Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh đối ngoại

Theo Từ điển Tiếng Việt của Trung tâm Từ điển học, xuất bản năm 2000 thì “ Kinh doanh là tổ chức việc sản xuất, buôn bán, dịch vụ nhằm mục đích sinh lời” còn “ đối ngoại là đối với nớc n

Chơng I:

Kinh doanh đối ngoại và vị trí của

đàm phán trong kinh doanh đối ngoại

1.1 Kinh doanh đối ngoại là gì?

Kinh doanh đối ngoại là một lĩnh vực rộng lớn, liên quan đến nhiều vấn

đề nh con ngời, văn hoá, địa lý, chính trị, kinh tế và các vấn đề khác liên quan

đến môi trờng xung quanh Để kinh doanh thành công trong nền kinh tế toàncầu, các nhà kinh doanh không thể không có những hiểu biết sâu sắc về kinhdoanh đối ngoại

Kinh doanh đối ngoại là tổng hợp toàn bộ các giao dịch kinh doanh vợtqua các biên giới của 2 hay nhiều quốc gia Những ngời tiêu dùng, các công

ty, các tổ chức tài chính và Chính phủ, tất cả đều có vai trò quan trọng đối vớihoạt động kinh doanh đối ngoại Sau đây là một số các giao dịch kinh doanh

đối ngoại điển hình:

- Hãng truyền thông AGB của Italia tiến hành nghiên cứu thị trờngHungari nhằm tìm hiểu chơng trình TV mà dân chúng thờng xem

- Công ty cà phê Trung Nguyên xuất khẩu cà phê thành phẩm sang thịtrờng các nớc Châu Âu và Mỹ

- Các doanh nghiệp Việt Nam tháp tùng Thủ tớng Phan Văn Khải đithăm các nớc để mở rộng quan hệ làm ăn

Theo Từ điển Tiếng Việt của Trung tâm Từ điển học, xuất bản năm

2000 thì “ Kinh doanh là tổ chức việc sản xuất, buôn bán, dịch vụ nhằm mục

đích sinh lời” còn “ đối ngoại là đối với nớc ngoài, bên ngoài, nói về đờng lối, chủ trơng, chính sách của nhà nớc, một tổ chức.”

Thông qua 2 định nghĩa trên về “ kinh doanh” và “đối ngoại”, ta có thể

rút ra khái niệm sau về “ kinh doanh đối ngoại”: Kinh doanh đối ngoại là sự

tổ chức việc sản xuất, buôn bán, dịch vụ với các đối tác nớc ngoài nhằm mục đích sinh lời Nói cách khác, kinh doanh đối ngoại có thể hiểu là toàn

bộ những giao dịch kinh doanh diễn ra qua biên giới của hai hay nhiều quốc gia.

Mỗi ngời trong chúng ta đều sử dụng những kết quả của hàng chục cácgiao dịch quốc tế diễn ra hàng ngày Đồng hồ của chúng ta sản xuất ở Trung

sống ở đâu đi nữa thì chúng ta cũng vẫn bị ảnh hởng của kinh doanh đốingoại, chúng ta bị bao bọc bởi hàng hoá nhập khẩu, và các đối tác của chúng

ta trên toàn thế giới cũng sẽ tiêu dùng các hàng hoá xuất khẩu của nớc ta,cũng nh của nớc khác Tuy nhiên, kinh doanh đối ngoại không chỉ đơn thuần

là việc các công ty bán sản phẩm của mình cho khách hàng ở nớc khác, màbao gồm các giao dịch khác vợt biên giới quốc gia để mua đợc các hàng hoásản xuất tại nớc ngoài

Vậy thì tại sao các công ty tham gia kinh doanh đối ngoại? Các công tytham gia kinh doanh quốc tế vì họ xuất phát từ những nguyên nhân giống nhkhi họ quyết định mở rộng hoạt động trên thị trờng nội địa: Đó là tăng doanh

số bán hàng và tiếp cận các nguồn lực Quá trình tham gia vào lĩnh vực kinhdoanh đối ngoại còn bị ảnh hởng của tiến trình toàn cầu hoá

Mặc dù Chính phủ các nớc đều đang duy trì sự kiểm soát chặt chẽ đốivới hàng hoá, nhân công và luồng vốn lu chuyển trên thị trờng của mình, nhngnền kinh tế toàn cầu đang ngày trở nên một chỉnh thể thống nhất.Toàn cầu hoá

là quá trình hội nhập của các quốc gia Các doanh nghiệp cũng vậy, với quátrình toàn cầu hoá và hội nhập vào nền kinh tế thế giới, các doanh nghiệp cũng

mở rộng đợc thị trờng của mình, kéo dài vòng đời sản phẩm, tăng cờng khảnăng tiếp cận các nguồn nguyên, nhiên liệu, các nguồn lực giá rẻ hơn, tránh đ-

ợc hàng rào bảo hộ của nớc ngoài Muốn hợp tác và làm ăn có hiệu quả vớicác đối tác nớc ngoài, các doanh nghiệp phải có sự trao đổi, đàm phán với các

đối tác nớc ngoài Cùng với quá trình mở rộng hợp tác quốc tế, đàm phántrong kinh doanh đối ngoại ngày càng có vai trò quan trọng, góp phần rất lớntrong việc thành công của doanh nghiệp khi kinh doanh với đối tác nớc ngoài

1.2 Khái niệm và bản chất của đàm phán:

1.2.1 Khái niệm đàm phán:

Trong nền kinh tế vận hành theo cơ chế kế hoạch tập trung, phần lớncác hoạt động sản xuất, tiêu thụ hàng hoá và dịch vụ đợc thực hiện theo chỉtiêu pháp lệnh, giá cả đợc định trớc nên ý nghĩa của hoạt động đàm phán bịhạn chế Trong nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trờng, quy mô sản xuất,tiêu dùng cũng nh giá cả của hàng hoá, dịch vụ do quan hệ cung cầu quyết

định, các doanh nghiệp phải cạnh tranh mạnh mẽ nên luôn cần đến công tác

đàm phán để dành lợi thế trong kinh doanh Hoạt động kinh doanh ngày naydiễn ra trên phạm vi toàn cầu với những loại hình rất đa dạng và phức tạp, vàtrong điều kiện nh vậy, đàm phán kinh doanh quốc tế là một bộ phận rất quan

trọng của đàm phán kinh tế nói riêng cũng nh của hoạt động đàm phán nóichung.

Khái niệm “đàm phán” ở đây đợc hiểu là một cuộc đối thoại giữa hai

hay nhiều bên mà khi bắt đầu đàm phán họ có quan điểm khác nhau về một sốvấn đề cơ bản mà họ đang mong muốn thoả thuận đợc với nhau trong hợp

đồng mua bán Ngoài loại hợp đồng ký kết bằng đàm phán còn có loại hợp

đồng đợc ký kết bằng cách chào hàng và chấp nhận Trong trờng hợp ký kếtbằng chào hàng và chấp nhận không xảy ra đối thoại (bằng văn bản hoặc bằngmiệng) giữa các bên về các vấn đề cơ bản của điều khoản trong hợp đồng Mộtbên đề xuất một điều khoản hợp đồng cụ thể hoặc toàn bộ hợp đồng và bênkia chấp nhận đề xuất đó một cách vô điều kiện

Thông qua đàm phán, các bên ký kết hợp đồng mua bán hoặc hợp tác

kỹ thuật tơng lai (có thể) gặp gỡ tìm hiểu nhau Quá trình đàm phán có thànhcông hay không đòi hỏi phải có thiện chí và sự nỗ lực lớn của các bên đàmphán

Theo nghĩa thông thờng, đàm phán đợc hiểu là cuộc đối thoại giữa haihay nhiều bên với nhau để yêu cầu và nguyện vọng của mỗi bên đối với bênkia xoay quanh vấn đề có liên quan đến quyền lợi của tất cả các bên Nóicách khác, ta có thể hiểu đàm phán là quá trình hai hay nhiều bên có lợi íchchung hoặc lợi ích xung đột cùng nhau tiến hành bàn bạc, thảo luận để điềuhoà các xung đột ấy Mục đích của đàm phán là tìm ra những giải pháp nhằmtối đa hoá lợi ích và tối thiểu hoá mâu thuẫn giữa các bên tham gia Các bêntham gia đàm phán có thể là các cá nhân, hoặc tập thể (một công ty, một tổchức, một hiệp hội ) hoặc một quốc gia

Có rất nhiều quan niệm khác nhau của các học giả về khái niệm đàmphán, chẳng hạn nh:

- L.Constantin cho rằng:” đàm phán là toàn bộ những hoạt động cho phép kết hợp một các hoà bình các lợi ích đối kháng hoặc trái nhau của các nhóm ngời, và các thực thể xã hội tự chủ hoặc các cá nhân”.

