QUẢN LÝ DỰ ÁN (Chương 5)

TÀI LIỆU QUẢN LÝ DỰ ÁN - CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN XÂY DỰNG HÒA BÌNH

CHƯƠNG 5 QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

Quản lý Phạm vi Dự án bao gồm các quy trình cần thiết để đảm bảo rằng dự án bao gồm tất

cả các công việc cần thiết, và chỉ công việc cần thiết, để hoàn thành dự án thành công Quản lý phạm vi Dự án chủ yếu liên quan đến việc xác định và kiểm soát tất cả những cái thuộc và không thuộc dự án

Hình 5.1 – Tổng quan về các Quy trình Quản lý Phạm vi Dự án, bao gồm:

5.1 Quản lý Phạm vi Dự án – Quy trình tạo ra kế hoạch quản lý phạm vi là tài liệu hướng dẫn cách xác định, tạo hiệu lực và kiểm soát phạm vi dự án

5.2 Thu thập Yêu cầu – Quy trình xác định, lập tài liệu, và quản lý nhu cầu và yêu cầu của các bên liên quan để đáp ứng các mục tiêu của dự án

5.3 Xác định Phạm vi – Quy trình phát triển bản mô tả chi tiết của dự án và sản phẩm 5.4 Tạo ra Cấu trúc phân cấp công việc - Quy trình chia nhỏ các sản phẩm dự án và công việc dự án thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn

5.5 Phê duyệt Phạm vi - Quy trình chính thức chấp thuậnđể bàn giao dự án hoàn công 5.6 Kiểm soát Phạm vi – Quy trình theo dõi tình trạng dự án, phạm vi sản phẩm và quản lý các thay đổi so với phạm vi cơ sở

Các quy trình này tương tác với nhau và với các quy trình trong lĩnh vực kiến thức khác được mô tả chi tiết trong phần 3 và Phụ lục A1

Trong bối cảnh dự án, thuật ngữ phạm vi liên quan đến:

 Phạm vi sản phẩm Các tính năng và chức năng đặc trưng cho một sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả, và / hoặc

 Phạm vi dự án Công việc thực hiện để cung cấp một sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả với các tính năng và chức năng specifed Thuật ngữ phạm vi dự án đôi khi xem như bao gồm phạm vi sản phẩm

Các quy trình cũng như các công cụ- kỹ thuật hỗ trợ được sử dụng để quản lý phạm vi dự

án có thể thay đổi theo từng dự án Phạm vi dự án cơ sở là phiên bản đã được phê duyệt trong bản tuyên bố phạm vi dự án, cấu trúc phân cấp công việc (WBS), và từ điển liên quan WBS Cơ

sở có thể thay đổi khi các thủ tục kiểm soát chính thức thay đổi và sử dụng như một cơ sở để

so sánh trong khi tiến hành quá trình Phê duyệt phạm vi và Kiểm soát phạm vi cũng như các quá trình kiểm soát khác

Hoàn thành phạm vi dự án được tính dựa trên kế hoạch quản lý dự án (Phần 4.2.3.1) Hoàn thành phạm vi sản phẩm được tính dựa trên yêu cầu sản phẩm (Phần 5.2) Các quy trình Quản

lý Phạm vi Dự án nên tích hợp tốt với các quy trình lĩnh vực kiến thức khác, do đó, công việc của dự án sẽ cung cấp các phạm vi sản phẩm cụ thể

Tổng quan về quản lý Phạm vi dự án

2 Kế hoạch quản lý yêu cầu

3 Kế hoạch quản lý các bên liên quan

4 Tôn chỉ dự án

5 Danh mục stakeholders

5 Kỹ thuật nhóm ra quyết định

2 Tôn chỉ dự án

3 Tài liệu yêu cầu

4 Tài sản quy trình tổ chức

A.Đầu vào

1 Kế hoạch quản lý phạm vi

2 Tài liệu yêu cầu

3 Ma trận lưu vết yêu cầu

4 Dữ liệu thực hiện công việc

5 Tài sản quy trình tổ chức

Hình 4-1 Tổng quan về Quản lý phạm vi Dự

5.1 Hoạch định Quản lý Phạm vi

Hoạch định Quản lý Phạm vi là quy trình tạo ra một kế hoạch quản lý phạm vi mà những tài liệu này sẽ chỉ ra cách mà phạm vi được xác định, được phê duyệt, và được kiểm soát Lợi ích chủ yếu của quy trình này là nó cung cấp hướng dẫn và chỉ dẫn cách quản lý phạm vi trong suốt dự án Các yếu tố đầu vào, các công cụ và kỹ thuật, và đầu ra của quy trình này được mô

