Báo cáo thực tập QTVP: Công tác văn thư tại Văn phòng Công ty TNHH EROSS Việt Nam

MỤC LỤC KÝ HIỆU VIẾT TẮT 4 LỜI MỞ ĐẦU 5 Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 8 1.1 Khái quát chung về công tác văn thư 8 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư. 8 1.1.2 Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư. 8 1.1.2.2. Ý nghĩa của công tác văn thư. 8 1.1.2.3 Yêu cầu của công tác văn thư. 9 1.2 Nội dung của công tác văn thư. 10 1.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản. 10 1.2.2 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức. 10 1.2.2.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. 10 1.2.2.2 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến. 14 1.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu. 20 1.2.3.1 Khái niệm và tầm quan trọng của con dấu. 20 1.2.3.2 Các văn bản hiện hành quy định về quản lý và sử dụng con dấu. 20 1.2.3.3 Các loại dấu và việc bảo quản, sử dụng con dấu trong cơ quan. 21 1.3 Lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan. 22 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH EROSS VIỆT NAM 24 2.1 Khái quát chung về Công ty TNHH EROSS Việt Nam 24 2.1.1 Sự hình thành và phát triển của Công ty TNHH EROSS Việt Nam 24 2.1.2 Quan điểm phát triển. 25 2.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng của các phòng của Công ty TNHH EROSS Việt Nam. 27 2.2.1 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty. 27 2.2.2 Mục tiêu và nhiệm vụ của Văn phòng Công ty. 30 2.3 Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Công ty TNHH EROSS Việt Nam. 30 2.3.1 Cở sở vật chất phục vụ công tác 30 2.3.2 Công tác tổ chức và quản lý văn bản đi 31 2.3.2.1 Khái niệm văn bản đi 31 2.3.2.2 Quy trình xử lý văn bản đi 31 2.3.3 Công tác tổ chức và quản lý văn bản đến. 37 2.3.3.1 Khái niệm và nguyên tắc giải quyết quản lý văn bản đến của công ty. 37 2.3.3.2 Quy trình xử lý văn bản đến của công ty. 37 2.3.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 46 2.3.4.1 Dấu của Công ty TNHH Eross Việt Nam. 46 2.3.4.2 Nguyên tắc đóng dấu của công ty. 46 2.3.4.3 Quy định của công ty về quản lý và sử dụng con dấu 47 2.3.4.4 Bảo quản con dấu 47 2.3.5 Công tác lập hồ sơ 48 2.3.6 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. 49 2.4 Đánh giá tình hình hoạt động trong thời gian qua tại Văn phòng Công ty. 49 2.4.1 Những thuận lợi trong công tác văn thư của Văn phòng Công ty. 49 2.4.2 Những khó khăn trong công tác văn thư của Văn phòng Công ty. 50 Chương 3: MỘT SỐ PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH EROSS VIỆT NAM 52 3.1 Phương hướng của công tác văn thư tại văn phòng Công ty TNHH EROSS Việt nam năm 2012. 52 3.2 Giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ. 54 3.2.1. Thay đổi nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của văn thư - lưu trữ. 54 3.2.2. Đổi mới phương thức điều hành và tổ chức các công việc theo hướng khoa học, quy chế làm việc cụ thể, rõ ràng. 54 3.2.3. Từng bước hiện đại hóa trang thiết bị, phương tiện và đảm bảo điều kiện làm việc cho nhân viên văn phòng công ty. 55 3.2.4. Chú trọng đào tạo nhân viên. 56 3.3 Một số đề xuất về công tác văn thư tại Công ty TNHH EROSS Việt Nam. 56 KẾT LUẬN 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO 61

MỤC LỤC

KÝ HIỆU VIẾT TẮT 4

LỜI MỞ ĐẦU 5

Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 8

1.1 Khái quát chung về công tác văn thư 8

1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 8

1.1.2 Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư 8

1.1.2.2 Ý nghĩa của công tác văn thư 8

1.1.2.3 Yêu cầu của công tác văn thư 9

1.2 Nội dung của công tác văn thư 10

1.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 10

1.2.2 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức 10

1.2.2.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 10

1.2.2.2 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến 14

1.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu 20

1.2.3.1 Khái niệm và tầm quan trọng của con dấu 20

1.2.3.2 Các văn bản hiện hành quy định về quản lý và sử dụng con dấu 20

1.2.3.3 Các loại dấu và việc bảo quản, sử dụng con dấu trong cơ quan 21

1.3 Lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan 22

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH EROSS VIỆT NAM 24

2.1 Khái quát chung về Công ty TNHH EROSS Việt Nam 24

2.1.1 Sự hình thành và phát triển của Công ty TNHH EROSS Việt Nam 24

2.1.2 Quan điểm phát triển 25

2.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng của các phòng của Công ty TNHH EROSS Việt Nam 27

2.2.1 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty 27

2.2.2 Mục tiêu và nhiệm vụ của Văn phòng Công ty 30

2.3 Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Công ty TNHH EROSS Việt Nam 30

