Báo cáo thực tập doanh nghiệp

Không những vậy, ngành học QTVP còn tạo ra nguồn nhân lựccho các doanh nghiệp trong việc tổ chức lại văn phòng, đưa các trang thiết bị hiện đại, hệ thống thông tin mới nhất vào doanh ngh

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại ngày nay, xã hội ngày càng phát triển Chính vì vậy mà mỗi doanhnghiệp cũng ngày càng phải phát triển để tạo cho chính bản thân doanh nghiệp củamình lợi thế trong thị trường Để đạt được điều đó đòi hỏi doanh nghiệp phải có côngtác quản lý tốt, hệ thống thông tin an toàn không ngừng nâng cao, hoàn thiện để thíchứng với cơ chế thị trường theo định hướng XHCN ở nước ta hiện nay Đứng trướcnhững thuận lợi và thách thức hiện nay, đòi hỏi khối ngành kinh tế nói chung và ngànhQuản trị văn phòng nói riêng không chỉ cần có kiến thức, kỹ năng trong sách vở màcần có cả những kinh nghiệm trong thực tế Khỏang thời gian thực tập cho sinh viênnăm cuối là cơ hội cho sinh viên có những trải nghiệm, giúp cho bản thân mỗi sinhviên có thêm những viên gạch nền móng đầu tiên để trang bị cho mình những kiếnthức cần có khi sắp bắt đầu một chặng đường mới Đây cũng là cơ hội mà sinh viênđược sử dụng những kiến thức đã học được trên sách vở từ ghế nhà trường để áp dụngvào thực hành Từng bước củng cố lại lý thuyết và có những kinh nghiệm cần thiết chobản thân để bước vào một môi trường mới

Quản trị văn phòng là một ngành học có tương đối sớm ở nước ta QTVP là mộtngành học liên quan đến việc thiết kế, triển khai thực hiện, theo dõi đánh giá và đảmbảo quá trình làm việc trong một văn phòng của một tổ chức luôn đạt được năng suất

và hiệu quả cao Luôn hứng đến sự hiện đại, sáng tạo và hoàn thiện nhất cho tổ chức.Người làm quản trị văn phòng có trách nhiệm giám sát, theo dõi hệ thống , cái cách hệthống , thủ tục hành chính và văn phòng góp phần triển khai Chính phủ điện tử trêncác cơ quan, đơn vị Không những vậy, ngành học QTVP còn tạo ra nguồn nhân lựccho các doanh nghiệp trong việc tổ chức lại văn phòng, đưa các trang thiết bị hiện đại,

hệ thống thông tin mới nhất vào doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa nguồn nhân lực và tạo

ra hiệu quả kinh tế cao nhất cho doanh nghiệp Chính vì vậy, khoảng thời gian thực tập

là điều kiện cũng như cơ hội tốt nhất để từng bước trang bị cho đội ngũ nhân viên vănphòng trong tương lai những kỹ năng tốt nhất, bổ ích nhất

Qua thời gian thực tập và tìm hiểu về công tác quản trị văn phòng tại Công ty TNHHMoobase Việt Nam đã giúp em có thêm những kiến thức cũng như những trải nghiệmmới mẻ thực tế và cũng giúp em đưa được những bài học ở sách vở vào thực hành tạidoanh nghiệp Em xin chân thành cảm ơn sự tận tình giúp đỡ và hướng dẫn của Th.S

Hoàng Thị Hương – Giảng viên Khoa Quản lý Kinh doanh – Trường Đại học CôngNghiệp Hà Nội cũng như sự nhiệt tình, tạo điều kiện của Ban giám đốc và các anh chị,đặc biệt là phòng Hành chính của Công ty TNHH Moobase Việt Nam trong thời gianvừa qua đã giúp em hoàn thành bái báo cáo này một cách tốt nhất.

Do thời gian thực tập cũng như do kiến thức, kỹ năng của em vẫn còn hạn chế Nênkhông trách khỏi những sai sót trong bài Em Kính mong nhận được sự quan tâm cũngnhư sự giúp đỡ của thầy cô và các anh chị trong Công ty để bài báo cáo của em đượchoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MOOBASE VIỆT NAM

1.1 Sự hình thành và phát triển của công ty TNHH Moobase Việt Nam

1.1.1 Khái quát về sự hình thành

- Tên: CÔNG TY TNHH MOOBASE VIỆT NAM

- Tên giao dịch: MoobaseVietNam co.LTD

- Mã số thuế: 2300323083

- Tình trạng hoạt động: Đang hoạt động

- Nơi đăng ký quản lý: Cục Thuế Bắc Ninh

- Địa chỉ: Khu công nghiệp Yên Phong, Xã Long Châu, Huyện Yên Phong, Bắc Ninh.-Điện thoại: 02413699170

- Theo bảng trên ta có thể thấy doanh thu cũng như lợi nhuận sau thuế của công tyTNHH Moobase Việt Nam ngày càng tăng Mỗi năm trung bình doanh thu tăng lênkhoảng 5 tỷ VNĐ

- Cho đến nay ta được biết công ty Moobase Việt Nam là ông ty được đầu tư vốn100% của Hàn Quốc

- Tình hình vốn của công ty luôn được đầu tư cũng như tăng dần theo hàng năm Vốcủa công ty đa phần được đầu tư do chính chủ sở hữu

- Gần đây, công ty cũng đang cắt giảm công nhân Chính vì vậy mà số lượng côngnhân viên giảm

1.1.2 Sự phát triển của công ty TNHH Moobase Việt Nam

- Công ty TNHH Moobase Việt Nam được thành lập và băt đầu đi vào hoạt động từngày 19/02/2008

- Tính đến nay, Công ty đã hoạt động được 10 năm, đánh dấu là một trong số nhữngcông ty lớn mạnh tại KCN Yên Phong nói chung Hay một trong số những công ty sảnxuất nói chung

- Trong suốt 10 năm hoạt động, công ty đã gặp không ít những khó khăn xảy ra

- Ngày 5/1/2014, Công ty TNHH Moobase Việt Nam đã phải đối mặt với một tai nạnlớn Đó là vụ việc cháy xưởng sơn tại Công ty Vụ việc này xảy ra khiến Công tyTNHH Moobase Việt Nam thiệt hại lớn về vật chất khoảng gần 100 tỷ đồng: xưởngsơn bị sập đổ, máy móc hàng hóa đều bị thiêu rụi, nhưng rất may, không bị thiệt hại

về người

- Ngay sau vụ hỏa hoạn Công ty đã trở lại hoạt động bình thường Điều này cho thấycông ty có một sự ổn định thật vững mạnh, giải quyết rủi ro một cánh nhanh chóng,tránh làm ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của Công ty

- Công ty TNHH Moobase Việt Nam là một trong số những công ty sản xuất linh kiệnđiện thọai, máy tính cho tập đoàn Samsung tại Việt Nam

1.2 Nhiệm vụ chính và nhiệm vụ phụ

Mã ngành Tên ngành

C2220 Sản xuất sản phẩm từ nhựa Plastic

C2599 Sản xuất các sản phẩm khác bằng kim loại chưa được phân vào đâu.C28260 Sản xuất máy cho ngành dệt, may và da

C32900 Sản xuất khác chưa được đưa vào đâu

C33110 Sửa chữa các sản phẩm kim loại đúc sẵn

Giám đốc

Phòng sản xuất Phòng hành chính

Phòng tài chính- Kế toán

Phòng nhân sự Phòng bảo vệ Phòng thanh tra

C33120 Sửa chữa máy móc thiết bị

L68100 Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử

dụng hoặc đi thuê

N82990 Hoạt động dịch vụ khác hỗ trợ kinh doanh

1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức

1.3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý và giải thích

Theo sơ dồ này, các phòng ban trong Công ty có chức năng tổng hợp, báo cáo kết quảcông việc cho Giám đốc và Phó giám đốc Các phòng ban có quan hệ với nhau mộtcách chặt chẽ

- Giám đốc và các phòng ban có một mối quan hệ chặt chẽ với nhau về việc báo cáocác hoạt động tại các phòng ban của Công ty, xin ý kiến đề nghị cũng như nhận quyếtđịnh của ban giám đốc

- Phòng sản xuất với phòng hành chính có mối quan hệ trong việc xuất tài chính cũngnhư cấp giấy tờ cho phòng sản xuất trong việc mua bán cũng như xuất nhập nguyênliệu và xuất sản phẩm đi các công ty khác Phòng sản xuất cũng liên hệ với phòngnhân sự về việc tuyển dụng vị trí cũng như tuyển dụng thêm công nhân để hỗ trợ quátrình sản xuất Thường xuyên có sự giám sát của bảo vệ trật tự an ninh và phòng trốngtrộm cắp, an ninh trong công ty

- Phòng hành chính: liên hệ với các phòng ban khác về việc thông báo các quyết địnhtheo sự chỉ đạo của giám đốc, soạn thảo các công văn quyết định của giám đốc

- Nhìn chung, ta có thể thấy tất cả các phòng ban trong Công ty đểu có một mối quan

hệ mật thiết với nhau để cùng hỗ trợ cho công tác hoạt động của nhau Mối quan hệcủa các phòng ban trong công ty là mối quan hệ nội bộ tương đối quan trọng Sự ổnđịnh của nội bộ Công ty là điều quan trọng cho sự phát triển của Công ty Nội bộ Công

ty có ổn định, vững mạnh thì Công ty mới phát triển và lớn mạnh

1.3.2 Chức năng quyền hạn của từng bộ phận

- Giám đốc: Giám đốc là người đứng đầu trong công ty, là đại diện trước tổ chức Phápluật cho công ty nắm được mọi hoạt động hiện tại cũng như những hoạt động trongtương lai của Công ty Chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ cũng như được quyền sửdụng nghĩa vụ của mình Giám đốc có quyền đưa ra những phương án kinh doanhcũng như những kế hoạch cho Công ty

- Phó giám đốc: Phó giám đốc có trách nhiệm hỗ trợ các công việc cho Giám đốc TạiCông ty TNHH Moobase Việt Nam, phó giám đốc có nhiệm vụ giải quyết các côngviệc ở trụ sở Công ty cần thiết nếu không có sự có mặt của giám đốc Cùng với đó,phó giám đốc còn là người tổng hợp báo cáo của các phòng ban gửi cho giám đốc khi

có sự yêu cầu cũng như đề nghị

- Trợ lý: trợ lý giám đốc có nhiệm vụ hỗ trợ giám đốc trong mọi công việc Là ngườinắm được lịch trình của giám đốc hàng ngày

- Phòng sản xuất: Tại Công ty TNHH Moobase Việt Nam mang hoạt dộng kinh doanhchủ yếu là sản xuất Tại phòng sản xuất, được tổ chức thành một bộ máy nhỏ gồm :trưởng phòng sản xuất và các quản lý các phân xưởng Phòng sản xuất có nhiệm vụsản xuất theo dây chuyền của Công ty, năm bắt số lượng sản xuất theo từng ngày,tháng, năm

- Phòng Hành chính: Xây dựng mức tiền lương và quản lý hồ sơ Đồng thời tổ chứccác hoạt động, đảm nhiệm trách nhiệm thường trực ban tiếp khách chuyển giao vănbản giấy tờ đến các phòng ban khác kịp thời và đầy đủ Thực hiện công tác tổng hợp,văn thư, lưu trữ Tiếp nhận vă bản đi và đến, Tham mưu cho ban giám đốc xử lý vănbản hành chính nhanh chóng Quản lý con dấu và chữ ký theo quy định Cấp giấy, vănbản cho công nhân đến các cơ sở y tế, bảo hiểm và các cơ sở đào tạo khác

- Phòng Tài chính – Kế toán : Có nhiệm vụ về việc chi trả tiền lương cho công nhântrong công ty qua thẻ, liên hệ với các bệnh viện mà Công ty đã đăng ký bảo hiểm cho

nhân viên Nắm bắt được số tài sản của Công ty ở hiện tại Có nhiệm vụ ghi chép vàbáo cáo với ban giám đốc về toàn bộ các kế hoạch cũng như mức thu chi Cung cấpthông tin tài chính với nhà nước, hạch toán tài sản của Công ty.

- Phòng nhân sự : Phòng nhân sự là phòng ban có nhiệm vụ quản lý cũng như liên hệvới các phòng ban khác về quản lý cũng như cung cấp số lượng người còn thiếu trongCông ty Phòng nhân sự có nhiệm vụ tuyển dụng những vị trí còn trống, làm và ký kếthợp đồng lao động đại diện cho Công ty và công nhân

- Phòng bảo vệ : Là một Công ty sản xuất có hoạt động cả ngày và đêm nên phòng bảo

vệ được hoạt động 24/24 Có nhiệm vụ bảo vệ cửa ra vào hàng ngày, trông nom vậtchất theo quy định của Công ty cho công nhân Bảo vệ tài sản, an ninh trật tự trongCông ty

- Phòng thanh tra : Có nhiệm vụ kiểm tra cũng như gám sát các hoạt động của nhânviên trong Công ty Có thể kiểm tra đột xuất bất cứ lúc nào các hoạt động trong công

ty Phòng thanh tra được chia làm 2 bộ phận : Thanh tra hành chính và thanh tra sảnxuất

1.4 Các yếu tổ ảnh hưởng đến công tác quản lý văn phòng tại Công ty

TNHH Moobase Việt Nam

1.4.1 Yếu tố bên trong

 Con người

- Con người là chủ thể trong văn phòng, chính vì vậy con người có ảnh hưởng rấtlớn đến công tác trong văn phòng Công tác trong vă phòng phải dựa theo yếu tốcon người Tùy vào từng phòng ban hay nhiệm vụ của từng phòng mà công táctrong văn phòng được tổ chức một cách khác nhau

- Sự sắp xếp nhân sự cần phải phù hợp với nhiệm vụ và mục đích

 Môi trường làm việc

- Môi trường làm việc là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động, đến việcthực hiện các chức năng, nhiệm vụ của ăn phòng Môi trường ăn phòng bao gồm :+ Y tếv à phúc lợi : các chế độ được hưởng

+ Không gian văn phòng : sạch sẽ, trang trí phù hợp

+ Nhiệt độ ăn phòng : luôn phù hợp với yêu cầu của con người

+ Văn hóa tổ chức : tổ chức văn phòng một cách có văn hóa, có sự sắp xếp ổnđịnh.

 Trang thiết bị

- Trang thiết bị hiện đại trong văn phòng là yếu tố cách mạng nhất Công tác tổchức văn phòng phải dựa vào trang thiết bị hiện đại Văn phòng hiện đại tiến bộ tạocảm giác vui vẻ, thoải mái cho nhân viên, tăng tinh thần là việc cho nhân viên

- Các điều kiện này cũng làm giảm bớt sự mệt mỏi về cả tinh thần lẫn vật chất Cảithiện năng suất và những sai sót trong quá trình thực hiện công việc

 Công nghệ thông tin

• Do sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật ngày càng nhiều, cácdoanh nghiệp đã và đang áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinhdoanh ngày càng lớn, tạo ra ưu thế cạnh tranh cho doanh nghiệp của mình

• Nếu công việc văn phòng chỉ áp dụng những phương pháp thủ công thì hiệuquả của công việc sẽ không cao, tiến dộ công việc chậm, kém chính xác Chính

vì vậy mà yếu tố công nghệ thông tin có ý nghĩa lớn trong công tác văn phòng

 Công tác văn thư – lưu trữ

- Đây chính là nghiệp vụ cơ bản của hoạt động văn phòng Làm tốt công tác này sẽđem lại hiệu quả cao cho hoạt đọng văn phòng

1.4.2 Yếu tố bên ngoài

 Tình hình kinh tế

- Tình hình kinh tế sẽ tạo ra những thuận lợi và khó khăn nhất định cho công tác

tổ chức văn phòng Trong thời gian gần đây kinh tế ổn định cũng là điều kiện để

áp dụng các phần mền, ứng dụng hiện đại

 Quy định của pháp luật

- Nhà nước là cơ quan quản lý và đưa ra các quy định pháp luật cho các doanhnghiệp

 Môi trường xã hội

- Trình độ cũng như sự sáng tạo của con người ngày càng cao, công tác tổ chức vănphòng cũng cần phải hiện đại hơn

1.5 Đặc điểm kinh doanh.

Trong những năm qua, công ty đã đạt được những thành quả đáng có trong hoạt độngkinh doanh Tính đến năm 2018, công ty đã hoạt động được 10 năm Công ty còn phốihợp với các công ty tại khu công nghiệp Yên Phong như tập đoàn SamSung vô cùnglớn mạnh, công ty TNHH Intop, và các công ty về linh kiện, nhựa khác

Về cơ sở vật chất cũng như trang thiết bị trong sản xuất ngày càng được mở rộng vàhiện đại Trang thiết bị sản xuất tại phòng sản xuất hầu như được nhâp khẩu từ nướcngoài

Do nhu cầu cũng như tính chất của hoạt động kinh doanh của Công ty đòi hỏi sức khỏetốt, nên công nhân của công ty chủ yếu là ở độ tuổi lao động từ 18-30 tuổi (chiếm 80%tổng số lao động) Đối với công nhân,100% đều có bảo hiểm cũng như hợp đồng laođộng đầy đủ, đáp ứng những quy định về Luật lao động theo quy định của nhà nước

 Nguyên tắc bố trí văn phòng

Tại Công ty các phòng ban được bố trí một cách rõ ràng Phân xưởng được bố trí táchrời ra khỏi các phòng ban văn phòng Các phòng ban đều có phòng riêng, các phòngđều được bố trí một cách hiện đại nhất Được trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ chocông tác hoạt động của doanh nghiệp Văn phòng trong công ty được bố trí theo chứcnăng nhiệm vụ của từng phòng ban Mỗi phòng ban đều có các trưởng phòng đứngđầu, bao quát toàn bộ các công việc diễn ra trong phòng cũng như năm bắt tất cảnhững quyết định của ban giám đốc chỉ đạo cho các phòng

 Sơ đồ các phòng ban trong công ty được bố trí như sau :

Phòng Phó Giám đốc

Phòng Thanh Tra Phòng nhân sự

Phòng bảo vệ

 Hình thức bố trí văn phòng :

Việc bố trí văn phòng tại công ty được bố trí theo hình thức văn phòng đóng

- Đảm bảo an ninh vì có cửa khóa từng

phòng

- Đảm bảo tính riêng biệt

- Đảm bảo sự yên tĩnh

- Dễ thỏa mãn các yếu tố môi trường

- Dễ lắp đặt các thiết bị đòi hỏi độ ẩm

- Chiếm nhiều diện tích Nhân viên không

sử dụng hết khoảng không gian cho mình

- Chi phí bảo dưỡng chiếu sáng, điều hòa,điện tốn kém

- Trang thiết bị tốn kém

- Cần có sự giám sát nhiều hơn

Trong phòng làm việc, các trang thiết bị được bố trí một các gọn gàng, theo một sự sắpxếp hợp lý và hiện đại nhất Các trang thiết bị trong phòng đều được đầu tư hiện đạinhất Hầu hết các phòng ban đều có các thiết bị như sau :

• Bàn ghế được trang bị đầy đủ ; bàn sạch sẽ, gỗ ; Ghế êm có dựa lưng có thểthay đổi xoay tư thế

• Máy tính : Hẩu hết là máy tính để bàn màn hình siêu mỏng, có cấu hình cũngnhư cài đặt phù hợp với công việc của Công ty Mỗi nhân viên trong văn phòngđều có máy tính riêng Máy tính có kết nối mạng Internet nội bộ

• Điện thoại : Điện thoại sẽ được đặt ở bàn của trưởng phòng để nhận điên thoạikhi cần thiết từ ban giám đốc và phòng ban khác Hầu hết các công việc củacông ty giữa các nhân viên sẽ được trao đổi với nhau qua email

• Máy in : Máy in được trang bị tại bàn làm việc của mỗi nhân viên

• Máy photocopy : được trang bị mỗi phòng một chiếc Phục vụ cho việc in photocác giấy tờ của các phòng ban, báo cáo, yêu cầu, quyết định.

• Điều hòa : Tại mỗi phòng đều được trang bị điều hòa 2 chiều cho mùa hè vàmùa đông Tạo cảm giác thoải mái cho nhân viên không bị khó chịu làm gảmhiệu quả công việc

• Tủ lạnh : tại một số phòng của Công ty, Công ty còn hỗ trợ tủ lạnh, bảo quảnthức ăn cho nhân viên

• Bảng, máy chiếu : Mỗi phòng đều được trang bị một chiếc để phục vụ cho côngviệc họp nội bộ của phòng, trình chiếu báo cáo kế hoạch của phòng

• Bàn họp : Bàn họp được bố trí một chiếu bàn to ở giữa phòng ghế xung quanh

để họp

• Màu trong văn phòng chủ yếu là màu trắng tạo cảm giác nhẹ nhàng cho ngườinhân viên hơn thế nữa tại các phòng còn có cây xanh vừa tạo cảm giác mát mẻvừa là cây phong thủy

1.6 Đặc điểm nhân sự văn phòng

Hầu hết các phòng ban trong công ty, người đứng đầu đều lãnh đạo thường có nhữngphong cách lãnh đạo riêng

Nhân sự trong văn phòng hầu hết là những nhân viên có trình độ từ trung cấp, caođẳng đến Đại học

Tùy vào từng vị trí cũng như từng bộ phận mà công ty tuyển dụng những ứng viên cótrình độ phù hợp với vị trí đó

Tại bộ phận Tài chính- Kế toán : Nhân viên ở vị trí nay đang có trình độ là Đại học tốtnghiệp chuyên ngành Kế toán Kế toán tại công ty được chia ra làm nhiều bộ phận : Kếtoán Thuế, Kế toán Kho, Kế toán lương Từng loại kế toán lại tuyển dụng kế toán khácnhau chuyên về từng lĩnh vực khác nhau

Mỗi bộ phận đều được tuyển dụng những ứng viên phù hợp với vị trí đó

Đây là một trong số những thông báo tuyển dụng đối với nhân viên :

Công ty TNHH Mobase Việt Nam

Đ/c: KCN Yên Phong - Long Châu - Yên Phong - Bắc Ninh

Mail: mobasetuyendung@gmail.com

SĐT: 0984.340.910

Tuyển dụng: 6 nhân viên QC