QUẢN LÝ DỰ ÁN (Chương 3)

TÀI LIỆU QUẢN LÝ DỰ ÁN - CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN XÂY DỰNG HÒA BÌNH

CHƯƠNG 3 CÁC QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN

Nội dung:

3.1 Các tương tác của quá trình quản lý dự án

3.2 Các nhóm quá trình quản lý dự án

3.3 Nhóm quá trình khởi tạo

3.4 Nhóm quá trình hoạch định

3.5 Nhóm quá trình triển khai thực hiện

3.6 Nhóm quá trình giám sát và kiểm tra

3.7 Nhóm Quá trình Đóng Dự án

3.8 Thông tin dự án

3.9 Vai trò của các lãnh vực kiến thức

Quản lý dự án là việc ứng dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để dự đóan các họat động nhằm thỏa mãn các yêu cầu của dự án Việc ứng dụng kiến thức này đòi hỏi các quá trình phù hợp để quản lý hiệu quả

Một quá trình là một tập hợp các hoạt động và hành động liên kết chặc chẽ được thực hiện để tạo ra sản phẩm, dịch vụ hay kết quả được xác định trước Mỗi quá trình được đặc trưng bởi các đầu vào, các công cụ và kỹ thuật có thể áp dụng, và các kết quả đầu ra Như giải thích ở mục 2, PM phải xem xét các tài sản quá trình của tổ chức và các yếu tố môi trường doanh nghiệp để bảo đảm rằng chúng được lưu ý cho từng quá trình, ngay cả khi không đề cập đến một cách rõ ràng Các tài sản quá trình tổ chức cung cấp hướng dẫn và tiêu chí để dẫn đắt các quá trình của tổ chức đến các nhu cầu cụ thể của dự án Các yếu tố môi trường doanh nghiệp có thể mâu thuẫn với các phương án quản lý dự án

Để một dự án được thành công, nhóm dự án phải:

o Chọn các quá trình phù hợp để đạt mục tiêu dự án,

o Dùng cách tiếp cận đạt yêu cầu dự án,

o Tuân thủ các yêu cầu để thỏa mãn nhu cầu và mong đợi của stakeholders,

o Cân đối các yêu cầu của hạng mục, thời hạn, chi phí, chất lượng, nguồn lực, và rủi ro để tạo ra sản phẩm dịch vụ, hay kết quả xác định

Thường có 2 lọai quá trình chính:

 Các quá trình quản lý dự án: Những quá trình này nhằm đảm bảo luồng hiệu quả của dự án trong suốt vòng đời dự án Chúng bao gồm các công cụ và kỹ thuật liên quan được áp dụng như được mô tả từ chương 4 đến chương 13

 Các quá trình định hướng sản phẩm: Những quá trình này nhằm xác định và tạo

ra sản phẩm của dự án Các quá trình này được xác định theo vòng đời dự án (mục 2.4) và biến thiên theo lãnh vực áp dụng cũng như theo giai đoạn của vòng đời sản phẩm Phạm vi của dự án sẽ không thể xác định nếu không thông hiểu môt cáh cơ bản về việc làm thế nào để tạo ra sản phẩm của dự án Ví dụ: Các công cụ và kỹ thuật cần nghiên cứu để áp dụng sau khi xác định mức độ phức tạp của một căn nhà được xây

Cuốn PMBOK này chỉ mô tả các quá trình quản lý dự án Mặc dù các quá trình định hướng sản phẩm không nằm trong phạm vi của sách này, PM và nhóm dự án cũng không nên không lưu ý đến chúng vì các quá trình quản lý dự án và các quá trình định hướng sản phẩm là chồng chéo và tương tác lẫn nhau trong suốt vòng đời dự án