2.3.1 Cở sở vật chất phục vụ công tác 30

2.3.2 Công tác tổ chức và quản lý văn bản đi 31

2.3.2.1 Khái niệm văn bản đi 31

2.3.2.2 Quy trình xử lý văn bản đi 31

2.3.3 Công tác tổ chức và quản lý văn bản đến 37

2.3.3.1 Khái niệm và nguyên tắc giải quyết quản lý văn bản đến của công ty 37

2.3.3.2 Quy trình xử lý văn bản đến của công ty 37

2.3.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 46

2.3.4.1 Dấu của Công ty TNHH Eross Việt Nam 46

2.3.4.2 Nguyên tắc đóng dấu của công ty 46

2.3.4.3 Quy định của công ty về quản lý và sử dụng con dấu 47

2.3.4.4 Bảo quản con dấu 47

2.3.5 Công tác lập hồ sơ 48

2.3.6 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 49

2.4 Đánh giá tình hình hoạt động trong thời gian qua tại Văn phòng Công ty 49

2.4.1 Những thuận lợi trong công tác văn thư của Văn phòng Công ty 49

2.4.2 Những khó khăn trong công tác văn thư của Văn phòng Công ty 50

Chương 3: MỘT SỐ PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH EROSS VIỆT NAM 52

3.1 Phương hướng của công tác văn thư tại văn phòng Công ty TNHH EROSS Việt nam năm 2012 52

3.2 Giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ 54

3.2.1 Thay đổi nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của văn thư - lưu trữ 54

3.2.2 Đổi mới phương thức điều hành và tổ chức các công việc theo hướng khoa học, quy chế làm việc cụ thể, rõ ràng 543.2.3 Từng bước hiện đại hóa trang thiết bị, phương tiện và đảm bảo điều kiện làm việc cho nhân viên văn phòng công ty 553.2.4 Chú trọng đào tạo nhân viên 563.3 Một số đề xuất về công tác văn thư tại Công ty TNHH EROSS Việt Nam 56KẾT LUẬN 59TÀI LIỆU THAM KHẢO 61

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại ngày nay việc đổi mới nâng cao chất lượng quản lý đối với

cơ quan, tổ chức kinh tế, xã hội, các đơn vị kinh doanh, các loại hình Doanhnghiệp là vấn đề quan trọng Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chứcmột phần quan trọng phụ thuộc vào công tác văn phòng trong đó có công tác vănthư Bởi công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụcho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quanĐảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, cácđơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác Đồngthời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lýnói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởngtrực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọngtrong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành

Nắm được tầm quan trọng của công tác văn thư tại Công ty TNHH EROSSViệt Nam, không ngừng hoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác trong hoạtđộng quản lý điều hành của Văn phòng Nhằm thực hiện tốt chức năng tổng hợptham mưu cho lãnh đạo, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý trong toàn đơn vịmột cách chặt chẽ, cụ thể và sát sao hơn nữa

Sau thời gian được đào tạo tại trường Đại Học Thành Đô với chuyênnghành Quản Trị Văn Phòng, nay em đã bắt đầu đi thực tập tại Văn phòng Công

ty TNHH EROSS Việt Nam, số 30/281 Tam Trinh – Hoàng Văn Thụ – HoàngMai – Hà Nội Trong thời gian đi thực tập, được tiếp xúc thực tế, em càng cảmthấy tầm quan trọng của công tác văn phòng đối với cơ quan tổ chức nói chung

và doanh nghiệp nói riêng Đồng thời qua thời gian thực tập bước đầu em cũng

đã được áp dụng kiến thức đã học tập tại trường vào thực tế Việc khảo sát thực

tế đã giúp em rèn được những tác phong của công việc từ đó tạo cho mình tính

tự chủ tự lập trong công việc

Mặc dù thời gian thực tập không nhiều nhưng đã giúp em học hỏi thêm rấtnhiều kinh nghiệm trong thực tế, hơn nữa còn hỗ trợ rất nhiều cho công việc của

em sau này Trong thời gian thực tập em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của

CN Đinh Trà My và các Anh (Chị) tại Văn Phòng Công ty TNHH EROSS Việt

Nam Em xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ đó Qua thời gian thực tập tại Công

ty em tiếp thu được những kinh nghiệm quý báu và em đã lựa chọn đề tài:

‘‘Công tác văn thư tại Văn phòng Công ty TNHH EROSS Việt Nam”

Mục tiêu tổng quát: Khảo sát tình hình thực tế về công tác văn thư tại văn

phòng Công ty TNHH EROSS Việt Nam hiện nay

Đối tượng nghiên cứu là: Công tác văn thư tại Văn phòng Công ty TNHH

EROSS Việt Nam

Phạm vị nghiên cứu: Tại Văn phòng Công ty TNHH EROSS Việt Nam.

Địa chỉ: số 30/281 Tam Trinh – Hoàng Văn Thụ – Hoàng Mai – Hà Nội

Để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận vàphương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ:

- Phương pháp khảo sát thực tế

- Phương pháp phân tích, tổng hợp

- Phương pháp so sánh

- Phương pháp thống kê

Nội dung của báo cáo ngoài phần mở đầu, kết luận gồm 3 chương chính:

Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ.

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH EROSS VIỆT NAM.