- D Chalvin cho rằng “ đàm phán là tập hợp các biện pháp hành động,

có tác động cùng với sự phát đi các thông tin mà mỗi bên có đợc, để tìm ra các giải pháp bổ sung nhằm tạo ra một tình trạng mới cho một dự án, một mục đích để tránh bạo lực hay thụ động trơ lỳ”.

Theo Từ điển Tiếng Việt năm 2000 của Viện Ngôn ngữ học thì: ” đàm phán là bàn bạc giữa hai hay nhiều bên để cùng nhau giải quyết những vấn đề

có liên quan đến các bên”

Qua các tác giả đó, ta có thể rút ra đợc định nghĩa chung về đàm phán

nh sau: Đàm phán là quá trình tác động lẫn nhau một cách hoà bình giữa các chủ thể của một xung đột xác định nhằm thống nhất giữa họ những quan

điểm và biện pháp xử lý vấn đề xung đột.

Đàm phán trong hoạt động kinh doanh đối ngoại là một loại đàm phán trong đó yếu tố quốc tế đợc thể hiện ở việc có ít nhất hai chủ thể có quốc tịch khác nhau tham gia đàm phán hoặc cuộc đàm phán đó phải mang tính chất quốc tế để nhằm lập nên một hợp đồng kinh doanh quốc tế

mà các nhân tố lợi ích phi kinh tế cũng sẽ ảnh hởng đến kết quả đàm phán,nhng động cơ cuối cùng vẫn là lợi ích kinh tế So sánh với các loại đàm phánkhác, đàm phán kinh doanh càng coi trọng hơn hiệu quả kinh tế của đàmphán Trong đàm phán kinh doanh đối ngoại, do có yếu tố nớc ngoài, ngời

đàm phán càng cần chú ý hơn đến giá thành của đàm phán, hiệu suất và hiệuquả Ngời ta thờng lấy sự tốt xấu của hiệu quả kinh tế mà đánh giá đàm phánkinh doanh

* Giá cả là hạt nhân của đàm phán Nhân tố liên quan đến đàm

phán kinh doanh rất nhiều, nhu cầu và lợi ích của ngời đàm phán biểu hiện ởnhiều phơng diện nhng giá trị thì luôn là nội dung hạt nhân của tất cả các cuộc

đàm phán kinh doanh Đó là vì trong đàm phán kinh doanh, hình thức biểuhiện của giá trị là giá cả phản ánh trực tiếp nhất lợi ích của đôi bên đàm phán,trong rất nhiều tình huống hoặc nhiều hoặc ít đều có thể tính toán qua giá cả.Trong đàm phán kinh doanh chúng ta một mặt phải lấy giá cả làm trung tâm,kiên trì lợi ích của mình, mặt khác lại không thể chỉ hạn chế ở giá cả mà phảikết hợp với các nhân tố khác

*Đàm phán không đơn thuần là quá trình theo đuổi lợi ích bản thân, mà là quá trình đôi bên thông qua việc không ngừng điều chỉnh yêu cầu của mỗi bên mà tiếp cận với nhau, cuối cùng đạt tới ý kiến thống nhất Chúng

ta có thể nói đàm phán là một loạt quá trình, đề ra yêu cầu, chịu nh ợng bộ vàcuối cùng đạt thành hiệp nghị Đàm phán cần có thời gian, đàm phán vấn đềphức tạp càng cần nh vậy Quá trình đàm phán dài hay ngắn phụ thuộc ở trình

độ nhận thức đối với sự xung đột về lợi ích của đôi bên và trình độ cộng tácthông cảm của các bên tham gia đàm phán

* Đàm phán không phải là sự lựa chọn đơn nhất hợp tác và“ ”

xung đột , mà là mâu thuẫn thống nhất giữa hợp tác và xung đột

đàm phán phải phòng ngừa những xung đột và cố gắng làm hài hoà mâu thuẫn

về lợi ích giữa hai bên

*Đàm phán không phải là thoả mãn lợi ích của mình một cách không hạn chế mà là có giới hạn lợi ích nhất định Ngời đàm phán cần bảo vệ

lợi ích của mình trong phạm vi có thể tìm kiếm đợc càng nhiều lợi ích càngtốt Tuy nhiên bất kỳ ngời đàm phán nào cũng phải thoả mãn nhu cầu thấpnhất của đối phơng, nếu không nhìn thấy nhu cầu thấp nhất của họ, bức bách

họ một cách không hạn chế thì sẽ làm cho đối phơng rút lui và mất hết lợi ích

đã đến tay mình Nhãn quan của ngời đàm phán không thể chỉ nhìn vào lợi íchcủa mình, nhất là khi lợi ích của đối phơng đã đến điểm gần ranh giới Nếubức bách đối phơng ra khỏi trờng đàm phán thì mình chẳng thu đợc chút gì

Niemberge đã nói rằng: Đàm phán không phải là một cuộc cờ, không nên“

yêu cầu quyết thắng thua, đàm phán cũng không phải là một trận chiến tranh, phải tiêu diệt hoặc đặt đối phơng vào đất chết, đàm phán vẫn là một sự nghiệp hợp tác đôi bên cùng có lợi ”

1.2.3 Phân loại đàm phán:

Trong thực tế, có rất nhiều loại hình đàm phán khác nhau Việc phânloại đàm phán thờng đợc dựa theo tiêu thức dới đây:

- Căn cứ số bên tham gia đàm phán có 03 loại: đàm phán song phơng,

đàm phán đa phơng, đàm phán theo nhóm đối tác

- Căn cứ theo nội dung đàm phán, ta có: đàm phán kinh tế, đàm phánchính trị, ngoại giao

- Căn cứ theo phạm vi của giải pháp ta có thể chia đàm phán thành đàmphán trọn gói và đàm phán từng phần Đàm phán trọn gói là đàm phán đi tớigiải pháp mang tính chất tổng thể, bao gồm các công việc thuộc các lĩnh vựckhác nhau và có liên quan tới nhau

- Căn cứ theo chủ thể, gồm có: đàm phán ở cấp vĩ mô và đàm phán ởcấp vi mô

1.3 Vai trò của đàm phán trong kinh doanh đối ngoại:

Thế giới ngày nay dờng nh nhỏ lại Con ngời ngày nay, không phân biệtdân tộc, quốc gia, vị trí địa lý, chế độ chính trị xã hội, phong tục, tập quán có

xu hớng tăng cờng giao tiếp, quan hệ qua lại để có đợc những lợi ích thiếtthực, trong đó lợi ích kinh tế luôn đóng vai trò chủ đạo