Các quá trình quản lý dự án được áp dụng trong phạm vi toàn cầu và xuyên suốt các nhóm công nghiệp Những thí dụ tốt (good practice) là những trường hợp mà việc áp dụng các quá trình quản lý dự án làm nâng cao cơ hội dẫn đến sự thành công của dự án Nhưng lu1u ý là nó không có nghĩa là các kiến thức, kỹ năng và quá trình đã mô tả luôn được áp dụng một cách như nhau trong mọi dự án Trong mỗi dự án, PM cùng với nhóm dự án chịu trách nhiệm xác định quá trình nào là phù hợp và mức độ phù hợp cho mỗi quá trình

Các PM và nhóm của mình sẽ chỉ định mỗi quá trình, các đầu vào và đầu ra của nó và xác định sự khả dụng của nó vào dự án của mình Sách PMBOK có thể được dùng như một tài liệu dẫn dắt

Quản lý dự án là một công việc nhất quán mà nó đòi hỏi mỗi quá trình dự án hay quá trình sản phẩm đều phải phù hợp và liên kết với các quá trình khác để tạo ra sự phối hợp Những hoạt động được tiến hành trong một quá trình ảnh hưởng đến bản thân quá trình và các quá trình liên quan khác Ví dụ: Một sự thay đổi phạm vi công việc thường sẽ ảnh hưởng đến chi phí dự án, nhưng sẽ không tác động đến kế hoạch thông tin dự án hay mức

độ rủi ro dự án Các tương tác quá trình này thường đòi hỏi một sự cân bằng giữa các yêu cầu của dự án và mục tiêu dự án, và nó thay đổi theo dự án hoặc tổ chức Quản lý dự án thanh công bao gồm việc điều hành một cách chủ động các tương tác này nhằm đạt yêu cầu của nhà tài trợ, khách hàng và các bên liên quan Trong vài trường hợp, một hay nhiều quá trình sẽ phải được làm đi làm lại nhiều lần để đạt được đầu ra mong đợi

Các dự án hiện hữu trong tổ chức và không được vận hành như là một hệ thống độc lập Chúng đòi hỏi các dữ liệu đầu vào từ tổ chức và ngoài tổ chức, và giao lại khả năng từ

tổ chức Các quá trình dự án có thể tạo ra thông tin để cải tiến quản lý cho các dự án sau này và cho tài sản quá trình của tổ chức

Sách PMBOK này mô tả bản chất các quá trình quản lý dự án theo hướng tích hợp giữa các quá trình, các tương tác của chúng, và mục đích chúng phục vụ Các quá trình quản lý

dự án được nhóm lại trong 5 nhóm quá trình được gọi là Các Nhóm Quá trình Quản lý Dự

án (Các Nhóm Quá trình):

 Nhóm quá trình khởi tạo: Các quá trình cần phải được tiến hành để xác định một

dự án mới hay giai đoạn mới của một dự án bằng cách nhằm phân quyền để bắt đầu dự án hoặc giai đọan

 Nhóm quá trình họach định: Các quá trình cần phải được thiết lập phạm vi dự án

và trau chuốt các mục tiêu cũng như chọn phương án thực hiện tốt nhất để đạt mục tiêu của dự án

 Nhóm quá trình triển khai thực hiện: Các quá trình cần phải được tiến hành để hoàn tất các công tác đã xác định trong kế hoạch nhằm đạt các yêu cầu dự án

 Nhóm quá trình theo dõi và kiểm sóat: Các quá trình cần phải thực hiện để ghi dấu, xem xét, và chỉnh sửa triến trình và sự thực hiện dự án, xác định các biến đổi

so với kế họach để triển khai các hành động khắc phục cần thiết

 Nhóm quá trình kết thúc: Các quá trình phải thực hiện để đóng tất cả các hoạt động của nhóm dự án nhằm chính thức hóa việc đóng dự án hoặc một giai đọan Trong chương này sẽ cung cấp thông tin về quản lý dự án cho một dự án đơn lẻ được

tổ chức như là một mạng lưới các quá trình liên kết, các chi tiết của các quá trình quản lý

dự án, và bao gồm các lãnh vực sau:

3.1 Các tương tác của quá trình quản lý dự án

3.2 Các nhóm quá trình quản lý dự án,

3.3 Nhóm quá trình khởi tạo

3.4 Nhóm quá trình hoạch định

3.5 Nhóm quá trình thực hiện

3.6 Nhóm quá trình theo dõi và kiểm soát

3.7 Nhóm quá trình đóng dự án

3.8 Thông tin dự án

3.9 Vai trò của các lãnh vực kiến thức

3.10 Tiêu chuẩn cho quản lý dự án của một dự án

3.1 Các tương tác của quá trình quản lý dự án:

Các quá trình quản lý dự án được thể hiện như là những thành tố riêng lẻ với những phần chung được xác định rõ Tuy nhiên, trong thực tế chúng trùng lặp và tương tác với nhau theo những cách không hoàn toàn giống như mô tả trong sách này Hầu hết những người quản lý dự án có kinh nghiệm đều thừa nhận rằng có nhiều hơn một cách để quản lý

dự án Những nhóm quá trình và và các quá trình của chúng là những hướng dẫn để áp dụng một cách đúng đắn các kiến thức và kỹ năng quản lý dự án Sự ứng dụng các quá trình quản lý dự án là có tính lập đi lập lại, và nhiều quá trình được lập lại trong quá trình quản lý dự án

Bản chất hợp nhất của quản lý dự án đòi hỏi nhóm quá trình theo dõi và kiểm soát tương tác với các nhóm quá trình khác, như mô tả ở hình 3.1

Các nhóm quá trình quản lý dự án được liên kết bởi đầu ra là kết quả mà nó sản sinh ra Các nhóm dự án là riêng lẻ; chúng là các hoạt động chồng chéo lẫn nhau trong suốt dự án Đầu ra của một quá trình thông thường là đầu vào của một quá trình khác hoặc là sản phẩm bàn giao của dự án, dự án con hoặc giai đoạn Các sản phẩm bàn giao ở cấp độ dự án con hoặc dự án có thể được gọi là sản phẩm bàn giao gia tăng (incremental deliverables) Nhóm quá trình hoạch định cung cấp cho nhóm quá trình thực hiện kế hoạch quản lý dự án

và các văn bản, và, như tiến trình của dự án, nó lại tạo ra các cập nhật của kế hoạch quản

lý dự án và tài liệu dự án Hình 3.2 minh họa cách mà các nhóm quá trình tương tác lẫn

nhau và mức độ chồng chéo ở các thời điểm khác nhau Nếu một dự án được chia ra nhiều giai đoạn, các nhóm dự án tương tác với nhau trong mỗi giai đoạn

Hình 3.2: Các nhóm dự án tương tác với nhau trong một giai đoạn hoặc trong dự án

Một ví dụ cho sự tương tác này là đầu ra của giai đoạn thiết kế, trong đó yêu cầu nhà tài trợ phải chấp thuận tài liệu thiết kế Một khi được chấp thuận, tài liệu thiết kế cung cấp mô

tả sản phẩm cho các nhóm quá trình hoạch định hoặc thực hiện trong một hoặc nhiều giai đoạn hệ quả Khi một dự án được chia thanh nhiều giai đoạn, các nhóm quá trình sẽ được

sử dụng để lèo lái dự án hoàn tất một cách hiệu quả theo cách được kiểm soát Trong các

dự án có nhiều giai đoạn, các quá trình được lập lại trong mỗi giai đoạn cho tới khi tiêu chí hoàn tất một giai đoạn là thỏa

