Đặt dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo của Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám; Chịu sự hướng dẫn, kiểm tra, giám sát của Ban Tài chính trong việc thực hiện công tác mua sắm, quản lý tài sản, trang
Trang 1CÔNG TY CỔ PHẦN
GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VICTORIA CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Hà Nội, ngày … tháng … năm 2019
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH
(Ban hành theo quyết định số: /QĐ- HĐQT của HĐQT ngày tháng năm 2019)
Điều 1 Vị trí, chức năng của Phòng hành chính
1 Đặt dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo của Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám; Chịu sự hướng dẫn, kiểm tra, giám sát của Ban Tài chính trong việc thực hiện công tác mua sắm, quản lý tài sản, trang thiết bị của Công ty; Chịu sự giám sát của Giám đốc Đại diện, Trưởng đại diện thuộc khối kinh doanh về công tác đảm bảo phục vụ cho nhiệm vụ mở rộng và phát triển khu vực, địa bàn Hợp tác đào tạo của Công ty
2 Giúp Chủ tịch HĐQT và Ban Tổng giám đốc trong công tác Quản lý hành chính; đảm bảo điều kiện hà tầng cơ sở (điện, nước, internet, điện thoại…) của Công ty
3 Quản lý Kho; Tổ chức hoạt động đội xe văn phòng; Quản lý tài sản trang thiết bị,
cơ sở vật chất tại các nhà trường và văn phòng Công ty
4 Xây dựng nề nếp vệ sinh, an ninh, an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy
5 Cung cấp, vận chuyển, lắp đặt, bảo dưỡng, bảo trì, khắc phục, sửa chữa trang thiết
bị, đồ dùng cấp cho các Nhà trường
Điều 2 Cơ cấu tổ chức, định biên nhân sự
1 Trưởng phòng: 01 người
2 Phó trưởng phòng: 01 người
3 Nhân viên văn thư lưu trữ: 01 người
4 Thủ kho: 01 người
5 Nhân viên hành chính đảm bảo; nhân viên lái xe: Số lượng tùy thuộc vào yêu cầu thực tế của từng thời điểm cụ thể
Điều 3 Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng hành chính
1 Bảo đảm quản lý và cung ứng các nguồn lực về phương tiện, tài sản, hạ tầng cơ
sở, cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu hợp tác đào tạo tại các Nhà trường và hoạt động của văn phòng Công ty
Trang 22 Thực hiện tốt hoạt động hành chính văn phòng, xây dựng nề nếp vệ sinh, an toàn lao động
3 Công tác Hành chính Văn phòng
a Chủ trì xây dựng và ban hành các văn bản quy định về hành chính của Công ty, bao gồm: Quy định về quản lý tài sản; Quy định về quản lý và sử dụng xe ô tô…
b Hướng dẫn các đơn vị và Cán bộ, Chuyên viên, Nhân viên thực hiện tốt công tác
an ninh, an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ, nề nếp, tác phong, văn hóa tại Công ty và các đơn vị trực thuộc
4 Công tác đảm bảo
a Đề xuất về việc mua sắm tài sản, phương tiện, thiết bị, các dịch vụ thuê, mua ngoài … trình Ban lãnh đạo phê duyệt và thực hiện;
b Quản lý, cấp phát trang thiết bị văn phòng, dụng cụ, công cụ làm việc cho CB-NV
c Phối hợp với các Ban; Khối/ Phòng trong công ty để thực hiện việc bố trí chỗ làm việc cho CB-NV
d Quản lý, thực hiện việc cấp thẻ thang máy, thẻ xe đối với toàn bộ CB-NV của Công ty
e Quản lý tài sản, phương tiện, vật tư, trang thiết bị của Công ty tại Văn phòng Công ty và tại các Chi nhánh, Văn phòng và Trung tâm Ngoại ngữ ở các tỉnh/TP;
f Quản lý và tổ chức thực hiện trang cấp cơ sở vật chất; bàn giao sách và tài liệu giảng dạy; trang bị và khắc phục cơ sở vật chất tại các nhà trường;
g Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ, thiên tai…;
h Sắp xếp bố trí chỗ ngồi làm việc; Thực hiện công tác vệ sinh văn phòng
i Liên hệ mua mới, trang cấp, lắp đặt, sửa chữa, bảo hành, bảo trì hệ thống điện, nước sinh hoạt, internet, điện thoại, điều hòa, văn phòng phẩm tại Văn phòng Công ty
5 Quản lý kho
a Thực hiện đầy đủ các yêu cầu về nghiệp vụ đối với công tác quản lý kho, hàng
b Đề xuất, mua vật tư, thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác của các Ban; Khối/Phòng kịp thời theo đúng tiến độ Đảm bảo chất lượng và số lượng vật tư, thiết bị, cơ
sở vật chất theo đúng Tờ trình/ Đề xuất đã được Ban lãnh đạo Công ty phê duyệt
c Đảm bảo nguyên tắc về chứng từ khi mua vật tư theo quy định của Công ty: có biên bản giao/nhận các vật tư, thiết bị, cơ sở vật chất cấp phát cho các bộ phận sử dụng
