QUẢN LÝ DỰ ÁN (Chương 7)

TÀI LIỆU QUẢN LÝ DỰ ÁN - CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN XÂY DỰNG HÒA BÌNH

CHƯƠNG 7 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN

Quản lý chi phí dự án bao gồm các quy trình lập kế hoạch, dự toán, ngân sách, tài chính, tài trợ, quản lý và kiểm soát chi phí để dự án có thể hoàn tất trong vòng ngân sách được duyệt Hình 7-1 cung cấp một cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý chi phí dự án sau đây:

7.1 Kế hoạch quản lý chi phí - Quy trình thiết lập các chính sách, thủ tục và tài liệu hướng dẫn lập kế hoạch, quản lý, mở rộng, và kiểm soát chi phí dự án

7.2 Dự toán chi phí - Quy trình phát triển các nguồn lực tài chính tương đối cần thiết để hoàn thành hoạt động dự án

7.3 Quyết định ngân sách - Quy trình tổng hợp chi phí dự toán cho hoạt động cá nhân hoặc gói công việc để thiết lập một mốc cơ sở chi phí được được giao

7.4 Kiểm soát chi phí - Quy trình theo dõi tình trạng của dự án để cập nhật các chi phí dự

án và quản lý những thay đổi trong mốc cơ sở chi phí

Các quy trình tương tác với nhau và với các quy trình trong lĩnh vực kiến thức khác như mô

tả chi tiết trong phần 3 và Phụ lục A1

Ở một số dự án, đặc biệt là những phạm vi nhỏ hơn, dự toán chi phí và ngân sách chi phí được liên kết chặt chẽ và có thể được xem như là một quy trình đơn lẻ có thể được thực hiện bởi một người duy nhất trong khoảng thời gian tương đối ngắn Chúng được trình bày ở đây như các quy trình riêng biệt bởi vì các công cụ và kỹ thuật cho mỗi quy trình đều khác nhau Khả năng ảnh hưởng đến chi phí lớn nhất là ở giai đoạn đầu của dự án, làm cho định nghĩa phạm vi quan trọng (Mục 5.3)

Quản lý chi phí dự án nên xem xét yêu cầu của các bên liên quan trong việc quản lý chi phí Các bên liên quan khác nhau sẽ đo lường chi phí dự án theo những cách khác nhau tại thời điểm khác nhau Ví dụ, chi phí của một mặt hàng mua được đo khi thực hiện hoặc cam kết quyết định mua lại, đặt các đơn hàng, giao hàng, hoặc các chi phí thực tế phát sinh hoặc lưu lại cho mục đích kế toán dự án

Chi phí quản lý dự án là chủ yếu liên quan đến chi phí của các nguồn lực cần thiết để hoàn thành các hoạt động dự án Quản lý chi phí dự án cũng nên xem xét các tác động của quyết định dự án trên chi phí định kỳ tiếp theo của việc sử dụng, bảo trì và hỗ trợ các sản phẩm, dịch

vụ, hoặc kết quả của dự án Ví dụ, hạn chế của số ý kiến thiết kế có thể làm giảm chi phí của

dự án nhưng có thể làm tăng kết quả chi phí hoạt động của sản phẩm

Trong nhiều tổ chức, dự đoán và phân tích hiệu suất tài chính tiềm năng của sản phẩm của

dự án được thực hiện bên ngoài của dự án Trong những tổ chức khác, chẳng hạn như một dự

án vốn cơ sở, quản lý chi phí dự án có thể bao gồm các công việc này Khi dự đoán và phân tích như vậy được bao gồm, quản lý chi phí dự án có thể giải quyết các quy trình bổ sung và nhiều kỹ thuật quản lý tài chính chung như hoàn vốn đầu tư, giảm giá luồng tiền mặt, và phân tích hoàn vốn đầu tư

Các nỗ lực lập kế hoạch quản lý chi phí có mặt sớm trong việc lập kế hoạch và thiết lập khuôn khổ cho từng công đoạn quản lý chi phí để thực hiện hiệu quả và phối hợp các quy trình này

