QUẢN LÝ DỰ ÁN (Chương 6)

TÀI LIỆU QUẢN LÝ DỰ ÁN - CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN XÂY DỰNG HÒA BÌNH

CHƯƠNG 6 QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN

Quản lý thời gian dự án bao gồm các quá trình đòi hỏi để quản lý dự án hoàn thành đúng thời gian

Hình 6.1 cung cấp một cái nhìn tổng quan về các quá trinh quản lý thời gian, được liệt kê sau:

6.1 Hoạch định Quản lý tiến độ - Quá trình thiết lập các chính sách, thủ tục, và tài liệu cho việc lên kế hoạch, phát triển, quản lý, thực hiện và kiểm soát tiến

độ dự án

6.2 Nhận diện các hoạt động – Quá trình nhận diện và lập tài liệu các hoạt động cụ thể cần thực hiện để tạo ra các sản phẩm chuyển giao của dự án 6.3 Lập Trình tự các hoạt động – Quá trình nhận diện và lập tài liệu về các mối liên

hệ giữa các hoạt động dự án

6.4 Ước tính nguồn lực hoạt động – Quá trình ước tính loại và số lượng vật liệu, nguồn nhân lực, thiết bị hay nguồn cung ứng yêu cầu để thực hiện mọi hoạt động 6.5 Ước tính thời gian hoạt động – Quá trình ước tính số thời gian mà công việc cần để hoàn tất từng hoạt động riêng lẻ với các nguồn ước lượng

6.6 Xây dựng tiến độ – Quá trình phân tích các trình tự hoạt động, khoảng thời gian, yêu cầu nguồn lực, và lịch trình bắt buộc nhằm tạo ra mô hình tiến độ dự án 6.7 Kiểm soát tiến độ - Quá trình theo dõi tình trạng của các hoạt động dự án nhằm cập nhật tiến trình dự án và quản lý các thay đổi so với tiến độ cơ sở để đạt kế hoạch

Các quá trình này tương tác với nhau và với các quá trình trong Lĩnh vực Kiến thức như

mô tả chi tiết ở phần 3 và phụ lục A1

Sự phân biệt cách trình bày tiến độ dự án (tiến độ) từ dữ liệu tiến độ (phần 6.6.3.3) và tính toán cách lập tiến độ dự án (phần 6.6.3.2) được thực hiện bằng cách tham chiếu công

cụ lập tiến độ phổ biến với dữ liệu dự án như một tiến độ mẫu Tiến độ mẫu là một sự trình bày kế hoạch thực hiện các hoạt động của dự án bao gồm khoảng thời gian, các phụ thuộc,

và các thông tin lập kế hoạch khác, sử dụng để lập tiến độ dự án theo tiến độ thủ công khác

Đối với thông tin đặc biệt liên quan tới tiến độ mẫu, tham khảo tại Tiêu chuẩn thực hành cho

Tiến độ

Ở vài dự án đặc biệt là các dự án có quy mô nhỏ, việc xác định hoạt động, lập trình tự hoạt động, ước tính nguồn hoạt động, ước tính thời gian hoạt động, và phát triển tiến độ mẫu liên kết với nhau chặt chẽ và có thể xem như một quy trình đơn lẻ do 1 người thực hiện qua

1 khoảng thời gian ngắn Các quy trình này thể hiện sau đây như một yếu tố khác biệt bởi vì công cụ & kỹ thuật cho mỗi quy trình này khác biệt

Các quá trình quản lý thời gian dự án và công cụ & kỹ thuật liên quan được lập tài liệu trong kế hoạch quản lý tiến độ Kế hoạch quản ký tiến độ là một kế hoạch phụ của, và được tích hợp với, kế hoạch quản lý dự án thông qua các quá trình kế hoạch quản lý dự án triển khai (phần 4.2) Kế hoạch quản lý dự án nhận diện phương pháp tiến độ và công cụ tiến độ (hình 6-2), và lập ra tiến độ mẫu và kiểm soát tiến độ dự án Phương pháp tiến độ đã chọn nhận diện khung sườn và thuật toán dùng trong công cụ lập tiến độ nhằm tạo ra tiến độ mẫu Vài phương pháp tiến độ khá hơn được biết tới bao gồm phương án đường tới hạn (CPM) và phương án dãy tới hạn (CCM)

Việc phát triển tiến độ dự án sử dụng đầu ra từ các quá trình để xác định hoạt động, trình

tự hoạt động, ước tính nguồn tài nguyên hoạt động, và ước tính khoảng thời gian hoạt động trong kết nối với công cụ lập tiến độ nhằm lập ra tiến độ mẫu Tiến độ cuối cùng và được duyệt là cơ sở để sử dụng trong quy trình kiểm soát tiến độ (phần 6.7) Như việc thực hiện các hoạt động, nỗ lực ưu tiên trong vùng kiến thức thời gian dự án sẽ có trong quy trình kiểm soát tiến độ nhằm đảm bảo công tác hoàn thiện dự án nằm trong thời gian quy định Hình 6-2

mô tả tổng quan việc lập tiến độ chỉ ra phương án lập tiến độ, công cụ lập tiến độ và đầu ra của quy trình Quản lý thời gian dự án tương tác với nhau để tạo ra một tiến độ dự án

Hình 6-1 Tổng quan về Quản lý thời gian Dự án

6.1 Hoạch định Quản lý tiến độ

Hoạch định Quản lý tiến độ là quy trình xây dựng các chính sách, thủ tục và tài liệu hướng dẫn lập kế hoạch, phát triển, quản lý, thực hiện và kiểm soát tiến độ dự án Lợi ích quan trọng của quy trình này là cung cấp hướng dẫn và chỉ đạo về cách quản lý tiến

độ dự án trong suốt dự án Đầu vào, các công cụ và kỹ thuật, và đầu ra của quy trình này được mô tả trong hình 6-3 Hình 6-4 mô tả sơ đồ luồng dữ liệu của quy trình

Kế hoạch quản lý tiến độ là một phần của kế hoạch quản lý dự án Kế hoạch quản lý tiến độ có thể chính thức hay không chính thức, có nhiều chi tiết hay chỉ là khung tổng quát, dựa trên nhu cầu của dự án, và bao gồm các ngưỡng kiểm soát thích hợp Kế hoạch quản lý tiến độ xác định cách kế hoạch dự phòng sẽ được báo cáo và đánh giá

