báo cáo thực tập tại (công tác văn thư lưu trữ tại phòng nội vụ UBND thị xã long KHánh)

báo cáo Thực tập tốt nghiệp nghành quản trị văn phòng, công tác văn thư lưu trữ tại phòng nội vụ UBND thị xã Long Khánh tỉnh Đồng Nai báo cáo Thực tập tốt nghiệp nghành quản trị văn phòng, công tác văn thư lưu trữ tại phòng nội vụ UBND thị xã Long Khánh tỉnh Đồng Nai

LỜI CẢM ƠN

Thực tập cuối khóa là khoảng thời gian vô cùng quan trọng giúp cho quá trìnhhọc tập của sinh viên đi từ lý thuyết tới thực hành được vận dụng có hiệu quả trongcông việc, giao tiếp và học hỏi thực tế đối với công việc sau này Khoảng thời gian gần

2 năm học tại trường ĐH Nội Vụ Hà Nội cơ sở tại Thành Phố Hồ Chí Minh nhận được

sự dạy giỗ tận tình của quý thấy cô về mọi lĩnh vực đặc biệt là kiến thức sâu rộng vềchuyên nghành mà em đang theo học hơn nữa sau những ngày tháng làm việc thực tếtại Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân thị xã long khánh được sự giúp đỡ hướng dẫn tậntình của các ban lãnh đạo cùng các cô, chú anh chị cũng như các bạn thực tập chung đãgiúp cho em hiểu và đúc kết được nhiều bài học kinh nghiệm, nắm bắt căn bản về côngtác lưu trữ Tuy trong quá trình thực tập tại Phòng Nội vụ UBND thị xã long Khánhmới đầu tiếp xúc với thực tế lưu trữ nên em còn nhiều bỡ ngỡ trong công việc nhưngvới sức trẻ và lòng nhiệt tình say mê nghề nghiệp em đã hoàn thành tốt mọi công việcđược giao trong công việc hằng ngày cũng như trong đợt đợt thực tập này

Trứơc tiên em xin gửi lời cảm ơn cùng lời chúc sức khỏe chân thành nhất tớiquý thầy, cô giáo trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội những người đã tận tình giảng dạy,truyền đạt những kiến thức bổ ích cho em trong suốt thời gian gần 2 năm học tạitrường

Em xin gửi lời cảm ơn tới trưởng Phòng Nội vụ thị xã Long khánh ông HuỳnhNgọc Thái đã tạo điều kiện cho em thực tập tại cơ quan

Em xin đặc biệt gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Cô ThS Lâm Thu Hằng và các cô,chú cán bộ lưu trữ phòng Nội vụ cũng như các bạn đồng nghiệp cùng cơ quan đã giúp

đỡ em rất nhiệt tình tạo điều kiện cho em đi sát với thực tế, học hỏi được nhiều kiếnthức bổ ích và tích lũy nhiều kinh nghiệm cho công việc sau này

Tuy nhiên do kiến thức và kinh nghiệm vẩn còn hạn chế nên sai sót là điều khótránh khỏi kính mong những ý kiến đóng góp của các thầy, cô giáo phụ trách bộ mônchuyên nghành đóng góp ý kiến nhận xét giúp em hoàn thiện tốt hơn nữa bài báo cáocũng như công việc sau này

Cuối cùng em xin kính chúc quý thầy, cô ban lãnh đạo cùng toàn thể các cô,chú, anh, chị đồng nghiệp luôn dồi dào sức khỏe có nhiều hạnh phúc và nhiều thànhcông hơn nữa trong cuộc sống

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!

Long Khánh, ngày tháng năm 2018

SINH VIÊN THỰC TẬP

Nguyễn Thị Mai Hương

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

MỤC LỤC

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 1

3 Phạm vi, đối tượng nghiên cứu của đề tài 2

4 Nguồn tài liệu tham khảo 2

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

6 Phương pháp nghiên cứu 3

7 Bố cục của đề tài 3

PHẦN II: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG PHÒNG NỘI VỤ THỊ XÃ LONG KHÁNH 2.1 Tình hình thực tế công tác lưu trữ tại phòng Nội vụ thị xã Long Khánh .4 2.1.1 Khái quát về phòng Nội vụ thị xã Long Khánh 4

2.1.2.Tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác lưu trữ tại phòng Nội vụ thị xã long khánh 8

2.1.3 Thực trạng các nội dung nghiệp vụ tại phòng Nội vụ tx Long Khánh .11 2.2 Trực tiếp thực hiện các nội dung nghiệp vụ lưu trữ 16

2.2.1 Công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ 16

2.2.2 Công tác phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ 17

2.2.3 Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý 17

2.2.4 Giai đoạn chỉnh lý 29

2.2.5 Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ 37

2.2.6 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 38

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 39

3.1 Đánh giá chung 40

3.1.1 Ưu điểm 40

3.1.2 Hạn chế 40

3.1.3 Nguyên nhân 41

3.2 Đề xuất, kiến nghị 41

KẾT LUẬN 43

PHẦN IV PHẦN PHỤ LỤC 44

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

TT Chữ viết đầy đủ Chữ viết tắt

PHẦN I: LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Từ lâu con người đã biết lưu trữ và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụcho nhu cầu tồn tại và phát triển Ngày nay cùng với sự phát triển của xã hội, nhu cầukhai thác và sử dụng tài liệu ngày càng gia tăng, vì tài liệu lưu trữ là nguồn thông tinquá khứ, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt góp phần vào việc xây dựng và bảo

vệ toàn vẹn chủ quyền lãnh thổ của từng địa phương và của Quốc gia Đặc biệt với sựphát triển mạnh mẽ của nền kinh tế - xã hội nước ta trong thời kỳ đổi mới nhu cầu traođổi thông tin của con người cần thiết hơn bao giờ hết thì giá trị của tài liệu lưu trữ càng

có ý nghĩa hết sức quan trọng và việc lưu giữ lại tài liệu quý giá đó là một điều cầnthiết là nhu cầu đòi hỏi con người phải quan tâm đến tài liệu lưu trữ

Chính vì vậy trong nhiều năm Đảng và Nhà nước ta đã ban hành nhiều chínhsách nhằm bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong thời đại mới Tiêu biểucho các chính sách đó là: Nghị định số 111, nghị định số 110 của Quốc hội và Chínhphủ về công tác văn thư – lưu trữ nhất là Pháp lệnh lưu trữ quốc gia được UBTWQBHthông qua ngày 04/04/2001 chỉ rõ tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc có giátri đặc biệt với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc nhất quản lý tài liệu lưu trữ đàotạo được những cán bộ văn thư lưu trữ có đủ kiến thức, năng lực trình độ trong côngtác lưu trữ kết hợp lý thuyết và thực hành nhằm chỉ đạo thống nhất công tác văn thưlưu trữ trong cả nước

Cũng xuất phát từ nhận thức sâu sắc về giá trị và vai trò quan trọng của tài liệulưu trữ, bản thân tôi đã lựa chọn và theo học liên nâng cao kiến thức theo hình thứcliên thông ngành LTH và QTVP tại trường ĐH Nội Vụ Hà Nội cơ sở tại Thành phố

Hồ Chí Minh Qua quá trình học tập và nghiên cứu trong 2 năm tại trường về công táclưu trữ và quản trị văn phòng Bản thân tôi am hiểu rất sâu sắc về vai trò và tầm quantrọng của ngành học này đối với sự phát triển của nền kinh tế - xã hội hiện nay Đặcbiệt, khi đất nước đã và đang hội nhập kinh tế thế giới một cách mạnh mẽ và Nhà nước

ta đang thực hiện hiện đại hóa nền hành chính Nhà nước thì vai trò của tài liệu lưu trữngày càng có vai trò cực kỳ quan trọng

Được sự quan tâm và tạo điều kiện của Phòng nội vụ UBND thị xã Long khánhcùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của cô ThS Lâm Thu Hằng qua kết hợp công việctôi đang làm là công tác lưu trữ tại phòng Nội vụ UBND thị xã Long khánh, bản thântôi đã học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm làm việc, được thực hành những lý thuyết

đã học và trực tiếp thực hiện một số nghiệp vụ lưu trữ Quá trình theo học liên thongtại trường ĐH Nội Vụ Hà Nội kết hợp với công việc mình đang làm đã để lại cho bảnthân tôi nhiều bài học quý giá nhất là việc ứng dụng các lý thuyết công tác lưu trữ vàothực tiễn, giúp tôi nắm vững hơn các chuyên môn nghiệp vụ của mình

2 Mục tiêu của đề tài

Bản thân là một người theo học nghành LTH&QTVP luôn đòi hỏi người làmcông tác lưu trữ phải thấu đáo và cáo trách nhiệm

Để có một khối lượng hồ sơ được lưu trữ ngăn nắp, khoa học có tính chính xáccao, đòi hỏi người phụ trách công tác lưu trữ cần phải có những kỹ năng về xây dựng

và lập hồ sơ lưu trữ

Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý của các lãnh đạo phòng ban trong thị

xã Long Khánh thì việc tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng,chính xác Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên lưu trữ tháo gỡ những khó khănvướng nêu trên, mặt khác còn giúp cho tất cả nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắctầm quan trọng của công lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan

Xuất phát từ những lý do trên tôi rất trăn trở làm thế nào để quản lý và bảo quảntốt các loại công văn, văn bản theo qui định, lưu trữ thông tin kịp thời có tính khoa học

là bộ nhớ, bộ lộc của UBND thị xã Long Khánh Từ những đúc kết kinh nghiệm,những khó khăn mà tôi đã khắc phục trong quá trình thực tế cũng như qua chuyênngành mình đang theo học qua đề tài này nhằm giúp đưa ra được một số biện phápnâng cao hiệu quả trong công tác lưu trữ tại phòng Nội vụ thị xã Long Khánh

3 Phạm vi, đối tượng nghiên cứu của đề tài

3.1 Về đối tượng nghiên cứu

Báo cáo thực tập chỉ giới hạn phạm vi nghiên cứu đối với công tác tổ chức và quản lýcông tác lưu trữ tại phòng Nội vụ thị xã Long Khánh

3.2 Về thời gian nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu vấn đề tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của phòng Nội

vụ thị xã Long Khánh từ năm 1976 cho đến trong khoảng thời gian tôi thực tập từ ngày

02/4/2018 đến ngày 27/4/2018

3.3 Về nội dung nghiên cứu

Do điều kiện thời gian và một số điều kiện khác, đề tài nghiên cứu chỉ tập trung giảiquyết các vấn đề liên quan đến tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của phòng nội vụ thị xãLong Khánh Việc đi sâu nghiên cứu các vấn đề mang tính nghiệp vụ công tác văn thư,công tác điều hành văn phòng không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài này

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Để hoàn thành bài báo cáo này tôi đã trực tiếp thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu tạiphòng Nội vụ thị xã Long Khánh và tham khảo thêm từ nhiều nguồn tài liện như: sách,internet

nghiên cứu về “Văn bản Quản lý Nhà nước thời Nguyễn (1802-1884)”, năm 1992 Hay cuốn sách “Lưu trữ Việt Nam những chặng đường phát triển” của PGS.TSKH

Nguyễn Văn Thâm và TS Ngiêm Kỳ Hồng cũng đã có một phần đề cập tới công táclưu trữ, bảo quản văn bản của các triều đại phong kiến

Ngoài ra trên tạp chí Văn thư Lưu trữ cũng có một số bài viết của các tác giả,nghiên cứu một số mặt của công tác công văn, giấy tờ dưới các triều đại phong kiến

Việt Nam Có thể kể ra đây như: Thử tìm hiểu vài nét về công tác công văn, giấy tờ của một vài triều đại phong kiến Việt Nam của Nguyễn Xuân Nung trên tạp chí Lưu trữ hồ sơ số 4/1972; Một số loại văn bản của cơ quan nhà nước phong kiến Việt Nam (Nguyễn Xuân Nung, tạp chí Văn thư Lưu trữ số 1/1973; Mộc bản Hoàng Việt luật lệ -

bộ luật Gia Long (Phạm Thị Huệ - Nguyễn Huy Khuyến, tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 8/2007, Vài nét về các kho lưu trữ và thư viện trong lịch sử phong kiến Việt Nam, Nguyễn Thu Hoài, tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 11/2008.

