Quản lý dự án xây dựng với Microsoft Project

Quản lý dự án bằng microsoft project

Tổng quan về MS Project và QLDA

Chuyên đề

Biên soạn : Lưu Trường Văn

Nội dung

Làm thế nào MS Project giúp đỡ bạn

4 bước chính của QLDA

Tổng quan về QLDA

1 Tổng quan về quản lý dự án

(QLDA) (1)

• QLDA là duy trì quy mô , tiến độ , và nguồn

lực cân bằng nhau

• Nói chung, QLDA có nghĩa là lập kế hoạch,

tổ chức, và theo dõi các nhiệm vụ của một

dự án; nhận dạng và lập tiến độ tài nguyên

để hoàn thành các nhiệm vụ đó.

Nguồn lực mà đã được phốihợp với thời gian để hoànthành dự án của bạn phảitương xứng với quy mô dự

án của bạn

Một ti tiến độ

chỉ ra thời gian và thứ tự của mỗi nhiệm

vụ cũng như

là thời gian hoàn thành toàn bộ dự án

đang làm gì hoặc khi nào các công tác sẽ

cơ hội của bạn để đáp ứng các mục tiêu

đó.

1 Tổng quan về QLDA (5)

hạn chót đã quy định hoặc trễ tiến độ, bạn có thể chạm trán những khó khăn không cần thiết trong sự xác định nguồn gốc của vướng mắc cũng như là tác động của nó lên tiến độ

• Qu Qu ản lý dự án tốt giúp bạn tiếp tục công việc Mọi người trong ban QLDA sẽ có lợi từ sự phối

hợp và sự giao tiếp được cải thiện mà tạo ra

từ sự tập trung mạnh hơn vào các kết quả

Bạn sẽ đạt được sự an tâm rằng mọi thứ đang được kiểm soát.

2 4 bước chính của QLDA (1)

Bước 4 Bước 3

2 4 bước chính của QLDA (2)

• Bạn có thể dùng MS Project cho bước 2 và

bước 3 để tạo ra một kế hoạch dự án, theo dõi

và QLDA

• Nhưng không có chương trình QLDA nào có thể giúp bạn nhiều trong các bước 1 và 4.

• Với bước 1, bạn cần viết ra các mục đích của

bạn và các giới hạn (số lượng nguồn lực có sẳn hoặc là ngân sách dự án)

• Dẫu rằng bước 4 không yêu cầu 1 chương trình QLDA, MS Project MS Project vẫn có thể để giúp bạn đánh

giá và lưu trữ 1 dự án tại lúc nó kết thúc Đó là

hầu hết của những gì bạn cần làm trong bước 4 kết thúc 1 dự án.

2 4 bước chính của QLDA (3)

Định nghĩa quy mô dự án

Xác định nguồn lực của bạn

Xác định các giới hạn

tiến độ của bạn

Bước 1: Định nghĩa

2 4 bước chính của QLDA (4)

Bước 1: Định nghĩa dự án

– Định nghĩa quy mô dự án

• Bạn muốn hoàn thành các mục đích gì? Để hoàn thành nhữngmục đích này, những công tác chính nào và bao nhiêu côngtác là được yêu cầu?

– Xác định nguồn lực của bạn.

• Nguồn lực gì (con người và thiết bị) là có sẳn để giúp bạn đạtđược các mục tiêu dự án?

– Xác định các giới hạn tiến độ của bạn.

• Cần bao nhiêu lâu để hoàn thành dự án? Cái gì là những cộtmốc thời gian quan trọng và các hạn chót?

– Một khi bạn đã quyết định chọn các mục tiêu dự án và

cơ cấu tổ chức cho dự án của bạn, bạn sẽ làm cho nó dồi dào hơn bởi việc tạo ra một kế hoạch dự án

• Kế hoạch dự án là trái tim của QLDA

• Nó định nghĩa quy mô, nguồn lực và tiến độ

trong một tài liệu, vì thế nó cho phép bạn giữ những nhân tố này trong sự cân bằng xuyên suốt dự án của bạn

2 4 bước chính của QLDA (6)

– quan hệ trước sau giữa các công tác, và

– thời gian hoàn thành toàn bộ dự án

• Đạt được công việc và ước lượng thời gian cho các

công tác : tốt nhất từ những ai chịu trách nhiệm trực

tiếp cho các công tác đó

• Xác định quan hệ giữa các công tác.