7 1 Kế hoạch quản lý chi phí

Kế hoạch quản lý chi phí là quy trình thiết lập các chính sách, thủ tục và tài liệu hướng dẫn lập kế hoạch, quản lý, mở rộng, và kiểm soát chi phí dự án Lợi ích quan trọng của quy trình này là cung cấp hướng dẫn và chỉ đạo về cách quản lý chi phí dự án trong suốt dự án Đầu vào, các công cụ và kỹ thuật, và đầu ra của quy trình này được mô tả trong hình 7-2 Hình 7-3

mô tả sơ đồ luồng dữ liệu của quy trình

Các quy trình quản lý chi phí và các công cụ và kỹ thuật liên quan của chúng được ghi trong

kế hoạch quản lý chi phí Kế hoạch quản lý chi phí là một phần của kế hoạch quản lý dự án

7.1.1 Kế hoạch quản lý chi phí: Đầu vào

 Tiến độ cơ sở Mốc cơ sở tiến độ xác định khi phát sinh chi phí dự án

 Thông tin khác Lập chi phí khác liên quan đến tiến độ, rủi ro, và các quyết định truyền thông từ kế hoạch quản lý dự án

7.1.1.2 Điều lệ dự án

Mô tả trong mục 4.1.3.1 Điều lệ dự án cung cấp ngân sách vắn tắt để từ đó phát triển chi tiết chi phí dự án Điều lệ dự án cũng xác định các yêu cầu phê duyệt dự án ảnh hưởng tới việc quản lý chi phí dự án

7.1.1.3 Yếu tố môi trường tổ chức

Mô tả trong mục 2.1.5 Các yếu tố môi trường doanh nghiệp ảnh hưởng tới quy trình quản

lý chi phí Kế hoạch bao gồm, nhưng không giới hạn:

• Văn hóa và cơ cấu tổ chức có thể ảnh hưởng toàn bộ đến quản lý chi phí;

 Điều kiện thị trường mô tả các sản phẩm, dịch vụ, và kết quả sẵn có trong khu vực và toàn cầu

 Tỷ giá hối đoái cho các chi phí dự án có nguồn gốc từ nhiều quốc gia;

 Thông tin thương mại được đăng như thông tin tỷ lệ chi phí nguồn lực thường có sẵn từ

cơ sở dữ liệu thương mại có kỹ năng truy xuất và các chi phí nguồn nhân lực, và cung cấp chi phí tiêu chuẩn cho các vật liệu và thiết bị Danh sách giá bán ra được công bố là một nguồn thông tin khác và

 Hệ thống thông tin quản lý dự án, cung cấp khả năng thay thế cho việc quản lý chi phí 7.1.1.4 Tài sản quy trình tổ chức

Mô tả trong mục 2.1.4 Tài sản quy trình tổ chức ảnh hưởng đến quy trình lập kế hoạch quản lý chi phí bao gồm, nhưng không giới hạn:

• Thủ tục kiểm soát tài chính (ví dụ: báo cáo thời gian, chi phí cần thiết và xem xét giải ngân, mã kế toán và các điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn);

• Thông tin lịch sử và bài học kinh nghiệm từ nền tảng kiến thức;

• Cơ sở dữ liệu tài chính và

• Việc dự toán chi phí và ngân sách chi phí hiện có chính thức và không chính thức - chính sách, thủ tục và hướng dẫn liên quan

7.1.2 Kế hoạch quản lý chi phí: Các công cụ và Kỹ thuật

7.1.2.1 Tham vấn chuyên gia

Tham vấn chuyên gia cung cấp chuyên môn sâu có giá trị về môi trường và thông tin từ các

dự án tương tự trước đó Tham vấn chuyên gia cũng có thể đề xuất các phương pháp kết hợp

và cách hòa giải các khác biệt giữa chúng

Tham vấn dựa trên kiến thức chuyên sâu trong một lãnh vực ứng dụng, gọi là Lãnh vực Kiến thức, có thể được áp dụng trong việc hoạch định quản lý chi phí

7.1.2.2 Các kỹ thuật phân tích

Phát triển kế hoạch quản lý dự án có thể liên quán đến việc chọn các phương án chiến thuật để tài trợ cho dứ án như là tự tài trợ, tài trợ bằng cổ phần, hoặc thông qua nợ Kế hoạch quản lý chi phí có thể chi tiết hóa các phương cách để tài chánh nguồn lực dự án như tạo ra, bán, cho thuê Những quyết định này có thể tác động đến tiến độ hoặc/và rủi ro dự án, như các quyết định tài chính khác liên quan đến dự án

Các chính sách và quy trình của tổ chức cũng ảnh hưởng đến các kỹ thuật tài chánh Các

kỹ thuật có thể là: thời gian hoàn trả, ROI, internal rate of return, dòng ngân lưu đã giảm giá, và net present value.- NPV