3.2 Các nhóm quá trình quản lý dự án:

Những phần sau đây chỉ rõ và mô tả 5 Nhóm Quá trình Quản lý Dự án được đòi hỏi cho mọi dự án 5 nhóm dự án này có sự độc lập rõ ràng và được thực hiện một cách điển hình trong mỗi dự án và tương tác cao độ với các dự án khác 5 nhóm quá trình độc lập trong các lãnh vực áp dụng Mỗi nhóm quá trình riêng lẻ và các quá trình riêng lẻ cũng thường lập lại trước khi hoàn thành dự án và có thể có mối tương tác bên trong nhóm quá trình hoặc giữa các nhóm quá trình.Bản chất của các tương tác này thay đổi tùy theo dự án và cũng thể không được thực hiện theo một trình tự cụ thể

Sơ đồ diễn tả dòng quá trình, như hình 3.3, cung cấp một cái nhìn tổng quát về luồng quan hệ và những tương tác giữa các nhóm quá trình và các bên liên quan.Các quá trình quản lý dự án thường được liên kết bởi các đầu vào và đầu ra nơi mà kết quả hoặc đầu ra của một quay trình trở thành đầu vào của một quy trình khác không nhất thiết ở trong cùng một nhóm quá trình Các nhóm quá trình không phải là các giai đoạn của vòng đời dự

án Thật ra, cũng có khả năng là tất cả các nhóm quá trình có thể được thực hiện trong một giai đoạn của dự án Bởi vì các dự án là khác biệt nhau trong từng giai đoạn hoặc dự án con, như thiết kế cơ sở, khảo sát khả thi, thiết kế, làm mẫu, xây dựng, test, v.v… nên tất cả các nhóm quá trình có thể được lập lại trong mỗi giai đoạn như giải thích và minh họa ở hình 3.2

Các quá trình quản lý dự án được nêu trong nhóm quá trình thì hầu hết các hoạt động liên quan diễn ra Ví dụ: quá trình thực hiện trong giai đoạn hoạch định thì thường đặt trong nhóm quá trình hoạch định Khi quá trình được cập nhật bởi quá trình hoặc hoạt động thuộc nhóm quá trình thực hiện, nó không được xem là quá trình mới thuộc nhóm quá trình thực hiện, mà vẫn là quá trình thuộc nhóm quá trình hoạch định.Bản chất lập lại của quản lý dự

án là nghĩa là các quá trình của một nhóm có thể được dùng lại trong suốt vòng đời dự án

Ví dụ: Để phản ứng lại một sự cố rủi ro, việc thực hiện hành động ứng phó rủi ro có thể khởi

sự một phân tích kỹ hơn, và nó sẽ dẫn đến sự lập lại của quy trình nhận dạng rủi ro kết hợp với quy trình phân tích rủi ro định tính và phân tích rủi ro định lượng để đánh giá tác động

Project Initiator

or Sponsor

Enterprise/

Organization

Custommer

Sellers

 Project statement of work

 Business case

 Agreements

Nhóm Quá trình Khởi tạo

Planning Process Group

Executing Process Group

Closing Process Group

 Liệt kê Stakeholder

 Chiến lược quản lý Stakeholders

 Tôn chỉ dự

án

 Organizational

process assets

 Enterprise

environmental

factors

Project Documents

 Các tài liệu mua hàng

Monitoring and Controlling Process Group

 Project management plan

 Teaming

agreements

 Requirements

 Final product,

service or result

 Seller proposals

 Procurement contract award

 Deliverables

 Change requests

 Work performance information

 Selected sellers

 Approved change request

 Quality control measurements

 Performance reports

 Accepted deliverables

 Procurement documentation

 Make-or-buy decisions

 Source selection criteria

 Resource calendars

NOTE: The darker dotted lines represent relationships between Process Group; The lighter dotted lines are external to the Process

