QUẢN LÝ DỰ ÁN (Chương 4)

TÀI LIỆU QUẢN LÝ DỰ ÁN - CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN XÂY DỰNG HÒA BÌNH

CHƯƠNG 4 QUẢN LÝ TÍCH HỢP DỰ ÁN

Quản lý tích hợp dự án bao gồm các quy trình và các hoạt động để xác định, kết hợp, thống nhất, phối hợp các quy trình khác nhau và các hoạt động quản lý dự án trong nhóm quy trình quản lý dự án Trong bối cảnh quản lý dự án, tích hợp bao gồm đặc điểm của sự thống nhất, hợp nhất, truyền thông, và hành động tích hợp đó rất quan trọng để thực hiện kiểm soát dự án thông qua việc hoàn thành công trình, quản lý thành công mong đợi của các bên liên quan, và đáp ứng các yêu cầu Quản lý Tích hợp dự

án bao gồm việc lựa chọn phân bổ nguồn lực, làm cho sự cân bằng giữa các mục tiêu

và giải pháp thay thế cạnh tranh và quản lý phụ thuộc lẫn nhau giữa lĩnh vực kiến thức quản lý dự án Các quy trình quản lý dự án thường được trình bày như các quy trình riêng biệt với giao diện được xác nhận trong khi, trong thực tế, chúng chồng chéo lên nhau và tương tác nhiều cách mà không thể trình bày hoàn toàn chi tiết trong cuốn hướng dẫn Quản lý Dự án này

Hình 4-1 Cung cấp một cái nhìn tổng quan về các quy trình quản lý tích hợp dự án,

cụ thể như sau:

4.1 Xây dựng tôn chỉ dự án - Quy trình xây dựng một tài liệu chính thức cho phép

sự tồn tại của một dự án và giao cho người quản lý dự án quyền áp dụng tổ chức nguồn lực để hoạt động dự án

4.2 Xây dựng Kế hoạch Quản lý dự án - Quy trình xác định, chuẩn bị và phối hợp tất cả các kế hoạch phụ trợ và tích hợp chúng vào một kế hoạch quản lý dự án toàn diện Cơ sở tích hợp của dự án và kế hoạch phụ trợ có thể được bao gồm trong kế hoạch quản lý dự án

4.3 Chỉ đạo và Quản lý công việc dự án - Quy trình lãnh đạo và thực hiện công tác xác định trong kế hoạch quản lý dự án và thực hiện các thay đổi đã được phê duyệt để đạt được mục tiêu của dự án

4.4 Giám sát và kiểm soát công việc dự án -Quy trình giám sát, rà soát và báo cáo tiến độ dự án dựa trên các mục tiêu thực hiện được xác định trong kế hoạch quản lý dự án

4.5 Thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp - Quy trình xem xét tất cả các yêu cầu thay đổi; phê duyệt các thay đổi và quản lý chuyển giao thay đổi; tài sản quy trình tổ chức, tài liệu dự án, và kế hoạch quản lý dự án và khuynh hướng giao tiếp của họ

4.6 Kết thúc dự án hay cả giai đoạn dự án - Tất cả các hoạt động của các Nhóm quy trình quản lý dự án chính thức hoàn thành giai đoạn, dự án

Các quy trình tương tác với nhau và với các quy trình trong lĩnh vực kiến thức khác như mô tả chi tiết trong phần 3 và Phụ lục A1

Nhu cầu quản lý tích hợp dự án là cần thiết trong trường hợp tương tác quy trình đơn lẻ Ví dụ, một ước tính chi phí cần thiết cho một kế hoạch dự phòng liên quan đến việc tích hợp các quy trình trong giá dự án, thời gian, và quản lý rủi ro Lĩnh vực Kiến thức Khi rủi ro bổ sung kết hợp với các lựa chọn thay thế nhân lực khác nhau được xác định, thì sau đó một hoặc nhiều những quy trình này có thể được xem xét lại Phân phôi dự án cũng có thể cần kết hợp với các hoạt động liên tục của các tổ chức thực hiện, các tổ chức yêu cầu, và với đã lên kế hoạch chiến lược dài hạn mà có vấn đề và

cơ hội trong tương lai vào xem xét Quản lý Tích hợp dự án cũng bao gồm các hoạt động cần thiết để quản lý các tài liệu dự án cho phù hợp với kế hoạch quản lý dự án và sản phẩm, dịch vụ, hoặc khả năng chuyển giao

Hầu hết các kinh nghiệm cho biết cách để quản lý một dự án Họ áp dụng kiến thức quản lý dự án, kỹ năng, và các quy trình cần thiết theo thứ tự ưu tiên cùng với sự chặt chẽ khác nhau để đạt được hiệu quả dự án như mong muốn Tuy nhiên, việc xác định một quy trình cụ thể là không cần thiết không có nghĩa là nó không nên đề cập Quản lý

dự án và nhóm dự án cần phải giải quyết tất cả các quy trình và môi trường dự án để xác định mức độ thực hiện cho mỗi quy trình trong dự án Nếu một dự án có nhiều hơn một giai đoạn, mức độ chặt chẽ áp dụng trong từng giai đoạn dự án phải phù hợp với từng giai đoạn Quyết định này cũng được đề cập bởi người quản lý dự án và nhóm dự