– Ví dụ, khám phá nếu một công tác không thể bắt đầu mãi chođến khi một công tác khác kết thúc, nếu một vài công tác phảiđược bắt đầu cùng thời điểm, hoặc nếu 2 công tác phải hoànthành tại cùng một thời điểm

• Đưa ra công tác và các ràng buộc của dự án.

– Ví dụ, bạn có thể muốn một công tác bắt đầu vào một ngày cụthể

2 4 bước chính của QLDA (8) Bước 3: Theo dõi tiến trình dự án

• Khi dự án của bạn bắt đầu, kế hoạch

của bạn trở nên 1 công cụ đáng giá

giúp bạn định hướng và thực hiện dự

án

• Với 1 kế hoạch dự án bạn có thể phân

tích cái gì đang thực hiện đúng và cái

gì đang sai sót suốt tiến trình dự án

2 4 bước chính của QLDA (9)

Bước 3: Theo dõi tiến trình dự án

Sử dụng kế hoạch, bạn có thể:

• Theo dõi tiến trình dự án, so sánh dữ liệu thực

tế với những gì đã ước lượng

• Xem xét lại các nhân tố nguồn lực, quy mô, và tiến độ để cân bằng các ưu tiên của bạn

dự án của bạn chậm tiến độ

• Phân tích các yêu cầu nguồn lực xuyên suốt

dự án để đảm bảo rằng , ví dụ, không có ai

trong Ban QLDA là quá tải trong công việc

• Thực hiện những thay đổi mà sẽ giúp bạn đạt được các mục tiêu dự án sớm hơn

2 4 bước chính của QLDA (10)

các cho sự cải thiện trong tương lai

• Đạt được c các tài liệu dự án

Không có chương trình QLDA nào có thể kết thúc dự án thay cho bạn, nhưng nhưng một kế hoạch

dự án do bạn tạo ra bằng MS Project có thể giúp bạn thiết lập một con đường thành công cho dự

án tương lai của bạn .

3 Làm thế nào MS Project giúp bạn (1)

Microsoft Project là công cụ mạnh giúp

bạn tổ chức, theo dõi những cái khác

thường trong dự án của bạn

3 Làm thế nào MS Project giúp bạn (3)

Tính toán hầu hết các chi tiết của tiến độ

• Bạn chỉ cần nhập vào một lương thông tin

tương đối, và Microsoft Project chăm sóc

Tính toán hầu hết các chi tiết của tiến độ

• Ngoài ra, khi bạn thay đổi bất kỳ nhân tố nào,

Microsoft Project tính toán lại tiến độ, vì thế bạn có thể nhìn thấy ảnh hưởng của thay đổi lên dự án.

• Hãy nhớ rằng, khả năng lập tiến độ của

Microsoft Project là càng tốt tùy theo thông tin bạn cung cấp cho nó, vì thế nên đảm bảo rằng thông tin của bạn là đầy đủ và chính xác .

3 Làm thế nào MS Project giúp bạn (5)

Dể dàng cân bằng các nhân tố tiến độ

“găng”

• Tại cấp độ dự án, Microsoft Project giúp bạn duy trì

một sự cân bằng trong vòng quy mô, nguồn lực, và thời gian:

– Có phải nhiều công tác đã được thêm vào dự án của bạn nhưngthời gian thực hiện không tăng?

• Một cái nhìn lướt qua tiến độ Microsoft Project của

bạn sẽ chỉ ra cho bạn những nguồn lực hiện tại là có

đủ để hoàn thành các công tác mới mà không có sự

mở rộng của hạn chót.

Phất cờ các vướng mắc – trước khi chúng tác động đến dự

án của bạn

• Khả năng để nhìn thấy phía trước và phòng tránh

những vướng mắc trong tiến độ trước khi chúng

xuất hiện là có ý nghĩa trong đảm bảo dự án thành công

• Kế hoạch dự án của bạn giúp bạn nhận dạng và và

hiệu chỉnh các vướng mắc như là như là nguồn lực quá tải; các công tác mà đe dọa phá hỏng ngân sách của dự án, và mâu thuẩn tiến độ mà có thể đẩy hạn chót của dự án ra xa

• Bằng cách này hay cách khác, Microsoft Project giúp

bạn quản lý những dự án phức tạp, đảm bảo rằng

bạn tốn ít thời gian vào các chi tiết QLDA và bạn sẽ

có nhiều thời gian cho những công việc quan trọng của bạn

3 Làm thế nào MS Project giúp bạn (7)

Phất cờ các vướng mắc – trước khi chúng tác

động đến dự án của bạn

• Một khi bạn đang sẳn sàng phát triển kế

hoạch dự án của bạn, Microsoft Project trở

thành trợ lý tất-cả-trong-1 về QLDA cho bạn.