Chương 3: MỘT SỐ PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH EROSS VIỆT NAM

Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.1 Khái quát chung về công tác văn thư

1.1.1 Khái niệm công tác văn thư.

Công tác văn thư là một khái niệm dung để chỉ toàn bộ các công việc xâydựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý văn bản, tổ chức và quản lý con dấu,lập hồ sơ nhằm đảm bảo thong tin phục vụ cho các hoạt động tổ chức

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cholãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quanNhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trangnhân dân

1.1.2 Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư.

1.1.2.1 Vị trí của công tác văn thư.

- Công tác văn thư được xác định là một bộ phận của bộ máy quản lý nóichung và hoạt động của từng cơ quan nói riêng

- Trong Văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dungquan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng.Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xemnhư một bộ phận hoạt động quản lý có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản

lý tại đơn vị trong đó văn phòng Công ty không thể thiếu được

1.1.2.2 Ý nghĩa của công tác văn thư.

- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác nhữngthông tin cần thiết

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quanđược nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách đúng chế

độ, giữ gìn bí mật của Đảng

- Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của

cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ trách nhiệm khác trong cơquan

- Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làmtốt công tác lưu trữ

1.1.2.3 Yêu cầu của công tác văn thư.

Công tác văn thư muốn được tổ chức tốt thì cần phải đặt ra các yêu cầu vàphải thực hiện đúng yêu cầu đó, những yêu cầu cụ thể như sau:

* Đảm bảo nhanh chóng kịp thời

Đây là yêu cầu quan trọng nhất đối với công tác văn thư, vì công tác vănthư phải đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý nhanh chóng, kịpthời tất cả các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ đều phải giải quyếtnhanh chóng Nếu giải quyết chậm xẽ gây ra ách tắc công việc, làm giảm ýnghĩa của những sự việc được nêu ra trong văn bản, thậm chí gây ra hậu quảnghiêm trọng

* Đảm bảo chính xác

Đảm bảo chính xác là một yêu cầu không thể thiếu được trong công tác vănthư, bởi vì văn bản là phương tiện thông tin chính xác Thực hiện yêu cầu nàycần phải thể hiện sự chính xác về nội dung văn bản phải được tuyệt đối chínhxác về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chínhxác, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng cũng như chính xác về thể thức

và tiêu chuẩn Nhà nước ban hành, các khâu kỹ thuật nghiệp vụ như trình bày vănbản, chuyển giao văn bản, đăng ký văn bản và thực hiện đúng các chế độ quyđịnh của Nhà nước về công tác văn thư

* Đảm bảo giữ gìn bí mật

Văn bản tài liệu hình thành ra trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức đều chứađựng những thông tin bí mật Tuy có nhiều mức độ khác nhau có loại thuộc bí

mật Quốc gia, có loại thuộc bí mật của một ngành, một địa phương, có loại thuộc

bí mật của một cơ quan Do đó, cần phải giữ gìn bí mật Tất cả những người liênquan đến văn bản giấy tờ bí mật cần thiết phải có ý thức giữ gìn bí mật và phảithực hiện đúng quy định về pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Hội đồng Nhànước

* Hiện đại hóa công tác văn thư

Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc

sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy, nếu yêu cầuhiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm chocông tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có năngsuất, chất lượng cao

Yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư là sự gắn liền với đổi mới nó, đòi hỏinhững áp dụng mới tiên tiến nhất của khoa học để ứng dụng vào công tác vănthư Điều đó giúp cho công tác văn thư được hoàn thiện hơn và nâng cao tínhchuyên nghiệp hơn

1.2 Nội dung của công tác văn thư.

1.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản.

1.2.2.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.

Văn bản đi là tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức gửi đi Là tất cả các loạivăn bản bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản

chuyên nghành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bảnmật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi.

Sau khi thực hiện xong công việc soạn thảo văn bản, tiến hành các quy trìnhnghiệp vụ quản lý văn bản đi, gồm các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số ngàytháng văn bản đi

Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản: Trước khi ghi số

và ngày tháng văn bản, văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thểthức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản xem có đúng với tiêu chuẩn Nhànước ban hành không? Nếu phát hiện sai sót, phải kịp thời báo cáo người đượcgiao trách nhiệm xem xét, giải quyết

Ghi số và ngày tháng văn bản: Ghi số và ngày tháng là yêu cầu bắt buộc đốivới tất cả văn bản đi Ghi số văn bản, được tập trung tại văn thư cơ quan lấy sốchung của cơ quan

Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc tênviết tắt đơn vị soạn thảo công văn đó

Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng

Ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản: ngày tháng năm ban hành văn bảnghi sau địa danh, dưới Quốc hiệu, ngày tháng năm ban hành được viết đầy đủ,các chữ số dùng số Ả - Rập, đối với những số nhỏ hơn 10, phải thêm số 0 phíatrước, tháng 1, 2 phải thêm số 0 phía trước