Kế hoạch quản lý tiến độ có thể được cập nhật để phản ánh một sự thay đổi trong tiến

độ được quản lý Kế hoạch quản lý tiến độ là một đầu vào quan trọng vào quy trình kế hoạch quản lý dự án Xây dựng, đã đề cập trong mục 6.1.3.1

6.1.1 Quản lý Kế hoạch Tiến độ: Đầu vào

• Thông tin khác Tiến độ khác liên quan đến chi phí, rủi ro và quyết định truyền thông từ kế hoạch quản lý dự án dùng để xây dựng tiến độ

6.1.1.2 Tôn chỉ Dự án

Mô tả trong mục 4.1.3.1 Tôn chỉ dự án xác định tiến độ cột mốc tổng và các yêu cầu phê duyệt dự án ảnh hưởng đến quản lý tiến độ dự án

6.1.1.3 Yếu tố môi trường tổ chức

Mô tả ở mục 2.1.5 Các yếu tố môi trường tổ chức ảnh hưởng quy trình Quản lý Kế hoạch Tiến độ bao gồm, nhưng không giới hạn:

• Văn hóa và cơ cấu tổ chức có thể ảnh hưởng đến toàn bộ việc quản lý tiến độ;

• Tài nguyên sẵn có và kỹ năng có thể ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch tiến độ;

• Phần mềm Quản lý dự án cung cấp các công cụ lập kế hoạch và khả năng thay thế cho việc quản lý tiến độ

• Đăng thông tin thương mại, chẳng hạn như thông tin sản suất tài nguyên, thường

có sẵn từ việc truy xuất cơ sở dữ liệu thương mại và

• Hệ thống giấy phép làm việc của tổ chức

6.1.1.4 Tài sản Quy trình tổ chức

Mô tả trong mục 2.1.4 Tài sản quy trình tổ chức ảnh hưởng đến quy trình Quản lý

Kế hoạch Tiến độ bao gồm, nhưng không giới hạn:

• Giám sát và các công cụ báo cáo dùng đến;

• Thông tin lịch sử;

• Các công cụ kiểm soát tiến độ;

• Kiểm soát chính thức và không chính thức tiến độ hiện hành liên quan đến chính sách, thủ tục và hướng dẫn;

• Khuôn mẫu

• Cẩm nang hướng dẫn kết thúc dự án;

• Thủ tục kiểm soát thay đổi và

• Quy trình kiểm soát rủi ro bao gồm các loại rủi ro, định nghĩa xác suất và tác động, và xác suất và ma trận tác động

6.1.2 Kế hoạch Quản lý Tiến độ: Công cụ & Kỹ thuật

6.1.2.1 Tham vấn chuyên gia

Tham vấn chuyên gia, hướng dẫn bởi thông tin lịch sử, cung cấp cái nhìn sâu sắc

có giá trị về môi trường và thông tin từ các dự án trước tương tự Nhận định chuyên môn cũng có thể được yêu cầu xem có nên kết hợp các phương pháp và cách dung hòa sự khác biệt giữa chúng hay không

Nhận định dựa trên chuyên môn trong một lĩnh vực ứng dụng, trong khu vực kiến thức, kỷ luật, công nghiệp, vv, thích hợp cho các hoạt động đang được thực hiện, nên được sử dụng trong xây dựng kế hoạch quản lý tiến độ

6.1.2.2 Kỹ thuật phân tích

Quy trình Quản lý tiến độ có thể liên quan đến việc lựa chọn phương án chiến lược

để dự toán và lập tiến độ các dự án như: lập phương pháp tiến độ, công cụ lập kế hoạch và kỹ thuật, phương pháp dự toán, định dạng, và phần mềm quản lý dự án Kế hoạch quản lý tiến độ có thể là cách chi tiết để truy xuất hoặc xâm nhập nhanh (Mục 6.6.2.7) tiến độ dự án như thực hiện song song công việc Những quyết định này, như quyết định tiến độ khác ảnh hưởng đến dự án, có thể ảnh hưởng đến rủi ro dự án

Các chính sách và thủ tục tổ chức có thể ảnh hưởng đến các kỹ thuật lập tiến độ được sử dụng trong các quyết định này Kỹ thuật có thể bao gồm, nhưng không giới hạn, lập kế hoạch cuộn sóng (mục 6.2.2.2), sớm hay chậm tiến độ (mục 6.3.2.3), phân tích lựa chọn thay thế (mục 6.4.2 2), và phương pháp để xem xét thực hiện kế hoạch (mục 6.7.2.1)

6.1.2.3 Hội họp

Nhóm dự án có thể tổ chức các cuộc họp lập kế hoạch để phát triển các kế hoạch quản lý tiến độ Người tham dự các cuộc họp có thể bao gồm quản lý dự án, nhà tài trợ

dự án, các thành viên đội dự án được lựa chọn, các bên liên quan được lựa chọn, bất

cứ ai có trách nhiệm lập kế hoạch tiến độ hoặc thực hiện, và những người khác nếu cần

6.1.3 Kế hoạch Quản lý Tiến độ: Đầu ra

6.1.3.1 Kế hoạch Quản lý Tiến độ

Là một phần của kế hoạch quản lý dự án, nhằm thiết lập các tiêu chuẩn và hoạt động cho việc phát triển, giám sát và kiểm soát tiến độ Kế hoạch quản lý tiến độ có thể

là chính thức hay không chính thức, có nhiều chi tiết hay khái quát khung sườn, dựa trên nhu cầu của dự án, và bao gồm các mốc kiểm soát thích hợp

Ví dụ, kế hoạch quản lý tiến độ có thể thiết lập như sau:

• Phát triển mô hình tiến độ Dự án Phương pháp luận tiến độ và công cụ tiến độ

sẽ sử dụng cho việc phát triển các mô hình tiến độ dự án phải được chỉ định

• Mức độ chính xác Phạm vi chấp nhận được sử dụng trong việc xác định dự báo thời gian hoạt động thực tế và có thể bao gồm một khoản dự phòng