• Mặc dù Microsoft Project không thể định

nghĩa dự án của bạn – chỉ bạn mới có thể làm điều đó – nó thực hiện hầu hết các công việc của việc tạo ra và theo dõi một kế hoạch dự

án, và dàn xếp kết thúc dự án.

Khi bạn lập kế hoạch dự án

• Trong giai đoạn này, bạn sẽ nhập các công

tác, ước lượng mỗi công tác cần bao nhiêu ngày, bao nhiêu giờ để hoàn thành, cụ thể khi nào 1 công tác nên bắt đầu và phân công

nguồn lực cho các công tác.

– Cân bằng quy mô, nguồn lực, và thời gian – hoặc chỉ

ra cho bạn chúng sẽ cân bằng tại đâu

3 Làm thế nào MS Project giúp bạn (9)

Theo dõi sự thực thi kế hoạch dự án .

• Khi bạn theo dõi dự án của bạn, bạn theo dõi

tiến trình các công việc, và thường so sánh cái gì đã xuất hiện với cái gì đã hoạch định.

• Với cách đó, nếu bạn cần điều chỉnh tiến độ

để mà duy trì hạn chót như cũ Microsoft

Project sẽ:

– Hiển thị ước lượng ban đầu (như là thời gian hoàn

thành công tác) và dữ liệu thực tế.

– Tính toán và hiển thị sự khác nhau giữa các ước

lượng ban đầu và dữ liệu thực tế.

– Đơn giản hóa quá trình cập nhật kế hoạch của bạn

với dữ liệu thực tế.

– Tính toán ảnh hưởng của cập nhật lên tiến độ.

• Tại lúc kết thúc dự án, bạn sẽ giải quyết

những nội dung còn tồn tại, nhận dạng cái gì đã được làm tốt, nhận dạng các vướng mắc và các lĩnh vực cho sự cải thiện ở tương lai, và tư liệu hóa cho

những gì bạn tìm thấy.

3 Làm thế nào MS Project giúp bạn (11)

Kết thúc dự án .

• Mặc dù Microsoft Project không hề hổ trợ

trực tiếp cho những công tác nói trên nhưng

– Khi bạn dùng Microsoft Project để quản lý dự án của

bạn, b b ạn sẽ không ra ngoài sự kiểm soát của tiến

lực và thời gian tối thiểu

TS LUONG DUC LONG DHBK 1

Chuyên đề 2:

HƯỚNG DẪN NHANH SỬ DỤNG

MICROSOFT PROJECT

Tác giả: TS Lương Đức Long

Đại học Bách Khoa TPHCM

Khoa Kỹ Thuật Xây Dựng.

luongduclong@hcmut.edu.vn

0937877958

1 Giới thiệu chương trình Microsoft Project - Giao diện của

chương trình

2 Xây dựng một Project mới

3 Lựa chọn các tuỳ chọn để lập tiến độ

4 Thay đổi lịch làm việc

5 Nhập dữ liệu cho các công tác của dự án

6 Nhập dữ liệu liên quan đến tài nguyên sử dụng

7 Xem biểu đồ tài nguyên

8 Xem sơ đồ mạng

9 Xem các thông số của mỗi công tác trong tiến độ

10.Hiệu chỉnh tiến độ theo tài nguyên

11.Thay đổi tỷ lệ trên trục thời gian của tiến độ hoặc biểu đồ nhân lực

12 Công tác chính và nhóm các công tác con

13 Định dạng trang in và in ấn kết quả

14 Ví dụ cho trường hợp thêm các ràng buộc

15 Phụ lục in ấn nhiều khung nhìn.

NỘI DUNG:

TS LUONG DUC LONG DHBK 3

$ VÍ DỤ MINH HOẠ :

Cho một dự án xây dựng tháp nước với các công tác và thời

gian hoàn thành được ấn định như sau:

4 6

7,8 Lắp dựng tháp và bể

10

4 2

2,3,5 Lắp đặt bơm

9

6 4

4 Gia công bể

8

5 4

3 Nền móng

7

3 7

3 Lắp đặt ống dẫn

6

6 3

1 Thi công trạm bơm

5

4 2

Tập kết vật tư

-4

4 5

Thi công đào đất

-3

6 3

Sau khi (1) bắt đầu 2 ngày

Lắp đặt hệ thống điện 2

3 4

Khoan giếng

-1

Số công nhân thực hiện

Thời gian hoàn thành

Công tác đứng trước Tên công tác

STT

a) Yêu cầu lập tiến độ thi công cho dự án trên với yêu cầu

nhân lực tham gia mỗi ngày không vượt quá 20 người

b) Thực tế, các công tác trong dự án trên còn có một số ràng buộc như sau:

Công tác Lắp dựng tháp và bể chứa chỉ có thể tiến hành sau khi công tác Nền móng đã được hoàn thành ít nhất 3 ngày.

