- Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của Phòng; đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này trong thực tế để liên tục cải tiến, giúp nângcao hoạt động của Công t
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp canh tranh với nhau
vô cùng gay gắt để có thể tồn tại và phát triển bền vững, có chỗ đứng trên thịtrường Đặc biệt hoạt động thương mại điện tử cũng ngày càng trở nên đa dạng,phong phú và có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với mỗi quốc gia trong nền kinh tếtoàn cầu
Là sinh viên theo học ngành Quản trị văn phòng tại trường Đại Học CôngNghiệp Hà Nội Khi được nhà trường tạo điều kiện đi thực tế em xác định mục tiêuphải cố gắng trong đợt thực tập này Công ty mà em chọn là Công ty TNHHEthertech Việt Nam là một công ty điện tử có uy tín và đáng tin cậy được nhiềudoanh nghiệp tin tưởng và hợp tác làm đơn vị thực tập Đây là một ngành vốn córất nhiều đối thủ cạnh tranh vì vậy chất lượng sản phẩm luôn là yếu tố mà Công tyđặt lên hàng đầu và lấy nó là yếu tố cạnh tranh với các công ty khác Để đảm bảođược chất lượng dự án theo mục tiêu đề ra, ngoài việc đảm bảo tiến độ thi công,trình độ nhân công, Công ty còn luôn chú trọng đến việc tìm kiếm nhà cung cấpnguyên vật liệu đầu vào
Em xin chân thành cảm ơn thầy Hà Thành Công đã tận tình hướng dẫn và góp
ý cho em trong suốt quá trình thực tập Ngoài ra, em cũng xin chân thành cảm ơntập thể cán bộ và nhân viên Công ty TNHH Ethertech Việt Nam đã tạo điều kiệnthuận lợi để em thực tập và hoàn thiện bản báo cáo thực tập tổng hợp của mình
Trang 2PHẦN 1 KHÁI QUÁ TRUNG VỀ CÔNG TY TNHH ETHERTECH VIỆT NAM 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH ETHERTECH Việt Nam
- Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH ETHERTECH Việt Nam
- Ngành nghề kinh doanh: Gia công cơ khí, xử lý và tráng phủ kim loại
- Địa chỉ: Lô CN-07 tại khu Công nghiệp Vân Trung, Xã Vân Trung, HuyệnViệt Yên, Tỉnh Bắc Giang
- Quy mô: 400 – 500 công nhân viên
Trong thời gian qua Công ty luôn quan tâm tới việc phát triển nguồn nhân lực
và nâng cao chất lượng đào tạo và phát triển nhân lực, nâng cao chất lượng sảnphẩm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp
Trang 3Công ty luôn cố gắng đầu tư phát triển sự nghiệp, nghiên cứu phát triển khảnăng của từng cá nhân.
Với địa thế thuận lợi, tiện cho việc đi lại, nguồn nhân lực dồi dào sẽ tạo độnglực cho Công ty ngày càng phát triển dần khẳng định được thương hiệu của mìnhtrên thị trường hiện đại
1.2 Nhiệm vụ chính và nhiệm vụ khác của công ty TNHH ETHERTECH
Trang 41.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
1.3.1 Sơ đồ về bộ máy quản lý của công ty TNHH ETHERTECH
1.3.2 Chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của từng bộ phận
1.3.2.1 Giám đốc
Giám đốc là người chịu trách nhiệm giám sát và kiểm soát tất cả các vấn đềliên quan đến chiến lược và kinh doanh của công ty, khía cạnh chiến lược và kinhdoanh của công ty Giám đốc sẽ là người chỉ huy chính trong doanh nghiệp, nhậnnhiệm vụ hoạch định chiến lược và tầm nhìn thích hợp, hướng tới mục tiêu là pháttriển công ty về dài hạn
Nhiệm vụ:
Giám Đốc
Phòng GĐ Sản Xuất
Phòng Tổng Hợp Văn Thư Phòng Hành
Chính
Trang 5- Xây dựng các chiến lược và kế hoạch kinh doanh thích hợp, đảm bảo tính
nhất quán của chúng với các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn
- Lãnh đạo và tạo động lực cho cấp dưới để thúc đẩy nhân viên tạo thành đội
ngũ năng suất, hiệu quả
- Giám sát tất cả các hoạt động vận hành và kinh doanh, đảm bảo đạt được
mục tiêu kinh doanh, phù hợp với chiến lược và sứ mệnh chung
- Đưa ra các quyết định đầu tư hợp lý để thúc đẩy doanh thu và tăng lợi nhuận.
- Đảm bảo việc tuân thủ các nguyên tắc pháp lý và chính sách nội bộ để duy
trì tính hợp pháp và đạo đức kinh doanh của công ty
- Kiểm tra các báo cáo tài chính và phi tài chính để đưa ra các giải pháp hay
cải tiến
- Xây dựng các mối quan hệ tin cậy với các đối tác chính và các bên liên quan;
là đầu mối liên lạc với các cổ đông quan trọng
- Phân tích các sự cố và cung cấp các giải pháp để đảm bảo công ty tồn tại và
phát triển
- Đảm bảo hiểu biết chuyên sâu về thị trường và lĩnh vực của công ty.
1.3.2.2 Phòng Giám đốc kinh doanh
Chức năng
- Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc điều hành hoạt động sản xuất kinh
doanh đúng ngành nghề, đúng pháp luật, mang lại hiệu quả cao
- Xây dựng chiến lược kinh doanh chung của Công ty theo từng giai đoạn:
Ngắn hạn – Trung hạn – Dài hạn; công tác tài chính – ngân hàng
- Thực hiện các chức năng liên quan đến hoạt động cổ phần cổ phiếu của
doanh nghiệp
- Theo dõi, hỗ trợ, tổng hợp báo cáo cho Giám đốc về tình hình hoạt động của
toàn Công ty và của các công ty thành viên, liên kết và các hợp đồng góp vốn liêndoanh
Trang 6- Xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý, năm
- Giám sát và kiểm tra chất lượng công việc, sản phẩm của các bộ phận khác
nhằm mang đến khách hàng chất lượng dịch vụ cao
- Có quyền nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo các chiến lược kinh doanh
- Nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết.
- Nghiên cứu về thị trường, đối thủ cạnh tranh.
- Xây dựng cách chiến lược PR, marketng cho các sản phẩm theo từng giai
đoạn và đối tượng khách hàng
Nhiệm vụ:
- Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch
công việc của Phòng từng tháng để trình giám đốc phê duyệt
- Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong Phòng để hoàn thành
ngân sách năm, kế hoach công việc của phòng/ban đã được phê duyệt từng thời kỳ
- Thực hiện các báo cáo nội bộ theo Quy định của Công ty và các báo cáo
khác theo yêu cầu của Ban điều hành
- Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của Phòng; đánh
giá hiệu quả các quy trình, quy định này trong thực tế để liên tục cải tiến, giúp nângcao hoạt động của Công ty
- Lập báo cáo thống kê, phân tích, đánh giá, nhận xét tình hình sản xuất kinh
doanh thuộc các lĩnh vực trong các kỳ họp giao ban hoặc họp đột xuất
- Tổng hợp, phân tích số liệu về tình hình sản xuất kinh doanh của các công ty
thành viên, liên kết; tình hình đầu tư tài chính của Công ty
- Làm các thủ tục thành lập, giải thể, sáp nhập, thay đổi giấy chứng nhận đăng
ký kinh doanh của Công ty, Chi nhánh đúng theo luật định
- Thống kê, đối chiếu hợp đồng, khối lượng hoàn thành, công nợ lĩnh vực tư
vấn với các phòng ban khác; đồng thời đề xuất hướng xử lý về việc thực hiện hợpđồng, thu hồi nợ khó đòi, các hồ sơ cắt giảm chi phí tư vấn, xây lắp khi có Quyết
Trang 7định phê duyệt quyết toán vốn đầu tư công trình được cấp có thẩm quyền phêduyệt.
- Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, ngắn hạn và dài hạn phù hợp với kế
hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
- Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch tài chính đã được duyệt và đề xuất
biện pháp điều chỉnh phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty tạithời điểm hiện tại
- Tổ chức công tác hoạch toán kế toán, công tác thống kê và bộ máy ké toán
thống kê theo luật
- Xây dựng và trình duyệt phương án thay đổi cơ cấu vốn, tài sản, điều hòa
vốn cho công ty tương ứng với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh
- Tổ chứ kiểm tra kiểm soát việc chấp hành các quy chế tài chính ở các bộ
phận và các đơn vị trực thuộc
- Kiểm tra và chủ trì sét duyệt quyết toán cho công ty.
1.3.2.4 Phòng tổng hợp văn thư
- Xây dựng, trình giám đốc các quy chế, quy định về ăn thư, lưu trữ.
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác
văn thư
- Xây dựng, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình, ngắn hạn, dài
hạn cho công ty
Trang 81.3.2.5 Phòng nhân sự
Chức năng:
- Xây dựng các văn bản liên quan đến hoạt động của Công ty
- Xây dựng qui trình làm việc khái quát chung cho từng phòng trong công ty
- Quản lý và cấp phát đồng phục cho nhân viên
- Lập kế hoạch mua sắm và khảo sát giá: trang thiết bị văn phòng, văn phòng
phẩm…
- Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm cho các phòng ban.
- Giao dịch công tác hành chính với các cơ quan chức năng.
- Tiếp đón khách đến thăm hoặc liên hệ công tác với công ty.
- Phát hành, tiếp nhận và quản lý hồ sơ toàn thể nhân viên trong văn phòng
công ty
- Thống kê và quản lý toàn bộ trang thiết bị tại các phòng ban trong trụ sở
công ty
- Chuẩn trang thiết bị, trang trí phòng họp phục vụ cho các buổi hội thảo, khai
giảng, bế giảng, họp khen thưởng kỷ luật
- Đề xuất bổ nhiệm, bãi miễn các chức danh thuộc quyền quản lý.
- Chịu trách nhiệm về việc quản lý tài liệu, công văn và con dấu của công ty.
- Kiểm tra và Ký xác nhận ngày công của toàn thể nhân viên khối văn phòng.
1.3.2.6 Phòng giám đốc sản xuất
Quyền hạn:
Trang 9- Có quyền phân công và giám sát công việc của tất cả các công nhân trong
xưởng
- Có quyền đề xuất khen thưởng và kỷ luật đối với công nhân trong xưởng.
- Có quyền sắp xếp và điều phối các loại máy móc và thiết bị sản xuất của
xưởng phù hợp với yêu cầu sản xuất
- Chịu trách nhiệm nhận kế hoạch sản xuất, tổ chức điều hành thực hiện đạt kế
hoạch sản xuất đảm bảo chất lượng, năng suất trước Giám đốc Công ty
- Điều hành các họat động hàng ngày của xưởng theo mục tiêu và kế họach
sản xuất chung của công ty
- Đảm bảo năng suất, chất lượng và hiệu quả của các họat động của xưởng.
- Xây dựng và duy trì một lực lượng lao động sản xuất hiệu quả tại xưởng.
Nhiệm vụ:
- Triển khai xây dựng quy trình sản xuất, quy trình quản lý chất lượng sản
phẩm … khi tiếp nhận công việc quản đốc xưởng sản xuất
- Quản lý toàn bộ máy móc thiết bị, vật tư, thành phẩm, bán thành phẩm, kho
bãi, hàng hóa thuộc xưởng sản xuất do mình phụ trách
- Cân đối năng lực sản xuất của xưởng sản xuất, chủ động đề xuất các giải
pháp nâng cao hệ số khai thác, sử dụng máy móc và nguồn nhân lực sản xuất
- Triển khai kế hoạch sản xuất, tổ chức phân công, giao việc hàng ngày cho
các tổ và nhân viên trong xưởng đảm bảo sử dụng tối ưu máy móc và nhân công
- Đôn đốc và kiểm tra và kiểm soát các tổ của xưởng sản xuất thực hiện sản
xuất theo đúng quy trình công nghệ, đảm bảo đúng chất lượng, tiến độ theo yêucầu
- Phổ biến và hướng dẫn các chính sách và quy định của công ty tới các công
nhân của xưởng
- Xây dựng và duy trì các mối quan hệ tốt đẹp của công nhân trong xưởng.
Trang 10- Phối hợp với phòng quản lý chức năng tổ chức đào tạo nâng cao tay nghề
của công nhân và khuyến khích công nhân làm việc tốt
1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng tại doanh nghiệp
1.4.1 Yếu tố bên trong
- Yếu tố con người:
Yếu tố con người trong văn phòng bao gồm các nhân viên và người quản lýtrong văn phòng Người quản lý trong văn phòng mà có thái độ vui vẻ hòa đồngluôn giúp đỡ cũng như giải đáp các thắc mắc của nhân viên một cách khoa học thìhiệu quả công việc mà nhân viên làm ra có thể đạt kết quả cao
Nhân viên trong văn phòng cũng là yếu tố hết sức quan trọng ảnh hưởng đếncông tác văn phòng trong doanh nghiệp bởi vì mọi hoạt động mà cấp trên đưaxuống đề do nhân viên thực hiện Vì vật để hiệu quả công việc đạt kết quả tốt thìcác nhân viên trong văn phòng cũng phải đoàn kết với nhau cũng như tạo khôngkhí làm việc thoải mái để kết quả công việc được tốt hơn
- Yếu tố môi trường làm việc:
Môi trường làm việc là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc củangười lao động, đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Yếu tố vậtchất của văn phòng tạo lên nơi làm việc của các nhân viên tác động rất lớn đếncông tác công vụ của văn phòng Văn phòng có điều kiện vật chất tốt làm cho nhânviên vui vẻ, hài lòng để thực hiện công việc được tốt hơn
Các điều kiện này cũng giảm bớt sự mệt mỏi căng thẳng về cả tinh thần lẫnvật chất, hạn chế sự mệt mỏi, những sai sót trong quá trình thực hiện công việc
1.4.2 Yếu tố bên ngoài
- Yếu tố sắp xếp nhân sự:
Đây là yếu tố có ý nghĩ lớn đến hoạt động văn phòng của cơ quan Nếu nhưviệc sắp xếp nhân sự trong phòng khống khoa học các mỗi quan hệ không được xácđịnh dõ dàng, rành mạch trong công việc thid sẽ không đem lại hiệu quả Tùy theo
Trang 11tính chất mỗi loại công việc mà cơ quan có thể sắp xếp nguồn lực khác nhau phùhợp với mục tiêu của mình dựa trên cơ sở cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực.
- Yếu tố tổ chức lao động:
Tổ chức lao động là việc áp dụng các biện pháp tồng hợp kỹ thuật, tổ chức.kinh tế, tâm sinh lý và xã hội vào việc thực hiện công việc văn phòng nhắm sửdụng cao nhất các nguồn vật chất và lao động đảm bảo sử dụng tiết kiệm lao độnggiữ gìn sức
khỏe cho cán bộ công nhân viên Do người lao động là yếu tố trung tâm vàcũng là mục đích của nền sản xuất nên trong quá trình lao động mọi biện phápnhầm tạo điều kiện cho con người làm việc có hiệu quả cao và làm cho bản thânngười lao động ngày càng hoàn thiện và phát triển
- Yếu tô công tác công nghệ thông tin:
Do sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật ngày càng nhiều các cơquan đơn vị áp dụng các công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng của mình.Nếu như các công việc chỉ được thực hiện bằng phương pháp thủ công đơn giản thìhiệu quả hoạt động văn phòng sẽ không cao, tiến độ thực hiện công việc chậm, kémchính xác Chính vì vậy mà yếu tố công nghệ thông tin cho hoạt động văn phòng có
ý nghĩ lớn ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của văn phòng nên cần được các cơquan doanh nghiệp áp dụng kịp thời
- Yếu tố công tác văn thư lưu trữ:
Đây là nghiệp vụ cơ bản trong hoạt động văn phòng của cơ quan, doanhnghiệp Làm tốt công tác này sẽ làm cho hoạt động văn phòng đạt kết quả cao
1.5 Đặc điểm của văn phòng tại doanh nghiệp
1.5.1 Nguyên tác bố trí văn phòng
Việc sắp xếp phòng làm việc, bàn ghế một cách khoa học và thẩm mỹ sẽ làmtinh thần nhân viên phấn chấn, thư giãn, bớt căng thẳng và nhất là năng suất laođộng tăng cao Việc sắp xếp phòng làm việc cho từng bộ phận chuyên môn không
Trang 12khoa học sẽ gây ra hậu quả mất rất nhiều công sức và thời gian di chuyển luồngcông việc Điều này gây đến sự phí phạm Ngoài ra, việc bố trí cho các phòng làmviệc nhân viên sẽ gây ra lãng phí Để lên phương án sắp đặt phòng ban một cáchhiệu quả nhất, cần:
- Bố trí phòng ban hoặc bàn làm việc theo luồng công việc
- Các bộ phận phòng ban được bố trí gần các bộ phận chính của công ty.
- Sắp xếp các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau ở gần hay sát nhau
Mặc dù tất cả các bộ phận đều có quan hệ với nhau nhưng có một vài bộ phận quan
hệ nhiều hơn
- Phòng họp nên gần phòng của các cấp quản trị thường hay sử dụng nó Các
cuộc họp không nhất thiết phải tập trung tại phòng họp cố định, thay vào đó có thểthiết kế một khu vực như ngoài sảnh, hành lang, ghế dài… đặt ở những nơi thíchhợp và mọi người có thể tiến hành cuộc họp ở đó
- Cách ly xa chỗ làm việc những bộ phận hay gây tiếng ồn.
- Các thiết kế khu vực làm việc của nhân viên sao cho các động tác khi làm
việc thuận lợi nhất
- Bố trí khung cảnh làm việc như ánh sáng, thông gió, màu sắc, kiểm soát
tiếng ồn sao cho có hiệu quả Các thiết kế đồ dùng văn phòng tiện lợi nhất
1.5.2 Hình thức bố trí văn phòng
Công ty TNHH Ethertech Việt Nam bố trí văn phòng theo không gian mở, tạomọi điều kiện thuận lợi cho các nhân viên trong văn phòng trao đổi cuxng như bànbạc các vấn đề liên quan đến công việc hiệu quả hơn, cũng như thuận tiện cho việc
đi lại Bàn quản lý được đặt ở nơi có thể dễ dàng quan sát tất cả các hoạt động củanhân viên Thuận tiện cho việc giám sát cũng như chỉ đạo mọi hoạt động của vănphòng
1.6 Đặc điểm nhân sự văn phòng tại doanh nghiệp
Trang 13- Các các bộ công nhân viên trong văn phòng phải có trình độ chuyện mônvững chắc, có thể thực hiện được các công việc được giao một cách hiệu quả nhất.
- Tập chung cao độ vào công việc, có khả năng ứng biến với mọi tình huốngbất ngờ có thể sảy đến cho doanh nghiệp và xử lý một cách hiệu quả nhất
- Các công nhân viên đều thực hiện đúng các nội quy mà công ty đưa ra như đilàm việc đúng giờ, không làm việc riêng trong giờ làm việc