2.Trung tam NN

Tham mưu, đề xuất các giải pháp, phương án, kế hoạch triển khai hoạt động Kinh doanh, Marketing và Tổ chức đào tạo, tổ chức lớp học theo tình hình hoạt động thực tế tại Trung tâm.. Thực

CÔNG TY CỔ PHẦN

GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VICTORIA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày tháng năm 2019

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ VICTORIA

(Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-HĐQT, ngày tháng năm 2019)

Điều 1 Vị trí, chức năng của Trung tâm ngoại ngữ

1 Trung tâm Ngoại ngữ Victoria (gọi tắt là Trung tâm) là đơn vị trực thuộc Công ty Cổ phần Giáo dục và Đào tạo Victoria được thành lập ở các tỉnh theo chiến lược phát triển của Công ty

2 Chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT và Ban Tổng giám đốc về tổ chức và hoạt động

3 Chịu sự hướng dẫn, kiểm tra, giám sát của Ban Chiến lược phát triển - Nghiên cứu sản phẩm về hoạt động chuyên môn

4 Chịu sự hướng dẫn và giám sát của Ban Tài chính; Ban Tổ chức - Cán bộ và các Khối/ Phòng chuyên môn và các đơn vị liên quan đến chức năng, nhiệm vụ theo ngành dọc

5 Chi nhánh - Trung tâm Ngoại ngữ Victoria có chức năng tổ chức kinh doanh và tổ chức đào tạo ngoại ngữ, đào tạo văn hóa; Tham gia triển khai Hợp tác đào tạo theo đề án với các nhà trường trên địa bàn

Điều 2 Nhiệm vụ chung

1 Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban chiến lược phát triển - Nghiên cứu sản phẩm về các hoạt động chuyên môn

2 Tham mưu, đề xuất các giải pháp, phương án, kế hoạch triển khai hoạt động Kinh doanh, Marketing và Tổ chức đào tạo, tổ chức lớp học theo tình hình hoạt động thực tế tại Trung tâm

3 Phối hợp nghiên cứu, đề xuất xây dựng các sản phẩm đào tạo, phát triển các sản phẩm đào tạo, tiếp thị các sản phẩm đào tạo, tổ chức các hoạt động dạy học, quản lý hoạt động dạy và học của giáo viên và học sinh

4 Tham mưu, đề xuất các giải pháp, phương án, kế hoạch triển khai công tác Tài chính; Nhân sự; Hành chính, văn thư theo đúng quy định của Công ty

5 Giám sát, kiến nghị, yêu cầu các cơ quan đơn vị cùng phối hợp khi thực hiện nhiệm vụ theo chức năng

6 Hỗ trợ Khối kinh doanh thực hiện phát triển Hợp tác đào tạo theo mô hình đào tạo liên kết trên địa bàn tỉnh đối với các cấp học Mầm non, Tiểu học, Trung học cơ sở, Trung học phổ thông

7 Cung cấp các thông tin cho cơ quan quản lý Nhà nước theo chỉ đạo của Ban lãnh đạo Công ty

8 Thực hiện công tác báo cáo về kết quả thực hiện nhiệm vụ và toàn bộ tình hình hoạt động của Trung tâm theo định kỳ tuần/tháng/quý/năm

Điều 3 Công tác nhân sự

1 Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Tổ chức - Cán bộ về công tác quản lý Cán bộ, Giáo viên, Nhân viên thuộc quyền, để xuất kiến nghị các vấn đề có liên quan

2 Thực hiện chấm công, tính lương và thực hiện các chế độ, chính sách đối với đội ngũ Cán

bộ, Giáo viên, Nhân viên làm việc tại Trung tâm

3 Thực hiện việc tuyển dụng, đào tạo nhân viên tại chi nhánh theo chính sách, quy trình, quy định của Công ty

Điều 4 Công tác tài chính, kế toán

1 Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Tài chính về công tác tài chính, kế toán theo quy định

2 Lập và hoàn thiện chứng từ các khoản Thu - Chi, kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn khi Thu - Chi;

3 Hạch toán và cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời các giao dịch kế toán phát sinh hàng ngày của Trung tâm vào hệ thống phần mềm;