tả trong Hình 5-2.Hình 5-3 mô tả sơ đồ dòng dữ liệu của quy trình này

Công cụ & Kỹ thuật

1 Tham vấn chuyên gia

2 Kế hoạch quản lý các yêu cầu

Hình 5-2 Hoạch định quản lý phạm vi: Đầu vào, công cụ & kỹ thuật, đầu ra

Kế hoạch quản lý phạm vi là một phần của kế hoạch quản lý dự án hoặc kế hoạch quản lý chương trình chỉ ra cách mà phạm vi được xác định, phát triển, theo dõi, kiểm soát, và thẩm tra

Sự phát triển cũng như chi tiết hóa kế hoạch quản lý phạm vi bắt đầu từ việc phân tích các thông tin trong tôn chỉ dự án (mục 4.1.3.1), kế hoạch con được phê duyệt gần đây nhất của kế hoạch quản lý dự án (mục 4.2.3 1), thông tin lịch sử có trong tài sản quy trình tổ chức (mục 2.1.4), và bất kỳ yếu tố môi trường tổ chức khác có liên quan (Mục 2.1.5) Kế hoạch này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro phạm vi dự án

5.1.1 Hoạch định Quản lý Phạm vi: Đầu vào

5.1.1.1 Kế hoạch Quản lý Dự án

Mô tả ở mục 4.2.3.1 Các kế hoạch con được phê duyệt trong kế hoạch quản lý dự án được

sử dụng để tạo ra các kế hoạch quản lý phạm vi và ảnh hưởng đến cách tiếp cận việc lập kế hoạch phạm vi và quản lý phạm vi dự án

5.1.1.2 Tôn chỉ dự án

Mô tả ở mục 4.1.3.1 Tôn chỉ dự án sử dụng để cung cấp bối cảnh dự án cần thiết để lập kế hoạch các dự án thi công

5.1.1.3 Yếu tố môi trường tổ chức

Mô tả ở mục 2.1.5 Yếu tố môi trường tổ chức có thể ảnh hưởng tới quy trình Quản lý Phạm vikế hoạch, nhưng không giới hạn:

• Thông tin lịch sử và bài học kinh nghiệm nền tảng tri thức

5.1.2 Hoạch định Quản lý Phạm vi: Công cụ & Kỹ thuật

5.1.2.1 Tham vấn chuyên gia

Tham vấn chuyên gia liên quan đến đầu vào được nhận từ các bên có kiến thức và kinh nghiệm Kiến thức chuyên môn có thể được cung cấp từ bất kỳ nhóm hay người nào có học vấn, kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm chuyên biệt, hay được đào tạo về phát triển kế hoạch quản lý phạm vi

5.1.2.2 Hội họp

Đội dự án có thể tham dự các cuộc họp để phát triển kế hoạch quản lý phạm vi Những người tham dự các cuộc họp này bao gồm người quản lý dự án, nhà tài trợ dự án, thành viên đội dự án được chọn, các bên liên quan được chọn, bất kỳ ai chịu trách nhiệm trong các quy trình quản lý phạm vi, và các người khác nếu cần

5.1.3 Hoạch định Quản lý Phạm vi: Đầu ra

5.1.3.1 Kế hoạch Quản lý Phạm vi

Kế hoạch quản lý phạm vi là một phần của kế hoạch quản lý dự án hoặc kế hoạch quản lý chương trình chỉ ra cách mà phạm vi được xác định, phát triển, theo dõi, kiểm soát, và thẩm tra

Kế hoạch quản lý phạm vi là đầu vào quan trọng của quy trình Kế hoạch phát triển quản lý dự

án, và các quy trình quản lý phạm vi khác Các thành phần của một kế hoạch quản lý phạm vi bao gồm:

• Quy trình chuẩn bị bản tuyên bố phạm vi dự án chi tiết;

• Quy trình cho phép tạo ra cấu trúc phân cấp công việc từ bản tuyên bố chi tiết phạm vi

dự án;

