CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

Chuyên đề tốt nghiệp của em ngoài phần mở đầu và phần kết thúc gồm có 3chương: Chương 1: Những lý luận cơ bản về hiện đại hóa công tác văn phòng Chương 2: Thực trạng về hiện đại hóa công

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Xu thế toàn cầu hóa hiện nay đã và đang tác động và lan tỏa nhanh chóng đếnkhắp các nước trên thế giới Ở Việt Nam cũng vậy, từ khi gia nhập WTO thì tất cảcác lĩnh vực, các ngành nghề đều có những bước chuyển biến rất lớn Xu thế toàncầu hóa đã tạo ra những cơ hội to lớn cho việc phát triển đồng thời cũng tạo ranhững thách thức gay gắt cho các nước đang phát triển nói chung và nước ta nóiriêng trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa nền kinh tế và xã hội củamình

Nhu cầu thực tế của việc phát triển, ứng dụng khoa học công nghệ hiện đạitrong mọi lĩnh vực sản xuất, quản lý kinh tê và văn hóa của đất nước ta hiện nay làrất to lớn Và việc đáp ứng một cách tích cực các nhu cầu đó sẽ mang lại nhữngđóng góp quan trọng trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, trongbối cảnh phát triển của thế giới hiện đại Để thực hiện mục tiêu này trước tiên phảichú trọng vào cơ sở, đó là việc phải xây dựng một văn phòng trong mọi cơ quan, tổchức đủ mạnh vì văn phòng được xem là đầu não của cơ quan, tổ chức, nó có vị trícực kì quan trọng trong mỗi cơ quan Trong đó phải luôn chú trọng vào việc đầu tưxây dựng củng cố việc hiện đại hóa công tác văn phòng để không ngừng nâng caohiệu quả hoạt động của văn phòng, đóng góp vào sự phát triển của cơ quan, tổchức Chính vì vậy mà trong thời gian gần đây thường xuất hiện các cụm từ “Vănphòng điện tử”, “Văn phòng không giấy”, hay “Công nghệ văn phòng” để mô tảmột văn phòng hiện đại Như vậy chúng ta có thể thấy rằng họat động của vănphòng đóng một vai trò hết sức quan trọng trong kết quả hoạt động của cơ quan,đơn vị, tổ chức Với Công ty Cổ phần tập đoàn đầu tư công nghệ Intech cũng vậy,

nó có vị trí rất lớn trong quá trình hoạt động và phát triển của công ty

Văn phòng được tổ chức khoa học, hợp lý, được trang bị đầy đủ phương tiên

và công nghệ hiện đại sẽ giúp việc triển khai công việc được thuận lợi, đem lại lợiích về kinh tế và nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc Từ những vấn đề cần

nâng cao hơn nữa hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần tập đoàn đầu tư côngnghệ Intech, đồng thời nhận thức được tầm quan trọng của của vấn đề hiện đại hóacông tác văn phòng Trong quá trình thực tập tại công ty em đã lựa chọn chuyên đề

“ Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần tập đoàn đầu tư công nghệ Intech” làm báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình.

Chuyên đề tốt nghiệp của em ngoài phần mở đầu và phần kết thúc gồm có 3chương:

Chương 1: Những lý luận cơ bản về hiện đại hóa công tác văn phòng

Chương 2: Thực trạng về hiện đại hóa công tác văn phòng tại Công ty Cổphần tập đoàn đầu tư và công nghệ Intech

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hiện đại hóa công tác văn phòng tại Công

ty Cổ phần tập đoàn đầu tư công nghệ Intech

Trong quá trình thực hiện chuyên đề này em đã được sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tìnhcủa cô giáo hướng dẫn: Thạc sĩ Hoàng Thị Hương cùng các anh chị cán bộ nhânviên trong Công ty Cổ phần tập đoàn đầu tư công nghệ Intech Qua đây em xin bày

tỏ lòng biết ơn chân thành đến những người đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong quátrình thực hiện báo cáo này!

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ HIỆN

ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Sự tồn tại tất yếu của văn phòng

Bất kỳ một tổ chức nào tồn tại cũng hướng đến một mục tiêu nhất định Mụctiêu lớn hay nhỏ, trước mắt hay lâu dài còn tùy thuộc vào tính chất hoạt động củalĩnh vực mà tổ chức tham gia và môi trường tồn tại của tổ chức Muốn đạt đượcmục tiêu thì tổ chức cần được quản trị khoa học, hợp lí Các nhà quản trị phải địnhhướng mục tiêu, tổ chức xếp đặt các yếu tố cấu thành theo một cơ cấu nhất định vàđiều hành chúng hoạt động theo mục tiêu đề ra cho tổ chức Như vậy nhà quản trịphải tham gia nhiều lĩnh vực hoạt động phức tạp, nhất là khi quy mô trình độ pháttriển của tổ chức được tăng cường Đề ra được những quyết định về mục tiêu pháttriển và điều hành tổ chức hoạt động theo mục tiêu, quản trị phải có nhiều thông tinliên quan đến nhu cầu tồn tại của tổ chức, đến tính chất, đặc điểm hoạt động, tiềmnăng của các yếu tố có trong tổ chức và tác động của môi trường đến quá trình thựchiện mục tiêu Không chỉ dừng lại ở chỗ có được thông tin, nhà quản trị cần phải

xử lý và tổng hợp những thông tin thu thập để tạo ra những thông tin hữu ích choviệc ra quyết định Đồng thời họ phải chuyển tải thông tin theo yêu cầu quản lý, sửdụng của mình Nếu cứ để nhà quản trị tham gia vào các hoạt động thu thập, xử lý

và tổng hợp thông tin như trên thì sẽ mất đi cơ hội ra quyết định, giảm thiểu thờigian quản lý điều hành hoạt động chung của tổ chức Để giúp nhà quản trị có nhữngthông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời, các tổ chức đã hình thành bộ máy vănphòng để trợ giúp các nhà quản trị trong việc thu, xử lý, bảo quản, truyền tải và sửdụng thông tin đảm bảo cho việc ra quyết định đúng cũng như đảm bảo các điềukiện vật chất cho các nhà quản trị hoạt động Như vậy văn phòng là một bộ phậnkhông thể thiếu trong bất kỳ cơ quan, đơn vị nào Dù cơ quan, đơn vị có hoạt độngtrong lĩnh vực nào thì văn phòng cũng là công cụ trợ giúp đắc lực cho hoạt độngđiều hành, quản lý Văn phòng đóng vai trò quyết định hoạt động của cơ quan, đơn

vị nên việc tổ chức một văn phòng phải được nghiên cức, sắp xếp sao cho hợp lýnhất Văn phòng tồn tại là một tất yếu khách quan theo yêu cầu của các nhà quảntrị Tùy theo tính chất, quy mô, hoạt động của tổ chức mà văn phòng được thànhlập theo những hình thức phù hợp.

1.2 Tổng quan về văn phòng

1 Khái niệm văn phòng

Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải cócông tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: Tổ chức, thu thập xử lý, phânphối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnhđạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị,… Bộ phận chuyênđảm trách các hoạt động nói trên được gọi là văn phòng

Văn phòng có thể được hiểu theo nhiều giác độ khác nhau:

- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúpcho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị Theo quan niệm này thì ởcác cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập vănphòng ( Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty,…)còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổnghợp

- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địađiểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó

- Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thủ trưởng có tầm

cỡ cao như: Nghị sỹ, kiến trúc sư trưởng, …

Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhưng đều có điểmchung đó là:

+ Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể củatừng cơ quan Ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng sẽ gồm cónhiều bộ phận với số lượng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động;còn các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giản thì văn phòng

có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu

+ Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhấtđịnh Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạtđộng của công tác văn phòng

2 Chức năng của văn phòng

Xuất phát từ quan niệm về văn phòng và công tác văn phòng, có thể thấy vănphòng có những chức năng sau đây:

Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lýphải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họmột cách nhịp nhàng, khoa học Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thôngnhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thờimọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý Do đó, đòihỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưutổng hợp

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết địnhtối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất chủ thể làm công tác thammưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đốivới chủ thể quản lý Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận thammưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi để có ý kiến thammưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích,quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định

Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thểlàm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ, tiếpthị, tài chính, kế toán…

Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên giá ở từnglĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khókhăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp Để khắc phục tình trạnhnày, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phậnchuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất vớilãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệtcủa các bộ phận nghiệp vụ Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác thammưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cungcấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị

Chức năng giúp việc điều hành

Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnhđạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kếhoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch

đó Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, cácchuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…

năng quan trọng trên đây Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung chonhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơquan, đơn vị.

Ba chức năng trên vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định

sự cần thiết khách quan tồn tại của văn phòng đối với hiệu quả hoạt động trong một

tổ chức Trong đó chức năng tổng hợp là chức năng quan trọng nhất và là chứcnăng không thể thiếu trong hoạt động văn phòng

3 Nhiệm vụ của văn phòng

Từ những chức năng trên, văn phòng phải thực hiện những nhiệm vụ cụ thểsau:

- Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị, xây dựngchương trình kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần của lãnh đạo Mỗi cơ quan,đơn vị có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây dựng Song muốn đạt đượcmục tiêu chung của cơ quan thì các kế hoạch trên phải được kết nối thành hệ thống

kế hoạch hoàn chỉnh ăn khớp và hỗ trợ nhau Văn phòng là đơn vị tổng hợp kếhoạch tổng thể của cơ quan đơn vị và đôn đốc các bộ phận khác thực hiện Mặtkhác văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng,tuần của ban lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện các kế hoạch đó

- Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin Hoạt động của bất kỳ cơ quan đơn

vị nào cũng cần phải có thông tin Thông tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyếtđịnh kịp thời, chính xác Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khácnhau Người lãnh đạo không thể tự thu thập xử lý tất cả mọi thông tin mà cần phải

có bộ phận trợ giúp – đó chính là văn phòng Văn phòng là “ cửa sổ” là “ bộ lọc”thông tin vì tất cả các thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tạivăn phòng

- Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thựchiện các quyết định, tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để báo cáo lãnhđạo, đề xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo điều hành của lãnh đạo.

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiệnhành Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận

- Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn thảovăn bản để đảm bảo các văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thẩm quyền, đúng quyđịnh của Nhà nước

- Tổ chức công tác lễ tân: đón tiếp khách, bố trí nơi ăn chốn ở, lịch làm việcvới khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết của cơ quan

- Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo duy trì, pháttriển mối quan hệ với cơ quan ngành và địa phương

- Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan thông qua công việc:Lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụngnhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng

- Lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, quý (nếu cơ quan không

có bộ phận tài chính chuyên trách) Dự kiến phân phối hạn mức kinh phí năm, quýtheo chế độ nhà nước và theo quyết định của thủ trưởng cơ quan

- Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan Phối hợp với côngđoàn, tổ chức công tác chăm lo sức khỏe đời sống vật chất, văn hóa tinh thần chocán bộ nhân viên cơ quan

Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan, đơn vịnói chung Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động của từng cơquan, đơn vị mà văn phòng có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ cho phù hợp

1.3 Công tác văn phòng

4 Khái niệm

Đầu vào của công tác văn phòng bao gồm: Các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổchức, quản lý, sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội,hành chính, môi trường,… theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu đươckết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, đơn vị

Ở đầu ra công tác văn phòng là những hoạt động phân phối,truyền tải, thu thập

và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài tổ chức theo yêu cầu của lãnhđạo

Vậy: Công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sửdụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, đơn vị nhằm đạt đượckết quả mong muốn

5 Ý nghĩa của công tác văn phòng

Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng, ta nhận thấyvăn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn vị

Công tác văn phòng bao gồm cả việc tổ chức các yếu tố vật chất tồn tại vàbiến đổi theo hoạt động của văn phòng Nếu công tác văn phòng hoạt động có hiệuquả thì nó sẽ mang lại hiệu quả hết sức to lớn

Văn phòng hoặc phòng hành chính là bộ nhớ của thủ trưởng, là tai, là mắt của

cơ quan, đơn vị Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cương, khoa học thìcông việc của cơ quan sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệuquả Trong thời đại bùng nỏ thông tin, các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành chínhđều rất quan tâm tới việc thu thập, sử dụng thông tin để có thể ra được quyết địnhsáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cao cho đơn vị và cho xã hội Yếu tố quyếtđịnh đến thành bại của một tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và coi thông tin

có quan hệ sống còn của đơn vị, tổ chức Hoạt động thông tin lại gắn liền với công

tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất

kì tổ chức, đơn vị nào Tuy nhiên để tăng cường và phát huy được vai trò của côngtác văn phòng đòi hỏi các lãnh đạo cơ quan, đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo côngtác văn phòng một cách khoa học

Thủ trưởng cơ quan đơn vị cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toànvăn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng vững mạnh Một vănphòng trí tuệ, yếu kém luộm thuộm là biểu hiệ của sự thiếu quan tâm của thủtrưởng, Chánh, phó văn phòng hoặc trưởng, phó trưởng phòng hành chính nhân sự( cơ quan không có văn phòng) là người trợ thủ đắc lực của thủ trưởng về công tácvăn phòng

1.4 Hiện đại hóa công tác văn phòng

6 Khái niệm hiện đại hóa công tác văn phòng

Hiện đại hóa công tác văn phòng là quá trình xử lý các kỹ thuật tự động hóavào quy trình nghiệp vụ văn phòng Một văn phòng hiện đại bao giờ cũng gắn liềnvới việc áp dụng những tiến bộ khoa học vào công tác văn phòng Vậy có thể hiểukhái niệm về hiện đại hóa công tác văn phòng như sau:

Hiện đại hóa công tác văn phòng là việc ứng dụng các tiến bộ khoa học côngnghệ tiên tiến vào hoạt động văn phòng Đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thôngtin vào các nghiệp vụ văn phòng từ văn thư lưu trữ, quản lý thông tin, xử lý thôngtin,… cho đến môi trường làm việc nhằm giảm thiểu sức lao động của con người

mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc và duy trì được năng suất lao động cao

7 Mục tiêu của hiện đại hóa công tác văn phòng

+ Tạo tiền đề để phát triển cho mỗi cơ quan, tổ chức

+ Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, truyền tảithông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức

+ Nâng cao năng suất lao động của cơ quan tổ chức, giúp cho nhà quản lýthoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện phát huy tínhsáng tạo của mỗi cán bộ công nhân viên chức trong văn phòng, tìm kiếm các giảipháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu quả cao nhất

+ Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng

8 Sự cần thiết phải hiện đại hóa công tác văn phòng

Trong thời kỳ cơ chế cũ trước đây, văn phòng từng được hiểu là nơi làm việcgiấy tờ và lo hậu cần cho hoạt động của lãnh đạo Bởi vậy công tác văn phòng vẫnchưa được chú trọng đúng mực

Trong những năm gần đây, đất nước ta bước sang nền kinh tế thị trường nhiềuthành phần có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa Để đảmbảo đứng vững trong môi trường cạnh tranh, các cơ quan đơn vị đã khẩn trươngđầu tư trang thiết bị hiện đại đồng thời tiến hành đổi mới phương thức quản lý khoahọc hơn

Thực tế đã phản ánh khách quan của công việc đổi mới, góp phần tạo chỗđứng cho mỗi đơn vị trong cơ chế thị trường Bên cạnh đó những thành tựu củakhoa học, kỹ thuật, cách mạng thông tin gần đây cũng là áp lực để cho các vănphòng khẩn trương đi vào hiện đại hóa Điều này cho thấy văn phòng kết hợp vớikhoa học hiện đại đã ngày càng nâng cao hiệu suất làm việc của toàn bộ nhân viênvăn phòng và chất lượng công việc được hiệu quả

Cùng với việc đổi mới trang thiết bị hiện đại, việc đổi mới phương thức quản

lý đã tạo được sự năng động, loại bỏ dần sự trì trệ, kém hiệu quả trong hoạt độngquản lý,

Văn phòng hiện đại đã hạn chế tối đa về chi phí quản lý, điều hành nhưng vẫnđảm bảo chất lượng làm việc ngày càng cao Đồng thời nó giúp cho các nhà quản lýthoát khỏi công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện tăng thêm sự sáng

tạo của họ, giúp họ có thời gian suy nghĩ để đề ra những phương hướng, kế hoạchkhả thi và giải quyết tốt nhất mọi mặt trong công tác điều hành quản lý.

Như vậy cùng với sự phát triển của xã hội, sự xuất hiện của văn phòng hiệnđại với sự hoạt động có hiệu quả càng chứng tỏ vai trò hết sức quan trong và cầnthiết của việc hiện đại hóa công tác văn phòng trong mỗi tổ chức hiện nay

9 Một số vấn đề về hiện đại hóa công tác văn phòng

Một văn phòng hiện đại được mô tả bằng những thuật ngữ mới như: “Vănphòng điện tư”, “Văn phòng tự động hóa”, “Văn phòng không giấy”,…

Trong những năm trở lại đây công việc văn phòng đã luôn phải vận động theo

sự thay đổi của môi trường cả về tự nhiên và xã hội và trong tương lai còn phảnứng nhanh hơn với môi trường khi mà tốc độ phát triển nền kinh tế ngày càng cao.Mục tiêu của các nhà quản trị văn phòng là thực hiện nhiệm vụ tham mưu cholãnh đạo điều hành, quản lý hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất Để đạtđược mục tiêu đó các nhà quản trị văn phòng phải tiến hành cải tiến hoạt động vănphòng theo hướng hiện đại hóa

Trong giới hạn của một chuyên đề tốt nghiệp, e xin phép được đề cập đến vấn

đề hiện đại hóa công tác văn phòng ở một số khía cạnh sau:

- Tổ chức về nhân sự

- Nghiệp vụ hành chính

- Trang thiết bị kỹ thuật

- Môi trường làm việc

Tổ chức nhân sự

Trong xu hướng phát triển của xã hội hiện nay, yếu tố con người luôn là trungtâm của mọi hoạt động Một doanh nghiệp hay một tổ chức dù có nguồn tài chínhphong phú với hệ thống trang thiết bị hiện đại đến đâu chăng nữa nếu thiếu sự tổchức quản lý thích hợp thì cũng sẽ trở thành đơn vị yếu kém Bởi vậy khi cải tiến

văn phòng theo hướng hiện đại hóa thì vấn đề quan trọng nhất phải cải tiến công tác

tổ chức nhân sự

Thực tế cho thấy, cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệthì trình độ học vấn và kiến thức của các nhân viên ngày càng được nâng cao ỞViệt Nam hiên nay,những người không có trình độ đang dần bị đào thải, lực lượnglao động trẻ nếu không có năng lực và trình độ chuyên môn sẽ khó tìm được việclàm, thực tiễn đó phản ánh nhu cầu cải tiến, đổi mới chất lượng làm việc của nhânviên trong các doanh nghiệp ngày càng cao

Song song với đầu tư trang thiết bị, các nhà quản trị cần phải có chính sách bồidưỡng thêm cho nhân viên về nghiệp vụ chuyên môn, trang bị cho họ những kiếnthức về nghiệp vụ văn phòng một cách tổng quát để có thể thực hiện tốt các nghiệm

vụ, các công việc trong văn phòng Các nhân viên phải được đào tạo đa năng để cóthể đảm nhiệm các công việc khác nhau, biết chi phối công việc của cả văn phòng

và biết xử lý chọn lọc các nguồn thông tin một cách hợp lý, chính xác, kịp thời giúpcác nhà quản lý đưa ra những quyết định đúng đắn nhất Ngoài việc nâng caonghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên, nhà quản trị còn phải biết tổ chức, sắp xếpnhân sự một cách hợp lý

Hiện nay ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, vấn đề tổ chức nhân sự thường đơngiản hơn vì cơ cấu quyền lực này chỉ có một cấp, cấp lãnh đạo trực tiếp điều hànhlao động tuyến cơ sở, nên tổ chức gọn nhẹ Với các văn phòng các doanh nghiệplớn thì cơ cấu tổ chức phức tạp hơn, mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đều có các

bộ phận trong văn phòng với đầy đủ chức năng văn phòng Vì vậy đối với doanhnghiệp, việc tổ chức nhân sự nên tập trung Có nghĩa là mọi công việc văn phòngcủa các phòng ban đều đưa lên đầu não và tập trung nhân sự lên đó để tiến hành xử

lý thông tin và thực hiện các công việc khác trong văn phòng, chỉ để lại phòng banmột số nhân viên văn phòng cần thiết như văn thư Việc sắp xếp nhân sự theo kiểu

tập trung như vậy thể hiện tính thống nhất, đồng thời các nhân viên dễ dàng traođổi công việc, khi cần có thể hỗ trợ lẫn nhau Bên cạnh đó, việc tổ chức sắp xếpnhân sự một cách hợp lý, người quản trị văn phòng cần quan tâm đến nhu cầu củanhân viên Có nghĩa là quan tâm đến chế độ, chính sách, chăm lo tới đời sống vậtchất và tinh thần của họ, phải biết lắng nghe ý kiến của nhân viên và đánh giá chínhxác những khả năng, năng lực, tạo cho họ có cơ hộ thăng tiến, khuyến khích họ họchỏi nâng cao kiến thức.

Ngoài ra, trong quá trình tuyển chọn nhân viên, ngoài những yêu cầu vềchuyên môn, kiến thức nghiệp vụ thì người quản trị phải chú ý tới phẩm chất đạođứa của nhân viên Vì trong điều kiện làm việc mới thì càng phải có những yêu cầumới về phẩm chất của mỗi nhân viên nhằm phản ánh tính chất hiện đại của vănphòng Trước hết học phải có trách nhiệm về công việc, có óc sáng tạo nhanh nhẹn

và biết đề xuất ý kiến giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định đúng Mặt khác, họphải là người luôn biết cách chủ động trong giao tiếp và biết cách chỉn chu vẻ bềngoài, ăn mặc lịch sự, gọn gàng

Nói tóm lại, tổ chức và quản lý nhân sự là công việc rất cần thiết của ngườiquản trị, bởi vì nó là yếu tố quyết định sự hoạt động của văn phòng trong xu hướngphát triển mới để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác văn phòng phục vụcho công cuộc hiện đại hóa Văn phòng của mỗi doanh nghiệp cần có một đội ngũnhân viên có năng lực, có phẩm chất đạo đức và thành thạo các nghiệp vụ chuyênmôn, có như vậy mới đáp ứng được nhu cầu trong từng thời kỳ mới

Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ thì trình độ của cán bộ côngnhân viên ngày càng cao Bên cạnh đó, các nhà quản trị cần phải có chính sách bồidưỡng về nghiệp vụ, trang bị những kiến thức văn phòng một cách tổng quát để họ

có thể thực hiện tốt các nhiệm vụ văn phòng

Vậy tổ chức và quản lý nhân sự là công việc rất cần thiết của các nhà quản trị,

nó là yếu tố quyết định sự hoạt động của văn phòng Trong xu hướng phát triểnmới, để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác văn phòng, văn phòng củadoanh nghiệp cần một đội ngũ nhân viên có năng lực, phẩm chất đạo đức tốt

Nghiệp vụ hành chính

Nghiệp vụ hành chính văn phòng theo hướng hiện đại hóa là tập hợp nhữngphương cách, những quy định, các thao tác cụ thể mà người lãnh đạo vận dụng mộtcách sáng tạo, có hiệu quả cao Trước đây, một số nghiệp vụ hành chính được làmthủ công như ghi chép sổ sách, tính toán hoặc văn bản viết bằng tay, công tácthông tin được vận dụng một cách máy móc, không có hệ thống dẫn đến sai lệchhoặc gây chậm trễ làm giảm hiệu quả lao động

Ngày nay các trang thiết bị đã hỗ trợ rất nhiều cho nghiệp vụ hành chính bởivậy mà chất lượng công việc ngày càng cao Cải tiến các nghiệp vụ hành chính cónghĩa là cải tiến tổ chức hoạt động trong văn phòng kết hợp với trang thiết bị xâydựng một cơ cấu hoạt động gọn nhẹ, kết hợp với xu thế phát triển mới đó là nên tậptrung các nghiệp vụ hành chính Có hai hình thức tập trung:

+ Tập trung theo địa bàn: Hoạt động hành chính đều được tập trung tại mộtđiểm duy nhất Kiểu tập trung này có ưu điểm là dễ huy động nhân sự, dễ quản lý,kiểm tra, dễ sử dụng các trang thiết bị Tuy nhiên nó cũng có nhiều nhược điểm nhưkhó chuyên môn hóa, thiếu sự quan tâm đến từng loại công việc Vì vậy kiểu tậptrung này chỉ nên áp dụng đối với các doanh nghiệp nhỏ

+ Tập trung theo chức năng: Các nghiệp vụ hành chính được phân ra thành bộphận chuyên môn theo chức năng

Ưu điểm của cơ cấu tập trung theo chức năng là có thể thu hút được nhiềuchuyên viên vào công tác quản lý Các chuyên viên này sẽ tham mưu cho các nhàquản trị văn phòng về các hoạt động hành chính của từng bộ phận chuyên môn

Nhược điểm chủ yếu của tập trung theo chức năng là hình thức này nếu khôngkhéo áp dụng sẽ vi phạm chế độ một thủ trưởng, có nghĩa là xuất hiện sự lấn quyềnThông thường việc tập hợp hoạt động hành chính không được các cấp quản lý

và những người thi hành ưa thích nhưng để việc quản lý hiệu quả thì việc tập trunglại tỏ ra không cần thiết Đặc biệt, với hình thức tập trung theo chức năng, chánhvăn phòng luôn có sự cộng tác về các chuyên viên của các bộ phận chuyên môn,như vậy việc hoạch định, tổ chức điều hành, giám sát và quản lý sẽ thuận lợi, dễdàng hơn và thể hiện tính thống nhất trong quản lý

Bên cạnh việc cải tiến tổ chức hoạt động chính nên tiến hành cải tiến cơ cấuquản lý trong các doanh nghiệp Trong xu thế phát triển cúa donah nghiệp cần bố tríthêm một số vị trí mới để đảm nhận những nghiệp vụ mới để cơ cấu quản lý trở nênnăng động và phù hợp với điều kiện kinh tế của doanh nghiệp

Nói tóm lại bất cứ một doanh nghiệp nào cũng đều phải thực hiện các nghiệp

vụ hành chính, vì vậy cải tiến nghiệp vụ hành chính là cải tiến cơ cấu quản lý,nghiệp vụ chuyên môn trong văn phòng nhằm mục đích tăng hiệu quả làm việc hơnnữa

Trang thiết bị kỹ thuật

Trang thiết bị kỹ thuật là công cụ trợ giúp con người trong quá trình lao độngsản xuất Ngày nay khi xu hướng hiện đại hóa ngày càng diễn ra mạnh mẽ thì cáctrang thiết bị hiện đại càng giữ vị trí quan trọng trong hoạt động của văn phòng.Trước đây các doanh nghiệp cũng trang bị một số máy móc nhằm giảm bớt laođộng chân tay như bàn tính bằng tay, máy đánh chữ,…Khi khoa học phát triển, cácnhà quản trị văn phòng mới đẩy mạnh đầu tư công nghệ tiến tiến Nhờ đó nhân viênvăn phòng giảm bớt được lao động chân tay cũng như rút ngắn thời gian hoànthành công việc Bởi vậy muốn đạt được mục tiêu, tăng năng suất, tạo lợi nhuậncao trong sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp nhất thiết phải tiến hành đổi mới

trang thiết bị hiện đại trong hoạt động văn phòng để từng bước tạo chỗ đứng trongnền kinh tế tiếp tục đưa công ty phát triển theo xu hướng phát triển chung của toànngành.

Môi trường làm việc

Khoa học đã chứng minh môi trường làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến năngsuất lao động của cán bộ công nhân viên Thực chất tạo ra môi trường làm việc làxây dựng vá sắp xếp nơi làm việc một cách hợp lý và khoa học Vì vậy cải tiến môitrường làm việc là một công việc không kém phần quan trọng của các nhà quản trịvăn phòng

Văn phòng hiện đại ngày nay có khuynh hướng sắp xếp theo mặt bằng mở, cónghĩa là các nhà quản trị thường sử đụng tối đa khoảng trống để sắp xếp nơi làmviệc cho nhân viên Thay vì bố trí phòng riêng, nên xây dựng các vách ngăn, hoặc

tủ, kệ để ngăn cách các bàn làm việc Cách sắp xếp này vừa linh hoạt , tiết kiệmdiện tích lại giảm chi phí mà rất thuận tiện cho việc trao đôi, xử lý thông tin của cácnhân viên trong văn phòng

Nhân viên làm việc trong văn phòng kiểu mặt bằng mở như vậy sẽ cảm thấythoải mái, giảm được thời gian di chuyển Kiểu phòng làm việc này còn thể hiệntính tập thể, tạo ra không khí làm việc và tạo ra mối quan hệ gần gũi nhau hơn giữacác nhân viên trong văn phòng để từ đó có thể hỗ trợ, giám sát và giúp đỡ nhau khicần thiết

Bố trí phòng làm việc cho nhân viên phải đảm bảo nguyên tắc:

+ Thuận tiện

+ Kinh tế

+ Thẩm mỹ

Cách sắp xếp phòng làm việc, bàn ghế dụng cụ một cách khoa học và thẩm

mỹ sẽ làm cho tinh thần của nhân viên phấn chấn Các dụng cụ đặt ở vị trí thuậntiện, ngăn nắp kết hợp với sự thao tác nhịp nhàng sẽ tiết kiệm được năng lượng laođộng và tiết kiệm thời gian cho công nhân viên

Nên sắp xếp các dụng cụ trong phạm vi liên hoàn để dễ lấy và động tác xoaychuyển cũng trở nên nhịp nhàng

Tính nhịp nhàng là tính lặp đi lặp lại thao tác theo những khoảng thời gian đềunhau Sự nhịp nhàng tạo điều kiện để các thao tác được phản ứng có điều kiện, làmcho ý thức của vỏ não giảm đi và ngược lại hoạt động các trung tâm điều khiểntheo một trình tự quen thuộc của bộ óc tăng lên làm cho nhân viên không cảm thấymệt mỏi

Bên cạnh việc sắp xếp nơi làm việc, muốn tăng năng suất và hiệu quả côngviệc thì người quản lý phải biết quan tâm đến những yếu tố tác động đến con người,sao cho nhân viên có ý thức làm chủ cao

Con người thường bị ảnh hưởng bởi hai yếu tố tâm lý và sinh lý:

+ Về tâm lý: Nếu làm việc trong một môi trường tốt, đầy đủ ánh sáng, có nhiệt

độ thích hợp, thoáng khí thì họ sẽ cảm thấy thoải mái và hăng say làm việc

+ Về sinh lý: Nếu nhân viên được làm việc trong một môi trường yên tĩnh,thoáng đãng, dễ chịu thì họ sẽ khỏe khoắn hơn, có hưng phấn hơn để thực hiệncông việc một cách tốt nhất

Bởi vậy, khi xây dựng văn phòng hiện đại, các nhà quản trị phải nghiên cứu,tìm hiểu các nhân tố ảnh hưởng để từ đó tổ chức sắp xếp cho khoa học và hợp lý.Quản trị văn phòng ngày nay đã trở thành ngành học được chú ý và tìm hiểuchuyên sâu hơn trên thế giới, nó đã đang và sẽ là lĩnh vực không thể thiếu trongmột tổ chức kinh doanh Chính văn phòng có tầm quan trọng quyết định nên việc tổ

chức một văn phòng cũng phải có sự nghiên cứu và bố trí một cách khoa học vàhợp lý Muốn đạt được mục tiêu doanh nghiệp cần phải có cơ cấu linh hoạt, uyểnchuyển Ở các doanh nghiệp Việt Nam, thông tin là một hệ thống cực kì quan trọng,

vì thế tổ chức không nên phân tán Một văn phòng tổ chức theo kiểu tập trung cónhững ưu và nhược điểm riêng Do đó tùy thuộc vào quy mô của từng doanhnghiệp mà có sự tổ chức văn phòng phù hợp nhằm đạt được hiệu quả cao nhất

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN ĐẦU TƯ CÔNG NGHỆ

INTECH 2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần tập đoàn đầu tư công nghệ Intech

Công ty Cổ phần tập đoàn đầu tư công nghệ Intech là công ty hoạt động trênlĩnh vực chính là công nghệ thông tin Với xu thế phát triển chung của của đất nướctrong thời kỳ hội nhập mới, Intech luôn luôn ý thức được sự thay đổi hoạt động củanội bộ công ty để có thể bắt kịp với tốc độ phát triển, đồng thời có khả năng trụvững trong một môi trường cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trường

Trước đây, Intech hoạt động theo hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn vớitên giao dịch là Công ty TNHH thương mại, phát triển và ứng dụng công nghệ mới(theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102004757 do Phòng đăng ký kinhdoanh - Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp ngày 08/03/2002) Từ năm 2006, để mởrộng phạm vi hoạt động theo nền tảng đã có sẵn, công ty đổi tên thành Công ty Cổphần tập đoàn đầu tư công nghệ Intech (giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số0103014241) với hình thức hoạt động là công ty cổ phần Tám cổ đông cùng liênkết sáng lập và đề ra mục tiêu đưa công ty vững bước, phát triển trong lĩnh vựccông nghệ thông tin và các lĩnh vực khác

Tính cho đến nay, công ty Intech đã hoạt động được 12 năm với đội ngũ cán

bộ nhân viên không ngừng tăng lên về số lượng cũng như chất lượng Phạm vi hoạtđộng được mở rộng Các đối tác khách hàng cũng rất đa dạng, bao gồm: hệ thống

cơ quan Nhà nước, các tổ chức phi Chính phủ, các công ty tư nhân, các doanhnghiệp liên doanh liên kết, các dự án đầu tư, hỗ trợ của nước ngoài tại Việt Nam…Mặc dù thời gian hoạt động chưa lâu nhưng kinh nghiệm và khả năng tổ chức củaIntech đã chiếm được cảm tình của các đối tác khách hàng Vị trí của Intech trong

đội ngũ doanh nghiệp chuyên cung cấp các thiết bị về công nghệ thông tin càngngày càng được nâng cao.

Intech vẫn luôn ý thức được tầm quan trọng của dịch vụ cung cấp cho kháchhàng, vì vậy mọi sự thay đổi của Intech đều hướng tới lợi ích khách hàng Các sảnphẩm cung cấp đều có nguồn gốc rõ ràng, chất lượng được kiểm nghiệm chặt chẽbởi nhà sản xuất, thời gian bảo hành cụ thể, chi tiết có khả năng đáp ứng cao nhucầu của mọi khách hàng

Khi mỗi hợp đồng được ký kết, Intech luôn chịu trách nhiệm cao trong việcthực hiện hợp đồng, các thoả thuận được triển khai đến mức tối đa đúng như nhữngđiều khoản đã được ký trừ những trường hợp bất khả kháng Chính vì vậy, Intech

đã dần thu hút được sự quan tâm của khách hàng và duy trì, phát triển các mối quan

hệ đó trong suốt thời gian dài Ngoài ra, khách hàng còn tiếp tục lựa chọn các dịch

vụ khác của Intech bởi chính chất lượng tốt và giá cả phù hợp

Càng ngày, Intech càng củng cố và phát huy tốt lĩnh vực kinh doanh về côngnghệ thông tin, không ngừng mở rộng thị phần trên thị trường tiêu dùng và nângcao chất lượng phục vụ Ngoài ra, Intech còn phát triển các dịch vụ đi kèm như bảotrì, bảo dưỡng trang thiết bị văn phòng, đẩy mạnh tư vấn về mạng nội bộ (LAN) vàmạng diện rộng (WAN) cho các đối tác khách hàng Trong thời gian tới, Intech sẽlên sàn giao dịch chứng khoán để thu hút nhà đầu tư Đó cũng là một xu thế tất yếutrong giai đoạn hiện nay

2.2 Nhiệm vụ của Công ty Cổ phần tập đoàn đầu tư công nghệ Intech

Giai đoạn 5 năm đầu hoạt động (2002 - 2007) Intech tập trung chủ yếu vàoviệc cung cấp máy móc, thiết bị công nghệ thông tin cho khách hàng và dịch vụbảo trì bảo dưỡng sau bán hàng Từ năm 2006 – 2007 thương mại điện tử phát triểnmạnh mẽ ở Việt Nam, nhu cầu viết website giới thiệu công ty tăng cao, Intech tiếntới mở rộng dịch vụ viết website nhằm phục vụ tối đa yêu cầu khách hàng

Năm 2005, Intech đã đầu tư Server đặt tại trụ sở công ty để duy trì các trangweb của công ty và website của khách hàng Tốc độ đường truyền cao, ổn địnhcùng với chính sách hỗ trợ cao đã thu hút được một số lượng lớn khách hàng sửdụng dịch vụ trực tuyến.

Có thể tóm lại 4 lĩnh vực hoạt động của Intech trong giai đoạn hiện nay nhưsau:

10 Cung cấp máy móc thiết bị

INTECH GROUP.,CORP là nhà phân phối sản phẩm và đại lý chính thức củacác hãng sản xuất thiết bị Tin học và các hãng thiết bị viễn thông uy tín lớn trên thếgiới Các sản phẩm cung cấp cho khách hàng đều là sản phẩm có chứng nhậnnguồn gốc rõ ràng và chất lượng đảm bảo theo tiêu chuẩn của nhà sản xuất

Intech tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc: chỉ phân phối các sản phẩm có nguồngốc từ các hãng, công ty có danh tiếng, có chất lượng Không cung cấp những thiết

bị không rõ xuất xứ nhằm đảm bảo cho khách hàng được hưởng đầy đủ chính sách

hỗ trợ của hãng khi mua hàng cũng như khi bảo hành và bảo trì thiết bị

Là nhà phân phối, cung cấp sản phẩm máy vi tính của các hãng HP, IBM,INTEL, DELL, ACER, ELEAD, CMS… tại Việt Nam, Intech được các hãng hỗ trợtoàn diện về kỹ thuật để thực hiện tốt nhất việc bảo hành máy tính cho khách hàng.Đồng thời Intech còn là đại lý cung cấp máy in Kim, Laser của hãng HP, EPSONcác thiết bị mạng của hãng CISCO, 3COM, HP; UPS của hãng SANTAK,UPSELEC,

11 Bảo hành

Intech có dịch vụ bảo hành các sản phẩm máy tính và thiết bị ngoại vi, thiết bịviễn thông rất có uy tín tại Việt Nam Được các hãng sản xuất hợp tác về kỹ thuật,Intech luôn đảm bảo về thời gian cũng như chất lượng bảo hành cho các thiết bị nóitrên

- Đội ngũ thực hiện:

+ Công việc bảo hành được thực hiện với đội ngũ kỹ sư và kỹ thuật viên giỏi

về điện, điện tử - tin học đặc biệt trong thiết kế cũng như bảo hành, bảo trì chuyênnghiệp hệ thống mang máy tính lớn được đào tạo chuyên ngành Công nghệ thôngtin, viễn thông đã làm việc thười gian dài tại các Trung tâm bảo hành của các hang.+ Đội ngũ kỹ thuật viên tận tụy với khách hàng, nhiệt tình với công việc, cần

cù và sáng tạo

+ Bảo hành nhanh chóng, thuận tiện và chất lượng

- Cam kết về chất lượng dịch vụ bảo hành:

+ INTECH GROUP luôn hợp tác chặt chẽ với các hãng sản xuất để đảm bảocung cấp cho khách hàng các dịch vụ sau bán hàng tốt nhất và đúng nhất của cáchãng

+ Đội ngũ bảo hành nhiều kinh nghiệm trong việc bảo hành, bảo trì các hệthống thiết bị máy tính và mạng, đặc biệt đối với những loại thiết bị mới, kỹ thuậthiện đại

+ Được trang bị đầy đủ các trang thiết bị bảo hành hiện đại

+ Thiết bị và linh kiện thay thế được các hãng gốc cung cấp thường xuyên+ Có đầy đủ tài liệu kỹ thuật và hướng dẫn của các hãng sản xuất

+ Thời gian bảo hành theo tiêu chuẩn của hãng sản xuất

12 Bảo trì, bảo dưỡng

Về dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng máy tính, Intech đã tiến hành thực hiện đượcmột số lượng lớn các hợp đồng với một quy trình hợp lý, chặt chẽ và chất lượngdịch vụ hoàn hảo

- Nguyên tắc thực hiện:

+ Máy tính được kiểm tra chi tiết về cấu hình

+ Các cấu hình đã kiểm tra được ghi lại và báo cáo cho khách hàng về tìnhtrạng của thiết bị

+ Các máy tính được lau chùi sạch sẽ và đảm bảo hoạt động ổn định sau khibảo dưỡng

+ Có kỹ thuật viên trực tại địa điểm làm việc của khách hàng trong thời gianlàm việc của tất cả các ngày làm việc trong tháng

+ Mọi sự cố về mặt kỹ thuật phát sinh, kỹ thuật viên của Intech sẽ có mặtkhông chậm quá 15 phút để lên kế hoạch giải quyết

+ Đối với các thiết bị buộc phải mang về sửa chữa, Intech sẽ có trách nhiệm

để cho khách hàng mượn thiết bị dung tạm để đảm bảo tính hoạt động liên tục+ Đối với những trường hợp hỏng hóc không thể khắc phục mà chỉ có thể thaythế thiết bị, Intech phải làm biên bản yêu cầu thay thế gửi cho khách hàng mọi chiphí phát sinh cho việc này sẽ được khách hàng thanh toán

+ Trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng, mọi phát sinh yêu cầu về mặt kỹthuật đều phải được ghi chép lại đầy đủ để có thông tin chính xác và kịp thời nhấtcho khách hàng khi có yêu cầu

13 Dịch vụ viết phần mềm, website và phát triển thương mại điện tử

Năm 2006, phòng Phần mềm và tích hợp hệ thống của Intech đã tiến hànhtriển khai viết phần mềm cung cấp cho các cơ quan Nhà nước để tối ưu hoá quytrình tiếp nhận văn bản, giấy tờ của các cơ quan này

Với phần mềm IPORTAL, phần mềm hỗ trợ quản lý công văn, giấy tờ, điềuhành công việc cho cơ quan Nhà nước, giữa người tiếp nhận văn bản và người cóthẩm quyền giải quyết văn bản đã xây dựng được mối quan hệ chặt chẽ, trong đótrách nhiệm của các công chức, viên chức được phân chia cụ thể

Sử dụng phần mềm này vào quản lý giấy tờ, người tiếp nhận văn bản có thểrút ngắn thời gian quản lý, lưu trữ văn bản và tiện lợi trong tìm kiếm văn bản khicần thiết Tất cả đều được thực hiện qua mạng nội bộ nên phát huy được hiệu quảtối đa của dịch vụ công do cơ quan nhà nước cung cấp

14 Cung cấp và lắm đặt thiết bị cho hệ thống mạng máy tính, mạng điện thoại nội bộ cho các cơ quan

Với đội ngũ kỹ thuật viên có kinh nghiệm và trình độ, từ năm 2002 đến nay,Intech đã thực hiện cung cấp và lắp đặt thiết bị cho hệ thống mạng máy tính, mạngđiện thoại nội bộ cho các cơ quan đơn vị thuộc Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thànhphố, quận huyện trực thuộc như BHXH Thành phố Hà Nội, BHXH tỉnh Phú Thọ,BHXH huyện Giao Thuỷ, Nam Định …

2.3 Tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần đầu tư công nghệ Intech

Nguồn: Phòng hành chính nhân sự Công ty Cổ phần tập đoàn đầu tư công nghệ Intech

Các bộ phận trong công ty hoạt động độc lập nhưng theo sự chỉ đạo thốngnhất của lãnh đạo công ty và phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác Chính vìthế vừa phát huy được tối đa khả năng của đội ngũ cán bộ vừa tạo nên sức mạnhtổng thể khi giải quyết các công việc với quy mô lớn

Cơ cấu tổ chức: Công ty được tổ chức thành 4 phòng ban : Phòng kinh doanh,phòng kỹ thuật, phòng hành chính nhân sự, phòng kế toán

15 Ban giám đốc

Giám đốc là người chịu trách nhiệm giám sát và kiểm soát tất cả các vấn đềliên quan đến chiến lược và kinh doanh của công ty Giám đốc sẽ là người chỉ huychính trong doanh nghiệp, nhận nhiệm vụ hoạch định chiến lược và tầm nhìn thíchhợp, hướng tới mục tiêu là phát triển công ty về dài hạn

Nhiệm vụ của giám đốc;