4 Lưu chứng từ kế toán theo quy định

5 Cập nhật quản lý công nợ khách hàng

6 Thực hiện thu và chi tiền mặt tại quỹ của Trung tâm theo đúng quy trình, quy định quản

lý tài chính của Công ty

7 Lĩnh và gửi tiền mặt vào tài khoản ngân hàng của Trung tâm

Điều 4 Công tác Hành chính, văn thư lưu trữ

1 Chịu sự hướng dẫn, chỉ đạo của phòng Hành chính về công tác Hành chính

2 Tham mưu, đề xuất các giải pháp, phương án, kế hoạch triển khai hoạt động Hành chính, văn thư theo đúng quy trình, quy định, quy chế, chính sách của Công ty

3 Thực hiện quản lý và báo cáo tiến độ thực hiện công tác Hành chính văn thư theo kế hoạch và phương án đã được phê duyệt thực hiện

4 Quản lý văn phòng phẩm, vật phẩm, học phẩm, học liệu tại Trung tâm

5 Kiểm tra, kiểm soát các nội dung thanh toán chi phí điện, nước, internet, điện thoại, in ấn, photocopy và các chi phí cơ bản khách cho các dịch vụ hành chính tại Trung tâm

6 Quản lý tài sản và trang thiết bị tại văn phòng Trung tâm; đảm bảo an ninh, an toàn PCCC; quản lý văn phòng phẩm, vật phẩm, học phẩm và học liệu sử dụng tại các lớp học của Trung tâm

7 Thực hiện việc mua sắm, trang bị và bảo đảm về văn phòng phẩm, trang thiết bị tài sản

và các dịch vụ thuê ngoài (điện, nước, internet, điện thoại v.v.) theo quy định

8 Chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng tài sản được Công ty giao theo đúng quy định.

9 Quản lý và lưu trữ các văn bản, hợp đồng kinh tế, hồ sơ, số liệu, thông tin về khách hàng, doanh thu, công nợ, tình hình lớp học; Lập, quản lý và lưu trữ văn bản, hồ sơ, số liệu, thông tin

về tài sản, trang thiết bị, nhân sự theo quy định

Điều 5 Công tác Phát triển thị trường

1 Chịu sự chỉ đạo, giám sát trực tiếp của Ban Chiến lược phát triển - Nghiên cứu sản phẩm

2 Tiếp nhận và đảm bảo chỉ tiêu kinh doanh được giao

3 Phát triển kinh doanh, phát triển khách hàng đối với mô hình đào tạo tại chỗ và hỗ trợ hoạt động hợp tác đào tạo theo Đề án Tiếng Anh Victoria; Phát triển thương hiệu của Công ty trong lĩnh vực Giáo dục - Đào tạo Ngoại ngữ

4 Thực hiện việc tiếp xúc thị trường mục tiêu, khách hàng mục tiêu; phối hợp với các Ban; Khối/ Phòng và đơn vị tổ chức hoạt động, sự kiện tại Trung tâm

5 Xây dựng dữ liệu thông tin khách hàng mục tiêu, tổ chức tiếp xúc giới thiệu và tư vấn về sản phẩm, dịch vụ của Trung tâm

6 Thực hiện đôn đốc, nhắc nhở hoàn thành công nợ với những khách hàng đăng ký học nhưng chưa hoàn thành học phí theo đúng quy định

7 Liên hệ khách hàng, thông báo các chương trình học thử, hội thảo, tư vấn khóa học tại Trung tâm; xác nhận thông tin về chương trình học, khai giảng và những thông tin yêu cầu khác;

8 Làm việc với các đối tác, nhà trường để tổ chức các sự kiện tuyển sinh Phối hợp với các

bộ phận để triển khai chương trình, sự kiện tại chỗ

9 Phát triển, đào tạo, quản lý và chăm sóc đội ngũ Cộng tác viên Đảm bảo đội ngũ cộng tác viên có đầy đủ thông tin về các khóa học, các ấn phẩm cần thiết và nhận được đầy đủ quyền lợi theo quy định

10 Làm việc với các đối tác, Nhà trường để tổ chức các sự kiện tuyển sinh Phối hợp với các bộ phận để triển khai chương trình, sự kiện tại chỗ Đóng vai trò chính trong việc tư vấn tuyển sinh và tuyển dụng Cộng tác viên