án

Các tính chất tích hợp của các dự án và quản lý dự án có thể được hiểu là các loại hoạt động thực hiện trong khi hoàn thành dự án khác nhau Ví dụ về một số hoạt động được thực hiện bởi đội ngũ quản lý dự án là:

• Xây dựng, rà soát, phân tích, và hiểu được phạm vi Điều này bao gồm trong dự án và yêu cầu sản phẩm, tiêu chuẩn, giả định, bắt buộc, và các ảnh hưởng khác liên quan đến một dự án, và cách mà quản lý hoặc đề cập trong vòng dự án;

• Chuyển đổi thông tin dự án thu thập được vào một kế hoạch quản lý dự án sử dụng cấu trúc tiếp cận như mô tả trong cuốn hướng dẫn PMBOK ®;

• Thực hiện các hoạt động sản xuất chuyển giao dự án; và

• Đo lường và giám sát tiến độ của dự án và có hành động thích hợp để đáp ứng mục tiêu dự án

Liên kết giữa các công đoạn trong Nhóm quy trình quản lý dự án thường lặp đi lặp lại trong tự nhiên Ví dụ, Nhóm Quy trình Kế hoạch cung cấp Nhóm quy trình Thực hiện với một kế hoạch quản lý tài liệu đầu vào dự án và sau đó cập nhật các kế hoạch quản

lý dự án nếu thay đổi xảy ra như tiến triển dự án

Tổng quan về quản lý Tích hợp dự án

1 Tham vấn chuyên gia

2 Kỹ thuật tạo điều kiện

3 Yếu tố MT tổ chức

4 Tài sản quy trình tổ chức

B Công cụ kỹ thuật

1 Tham vấn chuyên gia

2 Kỹ thuật tạo điều kiện

4.4 Theo dõi và kiểm

soát công việc DA

A.Đầu vào

1 KH QL dự án

2 Dự đoán tiến độ

3 Dự đoán chi phí

4 Thay đổi có hiệu lực

5 Dữ liệu thực hiện công

1 Yêu cầu thay đổi

2 Báo cáo thực hiện công

2 Cập nhật tài sản, quy trình tổ chức

Hình 4-1 Tổng quan về Quản lý tích hợp Dự án

4.1 Xây dựng tôn chỉ dự án

Xây dựng tôn chỉ dự án là quy trình phát triển một tài liệu chính thức cho phép sự tồn tại của một dự án và cung cấp cho người quản lý dự án có quyền áp dụng các nguồn lực tổ chức các hoạt động dự án Lợi ích quan trọng của quy trình này là một xác định tốt cho khởi đầu và ranh giới dự án, tạo ra một ghi nhận chính thức của dự án, và

là một cách trực tiếp cho quản lý cấp cao để chính thức chấp nhận và làm cam kết dự

án Đầu vào, các công cụ và kỹ thuật, và kết quả đầu ra cho quy trình này được thể hiện trong hình 4-2 Hình 4-3 mô tả sơ đồ luồng dữ liệu của quy trình

Công cụ & Kỹ thuật

1 Tham vấn chuyên gia

2 Kỹ thuật tạo điều kiện

Tôn chỉ dự án thiết lập một quan hệ đối tác giữa các tổ chức thực hiện và yêu cầu Trong trường hợp các dự án bên ngoài, cách ưa thích để thỏa thuận thường là hợp đồng chính thức Trong trường hợp này, nhóm dự án sẽ trở thành người bán đáp ứng các điều kiện của một giao dịch mua từ một thực thể bên ngoài Một tôn chỉ dự án vẫn được sử dụng để thiết lập thỏa thuận nội bộ trong một tổ chức để đảm bảo giao hàng đúng theo hợp đồng Tôn chỉ dự án đã được phê duyệt chính thức khởi công dự án Trong dự án, một người quản lý dự án được nhận định và phân việc sớm là khả thi, tốt nhất là trong khi đang xây dựng các tôn chỉ dự án và luôn luôn trước khi bắt đầu đã lên

kế hoạch Tôn chỉ của dự án cần được phân quyền cho một chủ đầu tư Tôn chỉ dự án cung cấp cho người quản lý dự án quyền lập kế hoạch và thực hiện dự án Chúng được đề nghị người quản lý dự án tham gia vào việc xây dựng tôn chỉ dự án để hiểu biết các yêu cầu cơ bản của dự án Sự hiểu biết này sẽ cho phép phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn cho các hoạt động dự án