• Quy trình thiết lập cách duy trì và phê duyệt cấu trúc phân cấp công việc WBS

• Quy trình quy định cách chính thức chấp thuận sản phẩm bàn giao dự án hoàn chỉnh có thể thu được và

• Quy trình kiểm soát cách mà yêu cầu thay đổi đến bản chi tiết tuyên bố phạm vi dự án được thực thi Quy trình này được liên kết trực tiếp với các quy trình thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp (Phần 4,5)

Kế hoạch quản lý phạm vi có thể được chính thức hoặc không chính thức, đóng khung rộng rãi hoặc nhiều chi tiết, dựa theo nhu cầu của dự án

5.1.3.2 Kế hoạch quản lý các Yêu cầu

Kế hoạch quản lý yêu cầu là một thành phần của kế hoạch quản lý dự án mô tả cách mà các yêu cầu được phân tích, lập tài liệu, và quản lý Mối quan hệ từng giai đoạn, mô tả trong phần 2.4.2.1, ảnh hưởng mạnh đến cách quản lý các yêu cầu PM chọn lựa mối quan hệ hiệu quả nhất cho dự án và văn bản hóa phương pháp này trong kế hoạch quản lý yêu cầu Nhiều thành phần của kế hoạch quản lý yêu cầu dựa trên mối quan hệ đó

Các thành phần của kế hoạch quản lý yêu cầu có thể bao gồm, nhưng không giới hạn bởi:

• Cách mà các yêu cầu được lên kế hoạch, lưu vết, và báo cáo;

• Hành động quản lý cơ cấu như: cách thay đổi sản phẩm bắt đầu như thế nào, cách phân tích ảnh hưởng, cách truy xuất, theo dõi, và báo cáo, cũng như các cấp ủy quyền cần thiết để phê duyệt những thay đổi này;

• Quy trình ưu tiên hóa các yêu cầu;

• Ma trận sản phẩm được sử dụng và tỷ lệ sử dụng chúng; và

• Cấu trúc truy xuất nguồn gốc tác động tới các thuộc tính yêu cầu trong ma trận truy xuất nguồn gốc

5.2 Thu thập yêu cầu

Thu thập yêu cầu là quá trình xác định, lập tài liệu, và quản lý nhu cầu và yêu cầu của các bên liên quan để đáp ứng các mục tiêu của dự án Lợi ích chính của quy trình này là cung cấp

cơ sở cho việc xác định và quản lý phạm vi dự án bao gồm phạm vi sản phẩm Các yếu tố đầu vào, công cụ và kỹ thuật, và đầu ra của quy trình này mô tả trong hình 5-4.Hình 5-5 mô tả sơ đồ luồng dữ liệu của quy trình này

Công cụ & Kỹ thuật

5 Kỹ thuật nhóm ra q/ định

Hình 5-4 Thu thập yêu cầu: Đầu vào, công cụ & kỹ thuật, đầu ra

Dự án thành công là ảnh hưởng trực tiếp từ sự tham gia tích cực của các bên liên quan trong việc phát hiện và phân nhỏ các nhu cầu thành yêu cầu và cẩn trọng trong việc xác định, lập tài liệu, và quản lý các yêu cầu của sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả của dự án Yêu cầu bao gồm các điều kiện hoặc khả năng để đáp ứng thoả thuận hoặc tiêu chuẩn kỹ thuật khác được chính thức đề ra bởi dự án hoặc có trong các sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả Yêu cầu bao gồm các nhu cầu định lượng và lập tài liệu và kỳ vọng của các nhà tài trợ, khách hàng, và các bên liên quan khác Những yêu cầu này cần được gợi ý, phân tích, và ghi chú lại một cách chi tiết bao gồm trong các phạm vi cơ sở và được đo lường một khi bắt đầu thực hiện dự án Yêu cầu trở thành nền tảng của cấu trúc phân cấp công việc Chi phí, tiến độ, kế hoạch chất lượng, và đôi khi mua hàng đều dựa trên các yêu cầu này Sự phát triển của yêu cầu bắt nguồn

từ phân tích thông tin gồm trong tôn chỉ dự án (mục 4.1.3 1), đăng ký các bên liên quan (Phần 13.1.3.1) và kế hoạch quản lý các bên liên quan (Phần 13.2.3.1)