Công tác Lắp đặt bơm chỉ có thể hoàn thành khi công tác Lắp

đặt ống dẫn hoàn thành ít nhất 1 ngày.

Công tác Nền móng có thể thực hiện sau khi công tác đào

đất tiến hành được 3 ngày.

Yêu cầu: điều chỉnh lại tiến độ với các ràng buộc trên

TS LUONG DUC LONG DHBK 5

1 MÀN HÌNH KHỞI ĐỘNG MICROSOFT PROJECT 2000

Standard and Formatting toolbars (Các thanh công cụ định dạng chuẩn)

Menu bar (Thanh thực đơn)

Title bar

(thanh tiêu đề)

View bar (Thanh quan sát)

A view (Vùng quan sát)

2 TẠO MỘT PROJECT MỚI

NHẬP THÔNG TIN DỰ ÁN - KIỂM TRA HOẶC THAY ĐỔI

TS LUONG DUC LONG DHBK 7

Tạo tập tin dự án

-Trên thanh Toolbar, chọn New -> MP2002 sẽ tạo ra 1 tập tin

và 1 hộp thoại Project Information xuất hiện

-Ta chỉ có thể chọn ngày bắt đầu (Start Date) hoặc ngày kết

thúc (Finish Date).Mặc định là chọn ngày bắt đầu, nếu muốn

chọn ngày kết thúc dự án làm mốc thì chọn nút mũi tên của

Schedule Form và chọn Project Finish Date.

-Trên hộp thoại Start Date, nhấp vào nút mũi tên -> Một bảng

lịch xuất hiện -> chọn ngày bắt đầu cho dự án

3 CÁC TUỲ CHỌN ĐỂ LẬP TIẾN ĐỘ

ƒ Trong hộp thoại Show assignment units as a: Chuyển từ

Percentage sang Decimal

TS LUONG DUC LONG DHBK 9

4 THAY ĐỔI LỊCH LÀM VIỆC

Vào Tool/ Chọn Change Working Time/ Nếu muốn làm thứ 7

(Saturday)-> đánh dấu cột và chọn Nondefault working time, và chọn Option xác định lại số giờ làm việc trong tuần là 48

(tức làm 6 ngày)

Xem lại tổng quát lịch làm việc:

TS LUONG DUC LONG DHBK 11

5 NHẬP DỮ LIỆU CHO CÁC CÔNG TÁC CỦA DỰ ÁN

1ss+2

ĐỂ HỖ TRỢ NHẬP DỮ LIỆU ĐƯỢC DỄ DÀNG, VÀO MENU WINDOW,

CHỌN SPLIT

TS LUONG DUC LONG DHBK 13

•Đổi tên trường thành tiếng Việt -> Nhấp đúp vào tên trường -> hộp thoại

Nhập tên các công việc (Task name)

- Gõ tên các công việc vào và nhấn Enter

ƒNhập thời gian thực hiện các công việc (Duration): Mỗi công tác phải có 1 thời lượng (Duartion)- đó chính là lý do mà

MP2002 cho mặc nhiên giá trị 1 day (1d) cho mỗi công tác mới nhập

ƒThời lượng thực hiện các công việc có thể được nhập là

ƒNhập dạng Elapsed Duration ( thêm chữ e đứng trước - ed,

em, ew, emo) : thì MP sẽ coi như ngày nghỉ không ảnh hưởng đến công tác ( dùng cho công tác bảo dưỡng bêt tông

chẳng hạn thì ngày nghỉ chũ nhật cũng là 1 ngày tính toán vàkhông bị kéo dài vô lý)

ƒVD: Công tác bảo dưỡng bêtông cột 2 ngày=> Nhập Duration 2ed.