Các dự án được khởi công bởi một thực thể bên ngoài cho các dự án như chủ đầu

tư, nhân viên quản lý văn phòng, hay chủ tịch hoặc người đại diện được ủy quyền một danh mục đầu tư Người khởi công dự án hoặc chủ đầu tư nên có trình độ phù hợp để đầu tư mua sắm và cam kết nguồn lực cho dự án Dự án khởi công do nhu cầu kinh doanh nội bộ hoặc ảnh hưởng bên ngoài Những nhu cầu hay ảnh hưởng thường kích hoạt việc tạo ra một phân tích nhu cầu, nghiên cứu khả thi, trường hợp kinh doanh, hoặc mô tả tình hình mà dự án sẽ giải quyết Lập tôn chỉ dự án xác nhận liên kết của các dự án chiến lược và công việc của tổ chức đang tiến hành Một tôn chỉ dự án không được coi là một hợp đồng, vì không có xem xét hoặc số tiền đã hứa, trao đổi trong sáng tạo của mình

4.1.1 Xây dựng tôn chỉ dự án: Đầu vào

4.1.1.1 Bảng tuyên bố công việc dự án (Project Statement of Work-SOW)

Bản tuyên bố công việc dự án là một mô tả của sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả được cung cấp bởi một dự án Đối với các dự án nội bộ, người khởi động án hoặc chủ đầu tư cung cấp tuyên bố công việc dựa trên nhu cầu kinh doanh, sản phẩm, hoặc các yêu cầu Đối với các dự án bên ngoài, tuyên bố công việc có thể được nhận từ khách hàng như là một phần của một tài liệu đấu thầu, (ví dụ như : một yêu cầu đề xuất, yêu cầu thông tin, hoặc yêu cầu đấu thầu) hoặc như một phần của hợp đồng Các tài liệu tham khảo thỏa thuận như sau:

• Nhu cầu kinh doanh Nhu cầu kinh doanh của một tổ chức có thể dựa trên nhu cầu thị trường, tiến bộ công nghệ, yêu cầu pháp lý, quy định của chính phủ, hoặc xem xét môi trường Thông thường, nhu cầu kinh doanh và phân tích lợi ích chi phí được bao hàm trong các tình huống kinh doanh để biện minh cho dự án

• Mô tả phạm vi sản phẩm Các tài liệu mô tả phạm vi sản phẩm nói về đặc tính của sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả được tạo ra khi thực hiện dự án Mô tả cũng nên ghi chép lại mối quan hệ giữa các sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả được tạo ra và nhu cầu kinh doanh mà dự án sẽ giải quyết

• Kế hoạch chiến lược Kế hoạch chiến lược lập tài liệu tầm nhìn mục tiêu chiến lược, và mục tiêu và có thể chứa một tuyên bố nhiệm vụ cấp cao của tổ chức Tất cả các dự án phải được liên kết với kế hoạch chiến lược của tổ chức Cân

bằng kế hoạch chiến lược đảm bảo rằng mỗi dự án góp phần vào mục tiêu tổng thể của tổ chức

4.1.1.2 Tình huống kinh doanh

Các tình huống kinh doanh hoặc tài liệu tương tự mô tả các thông tin cần thiết từ một quan điểm kinh doanh để xác định dự án có xứng đáng để đầu tư hay không Nó thường được sử dụng cho việc ra quyết định của các nhà quản lý hoặc nhà điều hành trên cấp độ dự án Thông thường, việc phân tích nhu cầu kinh doanh và lợi ích chi phí được chứa trong các tình huống kinh doanh để làm sáng tỏ và thiết lập ranh giới cho

dự án, và phân tích như vậy thường được hoàn tất bởi một nhà phân tích kinh doanh bằng cách sử dụng đầu vào các bên liên quan khác nhau Chủ đầu tư nên đồng ý với phạm vi và giới hạn của các tình huống kinh doanh Các tình huống kinh doanh được tạo ra như một kết quả của một hoặc nhiều điều sau đây:

• Nhu cầu thị trường (ví dụ như , Một công ty xe hơi cho phép xây dựng một dự án

để có nhiều xe tiết kiệm nhiên liệu đáp ứng hiệu quả tình trạng thiếu xăng),

• Nhu cầu tổ chức (ví dụ, do chi phí trên cao một công ty có thể kết hợp các chức năng nhân viên và sắp xếp hợp lý các quy trình để giảm chi phí ),

• Yêu cầu khách hàng (ví dụ: , Một công ty điện lực cho phép một dự án xây dựng trạm biến áp mới để phục vụ một khu công nghiệp mới),

• Thành tựu công nghệ (ví dụ, một hãng hàng không cho phép một dự án mới để phát triển vé điện tử thay vì vé giấy dựa trên công nghệ tiên tiến) ,

• Yêu cầu pháp lý (ví dụ: , Một nhà sản xuất sơn cho phép một dự án thiết lập các hướng dẫn để xử lý vật liệu độc hại),