• Đơn vị đo Mỗi đơn vị được sử dụng trong các phép đo (như giờ nhân viên, ngày nhân viên, hoặc vài tuần để đo lường thời gian, hoặc mét, lít, tấn, km, hoặc mét khối cho các biện pháp số lượng) được xác định cho mỗi nguồn lực

• Liên kết các quy trình cuả tổ chức Cấu trúc phân cấp công việc WBS (Phần 5 4) cung cấp một khung sườn cho các kế hoạch quản lý tiến độ, cho phép phù hợp với dự toán và kết quả tiến độ

• Duy trì mô hình tiến độ Dự án Phải xác định quy trình dùng để cập nhật các trạng thái và ghi nhận tiến trình của các dự án trong mô hình tiến độ trong suốt thời gian thực hiện dự án

• Ngưỡng kiểm soát Phải chỉ ra nhiều ngưỡng khác nhau cho việc giám sát thực hiện tiến độ Các loại ngưỡng thường tính theo tỷ lệ phần trăm độ lệch từ các thông số thiết lập trong kế hoạch ban đầu

• Quy định về đo lường hiệu suất Lập Quy định quản lý giá trị đạt được (EVM) hoặc các quy định đo lường vật lý khác về đo lường hiệu suất Ví dụ, kế hoạch quản lý tiến độ có thể là:

• Quy định để lập phần trăm hoàn thành,

• Tài khoản điều khiển để quản lý đo lường tiến độ và tiến triển,

• Kỹ thuật đo lường giá trị đạt được (ví dụ như đường cơ sở, công thức cố định, phần trăm hoàn thành, vv ) được sử dụng (để biết thông tin cụ thể hơn, tham khảo các tiêu chuẩn thực hành cho Quản lý giá trị đạt được) [9],

• Đo lường thực hiện tiến độ như việc sử dụng chỉ số biến đổi tiến độ (SV)

và thực hiện tiến độ (SPI) để đánh giá độ sai lệch so với tiến độ cơ sở ban đầu

• Mẫu báo cáo Xác định các định dạng và tần suất cho các báo cáo tiến độ khác nhau

• Mô tả Quy trình Lập tài liệu mô tả cá quy trình quản lý tiến độ

6.2 Xác định Hoạt động

Xác định hoạt động là quy trình xác định và lập tài liệu các hoạt động cụ thể để tạo

ra các chuyển giao của dự án Lợi ích quan trọng của quy trình này là để chia nhỏ các gói công việc ra thành các hoạt động, cung cấp cơ sở cho việc lập dự toán, lập tiến độ, thực hiện, giám sát và kiểm soát công việc của dự án Đầu vào, các công cụ và kỹ thuật, và kết quả đầu ra của quy trình này được mô tả trong hình 6-5 Hình 6-6 mô tả

sơ đồ luồng dữ liệu của quy trình

Trong quy trình này tiềm ẩn việc xác nhận và hoạch định các hoạt động khác như việc đáp ứng các mục tiêu của dự án Quy trình tạo cấu trúc phân chia công việc WBS

sẽ xác định các chuyển giao ở mức thấp nhất trong WBS - gói công việc Gói công việc thường bị chia nhỏ thành các thanh phần nhỏ hơn gọi là hoạt động, tượng trưng cho các nỗ lực cần thiết để hoàn thành các gói công việc

6.2.1 Xác định hoạt động: Đầu vào

6.2.1.1 Kế hoạch Quản lý Tiến độ

Mô tả trong mục 6.1.3.1 Đầu vào quan trọng của kế hoạch quản lý tiến độ là các cấp độ chi tiết cần thiết để quản lý công việc

6.2.1.2 Phạm vi cơ sở

Mô tả trong mục 5.4.3.1 WBS dự án, chuyển giao, xung đột, và tài liệu giả định trong các cơ sở phạm vi được xem xét rõ ràng trong khi nhận định hoạt động

6.2.1.3 Các yếu tố môi trường doanh nghiệp

Mô tả trong mục 2.1.5 Yếu tố môi trường doanh nghiệp ảnh hưởng đến quy trình xác định hoạt động, bao gồm, nhưng không giới hạn:

• Văn hóa và cơ cấu tổ chức,

• Thông tin thương mại xuất bản từ cơ sở dữ liệu thương mại, và

• Hệ thống thông tin quản lý dự án (PMIS)

• Tiêu chuẩn hóa các quy trình,

• Các mẫu chứa danh sách các hoạt động tiêu chuẩn hoặc một phần của danh sách hoạt động từ một dự án trước đó, và

• Chính sách, thủ tục, hướng dẫn, như phương pháp luận lập tiến độ lên quan đến việc lập kế hoạch chính thức và không chính thức hiện tại hoạt động lập kế hoạch liên quan đến thủ tục, hướng dẫn, được xem xét phát triển các định nghĩa hoạt động

6.2.2 Xác định hoạt động: Công cụ và Kỹ thuật

6.2.2.1 Phân rã

Phân rã là một kỹ thuật được sử dụng để phân chia và tái phân chia phạm vi dự án

và các sản phẩm chuyển giao dự án thành các thành phần nhỏ hơn (gọi là gói công việc), dễ quản lý hơn Hoạt động này đại diện cho các nỗ lực cần thiết để hoàn thành một gói công việc Quy trình xác định hoạt động các đầu ra cuối cùng xem như là hoạt động chứ không phải chuyển giao, thực hiện trong quy trình lập cấu trúc phân cấp công việc WBS (Phần 5.4)

Danh sách hoạt động, WBS, và từ điển WBS có thể được phát triển theo tuần tự hoặc đồng thời, với WBS và từ điển WBS làm cơ sở để phát triển danh sách hoạt động cuối cùng Mỗi gói công việc trong WBS bị phân rã thành các hoạt động cần thiết để tạo

ra các chuyển giao gói công việc Trong quá trình phân rã, việc có các thành viên trong đội sẽ dẫn đến kết quả tốt hơn và chính xác hơn