Hình 3.3 Tương tác giữa các nhóm quá trình trong dự án

3.3 Nhóm quá trình khởi tạo

Nhóm quá trình khởi tạo bao gồm các quá trình được tiến hành để xác định dự án mới hoặc giai đọan mới của một dự án hiện hành bằng cách phân quyền để bắt đầu dự án hoặc bắt đầu giai đoạn Trong phạm vi các quá trình khởi tạo, công việc ban đầu là xác định và cam kết nguồn lực tài chánh ban đầu Các bên liên quan nội bộ và bên ngoài cũng phải được xác định Nếu các bên liên quan này chưa được xác định, PM sẽ được chọn Thông tin này phải đưa vào tôn chỉ của dự án và danh mục các bên liên quan Một khi tôn chỉ được phê duyệt, dự án được chính thức vận hành Mặc dù nhóm quản lý dự án có thể giúp viết tôn chỉ dự án, nguyên tắc trên thừa nhận rằng việc đánh gía tình huống kinh doanh, phê duyệt, tài trợ sẽ được bàn giao ngoài ranh giới dự án (hình 3.4) Ranh giới dự án được xác định từ thời điểm bắt đầu dự án chính thức vận hành cho đến khi kết thúc Mục đích chủ yếu của nhóm quá trình này là để cân chỉnh cho mong đợi của các bên liên quan phù hợp với mục tiêu dự án, cho họ một hình ảnh về phạm vi và mục tiêu, chỉ cho họ thấy cách mà họ tham gia vào dự án để bảo đảm rằng mong đợi của họ sẽ đạt được Những quá trình này giúp xây dựng tầm nhìn của dự án – cái gì cần phải thỏa

Hình 3.4: Giới hạn của dự án

Những dự án lớn phức tạp sẽ được chia thành các giai đoạn riêng rẻ Trong những dự án như thế, các quá trình khởi tạo được tiến hành trong từng giai đoạn để hiện thực các quyết định được đưa ra trong tôn chỉ phát triển dự án gốc các quá trình nhận diện các bên liên quan Việc tiến hành các quá trình khởi tạo ngay tại thời điểm bắt đầu của mỗi giai đoạn sẽ giúp giữ dự án

Người

khởi

xướng dự

án/ nhà tài

trợ

Các quá trình khởi tạo

Đầu vào

Các quá trình đóng

Sản phẩm bàn giao

Các báo cáo

Người dùng cuối

Các tài sản quá trình

Các quá trình hoạch định

Các quá trình thực hiện

Các quá trình Giám sát và Kiểm soát Giới hạn dự

án

tập trung vào mục tiêu kinh doanh của dự án Tiêu chí thành công của dự án được kiểm tra, và ảnh hưởng và mục tiêu của các bên liên quan sẽ được xem xét Một quyết định được đưa ra ngay sau đó xác định rằng dự án nên tiếp tục, dừng lại, hay ngưng

Liên quan đến các nhà tài trợ, khách hàng, và các bên liên quan sự khởi tạo giúp hiểu hơn

về tiêu chí thanh công của dự án, giảm sự can thiệp ở bên trên, và cải thiện sự chấp thuận bàn giao, thỏa mãn của khách hàng và các bên liên quan khác

Các quá trình khởi tạo có thể được thực thi ở cấp độ tổ chức, chương trình hoặc chương mục, và do đó nó có thể nằm ngoài mức độ kiểm soát của dự án Ví dụ: Trước khi khởi công một dự án, nhu cầu cho yêu cầu ở mức độ cao hơn có thể phải được văn bản hóa và nó trở thanh một phần của khởi tạo mang tính tổ chức lớn hơn Có thể phải thực thi một quá trình đánh giá sự thay thế để xác định tính khả thi của một cách tiến hành khác Mục tiêu của dự án phải được giải thích rõ, bao gồm cả lý do tại sao phương án này của dự án là tốt nhất để thỏa mãn yêu cầu đề ra Văn bản của quyết định nên bao gồm cả phạm vi ban đầu của dự án, các sản phẩm bàn giao, thời hạn dự án, và tiên lượng về nguồn lực cho phân tích đầu tư của tổ chức Và trong các quá trình khởi tạo này, PM phải được trao quyền sử dụng các nguồn lực của tổ chức các hoạt động của dự án