• Tác động sinh thái (ví dụ, một công ty cho phép một dự án để giảm bớt tác động môi trường của nó),

• Hoặc nhu cầu xã hội (ví dụ: , Một tổ chức phi chính phủ trong nước đang phát triển cho phép một dự án cung cấp hệ thống nước uống, nhà vệ sinh, và giáo dục vệ sinh môi trường cho các cộng đồng của bệnh tả phát sinh chi phí cao) Mỗi ví dụ trong danh sách này có thể có các yếu tố rủi ro cần giải quyết Trong trường hợp các dự án phức hợp, tình huống kinh doanh có thể được xem xét định kỳ

để đảm bảo rằng dự án đang đi đúng hướng để cung cấp các lợi ích kinh doanh Trong giai đoạn đầu của vòng đời dự án, rà soát định kỳ của các tình huống kinh doanh của các tổ chức đầu tư cũng giúp chắc chắn rằng dự án vẫn còn liên kết với tình huống kinh

doanh PM có trách nhiệm đảm bảo rằng dự án có hiệu quả đáp ứng các mục tiêu của

tổ chức và những yêu cầu của một tập hợp các bên liên quan, như đã xác định trong tình huống kinh doanh

4.1.1.3 Thỏa thuận

Thỏa thuận được sử dụng để xác định ý định ban đầu cho một dự án Thỏa thuận

có thể mang hình thức của hợp đồng, biên bản ghi nhớ (MOU), thỏa thuận mức độ dịch

vụ (SLA), thư báo trúng thầu (LOA), (LOI), email, hoặc văn bản thoả thuận khác Thông thường, một hợp đồng được sử dụng khi một dự án đang được thực hiện cho một khách hàng bên ngoài

4.1.1.4 Các yếu tố môi trường doanh nghiệp

Mô tả trong mục 2.1.5 các yếu tố môi trường doanh nghiệp mà có thể ảnh hưởng đến quy trình xây dựng các Tôn chỉ dự án thì thường bao gồm, nhưng không giới hạn:

• Tiêu chuẩn Nhà nước, tiêu chuẩn công nghiệp, hoặc quy định (ví dụ: quy tắc ứng xử, tiêu chuẩn chất lượng, hoặc tiêu chuẩn bảo vệ người lao động),

• Văn hóa tổ chức và cơ cấu, và

• Điều kiện thị trường

4.1.1.5 Tài sản Quy trình tổ chức

Mô tả trong mục 2.1.4 Tài sản quy trình tổ chức có thể ảnh hưởng đến các quy trình xây dựng Tôn chỉ dự án bao gồm, nhưng không giới hạn:

• Các quy trình tổ chức tiêu chuẩn, chính sách và định nghĩa quy trình,

• Mẫu (ví dụ , Dự án tôn chỉ mẫu),

• Thông tin lịch sử và bài học kinh nghiệm về cơ sở kiến thức(ví dụ: Dự án, hồ sơ, tài liệu; tất cả thông tin kết thúc dự án và các tài liệu, thông tin về cả các kết quả của các quyết định lựa chọn dự án trước đây và thông tin thực hiện dự án trước

đó, và thông tin từ các hoạt động quản lý rủi ro)

4.1.2 Xây dựng tôn chỉ dự án: Công cụ và Kỹ thuật

4.1.2.1 Tham vấn chuyên gia

Tham vấn chuyên gia thường xuyên được sử dụng để đánh giá các đầu vào để xây dựng tôn chỉ dự án Nó được áp dụng cho tất cả mọi chi tiết kỹ thuật và quản lý trong

quá trình này Các chuyên gia này là từ các nhóm hoặc cá nhân có kiến thức chuyên ngành hoặc đào tạo, và được lấy từ nhiều nguồn như:

4.1.2.2 Các kỹ thuật trang bị (Facilitation techniques)

Facilitation techniques có sự áp dụng rộng rãi trong các quá trình quản lý dự án và dướng dẫn để xây dựng tôn chỉ dự án Brainstorming, giải pháp mâu thuẫn, giải quyết vấn đề, và quản lý hội họp là những ví dụ về các kỹ thuật được dùng để giúp cho các nhóm và các cá nhân hoàn thành các hoạt động của dự án

4.1.3 Xây dựng tôn chỉ dự án: Đầu ra

4.1.3.1 Tôn chỉ dự án

Tôn chỉ dự án là tài liệu do người khởi công dự án hoặc chủ đầu tư chính thức cho phép sự tồn tại của một dự án và cung cấp cho người quản lý dự án có quyền áp dụng các nguồn lực tổ chức các hoạt động dự án Đó là tài liệu về các nhu cầu kinh doanh, giả định, những ràng buộc, sự hiểu biết về nhu cầu của khách hàng và yêu cầu trình độ cao, và các sản phẩm mới, dịch vụ, hoặc kết quả được thiết kế để đáp ứng, chẳng hạn như:

• Mục đích dự án,

• Mục tiêu đo lường được dự án và chỉ tiêu thành công liên quan,

• Yêu cầu cấp cao,

• Danh sách các bên liên quan,

• Yêu cầu phê duyệt của dự án (ví dụ: Thế nào là dự án thành công, người nào quyết định dự án là thành công, và là người ký vào dự án),

• Phân công quản lý dự án, trách nhiệm, và cấp có thẩm quyền, và

• Tên và quyền hạn của chủ đầu tư hoặc người khác ủy quyền tôn chỉ của dự án

4 2 Phát triển kế hoạch quản lý dự án

Phát triển kế hoạch quản lý dự án là quy trình xác định, chuẩn bị và phối hợp tất cả các kế hoạch phụ trợ và tích hợp chúng vào một kế hoạch quản lý dự án toàn diện Lợi ích quan trọng của quy trình này là một tài liệu trung ương xác định cơ sở của tất cả các công việc của dự án Đầu vào, các công cụ và kỹ thuật, và kết quả đầu ra cho quy trình này được mô tả trong hình 4-4 Hình 4-5 mô tả sơ đồ luồng dữ liệu của quy trình

1 Tham vấn chuyên gia

Kế hoạch quản lý dự án xác định cách thực hiện dự án, giám sát và kiểm soát, và kết thúc Nội dung kế hoạch quản lý dự án khác nhau tùy thuộc vào khu vực được ứng dụng và độ phức tạp của dự án Nó được phát triển thông qua một loạt các quy trình tích hợp mở rộng qua các dự án kết thúc Kết quả quy trình này trong một kế hoạch quản lý dự án được xây dựng dần bằng cách cập nhật, và kiểm soát và phê duyệt

thông qua quy trình Thực hiện tích hợp kiểm soát thay đổi (mục 4.5) Các dự án đang tồn tại trong bối cảnh của một chương trình cần xây dựng một kế hoạch quản lý dự án phù hợp với kế hoạch quản lý chương trình Ví dụ, nếu kế hoạch quản lý chương trình cho tất cả những thay đổi vượt quá chi phí chuyên biệt cần phải được xem xét bởi hội đồng quản trị kiểm soát sự thay đổi (CCB), sau đó quy trình này và ngưỡng chi phí cần xác định trong kế hoạch quản lý dự án

4.2.1 Phát triển Kế hoạch quản lý dự án: Đầu vào

4.2.1.1 Tôn chỉ dự án

Mô tả trong mục 4.1.3.1 Kích cỡ của tôn chỉ dự án khác nhau tùy thuộc vào độ phức tạp của dự án và các thông tin được biết đến tại thời điểm sáng tạo của chúng Ở mức tối thiểu, các tôn chỉ của dự án cần xác định ranh giới cấp cao của dự án Quản lý

dự án sử dụng tôn chỉ dự án như điểm khởi đầu cho kế hoạch ban đầu trong suốt quy trình khởi tạo các Nhóm

4.2.1.2 Đầu ra từ quy trình khác

Đầu ra từ nhiều quy trình khác được mô tả trong mục 5 đến 13 được tích hợp để tạo

ra các kế hoạch quản lý dự án Bất kỳ mốc cơ sở và kế hoạch phụ trợ nào cũng là một đầu ra từ các quy trình lập kế hoạch khác là đầu vào cho quy trình này Ngoài ra, thay đổi các tài liệu này có thể đòi hỏi phải cập nhật kế hoạch quản lý dự án

4.2.1.3 Các yếu tố môi trường doanh nghiệp

Mô tả trong mục 2.1.5 Các yếu tố môi trường doanh nghiệp ảnh hưởng đến việc Xây dựng quy trình quản lý kế hoạch dự án bao gồm, nhưng không giới hạn:

• Tiêu chuẩn Chính phủ hoặc ngành công nghiệp;

• Kiến thức chính quản lý dự án của thị trường theo chiều dọc (ví dụ, xây dựng) và / hoặc tập trung khu vực (ví dụ: môi trường, an toàn, rủi ro, hoặc phát triển phần mềm);

• Hệ thống thông tin quản lý dự án (ví dụ: Một công cụ tự động, chẳng hạn như công cụ lập tiến độ trình phần mềm, một hệ thống quản lý, một bộ sưu tập thông tin và hệ thống chuyển giao, hoặc giao diện web đến các hệ thống tự động trực tuyến khác);

• Cơ cấu tổ chức, văn hóa, hoạt động quản lý và phát triển bền vững;

• Cơ sở hạ tầng (ví dụ, các cơ sở hiện có và trang thiết bị) và

• Nhân viên hành chính (ví dụ: , Tuyển dụng và hướng dẫn, đánh giá thực hiện của nhân viên, và phát triển nhân viên và hồ sơ đào tạo)