Trên thơng trờng, các doanh nhân vừa hợp tác với nhau, vừa cạnh tranhvới nhau Sự xung đột lớn nhất giữa những ngời kinh doanh với nhau là xung

đột về lợi ích vật chất Điều hoà các lợi ích của chủ thể hoạt động trên thơngtrờng vừa là yêu cầu khách quan để tồn tại, vừa là cơ sở của hợp tác liên minh

Đàm phán là con đờng tốt nhất để điều hoà mâu thuẫn lợi ích vật chất và mâuthuẫn giữa các bên Các chủ thể kinh doanh khi đến đàm phán luôn mang theonhững mục đích cùng với việc đề cao những lợi ích của mình Lợi ích của mỗibên lại nằm trong sự giao thoa với lợi ích của phía bên kia Quá trình đàmphán nếu có thống nhất hoặc nhân nhợng sẽ có thể dẫn đến sự thành công chocác bên Nếu mâu thuẫn không đợc giải quyết và không ai chịu nhân nhợngthì cuộc đàm phán sẽ lâm vào bế tắc

Những năm cuối của thế kỷ XX cho thấy một xu hớng tất yếu và đầytriển vọng trên bình diện quốc tế, đó là từ đối đầu chuyển sang đối thoại, từchiến tranh sang hợp tác Xu hớng đó phản ánh sự hoà bình của nhân loại tiến

bộ đã chiến thắng và mở ra triển vọng đàm phán có thể giải quyết đợc tất cả

Đối với quá trình toàn cầu hoá hiện nay, đàm phán lại càng có vai trò quantrọng trong việc mang lai lợi ích cho các bên Các cuộc đàm phán song phơng,

đa phơng về kinh tế, đầu t kinh doanh có sự tham gia của các đối tác nớc

ngoài chính là các công cụ để đảm bảo cho sự thành công trên thơng trờng vàthành công trong kinh doanh

So với đàm phán nói chung, đàm phán trong kinh doanh quốc tế có một

số đặc điểm riêng chủ yếu sau:

Một là, trong các bên tham gia đàm phán, có ít nhất có 2 bên có quốc

tịch khác nhau Đây là điểm phân biệt cơ bản giữa đàm phán kinh doanh quốc

tế với đàm phán kinh doanh trong nớc Từ sự khác nhau về quốc tịch giữa cácbên tham gia đàm phán, những chủ thể của đàm phán sẽ có sự khác nhau vềngôn ngữ, luật pháp, văn hoá, tâm lý v.v Điều này sẽ làm tăng thêm tínhphức tạp của đàm phán trong kinh doanh quốc tế

Hai là, việc sử dụng ngôn ngữ và thông tin là phơng tiện chủ yếu trong

đàm phán Các bên tham gia có quốc tịch khác nhau và thờng sử dụng nhữngngôn ngữ phổ thông khác nhau Do đó một trong những việc phải làm mộtcách chu đáo là chon ra đợc một ngôn ngữ chung, có thể sử dụng một cáchthuận tiện cho các bên trong đàm phán cũng nh khi ký hợp đồng kinh doanhquốc tế Điều này yêu cầu các bên phải là những ngời thông thạo ngoại ngữ

Ba là, có sự chung, giao thoa giữa hệ thống luật pháp của các quốc gia

khác nhau trong quá trình đàm phán Hệ thống luật pháp của mỗi quốc giaphản ánh lợi ích và bảo vệ quyền lợi của thơng nhân quốc gia đó Hơn nữa,một số khái niệm cũng nh quy phạm pháp luật của mỗi nớc có sự khác nhaunhất định, đa tới sự xung đột nhất định giữa các quốc gia, và điều này ảnh h-ởng rất lớn đến quá trình đàm phán Việc lựa chọn nguồn luật điều chỉnh cáchợp đồng kinh doanh quốc tế nh luật của nớc bán, luật của nớc mua hoặc luậtcủa một nớc thứ ba cũng nh việc vận dụng các điều ớc quốc tế cần đợc cânnhắc và xác định trong quá trình đàm phán

Bốn là, có sự gặp gỡ giữa các nền văn hoá, các phong tục tập quán khác

nhau trong quá trình đàm phán kinh doanh quốc tế Mỗi quốc gia thờng cómột nền văn hoá, truyền thống và phong tục tập quán riêng Chính vì vậy, để

có thể thành công trong đàm phán (có cách ứng xử và ra quyết định chínhxác), mỗi bên tham gia đàm phán cần phải hiểu đợc những nét cơ bản về cácyếu tố trên của đối tác Chúng ta có thể lấy ví dụ nh: khi đàm phán với ngờiChâu á, phải tránh làm mất thể diện của họ (với ngời Nhật và ngời Triều Tiên,việc mất thể diện có thể làm cho họ tự sát, nhng với ngời Mỹ thì việc đókhông quan trọng)

1.4 Những cơ sở của đàm phán trong kinh doanh đối ngoại:

1.4.1 Những cơ sở chung của đàm phán:

Đàm phán có thể đợc diễn ra dới nhiều dạng khác nhau, mỗi loại hình

đàm phán có những nét đặc trng riêng Tuy vậy, dù là đàm phán đối nội hay

đàm phán đối ngoại đều phải tuân theo những quy tắc nhất định, những cơ sởchung nhất định:

Thứ nhất, đàm phán là quá trình tác động lẫn nhau giữa các chủ thể có

lợi ích chung và lợi ích xung đột nhằm tối đa hoá lợi ích chung và giảm thiểu

sự xung đột về lợi ích giữa các bên, từ đó đi tới giải pháp có thể chấp nhận chocác chủ thể đó Giữa các bên đàm phán có những lợi ích sau:

+ Lợi ích chung cho các bên

+ Lợi ích riêng của từng bên mà không phụ thuộc trực tiếp vào phía bênkia

+ Lợi ích xung khắc: nếu phần lợi ích của bên này tăng lên bao nhiêuthì phần lợi ích của bên kia giảm đi bấy nhiêu

Mâu thuẫn về xung khắc lợi ích giữa các bên có thể đợc đợc giải quyếtkhi các bên tiến hành bàn bạc, trao đổi để đạt tới một thoả thuận nào đó với sựphân chia lợi ích của các bên Nếu phát hiện đợc sự trùng hợp lợi ích trongquá trình đàm phán thì đó chính là động lực chung thúc đẩy hành động củahọ

Thứ hai, luôn tồn tại sự mâu thuẫn giữa thống nhất và xung đột trong

đàm phán, hay nói cách khác đàm phán là quá trình thống nhất giữa các mặt

đối lập Nhà đàm phán muốn thành công cần bảo vệ lợi ích cho bên mìnhtrong phạm vi có thể kiếm đợc càng nhiều thuận lợi càng tốt Mặt khác, nhà

đàm phán đó cũng cần phải thoả mãn đợc những nhu cầu tối thiểu của đối

ph-ơng (đem lại lợi ích cho họ kể cả khi lợi ích của hai bên là xung khắc) Nếukhông thực hiện đợc nh vậy, đối phơng sẽ rút lui, cuộc đàm phán bị đổ vỡ vànhà đàm phán sẽ phải từ bỏ những lợi ích của mình

Thứ ba, đàm phán chịu sự chi phối của mối quan hệ về thế và lực giữa

các chủ thể của đàm phán Trong đàm phán, khi một bên có thế lực hơn hẳnbên kia, ví dụ đàm phán giữa con nợ và chủ nợ, thì bên có thế lực lớn hơn th-ờng dành đợc thế chủ động và kiếm đợc những lợi ích hơn phía bên kia Bênyếu thế hơn thờng phải chịu nhợng bộ nhiều hơn Khi các bên tơng đối cân

sức, cân tài thì có thể đạt đợc những thoả hiệp tơng đối cân bằng về lợi ích chotất cả các bên

Thứ t, đàm phán vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật.