7.1.2.3 Hội họp

Nhóm dự án có thể tổ chức các buổi họp hoạch định kế hoạch quản lý chi phí Thành phần tham dự có thể là PM, nhà tài trợ, các thanh viên nhóm dự án được chọn, các bên liên quan được chọn, và bất kỳ ai có trách nhiệm về chi phí dự án, vá các đối tượng cần thiết khác

7.1.3 Kế hoạch quản lý chi phí: Đầu ra

7.1.3.1 Kế hoạch quản lý chi phí

Các kế hoạch quản lý chi phí là một phần của kế hoạch quản lý dự án và mô tả cách thức quy hoạch, cấu trúc, và kiểm soát chi phí dự án Các quy trình quản lý chi phí và các công cụ và

kỹ thuật liên quan của chúng được ghi trong kế hoạch quản lý chi phí Ví dụ, kế hoạch quản lý chi phí có thể thiết lập như sau:

• Đơn vị đo lường Mỗi đơn vị được sử dụng trong các phép đo (như giờ nhân viên, nhân viên ngày, tuần cho các biện pháp thời gian, hoặc mét, lít, tấn, km, hoặc mét khối cho các biện pháp số lượng, hoặc một lần trong hình thức tiền tệ) xác định cho mỗi nguồn lực

• Mức độ rõ ràng Mức độ mà dự toán chi phí cho hoạt động sẽ được làm tròn lên hoặc xuống (như Hoa Kỳ 100,49 $ đến 100 đô la Mỹ, hoặc Mỹ $ 995,59 USD 1,000), căn cứ vào phạm vi hoạt động và độ lớn của dự án

• Mức độ chính xác Phạm vi chấp nhận được (ví dụ , ± 10%) được sử dụng trong việc xác định dự toán chi phí hoạt động thực tế và có thể bao gồm một khoản tiền cho dự phòng;

• Liên kết các thủ tục của tổ chức Cấu trúc phân cấp công việc (WBS) (mục 5.4) cung cấp một khuôn khổ cho các kế hoạch quản lý chi phí, cho phép phù hợp với dự toán, ngân sách, và kiểm soát chi phí Thành phần WBS được sử dụng cho kế toán chi phí dự

án được gọi là kiểm soát tài khoản Mỗi tài khoản kiểm soát được gán một mã duy nhất hoặc số tài khoản (s) liên kết trực tiếp đến việc thực hiện hệ thống kế toán của tổ chức

• Ngưỡng kiểm soát Ngưỡng thay đổi cho việc theo dõi hiệu suất chi phí có thể chỉ định

để chỉ một số tiền đã thỏa thuận thay đổi cho phép trước khi thực hiện một số hành động Ngưỡng được thường được tính theo tỷ lệ phần trăm độ lệch so với kế hoạch ban đầu

• Quy định về đo lường hiệu suất Các quy định quản lý giá trị thu được (EVM) về đo lường hiệu suất được thiết lập Ví dụ, kế hoạch quản lý chi phí có thể:

o Xác định các điểm trong WBS tại tài khoản kiểm soát được đo lường

o Thiết lập các kỹ thuật đo lường giá trị thu được (ví dụ: Sự kiện quan trọng trọng, công thức cố định, phần trăm hoàn thành, vv) để dùng, và

o Xác định phương pháp theo dõi và quản lý các phương trình tính toán giá trị thu được cho việc tính toán dự toán dự toán ở mức hoàn thành (EAC) dự toán để cung cấp kiểm tra tính hợp lệ từ dưới lên trên EAC

Để biết thông tin chi tiết hơn về Quản lý Giá trị Thu được (EVM), tham khảo các tiêu chuẩn thực hành cho việc quản lý giá trị thu được - Phiên bản thứ hai

• Mẫu báo cáo Xác định các định dạng và tần số cho các báo cáo chi phí khác nhau

• Mô tả quy trình Lập tài liệu mô tả từng công đoạn quản lý chi phí khác nhau

• Các chi tiết bổ sung Chi tiết bổ sung về các hoạt động quản lý chi phí bao gồm, nhưng không giới hạn:

o Mô tả các lựa chọn tài trợ chiến lược,

o Thủ tục lập tài khoản cho biến động trong tỷ giá hối đoái, và

o Thủ tục lưu lại chi phí dự án

7 2 Dự toán chi phí

Dự toán chi phí là quy trình phát triển các nguồn lực tài chính tương đối cần thiết để hoàn thành các hoạt động dự án Lợi ích quan trọng của quy trình này là xác định chi phí cần thiết để hoàn thành công việc của dự án Đầu vào, các công cụ và kỹ thuật, và kết quả đầu ra của quy trình này được mô tả trong hình 7-4 Hình 7-5 mô tả sơ đồ luồng dữ liệu của quy trình

