Lecture Medical assisting: Administrative and clinical competencies (2/e) - Chapter 16

Chapter 16 - Medical coding. After completing chapter 16, you will be able to: Explain the purpose and format of the ICD volumes that are used by medical, describe how to analyze diagnoses and locate correct codes using the ICD, identify the purpose and format of the CPT, name three key factors that determine the level of Evaluation and Management codes that are selected,...

Ramutkowski • Booth • Pugh • Thompson • Whicker

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InsuranceDiagnosisCode

Never used alone as a diagnosis code.

[ ] Brackets are used around  synonyms, alternate 

wording, or explanations. 

(  ) Parentheses are used  around alternative 

wordings. 

(cont.)

ICD­9­CM CONVENTIONS

A list of abbreviations, punctuation, symbols, typefaces, and notes that provide guidelines for using the code set

Excludes These notes indicate an  entry is not classified as 

part of the preceding code.

Use  additional 

code

This note means an  additional code should be  used if available. 

Code first  underlying  disease

This means that the code 

is not to be used as the  primary diagnosis.

Read all information to find the  code that corresponds to the  patient’s condition.



Record the code 

on the claim  form.



(cont.)

Apply Your Knowledge

A medical assistant has looked up a medical term in  the alphabetic index, and next to the term is the word 

book is the most commonly used system for  reporting procedures and services provided to  the patient.

Association (AMA).

Laboratory Procedures

• Panels listed in Pathology and Laboratory sections of the CPT include tests commonly performed

• If the panel code is not used and separate codes are used, they will be rebundled

Careful attention to details are needed 

to prevent errors in coding and incorrect billing

 Reporting the same service twice.

The insurance representative has questioned the  codes listed on three patient forms that were 

submitted last year. When re­checking these forms  the office medical assistant should:

a Use the current book to validate accuracy of the  codes.

b Use last year’s book to validate accuracy of the  codes.

c Use next year’s book to validate accuracy of the 

End of Chapter