Bước 2: Đóng dấu văn bản đi

Dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản Dấu của cơ quan chỉđược phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền,dấu đóng phải ngay ngắn, đúng màu mực, dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bêntrái Đối với dấu chỉ mức độ hỏa tốc, khẩn, thượng khẩn trên văn bản được thực

hiện theo quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ

thuật trình bày văn bản hành chính do Bộ Nội vụ ban hành (Có hiệu lực từ ngày 05/3/2011 thay thế cho phần thể thức văn bản hành chính quy định tại Thông tư liên tịch 55/2005) Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo

quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày

08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của phápluật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành

và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghịđịnh số 110/2004/NĐ-CP

Bước 3: Đăng ký văn bản đi

Là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến cácđối tượng có liên quan Việc đăng ký thực hiện theo hai cách: bằng sổ truyềnthống hoặc bằng máy vi tính

* Đăng ký văn bản đi bằng sổ

Tất cả các văn bản đi đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn mộtcách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột mục theo quy định Khi đăng ký khôngdùng bút trì, không dập xóa hoặc viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây sự nhầmlẫn, khó khăn trong tra cứu Đối với văn bản mật, tối mật, tuyệt mật cần phảiđược đăng ký và bảo quản riêng theo quy định về chế độ bảo mật của Nhà nước

đã ban hành

Bước 4: Chuyển giao văn bản đi:

Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có liênquan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: Chính xác, đúng đối tượng và kịpthời Văn bản đi thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giaotrong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản khẩn đi cầnđược hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản đượcký

Để thực hiện việc chuyển giao văn bản, cần thực hiện các bước sau:

- Lựa chọn, trình bày bì, đưa văn bản vào bì và dán bì: Phong bì gửi vănbản phải làm bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ ở bên trong, không ẩmướt, rách, mủn.

Đối với văn bản tuyệt mật phải làm hai bì: Bì trong ghi rõ số, ký hiệu củatài liệu, tên người nhận, đóng dấu “tuyệt mật” Nếu là tài liệu gửi đích danhngười có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “chỉ người có tên mơi được bóc bì”

bì ngoài như gửi tài liệu thường đóng dấu ký hiệu chữ A Đối với văn bản mật,tối mật làm một bì Ngoài bì đóng dấu B, C Bì văn bản mật được thực hiện theoquy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)

Đối với những văn bản có dấu hiệu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” vị tríđóng dấu hiệu này dưới yếu tố số và ký hiệu văn bản

Trình bày bì không viết tắt, khi dán thì không để hồ dính vào văn bản

Đối với những văn bản có nội dung quan trọng hoặc văn bản mật, khichuyển kèm theo phiếu gửi để tiện cho việc kiểm tra, theo dõi quá trình giảiquyết Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10

và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông

tư số 12/2002/TT-BCA (A11)

- Lập sổ và chuyển giao văn bản đi: sau khi có chữ ký, đóng dấu, ghi số, kýhiệu, ngày tháng và đăng ký sổ phải được gửi ngay đến các đối tượng có liênquan (trực tiếp, qua bưu điện) đều phải có sổ chuyển giao văn bản

Bước 5: Lưu văn bản đi:

Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định

số 110/2004/NĐ-CP Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người cóthẩm quyền (bản chính, bản gốc)

Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký Nhữngvăn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh

số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thìđược sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản.

Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo

vệ, bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư

Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu

sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của

cơ quan, tổ chức

Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấucác độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhànước

1.2.2.2 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.

Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản QPPL, văn bản hành chính và văn bảnchuyên ngành (kể cả văn bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bảnmật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến

Việc quản lý và giải quyết văn bản đến gồm các bước:

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến:

Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thưcủa cơ quan, tổ chức hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đếntrong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngàynghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong(nếu có) ; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trướckhi nhận và ký nhận

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặcvăn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản cóđóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao tráchnhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư; trongtrường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộvăn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi vănbản ; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặcbáo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.

Bước 2: Phận loại sơ bộ bóc bì văn bản đến:

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý nhưsau:

- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, cácđoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận,được chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với những bì văn bản gửi đích danh ngườinhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cánhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký

- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừnhững bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);

- Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tạiThông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công anhướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước vàquy định cụ thể của cơ quan, tổ chức

Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:

- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịpthời

- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu vănbản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết

- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bìvới phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửitrả lại cho nơi gửi văn bản

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra,xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngàytháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.Bước 3: Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư,trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quyđịnh cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán…

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu

“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đếnđược chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủtục đóng dấu “Đến”

Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì khôngphải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệmtheo dõi, giải quyết

Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số,

ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối vớicông văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành vănbản

Bước 4: Đăng ký văn bản đến

Là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến cácđơn vị, cá nhân có liên quan Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bảnhoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính

- Đăng ký văn bản đến bằng sổ

+ Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương.

+ Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác

+ Sổ đăng ký văn bản mật đến

Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một nămthì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhấtđịnh

- Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản.+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đến đượcthực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư -lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).+ Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến đượcthực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của

cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

- Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bútchì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng

Bước 5: Trình và chuyển giao văn bản đến.