6.2.2.2 Kế hoạch cuộn sóng

Lập kế hoạch cuộn sóng là một kỹ thuật lập kế hoạch, trong đó các công việc phải được thực hiện trong thời gian sát với kế hoạch chi tiết, trong khi các công việc trong tương lai được dự kiến ở mức độ cao hơn Nó là một hình thức xây dựng tiến bộ Vì vậy, công việc có thể tồn tại ở các cấp độ khác nhau của các chi tiết tùy thuộc vào vị trí

nó đang ở trong vòng đời dự án Trong quá trình hoạch định chiến lược đầu, khi ít

thông tin được xác nhận, gói công việc có thể được chia ra thành các cấp độ chi tiết Khi có thêm thông tin về các sự kiện sắp tới trong tương lai gần, gói công việc có thể được chia ra thành các hoạt động

6.2.2.3 Tham vấn chuyên gia

Thành viên đội dự án hoặc các chuyên gia khác, những người có kinh nghiệm và tay nghề cao trong việc phát triển bản tuyên bố phạm vi dự án, WBS, và tiến độ dự án,

có thể cung cấp kiến thức chuyên môn trong việc xác định hoạt động

6.2.3 Xác định hoạt động: Đầu ra

6.2.3.1 Danh sách Hoạt động

Danh sách hoạt động là một danh sách toàn diện bao gồm tất cả các hoạt động tiến

độ theo yêu cầu của dự án Danh sách hoạt động còn bao gồm các hoạt động nhận diện và mô tả công việc thuộc phạm vi cho từng hoạt động với đầy đủ chi tiết để đảm bảo các thành viên nhóm dự án hiểu các yêu cầu công việc phải hoàn thành Mỗi hoạt động nên có một tiêu đề duy nhất mô tả vị trí của nó trong tiến độ, ngay cả khi tiêu đề hoạt động được hiển thị bên ngoài bối cảnh của tiến độ dự án

6.2.3.2 Các thuộc tính Hoạt động

Hoạt động - khác biệt với milestone - có thời hạn, trong thời gian đó hoạt động của công việc được thực hiện, và có thể có các nguồn lực và chi phí liên quan đến công việc Thuộc tính hoạt động mở rộng các mô tả hoạt động bằng cách xác định nhiều thành phần kết hợp với mỗi hoạt động Các thành phần cho từng hoạt động phát triển theo thời gian Trong giai đoạn đầu của dự án, chúng bao gồm các nhận diện hoạt động (ID), WBS ID, và nhãn hoạt động hoặc tên, và khi hoàn thành, có thể bao gồm mã

số hoạt động, mô tả hoạt động, hoạt động trước đó, các hoạt động sau đó, mối quan hệ hợp lý, sớm và muộn (Phần 6.3.2 3), yêu cầu nguồn lực, ngày áp dụng, các ràng buộc,

và các giả định Thuộc tính hoạt động có thể được sử dụng để xác định người chịu trách nhiệm thi công công trình, khu vực địa lý, hoặc nơi thực hiện công việc, lịch dự

án, và loại hoạt động như mức độ nổ lực (thường được viết tắt là LOE-Level Of Effort ),

nổ lực rời rạc, và phân bổ nổ lực Thuộc tính hoạt động được sử dụng để phát triển kế hoạch và lựa chọn, đặt hàng, và sắp xếp các hoạt động tiến độ theo kế hoạch trong nhiều cách khác nhau trong bản báo cáo Số lượng các thuộc tính khác nhau theo từng khu vực áp dụng

6.2.3.3 Danh sách mốc (milestones)

Mốc là các điểm quan trọng hoặc sự kiện trong một dự án Một danh sách milestones là danh sách nhận dạng tất cả các sự kiện quan trọng của dự án, như các yêu cầu của hợp đồng, hoặc tùy chọn, chẳng hạn như các việc dựa trên những thông tin lịch sử Milestone tương tự như các hoạt động tiến độ thông thường, với cấu trúc và các thuộc tính giống nhau, nhưng chúng không có khoảng thời gian vì milestone đại diện cho một thời điểm

6 3 Trình tự các hoạt động

Lập trình tự hoạt động là quy trình nhận diện và lập tài liệu về mối quan hệ giữa các hoạt động của dự án Lợi ích quan trọng của quy trình này là xác định trình tự công việc hợp lý để đạt được hiệu quả cao nhất cho tất cả các mặt ràng buộc của dự án Đầu vào, các công cụ và kỹ thuật, và kết quả đầu ra của quy trình này được mô tả trong hình 6-7 Hình 6-8 mô tả sơ đồ luồng dữ liệu của quy trình

Mọi hoạt động và milestones quan trọng, ngoại trừ cái đầu tiên và cuối cùng, được kết nối với ít nhất một công việc trước đó với một mối quan hệ kết thúc-bắt đầu (finish-to-start FS) hoặc bắt đầu - bắt đầu (start-to-start SS) và với ít nhất một kế nhiệm với một mối quan hệ kết thúc-bắt đầu (finish-to-start FS) hoặc kết thúc–kết thúc (finish-to-finish FF) Cần thiết kế mối quan hệ hợp lý để tạo ra một tiến độ dự án thực tế Cần sử dụng nhanh (lead) tiến độ hay chậm (lag) tiến độ giữa các hoạt động để hỗ trợ một tiến

độ dự án thực tế có thể đạt tới Trình tự có thể được thực hiện bằng cách sử dụng phần mềm quản lý dự án hoặc bằng cách sử dụng các kỹ thuật thủ công hoặc tự động

6.3.1 Trình tự các hoạt động: Đầu vào

6.3.1.1 Kế hoạch Quản lý Tiến độ

Mô tả trong Mục 6.1.3.1 Kế hoạch quản lý tiến đội xác định phương pháp lập kế hoạch và công cụ dùng cho dự án, mà sẽ hướng dẫn giải mã cách thức hoạt động theo trình tự

6.3.1.2 Danh sách Hoạt động

Mô tả trong mục 6.2.3.1 Danh sách các hoạt động có chứa tất cả các hoạt động tiến độ yêu cầu của dự án, đó là lập trình tự Phụ thuộc và ràng buộc khác của các hoạt động này có thể ảnh hưởng đến việc lập trình tự cho các hoạt động