Dự toán chi phí là một dự đoán dựa trên các thông tin được biết đến tại một thời điểm nào

đó Dự toán chi phí bao gồm các nhận diện và xem xét chi phí thay thế để bắt đầu và hoàn thành dự án Chi phí trao đổi và rủi ro cần được xem xét, chẳng hạn như làm so với mua, mua

so với cho thuê, và chia sẻ các nguồn nguồn lực để đạt được chi phí tối ưu cho dự án

Dự toán chi phí thường được thể hiện trong vài đơn vị tiền tệ (ví dụ, đô la, euro, yên, vv…) Mặc dù trong một số trường hợp đơn vị đo lường khác, chẳng hạn như giờ hoặc ngày làm việc của nhân viên, được sử dụng để tạo điều kiện so sánh bằng cách loại bỏ những ảnh hưởng của dao động tiền tệ

Dự toán chi phí cần được xem xét và xác định trong quy trình của dự án để phản ánh chi tiết bổ sung khiến nó có sẵn và các giả định được kiểm tra Sự chính xác của dự toán dự án sẽ tăng lên khi dự án tiến triển thông qua vòng đời dự án Ví dụ, một dự án trong giai đoạn khởi đầu có thể có một trật tự thô của cường độ (ROM) dự toán trong khoảng từ -25% đến +75% Sau này, khi có thêm thông tin được biết, định nghĩa dự toán có thể thu hẹp phạm vi chính xác

đến -5% đến 10% Trong một số tổ chức, có hướng dẫn khi nào có thể thực hiện lọc như vậy

và mức độ tự tin hay chính xác đó là dự kiến

Nguồn thông tin đầu vào có nguồn gốc từ các kết quả của các quy trình trong lĩnh vực kiến thức khác Một khi nhận được, tất cả các thông tin này sẽ vẫn có sẵn như là đầu vào cho tất cả các quy trình quản lý chi phí

Dự toán chi phí cho tất cả các nguồn lực đó sẽ được tính vào dự án Điều này bao gồm, nhưng không giới hạn, lao động, vật tư, thiết bị, dịch vụ và cơ sở vật chất, cũng như các loại đặc biệt như trợ cấp lạm phát , chi phí của tài chính, hoặc chi phí dự phòng Dự toán chi phí là một đánh giá định lượng các chi phí có khả năng cho nguồn lực cần thiết để hoàn thành hoạt động này Dự toán chi phí có thể được trình bày ở mức độ hoạt động hoặc dưới dạng tóm tắt

7.2.1 Dự toán chi phí: Đầu vào

7.2.1.1 Kế hoạch quản lý chi phí

Mô tả trong mục 7.1.3.1 Kế hoạch quản lý chi phí xác định cách quản lý và kiểm soát chi phí dự án Đó bao gồm việc sử dụng các phương pháp và mức độ chính xác cần thiết để dự toán chi phí hoạt động

7.2.1.2 Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực

Mô tả trong mục 9.1.3.1 Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực cung cấp các thuộc tính nhân sự

dự án, tỷ lệ nhân sự, và phần thưởng/ công nhận liên quan, đó là những thành phần cần thiết cho việc phát triển các dự toán chi phí dự án

7.2.1.3 Phạm vi cơ sở

Các cơ sở phạm vi bao gồm những điều sau đây:

• Bản tuyên bố phạm vi dự án Tuyên bố phạm vi dự án (mục 5.3.3.1) cung cấp mô tả sản phẩm, tiêu chí chấp nhận, chuyển giao chính, ranh giới dự án, giả định, và những hạn chế về dự án Một giả định cơ bản cần thực hiện khi dự toán chi phí dự án là liệu

dự toán chỉ có giới hạn chi phí dự án trực tiếp hay các dự toán cũng sẽ bao gồm các chi phí gián tiếp Chi phí gián tiếp là những chi phí mà không có nguồn gốc trực tiếp đến một dự án cụ thể và do đó sẽ được tích lũy và phân bổ một cách công bằng hơn nhiều

so với một số thủ tục kế toán của dự án đã được phê duyệt và lập tài liệu Một trong những hạn chế phổ biến nhất cho các dự án là một ngân sách dự án hạn chế Ví dụ về các hạn chế khác được yêu cầu là ngày giao hàng, nguồn lực có tay nghề có sẵn, và chính sách của tổ chức