* Trình văn bản đến:

Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu

cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao tráchnhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phânphối, chỉ đạo giải quyết

Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làmviệc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giaocho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết(nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết) Đối với vănbản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn

vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giảiquyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần)

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến” Ýkiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cầnđược ghi vào phiếu riêng Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổchức quy định cụ thể

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩmquyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng

ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổđăng ký riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến

* Sao văn bản đến: Trong quá trình giải quyết văn bản đến của cơ quan đơn

vị cần phải in sao văn bản đến để phục vụ một cách chính xác và nhanh chóng

- Sao Photo coppy: Chụp lại toàn bộ văn bản và dấu

- Sao đánh máy: Sao nguyên bản chính; sao lục, trích sao

* Chuyển giao văn bản đến: Sau khi đã có ý kiến phân phối, chỉ đạo giảiquyết của người có thẩm quyền cán bộ văn thư cơ quan chuyển giao cho các đơn

vị hoặc cá nhân giải quyết Việc chuyển giao phải nhanh chóng, đúng đối tượngchặt chẽ, khi chuyển giao phải ký nhận đầy đủ vào sổ

Bước 6: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Giải quyết văn bản đến

Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyếtkịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơquan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giảiquyết khẩn trương, không được chậm trễ

Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết,đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất củađơn vị, cá nhân

Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vịhoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèmtheo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩmquyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu cơ quan,

tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bảntham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan

- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của phápluật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thờihạn giải quyết

Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cánhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;

+ Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư cótrách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quyđịnh.

1.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu.

1.2.3.1 Khái niệm và tầm quan trọng của con dấu.

Con dấu là vật thể được khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên một hìnhdấu cố định trên văn bản

Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức

và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức

và chức danh Nhà nước Con dấu được quản lý theo quy định của nhà nước.Dấu là một thành phần thể thức của văn bản Thể hiện giá trị pháp lý củavăn bản, văn bản không có con dấu là những văn bản không có giá trị pháp lý vàhiệu lực thi hành

Con dấu là thành phần biểu thị vị trí của cơ quan trong hệ thống bộ máy nhànước, là một trong những yếu tố quan trọng giúp cơ quan tự nhân danh mìnhthực hiện các hoạt động giao dịch, trao đổi với cơ quan, tổ chức cá nhân khác.Con dấu là thành phần quan trọng giúp các cơ quan, tổ chức tránh được tìnhtrạng giả mạo giấy tờ

Các chức danh Nhà nước, Thủ trưởng hoặc người đứng đầu cơ quan, tổchức có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơquan, tổ chức mình theo đúng chức năng và thẩm quyền được pháp luật quyđịnh

1.2.3.2 Các văn bản hiện hành quy định về quản lý và sử dụng con dấu.

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của Chính phủ

về quản lý và sử dụng con dấu

- Thông tư số 07/2002/TT-BCA ngày 6/52002 của Bộ Công an và ban tổchức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định58/2001/NĐ-CP.

- Thông tư 08/2003/TTLT ngày 12/5/2003 của Bộ Công an hướng dẫn mẫudấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu cơ quan, tổ chứctheo Nghị định 58/2001/NĐ-CP

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/42004 của Chính phủ về Công tácvăn thư

1.2.3.3 Các loại dấu và việc bảo quản, sử dụng con dấu trong cơ quan.

- Nguyên tắc con dấu:

Dấu chỉ được đóng lên văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp trênhoặc của người có thẩm quyền, không được đóng dấu trên giấy trắng hoặc đóngdấu vào văn bản giấy tờ chưa ghi nội dung

Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn Trường hợp đóng dấu ngược, phải hủyvăn bản để làm văn bản khác

Chỉ người được giao giữ dấu mới được đóng vào văn bản Tất cả nhữngngười khác không được mượn dấu để đóng văn bản hoặc giấy tờ khác

- Sử dụng các loại dấu trong cơ quan:

Ngoài con dấu pháp nhân trong một cơ quan có thể được khắc thêm dấuchìm, dấu nổi, dấu thu nhỏ Vì vậy khi sử dụng các loại dấu trên phải đúng vớinội dung và tính chất công việc

Đối với dấu chỉ mức độ mật, khẩn ở dưới số và ký hiệu văn bản (nếu là vănbản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (nếu là công văn hành chính)

- Bảo quản con dấu:

Dấu phải để tại cơ quan, đơn vị và phải được quản lý chặt chẽ Trường hợpthật cần thiết để giải quyết công việc xa cơ quan, đơn vị Thủ trưởng của cơ

quan, tổ chức có thể mang con dấu đi theo nhưng phải bảo quản cẩn thận và phảichịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu trong khoảng thời gianđó.

Dấu phải giao cho một cán bộ văn thư đủ tin cậy giữ và đóng dấu, khi vắngphải giao lại cho người khác theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan Dấu phải đểtrong hòm, tủ có khóa chắc chắn trong cũng như ngoài giờ làm việc

Không được sử dụng vật cứng để cọ rửa dấu Khi cần cọ rửa dấu có thểngâm dấu vào xăng và dùng chổi lông để rửa

Khi dấu bị mòn trong quá trình sử dụng hoặc hỏng, biến dạng phải xin phépkhắc dấu mới và nộp lại dấu cũ

Nếu để mất dấu, đóng dấu không đúng quy định, lợi dụng việc bảo quản, sửdụng dấu để hoạt động phạm pháp sẽ bị sử lý hành chính hoặc truy tố trước phápluật

Khi con dấu bị mất phải báo cáo ngay cho cơ quan Công an gần nhất, đốngthời báo cho cơ quan Công an cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tìm vàphải thông báo hủy con dấu bị mất

1.3 Lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan.

Hồ sơ là một tập gồm hoặc một tập văn bản tài liệu có liên quan với nhau vềmột vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thểloại tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chứcnăng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc một cá nhân

Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư cơ quan, đượcthực hiện trong suốt quá trình giải quyết công việc, tức là công việc giải quyếtđến đâu, cán bộ phụ trách công việc đó phải tiến hành sưu tầm, tập hợp các vănbản liên quan đến việc đó để lập hồ sơ

Trong thực tế, việc lập hồ sơ cũng được tiến hành một chác phổ biến trongcác lưu trữ cơ quan và lưu trữ Nhà nước, do việc lập hồ sơ ở văn thư cơ quanlàm chưa tốt.

Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và cóảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ

* Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ

Lập hồ sơ hiện hành là khái niệm dùng để chỉ việc lập hồ sơ đối với các vănbản vừa giải quyết xong của cơ quan và do cán bộ viên chức hoặc văn thư cơquan lập

Nếu trong một cơ quan công tác lập hồ sơ hiện hành được thực hiên tốt sẽ

có tác dụng sau đây:

- Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, nhân viên

- Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ

* Việc lập hồ sơ phải đảm bảo những yêu cầu sau:

- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vịhoặc của cơ quan, tổ chức

- Văn bản tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ vớinhau và phản ánh đúng trình tự của sự việc hay trình tự giải quyết công việc

- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá bảo quản tương đốiđồng đều

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG

CÔNG TY TNHH EROSS VIỆT NAM 2.1 Khái quát chung về Công ty TNHH EROSS Việt Nam

2.1.1 Sự hình thành và phát triển của Công ty TNHH EROSS Việt Nam

Trước sự phát triển của ngành thương mại, dịch vụ và nhu cầu của conngười ngày càng cao, Thủ đô Hà Nội là một trong những thành phố lớn củaViệt Nam, là trung tâm chính trị, văn hoá của cả nước hiện nay Công tyTNHH Eross Việt Nam được thành lập theo chứng nhận đăng ký kinh doanhvới mã số thuế 0104155449 do sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp Công tyđược thành lập ngày 09 tháng 9 năm 2009 do sở kế hoạch và đầu tư Hà Nộicấp

Địa điểm của công ty đóng trên địa bàn Tam Trinh – Quận Hoàng Mai– Hà Nội Nơi có trường Đại Học kinh tế kỹ thuật Đây là nguồn nhân lực cóchuyên môn phục vụ tốt cho nhu cầu lao động có tay nghề, có chất lượng củacông ty Và từ đó đến nay vẫn luôn duy trì phương châm của mình để sảnphẩm của mình đạt chất lượng cao và giá thành rẻ Thành lập vào năm 2009với một công ty, ban lãnh đạo công ty TNHH Eross Việt Nam đã luôn tintưởng rằng phương châm kinh doanh của mình sẽ đem lại cho người tiêudùng những mặt hàng tiêu dùng đa dạng và chất lượng cao Với phương châm

đó của công ty TNHH Eross Việt Nam đã không chỉ là chìa khoá thành côngcủa công ty mà còn đưa sản phẩm của Eross lên một thị trường sản phẩm đadạng, phong phú Sự đón nhận của người tiêu dùng dành cho sản phẩm củaEross Việt Nam đã vượt quá sự mong đợi của ban lãnh đạo và cán bộ côngnhân viên của công ty

Đầu năm 2009 sản phẩm của Eross đã cung ứng tràn ngập ra thị trường

mà vẫn không đủ cung cấp cho nhu cầu tiêu dùng của người dân mặc dù thờiđiểm này công ty đã cung cấp ra thị trường nhiều mặt hàng như: Khẩu trang

sợi hoạt tính, khăn mặt, khăn tắm và tăm tre Cũng kể từ đó đến thời điểm nàytrở đi sản phẩm của công TNHH Eross Việt Nam đã trở nên phổ biến trênkhắp các đại lý ở khu vực miền bắc Không những dùng lại ở đó với mục đíchsản xuất ra những sản phẩm tốt hơn nữa mà phục vụ người tiêu dùng triệt đểhơn, Công ty chúng tôi đã không ngừng tiếp tục tìm tòi sáng tạo để đưa sảnphẩm mới tới tay người tiêu dùng.

Công ty TNHH EROSS Việt Nam được thành lập ngày 09/09/2009 Công

ty TNHH EROSS Việt Nam có tư cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ theoluật định, tự chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của mình trong số vốn

mà Công ty có và tự quản lý, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh đãđăng ký theo luật doanh nghiệp, đồng thời tự chịu trách nhiệm về bảo toàn vàphát triển vốn của mình và làm nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước

Hoạt động chính của Công ty là cung cấp cho thị trường những sản phẩmkhăn mặt VIP, Tăm tre, Bàn Chải răng, Tất…

Đứng trước thực trạng môi trường của Việt Nam bị ô nhiễm trầm trọng bởikhí thải động cơ ô tô , xe máy, khói bụi, dịch bệnh… Công ty TNHH Eross ViệtNam tự hào là công ty đầu tiên áp dụng sợi hoạt tính vào trong sản phẩm khẩutrang 100% sợi hoạt tính có trong sản phẩm được nhập ngoại