Riêng tác giả Vương Đình Quyền đã có một loạt bài viết trên các tạp chí nghiên

cứu về các mặt của công tác công văn, giấy tờ: Thể chế về văn bản, giấy tờ trong nền hành chính dưới triều Lê Thánh Tông, tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 1/1993; Thể chế về soạn thảo và ban hành văn bản của Nhà nước phong kiến triều Nguyễn, tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3/1994; Minh Mệnh – vị hoàng đế khai sáng nền lưu trữ triều Nguyễn; tạp chí Xưa và Nay số 7/1995, Thông tin liên lạc hành chính dưới triều vua Minh Mạng, tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 4/1994; Phiếu nghĩ – Một phương thức giải quyết văn bản của các hoàng đế triều Nguyễn, tạp chí lưu trữ Việt Nam số 4/1996.

Những công trình nghiên cứu nói trên là nguồn tài liệu tham khảo quan trọngtrong quá trình thực hiện đề tài Ngoài ra còn tham khảo nhiều nguồn tài liệu khácnhư: Các sách lý luận về công tác văn thư – lưu trữ, các văn bản của Chính Phủ, vănphòng Chính Phủ, Bộ nội vụ về hoạt động này, Đại cương lịch sử Việt Nam, Lịch sửNhà nước Việt Nam

Tuy nhiên chưa có môt đề tài nào nghiên cứu đầy đủ công tác tổ chức lưu trữ tạiphòng Nội vụ của một UBND huyện

6 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng các phương pháp sau:

- Phương pháp nghiên cứu lí luận: Phương pháp phân tích tổng hợp, phân loại và hệthống hóa tài liệu văn bản và lí luận

- Phương pháp nghiên cứu thực tiễn: Tình hình thực tế về công tác Lưu trữ của phòngnội vụ thị xã Long Khánh

7 Bố cục của đề tài

Đề tài gồm 03 phần và 01 phần phụ lục:

PHẦN I: PHẦN MỞ ĐẦU

PHẦN II: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG PHÒNG NỘI VỤ THỊ

XÃ LONG KHÁNH

2.1. Tình hình thực tế công tác lưu trữ tại phòng Nội vụ thị xã Long Khánh

2.2. Trực tiếp thực hiện các nội dung nghiệp vụ tại phòng Nội vụ thị xã Long

2.1 Tình hình thực tế công tác lưu trữ tại phòng Nội vụ thị xã Long Khánh

2.2.1 Khái quát về phòng Nội Vụ UBND thị xã Long Khánh 2.1.1.1 Sự hình thành và phát triển của Phòng nội vụ

* Hoàn cảnh lịch sử nguyên nhân thành lập Long khánh trước giải phóng là thị xã tĩnh lỵ của tĩnh Long khánh Sau giải phóng30/4/1975 vẩn duy trì thị xã Long khánh có 5 phường nội ô và một số xã vùng ven.Đến tháng 12/1976 thực hiện chủ trương nhập tĩnh nhập huyện theo sự chỉ đạo củaTrung Ương, thị xã Long Khánh được nhập với huyện Xuân Lộc và thống nhất thànhhuyện Xuân Lộc năm 1995 thường vụ huyện Long Khánh được thành lập theo nghịđịnh số 107/HĐBT ngày 15 tháng 4 năm 1991 của hội đồng Bộ trưởng trên cơ sở diệntích và dân số của huyện Xuân Lộc năm 1995 thường vụ huyện Long Khánh đã có tờtrình số 434/TT xin thường vụ Tĩnh ủy, UBND tĩnh đồng ý Trong chương trình côngtác 6 tháng cuối năm 1996 của tĩnh ủy có đặt vấn đề: Gắn việc điều chỉnh địa giới hànhchính huyện Long Khánh tiếp tục nghiên cứu trình chính phủ khôi phục thành lập thị

xã Long Khánh

Nghị định số 97/2003/NĐ-CP ngày 21/8/2003 của chính phủ về việc thành lậpthị xã Long Khánh Địa giới hành chính thị xã Long Khánh Địa giới hành chính thị xãLong khánh có 15 đơn vị hành chính trực thuộc gồm 6 phường, 9 xã có diện tích tựnhiên 19.408 ha Dân số 130.593 người

Lịch sử hình thành của phòng nội vụ thị xã Long Khánh, trước năm 1995,Phòng Nội vụ được sát nhập với Phòng Lao Động Thương Binh Và Xã Hội với tên gọiphòng tổ chức – lao động xã hội ngày 13 tháng 4 năm 1995, chủ tịch Ủy ban nhân dântỉnh Đồng Nai ra quyết định 664/QĐ.UBT về việc thành lập phòng tổ chức chínhquyền cấp huyện trên cơ sở tách phòng tổ chức – lao động xã hội thành phòng tổ chứcchính quyền và lao động thương binh xã hội

Năm 2003, với quyết định 3473/2003/QĐ.UBT của UBND tỉnh đồng nai vềviệc thành lập các cơ quan chuyên môn thuộc UBND TX Long Khánh, Huyện Cẩm

Mỹ và Huyện Trảng Bom, tỉnh Đồng Nai, phòng tổ chức chính quyền và lao động

thương binh xã hội được sát nhập thành phòng tổ chức lao động phòng này quản lí cácmặt như: công tác tổ chức chính quyền, lao động, thương binh và xã hội.

Năm 2008 với theo quy định của nghị định số 14/2008/NĐ-CP quy định tổchức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh,ngày 4/02/2008 của chính phủ thì phòng tổ chức- lao động lại được tách thành phòngnội vụ và phòng lao động, thương binh xã hội kể từ ngày đó đến nay phòng Nội vụ-thị xã Long Khánh ổn định về tổ chức và hoạt động

2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Phòng Nội

Vụ UBND thị xã Long khánh

2.1.1.2.1 Chức năng

Theo quyết định số 03/2001/QĐ-UBND của UBND thị xã Long Khánh, ngày 28tháng 9 năm 2011 về việc ban hành quy chế về tổ chức và hoạt động của phòng Nội vụ

- thị xã Long Khánh thì chức năng của phòng này như sau

Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND thị xã Long Khánh có chứcnăng tham mưu giúp UBND thị xã thực hiện các chức năng quản lý nhà nước về Nội

Vụ, gồm: tổ chức bộ máy, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cảicách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức,viên chức nhà nước; cán bộ, công chức phường, xã; Hội, tổ chức phi chính phủ; vănthư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo; thi dua khen thưởng và công tác thanh niên

2.1.1.2.2 Nhiệm vụ

Phòng Nội Vụ thị xã long Khánh có các nhiệm vụ sau:

Trình Ủy ban nhân dân thị xã các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ trên địabàn thị xã và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định

Trình Ủy ban nhân dân thị xã dự thảo các quyết định; chỉ thị; quy hoạch, kế hoạchhàng năm, năm năm, dài hạn, chương trình Biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụthuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao

Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khiđược phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp lật về các lĩnh vựcthuộc phạm vi quản lý được giao

2.1.1.2.3 Quyền hạn

Phòng Nội Vụ thị xã Long Khánh có quyền hạn quản lý các lĩnh vực sau:

Quản lý về tổ chức bộ máy

Quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp

Quản lý công tác xây dựng chính quyền

Quản lý về cán bộ, công chức, viên chức

Quản lý về quy chế dân chủ

Quản lý về cải cách hành chính

Quản lý về công tác văn thư, lưu trữ

Quản lý về công tác tôn giáo

Quản lý về công tác thi đua, khen thưởng

Quản lý về công tác thanh niên

2.1.1.2.4 Cơ cấu tổ chức

Trưởng phòng Huỳnh Ngọc Thái

2 Phó phòng phụ trách

Xây dựng chính quyền Huỳnh Thị Mỹ Tràng

Thi đua khen thưởngNguyễn Đoàn Hương Thủy

Các chuyên viên cán sự phụ trách lĩnh vực xây dựng chính quyền

Các chuyên viên cán sự phụ trách lĩnh vực thi đua khen

- Quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp

Tham mưu giúp chủ tịch UBND thị xã phân bố chỉ tiêu biên chế hành chính, sựnghiệp hàng năm

Giúp UBND thị xã hướng dẫn kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế hành

định về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổchức sự nghiệp thuộc thị xã và ủy ban nhân dân phường, xã…

- Về công tác xây dựng chính quyền

Giúp ủy ban nhân dân thị xã và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiệnviệc bầu cử đại biểu quốc hội; đại biểu hội đồng nhân dân theo phân công của ủyban nhân dân thị xã và hướng dẫn của úy ban nhân dân tĩnh

Thực hiên các thủ tục để chủ tịch ủy ban nhân dân thị xã phê chuẩn các chứcdanh lãnh đạo của ủy ban nhân dân phường, xã; giúp ủy ban nhân dân thị xã trình

ủy ban nhân dân tĩnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của páp luật.Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã xây dựng đề án thành lập mới, nhập,chia, đều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để ủy ban nhân dân trình hội đồngnhân dân thị xã thông qua trước khi trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của thị

xã

Giúp ủy ban nhân dân thị xã trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể Sát nhập

và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của ấp, khu phố , tổ nhân dân trên địabàn thị xã theo quy định; bồ dưỡng công tác cho trưởng, phó ấp, khu phố, tổ nhândân