Việc nghiên cứu, phân tích, lập phơng án và đối sách đàm phán là mặt có tínhkhoa học của đàm phán Với cùng một nội dung đàm phán, trong những điềukiện khác nhau và hoàn cảnh nh nhau, nhng đợc thực hiện bởi những nhà đàmphán khác nhau thì kết quả thu đợc có thể khác nhau Điều đó phản ánh tínhnghệ thuật của đàm phán Tính nghệ thuật ở đây chính là khả năng ứng xửmột cách linh hoạt và phù hợp với tình hình hoạt động của thực tế Một nhà

đàm phán giỏi là ngời biết kết hợp một cách nhuần nhuyễn giữa tính khoa họcvới tính nghệ thuật của đàm phán Chỉ có kết hợp hài hoà những yếu tố khácnhau về tình cảm, tâm lý, văn hoá và đặc điểm truyền thống thì mới có thể đạt

đợc sự thành công trong đàm phán

1.4.2 Những cơ sở của đàm phán trong kinh doanh đối ngoại:

Ngoài những cơ sở chung nêu trên, đàm phán trong kinh doanh đốingoại còn phải dựa trên những cơ sở sau:

Một là, đàm phán diễn ra trong lĩnh vực kinh doanh nên chịu chi phối

của các quy luật kinh tế nh quy luật giá trị, quy luật cung cầu, quy luật cạnhtranh Đồng thời nó còn chịu sự chi phối của các phơng pháp và thủ thuậtkinh doanh, đặc biệt là phơng pháp cạnh tranh, phơng pháp marketing quốc tế

Hai là, đàm phán diễn ra trong lĩnh vực kinh doanh quốc tế thờng chịu

ảnh hởng của các quan hệ chính trị và ngoại giao Thông thờng, một cuộc đàmphán kinh doanh quốc tế chịu sự chi phối của một hiệp định song phơng hoặc

đa phơng nào đó, ví dụ nh liên minh thuế quan, khu vực mậu dịch tự do Cáchiệp định này chính là khuôn khổ và hành lang pháp lý cần thiết đợc quán triệttrong quá trình đàm phán

Ba là, đàm phán diễn ra trong lĩnh vực kinh doanh quốc tế thờng chịu

ảnh hởng lớn do những biến động kinh tế thế giới và thị trờng thế giới, nhiềukhi những biến động này mang tính đột biến bởi những cuộc khủng hoảng.Những biến động quốc tế này chắc chắn có ảnh hởng nhiều đến các cuộc đàmphán kinh doanh quốc tế

1.5 Các yếu tố của đàm phán khi quan hệ với đối tác nớc ngoài:

Đàm phán diễn ra trong những điều kiện khách quan và chủ quan khác

cùng với năng lực chuyên môn, sự am hiểu đời sống xã hội khác nhau Chínhvì vậy, khi xem xét đánh giá và tổ chức một cuộc đàm phán ngời ta thờng lutâm đến những yếu tố cơ bản sau:

1.5.1 Bối cảnh đàm phán và thông tin về các bên đàm phán:

Nội dung của bối cảnh đàm phán bao gồm các yếu tố khách quan vềtình hình kinh tế, chính trị, xã hội, trong đó những yếu tố kinh tế có ảnh hởngtrực tiếp đến đàm phán kinh doanh quốc tế Các yếu tố kinh tế bao gồm tìnhhình sản xuất và tiêu thụ, quan hệ cung cầu trên thị trờng, tình hình tăng trởnghay suy thoái, tình hình giá cả và lạm phát, các yếu tố ngoại lai (chiến tranh,thiên tai ) Điều quan trọng là các nhà đàm phán cần nắm bắt đợc chiều hớngbiến động của các yếu tố đó để xem xét mức độ ảnh hởng của chúng trong t-

ơng lai

Nếu xét theo phạm vi ảnh hởng trong đàm phán, ngời ta còn quan tâm

đến bối cảnh chung và bối cảnh riêng Bối cảnh chung là bối cảnh bao trùm,mang tính quốc tế, có ảnh hởng lớn đến tất cả các bên Bối cảnh riêng là bốicảnh của từng bên (bối cảnh nội tại), có ảnh hởng trực tiếp đến ý đồ, kế hoạch,yêu cầu và quyết định của từng bên

Bối cảnh chung và bối cảnh riêng thờng có quan hệ lẫn nhau, nhng bốicảnh riêng thờng có tác động ảnh hởng trực tiếp lớn hơn với từng bên Bốicảnh riêng thuộc phạm vi của từng bên và có nhiều yếu tố cần đợc giữ bí mật

đối với bên kia, hoặc cũng có thể do thiếu thông tin mà bên đối tác không hiểu

đồng thời vẫn giữ quyền chủ động và bí quyết của mỗi bên

1.5.2 Thời gian và địa điểm đàm phán:

Xét về mặt thời gian, đàm phán là một quá trình, có khởi điểm và kết

điểm, có thể chia ra thành nhiều bớc để thực hiện quá trình đi tới kết điểm làquá trình đạt đợc phơng án với những điều kiện chấp nhận đợc, hoặc ở mứccao nhất hoặc ở mức thấp nhất

Khi tiến hành đàm phán cần lu ý rằng:

- Kiên nhẫn để giữ bí mật điểm chết với đối phơng Mức thấp nhất có

thể chấp nhận đợc gọi là điểm chết, nó gắn liền với thời điểm có thể kết thúc

đàm phán Nói cách khác điểm chết là điểm mà tại đó giới hạn về quyền lợi vànghĩa vụ mà các bên có thể chấp nhận đợc

- Tìm hiểu điểm chết của đối phơng thông qua thăm dò, quan sát thái độ

của đối phơng để xác định khoảng dao động về quyền lợi cũng nh về thời gian

- Địa điểm đàm phán có thể đợc chọn tại địa bàn của một bên tham gia hoặc cũng có thể chọn một địa điểm trung gian độc lập Thông thờng việc

chọn địa điểm tại địa bàn của bên nào thì bên đó có u thế hơn, ít nhất là vềmặt tâm lý Trong thực tế, ngời ta thờng chọn một địa điểm trung gian độc lập

để tiến hành đàm phán và điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi và khách quanhơn cho các bên tham gia

1.5.3 Năng lực đàm phán:

Năng lực đàm phán là yếu tố có ảnh hởng quyết định đến tiến trình vàkết quả đàm phán Năng lực đàm phán bao gồm t chất chức vụ của ngời đàmphán, các quan hệ xã hội, uy tín cá nhân, sự hiểu biết, lòng tự tin, khả năngthuyết phục, tính kiên nhẫn và có chiến thuật đàm phán thích hợp Nhìnchung, nhà đàm phán ít nhất phải có đợc ba loại năng lực cơ bản nh sau:

* Năng lực chuyên môn: yêu cầu về chuyên môn đối với nhà đàm phán

trong kinh doanh đối ngoại là phải có một trình độ nhất định (cả lý luận vàkinh nghiệm thực tiễn) về kinh doanh nói chung và kinh doanh quốc tế nóiriêng Đặc biệt nhà đàm phán phải có hiểu biết rất chi tiết, cụ thể về nội dung,

