Chuyên đề cực sock

Ví dụ : QUYẾT ĐỊNH CỦA HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG PRÓ Về việc thành lập Ban kiểm tra cơ sở vật chất trường học năm học 2006 – 2007 - Báo cáo là một loại văn bản dùng để sơ kế

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời đại đổi mới đất nước , việc “ Hiện đại hoá” trong công tác văn phòng là một vấn đề mà mọi cơ quan, tổ chức hết sức quan tâm Để đáp ứng nhu cầu trên nhân viên văn phòng phải được trang bị đầy đủ kiến thức về lĩnh vực hành chính văn phòng

Công tác văn thư là đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, giữ lại đầy đủ các chứng cứ về mọi hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, …

Văn thư là văn bản, giấy tờ công tác của cơ quan, tổ chức Hay nói một cách rộng hơn, văn thư là phương tiện ghi tin và xử lý thông tin trong công tác quản lý

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, bao gồm công việc soạn thảo, tổ chức quản lý văn bản, phân phối văn bản trong cơ quan

Qủan lý văn bản và tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan

Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư ( Các loại dấu, phương pháp bảo quản, quản lý và sử dụng con dấu )

Trên đây là một số nhiệm vụ cơ bản của một văn thư

1.1 Việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan :

Theo luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và căn cứ bản đều lệ trường trung phổ thông quy định về nhiệm vụ quyền hạn của Hiệu trưởng trong Nhà trường thì Hiệu trưởng Trường trung học phổ thông được phép ban hành văn bản quy phạm pháp luật

Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của Trường nói chung và thực hiện nhiệm vụ quản lý các hoạt động trong Nhà trường nói riêng, hiệu trưởng Trường trung học phổ thông Pró đã ban hành Quyết định nhằm thực tốt nhiệm vụ quản lý của mình

- Quyết định là văn bản để quy định ra chế dộ, chính sách hoặc áp dụng chế độ chính sách cho một hoặc một số đối tượng

Vì cơ quan là trường học nên thường ban hành quyết định cá biệt ( hành chính): Quyết định cá biệt là loại văn bản áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật để giải quyết những vấn đề, những sự việc, sự vụ cụ thể đối với một hoặc một số đối tượng cụ thể

Thực tế Hiệu trưởng trường trung học phổ thông Pró được phép ban hành Quyết định

Ví dụ :

QUYẾT ĐỊNH CỦA HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG PRÓ Về việc thành lập Ban kiểm tra cơ sở vật chất trường học

năm học 2006 – 2007

- Báo cáo là một loại văn bản dùng để sơ kết, tổng kết công tác hoặc phản ánh về tình hình của một vấn đề, một vụ việc của một cơ quan một tổ chức

Ví dụ :

BÁO CÁO Báo cáo tình hình giám sát, đánh giá đầu tư dự án xây dựng nâng cấp

trường THPT Pró – Đơn Dương

- Tờ trình là loại văn bản mà nội dung chủ yếu là đề xuất với cấp trên phê chuẩn về một vấn đề, một chủ trương, một phương án, một chế đôï, một chính sách, một tiêu chuẩn hoặc một đề nghị sửa đổi chế độ chính sách

Ví dụ :

TỜ TRÌNH Xin thành lập hội đồng xét tuyển sinh lớp 10 năm học 2006 – 2007

- Thông báo là loại văn bản dùng để truyền đạt phổ biến thông tin trong các cơ quan, dơn vị, quần chúng nhân dân về tinh thần công tác, tình hình hoạt động các quyết định về quản hoặc các vấn đề sự việc khác để thực hiện hoặc để biết

Ví dụ :

THÔNG BÁO Về việc thay đổi lịch học bồi dưỡng thay sách lớp 10 năm

học 2006 – 2007.

- Công văn hành chính là loại văn bản dùng để giao dịch, trao đổi, nhắc nhở, chỉ đạo giữa các cơ quan tổ chức với nhau hoặc giữa các cơ quan tổ chức với công dân

Ví dụ :

CÔNG VĂN Về việc phối hợp xử lý những trường hợp vi phạm pháp luật trong trường

học.