- Về cán bộ, công chức, viên chức

Tham mưu giúp ủy ban nhân dân thi xã trong việc tuyển dụng, sử dụng, điềuđộng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá, thực hiện chính sách, đào tạo, bổ dưỡng vềchuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức.Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, phường và thực hiện chínhsách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách phường, xã theophân cấp

Tham mưu, giúp ủy ban nhân dân thị xã về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cảicách hành chính trên địa bàn thị xã

Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo ủy ban nhân dânthị xã

- Về công tác văn thư lưu trữ

Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thị xã chấp hành chế độ,quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

Hướng dẫn kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổchức sử dụng tài liệu lưu trữ tài liệu đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thị xã

và lưu trữ thị xã

- Về công tác tôn giáo

Giúp Ủy ban nhân dân thị xã chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiệncác chủ trương của đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước về tôn giáo và cáccông tác tôn giáo trên địa bàn

Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn để thực hiện nhiệm vụ quản lýnhà nước vè tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của ủy ban nhân dân tỉnh và theoquyđịnh của pháp luật

- Về công tác thi đua khen thưởng

Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân thị xã tổ chức các phong trào thi đua vàtriển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn thị xã;làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng thi đua – Khen thưởng thị xã

Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua, khenthưởng trên địa bàn thị xã; xây dựng, quản lý và sử dụng quỹ thi đua, khen thưởg theoquy định của pháp luật

- Về công tác thanh niên

Trình ủy ban nhân dân thị xã ban hành quyết định, chỉ thị, quy hoạch, kế hoạch dàihạn, năm năm, hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chưc thực hiện các nhiệm vụthuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về công tác thanh niên được giao

Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch về thanhniên và công tác thanh niên sau khi được phê duyệt

Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên và công tácthanh niên được giao

2.1.2 Tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác lưu trữ tại phòng Nội vụ thị xã Long Khánh

2.1.2.1 Về công tác lưư trữ

2.1.2.1.1 Tổ chức - cán bộ lưu trữ của Phòng Nội Vụ thị xã Long Khánh

Kho lưu trữ tài liệu Phòng Nội Vụ trực thuộc Văn phòng HĐND và UBNDhuyện được thành lập theo Quyết định của UBND thị xã Long Khánh được xây dựng

từ năm 2006 và đưa vào hoạt động năm 2007, tài liệu được sắp xếp theo giá kệ theonăm và có mục lục hồ sơ để tra tìm tài liệu và đang quản lý khối tài liệu của HĐND,UBND, Văn phòng HĐND và UBND từ năm 1976

Về biên chế: Bố trí 02 cán bộ trong đó có 01 cán bộ có trình độ Trung cấpchuyên ngành Văn thư – lưu trữ và 01 cán bộ có trình độ đại học làm chuyên trách

- UBND thị xã có sự quan tâm đưa đi đào tạo Đại học Lưu trữ và Quản trị vănphòng (hệ tại chức) cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời đưa đi tham dựcác lớp tập huấn về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.

Tuy nhiên việc ứng dụng thực tế vào cơ quan vẫn còn hạn chế, bởi vì điều kiệnkinh phí có hạn nên trang bị máy vi tính chưa đầy đủ

Kho lưu trữ của phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân thị xã được xây dựng trên diệntích 200m Diện tích sử dụng 396m gồm có tủ hồ sơ, kệ sắt, bản chỉnh lý tài liệu, bàn

vi tính, máy vi tính, máy in Tuy nhiên so với kho lưu trữ chuyên dụng kho lưu trữ thị

xã chưa đạt yêu cầu như nhiệt độ, ánh sáng và chưa trang bị được máy hút ẩm, hút bụi,máy điều hòa, hệ thống phòng cháy chữa cháy…

- Bộ phận lưu trữ được bố trí 2 lầu tách riêng ra một kho lưu trữ dùng để lưu trữtài liệu phía trên đối diện kho là phòng làm việc của cán bộ lưu trữ

Các thiết bị chuyên dùng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ chưa được trang bịđầy đủ, chỉ mới trang bị các thiết bị như : giá, tủ, cặp 3 dây, bìa hồ sơ Còn dụng cụbảo quản tài liệu như máy hút bụi, máy điều hòa chưa trang bị

2.1.2.1.3 Số lượng, trình độ, năng lực chuyên môn của cán bộ, nhân viên lưu trữ Phòng Nội Vụ thị xã Long Khánh

Gồm 02 cán bộ trong đó có 01 cán bộ có trình độ Trung cấp chuyên ngành Vănthư – lưu trữ và 01 cán bộ có trình độ đại học làm chuyên trách công tác lưu trữ

Nghạch công chức viên chức lưu trữ viên 01 người

2.1.2.1.3 Tình hình tài liệu được bảo quản ở kho lưu trữ cơ quan

Phòng Nội Vụ là bộ phận hoạt động hành chính Nhà nước thuộc quản lý chỉ đạocủa UBND thị xã Long Khánh trên địa bàn toàn huyện, nên trong quá trình hoạt động

đã sản sinh ra một khối tài liệu rất lớn đó là tài liệu về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản

lý được giao (tài liệu hành chính), một số ít tài liệu khoa học kỹ thuật của các côngtrình xây dựng cơ bản về các dự án trong địa bàn thị xã, không có tài liệu nghe nhìn

Hiện nay, số lượng tài liệu hiện đang lưu trữ tại kho lưu trữ phòng bao gồm1.415 mét giá, trong đó số tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh 8.418 hồ sơ tương đương với129.4 mét giá Đa số tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, lên danh mục hồ sơ và đãđược bỏ vào hộp và đưa lên giá

Về số lượng phông lưu trữ: Hiện nay Kho lưu trữ Phòng nội Vụ của thị xã LongKhánh đang bảo quản 76 phông lưu trữ trong đó có 3 phông đã đuợc chỉnh lý hoànchỉnh và 01 phông lưu trữ của HĐND và Phòng nội Vụ UBND thị xã Long Khánh(phông mở) và các phông lưu trữ về lý lịch cá nhân, các công tác, quản lý về các lĩnhvực thuộc phạm vi quản lý của Phòng nội vụ thuộc nguồn nộp lưu Lưu trữ của thị xã

đã được xử lý

Về thành phần tài liệu Phông lưu trữ Phòng nội vụ:

- Là phông lưu trữ mở, tài liệu của phông này chủ yếu là các văn bản sản sinhtrong quá trình hoạt động của phòng và các văn bản chỉ đạo của UBND, HĐND thị xã.Khối tài liệu này được hình thành từ năm 1976 cho đến nay

- Thành phần tài liệu của phông gồm: Tài liệu về chỉ đạo, lãnh đạo của Chínhphủ, các Bộ - Ngành Trung ương, HĐND, UBND và các phòng ban thuộc UBND gửiđến; tài liệu của Phòng Nội Vụ và UBND thị xã sản sinh trong quá trình hoạt động của

cơ quan tài liệu của các Phòng, ban có liên quan

- Thực trạng vật lý của tài liệu Trong khối tài liệu này thì tài liệu từ năm 1994trở về trước do được sản xuất trên chất liệu giấy rơm độ bền thấp nên số tài liệu nàychữ mờ khó đọc và rất dễ bị rách, một số còn bị mối và côn trùng làm hư hại nhiều, docông nghệ còn lạc hậu nên kỹ thuật trình bày và tính thẩm mỹ chưa cao Còn khốilượng tài liệu từ năm 1995 trở về sau tài liệu được sản xuất trên chất liệu giấy tốt độbền cao, kỹ thuật hiện đại nên tài liệu trình bày thẩm mỹ, đúng thể thức bảo đảm choviệc lưu trữ lâu dài về sau

Tình hình tài liệu từ năm 1976 đến 1994 bị thất lạc, mất mát nhiều, số lượngcòn lưư trữ lại trong giai đoạn này ít không đầy đủ về các mặt

- Nguyên nhân do UBND thị xã cũng như các lãnh đạo chưa có sự quan tâmđúng mức đến công tác lưu trữ như: Chưa có sự quan tâm chỉ đạo về công tác lưu trữđến cán bộ trong cơ quan, mặt khác nhận thức về tầm quan trọng của tài liệu lưu trữchưa đúng, chưa quan tâm đầu tư đầy đủ các trang thiết bị về lưu trữ

Khối tài liệu từ 1995 đến nay còn tương đối đầy đủ

Tóm lại: Nhìn chung tài liệu trong Kho lưu trữ Phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dânthị xã Long Khánh được bảo quản tương đối tốt Tài liệu đã được tiến hành các biệnpháp nghiệp vụ, cụ thể như: Đã chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu của nhiều năm

2.1.3.2 Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ chất lượng và tác dụng

Nhằm từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lưu trữ để phục vụtốt cho hoạt động quản lý nhà nước của các nghành các cấp trên địa bàn thị xã PhòngNội vụ đã căn cứ vào các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ của

bộ Nội vụ, cục Văn thư, lưu trữ nhà nước, UBND tỉnh Đồng Nai, sở Nội vụ và chi cụctham mưu Lưu trữ tỉnh để tham mưu UBND thị xã triển khai các văn bản quy phạmpháp luật, văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn thực hiện về công tác Lưutrữ như luật lưu trữ, thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụhướng dẫn quản lý văn bản Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan,thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 06/03/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạnbảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức,nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của chính phủ quy định chi tiết thi hànhmột số điều Luật Lưu trữ và ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm;quy chế công tác văn thư, lưu trữ, xây dựng danh mục hồ sơ và quy định bảng thời hạnbảo quản hồ sơ, tài liệu tại cơ quan Chỉ dạo các cơ quan, đơn vị phường, xã lập danhmục hồ sơ, lập hồ sơ công việc, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữthị xã; kiểm tra hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ tại các phòng, ban chuyên môn vàHĐND, UBND các phường, xã; đồng thời chỉ đạo các cơ quan, đơn vị, phường, xãtăng cường công tac phòng cháy, chữa cháy, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ…

nước cho 28 đơn vị trực thuộc phòng, ban chuyên môn và UBND các phường, xã Do

đó trong những năm gần đó Phòng Nội vụ không tiến hành kiểm tra mà đầu năm 2016

đã tiến hành kiểm tra và hướng dẫn các nghiệp vụ cho các đơn vị

Bám sát những văn bản chỉ đạo và hướng dẫn đó phòng Nội vụ UBND thị xãlong khánh đã thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin và báo cáo theo quy định côngtác phổ biến, tuyên truyền Luật lưu trữ và các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo, triển khaikịp thời nâng cao chất lượng hoạt động kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ các công táclưu trữ, đánh giá kết quả chỉ đạo kịp thời và sát yêu cầu thực tiễn; biên chế cán bộ lưutrữ được quan tâm hơn, trình độ cán bộ ngày càng nâng cao, cơ bản đáp ứng yêu cầunhiệm vụ của cơ quan Vậy nên bám sát các văn bản chỉ đạo mà công tác lưu trữ đã cónhiều chyển biến, hầu hết cơ quan đã xây dựng được quy chế công tác lưu trữ quy định

rõ trách nhiệm, nhiệm vụ của cán bộ, công chức đối với công tác lưu trữ

2.1.3 Thực trạng các nội dung nghiệp vụ tại phòng Nội vụ thị xã Long Khánh

2.1.3.1 Công tác thu thập bổ sung

Về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quan tâm và tổ chức

thường xuyên, hàng năm cứ vào quý I của năm sau, cán bộ lưu trữ tổ chức thu thập hồ

sơ, tài liệu từ các phòng lãnh đạo, UBND, HĐND Văn phòng và các bộ phận thammưu giúp việc Nhìn chung, tài liệu được thu về từ các phòng, bộ phận đã được lập hồ

sơ theo sự việc, vấn đề

Tuy nhiên, công tác lập hồ sơ chưa đáp ứng được yêu cầu như: tài liệu chưađược sắp xếp khoa học, chưa biên mục hồ sơ và thành phần tài liệu của nhiều hồ sơcòn thiếu nhưng không tìm được tài liệu bổ sung và vẫn còn tình trạng giữ lâu tài liệu