Mô tả trong mục 5.3.3.1 Bản tuyên bố phạm vi dự án bao gồm mô tả phạm vi sản phẩm, gồm đặc điểm sản phẩm có thể ảnh hưởng đến trình tự hoạt động, chẳng hạn như cách bố trí vật lý để thi công của một nhà máy hoặc giao diện hệ thống phụ trên một dự án phần mềm Các thông tin khác từ báo cáo phạm vi dự án bao gồm cả phân phối của dự án, ràng buộc của dự án, và các giả định của dự án cũng có thể ảnh hưởng đến trình tự hoạt động Trong khi những hiệu ứng này thường hiển nhiên có trong danh sách hoạt động, bản mô tả phạm vi sản phẩm thường được xem xét để đảm bảo độ chính xác

6.3.1.6 Các yếu tố môi trường tổ chức

Mô tả trong mục 2.1.5 Yếu tố môi trường tổ chức ảnh hưởng tới trình tự hoạt động của các quy trình, bao gồm, nhưng không giới hạn:

• Chính phủ hoặc ngành công nghiệp tiêu chuẩn,

• Hệ thống thông tin quản lý dự án (PMIS),

của tổ chức dùng cho phương pháp lập kế hoạch, chính sách liên quan tới việc lập kế hoạch cho các hoạt động tồn tại chính thức và không chính thức, thủ tục, hướng dẫn, chẳng hạn như phương pháp lập kế hoạch xem xét trong việc phát triển mối quan hệ hợp lý, và các mẫu có thể dùng để tiến hành việc xúc tiến mạng lưới lưới hoạt động của

dự án Hoạt động liên quan đến các thuộc tính thông tin trong các mẫu cũng có thể cung cấp thêm thông tin mô tả hữu ích cho trình tự hoạt động

6.3.2 Trình tự các hoạt động: Công cụ và kỹ thuật

6.3.2.1 Phương pháp biểu đồ sự kiện (Precedent Diagramming Method)

Các biểu đồ phương pháp sự kiện (PDM) là một kỹ thuật được sử dụng để xây dựng một mô hình tiến độ, trong đó hoạt động được đại diện bởi các nút và đồ họa được liên kết bởi một hoặc nhiều mối quan hệ hợp lý để hiển thị trình tự các hoạt động này để thực hiện Hoạt động-trên-nút (AON) là một trong những phương pháp đại diện cho một sơ đồ ưu tiên Đây là phương pháp được sử dụng bởi hầu hết các gói phần mềm quản lý dự án

PDM bao gồm bốn loại phụ thuộc hay các mối quan hệ hợp lý Một hoạt động tiền nhiệm là một hoạt động đến trước hoạt động phụ thuộc một cách hợp lý trong tiến độ Một hoạt động kế nhiệm là một hoạt động phụ thuộc đến sau hoạt động một cách hợp

lý trong tiến độ Các mối quan hệ được xác định dưới đây và được minh họa trong Hình 6-9:

• Kết thúc-để-bắt đầu (FS) Một mối quan hệ hợp lý trong đó một hoạt động kế nhiệm không có thể bắt đầu cho đến khi một hoạt động tiền nhiệm đã kết thúc Ví dụ: Lễ trao giải (kế nhiệm) không thể bắt đầu cho đến khi cuộc đua (tiền nhiệm) kết thúc

• Kết thúc-để-kết thúc (FF) Một mối quan hệ hợp lý trong đó một hoạt động kế nhiệm không thể kết thúc cho đến khi một hoạt động tiền nhiệm kết thúc Ví dụ: Viết một tài liệu (tiền nhiệm) là cần thiết để kết thúc trước khi chỉnh sửa các tài liệu (kế nhiệm) có thể kết thúc

• Bắt đầu-để-bắt đầu (SS) Một mối quan hệ hợp lý trong đó một hoạt động kế nhiệm không có thể bắt đầu cho đến khi một hoạt động tiền nhiệm đã bắt đầu Ví dụ: Cấp độ bê tông (kế nhiệm) không thể bắt đầu cho đến khi đổ nền (tiền nhiệm) bắt đầu

• Bắt đầu-để-kết thúc (SF) Một mối quan hệ hợp lý trong đó một hoạt động kế nhiệm không thể kết thúc cho đến khi một hoạt động tiền nhiệm bắt đầu Ví dụ: nhân viên bảo vệ đầu tiên thay ca (kế nhiệm) không thể kết thúc cho đến khi nhân viên bảo vệ thứ hai (tiền nhiệm) bắt đầu đổi ca

Trong PDM, kết thúc-để-bắt đầu là loại thông dụng nhất của mối quan hệ ưu tiên Mối quan hệ bắt đầu-để-kết thúc rất ít được sử dụng nhưng bao gồm để thể hiện một danh sách đầy đủ các loại mối quan hệ PDM

6.3.2.2 Quyết định phụ thuộc

Phụ thuộc có thể đặc trưng bởi các thuộc tính sau: bắt buộc hoặc tùy ý, nội bộ hoặc bên ngoài, như mô tả dưới đây Phụ thuộc có bốn thuộc tính, nhưng có thể được áp dụng hai thuộc tính cùng một lúc theo cách sau đây: phụ thuộc bên ngoài bắt buộc, phụ thuộc nội bộ bắt buộc, phụ thuộc bên ngoài tùy ý, hoặc phụ thuộc nội bộ tùy ý

• Phụ thuộc bắt buộc Phụ thuộc bắt buộc là những gì pháp lý hoặc hợp đồng yêu cầu hoặc vốn có trong bản chất của công việc Phụ thuộc bắt buộc thường liên quan đến giới hạn vật lý, chẳng hạn như trên một dự án xây dựng, không

thể xây dựng các cấu trúc thượng tầng cho đến khi xây dựng nền, hoặc trên một

dự án điện tử, phải xây dựng mẫu trước khi kiểm tra Phụ thuộc bắt buộc đôi khi được gọi là logic cứng hoặc phụ thuộc cứng Phụ thuộc kỹ thuật có thể không bắt buộc Đội dự án xác định phụ thuộc nào là bắt buộc trong quy trình lập trình

tự các hoạt động Phụ thuộc bắt buộc không nên nhầm lẫn với hạn chế tiến độ

đã giao trong công cụ lập tiến độ

• Phụ thuộc tùy ý Phụ thuộc tùy ý đôi khi được gọi là logic ưa thích, logic ưu đãi, hoặc logic ưu tiên Phụ thuộc tùy ý được thành lập dựa trên kiến thức thực hành tốt nhất trong một khu vực ứng dụng cụ thể hoặc một số khía cạnh khác thường của dự án một chuỗi đặc biệt được trông đợi, mặc dù có thể chấp nhận được trình tự khác Phụ thuộc tùy ý nên được ghi chép đầy đủ vì chúng có thể tạo ra tổng giá trị nổi tùy ý và có thể giới hạn sau khi tùy chọn lập tiến độ Khi kỹ thuật theo dõi nhanh được dùng, các phụ thuộc tùy ý nên được xem xét và cân nhắc điều chỉnh hoặc loại bỏ Đội dự án xác định phụ thuộc là tùy ý trong quy trình lập trình tự các hoạt động