* Ngoài những loại văn bản nói trên Trường THPT Pró – Đơn Dương còn ban hành các loại văn bản khác như : kế hoạch, thư mời, giấy mời, biên bản, …

1.2.So sánh thể thức văn bản của cơ quan được trình bày với quy định hiện hành của Đảng và Nhà nước :

Một văn bản được hình thành yêu cầu phải có đầy đủ các thành phần bắt buộc của nó hay nói cách khác văn bản đó phải được hoàn chỉnh về mặt thể thức lẫn nội dung trước khi ban hành

Đối với trường trung học phổ thông Pró là một đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, chịu sự quản lý của Sở về mặt giáo dục và đào tạo và giúp Sở trong việc quản lý, giáo dục và đào tạo học sinh nên quá trình hình thành văn bản cũng được thực hiện rất nghiêm túc đảm bảo theo thông tư thông tư 55/2005/TTLT- BNV – VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 về hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Thể thức văn bản tại cơ quan:

Thể thức văn bản là tổng thể các thành phần của một văn bản hành chính được trình bày theo một cấu trúc nhất định và mang ý nghĩa thông tin phù hợp nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng văn bản và thể hiện giá trị pháp lý hiệu lực thi hành văn bản

Thể thức văn bản của trường THPT Pró – Đơn Dương được trình bày đầy đủ các thành phần bắt buộc như : Quốc hiệu ( tiêu đề, tiêu ngữ), Tên đơn

vị chủ quản ,Tác giả, Số – ký hiệu văn bản, Địa danh, Thời gian, Tên loại và trích yếu nội dung văn bản, Nơi nhận, Thể thức đề ký và chức vụ của người ký, Dấu trường , …

Quốc hiệu : là thành phần biểu thị tên quốc gia và thể hiện chế độ

chính trị mà Nhà nước của quốc gia đó thực thi

Quốc hiệu được trình bày ở góc trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản

Thực tế cơ quan trình bày :

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập Tự do – Hạnh phúc

- Tác giả ban hành văn bản: tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp căn cứ quy định của pháp luật và căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, trừ trường hợp đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ

Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy, phê chuẩn cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền: tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Uûy ban nhân dân ( UBND), Hội đồng nhân dân ( HĐND), …

Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày ở góc trên bên trái trang đầu của văn bản

Phần tên đơn vị chủ quản được trình bày bằng chữ in hoa trên tên cơ quan ban hành văn bản

Thực tế cơ quan trình bày

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO LÂM ĐỒNG

TRƯỜNG THPT PRÓ



Theo thông tư 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06 tháng 5 năm

2005 về hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Thì được trình bày như sau :

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO LÂM ĐỒNG

TRƯỜNG THPT PRÓ

- Số và ký hiệu văn bản

Số của văn bản là số thứ tự của văn bản được ban hành trong một năm văn thư của một cơ quan tổ chức nào đó

Ký hiệu văn bản là chữ viết tắt của tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành

Cách ghi số : + Đối với văn bản quy phạm pháp luật : Số : / năm ban hành/ tên loại văn bản - tên cơ quan ban hành văn bản

Ví dụ : Số : 02/ 2006/ QĐ-BGD&ĐT + Đối với văn bản hành chính : Số: / tên loại văn bản – tên cơ quan ban hành văn bản

Ví dụ : Số : 03/ BC – THPT Pró

Lưu ý : Số của văn bản phải viết tay

Số và ký hiệu của văn bản được trình bày trên cùng một hàng Chữ số của văn bản là số Ả Rập

- Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Địa danh là tên địa phương mà cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở

Thời gian ban hành : là ngày, tháng, năm văn bản được ký và đóng dấu (Ngày, tháng, năm là thời gian mà văn bản được người có thẩm quyền ký chính thức hoặc ngày văn bản được thông qua.)

Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày dưới phần Quốc hiệu, sát lề phải bằng chữ

in thường kiểu chữ nghiêng, giữa địa danh và ngày tháng năm được cách nhau bằng dấu phẩy, phải ghi đầy đủ bằng các từ ngày tháng năm không được viết tắt Ngày dưới 10 và tháng dưới 3 thêm 0 vào trước

Ví dụ : Đơn Dương, ngày 15 tháng 8 năm 2006

- Tên loại và trích yếu nội dung

Tên loại là tên gọi của từng loại văn bản ( Quyết đinh, Báo cáo, Kế hoạch , … )

Trích yếu nội dung là câu tóm tắt ngắn gọn và phản ánh chính xác nội dung của văn bản đề cập đến

Tên loại và trích yếu nội dung được trình bày dưới địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản Được trình bày ở giữa trang văn bản bằng chữ

in hoa đứng, đậm

Đối với công văn hành chính thì trích yếu nội dung được trình bày dưới thành phần số và ký hiệu Được trình bày bằng chữ in thường, đứng

Thực tế trường được trình bày hoàn toàn đúng với thông tư 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 về hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Ví dụ 1 :

QUYẾT ĐỊNH Thành lập hội đồng coi và chấm thi học kỳ II năm học 2005 – 2006

Ví dụ2 :

BÁO CÁO

V/v Báo cáo tình hình chuẩn bị cơ sở vật chất dạy học môn tin học

Ví dụ 3 :

Số : 20/HC Về việc : hướng dẫn kiểm tra hồ sơ khối

12 năm học 2005 – 2006

- Nội dung văn bản là toàn bộ thông tin mà văn bản đề cập đến.

Phần nội dung được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 – 14; khi xuống òng, chữ đầu dòng có thể lùi vào từ 1cm đến 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu là 6pt, khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng chọn tối thiểu từ cách dòng đơn hoặc từ 15pt trở lên

Thực tế trường được trình bày theo thông tư 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 về hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Ví dụ :

Căn cứ Điều 40 khen thưởng và kỷ luật của Điều lệ trường trung học được ban hành kèm theo quyết định số 23/2003/QĐ – BGD&ĐT ngày 11 tháng 7 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Giáo Dục và Đào Tạo;

Căn cứ thông tư 08/TT ngày 21 tháng 3 năm 1988 của Bộ Giáo Dục và Đào Tạo về việc khen thưởng và kỷ luật học sinh ;

Xét biên bản đề nghị của tập thể lớp 11A7, 10A12 và giáo viên chủ nhiệm lớp 11A7, 10A12 về việc xử lý kỷ luật học sinh ;

Xét biên bản họp hội đồng kỷ luật ngày 06 tháng 01 năm 2006 về việc đề nghị xử lý kỷ luật học sinh ;

Nội dung văn bản được tính từ tên loại và trích yếu nội dung đối với công văn hành chính thì nội dung được tính từ “ kính gửi” trở đi

Nơi nhận văn bản : là nơi tên cơ quan, cá nhân mà văn bản được

chuyển tới để có trách nhiệm giải quyết, theo dõi và biết Nơi nhận văn bản được trình bày ở góc trái cuối cùng của trang văn bản Cách dòng cuối cùng của nội dung văn bản từ 2 – 3 dòng, nơi nhận được trình bày sát với lề trái của văn bản, ghi địa chỉ nơi nhận bắt đầu bằng dấu gạch ngang Từ “Nơi nhận” được trình bày trên dòng riêng sau đó có dấu hai chấm , chữ in thường cỡ chữ 12 đậm, nghiêng Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản được trìmh bày băng chữ thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng , đầu dòng có dấu gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy ( ;) riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “ lưu ” sau đó có dấu hai chấm( : ), tiếp theo là chữ viết tắt “ VT ” ( văn thư cơ quan, tổ chức ), chữ viết tắt tên đơn vị ( hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu ( chỉ trong những trường hợp cần thiết ) được đặt trong ngoặc đơn, cuối cùn g là dấu chấm

Thực tế cơ quan thực tập được trình bày như sau :

Ví dụ :

Nơi nhận :

- Như điều 3 “ để thực hiện”

- Gia đình ( phối hợp)

- Địa phương ( phối hợp )

- Lưu VT Aùp dụng theo thông tư 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 thì được trình bày như sau :

Ví dụ :

Nơi nhận :

- Như điều 3 ;

- Gia đình ;

- Địa phương ;

- Lưu : VT,HT, VT 8

- Thể thức đề ký và chức vụ người ký văn bản :

Chữ ký là ký hiệu của người có thẩm quyền ký văn bản đó Văn bản có chữ ký của người có thẩm quyền thì mới có giá trị pháp lý Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về nội dung và thể thức văn bản mà mình ký