• Cấu trúc phân cấp công việc WBS (Phần 5 4) cung cấp các mối quan hệ giữa tất cả các thành phần của dự án và chuyên giao của dự án

• Từ điển WBS (Mục 5.4.3.1) Từ điển WBS cung cấp thông tin chi tiết về các chuyển giao và mô tả công việc cho từng thành phần trong WBS cần thiết để sản xuất mỗi chuyển giao

Thông tin bổ sung có thể được tìm thấy trong mốc cơ sở phạm vi với những liên quan hợp đồng và pháp lý, chẳng hạn như sức khỏe, an toàn, bảo mật, hiệu suất, môi trường, bảo hiểm, quyền sở hữu trí tuệ, đăng ký và giấy phép Tất cả các thông tin này cần được xem xét khi xây dựng dự toán chi phí

7.2.1.4 Tiến độ dự án

Mô tả trong mục 6.6.3.2 Loại và số lượng các nguồn lực và số lượng thời gian mà các nguồn lực được áp dụng để hoàn thành công việc của dự án là yếu tố chính trong việc xác định chi phí dự án Tiến độ và thời gian hoạt động nguồn lực của mình được sử dụng như là đầu vào quan trọng cho quy trình này Dự toán nguồn lực hoạt động (Phần 6.4) liên quan đến việc xác định tính sẵn có của nhân viên, số giờ nhân viên yêu cầu và số lượng của vật liệu và thiết

bị cần thiết để thực hiện các hoạt động theo đúng tiến độ Chúng được phối hợp chặt chẽ với

dự toán chi phí Dự toán thời gian hoạt động (mục 6.5 3.1) sẽ ảnh hưởng đến dự toán chi phí trên bất kỳ dự án nào mà ngân sách dự án bao gồm trợ cấp chi phí tài chính (bao gồm cả chi phí lãi vay) và khi nguồn lực được áp dụng trên một đơn vị thời gian trong suốt thời gian hoạt động Dự toán thời gian hoạt động cũng có thể ảnh hưởng đến dự toán có chi phí thời gian nhạy cảm trong chúng, chẳng hạn như công đoàn lao động thường xuyên hết hạn thỏa ước tập thể hoặc các tài liệu với các biến thể chi phí theo mùa

7.2.1.5 Đăng ký rủi ro

Mô tả trong mục 11.2.3.1 Đăng ký rủi ro cần xem xét lại để cân nhắc chi phí ứng phó rủi ro Rủi ro, đó có thể là mối đe dọa hay cơ hội, thường có ảnh hưởng đến cả hoạt động và chi phí chung của dự án Theo nguyên tắc chung, khi dự án trải qua một sự kiện có nguy cơ tiêu cực, chi phí ngắn hạn của dự án sẽ tăng lên, và đôi khi có sự chậm trễ trong tiến độ dự án Theo cách tương tự, đội dự án nên nhạy cảm với các cơ hội tiềm năng có thể mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp bằng cách giảm chi phí hoạt động trực tiếp hoặc bằng cách đẩy nhanh tiến

độ

7.2.1.6 Yếu tố môi trường doanh nghiệp

Mô tả trong mục 2.1.5 Các yếu tố môi trường doanh nghiệp ảnh hưởng đến quy trình dự toán chi phí bao gồm, nhưng không giới hạn:

• Điều kiện thị trường Những điều kiện này mô tả các sản phẩm, dịch vụ, và kết quả có sẵn trên thị trường, từ đó, và dưới các điều khoản và điều kiện Điều kiện cung và cầu thuộc khu vực và toàn cầu ảnh hưởng lớn đến chi phí nguồn lực

• Công bố thông tin thương mại Thông tin tỷ lệ chi phí nguồn lực thường có sẵn từ cơ

sở dữ liệu thương mại có chi phí dành cho các kỹ năng truy xuất và nguồn nhân lực, và cung cấp chi phí tiêu chuẩn cho các tài liệu và trang thiết bị Danh sách giá bán được công bố là một nguồn thông tin khác

