng

thể nơi diễn ra sự kiện, các ký hiệu chỉ dẫn lối đi lại, khu vực hạn chế…

-Phòng gửi áo khoác và hành lý cá nhân

 Bố trí sắp đặt trong phòng sự kiện:

-Đón tiếp và đăng ký: Cần có người đứng hướng dẫn khách khu vực gửi đồ và khu

vệ sinh Nhân viên mặc đồng phục và đeo thẻ để dễ nhận biết

-Bàn ghế và khăn trải bàn:

-Sơ đồ sắp đặt, sân khấu và các yếu tố khác: Lập sơ đồ sắp đặt tổng thể của

phòng tổ chức sự kiện Có một số kiểu sắp xếp điển hình như Chữ U, kiểu chữ nhật, Chữ T, Chữ E, V…

-Những nhu cầu đặc biệt khác: Ổ cắm điện, tổng công suất các thiết bị sử dụng

điện, các giải pháp nếu không cung cấp đủ điện… là những điều mà nhà tổ chức cần chuẩn bị trước và có kế hoạch hành động với những sự cố có thể xảy ra

Câu 16 : Không gian thực hiện sự kiện là gì? Mối quan hệ giữa sự kiện và không gian thực hiện sự kiện?

-Không gian thực hiện sự kiện ngoài chỗ ngồi cho khách còn có một khoảng không gian cho các hoạt động sự kiện, hoạt động nghiệp vụ chuyên môn kỹ thuật cùng những thiết bị được lắp đặt

-Cần chú ý tới toàn bộ hạng mục công việc diễn ra trong nhà phục vụ hoạt động sự kiện và các hoạt động sự kiện diễn ra Trên cơ sở danh mục hoạt động, nhà tổ chức cần sắp đặt vị trí từng loại hoạt động với một không gian thích hợp trong sự kiện với nghệ thuật sắp đặt có tính chuyên nghiệp

-Chẳng hạn nếu sự kiện có khoảng 1000 khách thì ngoài chỗ ngồi cho 1000 khách còn cần không gian cho màn chiếu và các thiết bị đi kèm khác (từ 100 – 200m2)

Ngoài ra, tất cả các hoạt động khác như phiên dịch viên, nhảy múa… đều cần tính đến trước khi chọn không gian thực hiện sự kiện

-Có thể dùng bàn 8 người cho 12 người nhưng không gian phải đủ thoáng, bàn không nên kê quá gần nhau để mọi người dễ di chuyển Bằng cách sắp đặt hợp lý có thể làm tăng kích thước của không gian nhỏ hẹp mà không tăng chi phí

Câu 17: Tác động của đồ ăn uống với sự kiện như thế nào? Những vấn đề gì cần lưu ý?

-Đồ ăn uống là yếu tố hàng đầu quyết định thành công của các sự kiện Nên nó luôn

là mối quan tâm của các nhà TCSK, là một khâu quan trọng để đánh giá sự thành công của sự kiện Việc chuẩn bị đồ ăn uống trong mỗi sự kiện đòi hỏi đơn vị

TCSK phải có sự chuẩn bị tỉ mỉ, kỹ lưỡng và khoa học

 Cần lưu ý những vấn đề sau:

-Thông tin khách tham dự: Cần hiểu rõ thôn tin khách mời để đảm bảo rằng tất cả

các thực khách sẽ thực sự thoải mái với những gì họ được phục vụ

-Chất lượng món ăn: Các món ăn phải tạo nên sự hài hòa trong khẩu vị, đáp ứng

được số đông khẩu vị của các vị khách mời Hơn hết, những món ăn luôn phải đảm bảo sự tươi ngon trong suốt bữa tiệc và phải bảo đảm an toàn vệ sinh thực phẩm

-Về đồ uống: Căn cứ vào mục đích sự kiện và đối tượng khách mời tham dự mà

ban tổ chức có thể xác định đồ uống thích hợp

-Phục vụ và bố trí bàn tiệc: Điều cần tránh là nhà bếp không nên quá gần không

gian tổ chức tiệc Tuy nhiên, các bàn tiệc nhất định phải đánh số để tiện lợi cho việc phục vụ

Câu 20: Chuẩn bị thực đơn cho bữa ăn của khách chịu ảnh hưởng bởi những yếu tố nào? Tổ chức tiệc cocktail chú ý những vấn đề gì?

 Chuẩn bị thực đơn cho bữa ăn chịu ảnh hưởng của một số yếu tố:

-Chi phí: Chi phí bao gồm chi phí cố định (phí địa điểm, nhân viên phục vụ…), chi phí thực phẩm và các chi phí khác

-Một số nguyên tắc cần lưu ý:

+ Không để thiếu hay lãng phí thực phẩm Cần dự kiến chính xác những món được đưa ra phục vụ và thời gian sử dụng những món đó

+ Chọn món ăn theo mùa vừa thuận lợi về nguồn thực phẩm, vừa an toàn cho khách.Ngoài ra, cũng nên chọn món ăn theo quốc gia hay khẩu vị địa phương + Vị trí nhà bếp để các món ăn được đưa đến chỗ khách một cách hợp lý nhất, nhà bếp kín và biệt lập với phòng ăn, không để khói bụi và hơi khí gas bay lên

 Tổ chức tiệc Cocktail

-Thời gian tổ chức từ 1 – 2 tiếng rưỡi Thường tổ chức 1h trước bữa tối

-Tiệc cocktail có thể gồm cả quán bar, rượu bia hay loại đồ uống đặc biệt Sẽ tốt hơn nếu có giới thiệu các món ăn và cách chuẩn bị cho khách, tạo cơ hội khách thưởng thức các món địa phương

-Âm nhạc được dùng chỉ là nhạc nhẹ làm nền, không quá to gây ồn ào để khách có thể nói chuyện

-Địa điểm: Có thể tổ chức trong phòng hoặc kết hợp ở trong phòng nhưng vẫn có tác động tích cực từ môi trường ngoài Để tập trung khách vào cùng 1 địa điểm thì không nên chọn tổ chức nơi có nhiều phòng nhỏ

Vấn đề thời tiết cần cân nhắc kỹ