Trang 3d Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đôn đốc và tham mưu giúp Ban lãnh đạo Công ty về lĩnh vực quản lý, sử dụng phương tiện, máy móc, thiết bị, vật tư, cơ sở vật chất trong toàn Công ty
e Quản lý toàn bộ vật tư, hàng hoá luân chuyển qua kho của Công ty, thực hiện quy trình xuất/nhập vật tư, thiết bị, cơ sở vật chất Mở sổ sách, theo dõi, ghi chép, đảm bảo tính chính xác, hàng tuần tập hợp, cập nhật, phân loại, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ nhập/xuất vật tư, hàng hoá cùng các hồ sơ đi kèm
f Chủ trì trong việc tổng hợp lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa vật tư, thiết bị phục
vụ công tác vận hành và bảo trì trong toàn Công ty
g Kiểm tra, giám sát, quản lý các đơn vị sử dụng các loại vật tư, thiết bị, cơ sở vật chất nêu trên để có biện pháp thu hồi khi sử dụng không đúng mục đích, gây lãng phí, thất thoát
h Hàng tháng kiểm kê, đối chiếu số liệu tồn kho với bộ phận Kế toán và các bộ phận có liên quan
i Kiểm tra việc mua bán, tình hình dự trữ vật tư, công cụ, dụng cụ, thiết bị, cơ sở vật chất và giá theo giá thị trường; Đề xuất xử lý số lượng vật tư, thiết bị, cơ sở vật chất chênh lệch, thừa thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất và các vật tư, thiết bị; Cơ sở vật chất có số lượng lớn bị tồn kho lâu ngày, ngăn ngừa sử dụng vật tư, tài sản, công cụ, dụng cụ sai quy định của Công ty
6 Quản lý và tổ chức điều hành đội xe
a Chịu trách nhiệm trực tiếp và cao nhất trong công tác quản lý và điều phối đội xe của Công ty theo lịch đăng ký sử dụng xe của các Ban; Khối/Phòng để thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ theo kế hoạch công tác
b Phục vụ việc đưa đón Cán bộ, Chuyên viên, Giáo viên, Nhân viên trong Công ty
đi công tác, hội nghị, hội thảo, thực hiện nhiệm vụ… theo kế hoạch công tác tại các Nhà trường và đối tác khi có yêu cầu đã được Ban lãnh đạo Công ty phê duyệt
c Kiểm tra, theo dõi thường xuyên, định kỳ theo đúng quy định về mặt kỹ thuật xe
và lập kế hoạch, dự trù kinh phí sửa chữa, bảo dưỡng xe
d Đề xuất, mua sắm các thiết bị phụ tùng thay thế, thực hiện việc bảo dưỡng và sửa chữa các loại xe của Công ty
e Quản lý và hướng dẫn Lái xe thực hiện các quy định của Công ty về việc sử dụng
xe, bảo quản xe, đổ xăng, rửa xe và vé cầu đường nhằm đảm bảo việc tiết kiệm và hiệu quả
Trang 47 Liên hệ, làm việc với các đối tác, cơ quan quản lý để thực hiện các chức năng nhiệm vụ khác theo thẩm quyền theo chỉ đạo, phân công của Ban lãnh đạo
8 Phối hợp với Ban Tổ chức – Cán bộ giám sát việc thực hiện Nội quy lao động, Văn hóa doanh nghiệp của Công ty
9 Quản lý cán bộ, chuyên viên thuộc quyền, để xuất kiến nghị các vấn đề có liên quan Tham mưu, đề xuất phương án tuyển chọn, bố trí, sắp xếp nhân sự của phòng
10 Sử dụng tài sản, phương tiện, cơ sở vật chất, thiết bị của Công ty khi thực hiện nhiệm vụ
11 Cung cấp các thông tin cho các cơ quan quản lý Nhà nước có liên quan theo chỉ đạo của Ban lãnh đạo Công ty
Điều 4 Trách nhiệm và nghĩa vụ
1 Xây dựng kế hoạch công tác trình Ban lãnh đạo Công ty phê duyệt và tổ chức thực hiện
2 Thực hiện đồng bộ các giải pháp, phát huy mọi nguồn lực nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ bảo đảm và quản trị hành chính văn phòng
3 Làm việc cẩn trọng, chính xác, nhiệt tình, trách nhiệm
4 Quản lý tốt Cán bộ, Nhân viên, cơ sở vật chất, thiết bị được trang bị Quản lý và lưu trữ, bảo quản hồ sơ, sổ sách, hợp đồng có liên quan
5 Tuyệt đối tuân thủ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Lãnh đạo Công ty
6 Tuyết đối chấp hành Nội quy, quy định, quy chế của Công ty
7 Chịu sự hướng dẫn, giám sát của các Ban mà trực tiếp là Ban Tài chính
8 Chịu sự giám sát của Giám đốc đại diện, Trưởng đại diện thuộc khối kinh doanh
về việc đảm bảo các cam kết về trang bị cơ sở vật chất, chuyển giao sách và tài liệu giảng dạy tại các Nhà trường
9 Thực hiện các công việc khác do Ban lãnh đạo Công ty phân công
Nơi nhận:
- Ban lãnh đạo Công ty (để b/cáo)
- Các đơn vị (để t/hiện)
- Lưu VT, TCCB
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Nguyễn Đỗ Hà