• Phụ thuộc bên ngoài Phụ thuộc bên ngoài liên quan đến một mối quan hệ giữa các hoạt động dự án và các hoạt động phi dự án Những phụ thuộc thường là bên ngoài sự kiểm soát của nhóm dự án Ví dụ, hoạt động thử nghiệm trong một

dự án phần mềm có thể phụ thuộc vào việc cung cấp các phần cứng từ một nguồn bên ngoài, hoặc buổi điều trần về môi trường của chính phủ có thể cần phải được tổ chức trước khi chuẩn bị hiện trường bắt đầu một dự án xây dựng Đội ngũ quản lý dự án xác định phụ thuộc nào là bên ngoài trong quy trình lập trình tự các hoạt động

• Phụ thuộc nội bộ Phụ thuộc nội bộ liên quan đến một mối quan hệ ưu tiên giữa các hoạt động dự án và nói chung trong kiểm soát các nhóm dự án Ví dụ, nếu đội không thể kiểm tra một máy cho đến khi họ lắp ráp nó, đây là một sự phụ thuộc bắt buộc nội bộ Đội ngũ quản lý dự án xác định phụ thuộc nào là nội bộ trong quy trình lập trình tự các hoạt động

6.3.2.3 Sớm và Muộn

Sớm là số lượng thời gian, theo đó một hoạt động kế nhiệm có thể được đưa tới sớmđối với một hoạt động tiền nhiệm Ví dụ, trong một dự án xây dựng một tòa nhà văn phòng mới, cảnh quan có thể dự kiến sẽ bắt đầu hai tuần trước khi hoàn tất danh

sách dự kiến Điều này sẽ được hiển thị như một kết thúc-để-bắt đầu với đúng tiến độ hai tuần như thể hiện trong hình 6-10 Sớm thường được biểu diễn như là một giá trị tiêu cực cho sự chậm chạp trong phần mềm lập kế hoạch

Muộn là số lượng thời gian, theo đó một hoạt động kế sẽ bị chậm trễ đối với một hoạt động tiền nhiệm Ví dụ, một nhóm văn bản kỹ thuật có thể bắt đầu chỉnh sửa dự thảo của một tài liệu lớn 15 ngày sau khi họ bắt đầu viết nó Điều này có thể được hiển thị như một sự bắt đầu-để-bắt đầu mối quan hệ với độ trễ 15 ngày như thể hiện trong hình 6-10 Muộn có thể được thể hiện trong sơ đồ mạng tiến độ dự án như thể hiện trong hình 6-11 trong mối quan hệ giữa các hoạt động H và I, như được chỉ ra bởi mục lục SS 10 (bắt đầu-để-bắt đầu cộng với 10 ngày muộn) mặc dù không phải là bù đắp hiển thị liên quan đến một khoảng thời gian

Đội ngũ quản lý dự án xác định phụ thuộc mà có thể yêu cầu đúng tiến độ hoặc chậm tiến độ để xác nhận chính xác mối quan hệ hợp lý Việc sử dụng Sớm và Muộn không nên thay thế tiến độ logic Các hoạt động và các giả định liên quan với chúng nên được ghi chép

6.3.3 Trình tự các hoạt động: Đầu ra

6.3.3.1 Sơ đồ mạng lưới tiến độ dự án

Sơ đồ mạng lưới tiến độ dự án là một đồ họa đại diện của các mối quan hệ hợp lý, cũng được gọi là phụ thuộc, giữa các hoạt động tiến độ dự án Hình 6-11 minh họa một

sơ đồ mạng lưới tiến độ dự án Một sơ đồ mạng lưới tiến độ dự án được minh họa

bằng tay hoặc bằng cách sử dụng phần mềm quản lý dự án Nó bao gồm toàn bộ chi tiết dự án, hoặc có một hoặc nhiều các hoạt động chính Một minh họa vắn tắt có thể đi kèm với sơ đồ và mô tả các phương pháp tiếp cận cơ bản được sử dụng để tự hoạt động Bất cứ chuỗi hoạt động bất thường nào trong hệ thống đều được mô tả đầy đủ trong sơ đồ

• Đăng ký rủi ro

6 4 Ước tính nguồn lực hoạt động

Ước tính nguồn lực hoạt động là quy trình ước tính các loại và số lượng của vật tư, nguồn nhân lực, trang thiết bị cần thiết để thực hiện từng hoạt động Lợi ích quan trọng

của quy trình này là giúp xác định loại, số lượng và đặc điểm của nguồn lực cần thiết

để hoàn thành các hoạt động và cho phép ước tính chi phí và thời gian chính xác hơn Đầu vào, các công cụ và kỹ thuật, và kết quả đầu ra của quy trình này được mô tả trong hình 6-12 Hình 6-13 mô tả sơ đồ luồng dữ liệu của quy trình

Quy trình Ước tính Nguồn lực hoạt động được phối hợp chặt chẽ với các quy trình Ước tính chi phí (Phần 7.2) Ví dụ:

• Một nhóm dự án xây dựng sẽ cần phải làm quen với quy chuẩn xây dựng địa phương Kiến thức như vậy thường là có sẵn từ người bán hàng địa phương Tuy nhiên, nếu lực lượng lao động địa phương thiếu kinh nghiệm với các kỹ thuật xây dựng đặc biệt hoặc chuyên ngành, để đảm bảo kiến thức về các quy chuẩn xây dựng địa phương, có thể cách hiệu quả nhất là thêm một nhà tư vấn và bổ sung chi phí