đối tợng và mục đích của cuộc đàm phán do mình đảm nhiệm Năng lựcchuyên môn này thể hiện ở sự am hiểu sâu về một hoặc một số lĩnh vựcchuyên môn nào đó có liên quan đến cuộc đàm phán đó nh am hiểu nền kinh

tế, về thơng mại, về kỹ thuật công nghệ, về pháp lý

* Năng lực pháp lý: là khả năng của ngời đàm phán trong việc nắm

vững luật pháp nớc mình, luật pháp nớc đối tác cũng nh luật pháp quốc tế, đặc

biệt là luật có liên quan đến lĩnh vực kinh doanh quốc tế Trong quá trình đàmphán, nhà đàm phán phải đảm bảo tính công khai và phải có đầy đủ t cáchpháp lý để đại diện cho công ty của mình khi tham gia đàm phán ký kết hợp

đồng

* Năng lực mạo hiểm: Trong kinh doanh nói chung và kinh doanh quốc

tế nói riêng, muốn thu lợi nhuận cao, thông thờng nhà kinh doanh phải biếtchấp nhận rủi ro và dám mạo hiểm, biết vợt qua thất bại để đi tới thành công.Vì vậy để có đợc thành công trong đàm phán, nhà đàm phán cũng cần phải cónăng lực mạo hiểm, tức là phải dũng cảm, vững vàng và đôi khi cũng cần phảiquyết đoán (trên cơ sở đã hiểu biết và phân tích tình huống rõ ràng) để không

bỏ lỡ thời cơ

1.5.4 Đối tợng, nội dung và mục đích của đàm phán:

Mỗi cuộc đàm phán đều có đối tợng, nội dung và mục đích nhất định

Đối tợng, nội dung và mục đích cần phải đợc làm rõ ngay từ đầu để đảm bảocho cuộc đàm phán có thể đi tới kết quả nh mong muốn của các bên tham gia.Trong đàm phán kinh doanh đối ngoại, đối tợng, nội dung và mục đích đợcxác định nh sau:

* Đối tợng của đàm phán kinh doanh đối ngoại là các hoạt động mua

bán trao đổi hàng hoá và dịch vụ, hoạt động chuyển giao công nghệ, hoạt

động đầu t mang tính quốc tế (tức là trong các bên tham gia ít nhất phải cóhai bên có quốc tịch khác nhau) Đối tợng này phải đợc xác định rõ cho từngcuộc đàm phán cụ thể

* Nội dung của các cuộc đàm phán kinh doanh đối ngoại chủ yếu là

tiến hành bàn bạc, thoả thuận các vấn đề nh giá cả, chất lợng, mẫu mã, phơngthức và điều kiện cơ sở giao hàng, phơng thức đầu t, trách nhiệm của các bêntham gia, điều kiện bảo hành khiếu nại và giải quyết tranh chấp nếu có Vấn

đề trọng yếu của nội dung đàm phán đợc xác định tuỳ thuộc vào từng hoạt

động cụ thể Chẳng hạn nh trong đàm phán về hoạt động đầu t thì loại hình

đầu t, hình thức góp vốn là những vấn đề đợc các nhà đàm phán quan tâm đầutiên, còn trong đàm phán mua bán hàng hoá thì thông thờng giá cả, chất lợng

và điều kiện giao hàng là những vấn đề đợc bàn bạc nhiều nhất

* Mục đích của đàm phán: Nói chung mục đích cuối cùng mà các nhà

đàm phán kinh doanh quốc tế đặt ra và phấn đấu đạt đợc là một hợp đồng mua

bán hàng hoá dịch vụ, hoặc hợp đồng chuyển giao công nghệ, một dự án đầut mà hai bên có thể chấp nhận đợc.

Trong quá trình đàm phán, các nhà đàm phán cần phải bám sát đối ợng, nội dung và mục đích đã đợc xác định, đồng thời thấy điểm nào cha cụthể cần thảo luận để làm rõ thêm

t-Chơng II:

Nghệ thuật đàm phán trong kinh

doanh đối ngoại

2.1 Những nguyên lý của nghệ thuật đàm phán nói chung:

2.1.1 Tất cả các bên đều thắng qua một cuộc thơng lợng thành công

Ngay từ khi bớc vào một cuộc thơng thuyết, tất cả các bên tham gia đềumong muốn có đợc sự thành công Mục tiêu của đàm phán thật ra là phảinhằm đạt đợc một thoả hiệp chứ không phải là một chiến thắng hoàn toàn Cả

hai bên đều phải cảm thấy họ đã đạt đợc những mục tiêu tối đa của mình Sựthành công của một cuộc đàm phán phụ thuộc vào những yếu tố sau đây:

A - Vấn đề có thơng lợng đợc hay không

B - Những ngời thơng thuyết đều chẳng những quan tâm đến việc nhận

và cả việc cho, nên có thể bằng lòng trao đổi một giá trị này lấy giá trị kia và

do đó muốn tiến đến hoà nhập

C - Các bên thơng lợng tin cậy nhau đến một mức nào đó Nếu khôngthế, một sự thặng d quá độ những điều khoản an toàn sẽ khiến cho đàm phántrở thành bất khả thi

- Đón bắt cơ hội: theo sự phân tích một cách logic tình hình

thực tế của quá trình đàm phán, ta có thể tìm thấy những cơ hội để đạt

đợc một sự thoả hiệp có lợi Để tận dụng cơ hội có lợi đó, phải có sựchuẩn bị đầy đủ để sẵn sàng nắm bắt khi thời cơ đến

- Tìm kiếm cơ hội: một nhà đàm phán có kinh nghiệm không

chỉ biết đón bắt thời cơ mà còn phải chủ động tìm kiếm cơ hội, chủ

động tạo ra thời cơ cho sự thành công

- Thức thời: cơ hội có thể đến bất cứ lúc nào, đôi khi nó ở ngay

trớc mắt chúng ta Điều quan trọng là phải thức thời, phải nhận diện

đợc thời cơ và nắm bắt lấy nó

2.1.3 Đừng bao giờ dồn đối thủ của mình đến chân tờng

Một trong những bài học đầu tiên mà nhà đàm phán bắt buộc phải học

đó là biết khi nào phải dừng lại Một thoả hiệp hoàn toàn có tính cách mộtchiều thì tự nó bao hàm yếu tố bất ổn và chung cuộc sẽ cho thấy chỉ là một sựphí phạm về thời gian và công sức Nó hàm chứa mầm mống một sự thất bại

và phá vỡ quan hệ làm ăn giữa các bên trong đàm phán Tốt hơn hết đừng baogiờ đạt cho đợc mọi giải pháp tối u và do đó dồn đối thủ của mình đến chân t-ờng

2.1.4 Con ngời là chủ thể của mọi cuộc thơng lợng:

Thơng lợng chỉ xảy ra giữa con ngời với con ngời Tuy nhiên khôngphải lúc nào con ngời cũng hành động theo một chuẩn mực hợp lý, con ngời

có khi hành động theo bản năng cũng có khi theo lý trí

Hiểu rõ vấn đề trên là rất cần thiết đối với chúng ta Khi bớc vào mộtcuộc đàm phán kinh doanh quốc tế, cho dù là đàm phán giữa các cá nhân, cácnhà doanh nghiệp, cho dù là cuộc đàm phán giữa các tổ chức hay giữa cácquốc gia về bất cứ vấn đề gì thì ngời đại diện - chủ thể của cuộc đàm phán -vẫn là những con ngời bằng xơng bằng thịt Dù cuộc đàm phán có khó khăn