• Quản lý dự án kế hoạch mẫu, bao gồm:

o Hướng dẫn và tiêu chuẩn để rập khuôn theo tổ chức theo các quy trình tiêu chuẩn để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của dự án, và

o Hướng dẫn kết thúc dự án hoặc các yêu cầu như tạo hiệu lực sản phẩm

và chấp nhận chỉ tiêu

• Thay đổi thủ tục kiểm soát, bao gồm các bước mà tiêu chuẩn tổ chức chính thức, chính sách, kế hoạch, và thủ tục, hoặc bất kỳ tài liệu dự án được điều chỉnh và cách phê duyệt và xác nhận thay đổi;

• Hồ sơ dự án từ các dự án trước đó (ví dụ như , Phạm vi, chi phí, tiến độ và thực hiện mốc cơ sở đo lường, tiến độ dự án, sơ đồ mạng tiến độ dự án, và đăng ký rủi ro);

• Thông tin tiến độ và bài học kinh nghiệm kiến thức cơ bản và cơ sở tri thức quản

lý

• Kiến thức quản lý theo cơ cấu có chứa các phiên bản và mốc cơ sở của tất cả các tiêu chuẩn chính thức của tổ chức, chính sách, thủ tục, và các tài liệu dự án

4.2.2 Phát triển Kế hoạch quản lý dự án: Công cụ và Kỹ thuật

4.2.2.1 Tham vấn chuyên gia

Khi thiết lập kế hoạch quản lý dự án, việc tham vấn chuyên gia được tận dụng để:

 Chỉ dẫn cho các quy trình đạt được nhu cầu dự án

 Thiết lập các chi tiết kỹ thuật và chi tiết quản lý cần phải được bao gồm trong kế hoạch quản lý dự án

 Xác định nguồn lực và mức độ kỹ năng cần thiết để tiến hành dự án

 Định nghĩa mức độ quản lý cơ cấu cần áp dụng cho dự án

 Xác định tài liệu nào của dự án dùng để cho quá trình kiểm soát thay đổi chính thức, và

 Ưu tiên hóa công việc của dự án để bảo đảm rằng các nguồn lực cần cho dự án được chuẩn bị sẵn cho các công việc tương ứng vào thời điểm thích hợp

4.2.2.2 Các kỹ thuật phân tích

Như đã diễn tả ở mục 4.1.2.2, các kỹ thuật Facilitation techniques có sự áp dụng rộng rãi trong các quá trình quản lý dự án và hướng dẫn để xây dựng tôn chỉ dự án Brainstorming, giải pháp mâu thuẫn, giải quyết vấn đề, và quản lý hội họp là những ví

dụ về các kỹ thuật được dùng để giúp cho các nhóm và các cá nhân hoàn thành các hoạt động của dự án

4.2.3 Phát triển Kế hoạch quản lý dự án: Đầu ra

4.2.3.1 Kế hoạch quản lý dự án

Kế hoạch quản lý dự án là một tài liệu mô tả cách thức dự án sẽ được thực hiện, giám sát và kiểm soát Nó tích hợp và hợp nhất tất cả các kế hoạch phụ trợ và các mốc

cơ sở từ các quy trình lập kế hoạch

Các cơ sở của dự án bao gồm, nhưng không giới hạn:

• Kế hoạch quản lý yêu cầu (mục 5.1.3.2),

• Kế hoạch quản lý tiến độ (Mục 6.1.3.1),

• Kế hoạch quản lý chi phí (Phần 7.1.3.1),

• Kế hoạch quản lý chất lượng (mục 8.1.3 1),

• Kế hoạch cải tiến quy trình (phần 8.1.3.2),

• Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực (mục 9.1.3.1),

• Kế hoạch quản lý truyền thông (Phần 10.1.3.1),

• Kế hoạch quản lý rủi ro ( phần 11.1.3.1),

• Kế hoạch quản lý mua sắm (Phần 12.1.3 1), và

• Kế hoạch quản lý các bên liên quan (Phần 13.2.3.1)

Trong số khác, kế hoạch quản lý dự án cũng có thể bao gồm:

• Vòng đời được lựa chọn cho dự án và các quy trình áp dụng cho từng giai đoạn;

• Chi tiết về các quyết định rập khuôn đặc biệt bởi đội ngũ quản lý dự án như sau:

o Quy trình quản lý dự án lựa chọn bởi đội ngũ quản lý dự án,

o Mức độ thực hiện cho mỗi quy trình lựa chọn,

o Mô tả công cụ và kỹ thuật được sử dụng để hoàn thành các quy trình, và

o Mô tả cách thức lựa chọn quy trình để quản lý các dự án cụ thể, bao gồm

sự phụ thuộc và tương tác giữa các quy trình và các đầu vào cần thiết và kết quả đầu ra

o Mô tả cách thức làm việc thực hiện để hoàn thành các mục tiêu của dự án;

o Thay đổi kế hoạch quản lý cách giám sát và kiểm soát thay đổi của tài liệu;

o Kế hoạch quản lý cấu hình rằng cách thực hiện quản lý theo cấu hình các tài liệu

o Mô tả cách duy trì toàn vẹn các mốc cơ sở của dự án;

o Các yêu cầu và kỹ thuật giao tiếp giữa các bên liên quan và

o Xem xét quản lý chủ yếu về nội dung, mức độ, và thời gian để giải quyết, vấn đề mở và ban hành quyết định chính thức