ở các bộ phận

Hàng năm Phòng đã ban hành các danh mục cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệuvào Kho Lưu trữ Phòng Đây là một trong những cơ sở pháp lý quan trọng để tổ chứcthực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu ở phòng Nội Vụ

Nguồn bổ sung tài liệu ở đây chủ yếu: HĐND, UBND, Văn phòng HĐND UBND thị xã, hồ sơ cá nhân cán bộ công viên chức, bộ phận thuộc Văn phòng và cácđơn vị có liên quan Đối với các phông thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ phòng Nội

Ngoài ra, hàng năm UBND thị xã có kế hoạch nộp lưu tài liệu của các năm tiếptheo đối với các cơ quan, đơn vị

2.1.3.2 Công tác phân loại tài liệu

Tài liệu lưu trữ của cơ quan đã được chỉnh lý do cơ quan thực hiện theo 3 phươngpháp đó là:

- Theo tên loại

- Theo thời gian

- Theo địa danh

2.1.3.3 Công tác xác định giá trị tài liệu

Công tác xác định giá trị được tiến hành ở 2 giai đoạn (đối với tài liệu đã đượclập hồ sơ): thứ nhất là xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ hiện hành và thứ hai là lưu trữ

cố định

Song song với việc thành lập Kho Lưu trữ thì Hội đồng xác định giá trị tài liệu

ở Kho lưu trữ phòng Nội Vụ UBND thị xã Long khánh cũng được lập theo quyết định,thành phần Hội đồng gồm: Thủ trưởng cơ quan (Chánh Văn phòng), cán bộ chuyênmôn nghiệp vụ lưu trữ và cán bộ các bộ phận có tài liệu chỉnh lý UBND thị xã cũng

đã ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ, trên cơ sở đó việc xác định giá trịtrong quá trình chỉnh lý được chính xác và hiệu quả

UBND thị xã đã ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ, trên cơ sở đóviệc xác định giá trị trong quá trình chỉnh lý được chính xác và hiệu quả hơn Nhìnchung công tác xác định giá trị tài liệu của Kho lưu trữ phòng Nội Vụ UBND thị xã đãtiến hành đúng nghiệp vụ Tuy nhiên, việc xác định giá trị cho từng hồ sơ chưa

có thời hạn cụ thể, chỉ mới dừng lại ở 3 mức: Vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời Trong khi

đó, việc bảo quản với thời hạn lâu dài chưa quy định là bao nhiêu năm cho từng hồtạm thời là bao nhiêu năm có thể loại bỏ đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạmthời

Ngoài ra, trong quá trình chỉnh lý tài liệu một số tài liệu không có giá trị baohàm trùng thừa hết giá trị được thống kê và lập danh mục đề nghị lưu trữ thị xã cóthẩm tra và quyết định

Mặc dù vậy cơ quan lại chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu cụ thể Cơ quan đã vận dụng để nguyên tức toàn diện và tổng hợp để xác định giá trị tài liệu Cơ quan chưa thành lập văn bản hướng dẫn công tác xác định giá trị tài liệu Do thực tiễn còn thiếu về cán bộ, chuyên viên lưu trữ nên việc xây dựng các văn bản hướng dẫn về xác định giá trị tài liệu của toàn cơ quan chưa được lập ra Do vậy công tác xác định giá trị tài liệu tại phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân thị xã Long Khánhcòn chưa được thực hiện đầy đủ và thiếu sự hoàn thiện

2.1.3.4 Công tác chỉnh lý tài liệu

Tài liệu lưu trữ của cơ quan đã được chỉnh lý kịp thời và hoàn chỉnh; kết thúcmỗi năm công tác, cán bộ lưu trữ tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu từ các bộ phận, cánhân trên cơ sở đó tổ chức phân loại dựa trên phương án đã lựa chọn

Tại phòng Nội Vụ thị xã Long Khánh phương án được chọn để phân loại tài

động Với phương án phân loại này được áp dụng bởi vì trong quá trình hoạt động cơcấu tổ chức của UBND thị xã có thể thay đổi, hơn nữa chức năng nhiệm vụ của cácđơn vị, tổ chức không rõ ràng, chồng chéo lẫn nhau Cho nên phương án này làphương án phân loại tối ưu nhất, phản ánh lịch sử đơn vị hình thành phông theo từngmặt hoạt động và có khả năng tập trung thành hệ thống tài liệu về từng mặt công táccủa đơn vị hình thành phông Phương án này thống nhất dùng để phân loại Phông lưutrữ của phòng Nội Vụ UBND thị xã Long Khánh, tuy nhiên hàng năm cũng có thể bổsung một mặt hoạt động phát sinh nhìn chung, việc phân loại tài liệu lưu trữ do cán bộlưu trữ chuyên trách đảm nhận Sau khi thu thập tài liệu hồ sơ, tài liệu từ các bộ phậntrong cơ quan đã hoặc chưa được lập hồ sơ, khi nộp vào lưu trữ mới được cán bộ lưutrữ tổ chức hoàn chỉnh (đối với những tài liệu đã lập hồ sơ) hoặc lập mới hồ sơ theophương án đã chọn.

2.1.3.5 Công tác thống kê bảo quản tài liệu lưu trữ.

Công tác thống kê là công việc diễn ra thường xuyên ở Kho lưu trữ bao gồm:thống kê tài liệu, phương tiện bảo quản, công cụ tra cứu Kho lưu trữ phòng Nội vụ Ủyban nhân dân thị xã Long Khánh tài liệu lưu trữ được thống kê chủ yếu bằng mục lục

hồ sơ (đối với tài liệu đã được lập hồ sơ), và cặp ba dây (đối với tài liệu chưa được lập

hồ sơ) mục lục hồ sơ được lập theo năm theo từng Phông lưu trữ cụ thể Tài liệu saukhi chỉnh lý được hệ thống hóa, thống kê, bỏ vào hộp sắp xếp gọn gàng ngăn nắp theotiêu chí đề ra giúp cho việc tra cứu được thuận tiện nhanh chóng Kho lưu trữ củaPhòng Nội vụ UBND thị xã Long Khánh đã được trang bị các giá, kệ sắt để đựng tàiliệu, hồ sơ được lưu trữ trong các bao đựng bằng nhựa và sắp xếp thành từng hộp theotừng loại hồ sơ Ngoài ra trong kho lưu trữ cũng đã được trang bị các hệ thống đèn nêntình trạng tài liệu của phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân thị xã Long Khánh nói chungđược bảo quản rất cẩn thận

Theo thống kê thì kho lưu trữ của phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân thị xã LongKhánh gồm có các loại hồ sơ sau:

- Hồ sơ hợp thức hóa - kế hoạch

- Hồ sơ xây dựng

- Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức

- Hồ sơ tôn giáo-dân tộc

- Hồ sơ xây dựng công tác chính quyền

- Hồ sơ về công tác văn thư – lưu trữ

- Hồ sơ xác định địa giới hành chính các xã, phường

- Hồ sơ về công tác thanh niên

- Các công văn đi - đến

Tất cả các loại hồ sơ trên đều được sắp xếp và nhập máy hoàn chỉnh qua hệthống phần mềm , hồ sơ được phân loại rõ ràng và cho vào từng hộp cụ thể cho từngloại hồ sơ

Hiện nay việc bảo quản tài liệu lưu trữ ở phòng Nội vụ thị xã Long Khánh đãthực hiện các biện pháp chủ yếu là các biện pháp khoa học kĩ thuật để bảo vệ an toàn

và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, bằng cách áp dụng các biện pháp kĩ thuật khoa học, cácchế độ bảo quản chặt chẽ nên tài liệu không bị sờn, rách, hư hỏng, mất mát bởi tácđộng của tự nhiên và con người

Các biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ mà kho lưu trữ của phòng Nội vụ Ủyban nhân dân thị xã Long khánh đã áp dụng

Xây dựng các chế độ bảo quản: Trong các kho lưu trữ đã có các chế độ bảoquản rõ ràng và chặt chẽ làm cơ sở cho việc thực hiện các nhiệm vụ bảo quản các chế

độ bảo quản này đã được thực hiện bằng những văn bản cụ thể như: nội quy ra vào vàlàm việc trong kho lưu trữ, quy chế sử dụng tài liệu, chế độ kiểm kê, kiểm tra tài liệu,chế độ làm vệ sinh kho tài liệu , nội quy phòng hỏa…

Trong nội quy ra vào và làm việc trong kho lưu trữ đã quy định rõ những đốitượng được ra vào kho chứa tài liệu, thời gian làm việc trong kho, thủ tục mang tài liệu

ra khỏi kho… Đồng thời cán bộ lưu trữ đã lập sổ theo dõi các mặt này

Chế độ làm vệ sinh kho tài liệu lưu trữ bao gồm chế độ làm vệ sinh thườngxuyên và chế độ làm vệ sinh định kì cho tất cả các tài liệu trong kho Chế độ làm vệsinh thường xuyên gồm các quy định về việc quét dọn, lau chùi kho hàng ngày vớimục đích giữ cho kho luôn sạch sẽ Còn chế độ làm vệ sinh định kì là quy định về cácđợt làm tổng vệ sinh toàn bộ tài liệu của kho…