Nhiều tổ chức phân loại các yêu cầu thành các loại khác nhau, chẳng hạn như kinh doanh

và các giải pháp kỹ thuật, trước tiên đề cập đến nhu cầu của các bên liên quan và sau đó là

cách thực hiện các yêu cầu đó Yêu cầu có thể phân nhóm tinh tế và chi tiết hơn như là phức tạp hóa yêu cầu Các phân nhóm này gồm có:

 Yêu cầu kinh doanh, mô tả tổng thể các nhu cầu cấp cao của tổ chức, chẳng hạn như các vấn đề hoặc cơ hội kinh doanh, và lý do tại sao thực hiện một dự án

 Yêu cầu các bên liên quan, mô tả nhu cầu của các bên liên quan hoặc nhóm các bên liên quan

 Yêu cầu giải pháp, mô tả các tính năng, chức năng, và các đặc tính của sản phẩm, dịch

vụ, hoặc kết quả sẽ đáp ứng yêu cầu doanh nghiệp và các bên liên quan Yêu cầu giải pháp có thể được nhóm lại thành các yêu cầu chức năng và không có chức năng:

o Yêu cầu chức năng mô tả các hành vi của sản phẩm Các ví dụ bao gồm quy trình,

dữ liệu và tương tác với sản phẩm

o Yêu cầu phi chức năng bổ sung cho yêu cầu chức năng và mô tả điều kiện môi trường hoặc chất lượng cần thiết cho sản phẩm đạt hiệu quả Ví dụ bao gồm: độ tin cậy, bảo mật, hiệu suất, an toàn, mức độ dịch vụ, hỗ trợ, duy trì/ thanh lý, vv

 Yêu cầu chuyển đổi mô tả khả năng tạm thời, như chuyển đổi dữ liệu và yêu cầu đào tạo, cần chuyển đổi từ tuyên bố hiện tại "như-là" tới tuyên bố tương lai "được"

 Yêu cầu dự án, mô tả các hành động, quy trình, hoặc các điều kiện khác dự án cần đáp ứng

 Yêu cầu chất lượng, nắm bắt bất kỳ điều kiện hay tiêu chí cần phê duyệt hoàn công thành công một dự án hoặc thực hiện các yêu cầu dự án khác

5.2.1 Thu thập yêu cầu: Đầu vào

5.2.1.1 Kế hoạch quản lý Phạm vi

Mô tả trong mục 5.1.3.1 Kế hoạch quản lý phạm vi cung cấp rõ cách mà các đội dự án xác định về loại yêu cầu cần thu thập cho dự án

5.2.1.2 Kế hoạch quản lý yêu cầu

Mô tả trong mục 5.1.3.2 Kế hoạch quản lý yêu cầu cung cấp các quy trình sử dụng trong toàn bộ quá trình thu thập yêu cầu được xác định và ghi chép về nhu cầu của các bên liên quan

5.2.1.3 Kế hoạch quản lý các bên liên quan

Mô tả trong mục 13.2.3.1 Kế hoạch quản lý các bên liên quan được dùng để hiểu yêu cầu thông tin liên lạc của các bên liên quan và mức độ thỏa thuận của các bên liên quan để đánh giá và thích ứng với mức độ tham gia trong các hoạt động yêu cầu của các bên liên quan 5.2.1.4 Tôn chỉ Dự án

Mô tả trong mục 4.1.3.1 Tôn chỉ dự án được sử dụng để cung cấp định nghĩa cấp cao cho sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả của dự án để phát triển các yêu cầu chi tiết

5.2.1.5 Đăng ký các bên liên quan

Mô tả trong mục 13.1.3.1 Việc đăng ký các bên liên quan được dùng để xác định các bên liên quan, những người có thể cung cấp thông tin về các yêu cầu.Việc đăng ký các bên liên quan cũng nắm bắt được yêu cầu và kỳ vọng chính yếu của các bên liên quan có thể có cho dự

5.2.2.2 Tập trung nhóm

Tập trung nhóm mang lại cho các bên liên quan và chuyên gia vấn đề đủ điều kiện để tìm hiểu về kỳ vọng và thái độ về một sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả được đề xuất Một người trung gian được đào tạo hướng dẫn nhóm thông qua một cuộc thảo luận tương tác, thiết kế được nhiều cuộc đàm thoại hơn là một cuộc phỏng vấn một -đối -một