3.4 Nhóm quá trình hoạch định

Nhóm quá trình hoạch định bao gồm các quá trình được tiến hành để thiết lập toàn bộ phạm

vi, xác định và tinh chỉnh mục tiêu, phát triển các hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu dự án Nhóm quá trình hoạch định giúp xây dựng kế hoạch quản lý dự án và các tài liệu sẽ được sử dụng để vận hành dự án Bản chất phức tạp của quản lý dự án có thể đòi hỏi phải sử dụng tới vòng phản hồi để phân tích dự án Càng nhiều thông tin được thu thập và thông hiểu, càng phải làm thêm hoạch định

3.5 Nhóm quá trình triển khai thực hiện

Nhóm quá trình triển khai thực hiện bao gồm các quá trình cần tiến hành để hòan tất các công tác đã xác định trong kế họach quản lý dự án nhằm thỏa mãn các yêu cầu dự án Nhóm quá trình này phối hợp người và nguồn lực, quản lý các mong đợi của các bên liên quan, cũng như tích hợp và thực hiện các hoạt động của dự án theo kế hoạch

Trong suốt quá trình thực hiện, các kết quả thu được có thể dẫn đến việc cập nhật và điều chỉnh milestones của kế hoạch Điều này cũng có thể bao gồm cả các thay đổi về thời hạn thực hiện công việc, thay đổi nguồn lực, và cả rủi ro nữa Những thay đổi này có thể ảnh hưởng đến

kế hoạch quản lý dự án và các tài liệu của nó và cũng có thể dẫn đến yêu cầu phải phân tích lại

và các phản hồi của quản lý dự án Kết quả phân tích có thể khởi nguồn cho các yêu cầu, mà nếu được phê duyệt, sẽ phải điều chỉnh kế hoạch quản lý dự án hoặc các tài liệu hoặc các milestones Một tỷ lệ rất lớn ngân sách sẽ phải chi dùng trong việc thực thi các quá trình của Nhóm Quá trình Thực hiện Dự án

3.6 Nhóm quá trình giám sát và kiểm tra

Nhóm Quá trình Giàm sát và Kiểm sóat bao gồm các quá trình ghi dấu, xem xét, và chỉnh sửa triến trình và sự thực hiện dự án; xác định các biến đổi so với kế họach để triển khai, các hoạt động thay đổi cần thiết Lợi ích chủ yếu của nhóm quá trình này là việc thực hiện dự án được đo lường và phân tích theo định kỳ, tại những thời điểm cần thiết, hoặc tại các thời điểm

có sự thay đổi của dự án

Nhóm quá trình giám sát và kiểm sóat cũng liên quan đến:

 Kiểm soát các thay đổi và đề xuất các hành động khắc phục hoặc phòng ngừa cho các sai lỗi

 Theo dõi các hoạt động đang tiến hành của dự án so với kế hoạch và các milestones, và

 Ảnh hưởng của các yếu tố mà có thể tránh né việc kiểm soát thay đổi tích hợp, do

đó chỉ những thay đổi được phê duyệt mới được triển khai

Việc giám sát liên tục này cũng cũng giúp cho nhóm dự án một cái nhìn sâu hơn về tình trạng sức khỏe của dự án và xác định khu vực nào của dự án cần phải quan tâm hơn Nhóm Quá trình Giàm sát và Kiểm sóat không chỉ giám sát và kiểm soát các hoạt động của dự án trong phạm vi nhóm qúa trình này mà còn giám sát và kiểm soát cả các hoạt động của toàn dự

án Trong các dự án có nhiều giai đoạn phức tạp, nhóm quá trình giám sát và kiểm soát phối hợp các giai đoạn nhằm thực hiện hành động khắc phục và hành động phòng ngừa để dảm bảo dự án phù hợp với kế hoạch quản lý

3.7 Nhóm Quá trình Đóng Dự án