Chế độ nhiệt độ và độ ẩm đã được xây dựng phù hợp với từng loại tài liệu cụthể

Sắp xếp các tài liệu trong kho: tài liệu đã được sắp xếp có thứ tự, gọn gàng đểkhi đem ra sử dụng được nhanh chóng, dễ dàng, đồng thời giúp cho việc kiểm tra khođược thuận lợi

Các giá tài liệu đã được sắp xếp thẳng hàng, vuông góc với cửa sổ để tránh ánhsáng trực tiếp chiếu vào tài liệu

Tài liệu sắp xếp trên giá đã được để theo thứ tự thích hợp để tiện lấy ra.Tài liệuđược xếp trong hộp, có đánh số thứ tự và để theo hàng từ trái qua phải và đã có cácbảng chỉ dẫn cụ thể

Đối với các tài liệu còn bổ sung thì phải để dành chỗ để có thể sắp xếp các tàiliệu bổ sung, tránh nhồi nhét làm hư hỏng tài liệu

Độ ẩm và nhiệt độ trong kho đã được các nhân viên lưu trữ tùy vào tình hìnhthời tiết để điều chỉnh phù hợp

Phòng chống nấm mốc, côn trùng và các loài gặm nhấm phá hoại tài liệu lưutrữ: Để phòng chống nấm mốc trong kho luôn được quét dọn sạch sẽ, nếu tài liệu bịmốc phải được lau hoặc chải hết mốc, trước khi đưa tài liệu vào kho lưu trữ thì tài liệu

đã được làm vệ sinh sạch sẽ, dùng các biện pháp để mối mọt không thể xâm nhập vàotài liệu, ngoài ra, nếu phát hiện trong kho có côn trùng thì phải dùng các loại thuốc xịt

dể tiêu diệt côn trùng tránh việc côn trùng gây hư hỏng tài liệu

Tuy nhiên tại Kho lưu trữ phòng Nội vụ mới chỉ xây dựng được sổ đăng kýmục lục hồ sơ, còn các phương tiện thống kê khác chưa xây dựng được và chưa trang

bị được các trang thiết bị như; máy điều hòa, máy hút bụi… nhưng hàng năm cán bộlưu trữ có sự kiểm tra vệ sinh kho tàng thường xuyên nhằm tránh cho tài liệu bị mốimọt gặm nhấm Vì vậy tài liệu ở kho lưu trữ phòng Nội vụ nhìn chung được bảo quảntương đối tốt

2.1.3.6 Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ

- Kho Lưu trữ phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân thị xã Long Khánh đã xây dựngđược quy chế về sử dụng tài liệu và nội quy mượn tài liệu tại Kho Lưu trữ Trong đó

có quy định rõ trách nhiệm, và quyền của người cung cấp tài liệu và người sử dụng tàiliệu Có rất nhiều loại hình tổ chức sử dụng tài liệu, nhưng do yêu cầu của độc giả đốivới việc sử dụng tài liệu của Kho lưu trữ phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân thị xã khôngđáng kể nên chưa áp dụng các hình thức tổ chức sử dụng như lý thuyết đã học Hìnhthức tổ chức sử dụng chủ yếu là: Tài liệu thường được cung cấp dưới dạng Photocopyhoặc sao y từ bản chính, không cho mượn bản chính, trường hợp cần bản chính để làmviệc hoặc đem đi công chứng thì phải làm phiếu mượn tài liệu trong đó nêu mục đíchmượn tài liệu, các tài liệu cần mượn và thời gian sử dụng, có ý kiến phê duyệt củaLãnh đạo Văn phòng thì cán bộ lưu trữ mới cung cấp

Thực tế ở Kho lưu trữ phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân thị xã Long Khánh chỉmới xây dựng được công cụ tra cứu là mục lục hồ sơ Việc ứng dụng công nghệ thôngtin vào tra tìm tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ thị xã chưa thực hiện

Nhìn chung công tác tổ chức sử dụng tài liệu của Kho lưu trữ phòng Nội VụUBND thị xã Long khánh đã dần đi vào nề nếp, tuy chưa xây dựng được các công cụtra cứu khoa học và chưa bố trí các trang thiết bị đầy đủ cho công tác này, nhưng vớilòng nhiệt tình, tận tụy phục vụ của cán bộ lưu trữ, nên công tác tổ chức tra cứu tài liệuđược tình, tận tụy phục vụ của cán bộ lưu trữ, nên công tác tổ chức tra cứu tài liệuđược nhanh chóng

Công tác tổ chức sử dụng tài liệu ở kho lưu trữ phòng Nội Vụ thị xã LongKhánh còn đơn giản vì ở đây chưa có phòng đọc riêng, số lượng độc giả khai thác sửdụng không nhiều, chủ yếu phục vụ yêu cầu lãnh đạo của cấp ủy, các cán bộ làm côngtác nghiên cứu tổng hợp, lấy tư liệu lịch sử hoặc muốn tham khảo mới có yêu cầu

2.1.3.7 Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ

Hầu hết các cơ quan chuyên môn và Ủy ban nhân dân thị xã đều được trang bịđường truyền băng thông rộng (ADLS) để nối mạng Internet và cài đặt sử dụng phầnmềm văn phòng điện tử (M-Office) đã góp phần chuyển tải những thông tin cần thiếtgiữa thị xã và cơ sở được nhanh gọn, chính xác, kịp thời, giúp cho sự chỉ đạo điềuhành công việc đạt hiệu quả hơn Bên cạnh đó, Văn phòng HĐND và UBND thị xã đãđưa vào sử dụng phần mềm về quản lý công văn đi, công văn đến do trung tâm tin họccủa văn phòng UBND tỉnh Đồng Nai cài đặt riêng về lưu trữ chưa có phần mềm chocông tác này để quản lý hồ sơ tài liệu

Nhìn chung do hạn chế kho lưu trữ của phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân thị xãlong khánh còn chật hẹp, các công tác đầu tư chưa cao nên việc ứng dụng công nghệtin học vẩn chưa được sát nhập

2.2 Trực tiếp thực hiện các nội dung nghiệp vụ lưu trữ

2.2.1 Công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ

Phòng Nội Vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thị xã Long Khánh

có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã thực hiện chức năng quản lý nhànước về Nội Vụ Ủy ban nhân dân thị xã đã chỉ đạo phòng Nội Vụ thu nhận tài liệucủa các cơ quan chuyên môn về kho lưu trữ của thị xã để hợp đồng với đơn vị chứcnăng chỉnh lý khối tài liệu tồn đọng, đưa vào bảo quản, phục vụ khai thác sử dụng tàiliệu theo quy định

Nguồn thu thập tài liệu được thu thập từ các phòng ban chuyên môn, Hội đồngnhân dân, Ủy ban nhân dân thị xã Long Khánh ( Tổ Lưu trữ được tiếp nhận từ Tổ tiếpnhận và hoàn trả hồ sơ hành chính)

Hàng năm cơ quan đã thường xuyên có kế hoạch tổ chức thu thập, bổ sung hồ

sơ, tài liệu

- Đối với tài liệu do phòng Nội Vụ thị xã và Văn phòng ban hành hoặc tiếpnhận giải quyết thì:

+ Nhân viên văn thư có trách nhiệm tổng hợp, lập hồ sơ những tài liệu đượchình thành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn để bàn giao cho bộ phậnlưu trữ

+ Các nhân viên có trách nhiệm thu thập tài liệu do UBND, HĐND xử lý đồngthời tập hợp tài liệu do mình quản lý, đã giải quyết xong và giao nộp về bộ phận lưutrữ để chỉnh lý

- Đối với tài liệu các cơ quan, đơn vị trực thuộc: Căn cứ thời hạn lưu trữ, nhânviên lưu trữ phòng có trách nhiệm tổ chức thu thập Trong quá trình thu thập tài liệu,nhân viên lưu trữ phải chấp hành đúng nguyên tắc bổ sung thu thập tài liệu, và thựchiện theo đúng trình tự thủ tục qui định Cụ thể:

- Xác định nguồn tài liệu bổ sung, lập kế hoạch bổ sung thu thập tài liệu vàthông báo kế hoạch cho các cán bộ các cơ quan chuẩn bị giao nộp tài liệu

- Tổ chức giúp đỡ hướng dẫn các cán bộ cơ quan chuẩn bị tài liệu để giao nộp

- Trong quá trình tổ chức thu theo đúng kế hoạch đã dự kiến, kiểm tra chặt chẽtài liệu giao nộp, đối chiếu giữa mục lục hồ sơ nộp lưu với danh mục hồ sơ, giữa mụclục hồ sơ nộp lưu với thực tế tài liệu giao nộp (nhất là tài liệu quan trọng có độ mậtcao) (kèm theo phụ lục 1a)

- Lập biên bản giao nhận tài liệu (có thống kê kèm theo), đăng ký tài liệu vào sổthu tài liệu (Phụ lục 1b)

- Nhân viên lưu trữ tiến hành chỉnh lý tài liệu đã thu thập được và xác địnhnhững tài liệu nộp về lưu trữ phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân thị xã

Với cơ cấu tổ chức khá rộng, vì vậy khối lượng tài liệu trong Kho lưu trữ phòngNội Vụ tương đối lớn bao gồm các Phông Lưu trữ của UBND, HĐND và các đơn vịtrực thuộc Nội dung tài liệu trong các phông : Phản ánh chủ trương chính sách của

Nhà nước, thực hiện công tác tháng công tác năm, tình hình sản xuất kinh tế trong địabàn thị xã, đề án xây dựng,…

-Về ưu điểm: nhìn chung công tác thu thập và bổ sung tài liệu của phòng Nội vụ

đã có tổ chức thực hiện, tình hình giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ của phòng đã theomột nguyên tắc chung

-Về nhược điểm: việc nộp lưu của tài liệu lưu trữ cơ quan chưa thực hiện đúng

quy định của Bộ, tình trạng tài liệu tồn động kéo dài chủ yếu là bó gói và chưa đượclập hồ sơ

2.2.2 Công tác phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

Như đã tìm hiểu ở phần khảo sát, công tác chỉnh lý tài liệu là là tổ chức lại các hồ

sơ, tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoànthiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác định giá trị tài liệu; hệ thống hóa các hồ sơ tàiliệu và làm công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

Do công tác chỉnh lý là nghiệp vụ mang tính tổng hợp của nhiều nghiệp vụ cơ bảntrong công tác lưu trữ Vì vậy, yêu cầu đặt ra cho công tác chỉnh lý tài liệu là:

- Thứ nhất: Tài liệu trong phông phải được phân loại và lập thành hồ sơ hoànchỉnh

- Thứ hai: Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, từng tài liệu đối với lưutrữ hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn, tài liệu hết giá trị cầnđưa ra loại hủy đối với lưu trữ lịch sử

