Lecture A systems approach to small group interaction (8/e): Chapter 9 - Stewart L. Tubbs

Chapter 9 - Small group presentations to an audience. Chapter 9 discusses the three major forms of group presentations: the panel discussion, the symposium, and the forum. It also offers some practical advice for preparing an oral presentation.

Small Group Presentations to an

Audience

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Small Group Presentations to an Audience

• Glossary

• Case Study

• Small Group Presentations to an Audience

• Preparing an Oral Presentation

• The Systems Approach

• Forum Discussion—a group presentation in which  audience members have an opportunity to ask questions  and comment on panel members’ presentations

• Symposium Discussion—a group presentation in  which individual speakers give presentations in front of an  audience. It is more structured than a panel discussion and  may also be followed by a forum discussion

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Case Study

Midtown State University (A)

1. What would you do if you were a member of the Board 

of Regents?

Small Group Presentations to an Audience

• Panel Discussions

– A panel discussion is basically a conversation in  front of an audience.

• When you participate in a panel discussion, keep in  mind that you should prepare for the presentation  much as you would for any public communication  event

• Each panel member should plan to participate as  evenly as possible

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Small Group Presentations to an Audience

• Symposium Presentations

– A symposium is much more structured than a  panel discussion.

• Each speaker gives an uninterrupted speech on one  portion of the topic

– Each speaker should coordinate his or her presentation   with the others in order to ensure that all the important  aspects of the topic are covered.

Small Group Presentations to an Audience—Practical Tips

• Leonard and Swaps (1999) offer the  following insights with regard to group  problem solving:

– The early stage of problem solving requires divergent  thinking

– Once the ideas are identified, the second phase of  problem solving requires convergent thinking

– It is important to balance the needs for divergent and  convergent thinking

– Too little divergent thinking results in shallow analysis 

of the problem and too few alternatives for  consideration

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Small Group Presentations to an Audience—Practical Tips

• Leonard and Swaps (1999) . . . (continued)

– Too little convergent thinking results in lack of focus  and follow through

– Too much divergent thinking has the same result as too  little convergent thinking

– Too much convergent thinking results in what is 

commonly referred to as groupthink.

Small Group Presentations to an Audience

• Forum Discussions

– Forum discussion is a format in which audience  members have an opportunity to ask questions  and or to comment on the speaker or speakers’ 

presentations.

• One of the important aspects of a forum is to allow  all points of view to be heard

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Preparing an Oral Presentation

• There are seven steps that you need to  follow in preparing an oral presentation.

– Determine your purpose.

– Determine your topic.

– Analyze your audience.

– Gather supporting materials.

• Examples

• Statistics

• Quotation

• Analogies

Preparing an Oral Presentation

• There are seven steps . . . (continued)

– Organize your materials.

– Prepare your visual aids.

– Practice, practice, practice your delivery.

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The Systems Approach

• There are a number of factors that help us  determine the best communication strategies  and skills to employ in any situation.