Kế hoạch quản lý dự án có thể ở mức độ tóm tắt hoặc chi tiết, và có thể bao gồm một hoặc nhiều kế hoạch phụ trợ Mỗi phần trong số kế hoạch phụ trợ được trình bày chi tiết trong phạm vi yêu cầu của dự án chuyên biệt Sau khi xác định mốc cơ sở của

kế hoạch quản lý dự án được, chỉ có thể được thay đổi khi yêu cầu thay đổi được tạo ra

và được chấp thuận thông qua Thực hiện quy trình kiểm soát thay đổi tích hợp

Trong khi kế hoạch quản lý dự án là một trong những tài liệu chính được sử dụng để quản lý dự án, tài liệu dự án khác cũng được sử dụng Các tài liệu khác không phải là một phần của kế hoạch quản lý dự án Bảng 4-1 là danh sách đại diện của các thành phần kế hoạch quản lý dự án và các tài liệu dự án

Bảng 4-1 Sự khác biệt giữa các kế hoạch quản lý dự án và các tài liệu dự án

4.3 Chỉ đạo và Quản lý công việc dự án

Chỉ đạo và Quản lý công việc dự án là quy trình lãnh đạo và thực hiện công tác đã xác định trong kế hoạch quản lý dự án và thực hiện các thay đổi đã được phê duyệt để đạt được mục tiêu của dự án Lợi ích quan trọng của quy trình này là cung cấp quản lý toàn bộ công việc của dự án Đầu vào, các công cụ và kỹ thuật, và kết quả đầu ra của

quy trình này được mô tả trong hình 4-6 Hình 4-7 mô tả sơ đồ luồng dữ liệu của quy trình

Công cụ & Kỹ thuật

1 Tham vấn chuyên gia

2 Hệ thống thông tin quản lý DA

3 Yêu cầu thay đổi

4 Cập nhật KH QD

DA

Hình 4-6 Chỉ đạo và QL công việc DA: Đầu vào, công cụ & kỹ thuật, đầu ra

Chỉ đạo và quản lý hoạt động công việc dự án bao gồm, nhưng không giới hạn:

• Thực hiện các hoạt động để thực hiện mục tiêu dự án;

• Tạo ra các chuyển giao của dự án để đáp ứng các công việc dự án đã lên kế hoạch;

• Cung cấp, đào tạo và quản lý các thành viên trong nhóm được giao nhiệm vụ dự án;

• Thu dung, quản lý và sử dụng tài nguyên bao gồm tài liệu, công cụ, thiết bị và cơ

sở vật chất;

• Thực hiện các phương pháp và tiêu chuẩn đã lên kế hoạch;

• Thiết lập và quản lý các kênh thông tin dự án, cả bên ngoài và nội bộ cho nhóm

dự án;

• Tạo dữ liệu thực hiện công việc, chẳng hạn như chi phí, tiến độ, kỹ thuật và tiến

độ chất lượng, và trạng thái tạo điều kiện cho dự báo;

• Lập vấn đề yêu cầu thay đổi và thực hiện thông qua những thay đổi vào phạm vi của dự án, kế hoạch, và môi trường;

• Quản lý rủi ro và thực hiện các hoạt động ứng phó rủi ro;

• Quản lý người bán hàng và nhà cung cấp;

• Quản lý các bên liên quan và sự tham gia của họ, và

• Thu thập và văn bản hóa bài học kinh nghiệm và thực hiện phê duyệt các hoạt động cải tiến quy trình

Người quản lý dự án, cùng với đội ngũ quản lý dự án, chỉ đạo việc thực hiện các hoạt động dự án đã lên kế hoạch và quản lý các yếu tố kỹ thuật và các tương tác khác nhau của tổ chức có trong dự án Quản lý dự án cũng nên quản lý các hoạt động không có kế hoạch và xác định các hành động thích hợp Chỉ đạo và Quản lý quy trình làm việc dự án bị ảnh hưởng trực tiếp bởi các lĩnh vực ứng dụng dự án Sản phẩm chuyển giao được sản xuất như đầu ra từ việc thực hiện các quy trình để hoàn thành công việc dự án theo đúng kế hoạch và dự kiến trong kế hoạch quản lý dự án

Trong khi thực hiện dự án, dữ liệu thực hiện công việc được thu thập và hành động phù hợp và rồi truyền đạt Dữ liệu thực hiện công việc bao gồm các thông tin về tình trạng hoàn thành chuyển giao và các chi tiết khác có liên quan về việc thực hiện dự án