- Thứ ba: hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu

- Thứ tư: lập các công cụ tra cứu như mục lục hồ sơ tài liệu, bộ phiếu tin, cơ sở

dữ liệu và các công cụ tra cứu khác để phục vụ việc quản lý và tra tìm tài liệu.Hiện nay việc chỉnh lý tài liệu hành chính được thực hiện theo hướng dẫn của cụcvăn thư và lưu trữ nhà nước, tại công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004.Theo công văn này, toàn bộ công đoạn chỉnh lý tài liệu hành chính được thực hiện theohai giai đoạn cơ bản: chuẩn bị chỉnh lý và thực hiện chỉnh lý

Trong đợt thực tập em tham gia chỉnh

lý khối tài liệu hình thành trong giai đoạn từ 1976-2009 của Phòng Nội vụ Và emcũng đã được thực hiện hai giai đoạn cơ bản

2.2.3 Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý

2.2.3.1 Giao nhận tài liệu

Giao nhận tài liệu là quá trình bàn giao tài liệu giữa nơi bảo quản tài liệu với bộphận chỉnh lý Trong đợt thực tập này em chọn khối tài liệu của giai đoạn 1976-2009của phòng nội vụ thị xã để chỉnh lý Tài liệu được hình thành chủ yếu trong các hoạtđộng quản lý nhà nước về lĩnh vực Nội vụ và Lao động, Thương binh và Xã hội trênđịa bàn thị xã Long Khánh theo chức năng nhiệm vụ của Phòng Nội vụ

Khi giao nhận tài liệu em đã được hướng dẫn lập biên bản giao nhận tài liệu theomẫu quy định của nhà nước.( phụ lục 1b )

2.2.3.2 Vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý

Sau khi hoàn tất thủ tục giao nhận tài liệu cần vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyểntài liệu về nơi tiến hành chỉnh lý Để hạn chế tác hại do bụi bẩn từ tài liệu gây ra đốivới người thực hiện công việc chỉnh lý, trước khi chỉnh lý em đã vệ sinh sơ bộ tài liệubằng cách dùng các loại chổi lông thích hợp để quét, chải bụi bẩn trên cặp, hộp, baogói tài liệu, sau đó đến từng tập tài liệu.

Khi vệ sinh và vận chuyển tài liệu em tránh làm xáo trộn trật tự sắp xếp các cặp,gói tài liệu cũng như các hồ sơ, các cặp tài liệu trong mỗi cặp, hộp đồng thời không hưhại tài liệu

2.2.3.3 Khảo sát tài liệu

Như đã trình bày ở trên trong đợt thực tập này em đã chọn tài khối tài liệu tronggiai đoạn 1976-2009 của Phòng Nội vụ để chỉnh lý Để công tác chỉnh lý có hiệu quả

em đã tiến hành khảo sát khối tải liệu trên với những nội dung cơ bản sau:

- Tên phông tài liệu: Phông Phòng Nội vụ thị xã Long Khánh

- Giới hạn thời gian của tài liệu: Giai đoạn 1976-2009

- Khối lượng tài liệu:

- Tình trạng khối tài liệu đưa ra chỉnh lý:

+ Mức độ thiếu đủ của khối tài liệu: Khối tài liệu còn thiếu một số hồ sơ, tàiliệu của các phòng ban chuyên môn

+ Mức độ xử lý nghiệp vụ: Tài liệu chưa được phân loại, còn ở dạng tổng hợp

+ Tình trạng vật lý của khối tài liệu: Khối tài liệu trong giai đoạn 1976-2009của Phòng Nội vụ ở trong tình trạng một số tài liệu đã bị mối mọt phá hoại, cũ, ố vàng,lem mực, phai chữ, mất chữ Một số tài liệu còn tốt không bị mối, mọt phá hoại, không

bị ố vàng, phai chữ

2.2.3.4 Thu thập, bổ sung tài liệu

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liênquan tới việc xác định nguồn, thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào phông lưu trữ

cơ quan và phông lưu trữ quốc gia; xác định những tài liệu cần bổ sung hàng năm vànhững tài liệu còn thiếu để tiến hành tìm kiếm và bổ sung nhằn hoàn thiện phông lưutrữ cơ quan và phông ưu trữ quốc gia

Sau khi xác định tài liệu của một số hồ sơ còn thiếu em đã tiến hành thu thập và

bổ sung tài liệu còn thiếu vào hồ sơ Nhưng do tài liệu của các đơn vị khi nộp vềphòng nội vụ mà chưa phân loại sơ bộ, còn ở trong tình trạng bó gói, xếp đống hoặc đểlẫn lộn giữa các phòng ban nên tình trang thất lạc tài liệu rất phổ biến và khó thu thậpđầy đủ về một hồ sơ, mặc dù đã cố gắng tìm kiếm và thu thập đầy đủ về một hồ sơ,mặc dù đã cố gắng tìm kiếm và thu thập nhưng rất nhiều hồ sơ không thể tìm thấy tàiliệu nên ở trong tình trạng chỉnh lý mà không đầy đủ được tài liệu

2.2.3.5 Lập kế hoạch và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý

a Lập kế hoạch chỉnh lý

Nhân viên lưu trữ tiến hành chỉnh lý hồ sơ sẽ chuẩn bị văn phòng phẩm như viếtlông đầu lớn – nhỏ, viết bi xanh, đồ bấm và kim bấm, mực dấu và con dấu, viết chì,băng keo trong, dây thun, giấy A4, hộp đựng hồ sơ, kéo nhỏ, hồ dán… Kế hoạchchỉnh lý tài liệu cũng được in sẵn để làm căn cứ tiến hành công tác chỉnh lý tài liệu

b Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý

Các văn bản mà em đã được hướng dẫn biên soạn trong quá trình chỉnh lý bao gồm:Lịch sử đơn vị hình thành phông: Là bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và hoạt động củađơn vị hình thành phông hoặc khối tài liệu Bản đơn vị lịch sử đơn vị hình thành phông củaPhòng Nội vụ thị xã Long Khánh.( phụ lục 2)

Long Khánh trước giải phóng là thị xã tỉnh lỵ của tỉnh Long Khánh Sau giảiphóng 30/4/1975 vẫn duy trì thị xã Long Khánh có 5 phường nội ô và 1 số xã vùngven Đến tháng 12/1976 thực hiện chủ trương nhập tỉnh nhập huyện theo sự chỉ đạocủa Trung Ương, Thị xã Long Khánh được nhập với huyện Xuân Lộc và thống nhấtthành huyện Xuân Lộc Năm 1995 thường vụ huyện Long Khánh được thành lập theoNghị định số 107/HĐBT ngày 15 tháng 4 năm 1991 của Hội đồng Bộ trưởng trên cơ

sở diện tích và dân số của huyện Xuân Lộc; Năm 1995 Thường vụ huyện Long Khánh

đã có tờ trình số 434/TT xin thường vụ Tỉnh ủy, UBND Tỉnh đồng ý Trong chươngtrình công tác 6 tháng cuối năm 1996 của Tỉnh ủy có đặt vấn đề “Gắn việc điều chỉnhđịa giới hành chính huyện Long Khánh tiếp tục nghiên cứu trình Chính Phủ khôi phụcthành lập Thị xã Long Khánh”

Nghị Định số 97/2003/NĐ-CP ngày 21/8/2003 của Chính Phủ về việc thành lập thị

xã Long Khánh Địa giới hành chính thị xã Long Khánh có 15 đơn vị hành chính trựcthuộc gồm: 6 phường, 9 xã, có diện tích tự nhiên 19.408 ha, dân số 130.593 người

Về lịch sử hình thành của phòng Nội vụ - Thị xã Long Khánh, trước năm 1995,Phòng Nội vụ được sát nhập với Phòng Lao động, Thương binh và xã hội với tên gọiPhòng Tổ chức – Lao động xã hội Ngày 13 tháng 4 năm 1995, Chủ tich Ủy ban nhândân tỉnh Đồng Nai ra quyết định số 664/QĐ.UBT về việc thành lập Phòng tổ chứcchính quyền cấp Huyện trên cơ sở tách Phòng Tổ chức – Lao động xã hội thành Phòng

Tổ chức chính quyền và Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội

Năm 2003 với Quyết định số 3473/2003/QĐ.UBT của Ủy ban nhân dân tỉnh ĐồngNai về việc thành lập các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Thị xã Long Khánh,huyện Cẩm Mỹ và huyện Trảng Bom, tỉnh Đồng Nai, Phòng Tổ chức chính quyền vàPhòng Lao động, Thương binh và Xã hội được sáp nhập thành Phòng Tổ chức – Laođộng Phòng này quản lý các mặt như: công tác tổ chức chính quyền, lao động, thươngbinh và xã hội

Năm 2008 với theo quy định của Nghị Định số 14/2008/NĐ-CP quy định tổ chứccác cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộctỉnh, ngày 4/02/2008 của Chính Phủ thì Phòng Tổ chức – Lao động lại được tách thànhPhòng Nội vụ và Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội Kể từ đó đến nay, PhòngNội vụ thị xã Long Khánh ổn định về tổ chức và hoạt động

Lịch sử phông: là bản tóm tắt tình hình, đặc điểm của phông tài liệu Ví dụ bản lịch sửphông của Phòng Nội vụ (phụ lục 2)

 Thành phần và nội dung của tài liệu

- Thành phần tài liệu

Thành phần tài liệu trong phông chủ yếu là tài liệu hành chính bao gồm các loạivăn bản, giấy tờ như: Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ, Quyếtđịnh, Chỉ thị của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai Bên cạnh đó còn có các loại văn bảnkhác như: Kế hoạch, Báo cáo Thông báo, công văn, Tờ trình, Biên bản, Giấy mời, Hợpđồng, Phiếu chuyển, công điện, các tài liệu chuyên môn như tài liệu kế toán và các loại

hồ sơ cán bộ

- Nội dung của tài liệu

Nội dung tài liệu trong phông chủ yếu phản ánh các hoạt động quản lý nhà nước vềlĩnh vực Nội vụ và Lao động, Thương binh và Xã hội trên địa bàn Thị xã Long Khánhtheo chức năng nhiệm vụ của Phòng Nội vụ Căn cứ tính chất và nội dung, có thể chianội dung của tài liệu trong phông thành 10 vấn đề như sau:

+ Tài liệu về quản lý về tổ chức, bộ máy

Nội dung chủ yếu của nhóm tài liệu này chủ yếu phản ánh các hoạt động tổ chức

bộ máy, tổ chức nhân sự như: quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chứccác cơ quan chuyên môn thị xã theo hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh; quyết địnhthành lập, sát nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân; các bản

đề án thành lập, sát nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp; các quyết định thành lập, giảithể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành thị xã theo quy định của pháp luật.