• Bài học kinh nghiệm

7.2.2 Dự toán chi phí: Công cụ và Kỹ thuật

7.2.2.1 Nhận định chuyên gia

Nhận định chuyên gia, hướng dẫn bởi thông tin lịch sử, cung cấp cái nhìn sâu sắc có giá trị

về môi trường và các thông tin từ các dự án tương tự như vậy trước đó Nhận định chuyên gia cũng có thể được sử dụng để xác định xem có nên kết hợp các phương pháp tính toán và cách

để dung hòa sự khác biệt giữa chúng

7.2.2 2 Dự toán tương tự

Dự toán chi phí tương tự sử dụng các giá trị như phạm vi, chi phí, ngân sách và thời gian hoặc các biện pháp đo lường như kích thước, trọng lượng, và tính phức tạp từ các dự án trước

đó, dự án tương tự như là cơ sở để tính toán các thông số tương tự hoặc đo lường đối với một

dự án hiện tại Khi dự toán chi phí, kỹ thuật này dựa trên chi phí thực tế trước đó, dự án tương

tự như nền tảng cho việc dự toán chi phí của dự án hiện tại Nó là phương pháp tổng giá trị dự toán, đôi khi điều chỉnh sự khác biệt đã biết trong tính phức tạp của dự án

Dự toán chi phí tương tự thường được dùng để dự toán giá trị khi có một số lượng hạn chế thông tin chi tiết về dự án, ví dụ, trong giai đoạn đầu của một dự án Dự toán chi phí tương tự

sử dụng thông tin lịch sử và nhận định chuyên gia

Dự toán chi phí tương tự nói chung là ít tốn kém và ít tốn thời gian hơn so với các kỹ thuật khác, nhưng nó cũng ít chính xác Dự toán tương tự có thể được áp dụng cho toàn bộ hoặc các phân đoạn của một dự án, kết hợp với các phương pháp tính toán khác Dự toán tương tự

đáng tin cậy nhất khi các dự án trước đây cũng tương tự như trong thực tế và không chỉ về bề ngoài, và các thành viên đội dự án chuẩn bị dự toán có chuyên môn cần thiết

7.2.2.3 Dự toán tham số

Dự toán tham số sử dụng một mối quan hệ thống kê giữa các dữ liệu lịch sử có liên quan

và các biến số khác (ví dụ, diện tích xây dựng) để tính toán dự toán chi phí cho công việc của

dự án Kỹ thuật này có thể tạo ra mức độ chính xác cao hơn tùy thuộc vào sự tinh tế và dữ liệu

cơ bản được xây dựng trong mô hình Dự toán tham số có thể được áp dụng cho toàn bộ hoặc các phân đoạn của một dự án, kết hợp với các phương pháp tính toán khác

7.2.2.4 Dự toán từ dưới lên

Dự toán từ dưới lên là một phương pháp ước lượng một thành phần của công việc Chi phí của các gói công việc cá nhân hoặc các hoạt động được dự toán mức độ chi tiết lớn nhất Chi phí chi tiết sau đó được tóm tắt hoặc "cuộn lại" đến mức cao hơn cho mục đích báo cáo và theo dõi tiếp theo Chi phí và tính chính xác của dự toán chi phí từ dưới lên thường ảnh hưởng bởi kích cỡ và độ phức tạp của các hoạt động đơn lẻ hoặc gói công việc

7.2.2.5 Dự toán ba điểm

Độ chính xác của dự toán chi phí hoạt động đơn điểm có thể được cải thiện bằng cách xem xét dự toán không chắc chắn và có rủi ro và sử dụng ba dự toán để xác định một phạm vi tương đối cho chi phí của một hoạt động:

• Rất có thể (cM) Chi phí hoạt động, dựa trên đánh giá nỗ lực thực tế cho các công việc cần thiết và các chi phí dự đoán

• Lạc quan (cO) Chi phí hoạt động dựa trên phân tích các trường hợp tốt nhất phù hợp nhất cho hoạt động này

• Bi quan (cP) Chi phí hoạt động dựa trên phân tích các trường hợp xấu nhất cho hoạt động này

Tùy thuộc vào sự phân bố giả định các giá trị trong phạm vi của ba dự toán chi phí dự kiến,

cE, có thể được tính bằng công thức Hai công thức thường được sử dụng là phân phối tam giác và beta Các công thức là:

• Phân phối tam giác CE = (cO + cM + cP) / 3

• Phân phối Beta (từ một phân tích Pert truyền thống) CE = (cO + 4cM + cP) / 6

Dự toán chi phí dựa trên ba điểm với một phân phối giả định cung cấp một chi phí dự kiến và làm rõ phạm vi của sự không chắc chắn xung quanh chi phí dự kiến