Doanh nghiệp tự hào với sản phẩm khẩu trang cao cấp duy nhất được việntrang thiết bị và công trình y tế - bộ y tế chứng nhận

Hiện nay, công ty đã có mạng lưới khách hàng rộng khắp các tỉnh thànhtrong cả nước

2.1.2 Quan điểm phát triển.

Sứ mệnh: EROSS VIỆT NAM luôn nỗ lực hết mình trong phong trào

khuyến khích người Việt tiêu dùng hàng Việt

Tầm nhìn: EROSS VIỆT NAM mang đến sức khỏe an toàn cho người tiêu

dùng trong và ngoài nước

Slogan: “Chuyên nghiệp - Chất lượng - Luôn luôn học hỏi, đổi mới và hoàn

thiện”

- Nâng cao năng lực cạnh tranh bằng cách áp dụng công nghệ hiện đại vàbiện pháp quản lý tiên tiến

- Chất lượng sản phẩm và dịch vụ chăm sóc khách hàng là yếu tố quyết định

đã và đang tạo dựng lên thương hiệu EROSS Việt Nam

- Phát triển nguồn nhân lực bền vững với nhân tố con người là trọng tâm

Giá trị cốt lõi: Khách hàng là trọng tâm

Khách hàng là người đánh giá trung thực và khách quan nhất do vậy việcthỏa mãn một cách tốt nhất các nhu cầu về sức khỏe, về tiêu dùng của kháchhàng là tiêu thức được đặt lên hàng đầu với EROSS Việt Nam

Trách nhiệm xã hội

Với trách nhiệm của một doanh nghiệp không chỉ vì mục đích kinh doanh

mà bên cạnh đó chúng tôi cam kết đóng góp một cách tích cực vào việc nâng caochất lượng cuộc sống, đảm bảo an toàn sức khỏe người tiêu dùng và góp phầnphát triển xã hội

Thước đo chất lượng

Khách hàng là người đánh giá trung thực và khách quan nhất về các sảnphẩm nói chung do vậy việc thỏa mãn một cách tốt nhất các nhu cầu về sứckhỏe, về tiêu dùng của họ là tiêu thức được đặt ra hàng đầu với EROSS

Con người

Mỗi thành viên trong công ty EROSS là một nhân tố mắt xích tạo nên sứcmạnh và thành công của công ty Công ty luôn mong muốn tập hợp được nhữngthành viên (mắt xích) có tinh thần làm việc tập thể, có sức sáng tạo cao, có tráchnhiệm với công việc Để tạo được niền tin và lòng hăng say trong công việc củacác thành viên trong công ty ngoài việc tạo ra các giá trị tinh thần đích thựcchúng tôi còn không ngừng phấn đấu nâng cao về đời sống vật chất của cácthành viên trong công ty Các mục tiêu cụ thể đó được thể hiện rõ nét trong cácqui định, qui chế và các chính sách định hướng nhân sự của công ty.

2.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng của các phòng của Công ty TNHH EROSS Việt Nam.

2.2.1 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty.

Căn cứ vào nhiệm vụ, chức năng, đặc điểm của quá trình kinh doanh, tínhphức tạp của việc ký hợp đồng mua bán, xuất nhập sản phẩm, bộ máy quản lýcủa Công ty TNHH EROSS Việt Nam được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến -chức năng

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty

* Giám đốc: Là người có quyền lực cao nhất, là người đại diện pháp nhân

của Công ty, được phép sử dụng con dấu riêng Giám đốc Công ty là người raquyết định chiến lược và chiến thuật cho Công ty, là người có quyền điều hành

và phân cấp hoạt động kinh doanh của Công ty Giám đốc Công ty có thể tự xemxét quyết định thành lập, tổ chức lại, giải thể hoặc sáp nhập các đơn vị trựcthuộc

Giám đốc Công ty có quyền uỷ quyền cho cấp dưới thay mình điều hànhcác hoạt động của Công ty trong thời gian Giám đốc vắng mặt

* Bộ máy giúp việc: Gồm văn phòng, các phòng ban chuyên môn có chức

năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong quản lý điều hành công việc phùhợp với điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty

* Phòng Hành chính: Tham mưu cho Giám đốc Công ty về công tác quản

lý văn phòng, hội nghị, văn thư lưu trữ, quản lý và điều động trang thiết bị vănphòng, công tác bảo vệ và thông tin liên lạc

* Phòng Kỹ thuật: Phụ trách về kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật và các dự án.

