Lecture A systems approach to small group interaction (8/e): Chapter 2 - Stewart L. Tubbs

Chapter 2 - Communication processes. Chapter 2 focuses on four of the internal influences of the system''s Model of Small Group Interaction: communication, language behavior, self-disclosure, and interaction roles. This chapter concentrates on the important topic of communication. Because communication is one of the most important aspects of group interaction, a thorough discussion of it is necessary.

• Appropriateness—includes several factors that help determine the timing and extent of self­disclosure.

• Bypassing—a misunderstanding that occurs when the sender . . . and the receiver . . . miss each other with their meaning

• Content and Process—content of a group discussion includes comments about the topic of the discussion. 

Process is the manner in which the discussion is conducted

• Defensive­Supportive Communication — defensive communication occurs when a psychological barrier is created, known as a defense mechanism. This barrier acts to reduce effective communication. Supportive communication minimizes these types of problems.

• Emotional Intelligence—personal and interpersonal skills that enable one to induce desired responses in others

help the interpersonal functioning of the group and alter the way of working by strengthening, regulating, and 

perpetuating the group

• Group Task Roles—identifiable behaviors that are directed toward accomplishing the group’s objective.

• Individual Roles—roles that are designed to satisfy an individual’s needs rather than to contribute to satisfying the needs of the group

• Inference Making—refers to going beyond observations and what we know. Inferences have only a low probability of coming true

Intentional communication occurs when we communicate what we mean to. Unintentional communication occurs when we communicate something different from what we intend

• Polarizing—the exaggeration that occurs when people attempt to make a point.

• Signal Reactions—learned responses to certain stimuli, such as emotional reactions to offensive swear words or racial slurs

communication is the use of words to get across a message. Nonverbal communication is the use of physical actions, such as facial expression or tone of voice, to get across a message

1. What do you think would have been your reactions if you were Jones, Cameron, or Hotchkiss?

2. What would have been your reactions if you were one 

of the members of the department?

• Emotional Intelligence

– A combination of intrapersonal communication  (personal competence) and interpersonal 

communication (social competence).

• Communication Defined

– The process of creating meanings in the minds 

of others.

• Communication Defined . . . (continued)

– O’Hair, Friedrich, and Shaver (1998, pp. 4­5)  identify six key components of effective 

communication skills:

1. Creative insight is the ability to ask the right questions

2. Sensitivity means [a person] practices the golden rule

3. Vision means being able to create the future

4. Versatility is the capacity for anticipating change

5. Focus is required to implement the change

6. Patience allows . . . people to live in the long term. 

• Communication Defined . . . (continued)

– Communication among group members may  depend on the nature of the group.

• Intentional­Unintentional Communication

– Unintentional messages may be transmitted by  action as well as by words.

– Like the intended message, feedback also has  content and relationship levels.

• Intentional­Unintentional . . . (continued)

– Groups are one context in which we get  feedback on behaviors that help us eliminate  unintentional cues.

• The gap between what we intend to communicate 

and what is actually received is called the arc of 

distortion.

• Most experts agree that effective feedback should   (1) be clear and understandable, (2) come from a trusted person, and (3) be as immediate as possible

• Verbal­Nonverbal Communication (cont’d)

– Vocal Cues

• Vocal cues include regional dialects, methods of pronunciation, and the five major factors:

– Volume—speaking with adequate loudness is the first  responsibility of any communicator.

– Rate and fluency—if the person is able to articulate well, a  faster rate seems to be more interesting to listen to.

– Pitch—refers to the frequency in cycles per second (CPS) 

of the vocal tones.

– Quality—refers to the resonance of the voice.

– Inflection—refers to the relative emphasis, pitch changes,  and duration in uttering different word parts in a sentence.

• Verbal­Nonverbal Communication (cont’d)

– All verbal and nonverbal cues are perceived as a  whole.

– Nonverbal communication takes a different  form at the organizational level.

• An open­office layout, as opposed to the conventional, individual­office design, is often conducive to communication in the workplace and can lead to greater employee satisfaction

• The décor and layout of corporate offices lead to the impressions that people have about that corporation

• Defensive­Supportive Communication

– Gibb (1961) described defensive and supportive  communication climates that Whetton and 

• Defensive­Supportive Communication

– Sometimes it may become necessary to criticize 

a group member.

1. Direct critical comments to the work, and not to the person who performed it

2. Turn individual criticism into a group criticism by making the statement general

3. Present the criticism in a way that forces the group members to come up with answers to the problem

• Defensive­Supportive Communication

– LaFasto and Larson (2001) divide  communication patterns into four types:

• Listening

– When we can make the other person feel really  understood, we are often seen as effective 

communicators.

• Listening . . . (continued)

– Improving listening skills:

1. Pay attention and show positive nonverbal behavior

2. Listen for content. Describe what you hear, then attempt to state what it means to you

3. Try not to interrupt

4. Try not to argue mentally

5. Ask for clarification rather than assuming you know what is meant

6. Avoid side conversations. 

Tjosvold and Tjsovold (1991) offer the following  practical advice on how to communicate 

effectively in a team setting.