7.2.2.6 Phân tích dự phòng

Dự toán chi phí có thể bao gồm dự phòng rủi ro (đôi khi được gọi là phụ cấp dự phòng) để giải thích cho sự không chắc chắn chi phí Dự phòng rủi ro là ngân sách trong các cơ sở chi phí

được phân bổ cho các rủi ro xác định, được chấp nhận và do đó phát triển ứng phó ngẫu nhiên hoặc giảm nhẹ Dự phòng rủi ro thường được xem như là một phần của ngân sách dự định để giải quyết "biết rõ-ẩn số" có thể ảnh hưởng đến dự án Ví dụ, làm lại cho một số chuyển giao

dự án có thể được dự đoán trước, trong khi số lượng việc làm lại này là không rõ Dự phòng rủi

ro có thể được dự toán vào tài khoản cho số tiền không rõ để làm lại Dự phòng rủi ro có thể cung cấp cho một hoạt động đặc biệt, cho toàn bộ dự án, hoặc cả hai Khoản dự phòng bất ngờ

có thể là một tỷ lệ phần trăm của chi phí dự toán, một con số thực, hoặc có thể được phát triển bằng cách sử dụng phương pháp phân tích định lượng

Là thông tin chính xác hơn về dự án có sẵn, khoản dự phòng có thể được sử dụng, giảm, hoặc loại bỏ Dự phòng nên được xác định rõ ràng trong tài liệu hướng dẫn chi phí Dự phòng rủi ro là một phần của mốc cơ sở chi phí và các yêu cầu tổng thể tài trợ cho dự án

Dự toán cũng có thể được tạo ra với số lượng dự trữ quản lý được tài trợ cho dự án Dự trữ quản lý là một số lượng ngân sách dự án đã khấu trừ cho mục đích kiểm soát quản lý và được dành riêng cho công việc không lường trước được đó là trong phạm vi của dự án Quản lý dự trữ được dự định để giải quyết các "ẩn số chưa biết" có thể ảnh hưởng đến một dự án Dự trữ quản lý không được bao gồm trong các mốc cơ sở chi phí nhưng là một phần của ngân sách

dự án tổng thể và yêu cầu tài trợ Khi một lượng dự trữ quản lý được sử dụng để tài trợ cho công việc không lường trước được, lượng dự trữ quản lý sử dụng được thêm vào mốc cơ sở chi phí, do đó đòi hỏi một sự phương sai đã phê duyệt đến mốc cơ sở chi phí

7.2.2.7 Chi phí cho chất lượng (CoQ)

Giả định về chi phí cho chất lượng (mục 8.1.2.2) có thể được dùng để chuẩn bị dự toán chi phí hoạt động

7.2.2.9 Phân tích giá nhà thầu cung cấp

Phương pháp dự toán chi phí có thể bao gồm phân tích về những gì mà dự án nên bỏ ra chi phí, dựa trên hồ sơ dự thầu đáp ứng từ các nhà cung cấp đủ điều kiện Khi dự án được giao thầu cho một nhà cung cấp theo quy trình cạnh tranh, công việc dự toán chi phí bổ sung có thể được yêu cầu từ nhóm dự án để kiểm tra giá chuyển giao cá nhân và lấy được một chi phí

có hỗ trợ từ tổng chi phí dự án cuối cùng

7.2.2.10 Kỹ thuật tạo quyết định nhóm

Nhóm dựa trên phương pháp tiếp cận, chẳng hạn như động não, Delphi hoặc kỹ thuật nhóm trên danh nghĩa, có ích cho các thành viên trong nhóm tham gia để cải thiện độ chính xác

dự toán và cam kết với các dự toán mới Sự tham gia của một nhóm theo cấu trúc những người lân cận để thực hiện kỹ thuật của công việc trong quy trình lập dự toán, đạt được thông tin bổ sung và thu được ước lượng chính xác hơn Ngoài ra, khi mọi người đang tham gia vào quá trình lập dự toán, họ cam kết đạt kết quả gia tăng dự toán