đến đâu, vấn đề đàm phán đặt ra có khó giải quyết đến nh thế nào đi nữa, ngời

ta vẫn có thể đạt đợc một thoả thuận có lợi nếu biết khéo léo lợi dụng yếu tốcon ngời Một công việc dù khó khăn đến mấy nếu biết thu phục nhân tâm thì

sẽ trở nên dễ thực hiện hơn nhiều

2.1.5 Thông tin là yếu tố then chốt quyết định thắng lợi trong đàm phán

Việc tìm tòi, xử lý thông tin giúp chúng ta tiên liệu đợc chiến lợc trongmột cuộc đàm phán sắp diễn ra Chẳng ai có thể thành công trong đàm phán

mà không hiểu biết gì về đối phơng cũng nh nội dung những vấn đề mình cầnthảo luận Trong kinh doanh, ai hiểu đợc nhu cầu, chớp đợc thời cơ thì sẽthành công Điều cốt lõi của vấn đề trên là phải nắm đợc thông tin Có nắm đ-

ợc thông tin mới có thể hành động nhanh, kịp thời, chuẩn xác đợc

2.1.6.Nên rèn luyện khả năng tiên đoán ý đồ của đối phơng

Khả năng tiên đoán đợc những giả định của ngời khác có thể đa đếnnhững thành công ngoạn mục trong kinh doanh Tất cả các đối tác đều là conngời và con ngời không thể sống mà không có những giả định Khi chúng talái xe trên đờng, chúng ta đem sinh mạng mình đặt cợc trong một sự tin tởngrằng mọi ngời đều đi đúng luật Khi chúng ta lên máy bay, chúng ta yên chí là

nó sẽ đi đến nơi về đến chốn Trong kinh doanh cũng vậy, bất cứ ngành hàngnào càng nhiều rủi ro thì lợi nhuận càng cao Chính vì vậy, nhà kinh doanhmuốn thành công thì phải biết chấp nhận rủi ro và càng có nhiều giả địnhnhiều tin tởng Để đạt đợc thành công trong đàm phán, nhà đàm phán phải lựa

và nắm bắt đợc niềm tin và những giả định của đối phơng

2.1.7 Đặt bẫy:

Một giả định ẩn dấu đã cố ý đợc sử dụng để tạo bất lợi cho đối phơng.Mặc dầu các biểu hiện của hành vi con ngời là rất phức tạp nhng vẫn có thểtiên đoán trớc và hiểu đợc Nó tuân theo một mô hình phát triển có thể nhậnbiết đợc và một logic nội tại của riêng nó Trong một số tình huống nào đó,những tiên đoán nh thế trở nên rất đơn giản nếu nh chúng ta xem xét hành

động của mỗi cá nhân nh những thành phần của một cộng đồng lớn hơn Lúcnày chúng ta có thể sử dụng những định luật xác suất của toán học Vậy hãycho đối phơng của chúng ta những tình huống mà lời giải đã nằm sẵn trongtay mình

Đánh vào chỗ không đề phòng, xuất bất kỳ ý khiến đối phơng thua mà

không kịp trở tay Trong mu lợc quân sự cũng nh trong kinh doanh “bỏ ra thứ ngời ta thích - cấp cho thứ ngời ta cần” là thủ đoạn đợc dùng khá phổ biến.

Nội dung của nó là nhằm vào dục vọng và nhợc điểm về mặt tâm lý của đốiphơng Ngời ta áp dụng một số biện pháp nào đó để bên đối tác lơ là cảnhgiác, rệu rã về ý chí thậm chí kiêu căng khinh địch, cuối cùng bên dùng kế sẽnắm thời cơ thu về thắng lợi Chủ đạo của mu lợc này là chủ động tạo điềukiện nhằm làm cho đối tác mắc sai lầm, tìm cho phía mình một kẽ hở có thể

lợi dụng Trong đàm phán kinh doanh quốc tế, khi quán triệt nguyên tắc “cấp cho cái ngời ta cần”, thì vấn đề quan trọng là phải nắm đợc nhu cầu của phía

đối tác

2.2 Vấn đề văn hoá trong đàm phán thơng mại quốc tế:

2.2.1 Đặc điểm văn hoá ảnh hởng đến đàm phán giữa những bên có nền văn hoá khác nhau:

a Việt Nam:

“Về tính chất tinh thần thì ngời Việt Nam thông minh, nhng xa nay ít thấy ngời có trí tuệ lỗi lạc phi thờng Sức kí ức thì phát đạt mà giàu trí nghệ thuật hơn trí khoa học, giàu trực giác hơn luân lý Phần nhiều ngời có tính ham học song đa số thích văn chơng phù hoạ hơn thực học, thích thành sao, hình thức hơn t tởng hoạt động Não tởng tợng thờng bị não thực tiễn hòa hoãn bớt nên dân tộc Việt Nam ít ngời mộng tởng mà phán đoán thờng có vẻ thiết thực lắm Sức làm việc khó nhọc,nhất là ngời ở miền Bắc thì ít có dân tộc bì kịp, cảm giác hơi chậm chạp, song giỏi chịu đau đớn khổ cực và hay nhẫn

nhục Thờng thì nhút nhát và a chuộng hoà bình song ngộ sự thì cũng biết hy sinh vì đại nghĩa Não sáng tạo thì ít, nhng mà bắt chớc thích ứng và dung hoá thì rất tài Ngời Việt Nam rất trọng lễ giáo, song cũng có não tinh vật, hay bài bác chế nhạo”( Theo Giáo s Đào Duy Anh khi ông viết cuốn "Việt

Nam văn hoá sử cơng")

- Văn hoá giao tiếp và nghệ thuật ngôn từ của ngời Việt Nam:

+ Xét về thái độ đối với việc giao tiếp, có thể thấy đặc điểm ngời ViệtNam là vừa thích giao tiếp (thể hiện là thích thăm viếng và có tính hiếukhách), vừa rụt rè

+ Xét về quan hệ giao tiếp, văn hoá nông nghiệp với đặc điểm trọngtình ngời đã dẫn ngời Việt Nam tới chỗ lấy tình cảm làm nguyên tắc ứng xử

+ Với đối tợng giao tiếp, ngời Việt Nam có thói quen a tìm hiểu, quansát,đánh giá, Tuổi tác, quê quán, trình độ học vấn, địa vị xã hội, tình trạnggia đình (bố mẹ còn hay mất, đã lập gia đình hay cha, con cái ra sao ) lànhững vấn đề ngời Việt Nam thờng quan tâm Thói quen a tìm hiểu này khiếncho ngời nớc ngoài nhận định rằng ngời Việt Nam a tò mò

+ Xét về chủ đề giao tiếp, ngời Việt Nam có đặc điểm là trọng danh dự.Ngời Việt Nam đợc đánh giá là trọng danh dự đến mức sĩ diện Danh dự gắnvới năng lực giao tiếp: Lời hay nói ra để lại dấu vết, tạo thành tiếng tăm; lời

dở nói ra,truyền tới tai nhiều ngời tạo thành tai tiếng

Lối sống trọng danh dự dẫn đến cơ chế tin đồn, tạo lên d luận nh mộtthứ vũ khí lợi hại bậc nhất của cộng đồng để duy trì sự ổn định của làng xã.Ngời Việt Nam sợ d luận tới mức, nh có nhà văn đã viết, họ "chỉ dám dựa theo

d luận mà sống chứ không ai dám dẫm lên d luận mà đi theo ý mình"

+ Về cách thức giao tiếp, ngời Việt Nam a tế nhị, ý tứ và trọng sự hoàthuận

Tính tế nhị khiến cho ngời Việt Nam có thói quen giao tiếp "vòng votam quốc", không bao giờ mở đầu trực tiếp, đi thẳng vào vấn đề nh ngời phơngTây

Lối giao tiếp a tế nhị, ý từ là sản phẩm của một lối sống trọng tình vàlối t duy coi trọng các mối quan hệ Nó tạo lên một thói quen đắn đo cân nhắc

kỹ càng khi nói năng Chính sự đắn đo cân nhắc này khiến cho ngời Việt Nam

có nhựơc điểm là thiếu tính quyết đoán để tránh khỏi quyết đoán, và đồngthời giữ đợc hoà thuận, không làm mất lòng ai.

b Anh quốc.