1. Express your own ideas clearly and logically, but avoid arguing blindly for them. Consider other viewpoints

2. Change your mind based on the … logical [points] of others. Do not change your mind [only] to avoid 

conflict

3. See a consensus decision. Avoid majority voting, tossing a coin

4. Foster opposing views. Encourage people to become involved and speak their minds. 

5. Discuss underlying assumptions and ideas

6. Strive for a win­win solution that incorporates the best 

of all ideas

7. Reconsider an earlier decision. (pp. 136­37)

1. What do you think of the mayor’s action to dismiss Mr. Howard for the use of the word niggardly?

2. What do you think of Mr. Howard’s judgment in using the word in a district that is 65 to 85 percent black?

3. What other examples can you cite of your experiences 

in groups where language has created a problem for the group?

• The study of the interaction between verbal  symbols and the thought patterns associated 

with them is referred to as general 

semantics.

• Bypassing

– In group discussions, the entire focus of the  discussion may be diverted by a difference in  interpretation of a given word.

• Be person­minded, not word­minded.

• Question and paraphrase.

• Be receptive to feedback.

• Be sensitive to context.

• Inference Making

– In attempting to analyze behaviors, it is wise to  recognize that analyses often involve inferences  that go beyond what we have observed and 

involve some probability for error.

• Polarizing

– The statements get more intense emotionally.

– The statements go from being specific to being  more general.

– The statements tend to move away from the  topic at hand to other issues.

– The simple restating technique can be quite  potent in reducing the problem of polarization.

• The Relationship Between an Object and the  Symbol for the Object

• The Same Object May Be Represented by  More than One Symbol

• Inferences versus Observations

• Surface and Hidden Agendas Compared

• Signal Reactions

– A study that directly tested emotional reactions 

to verbal symbols proved that strong  physiological reactions to symbols are typical  rather than pathological.

– In group discussions, certain phrases—referred 

to as idea killers or communication stoppers—

are likely to produce signal reactions that are  counterproductive (Tubbs and Moss, 2003).

– “We’ll be the laughingstock.”– “You’re absolutely wrong.”

– “You don’t know what you’re talking about.”

– “It’s impossible.”

– “There’s no way it can be one.”

• Igniter Phrases

– “I agree.”

– “That’s good!”

– “I made a mistake. I’m    sorry.”

– “That’s a great idea.”

– “I’m glad you brought    that up.”

– “You’re on the right    track.”

– “I know it will work.”

– “We’re going to try something different today.”

– “I never thought of that.”

– “We can do a lot with that idea.”

– “Real good, anyone else?”

– “I like that!”

– “That would be worth a try.”– “Why don’t we assume it would work and go from there.”

1. What do you now think of Mr. Howard’s use of the word?

2. What do you now think of the mayor’s actions?

3. What lessons have you learned about language behavior from this case?

• Perhaps one of the greatest dilemmas facing 

a group member is the choice between  openly expressing his or her thoughts and  feelings and concealing or distorting inner  feelings, thoughts, or perceptions.

• The Johari Window

– The Johari window classifies an individual’s  relating to others according to four quadrants   (or windowpanes).

• Quadrant 1, the open quadrant, represents our 

willingness to share with others our views on general topics

• Quadrant 2, the blind quadrant, represents the things 

others may know about us that we do unintentionally and unknowingly

• The Johari Window

– The Johari window . . . (continued)

• Quadrant 3, the hidden area, represents the feelings 

about ourselves that we know but are unwilling to reveal to others

• Quadrant 4, the area of the unknown, includes 

almost anything outside our experience

– Luft advocates changing the shape of the  window so that quadrant 1 enlarges while all the  others become smaller.

• The Johari Window

5. When it moves by relatively small increments.

• Group Task Roles

– Initiating­contributing – Information seeking – Opinion seeking

– Information giving – Opinion giving

– Coordinating

• Group Task Roles . . . (continued)

– Elaborating – Orienting – Evaluating – Energizing – Assisting on procedure – Recording

• Group­Building and Maintenance Roles

– Encouraging – Harmonizing – Compromising – Gatekeeping and expediting – Setting standards or ideals – Observing

– Following

• Individual Roles

– Aggressing – Blocking – Recognition seeking – Self­confessing

– Acting the playboy – Dominating

– Help seeking – Special­interest pleading

• Many authors stress that the participants in  any communication event are highly 

dependent on one another.

• The type of group and the personalities,  genders, body shapes, and ability levels all  interact to produce the outcome.

• Four problems related to language behavior

—bypassing, inference making, polarizing,  and signal reactions—are related to both the  background factors of the individuals and  the eventual consequences of group 

discussion.

• Appropriate self­disclosure will vary  considerably from group to group.

• Group task and group maintenance roles  contribute the group’s needs.