TS LUONG DUC LONG DHBK 15

•Liên kết các công tác (Link Tasks) : Vào cột Predecessor

nhập số thứ tự các công tác đứng trước

MP2002 cung cấp 4 mối quan hệ để dùng để nối kết giữ a các công tác

Liên kết các công tác (Link Tasks)

FS (Finish to Start): 1 công tác không thể bắt đầu trước khi công tác đứng trước nó kết thúc VD: Khi xây dựng 1 ngôi nhà- ta phải đào móng, tiếp đó đổ bêtông lót, sau đó làm móng…

SS (Start to Start): 2 công tác cùng bắt đầu tại 1 thời điểm VD: Bắt đầu lợp ngói nhà bếp, bắt đầu đặt thảm trong phòng khách

FF (Finish to Finish) Cơng tác đứng sau chỉ cĩ thể kết thúc khi cơng tác đứng trước kết thúc

SF (Start to finish) Cơng tác đứng sau chỉ cĩ thể kết thúc khi cơng

tác đứng trước bắt đầu

Tuy nhiên trong thực tế, các mối quan hệ giữa các công tác

phức tạp hơn 4 mối quan hệ đã nêu VD: Công tác (a) bắt đầu

được 2 ngày thì công tác (b) bắt đầu => Nhập Predecessor của công tác (b) là (a)SS+2

VD khác (a) SS+25%; (a)FS+2d; (a)FS-1d

Chèn thêm 1 công việc mới vào danh sách

ƒTrên bảng Entry, đặt chuột vào tên công việc mà bạn

muốn chèn công tác mới ở trên nó.

ƒTrên menu, chọn Insert, chọn New task

Xoá 1 công việc trong danh sách

ƒTrên bảng Entry, đặt chuột vào tên công việc mà bạn

muốn xoá.

ƒTrên menu, chọn phím Delete

TS LUONG DUC LONG DHBK 17

6 NHẬP DỮ LIỆU LIÊN QUAN ĐẾN TÀI NGUYÊN SỬ DỤNG

Nguồn lực trong MP 2000

ƒTrong quản lý dự án, nguồn lực bao gồm nhân lực, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu để hoàn thành các công việc của dựán

ƒ MP 2002 yêu cầu bạn tạo ra 1 vùng tài nguyên liệt kê các loại tài nguyên cần sử dụng để thực hiện các công tác trong dự án

ƒThường có 3 loại : Nhân lực/Máy móc/Thiết bị (dạng work), Vật

tư (dạng Material)

Tạo ra nguồn nhân lực

ƒTrên thanh View, chọn Resource Sheet

ƒTrên Resource Sheet, trong trường Resource Name gõ tên

nguồn nhân lực Ví dụ: Thợ xây, thợ ống nước, thợ điện, giám sát, thợ cốp pha

ƒTrong cột Type chọn nguồn lực là Work (dùng cho con người, thiết bị) còn Material (dùng cho vật tư)

ƒTrong cột Initial, MP2002 mặc định cung cấp cho ta những

chữ cái đầu nguồn lực, ta có thể sữa theo ý muốn

ƒTrong cột Group, nếu bạn muốn thể hiện nguồn nhân lực này thuộc phòng ban nào thì gõ tên phòng ban đó VD: Phòng kỹ thuật,

ƒTrong cột Max Unit gõ vào số đơn vị nhân lực tối đa VD:

Nhập 20 CN

TS LUONG DUC LONG DHBK 19

Tạo ra nguồn lực dạng máy móc thiết bị

Tương tự như nguồn lực dạng nhân lực (vì máy móc và

con người đều cùng một Type là Work

Tạo ra nguồn lực dạng vật tư

Trong Resource Sheet nhấp vào ô trong cột Resource

ƒ Nhập mức chi trả cho nguồn lực

ƒTrong Resource Sheet , trong cột Std Rate nhập giá chi

trả cho nguồn lực VD: 1.2 USD/ h

ƒCột Ovt Rate nhập mức chi trả làm ngoài giờ VD 1.4

USD/h

ƒNếu nguồn lực được tính trên chi phí của một lần sử

dụng thì nhập vào Cost/ Use

ƒƠû cột Accrue At , nhập vào cách tính tích lũy chi phí

ƒ(Start: Toàn bộ chi phí được tính tại thời điểm đầu,

End -> thời điểm cuối, Prorated- > được phân phối theo

thời gian công việc được thực hiện)

ƒPhân bổ nguồn lực đến các công việc

ƒDùng Entry, nhập trực tiếp vào cột Resource Name Chú

ý phải nhập đúng quy cách VD: CN[4]

ƒHoặc dùng Assign Resource trên thanh Standard

ƒThời lượng (Duration)- đơn vị (Unit)- khối lượng công

việc( Work)