5.2.2.3 Hội thảo tạo điều kiện

Hội thảo tạo điều kiện tập trung vào các phiên họp kêu gọi các bên liên quan chủ chốt lại với nhau để xác định yêu cầu sản phẩm Hội thảo được coi là một kỹ thuật cơ bản để nhanh chóng xác định yêu cầu đa chức năng và hòa giải những khác biệt giữa các bên liên quan Vì bản chất tương tác nhóm của họ, các phiên họp tạo điều kiện tốt có thể xây dựng lòng tin, nuôi dưỡng mối quan hệ và cải thiện giao tiếp giữa những người tham gia, có thể dẫn đến tăng sự đồng thuận các bên liên quan Ngoài ra, có thể được phát hiện sớm các vấn đề và giải quyết nhanh chóng hơn là trong phiên họp cá nhân

Ví dụ, hội thảo tạo điều kiện gọi là phiên họp thiết kế / phát triển ứng dụng chung (JAD) được sử dụng trong ngành công nghiệp phát triển phần mềm Các phiên họp tạo điều kiện này tập trung vào việc đưa chuyên gia về vấn đề kinh doanh và đội ngũ phát triển với nhau để cải thiện quá trình phát triển phần mềm Trong ngành công nghiệp sản xuất, triển khai chức năng chất lượng (QFD) là một ví dụ khác của một kỹ thuật hội thảo tạo điều kiện giúp xác định đặc

tính quan trọng cho phát triển sản phẩm mới Triển khai chức năng chất lượng QFD bắt đầu bằng cách thu thập nhu cầu của khách hàng, còn được gọi là tiếng nói của khách hàng (VOC) Những nhu cầu này sau đó được sắp xếp một cách khách quan và được ưu tiên và thiết lập mục tiêu để thực hiện.Những câu chuyện của người dùng, ngắn hạn, mô tả chức năng yêu cầu bằng văn bản, thường được phát triển trong một hội thảo yêu cầu.Câu chuyện người sử dụng

mô tả các bên liên quan- người có lợi từ các tính năng (vai trò), những gì mà các bên liên quan cần thực hiện (mục tiêu), và lợi ích của các bên liên quan (động cơ).Những câu chuyện của người dùng được sử dụng rộng rãi với phương pháp nhanh nhẹn

5.2.2.4 Kỹ thuật sáng tạo Nhóm

Một số hoạt động của nhóm có thể tổ chức để nhận định dự án và yêu cầu sản phẩm Một vài kỹ thuật nhóm sáng tạođó có thể được sử dụng là:

• Động não Một kỹ thuật được dùng để tạo ra và thu thập nhiều ý tưởng liên quan đến

dự án và yêu cầu sản phẩm Mặc dù động não chính nó không bao gồm quyền biểu quyết hoặc ưu tiên, nó thường được sử dụng với các kỹ thuật nhóm sáng tạokhác

• Kỹ thuật nhóm danh nghĩa Một kỹ thuật tăng cường động não với một quá trình bỏ phiếu được dùng để xếp hạng các ý tưởng hữu ích nhất để động não thêm hoặc ưu tiên hơn

• Lập bản đồ lên ý tưởng / tâm trí Một kỹ thuật trong đó các ý tưởng được tạo ra thông qua các buổi động não cá nhân được hợp nhất thành một bản đồ duy nhất để phản xạ lại sự hiểu biết tương đồng và khác biệt, và tạo ra những ý tưởng mới

• Sơ đồ mối quan hệ Một kỹ thuật cho phép phân loại một số lượng lớn các ý tưởng thành các nhóm để xem xét và phân tích

• Phân tích quyết định đa tiêu chí Một kỹ thuật sử dụng một ma trận quyết định để cung cấp phương pháp tiếp cận phân tích hệ thống để thiết lập tiêu chuẩn, chẳng hạn như mức độ rủi ro, không chắc chắn, và định giá, để đánh giá và xếp hạng nhiều ý tưởng

5.2.2.5 Kỹ thuật nhóm ra quyết định

Kỹ thuật nhóm ra quyết định là một quy trình đánh giá có nhiều lựa chọn thay thế với một kết quả mong đợi trong các hình thức hành động trong tương lai Những kỹ thuật này có thể được sử dụng để tạo ra, phân loại, và ưu tiên các yêu cầu sản phẩm