Nớc Anh là xứ sở của shake hand (bắt tay) Mặc dù ngời Anh đợc coi làngời sáng tạo ra cái bắt tay, nhng họ chỉ dùng một cách rất hạn chế, họ dànhcho những dịp lớn; những buổi giới thiệu trịnh trọng, những buổi khen tặng, đixa Theo thông lệ, ở Anh quốc, tốt nhât là bạn nên chờ họ đa tay ra trớc Đốivới một số ngời (đặc biệt là phụ nữ) họ chỉ làm dấu bằng đầu Nếu họ làm

điều đó, bạn cũng nên bắt chiếc theo Không nên hôn tay một phụ nữ ở nớcAnh

Ngời Anh xem nh là bất lịch sự khi nói chuyện với một ngời nào đó mà

họ không đợc giới thiệu Tại Anh, xng hô nên dùng các từ Sir hay Madam cónghĩa là ông hay bà Tốt nhất ta nên đợc coi là lịch sự quá đáng hơn là khi bịcoi là thiếu giáo dục Bạn không nên gọi một ngời bằng tên với kiểu này nh SirNam hay Sir Colin mà nên gọi bằng họ hay cả họ và tên nh Sir Fillback haySir Colin Pine

Ngời Anh coi trọng chuyện riêng t và kín đáo, do đó khi bạn đến vănphòng của họ, đừng bao giờ liếc nhìn hay thậm chí xem nhứng giấy tờ và văn

th của họ Khi tiếp xúc với ngời Anh, bạn nên để vòng đeo tay và nhẫn quý ởnhà bởi vì họ không có thói quen tin tởng đàn ông có dùng đồ trang sức

Ngày làm việc của ngời Anh thờng bắt đầu từ lúc 9 giờ sáng và kết thúclúc 5 giờ chiều Các bữa tiệc làm ăn thờng diễn ra buổi tra

Một đặc điểm nữa cần lu ý là tuyệt đối không đợc bông đùa về nữHoàng Anh

c Pháp.

Ngời Pháp có thói quen dùng cả thân thể để truyền đạt ý nghĩa khi nóichuyện: mắt, tay Do đó, cách tốt nhất là bạn nên học những cử chỉ này trớckhi đàm phán với đối tác là ngời Pháp Đừng bao giờ đút tay vào túi khi nóichuỵên với ngời Pháp Ngời Pháp có thói quen bắt tay khi đến và khi ra về

Ngời Pháp rất tôn trọng những ngời biết ngôn ngữ của mình, dù bạn nóisai đến đâu cũng dễ dàng đợc chấp nhận hơn là không biết một chút tiếng

Pháp nào Giữa những ngời quen biết thân thiện, hay ngời trong gia đình, lúc

đến, lúc đi, một cái hôn để lại hai bên má là chuyện thờng tình, ngay cả khi

tr-ớc đám đông Tuy nhiên bạn nên nhớ điều này không có trong quan hệ làm ănnhững ngời đàn ông mà chỉ giữa ngời đàn ông với ngời đàn bà hay giữa ngời

đàn bà với nhau hay giữa hai ngời đàn ông trong một gia đình

Ngời Pháp rất nghiêm túc trong công việc Ngày làm việc bắt đầu từ8.30, nghỉ ăn tra lúc 12.30 và làm việc lại lúc 3 giờ hay 3.30 cho đến 6 giờ hay6.30 là doanh nhân lịch sự, ta phải biết sửa soạn ăn uống một mình trong giờ

ăn tra vì lúc này sẽ nhiều ngời về nhà ăn tra hay nghỉ tra

Ngời Pháp rất cẩn trọng đối với những ai đờng đột đến đề nghị làm ănvới họ Họ tôn trọng những truyền thống của Châu Âu đòi hỏi các công tycũng nh các cá nhân phải đợc giới thiệu đoàng hoàng Do đó, khi tiếp xúc làm

ăn, bạn nên nhắc đến tên những ngời họ biết và nể trọng Một nguyên tắc cầnghi nhớ đó là bạn bắt buộc phải hẹn trớc và nếu đợc phải có xác nhận bằng th.Nếu họ không đề nghị đợc gọi bằng tên thì bạn cần dùng Monsicur và Madam

để gọi họ

Đối với ngời Pháp, lúc nào bạn cũng cần tế nhị, thong thả, đừng bao giờ

tỏ ra là bạn sốt ruột hay bực mình.Th từ rất đợc xem trọng và ngời Pháp thíchxác nhận các chi tiết bằng th Trang phục kinh doanh ở Pháp luôn trịnh trọng

và đứng đắn: nam giới bắt buộc phải dùng com - lê sậm màu, sơ mi trắng và

cà vạt: phụ nữ luôn ăn mặc chỉnh tề Không thể đến dự một cuộc giao dịchbằng các trang phục khác

Ngời Pháp hiếm khi dùng mời khách kinh doanh đến nhà nhng nếu bạn

đợc mời, nhớ đem theo hoa hay sôcôla cho nữ chủ nhân Ngoài ra, nếu bạnmời ngời Pháp đi ăn tối, bạn cần phải dẫn họ vào nhà hàng thật sang, đắt tiền

Đây là một nghi thức vô cúng quan trọng vì một địa điểm không sang trọng sẽ

tỏ ra bạn là ngời thiếu quan tâm

d Mỹ:

Tại Mỹ, sau từ Mister phải là họ nh Mr Cooke Về chức vị, từ Doctor

đ-ợc dùng chung để chỉ cho các giảng viên đại học Một số trờng nổi tiếng nhHarvard Yacl là nơi mà Sir đợc sử dụng

Khi gặp nhau ngời Mỹ có thói quen giới thiệu tên họ của bạn và nơi bạn

đang công tác Khi nói chuyện, ba câu hỏi “Bạn từ đâu đến, bạn học ở đâu và bạn làm nghề gì” thờng đợc đề cập Tuy nhiên, ý nghĩa của các câu hỏi này

hoàn toàn không phải là tò mò hay mang những ý nghĩa truyền thống mà họchỉ muốn biết nơi bạn sinh ra, bạn học ở đâu và bạn kiếm sống nh thế nào màthôi.

Một đặc điểm cần nhớ nữa là ngời Mỹ là một dân tộc văn hoá sự khácnhau về văn hóa có thể thấy ở bất cứ nơi nào từ New York đến Los Angeles.Chủng tộc và tôn giáo là hai đề tài một nhà đàm phán cần tránh khi nóichuyện với nhau trong giờ nghỉ hay giờ ăn tra Bên cạnh đó, chính trị cũng làmột đề tài cần nói một cách thật tế nhị Ngoài ra, bạn có thể đề cập đến bất cứ

đề tài nào cũng đợc (kể cả chuyện riêng t) đừng ngạc nhiên nếu một ngời Mỹmới quen bạn vài ba phút đã hỏi bạn kiếm đợc bao nhiêu tiền và thậm chí còn

nghe ngời Mỹ nói “ I feel like a million dollars “ khi họ cảm thấy hạnh phúc.