+ Tài liệu về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp

Nội dung chủ yếu của nhóm tài liệu này chủ yếu phản ánh các hoạt động về quản lý

và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp như: các văn bản Chủ tịch Ủy ban nhândân thị xã về phân bổ chỉ tiêu biên chế hành chính, sự nghiệp hàng năm; các văn bảncủa Ủy ban nhân dân thị xã hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế hànhchính và sự nghiệp; các văn bản báo cáo, tổng hợp chung việc thực hiện các quy định

về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sựnghiệp thuộc thị xã và Ủy ban nhân dân phường, xã…

+ Tài liệu về công tác xây dựng chính quyền

Nội dung chủ yếu của nhóm tài liệu này chủ yếu phản ánh các hoạt động xây dựngchính quyền như: các văn bản về hoạt động tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểuQuốc hội; đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công của Ủy ban nhân dân thị xã vàhướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh; các thủ tục để Chủ tịch Ủy ban nhân dân thị xãphê chuẩn các chức danh lãnh đạo của Ủy ban nhân dân phường, xã ; Giúp Ủy bannhân thị xã trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy địnhcủa pháp luật; các văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã trong việc xây dựng đề án thànhlập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bản đề Ủy ban nhân dântrình Hội đồng nhân dân thị xã thông qua trước khi trình cấp có thẩm quyền xem xét,quyết định Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chínhcủa Thị xã; các văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã trong việc hướng dẫn thành lập,giải thể, sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của ấp, khu phố, tổ nhândân trên địa bàn thị xã theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó ấp, khuphố, tổ nhân dân

+ Tài liệu về cán bộ, công chức, viên chức

Nội dung chủ yếu của nhóm tài liệu này chủ yếu phản ánh các hoạt động về lĩnhvực tổ chức tuyển dụng và sử dụng cán bộ, công chức, viên chức như: các loại vănbản trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá, thựchiện chính sách, đào tạo, bổi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đốivới cán bộ, công chức, viên chức; các văn bản về việc tuyển dụng, quản lý công chức

xã, phường và thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyêntrách phường, xã theo phân cấp

+Tài liệu về quy chế dân chủ

Nội dung chủ yếu của nhóm tài liệu này chủ yếu phản ánh các hoạt động thực hiệncác quy chế dân chủ như: các văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã trong việc hướngdẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các

cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, xã, phường trên địa bàn thị xã

+ Tài liệu về cải cách hành chính

Nội dung chủ yếu của nhóm tài liệu này chủ yếu phản ánh các hoạt động về các đề

án, chính sách cải cách hành chính như: các văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã triểnkhai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn và Ủy ban nhân dân phường, xã thực

hiện công tác cải cách hành chính trên địa bàn thị xã; các văn bản của Ủy ban nhândân thị xã về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính trên địa bàn thị xã;các văn bản báo cáo, tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo Ủyban nhân dân thị xã.

+ Tài liệu về công tác văn thư, lưu trữ

Nội dung chủ yếu của nhóm tài liệu này chủ yếu phản ánh các hoạt động về vănthư, lưu trữ như: các văn bản hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thị

xã chấp hành chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ và một số vănbản hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổchức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thị xã và lưu trữthị xã

+ Tài liệu về công tác tôn giáo

Nội dung chủ yếu của nhóm tài liệu này chủ yếu phản ánh các hoạt động về côngtác tôn giáo như: văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và

tổ chức thực hiện các chủ trương của Đảng, Chính sách, pháp luật của Nhà nước vềtôn giáo và các công tác tôn giáo trên địa bàn

+ Tài liệu về công tác thi đua, khen thưởng

Nội dung chủ yếu của nhóm tài liệu này chủ yếu phản ánh các hoạt động về côngtác thi đua, khen thưởng như: các văn bản của Ủy ban nhân thị xã tổ chức các phongtrào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trênđịa bàn thị xã; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua – Khen thưởng thị xã;các văn bản hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,khen thưởng trên địa bàn thị xã; xây dựng, quản lý và sử dụng quỹ thi đua, khenthưởng theo quy định của pháp luật

+ Tài liệu về công tác thanh niên

Nội dung chủ yếu của nhóm tài liệu này chủ yếu phản ánh các hoạt động về côngtác thanh niên như: các quyết định, chỉ thị, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm,hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vựcquản lý nhà nước về công tác thanh niên được giao; các văn bản về tổ chức thực hiệncác văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạc về thanh niên và công tác thanhniên sau khi được phê duyệt; các văn bản về hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáodục pháp luật về thanh niên và công tác thanh niên được giao

+Tình trạng tài liệu của phông

- Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ của cơ quan: Nhìn chung tài liệu trong

phông được thu thập tương đối đầy đủ, các đơn vị đã giao nộp các hồ sơ tài liệu domình giải quyết đúng thời hạn quy định Tuy nhiên, một số tài liệu của các năm 2012

và 2013 chưa được thu thập đầy đủ

- Mức độ đủ thiếu của tài liệu trong phông: Tài liệu trong phông tương đối đầy đủ.Tuy nhiên qua khảo sát, tài liệu trong phông vẫn còn một số tài liệu photo không đảm bảotính pháp lý Do không có bản chính nên số tài liệu này được giữ lại làm minh chứng Xét

về lâu dài, số tài liệu này không thể bảo quản lâu dài trong các hồ sơ, chúng cần được loạihủy theo quy định của pháp luật lưu trữ

- Mức độ xử lý về nghiệp vụ: Đa số tài liệu trong phông còn ở dạng rời lẻ, chưa đượclập hồ sơ

- Tình trạng vật lý của phông hoặc khối tài liệu: Tình trạng vật lý của đa số tài liệutrong phông còn tốt chưa có dấu hiệu hư hại

Khi biên soạn các văn bản này, em đã tham khảo tư liệu liên quan về đơn vị và vềphông tài liệu sau:

- Quyết định số 664/QĐ-UBT ngày 13 tháng 4 năm 1995 của UBND tỉnh ĐồngNai về việc thành lập Phòng Tổ chức chính quyền cấp huyện

- Thông tư số 09/TT-BNV ngày 31tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ Quy địnhchế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

- Quyết định số 03/2011/QĐ-UBND ngày 28 tháng 9 năm 2011 của UBND thị

xã Long Khánh về việc ban hành Quy chế về tổ chức và hoạt động của Phòng Nội vụthị xã Long Khánh

- Thông tư số 04/2008/TT-BNV, ngày 04/6/2008 về việc hướng dẫn chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội Vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBNDcấp tỉnh, cấp huyện

- Thông tư số 07/ 2012.TT-BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Bội vụ vềviệc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan

- Quyết định số 1172/2002/QĐ-UBT ngày 18 tháng 4 năm 2002 của UBND tỉnh

về việc thành lập các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Biên Hòa và cáchuyện của tỉnh Đồng Nai

- Quyết định số 3473/QĐ-UBT, ngày 29 tháng 9 năm 2003 về việc thành lậpcác cơ quan chuyên môn thuộc UBND thị xã Long Khánh, huyện Cẩm Mỹ và huyệnTrảng Bom tỉnh Đồng Nai

- Các biên bản giao nhận tài liệu; mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; sổ sách thống kê tàiliệu và sổ đăng ký văn bản đi, đến;

- Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;

- Các tài liệu khác có liên quan

- Ngoài ra, có thể thu thập thông tin cần thiết từ các cán bộ, công chức, viên chứctrong cơ quan, đơn vị

- Phương án phân loại tài liệu: là bản kê các nhóm tài liệu trong phông được phân loại

và sắp xếp theo trật tự nhất định dùng làm căn cứ sắp xếp tài liệu của phông đó

Việc lựa chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu đối với phông tài liệu đưa rachỉnh lý được tiến hành trên cơ sở vận dụng các nguyên tắc không phân tán phông, tức là tàiliệu của phông nào được tập trung quản lý theo phông đó Đồng thời vận dụng phương

pháp phân loại tài liệu phông lưu trữ được phân chia nhóm lớn, mỗi nhóm lớn thành cácnhóm vừa, mỗi nhóm vừa thành các nhóm nhỏ.

Căn cứ lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông lưu trữ phòng nội vụ thị

xã Long Khánh, giai đoạn 1976- 2009 cho thấy lịch sử hình thành và phát triển củaphòng nội vụ- Thị Xã Long Khánh có nhiều giai đoạn chia tách, sáp nhập với phònglao động thương binh và Xã Hội Do đó cơ cấu tổ chức có nhiều thay đổi trong các giaiđoạn chia tách, sáp nhập này Tuy nhiên, kể từ năm 2008 trở đi Phòng Nội Vụ thị xãLong Khánh đã phát triển ổn định Dựa trên cơ sở đặc diểm về lịch sử hình thành vàphát triển phòng Nội Vụ thị xã Long Khánh, chính vì vậy đơn vị chỉnh lý đã đề xuấtphương án phân loại tài liệu phông lưu trữ phòng Nội Vụ- thị xã Long Khánh, giaiđoạn 1976- 2009 theo phương án thời gian – mặt hoạt động ( phụ lục 3)

HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ Phông lưu trữ Phòng Nội vụ - Thị xã Long Khánh

Giai đoạn: 1976-2009

Bước 1: Chia tài liệu của Phông lưu trữ Phòng Nội vụ thị xã Long Khánh, giaiđoạn 1976-2009 theo các giai đoạn

I Giai đoạn 1976 - 6/1991

II Giai đoạn 7/1991 – 3/1995

III Giai đoạn 4/1995 - 2003

IV Giai đoạn 2004 – 2/2008

Bước 3: Phân chia tài liệu của các năm của Phông lưu trữ Phòng Nội vụ - Thị

xã Long Khánh, giai đoạn 1976-2009 theo các lĩnh vực hoạt động Tuy nhiên cần chú

ý giai đoạn I từ năm 1976 đến 1990 và giai đoạn IV từ năm 2003 đến 2007 thì tài liệuđược chia thành 2 lĩnh vực chuyên môn là: Chuyên môn về Chính quyền (nội vụ) vàchuyên môn về Lao động – Thương binh và Xã hội

I.15.2 Lao động – Thương binh và Xã hội

Trong tài liệu về Lĩnh vực Chính quyền và Lao động – Thương binh và Xã hộichia theo lĩnh vực hoạt động của từng lĩnh vực chuyên môn