• Một nhóm thiết kế ô tô sẽ cần phải làm quen với các kỹ thuật lắp ráp tự động mới nhất Các kiến thức cần thiết có thể có được bằng cách thuê một nhà tư vấn, gửi một nhà thiết kế cho một cuộc hội thảo về robot, hoặc gửi một người nào đó sang xưởng chế tạo như một thành viên của nhóm dự án

6.4.1 Ước tính nguồn lực hoạt động: Đầu vào

6.4.1.1 Kế hoạch Quản lý Tiến độ

Mô tả trong mục 6.1.3.1 Kế hoạch quản lý tiến độ xác định mức độ chính xác và ước tính đơn vị đo lường cho các nguồn lực

6.4.1.2 Danh sách Hoạt động

Mô tả trong mục 6.2.3.1 Danh sách náy xác định các hoạt động cần nguồn lực 6.4.1.3 Thuộc tính hoạt động

Mô tả trong mục 6.2.3.2 Thuộc tính hoạt động cung cấp dữ liệu đầu vào chủ yếu để

sử dụng trong việc ước tính các nguồn lực cần thiết cho từng hoạt động trong danh sách hoạt động

6.4.1.4 Lịch nguồn lực

Mô tả trong mục 9.2.3.2 và 12.2.3.3 Lịch nguồn lực là lịch xác định các ngày và ca làm việc trên mỗi nguồn lực chuyên biệt sẵn có Thông tin về các nguồn lực (như nguồn nhân lực, thiết bị và vật liệu) có tiềm năng sẵn có trong một khoảng thời gian hoạt động theo kế hoạch, sử dụng để ước tính nguồn lực sử dụng Lịch nguồn lực chỉ định khi nào

và bao lâu nguồn lực dự án sẽ phải có sẵn Thông tin này có thể có tại các hoạt động hay các cấp độ dự án Kiến thức này bao gồm việc xem xét các thuộc tính như kinh nghiệm và / hoặc cấp độ kỹ năng của nguồn lực, cũng như vị trí địa lý khác nhau mà từ

đó khi họ cần là có sẵn nguồn lực gốc

6.4.1.5 Đăng ký rủi ro

Mô tả trong mục 11.2.3.1 Sự kiện rủi ro có thể ảnh hưởng đến lựa chọn nguồn lực

và điều kiện sẵn có Việc cập nhật để đăng ký rủi ro bao gồm trong các tài liệu cập nhật

dự án, được mô tả trong mục 11.5.3.2 Kế hoạch Phản ứng rủi ro

6.4.1.6 Ước tính chi phí hoạt động

Mô tả trong mục 7.2.3.1 Chi phí nguồn lực có thể ảnh hưởng đến lựa chọn nguồn lực

6.4.1.7 Yếu tố môi trường tổ chức

Mô tả trong mục 2.1.5 Các yếu tố môi trường doanh nghiệp có thể ảnh hưởng tới quy trình ước tính Nguồn lực hoạt động, bao gồm, nhưng không giới hạn, vị trí nguồn lực, điều kiện sẵn có, và kỹ năng

6.4.1.8 Tài sản Quy trình tổ chức

Mô tả trong mục 2.1.4 Tài sản quy trình tổ chức có thể ảnh hưởng tới tới quy trình ước tính Nguồn lực hoạt động, bao gồm, nhưng không giới hạn:

• Các chính sách và thủ tục liên quan đến nhân sự,

• Các chính sách và thủ tục liên quan đến việc thuê và mua vật tư, thiết bị, và

• Tiến độ sử thông tin về các loại nguồn lực sử dụng cho công việc tương tự như các dự án trước đó

6.4.2 Ước tính nguồn lực hoạt động: Công cụ & Kỹ thuật

6.4.2.1 Tham vấn chuyên gia

Tham vấn chuyên gia thường được yêu cầu để đánh giá các nguồn lực có liên quan đầu vào đến quy trình này Bất kỳ nhóm hoặc người nào có kiến thức chuyên môn trong việc hoạch định và dự toán nguồn lực đều có thể cung cấp chuyên môn như vậy 6.4.2.2 Phân tích thay thế

Nhiều hoạt động tiến độ có phương pháp thay thế hoàn thành Chúng bao gồm các mức độ khác nhau về khả năng hoặc kỹ năng nguồn lực, quy mô khác nhau hoặc các loại máy móc, công cụ khác nhau (so với bán tự động), và quyết định làm-thuê-hay-mua liên quan đến nguồn lực (Phần 12.1.3.5)

6.4.2.3 Dữ liệu dự toán công bố

Một số tổ chức thường xuyên công bố đơn giá cập nhật và chi phí đơn vị các nguồn lực cho một mảng rộng các ngành nghề lao động, vật liệu và thiết bị cho các quốc gia

và vị trí địa lý trong nước khác nhau

6.4.2.4 Dự toán từ dưới lên

Dự toán từ dưới lên là một phương pháp dự tính thời gian hoặc chi phí dự án bằng cách tập hợp các dự toán của các thành phần cấp thấp hơn của WBS Khi một hoạt động không thể dự toán với một mức độ bí mật hợp lý, các công việc trong hoạt động được phân rã chi tiết hơn Nhu cầu nguồn lực được dự toán Những dự toán này sau

đó được tổng hợp thành một tổng số lượng cho mỗi nguồn lực của hoạt động Hoạt động có thể có hoặc không phụ thuộc lẫn nhau gây ảnh hưởng đến các ứng dụng và

sử dụng nguồn lực Nếu có phụ thuộc, mô hình này phản ánh và lập tài liệu việc sử dụng nguồn lực trong các yêu cầu dự toán của hoạt động này

6.4.2.5 Phần mềm Quản lý dự án

Phần mềm quản lý dự án, chẳng hạn như một công cụ phần mềm lập kế hoạch, có khả năng giúp lập kế hoạch, tổ chức và quản lý vốn nguồn lực và phát triển dự toán nguồn lực Tùy thuộc vào sự tinh tế của phần mềm, cấu trúc phân cấp nguồn lực, nguồn lực sẵn có, tỉ lệ nguồn lực, và lịch phân bổ nguồn lực khác nhau có thể được xác định để hỗ trợ tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực

6.4.3 Ước tính nguồn lực hoạt động: Đầu ra

6.4.3.1 Yêu cầu Nguồn lực Hoạt động

Yêu cầu nguồn lực hoạt động xác định loại và số lượng nguồn lực cần thiết cho từng hoạt động trong một gói công việc Những yêu cầu này sau đó có thể tổng hợp để xác định ước tính nguồn lực cho mỗi gói công việc, từng giai đoạn công việc Số lượng chi tiết và mức độ chuyên dụng của các mô tả yêu cầu nguồn lực có thể khác nhau tùy theo khu vực áp dụng Các tài liệu yêu cầu nguồn lực cho từng hoạt động có thể bao gồm cơ sở ước tính cho mỗi nguồn lực, cũng như các giả định đã thực hiện trong việc xác định loại nguồn lực được áp dụng, tính sẵn có của chúng, và số lượng sử dụng 6.4.3.2 Cấu trúc phân bổ nguồn lực

Các cấu trúc phân bổ nguồn lực là một đại diện phân cấp các nguồn lực theo thể loại và loại Ví dụ về các loại nguồn lực bao gồm nhân công, vật liệu, vật tư, thiết bị Các loại nguồn lực có thể bao gồm các mức độ kỹ năng, trình độ, hoặc các thông tin

khác thích hợp cho dự án Cấu trúc phân bổ nguồn lực hữu dụng cho việc tổ chức và báo cáo dữ liệu tiến độ dự án với thông tin sử dụng nguồn lực

6.4.3.3 Cập nhật tài liệu dự án

Tài liệu dự án có thể được cập nhật, bao gồm, nhưng không giới hạn:

• Danh sách hoạt động,

• Thuộc tính hoạt động, và

• Tiến độ phân bổ nguồn lực

6 5 Ước tính thời gian hoạt động

Ước tính thời gian hoạt động là quy trình ước lượng thời gian làm việc cần thiết để hoàn thành các hoạt động riêng lẻ cùng với nguồn lực dự kiến Lợi ích quan trọng của quy trình này là cung cấp lượng thời gian cho việc thực hiện mỗi hoạt động đến khi hoàn thành, đó là một đầu vào quan trọng của quy trình xây dựng tiến độ Đầu vào, các công cụ và kỹ thuật, và kết quả đầu ra của quy trình này được mô tả trong hình 6-14 Hình 6-15 mô tả sơ đồ luồng dữ liệu quy trình

Ước tính khoảng thời gian hoạt động sử dụng thông tin trên phạm vi hoạt động của công việc, các loại nguồn lực cần thiết, số lượng nguồn lực dự kiến, và tiến độ cung ứng nguồn lực Đầu vào của ước tính thời gian hoạt động có nguồn gốc từ người hoặc nhóm thuộc nhóm dự án là người quen thuộc nhất với tính chất công việc trong hoạt động chuyên biệt Ước tính thời gian được dần dần xây dựng, và quy trình này xem xét

về chất lượng và tính sẵn sàng cho dữ liệu đầu vào Ví dụ, dữ liệu chi tiết và chính xác

là có sẵn về mặt kỹ thuật và thiết kế công việc của dự án, tính chính xác của các ước tính thời gian được cải thiện Như vậy, ước tính thời gian có thể được giả định là dần dần chính xác hơn và có chất lượng tốt hơn

Quy trình ước tính thời gian hoạt động đòi hỏi ước tính các nỗ lực công việc cần thiết để hoàn thành các hoạt động và ước tính số lượng nguồn lực sẵn có để hoàn thành hoạt động này Các ước tính này được dùng để ước tính khoảng thời gian làm việc (thời gian hoạt động) cần hoàn thành các hoạt động, sử dụng trong các dự án thích hợp và lịch cung ứng nguồn lực Tất cả dữ liệu và giả định hỗ trợ ước tính thời gian được ghi nhận cho mỗi lần ước tính thời gian hoạt động

6.5.1 Ước tính khoảng thời gian hoạt động: Đầu vào

6.5.1.1 Kế hoạch Quản lý Tiến độ

Mô tả trong mục 6.1.3.1 Kế hoạch quản lý tiến độ xác định dùng phương pháp nào

và mức độ chính xác là bao nhiêu cùng với việc ước lượng khoảng thời gian hoạt động bao gồm cả chu kỳ cập nhật dự án cho các tiêu chuẩn khác

6.5.1.4 Yêu cầu nguồn lực hoạt động

Mô tả trong mục 6.4.3.1 Các yêu cầu nguồn lực hoạt động dự kiến sẽ có hiệu lực vào thời gian hoạt động, tùy cấp độ nguồn lực được giao để hoạt động, việc đáp ứng yêu cầu sẽ ảnh hưởng đến thời gian của hầu hết hoạt động Ví dụ, nếu bổ sung thêm nguồn lực hoặc nguồn lực được giao cho một hoạt động có trình độ thấp hơn, có thể làm giảm hiệu suất hoặc năng suất do thông tin liên lạc tăng, đào tạo và phối hợp các nhu cầu dẫn đến ước tính khoảng thời gian sẽ phải lâu hơn

6.5.1.5 Lịch nguồn lực

Mô tả trong mục 6.4.1.4 Lịch nguồn lực ảnh hưởng tới tiến độ thời gian hoạt động

do sự sẵn có của các nguồn lực chuyên biệt, loại nguồn lực và các nguồn lực với các thuộc tính chuyên biệt Ví dụ, khi nhân viên được giao nhiệm vụ hoạt động trên cơ sở toàn thời gian, nói chung, một nhân viên có tay nghề cao có thể được dự kiến sẽ hoàn thành một hoạt động được đưa ra trong thời gian ít hơn một nhân viên tương đối ít tay nghề

6.5.1.6 Bản tuyên bố Phạm vi dự án

Mô tả trong mục 5.3.3.1 Các giả định và ràng buộc từ các tuyên bố phạm vi dự án được xem xét khi ước tính khoảng thời gian hoạt động Ví dụ về các giả định bao gồm, nhưng không giới hạn:

• Điều kiện tồn tại,