Có nhiều phương pháp khác nhau để đạt được một quyết định nhóm, chẳng hạn như:

• Sự nhất trí Một quyết định được tất cả mọi người đồng ý về một phương hướng hành động Một cách để đạt nhất trí là kỹ thuật Delphi, trong đó có bảng câu hỏi trả lời của nhóm chuyên gia được lựa chọn và cung cấp phản hồi liên quan đến những câu trả lời

thu thập yêu cầu qua mỗi vòng Các câu trả lời chỉ có sẵn cho người điều hành để duy trì việc giấu tên

• Đa số.Một quyết định đạt được với sự hỗ trợ chiếm hơn 50% số thành viên của nhóm.Đảm bảo rằng quyết định đạt được có số lượng người tham gia không đồng đều, chứ không phải là kết quả hòa

• Kiêm nhiệm Quyết định đó là đạt khối lớn nhất trong một nhóm quyết định, ngay cả khi một phần lớn không đạt được.Phương pháp này thường sử dụng khi số lượng các tùy chọn được chỉ định nhiều hơn hai

• Độc tài Trong phương pháp này, một cá nhân đưa ra quyết định cho nhóm

Tất cả các kỹ thuật nhóm ra quyết định có thể được áp dụng cho các kỹ thuật nhóm sáng tạo sử dụng trong quá trình thu thập yêu cầu

5.2.2.6 Bảng câu hỏi và các cuộc khảo sát

Bảng câu hỏi và các cuộc khảo sát được viết bằng bộ câu hỏi được thiết kế để nhanh chóng tích lũy thông tin từ một số lượng lớn những người được hỏi Bảng câu hỏi và / hoặc các cuộc khảo sát thích hợp nhất với đối tượng khảo sát là đa dạng, khi cần xoay vòng nhanh, khi người trả lời phân tán về mặt địa lý, và nơi phân tích thống kê thích hợp

5.2.2.7 Quan sát

Quan sát cung cấp một cách xem xét trực tiếp các cá nhân trong môi trường của họ và cách

họ thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ của mình và thực hiện quy trình Nó đặc biệt hữu ích cho các quy trình chi tiết khi những người sử dụng sản phẩm gặp khó khăn hoặc miễn cưỡng nói lên yêu cầu của họ Quan sát còn được gọi là "công việc tạo bóng." Nó thường được thực hiện bên ngoài bởi một quan sát viên xem như là một chuyên gia kinh doanh thực hiện một công việc Nó còn được thực hiện bởi một "người quan sát tham gia " là người thực sự thực hiện một quy trình hoặc thủ tục để trải nghiệm cách thực hiện để tìm ra yêu cầu ẩn 5.2.2.8 Tạo mẫu

Tạo mẫu là một phương pháp thu thập thông tin phản hồi sớm theo yêu cầu bằng cách cung cấp một mô hình hoạt động của sản phẩm dự kiến trước khi thực sự xây dựng nó Từ một mẫu hữu hình, cho phép các bên liên quan thử nghiệm với một mô hình của sản phẩm cuối cùng hơn là là hạn chế để thảo luận về đại diện trừu tượng theo yêu cầu Tạo mẫu hỗ trợ các khái niệm tạo ra lũy tiến với chu kỳ lặp đi lặp lại của việc tạo ra mô hình thử nghiệm, người dùng thử nghiệm, hệ thông tin phản hồi, và sửa đổi mẫu thử nghiệm Khi thực hiện đủ chu kỳ phản hồi, các yêu cầu thu được từ các mẫu thử nghiệm được hoàn tất đầy đủ và chuyển đến một giai đoạn thiết kế hoặc xây dựng Kịch bản là một kỹ thuật tạo mẫu cho thấy trình tự hoặc chuyển hướng thông qua một loạt các hình ảnh hoặc hình minh họa Kịch bản được sử dụng trên một loạt các dự án trong một loạt các ngành công nghiệp, chẳng hạn như phim, quảng cáo,

thiết kế giảng dạy, và các dự án phát triển phần mềm nhanh khác Trong phát triển phần mềm, kịch bản sử dụng mẫu để hiển thị đường dẫn điều hướng thông qua các trang web, màn hình, hoặc giao diện người dùng khác