Dữ liệu thực hiện làm việc cũng sẽ được sử dụng như một đầu vào cho quy trình giám sát và Kiểm soát Nhóm quy trình

Chỉ đạo và Quản lý công việc dự án cũng xem xét về tác động của tất cả các thay đổi thuộc dự án và thực thi các thay đổi đã được phê duyệt:

• Sửa chữa sai lỗi- Một hoạt động có chủ ý để sửa sai một sản phẩm hoặc một thành phần sản phẩm không phù hợp

• Hành động khắc phục- Một hoạt động có chủ ý nhằm điều chỉnh các công việc

dự án phù hợp với kế hoạch quản lý dự án;

• Hành động phòng ngừa - Một hoạt động có chủ ý nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động trong tương lai của công việc dự án phù hợp với kế hoạch quản lý dự án,

4.3.1 Chỉ đạo và Quản lý công việc dự án: Đầu vào

• Kế hoạch quản lý yêu cầu (mục 5.1.3.2),

• Kế hoạch quản lý tiến độ (Phần 6.1 3.1),

• Kế hoạch quản lý chi phí (Phần 7.1.3 1), và

• Kế hoạch quản lý các bên liên quan (Phần 13.2.3.1)

4.3.1.2 Yêu cầu thay đổi được phê duyệt

Yêu cầu thay đổi được phê duyệt là một đầu ra của quy trình kiểm soát thay đổi tích hợp thực hiện, và bao gồm những yêu cầu xem xét và phê duyệt được thực hiện bởi Ban kiểm soát thay đổi (CCB) Yêu cầu thay đổi đã được phê duyệt có thể là một hành động khắc phục, một hành động phòng ngừa, hoặc việc sửa chữa khuyết tật Yêu cầu thay đổi được phê duyệt được nhóm dự án lên kế hoạch và thực hiện, và có thể ảnh hưởng đến các khu vực của dự án hoặc kế hoạch quản lý dự án Các yêu cầu thay đổi được phê duyệt cũng có thể sửa đổi các chính sách, kế hoạch quản lý dự án, thủ tục, chi phí, hoặc ngân sách hoặc sửa đổi tiến độ Yêu cầu thay đổi được phê duyệt có thể yêu cầu thực hiện các hành động phòng ngừa hoặc khắc phục

4.3.1.3 Yếu tố môi trường tổ chức

Mô tả trong mục 2.1.5 Việc chỉ đạo và quản lý quy trình làm việc dự án ảnh hưởng bởi các yếu tố môi trường doanh nghiệp bao gồm, nhưng không giới hạn:

• Tổ chức, công ty, hoặc văn hóa của khách hàng và cơ cấu của tổ chức hoặc chủ đầu tư;

• Cơ sở hạ tầng (ví dụ , Cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện có);

• Hành chính nhân sự (ví dụ, tuyển dụng và thuê người hướng dẫn, đánh giá thực hiện của nhân viên, và đào tạo hồ sơ);

• Sai số cho phép rủi ro các bên liên quan, ví dụ như chi phí cho phép vượt phần trăm; và

• Quản lý hệ thống thông tin dự án (ví dụ: Một bộ công cụ tự chế, chẳng hạn như một phần mềm lập tiến độ công cụ, một hệ quản trị theo cơ cấu, một thu thập thông tin và hệ thống chuyển giao, hoặc giao diện web để tự động kết nối trực tuyến khác)

4.3.1.4 Tài sản Quy trình tổ chức

Mô tả trong mục 2.1.4 tài sản quy trình tổ chức có thể ảnh hưởng đến quy trình chỉ đạo và quản lý công việc dự án bao gồm, nhưng không giới hạn:

• Hướng dẫn tiêu chuẩn và hướng dẫn công việc;

• Việc yêu cầu truyền thông xác định cho phép truyền thông đại chúng, lưu giữ hồ

sơ, và các yêu cầu an ninh;

• Thủ tục tạo vấn đề và quản lý lỗi xác định kiểm soát vấn đề và lỗi, để nhận diện

và giải quyết lại vấn đề và lỗi, và hành động giám sát các hạng mục;

• Cơ sở dữ liệu đo lường quy trình sử dụng để thu thập và làm cho dữ liệu đo lường có sẵn trên các quy trình và sản phẩm;

• Hồ sơ từ dự án (ví dụ: Phạm vi, chi phí, lịch trình, mốc cơ sở thực hiện đo lường, lịch phân bổ dự án, tiến độ dự án, sơ đồ mạng, đăng ký rủi ro, kế hoạch hành động đối phó, xác định rủi ro, và bài học kinh nghiệm); và

• Cơ sở dữ liệu quản lý vấn đề và lỗi chứa đựng vấn đề về lịch sử và tình trạng khuyết tật, kiểm soát thông tin, giải quyết vấn đề và khuyết tật, và kết quả từng hạng mục của hành động

4.3.2 Chỉ đạo và Quản lý công việc dự án: Công cụ và Kỹ thuật