7.2.3 Dự toán chi phí: Đầu ra

7.2.3.1 Dự toán chi phí hoạt động

Dự toán chi phí hoạt động được đánh giá định lượng các chi phí có thể có cần thiết để hoàn thành công việc của dự án Dự toán chi phí có thể được trình bày dưới dạng tóm tắt hoặc chi tiết Chi phí được dự toán cho tất cả các nguồn lực được áp dụng cho các dự toán chi phí hoạt động Điều này bao gồm, nhưng không giới hạn, lao động trực tiếp, vật liệu, thiết bị, dịch vụ, cơ

sở vật chất, công nghệ thông tin, và loại đặc biệt như chi phí tài chính (bao gồm cả tiền lãi), trợ cấp lạm phát, tỷ giá, hoặc chi phí dự phòng Chi phí gián tiếp, nếu được bao gồm trong dự toán cho dự án, có thể được bao gồm ở mức độ hoạt động hoặc ở các cấp độ cao hơn

7.2.3.2 Cơ sở của các ước lượng

Số lượng và loại chi tiết bổ sung hỗ trợ dự toán chi phí đối với từng lĩnh vực ứng dụng Chúng không phụ thuộc vào mức độ chi tiết, tài liệu hỗ trợ cần cung cấp một sự hiểu biết rõ ràng và đầy đủ về cách thức dự toán đã được lập ra

Các chi tiết hỗ trợ cho dự toán chi phí hoạt động có thể bao gồm:

• Tài liệu của cơ sở dự toán (tức là, làm thế nào nó được phát triển),

• Tài liệu của tất cả các giả định,

• Tài liệu của bất kỳ nào hạn chế được biết đến,

• Dấu hiệu cho thấy phạm vi dự toán có thể (ví dụ như , € 10.000 (± 10%) để cho biết rằng mục đó được dự kiến chi phí giữa một loạt các giá trị), và

• Chỉ định mức tự tin vào dự toán cuối cùng

sẽ xác định mốc cơ sở chi phí để dựa vào đó theo dõi và kiểm soát việc thực hiện dự Đầu vào, các công cụ và kỹ thuật, và đầu ra của quy trình này được mô tả trong hình 7-6 Hình 7-7

mô tả sơ đồ luồng dữ liệu của quy trình

Một ngân sách dự án bao gồm tất cả các khoản tiền có thẩm quyền để thực hiện dự án Mốc cơ sở chi phí là phiên bản đã được phê duyệt ngân sách dự án theo từng giai đoạn thời gian, nhưng không bao gồm khoản dự trữ

7.3.1 Quyết định ngân sách: Đầu vào

7.3.1.1 Kế hoạch quản lý chi phí

Mô tả trong mục 7.1.3.1 Kế hoạch quản lý chi phí mô tả cách thức quản lý và kiểm soát chi phí dự án

7.3.1.2 Mốc cơ sở phạm vi

• Bản tuyên bố phạm vi dự án Hạn chế thời gian chính thức cho các kinh phí chi tiêu cho dự án có thể được tổ chức uỷ quyền, theo hợp đồng (Phần 12.2.3.2), hoặc do các đơn vị khác như cơ quan chính phủ Những hạn chế tài trợ được phản ánh trong bản báo cáo phạm vi dự án

• Cấu trúc phân chia công việc WBS (Phần 5.4) cung cấp cho các mối quan hệ giữa tất

cả các chuyển giao dự án và các thành phần khác nhau của chúng

• Tự điển cấu trúc phân chia công việc Từ điển WBS (Mục 5.4.3 1) và báo cáo chi tiết liên quan đến công việc cung cấp một nhận diện của các chuyển giao và mô tả các công việc trong mỗi thành phần cấu trúc phân cấp công việc cần thiết để tạo ra mỗi chuyển giao

7.3.1.3 Dự toán chi phí hoạt động

Mô tả trong mục 7.2.3.1 Dự toán chi phí cho từng hoạt động trong một gói công việc được tổng hợp để có được một dự toán chi phí cho mỗi gói công việc

7.3.1.4 Cơ sở dự toán

Mô tả trong mục 7.2.3.2 Hỗ trợ chi tiết cho các dự toán chi phí có trong cơ sở cho dự toán cần chỉ định bất kỳ giả định cơ bản nào đối với sự bao gồm hoặc loại trừ gián tiếp hoặc các chi phí khác trong ngân sách dự án

7.3.1.5 Tiến độ dự án

Mô tả trong mục 6.6.3.2 Tiến độ dự án bao gồm việc bắt đầu lên kế hoạch và ngày hoàn tất cho các hoạt động của dự án, sự kiện quan trọng, gói công việc, và các tài khoản kiểm soát Thông tin này có thể được sử dụng để tổng hợp chi phí với các giai đoạn lịch phân bổ trong đó

dự kiến sẽ phát sinh chi phí