11 Nghiên cứu thị trường, báo cáo số liệu và tư vấn giải pháp cho Ban lãnh đạo Công ty

12 Xây dựng, tổ chức thực hiện và báo cáo theo định kỳ tuần/ tháng về tình hình kinh doanh, kết quả công việc, theo quy định của công ty

Điều 6 Hoạt động Marketing - Truyền thông

1 Chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn của Phòng Marketing - Truyền thông trong quá trình triển khai nhiệm vụ và kế hoạch Marketing tại Trung tâm

2 Xây dựng ý tưởng, đề xuất phương án triển khai hoạt động Marketing, quảng cáo, quảng

bá về thương hiệu và sản phẩm dịch vụ của Công ty trên địa bàn

3 Lên khung chương trình, chuẩn bị các hạng mục phục vụ chương trình, báo cáo tình hình chuẩn bị cho quản lý, đề xuất ngân sách thực hiện

4 Đề xuất phương pháp xử lý các tình huống phát sinh; Phối hợp với các bộ phận có liên quan để tổ chức chương trình;

5 Thực hiện việc in ấn tài liệu, vật phẩm Marketing; Trang trí văn phòng và lớp học tại Trung tâm theo kế hoạch và phương án đã được phê duyệt thực hiện

6 Phụ trách công tác MC, hoạt náo viên trong các sự kiện của Công ty và Trung tâm theo

kế hoạch

7 Chăm sóc, cập nhật tin tức trên Website, kênh Youtube và các trang mạng xã hội (Facebook) của Trung tâm theo định hướng và kế hoạch chung của Phòng Marketing Cung cấp thông tin về sản phẩm, dịch vụ đào tạo tại Trung tâm tới khách hàng online;

Điều 7 Công tác Tư vấn tuyển sinh

1 Tư vấn khách hàng về sản phẩm và chương trình học tại Trung tâm; Hoàn thành chỉ tiêu doanh số được giao theo kế hoạch định kỳ tháng/quý;

2 Thực hiện đôn đốc, nhắc nhở hoàn thành công nợ với những khách hàng đăng ký học nhưng chưa hoàn thành học phí theo đúng quy định;

3 Liên hệ khách hàng, thông báo các chương trình học thử, hội thảo, tư vấn khóa học tại Trung tâm; xác nhận thông tin về chương trình học, khai giảng và những thông tin yêu cầu khác;

4 Hướng dẫn đối tác, khách hàng đến giao dịch hoặc làm việc

5 Báo cáo theo định kỳ tuần/ tháng/ quý/ năm về tình hình doanh số, danh sách khách hàng, danh sách cộng tác viên, tình hình công nợ khách hàng và kế hoạch các công việc được giao;

6 Đón tiếp Phụ huynh học sinh khi đưa, đón con em đến học tại Trung tâm

7 Tư vấn khách hàng liên hệ qua các kênh online: Fanpage, Website Phối hợp với các bộ phận Marketing, giáo viên để duy trì hoạt động thường xuyên liên tục của Fanpage, website

8 Chăm sóc khách hàng trước trong và sau khóa học (đặc biệt lưu ý tư vấn Phụ huynh học sinh trong buổi bế giảng khóa học), theo dõi các sự kiện sinh nhật học sinh để phối hợp với giáo viên tổ chức

9 Phối hợp với các bộ phận triển khai các sự kiện tuyển sinh với vai trò chính là tư vấn tuyển sinh tại sự kiện

Điều 8 Công tác quản lý Đào tạo

1 Tổ chức có hiệu quả các hoạt động đào tạo tại Trung tâm

2 Tổ chức hoạt động giới thiệu sản phẩm, tổ chức lớp học demo, tổ chức các lớp đào tạo ngoại ngữ đáp ứng yêu cầu khách hàng và thực tế công tác tuyển sinh tại Trung tâm

3 Căn cứ theo kế hoạch tuyển sinh, kế hoạch kinh doanh tại Trung tâm, xây dựng phương

án tổ chức lớp học, thời khóa biểu, địa điểm phòng học

4 Quản lý, kiểm tra và sắp xếp học liệu, học phẩm, cơ sở vật chất tại lớp học

5 Cập nhật, báo cáo tiến độ và tình hình hoạt động tại các lớp học

6 Phối hợp cùng các Ban; Khối/ Phòng liên quan để tiến hành tuyển dụng, đào tạo và quản

lý giáo viên theo kế hoạch tuyển sinh, theo lịch khai giảng và lịch hoạt động của các lớp học tại Trung tâm

7 Quản lý lớp học và thực hiện giảng dạy theo lộ trình, chương trình của lớp; Báo cáo và cập nhật tình hình chung tại lớp học được giao phụ trách

8 uản lý, điều phối và chấm công đối đội ngũ giáo viên tham gia giảng dạy tại Trung tâm theo quy định và chế độ làm việc

9 Tham mưu và phối hợp cùng Phòng Yếu tố nước ngoài thực hiện quản lý, sắp xếp, điều động, giải quyết các sự vụ liên quan đến Giáo viên nước ngoài tại Trung tâm

10 Xây dựng hệ thống thông tin về học sinh tham gia học tập tại Trung tâm

11 Kiểm tra và giám sát số lượng học sinh và các biến động liên quan tại các lớp

12 Tham mưu, đề xuất xây dựng các quy trình, quy định kiểm soát chất lượng lớp học; tổ chức thi kiểm tra đánh giá định kỳ với học sinh tham gia học tập tại Trung tâm

13 Tham gia các hoạt động đào tạo, tập huấn chuyên môn của Công ty

14 Tổ chức xe đưa đón học sinh đến tham gia các lớp học tại Trung tâm

Điều 9 Công tác chăm sóc khách hàng

1 Lập kế hoạch và tổ chức các chương trình, các sự kiện tại các lớp học của Trung tâm theo

kế hoạch;

2 Tổ chức các công tác hỗ trợ học sinh trong quá trình học tập tại Trung tâm

3 Giải đáp và hỗ trợ thông tin tới học sinh và phụ huynh học sinh về quá trình học tập của học sinh tại Trung tâm và các thông tin liên quan về sản phẩm, dịch vụ, chương trình đào tạo

Điều 10 Nghĩa vụ và trách nhiệm

1 Tuyệt đối tuân thủ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Ban lãnh đạo Công ty và sự hướng dẫn, giám sát, chỉ đạo của các Ban; Khối/ phòng và các đơn vị có liên quan

2 Tuyết đối chấp hành Nội quy, quy định, quy chế của Công ty

3 Thể hiện tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình và sự chính xác trong công việc

4 Xây dựng kế hoạch công tác, kế hoạch kinh doanh trình Ban lãnh đạo Công ty phê duyệt

và tổ chức thực hiện

5 Thực hiện đồng bộ các giải pháp, phát huy mọi nguồn lực nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ phát triển khách hàng, quảng bá thương hiệu, giới thiệu sản phẩm, phát triển sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, thị trường và định hướng phát triển của Trung tâm

6 Tham gia các hoạt động chung của toàn Công ty

Điều 11 Chế độ báo cáo

1 Công tác phát triển thị trường, Marketing - Truyền thông; tư vấn tuyển sinh; Quản lý đào tạo; chăm sóc khách hàng: Báo cáo trực tiếp Ban Chiến lược phát triển theo chủ trương, chỉ đạo

và kế hoạch đã được phê duyệt thực hiện

2 Công tác tổ chức, nhân sự: Báo cáo trực tiếp Ban Tổ chức - Cán bộ theo chủ trương, chỉ đạo và kế hoạch đã được phê duyệt thực hiện

3 Công tác Tài chính: Báo cáo trực tiếp Ban Tài chính theo chủ trương, chỉ đạo và kế hoạch

đã được phê duyệt thực hiện

4 Công tác quản lý Hành chính, văn thư: Báo cáo trực tiếp Ban Tổng giám đốc theo chủ trương, chỉ đạo và kế hoạch đã được phê duyệt thực hiện

- ĐHĐCĐ, HĐQT: để báo cáo

- BTGĐ, các cơ quan đơn vị: để thực hiện

- Lưu HĐQT, TCKH.

Nguyễn Đỗ Hà