5.2.2.9 Điểm mốc

Điểm mốc đề cập đến việc so sánh việc thực hiện thực tế so với dự kiến, chẳng hạn như các quy trình và các hoạt động, dùng cho những người tổ chức so sánh để nhận diện ra việc thực hiện tốt nhất, tạo ra những ý tưởng để cải thiện, và cung cấp một cơ sở để đo lường hiệu quả Các tổ chức so sánh có thể là nội bộ hay bên ngoài

5.2.2.10 Sơ đồ bối cảnh

Các sơ đồ bối cảnh là một ví dụ về một mô hình phạm vi Sơ đồ bối cảnh hữu hình mô tả phạm vi sản phẩm bằng cách hiển thị một hệ thống kinh doanh (quá trình, thiết bị, hệ thống máy tính, vv), và cách mà con người và các hệ thống khác (diễn viên) tương tác với nó Sơ đồ bối cảnh cho thấy đầu vào cho hệ thống kinh doanh, diễn viên (s) cung cấp các đầu vào, đầu ra từ

hệ thống kinh doanh, và các diễn viên (s) nhận được đầu ra

5.2.2.11 Phân tích tài liệu

Phân tích tài liệu được dùng để gợi ra những yêu cầu bằng cách phân tích các tài liệu hiện

có và xác định các thông tin liên quan đến các yêu cầu.Có một loạt các tài liệu có thể được phân tích để giúp gợi ra các yêu cầu có liên quan

Ví dụ về các tài liệu có thể được phân tích bao gồm, nhưng không giới hạn:

 Kế hoạch kinh doanh,

 Tài liệu tiếp thị,

 Các thỏa thuận,

 Yêu cầu đề xuất,

 Luồng quy trình hiện tại,

 Các chính sách, thủ tục và tài liệu quy định như pháp luật, bộ luật, pháp lệnh, vv

5.2.3 Thu thập yêu cầu: Đầu ra

5.2.3.1 Tài liệu yêu cầu

Tài liệu yêu cầu mô tả cách yêu cầu cá nhân đáp ứng nhu cầu kinh doanh cho dự án Yêu cầu có thể bắt đầu ở một mức cao và trở nên càng chi tiết hơn về các yêu cầu được biết đến Trước khi trở thành mốc cơ sở, các yêu cầu cần phải được rõ ràng (có thể đo lường và có thể kiểm chứng), truy xuất nguồn gốc, đầy đủ, phù hợp và chấp thuận được cho các bên liên quan chủ yếu Định dạng của một tài liệu yêu cầu có thể nằm trong khoảng từ một tài liệu đơn giản liệt kê tất cả các yêu cầu phân loại theo các bên liên quan và ưu tiên, với các hình thức phức tạp hơn có gồm một bản tóm tắt điều hành, mô tả chi tiết, và phần đính kèm

Các thành phần các tài liệu yêu cầu có thể bao gồm, nhưng không giới hạn:

• Yêu cầu kinh doanh, bao gồm:

o Kinh doanh và mục tiêu dự án cho việc truy xuất nguồn gốc,

o Quy định kinh doanh cho việc tổ chức thực hiện; và

o Nguyên tắc hướng dẫn của tổ chức

• Yêu cầu các bên liên quan, bao gồm:

o Tác động đến các khu vực tổ chức khác,

o Tác động đến các đơn vị khác bên trong hoặc bên ngoài tổ chức thực hiện; và

o Thông tin liên lạc của các bên liên quan và báo cáo

• Yêu cầu giải pháp, bao gồm:

o Yêu cầu chức năng và không chức năng;

o Yêu cầu công nghệ và tuân thủ tiêu chuẩn;

o Yêu cầu hỗ trợ và đào tạo;

o Yêu cầu chất lượng; và

o Yêu cầu báo cáo, vv (Yêu cầu giải pháp có thể lập tài liệu văn bản, trong các mô hình, (hoặc cả hai)

