Lecture Medical assisting: Administrative and clinical competencies (2/e) - Chapter 10

Chapter 10 - Managing the office medical records. In this chapter you will learn: Describe the equipment and supplies needed for filing medical records, list and describe the various types of filing systems, discuss the benefits of each type of system, discuss the advantages of color coding the files, explain how to set up and use a tickler file,...

10­5 Explain how to set up and use a tickler file.

A busy medical office is considering changing their current filing equipment. Which equipment would you recommend to this non­computerized office that will afford more persons to retrieve files at the same time?

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A busy medical office is considering changing their current filing equipment. Which equipment would you recommend to this non­computerized office that will afford more persons to retrieve files at the same time?

Filing shelves would be a great system if adequate 

space is available

•Files are arranged in alphabetical order

•Files are labeled with the patient’s last name first, then first     name and middle initial

•Organizes files by numbers instead of names

•Patients are assigned sequential numbers

•This system is often used with highly confidential information

Color Coding

Used to distinguish files 

within a filing system

a Names of patients that missed appointments two­days       ago

b June medical conference dates just received in the mail

c Names of patients seen today for their annual check­up

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a Names of patients that missed appointments two­days       ago

Generally the medical assistant files  three types of items:

New PatientRecordFolders

IndividualDocuments

ForExistingFolders

PreviouslyFiledPatientRecordFolders

The Filing Process  (cont.)

Get the  accumulated   files in order. This  will save time when storing the folders.

Place the files in the appropriate location, so they  can easily be retrieved when needed.

Place an identifying mark to ensure that  the file is put in the correct place.

Do a complete search of the office to try and locate the file. If the file is not recovered within 24 to 48 hours, it may be considered lost

Lost files can have potentially devastating consequences

The medical assistant is training a new employee that will  primarily be responsible for the medical records. The new  employee asks “Can I first sort the charts, then inspect 

them?” List the 5 steps to filing in the correct order and  provide an explanation to this question.

Storing

Basic Storage Options

Computer StorageMicrofilm 

 A retention schedule decides how long different types of 

patient records are to be kept in the office once they become  inactive or closed.

requests that copies of her annual physical examination forms  that she submitted while employed be mailed to her home 

address. How would you handle this? 

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requests that copies of her annual physical examination forms  that she submitted while employed be mailed to her home 

address. How would you handle this? 

You should get this request in writing and then proceed to  locate the records. The Labor Standards Act specifies that  employee health records must be kept for three years, so they  should be on hand at the office.

Managing the Office Medical Records