Nhân viên của Phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn cao, sử dụng máy vitính thành thạo

* Phòng Tài chính Kế toán: Có nhiệm vụ cung cấp thông tin kinh tế, quản

lý toàn bộ công tác tài chính - kế toán, quản lý vốn, thu hồi vốn, huy động vốn.Tập hợp các khoản chi phí kinh doanh, đánh giá giá thành sản phẩm qua các lầnxuất nhập sản phẩm, tính toán kết quả sản xuất kinh doanh, theo dõi tăng giảmtài sản và thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế, đồng thời thực hiện đầy đủnghĩa vụ đối với Nhà nước và các khoản phải nộp

* Phòng Kinh doanh: Có nhiệm vụ nắm bắt những biến động trên thị

trường tiêu thụ, tìm kiếm khách hàng có nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của Công ty,giúp doanh nghiệp tăng cường lợi nhuận và ngày càng phát triển

* Phòng Vật tư Thiết bị: Có chức năng nhiệm vụ lo cung ứng vật tư thiết bị

cho việc sửa chữa hay lắp ráp sản phẩm, kế hoạch dự trữ sản phẩm của Công ty,

kế hoạch dự trữ thiết bị nhằm phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm

* Phòng Phần mềm Máy tính: Giúp doanh nghiệp sửa chữa các thiết bị vi

tính cho các phòng trong công ty

Nhận xét:

Bộ máy của Công ty được bố trí theo cơ cấu trực tuyến, chức năng Đặcđiểm của cơ cấu này là điều hành theo phương pháp mệnh lệnh hành chính, mọiquyết định đưa ra đến các phòng ban triển khai thực hiện Vì Công ty là doanhnghiệp vừa và nhỏ nên áp dụng và bố trí theo cơ cấu này là hợp lý, tránh được sựcồng kềnh

Giải quyết công việc theo hệ đường thẳng cho phép phân công lao độngtheo tính chất công việc, từng phòng ban phụ trách từng mảng vấn đề, đồng trựctiếp điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, thực hiện công việc

chịu sự chi phối của cấp trên, do vậy không tạo được tính linh hoạt cho cấp dướitrong công việc.

2.2.2 Mục tiêu và nhiệm vụ của Văn phòng Công ty.

- Tham mưu giúp, lãnh đạo thực hiện đúng các chương trình của Công ty

và giám sát, kiểm tra, đôn đốc việc triển khai thực hiện các chương trình kếhoạch của các phòng và nhân viên trong Công ty

- Tham mưu cho Giám đốc: Sắp xếp bộ máy, bố trí nhân viên, quản lý sửdụng nhân sự hiện có và kế hoạch về nguồn nhân lực, chiến lược phát triển cụthể

- Cải tiến và nâng cao chất lượng thống kê, tổng hợp, cơ sở dữ liệu của côngty

- Sửa đổi quy trình, nội dung quản lý, trang thiết bị tài sản, quản lý nội vụcủa Văn phòng

- Kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các chương trình kế hoạch chiến lượccủa công ty

- Thực hiện chế độ lương và các chương trình chế độ đãi ngộ, khen thưởng,

kỷ luật, đào tạo bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với nhân viên trongcông ty

- Thực hiện quản lý tài sản, hoạt động hành chính, văn thư lưu trữ

2.3 Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Công ty TNHH EROSS Việt Nam.

2.3.1 Cở sở vật chất phục vụ công tác

Công ty TNHH EROSS Việt Nam là Công ty TNHH tư nhân; trang thiết bịcủa Công ty tương đối tốt Công ty đảm nhận cung cấp các mặt hàng khăn mặt,khăn tắm, khẩu trang hoạt tính cho khách hàng

Trong thời gian hoạt động được gần 4 năm nay, Công ty đã tự trang thiết bịcho mình một cơ sở vật chất kỹ thuật tương đối tốt Thông qua hình thức huyđộng vốn, bổ sung từ các quỹ phát triển của Công ty, nên hiện nay hầu hết cácphòng ban đều đầy đủ các trang thiết bị, phục vụ cho hoạt động của nhân viênđược thuận lợi như máy tính, máy in, máy photo coppy… Với thiết bị tương đốitốt như vậy đảm bảo phục vụ tốt cho việc kinh doanh lâu dài của Công ty.

2.3.2 Công tác tổ chức và quản lý văn bản đi

2.3.2.1 Khái niệm văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các văn bản, giấy tờ, tài liệu do cơ quan soạn thảo vàgửi đi các cơ quan, đơn vị, cá nhân ở nơi khác

Mọi văn bản, giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan để gửi ra ngoài, nhất thiết phảiqua văn thư cơ quan để đăng ký, đóng dấu và làm thủ tục gửi đi Nguyên tắc nàynhằm hạn chế, ngăn chặn việc lạm dụng giấy tờ, con dấu cơ quan để làm việcphi pháp, giải quyết công việc sai nguyên tắc, chế độ

2.3.2.2 Quy trình xử lý văn bản đi

 Soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản là công việc đầu tiên đối với văn bản đi Nó được tiếnhành ở bộ phận văn thư công ty hoặc người có trách nhiệm biên tập ở các phòngban bộ phận của công ty Người soạn thảo văn bản cần phải biết và nắm vữngnhững yêu cầu về nội dung cũng như về thể thức của văn bản mà nhà nước quyđịnh Đối với công ty để rút ngắn thời gian soạn thảo văn bản, văn thư tiến hànhsoạn thảo trên máy vi tính

 Thông qua văn bản

Thủ tục thông qua văn bản là một trong những yếu tố quan trọng trong việcsoạn thảo văn bản Văn bản liên quan đến nhiều đối tượng thì càng cần nghiêncứu để bỏ bớt việc thông qua nhiều tầng nấc trung gian phải đi qua nhiều cấp