• Yêu cầu dự án, chẳng hạn như:

o Mức độ dịch vụ, hiệu quả, an toàn, tuân thủ, và

o Tiêu chí chấp thuận

• Yêu cầu chuyển đổi

• Yêu cầu giả định, phụ thuộc, và ràng buộc

5.2.3.2 Ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu

Ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu là một mạng lưới liên kết các yêu cầu về sản phẩm từ nguồn gốc của các yêu cầu cho tới sản phẩm bàn giao đã đáp ứng Việc thực hiện một ma trận các yêu cầu truy xuất nguồn gốc giúp đảm bảo từng yêu cầu cộng thêm giá trị kinh doanh bằng cách liên kết chúng với các mục tiêu kinh doanh và dự án Nó cung cấp phương tiện để theo dõi các yêu cầu trong suốt vòng đời dự án, giúp đảm bảo các yêu cầu đã phê duyệt trong tài

liệu yêu cầu được giao vào cuối của dự án Cuối cùng, nó cung cấp một cấu trúc để quản lý các thay đổi phạm vi sản phẩm

Truy xuất bao gồm, nhưng không giới hạn, truy xuất các yêu cầu sau đây:

• Nhu cầu kinh doanh, cơ hội, mục đích, và mục tiêu;

• Mục tiêu của dự án

• Quy mô dự án / Phân phối cấu trúc phân cấp công việc

• Bản thiết kế sản phẩm

• Phát triển sản phẩm

• Kiểm tra chiến lược và kịch bản thử nghiệm

• Yêu cầu cấp cao đến yêu cầu chi tiết hơn

Thuộc tính liên quan với từng yêu cầu có thể được ghi trong ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu Những thuộc tính này giúp xác định các thông tin quan trọng về yêu cầu Thuộc tính điển hình được dùng trong ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu có thể bao gồm: một thiết bị nhận dạng duy nhất, một mô tả bằng văn bản của yêu cầu, tỷ suất bao gồm, chủ sở hữu, nguồn, sự ưu tiên, phiên bản, tình trạng hiện tại (như hoạt động, hủy bỏ, trì hoãn, thêm vào, phê duyệt, bổ nhiệm, hoàn thành), và ngày hiện trạng Thuộc tính bổ sung để đảm bảo các yêu cầu đã đáp ứng sự hài lòng của các bên liên quan có thể bao gồm tiêu chí ổn định, phức tạp và chấp thuận Hình 5-6 cung cấp một ví dụ về ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu

Hình 5-6 Ví dụ về Ma trận truy xuất nguồn gốc Yêu cầu

5.3 Xác định phạm vi

Xác định Phạm vi là quy trình phát triển một mô tả chi tiết của dự án và sản phẩm Lợi ích chủ yếu của quy trình này là nó mô tả dự án, dịch vụ, hoặc ranh giới kết quả bằng cách xác định các yêu cầu thu thập được nhu cầu nào bao gồm và nhu cầu nào không bao gồm trong phạm vi dự án Các yếu tố đầu vào, các công cụ và kỹ thuật, và đầu ra của quá trình này được

mô tả trong hình 5-7.Hình 5-8 mô tả sơ đồ dòng dữ liệu của quá trình này

Công cụ & Kỹ thuật

1 Tham vấn chuyên gia

2 Phân tích sản phẩm

Vì tất cả các yêu cầu được xác định trong thu thập yêu cầu có thể không bao gồm trong dự

án, quy trình Xác định phạm vi lựa chọn các yêu cầu dự án cuối cùng từ các tài liệu yêu cầu chuyển giao của trong quy trình yêu cầu thu thập Sau đó phát triển một mô tả chi tiết của dự án

và sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả

Việc chuẩn bị của một bản tuyên bố phạm vi dự án chi tiết là rất quan trọng để dự án thành công và xây dựng dựa trên các chuyển giao của, giả định và ràng buộc chính ghi chép trong quá trình khởi động dự án Trong quá trình lập kế hoạch dự án, phạm vi dự án được xác nhận

và mô tả với đặc biệt hơn với nhiều thông tin dự án được biết tới Rủi ro, giả định, và những ràng buộc hiện tại được phân tích cho đầy đủ và bổ sung hay cập nhật khi cần Quy trình Xác định Phạm vi có thể được lặp đi lặp lại Trong quá trình lặp lại chu kỳ sống của Dự án, một tầm nhìn cấp caosẽ phát triển cho tổng thể dự án, nhưng phạm vi chi tiết được xác định là sự lặp đi lặp lại tại một thời điểm và việc lập kế hoạch chi tiết cho phiên bản kế tiếp thực hiện như là tiến triểncông việc về phạm vi dự án và chuyển giao của hiện tại