Chữ ký phải là chữ ký chính thức đã được đăng ký không được dùng viết chì, mực đỏ, mực dễ phai để ký văn bản, quyền hạn của người ký được trình bày bằng chữ in hoa cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng đậm Chữ ký và thể thức đề ký được trình bày ở phía dưới góc phải trang cuối của văn bản, cách dòng cuối của nội dung văn bản từ 2 – 3 dòng Họ tên của người ký được trình bày bằng chữ in thường cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng đậm

Thực tế trường trình bày như sau :

Ví dụ :

- Khi thủ trưởng ký : HIỆU TRƯỞNG

Vương Quang Thịnh Vượng

- Khi cấp phó ký thay :

TM HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG

Vũ Văn Công

- Dấu cơ quan : Dấu trên văn bản là thành phần thể hiện tư cách pháp

lý của văn bản

Dấu của cơ quan được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái

Ngoài những thành phần bắt buộc như trên các mẫu văn bản còn có thành phần phụ như : mẫu dấu độ mật ( tuyệt mật, tối mật hoặc mật ), “hoả tốc”, “thượng khẩn” hoặc “khẩn” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 – 14 kiểu chữ đứng đậm và được đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn

- Thể thức sao văn bản :

Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một trang giấy ngay sau phần cuối cùng của văn bản được sao, dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản Hình thức sao : cum từ “ sao y bản chính”, “ trích sao ”, “ sao lục ”, được trình bày bằng chữ

in hoa, cỡ chữ 13 – 14 kiểu đứng, đậm

Các thành phần thể thức khác của bản sao gồm : tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; dấu của

cơ quan, tổ chức ssao văn bản; nơi nhận được trình bày theo hướng dẫn trình bày các thành phần thể thức tương ứng của văn bản theo thông tư 55

Ví dụ :

SAO Y BẢN CHÍNH SỞ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO LÂM ĐỒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG THPT PRÓ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số : 08/SY Đơn Dương, ngày 20 tháng 8 năm 2006

- Các tổ chuyên môn; PHÓ HIỆU TRƯỞNG

- Lưu VT

Vũ Văn Công

Tóm lại, thể thức văn bản tại Trường trung học phổ thông Pró được thực hiện theo thông tư 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005

1.3 Quy trình soạn thảo văn bản tại cơ quan :

Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các bước cần tiến hành trong quá trình soạn thảo văn bản Các bước soạn thảo văn bản được sắp xếp theo thứ tự nối tiếp nhau, từ bước này đến bước khác Kết thúc mỗi bước soạn thảo người soạn thảo văn bản đạt được một mục tiêu, một kết quả nhất định làm cơ sở cho các bước tiếp theo cho đến khi soạn thảo xong văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản cũng đồng thời là kế hoạch soạn thảo văn bản, từng bước soạn thảo là từng mục của kế hoạch soạn thảo văn bản

Các bước soạn thảo văn bản:

- Xác định mục đích ban hành văn bản ;

- Xác định tên thể loại văn bản ; -Thu thập và xử lý thông tin;

- Xây dựng đề cương và viết dự thảo văn bản;

- Duyệt bản thảo, nhân bản, ký và ban hành

Văn bản của tổ chuyên môn nào thì tổ chuyên môn đó tự soạn thảo theo thẩm quyền của mình, sau khi thực hiện xong công việc ở giai đoạn

chuẩn bị thì người cán bộ soạn thảo văn bản dựa vào thông tin đã thu thập được để hình thành một bản thảo chính xác với thực tế

Sau khi hoàn tất bản thảo, người chịu trách nhiệm về văn bản đó sẽ ký nháy lên văn bản rồi chuyển cho tổ trưởng hoặc lãnh đạo phụ trách chuyên môn đó để xem xét nội dung, thể thức rồi ký chính thức lên văn bản

Văn bản sau khi được lãnh đạo ký chính thức thì sẽ được chuyển xuống bộ phận văn thư để hoàn thành văn bản như : ghi số và ký hiệu văn bản, ghi ngày, tháng, năm, sao nhân văn bản, đóng dấu và phát hành

Văn bản được chuyển qua đường bưu điện hoặc đưa vào tài liệu lưu và đơn vị nhận bản lưu