I Giai đoạn 1976 -6/1991

I.1 Năm 1976

I.1.1 Chính quyền

I.1.1.1 Tài liệu chung

I.1.1.2 Quản lý về tổ chức, bộ máy

I.1.1.3 Quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp

I.1.1.4 Quản lý công tác xây dựng chính quyền

I.1.1.5 Quản lý về cán bộ, công chức, viên chức

I.1.1.6 Quản lý về quy chế dân chủ

I.1.2 Lao động – Thương binh và Xã hội

I.1.2.1 Tài liệu chung

I.1.2.2 Người có công

I.1.2.3 Việc làm - Lao động - Tiền lương

I.1.2.4 Dạy nghề

…

I.15 Năm 1990

I.15.1 Chính quyền

I.15.1.1 Tài liệu chung

I.15.1.2 Quản lý về tổ chức, bộ máy

I.15.1.3 Quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp

I.15.1.4 Quản lý công tác xây dựng chính quyền

I.151.5 Quản lý về cán bộ, công chức, viên chức

I.15.1.6 Quản lý về quy chế dân chủ

I.15.2 Lao động – Thương binh và Xã hội

I.15.2.1 Tài liệu chung

I.15.2.2 Người có công

I.15.2.3 Việc làm - Lao động - Tiền lương

I.15.2.4 Dạy nghề

II Giai đoạn 7/1991 – 3/1995

II.1 Năm 1991

II.1.1 Tài liệu chung

II.1.2 Quản lý về tổ chức, bộ máy

II.1.3 Quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp

II.1.4 Quản lý công tác xây dựng chính quyền

II.1.5 Quản lý về cán bộ, công chức, viên chức

II.1.6 Quản lý về quy chế dân chủ

…

II 4 Năm 1994

II.4.1 Tài liệu chung

II.4.2 Quản lý về tổ chức, bộ máy

II.4.3 Quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp

II.4.4 Quản lý công tác xây dựng chính quyền

II.4.5 Quản lý về cán bộ, công chức, viên chức

III Giai đoạn 4/1995 - 2003

III.1 Năm 1995

III.1.1 Tài liệu chung

III.1.2 Quản lý về tổ chức, bộ máy

III.1.3 Quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp

III.1.4 Quản lý công tác xây dựng chính quyền

III.1.5 Quản lý về cán bộ, công chức, viên chức

III.1.6 Quản lý về quy chế dân chủ

…

III 8 Năm 2002

III.8.1 Tài liệu chung

III.8.2 Quản lý về tổ chức, bộ máy

III.8.3 Quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp

III.8.4 Quản lý công tác xây dựng chính quyền

III.8.5 Quản lý về cán bộ, công chức, viên chức

III.8.6 Quản lý về quy chế dân chủ

IV Giai đoạn 2004 – 2/2008

IV.4.2 Lao động – Thương binh và Xã hội

Trong tài liệu về Lĩnh vực Chính quyền và Lao động – Thương binh và Xã hộichia theo lĩnh vực hoạt động của từng lĩnh vực chuyên môn

IV Giai đoạn 2004 – 2/2008

IV.1 Năm 2003

IV.1.1 Chính quyền

IV.1.1.1 Tài liệu chung

IV.1.1.2 Quản lý về tổ chức, bộ máy

IV.1.1.3 Quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp

IV.1.1.4 Quản lý công tác xây dựng chính quyền

IV.1.1.5 Quản lý về cán bộ, công chức, viên chức

IV.1.1.6 Quản lý về quy chế dân chủ

IV.1.1.7 Quản lý về cải cách hành chính

IV.1.1.8 Quản lý về công tác tôn giáo

IV.1.2 Lao động – Thương binh và Xã hội

IV.1.2.1 Tài liệu chung

IV.1.2.2 Người có công

IV.1.2.3 Việc làm - Lao động - Tiền lương

IV.4.1.1 Tài liệu chung

IV.4.1.2 Quản lý về tổ chức, bộ máy

IV.4.1.3 Quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp

IV.4.1.4 Quản lý công tác xây dựng chính quyền

IV.4.1.5 Quản lý về cán bộ, công chức, viên chức

IV.4.1.6 Quản lý về quy chế dân chủ

IV.4.1.7 Quản lý về cải cách hành chính

IV.4.1.8 Quản lý về công tác tôn giáo

IV.4.2 Lao động – Thương binh và Xã hội

IV.4.2.1 Tài liệu chung

IV.4.2.2 Người có công

IV.4.2.3 Việc làm - Lao động - Tiền lương

IV.4.2.4 Dạy nghề

IV.4.2.5 Bảo trợ xã hội

IV.4.2.6 Bảo vệ, chăm sóc trẻ em

V.1.5 Quản lý về cán bộ, công chức, viên chức

V.1.6 Quản lý về quy chế dân chủ

V.1.7 Quản lý về cải cách hành chính

V.1.8 Quản lý về công tác văn thư, lưu trữ

V.1.9 Quản lý về công tác tôn giáo

V.1.10 Quản lý về công tác thi đua, khen thưởng

…

V.2 Năm 2009

V.2.1 Tài liệu chung

V.2.2 Quản lý về tổ chức, bộ máy

V.2.3 Quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp

V.2.4 Quản lý công tác xây dựng chính quyền

V.2.5 Quản lý về cán bộ, công chức, viên chức

V.2.6 Quản lý về quy chế dân chủ

V.2.7 Quản lý về cải cách hành chính

V.2.8 Quản lý về công tác văn thư, lưu trữ

V.2.9 Quản lý về công tác tôn giáo

V.2.10 Quản lý về công tác thi đua, khen thưởng

Bước 4: Phân chia tài liệu của các lĩnh vực hoạt động của Phông lưu trữ PhòngNội vụ - Thị xã Long Khánh, giai đoạn 1976-2009 theo các hồ sơ

4 Giai đoạn chỉnh lý

Đây là một nội dung quan trọng được tiến hành sau khi hoàn tất các bước chuẩn bịchỉnh lý Thực hiện chỉnh lý bao gồm những bước cơ bản sau:

4.1 Phân loại tài liệu

Hiểu theo nghĩa chung nhất, phân loại tài liệu là căn cứ vào các đặc trưng chung đểphân chia chúng thành các nhóm, nhằm tổ chức và sử dụng có hiệu quả những tài liệu

đó Áp dụng khái niệm này khi chỉnh lý khối tài liệu của Phòng Nội vụ thị xã em đãtiến hành phân loại tài liệu của phòng trước tiên là theo nhóm lớn tức là theo các giaiđoạn mà phương án phân loại đã chia Sau đó tiếp tục chia tài liệu trong các giai đoạn

đã chia ra các nhóm nhỏ và nhỏ hơn cho đến khi có thể lập thành hồ sơ Tức là phânloại tài liệu theo giai đoạn sau đó theo năm, theo ngày tháng, hoặc theo vấn đề

4.2 Khôi phục hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ

Đối với những phông tài liệu chưa được lập hồ sơ, trong chỉnh lý chúng ta cần tiếnhành lập hồ sơ Trong quá trình sắp xếp văn bản, tài liệu của mỗi hồ sơ cần có sự xemxét loại bớt những tài liệu trùng thừa, những tài liệu hết giá trị ra khỏi hồ sơ

Đối với những hồ sơ trong tình trạng hư hỏng hoặc có dấu hiệu hư hỏng chúng tacần tiến hành khội phục, chỉnh sửa hồ sơ Hoặc cũng có thể chỉnh sửa, hoàn thiện hồ

sơ đối với những phông tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ Trong quá trình chỉnh sửa hồ

sơ nếu phát hiện những tài liệu trùng thừa hoặc hết giá trị chúng ta cũng có thể loại bỏnhững tài liệu trùng thừa hoặc hết giá trị trong một hồ sơ, sau đó lập danh mục và đểvào phần cuối của hồ sơ và loại hủy sau khi kiểm tra lại hồ sơ lần cuối

số thì đánh số trùng với số của tờ trước đó và thêm chữ cái La tinh theo thứ tự abc ở sau, vídụ: có 2 tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờ số 15 thì các tờ đó được đánh số trùng là 15a và15b

b) Viết mục lục văn bản:

Ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lục văn bản được

in riêng hoặc phần mục lục văn bản được in sẵn trong bìa hồ sơ theo Tiêu chuẩn ngànhTCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” được ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước

Ví dụ: Mục lục văn bản mà em đã biên soạn trong thời gian thực tập tại Phòng Nội vụthị xã

Tác giả văn bản Trích yếu nội dung văn bản

Tờ số

Ghi chú

Hội đồngbầu cử xãBình Lộc

Danh sách đại biểu trúng cửđại biểu HĐND xã khóa I

Hội đồngbầu cử xãNhânNghĩa

Danh sách đại biểu trúng cửđại biểu HĐND xã khóa I

Hội đồngbầu cử xãXuân

Danh sách đại biểu trúng cửđại biểu HĐND xã khóa I

4 28/11/1994 Hội đồngbầu cử xã

Suối Tre

Danh sách đại biểu trúng cửđại biểu HĐND xã khóa Inhiệm kỳ 1994-1999

4

Hội đồngbầu cử xãXuânThanh

Danh sách đại biểu trúng cửđại biểu HĐND xã khóa I

Hội đồngbầu cử xãXuân Tân

Danh sách đại biểu trúng cửđại biểu HĐND xã khóa II

Hội đồngbầu cử xãLongGiao

Danh sách đại biểu trúng cửđại biểu HĐND xã khóa I

Danh sách đại biểu trúng cửđại biểu HĐND xã khóa I

Hội đồngbầu cử thịtrấn XuânLộc

Danh sách đại biểu trúng cửđại biểu HĐND xã khóa VII

Danh sách đại biểu trúng cửđại biểu HĐND xã khóa I

Hội đồngbầu cử xãXuânĐường

Danh sách đại biểu trúng cửđại biểu HĐND xã khóa I

bầu cử xãXuânQuế

đại biểu HĐND xã khóa Inhiệm kỳ 1994-1999

15 07/12/1994 Hội đồngbầu cử xã

Bảo Vinh

Danh sách đại biểu trúng cửđại biểu HĐND xã khóa Inhiệm kỳ 1994-1999

15

Hội đồngbầu cử xãThừaĐức

Danh sách đại biểu trúng cửđại biểu HĐND xã khóa I

Hội đồngbầu cử xãXuân Mỹ

Danh sách đại biểu trúng cửđại biểu HĐND xã khóa I

c) Viết chứng từ kết thúc:

Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn bản (nếu được in riêng) và đặc điểmcủa tài liệu (nếu có) trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc được inriêng hoặc phần chứng từ kết thúc được in sẵn trong bìa hồ sơ theo Tiêu chuẩn ngành TCN01: 2002 “Bìa hồ sơ” được ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước

Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng đối với những

hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên)

Ví dụ: chứng từ kết thúc em đã trực tiếp biên soạn trong thời gian thực tập

d) Viết bìa hồ sơ:

Căn cứ phiếu tin hoặc thẻ tạm, ghi các thông tin: tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có);tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ(riêng số hồ sơ tạm thời được viết bằng bút chì) và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ được insẵn theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” được ban hành kèm theo Quyết định

số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước