Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh

Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

HỌC PHẦN: ĐÀM PHÁN KINH DOANH

CHỦ ĐỀ: NGHỆ THUẬT ĐÀM

PHÁN TRONG KINH DOANH

Lớp : 41K01.2 – CLC

GVHD : Th.S Đỗ Minh Sơn

Năm học : 2017- 2018

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, khi nền kinh tế ngày càng được mở rộng bằng giao thương giữa các nước, đàm phán thương lượng đóng một vai trò quan trọng đối với sự phát triển của các doanh nghiệp Các doanh nghiệp thường đầu tư khá nhiều tiền bạc và công sức cho các cuộc đàm phán, bởi lẽ đàm phán không chỉ giúp họ giải quyết các vấn đề trong kinh doanh mua bán, thương lượng giá cả, các điều khoảng trong hợp đồng

mà nó còn là một công cụ để truyền bá nền văn hóa công ty nói riêng và nước nhà nói chúng Đàm phán không chỉ là một kỹ năng, nó còn được xem là một bộ môn nghệ thuật mà không phải ai cũng thành công để gặt hái được những kết quả nhất định sau một cuộc đàm phán thương lượng

Loại hình nghệ thuật này không chỉ được sử dụng trong kinh doanh mà ngay cả bản thân chúng ta cũng thương lượng đàm phán mỗi ngày Chúng ta thực hiện công việc “mặc cả”, “trao đổi” và “đòi hỏi” để giành lấy niềm yêu thích, những thứ có lợi cho bản thân, đó chính là đàm phán Chúng ta thực hiện thương lượng ở mọi chuyện, từ lương thưởng tiền bạc, công việc, học tập tới hàng hóa và dịch vụ trong đời sống thường ngày

Trong kinh doanh nói riêng, hiểu đối tác mà bạn đang đàm phán và nắm được điểm mạnh và điểm yếu của họ sẽ là một lợi thế Khi với tư cách là người mua, chúng ta phải hiểu sản phẩm hoặc dịch vụ mà chúng ta cần là gì Nếu là người bán, giá cả, các điều khoảng và cách đánh chiến lược tâm lý lên khách hàng là điều không thể thiếu Một khi chúng ta sơ hở để đối phương tóm được điểm yếu, thì cán cân của cuộc đàm phán xem như bị nghiêng về một bên Nói chung, để đàm phán một cách thành công, chúng ta cần rất nhiều yếu tố Trong bài tiểu luận này, chúng

ta sẽ khái quát sơ lược đàm phán là gì, nghệ thuật trong đàm phán mà các chuyên gia của doanh nghiệp cần nắm bắt và những điều cần chuẩn bị trước khi bước vào quá trình thương lượng

CHƯƠNG I : KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH

I. Đàm phán trong kinh doanh là gì ?

Có rất nhiều định nghĩa về đàm phán trong kinh doanh từ các tác gia, chuyên gia trong lĩnh vực này mà chúng ta có thể tìm thấy từ nhiều bài viết cũng như sách

vở Theo Fisher.R và William Ury : “Đàm phán là phương tiện để đạt được điều chúng ta mong muốn từ người khác Đó là sự trao đổi ý kiến qua lại nhằm đạt được thảo thuận trong khi chúng ta và phía bên kia có một số lợi ích chung và một số lợi ích đối kháng”1 Trong khi đó, với một cách nghĩ khác, tác giả Trương Tường (Trung Quốc) lại nói : “Đàm phán là hành vi và quá trình mà người ta muốn điều hòa quan hệ giữa hai bên, thông qua hiệp thương mà đi đến ý kiến thống nhất”2 hay

“Đàm phán thông thường tiến hành giữa cá nhân, họ hoặc vì bản thân mình, hoặc thay mặt cho đoàn thể có tổ chức, vì thế có thể coi đàm phán là bộ phận cấu thành của hành vi nhân loại, lịch sử đàm phán của nhân loại cũng lâu dài như lịch sử văn minh nhân loại” theo Gerald I Nierenberg3

Nói tóm lại, đàm phán là hành vi và quá trình các bên tiến hành trao đổi, thảo luận về mối quan tâm chung hoặc những điểm còn bất đồng nhằm đến một thoả thuận thống nhất và xây dựng mối quan hệ lâu dài Nguyên nhân diễn ra các cuộc đàm phán là do giữa hai bên vừa có lợi ích chung song lại có những lợi ích đối lập nhau Vì vậy, đàm phán vừa mang tính hợp tác vừa mang tính xung đột Mục tiêu cần đạt được khi đàm phán là vừa phải quan tâm đến lợi ích của mình vừa phải quan tâm đến mối quan hệ giữa hai bên

Đàm phán chính vì thế mà có thể hiểu theo ba góc độ : (1) Đàm phán là sự thỏa hiệp; (2) Đàm phán là sự áp đặt; (3) Đàm phán là cách giải quyết vấn đề Tùy theo từng trường hợp khác nhau mà chúng ta có cách đàm phán trong kinh doanh khác nhau

II. Vì sao chúng ta phải đàm phán ?

Trên thực tế, các doanh nghiệp đều giành nhiều thời gian và công sức cho các cuộc đàm phán để đạt được những lợi ích cho bản thân Theo họ, đàm phán có thể giúp đạt được điều mình muốn với mức chi phí hợp lý hơn ban đầu, đàm phán có thể mang lại những kết quả để hợp tác tốt hơn hay giải quyết những bất đồng để đạt

1 William Ury, Roger Fisher, Getting to Yes, 1991

2 Tương Trường, Nghệ thuật đàm phán thương vụ quốc tế, 1996

3 Gerard I Nierenberg, The Art of Negotiation, 3rd Edition

được lợi ích chung, duy trì mối quan hệ lâu dài nhưng vẫn đảm bảo lợi ích của mình

Rõ ràng là chúng ta không thể thỏa mãn được nhu cầu của mình nếu không đổi lấy điều gì hoặc vật gì cho đối phương Vật hoặc điều trao đổi phải là thứ có giá trị với bên kia, để có thể đáp ứng được nhu cầu nào đó cảu họ, vì vậy mà các cuộc đàm phán được thực hiện

Nói một cách cụ thể, đàm phán là tìm cách chia sẻ hoặc phân chia một nguồn tài nguyên hạn chế như đất đai, tài sản, hoặc thời gian Bên cạnh đó, chúng ta có thể tạo ra một cái gì đó mới mà không bên nào có thể làm trên khả năng riêng của mình Các bên phải phụ thuộc lẫn nhau, giải quyết một vấn đề có thể đem lại lợi ích chung cho cả hai

III. Các đặc điểm chung của đàm phán

- Có sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các bên : Có hai loại phụ thuộc lẫn nhau là

• Win – Lose : Mục tiêu của các bên được kết nối, hay liên kết với nhau trong mối tương quan nghịch giữa kết quả của họ Trường hợp này xảy ra khi chỉ có một bên cảm thấy là mình đã thắng Vì vậy, tình huống này sẽ rất khó được chấp nhận một cách tự nguyện từ cả hai bên

• Win – Win : Mục tiêu của các bên được kết nối, hay liên kết với nhau trong mối tương quan tích cực (thuận) với kết quả của họ Trường hợp này là kết quả xảy ra khi mỗi bên đều cảm thấy rằng mình thắng Vì cả hai đều cảm thấy mình thắng nên những biện pháp để giải quyết tranh chấp đều có xu hướng được chấp nhận dễ dàng và tự nguyện giữa hai bên

- Có mong muốn điều chỉnh lẫn nhau giữa các bên

Khi các bên phụ thuộc lẫn nhau, họ phải tìm một cách để giải quyết sự khác biệt của họ Thông thường họ sẽ tìm cách điều chỉnh lẫn nhau mà cả hai bên đều có thể

dễ dàng ảnh hưởng đến quyết định và kết quả của nhau Có hai khó khăn khi mỗi bên cố gắng điều chỉnh đối phương :

• Sự trung thực của chúng ta với đối tác ở mức độ nào ?

• Niềm tin vào sự trung thực của đối tác ở mức độ nào ?

- Có xung đột giữa các bên : Xung đột là tất yếu mà chúng ta không thể tránh né Chúng ta cần giải quyết nó một cách hiệu quả và đàm phán là một chiến lược quản

lý xung đột hiệu quả

- Đàm phán vừa có tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật cao Đàm phán là một nghệ thuật và cũng là thái độ đối với cuộc sống Nó có thể giúp điều hoà tình cảm giữa con người với nhau Giải quyết các mâu thuẫn và xung đột, giúp mang lại lợi ích cho chính mình Đàm phán thành công là sự kết hợp chặt chẽ giữa trí tuệ và tình cảm

- Quá trình đàm phán luôn lấy kinh tế làm mục đích cơ bản trong đó giá

cả thường là hạt nhân của cuộc đàm phán

CHƯƠNG II : NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH

Ở chương này, chúng ta đề cập chủ yếu về các nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh và phân tích ví dụ cụ thể về sự khôn khéo trong đàm phán của Donald Trump, từ đó rút ra các bài học kinh nghiệm và chuẩn bị kỹ lưỡng sau này

I. Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh

1. Xây dựng sự tin cậy, thân thiện và thoải mái

Có người nghĩ sự thỏa mãn tối đa là phải thắng tuyệt đối và làm cho đối phương thất bại hoàn toàn Nhưng điều đó chỉ dẫn đến ý nghĩ là lẽ ra mình đã có thể đòi thêm được quyền lợi và giành được kết quả lớn hơn rồi Theo định nghĩa, đàm phán

là tạo ra sự thỏa thuận được chấp nhận đối với cả hai bên Đối phương sẽ mong muốn đàm phán với chúng ta hơn khi chúng ta là người công bằng, bất kể là khi ta

có đạt được lợi thế như thế nào trong đàm phán Ba đặc tính tin cậy – thân thiện – thoải mái là những điều đặc biệt quan trọng Sự tin cậy, thân thiện cũng như thoải mái là những mục tiêu trong bức tranh lớn khi đàm phán theo phong cách Trump Ông thường thông qua tám bí quyết để xây dựng chúng

• Tìm ra điểm chung với đối phương

• Thiết lập mối quan hệ hữu hảo

• Thể hiện mình là con người dễ làm việc

• Xác định mức độ giao tiếp thích hợp

• Hiểu đối phương và nhu cầu của họ

• Củng cố sự tin cậy lẫn nhau

• Biết cách linh hoạt

• Hãy cho người ta biết mình là người sẵn sàng ký hợp đồng chứ không muốn phá hợp đồng4

Cuộc đàm phán không thể tiếp diễn theo hướng thẳng thắn và sự trừ hao đó có thể sẽ phủ bóng đen lên mọi cuộc thảo luận tiếp sau đó nếu thiếu những yếu tố trên

Vì vậy mà sự tin cậy, thân thiện và thoải mái là những điều mà người ta sẵn sàng xây dựng bởi chúng ta sẽ có được lợi thế hơn bất cứ ai

2. Tìm hiểu đối phương, khám phá ra điểm yếu và tìm những thông tin quan trọng

Khi đàm phán, chúng ta nên bắt đầu tìm hiểu điều gì sẽ kích động được người đối diện Tức là một điều kiện khiến đối tác đàm phán chúng ta cảm thấy cực kỳ hài lòng, sẵn sàng trao đổi một thứ lớn hơn để có được, hoặc là một điều kiện đụng chạm rất lớn đến lợi ích của họ và họ phải đánh đổi một thứ gì đó để bảo vệ điều đó

4 George H.Ross, Đàm phán theo phong cách Trump – Những chiến lược và chiến thuật hiệu quả

Nếu sử dụng phong cách đàm phán truyền thống tức là không để ý gì đến cá tính, cả hai bên cố thủ quan điểm riêng và chiến đấu kiên cường cho đến khi giành được càng nhiều thắng lợi càng tốt thì chúng ta sẽ không có được kết quả và thành công như đàm phán theo phong cách Donald Trump, nghĩa là luôn cố gắng để rộng cửa cho những cơ hội đàm phán trong tương lai khi có nhu cầu.5

Một trong những nguyên tắc căn bản mà chúng ta nên chú ý khi tham gia vào quá trình đàm phán :

- Không chấp nhận ngay bất cứ những gì được đưa ra

Đừng bao giờ chấp nhận lời đề nghị đầu tiên là quy tắc cần nhớ trong nghệ thuật đàm phán thương lượng Đầu tiên, nếu chúng ta đang làm việc với một người đàm phán làm việc theo cảm tính thì thường anh ta sẽ nói thẳng điều anh ta mong muốn Và chắc chắn điều này thì không có lợi cho chúng ta rồi Còn nếu đó là một nhà đàm phán chuyên nghiệp, thì anh ta sẽ muốn chúng ta tự lung lay và khiến chúng ta có chiều hướng mất đi sự tự tin khi bước vào một cuộc đàm phán, xuôi theo những điều kiện cũng như giá cả mà đối phương đưa ra

Nói chung, khi chúng ta thấy đối phương đưa một lời đề nghị lên bàn đàm phán thì luôn luôn có sự lựa chọn tốt hơn phía sau Không nhất thiết là giá sẽ giảm xuống nhưng chắc chắn rằng sẽ chúng ta sẽ nhận được một lời đề nghị béo bở hơn

- Đừng cho không cái gì bao giờ

Chúng ta phải đảm bảo rằng trong một cuộc đàm phán, nếu ai muốn xin chúng

ta cái gì thì phải trả lại chúng ta theo cách này hay cách khác Và ở đây quà tặng không nhất thiết là phải giảm giá mà có thể là bất cứ thứ gì như thông tin, cơ hội hợp tác,… Hai lý do để ta không cho ai miễn phí thứ gì, đó là:

• Thứ nhất, lần này ta cho ai cái gì thì lần sau cũng sẽ tương tự như thế

Ví dụ như chúng ta giảm giá 10% trong đợt bán hàng này thì đợt sau khi đơn hàng lên đến hàng tỉ đồng thì mặc nhiên trong đầu họ sẽ nghĩ là mình được giảm giá 10% mà không cần bàn cãi gì cả

• Lý do thứ hai chúng ta đừng cho ai thứ gì miễn phí là vì họ sẽ đòi hỏi thêm quyền lợi gì khác nữa Ví dụ đợt này chúng ta giảm giá 10%, đối phương sẽ nghĩ 10% là quyền lợi tối thiểu và đợt sau sẽ đòi thêm nhiều thứ khác Vậy nếu chúng ta đang thảo luận về đơn hàng 1 tỉ đồng chẳng hạn, họ

sẽ nghĩ ngoài giảm giá 100 triệu thì họ sẽ lại được giảm thêm 100 triệu nữa

- Sức mạnh của sử dụng thông tin hợp lý

5 George H.Ross, Đàm phán theo phong cách Trump – Những chiến lược và chiến thuật hiệu quả

để đạt được hợp đồng, 2007

D.Trump đã từng nói : “Nhiều năm trước tôi đã nghiệm ra một điều rằng thông tin có được từ ngoài cuộc đàm phán sẽ mang đến cho mình ưu thế lớn Nếu chúng ta biết được điều gì đó mà đối phương không biết, hoặc tốt hơn, chúng ta có đươc thông tin mà họ không muốn chúng ta biết, thì bối cảnh đàm phán sẽ thay đổi”6 Rõ ràng là càng nắm được nhiều thông tin thì đàm phán càng thuận lợi và càng có ưu thế hơn đối phương Biết nhiều về đối phương thì bản thân như được dẫn trước cuộc chơi khi hiểu rõ được điểm mạnh và điểm yếu của kẻ địch Mọi thông tin liên quan đến đối tác đàm phán dù có thể là không quan trọng nhưng đôi khi lại có giá trị trong những trường hợp cụ thể

3. Thiết lập tối đa các phương án lựa chọn

“Tôi không bao giờ trói buộc quá nhiều kỳ vọng vào một thỏa thuận hay một sự thăm dò nào đó Thay vào đó, tôi sẽ giữ rất nhiều quả bóng trên không trung, bởi vì phần lớn các thỏa thuận đều rơi xuống, không quan trọng chuyện lúc đầu chúng trông đầy hứa hẹn như thế nào" – Theo Donald Trump7 Cũng giống trong đầu tư, chúng ta không thể đặt tất cả trứng vào một cái giỏ duy nhất, vì chúng ta có thể mất tất cả và sớm bị loại ra thương trường Để hạn chế rủi ro, cả trong đầu tư và trong đàm phán kinh doanh, sự đa dạng hóa sự lựa chọn là một điều cần thiết

Trong bất kỳ cuộc đàm phán phức tạp nào cũng có nhiều thử thách và cả sai lầm, vì vậy nếu lựa chọn này không được thì thử cái khác, cho đến khi nào có được kết quả tích cực là kinh nghiệm của Trump

4. Sử dụng sự im lặng để tạo lợi thế cho bản thân

Đôi khi, những hành động và lời nói chúng ta diễn đạt quá nhiều, hoặc quá thiếu cẩn trọng có thể gây bất lợi cho chúng ta Những chuyên gia đàm phán giỏi thường khôn ngoan hơn trong việc sử dụng lời nói và hành động đúng thời điểm, họ biết cách làm thế nào để giả vờ và che giấu cảm xúc như vậy trong một vài thời điểm, một cách chiến lược Thông thường, khi chúng ta giao tiếp với bất kỳ ai, cho

dù là bên mua hay bên bán đi chăng nữa thì ta cũng chỉ có hai mắt, hai tai và một cái miệng Nên chúng ta cũng nên sử dụng chúng theo đúng tỷ lệ đó, người ta hay gọi là tỷ lệ 80/20 Nghĩa là ta dùng tai và mắt 80% và miệng thì chỉ 20% trong tổng thời gian đàm phán Nhưng người hay lo lắng trong quá trình đàm phán có xu hướng nói những điều làm giảm vị thế của họ Bằng cách im lặng đúng lúc, chúng

ta có thể cho bên kia thấy thấy sức mạnh của mình Vì vậy, đối tác sẽ tự xuất hiện

6 Nguyễn Đặng Thiều dịch, Nghệ thuật đàm phán Donald J.Trump và Tony Schwartz, 2016

7 George H.Ross, Đàm phán theo phong cách Trump – Những chiến lược và chiến thuật hiệu quả

những suy nghĩ và trao đổi của riêng họ, chúng ta đã tạo ra cho họ một cơ hội để suy xét và thay đổi suy nghĩ đúng với mục đích của bản thân

5. Nhìn mình từ quan điểm của đối tác và nhìn đối tác từ quan điểm của chính họ

"Đồng cảm" với đối tác không có nghĩa là mềm yếu, hay ủy mị - nó có nghĩa là khả năng đặt mình vào vị trí của người khác, để nhìn thế giới từ quan điểm của họ

Sự đồng cảm không đòi hỏi "sự cảm thông", nó chỉ đòi hỏi sự hiểu biết Chúng ta có thể đồng ý hoặc không đồng ý với bất cứ điều gì phía bên kia thấy hay tin, nhưng chúng ta sẽ thực sự hiểu rõ hơn Bằng sự hiểu biết đó, nó sẽ có lợi thế trong việc biết làm thế nào để trình bày một kết quả công bằng trong các điều khoản mà các bên sẽ có thể chấp nhận và hiểu, chứ không phải sự sợ hãi

Chúng ta sẽ thành công nếu có thể nâng cao vị thế của bản thân trong khi bên kia vẫn có thể duy trì "cái tôi" và niềm tin rằng “họ là người quan trọng nhất:” “Tài ứng xử là khả năng nhìn thấy những người khác khi họ nhìn thấy mình” - Abraham Lincoln đã từng nói Ví dụ, nếu các bên khác xem chính họ là "Nhà đàm phán khó thuyết phục" thì chúng ta phải tìm cách để trong suốt quá trình đàm phán nhấn mạnh "độ khó thuyết phục" của họ - trực tiếp hoặc, (tốt hơn) là gián tiếp - đặc biệt

là khi mình đang có lợi thế trong việc nâng cao vị trí của bản thân trên bàn đàm phán Những người khó đàm phán, khó làm việc cùng cũng có những điểm yếu của

họ Khi đã có chiến lược để củng cố ưu thế của mình và ghi nhớ điểm yếu của đối phương, chúng ta sẽ dễ sàng có cơ giành được lợi thế đàm phán, bằng cách đặt mình vào vị thế đối phương để xem thử điều gì là những điều hai bên chấp nhận được nhưng vẫn giữ ưu thế cho riêng mình

II. Chuẩn bị cho quá trình đàm phán

Mọi thành công đểu bắt đầu từ khâu chuẩn bị, trong đàm phán vấn đề này còn quan trọng hơn Bời vì, người nào biết rõ những gì mình muốn, những gì mình sẵn sàng dàn xếp, những gì là tất cả đối với đối phương sẽ có cơ hội tốt hơn để đàm phán một thoả thuận có lợi cho chính mình

1. Chuẩn bị ngôn ngữ, thái độ và cử chỉ khi đàm phán

- Ngôn ngữ: Ấn tượng đầu tiên để lại trong lần tiếp xúc giữa hai bên là rất quan trọng, ngôn ngữ cử chỉ thể hiện rõ tinh thần hữu nghị và có thiện chí hợp tác, nên dùng phong thái nói chuyện thân thiện, nhẹ nhàng thoải mái là phong cách thích hợp nhất trong hoàn cảnh đó

- Thái độ: Khi giới thiệu về bản thân nên đứng đắn, tự nhiên, không nên tỏ thái độ ngạo mạn Những người được giới thiệu đến mình nên đứng dậy, bắt tay hoặc mỉm cười, lịch sự hơn có thể nói thêm: “vinh hạnh có dịp tiếp xúc”, “mong được sự quan