Nếu bạn làm ăn với một doanh nhân ngời Mỹ, cử chỉ mời nhau đi ănhay dến nhà hoàn toàn đợc chấp nhận ngay cả khi bạn và họ mới chỉ biết nhaumột tiếng đồng hồ Khi đợc mời ăn tối, thông thờng hoa sẽ đợc gửi đến saubữa ăn để bày tỏ lòng cảm ơn họ Ngời Mỹ thờng đến bữa tối với đủ loại quàlạ thờng nhất: Từ bánh xà bông đến nớc hoa và tất cả những gì có thể Để bày

tỏ tính lịch sự của mình, hãy mở quà một cách phô trơng và bày tỏ thích thú

đối với món quà đó Tại Mỹ, ngời ta ăn tra lúc 12.30 và ăn tối lúc 7.00 giờ.Nếu đợc mời đến uống cafe, hãy đến vào lúc 10.30 hay 11.00 giờ, đó là giờuống cafe của ngời Mỹ

Khi giao tiếp với ngời Mỹ để bàn việc hợp tác đầu t hoặc kinh doanh

trái ngợc với chúng ta đôi khi còn "cao su" trong giờ giấc Ngời Mỹ đặc biệt coi trọng sự đúng giờ "Time is money: thời gian là tiền bạc" Do đó nếu trễ

hẹn từ 5 phút trở đi sẽ làm ngời Mỹ khó chịu Dù ta có xin lỗi vì lý do đặc biệtnào đó thì sự mở đâu vẫn bị kém phần hào hứng, thậm chí buổi họp bị huỷ bỏ

Do đó khi đã hẹn giờ là việc với ngời Mỹ, chúng ta phải đặc biệt chú ý đếnthật đúng giờ

Ngời Mỹ rất quan tâm đến hình thức của phòng họp, phòng làm việc.Các phòng này thờng đợc xếp đặt, bố trí thoáng sang và sạch Nhiều giám đốcthích treo những kỷ vật trên tờng, đặc biệt là những tấm hình ghi lại tấm hình

ông ta hoặc bà ta tiếp xúc với các quan chức nhà nớc trong không khí thânmật Có đợc quan hệ tốt với lãnh đạo quốc gia là niềm tự hào của các giám

đốc vì đây chính là bằng chứng sống động nhất về uy tín và sức mạnh củacông ty Ngoài ra, còn có ảnh chụp gia đình, cha mẹ, vợ chồng ,con cái họ rất

tự hào về cha mẹ, vợ chồng con cái họ Phần lớn những ngời có một gia đình

hoà thuận là những ngời thành đạt Vì vậy, ở vị trí ngời chủ nhà đón khách.Chúng ta cần chuẩn bị nơi hội họp nghiêm túc, sạch sẽ và thông báo chonhững ai có trong thành phần họp phải có mặt đúng giờ cùng những tài liệucần thiết cho cuộc họp.

Bắt tay là cử chỉ thân thiện thông thờng khi gặp mặt nhng cần chú ýrằng chỉ khi ngời phụ nữ đã chìa tay ra mới đợc bắt tay họ Ngời Mỹ ít bắt taylúc từ biệt nên không cần quá chú ý vào việc này

Khi đứng ở địa vị nớc chủ nhà, chúng ta phải chủ động tự giới thiệu trớc

và nếu có phụ nữ trong cuộc họp thì phải giới thiệu phụ nữ trớc tiên Lúc đóngời phụ nữ nhất thiết phải đứng dậy và tơi cời xã giao Nếu đã biêt tên kháchthì cần nhắc tên của họ trớc lời giơi thiệu tơng tự nh ở Việt Nam Lúc giới

thiệu chúng ta nói " Tha ông James Certer" rồi tiếp tục "tôi xin phép đợc giới thiệu bà Mỹ Hoa Tổng giám đốc tổng công ty … " Vì ngời Mỹ thông thờng

muốn tạo không khí thân mật, thoải mái trong cuộc gặp gỡ nên cũng có thể bổxung đôi nét đặc điểm thú vị về ngời đợc giới thiệu Để mọi ngời dễ nhớ tênnhau trong phát biểu nên cố gắng lập lại tên của nhau khi có dịp Ngời Mỹ cóthói quen khi nói chuyện chỉ nhìn vào mắt ngời đối thoại chừng một phút, do

đó nếu ta nhìn vào mắt họ chăm chú quá lâu, khách có thể bị lầm tởng làtrong hành động hay trên áo quần của họ có cái gì không ổn Trờng hợp bị gọisai tên hay nhầm tên, ta nên sửa giúp khách ngay từ đầu bằng cách cời thân

mật và nói " Tôi là Kiên, còn bà Minh ngồi bên trái là bà Hoa" Nếu ta đã biết một ngời từ trớc, nay đợc giới thiệu lại thì đừng vội vã nói " Tôi đã biết ông ấy rồi" mà để sau lời giới thiệu sẽ đỡ lời bằng câu: " Chúng tôi đã có dịp gặp nhau và biết nhau từ trớc".

Ngời Mỹ trong khi giao dịch, đàm phán thờng ngồi mà nói năng rấtthoải mái Đó là phong cách của họ chúng ta phải bỏ qua và thông cảm với họ.Bất cứ trớc đây họ là ngời nớc nào nhng khi đã vào quốc tịch Mỹ họ đều thích

đợc xem nh ngời Mỹ chính cống và không thích phân biệt đối xử Đó là điềurất tế nhị, cần đặc biệt chú ý khi đàm phán với ngời Mỹ

Ngời Mỹ cũng nh ngời Châu Âu có một số phép lịch sự tối thiểu mà

ng-ời châu á cần để ý trong khi giao tiếp Nếu ai đó hắt hơi, xổ mũi thì nếu ở gần

ta phải chúc phúc lành, cầu chúa phù hộ cho họ Ngoài ra khi có ai lỡ tay làm

đổ nớc, đổ rợu ra bàn thì phải lờ đi nh không trông thấy thì tốt hơn cả Chúng

ta phải ra chỗ vắng, tránh hỷ mũi, khạc đờm nhỏ nớc bọt chỗ đông ngời,

cộng Ngời Mỹ rất không a những mùi khác thờng nên phòng họp phải đợcthông gió, đẩy hết mùi khói thuốc lá còn đọng lại trong phòng ngời Mỹ thờngkhông hút thuốc trong phòng họp Mọi ngời cần đợc khử mùi lạ có thể phát ra

từ thân thể mình nh mùi hành tỏi, mùi thuốc lá, mùi rợu bia từ miệng, mùithuốc trị bệnh ngoài da, mùi dầu nóng, dầu bôi tóc Nếu dùng nớc hoa chỉ nêndùng loại nhẹ

Điều đáng chú ý nhất trong việc chuẩn bị là làm chu đáo các tài liệugiới thiệu sản phẩm bằng tiếng Anh cùng với các điều kiện thơng lợng thật rõràng, đơn vị đo lờng phải theo hệ Mỹ, giá phải tính bằng USD

Ngời Mỹ có đặc điểm nổi bật trong đàm phán là loại bỏ những lời lẽ r

-ờm rà để đi ngay vào mục đích cuộc họp Ngoài lý do tiết kiệm thời gian, họluôn muốn kết thúc nhanh chóng trong đàm phán Nếu thấy không có khảnăng buôn bán hoặc đầu t đợc gì với bạn, họ lập tức gạt vấn để ra một bên đểdành thời gian tiếp xúc thơng lợng với ngời khác

Cần chú ý rằng đàm phán với ngời Mỹ không phải chỉ khó về xác định

số lợng mà còn khó về chất lợng Yêu cầu về chất lợng công ty thị trờng Mỹkhá cao và sự đảm bảo về chất lợng không phải bằng lời hứa suông mà bằngnhững giấy xác nhận, càng nhiều càng tốt của các tổ chức quản lý chất lợng

có tiếng trên thế giới hoặc ít ra cũng của những công ty lớn của một nớc khác

Rõ ràng là ngời Mỹ thích đàm phán nhanh không phải là họ quá giỏi,quá sành những tính toán để đa ra những quyết định chính xác tức thì Đơngiản là phong cách của họ nh vậy Dĩ nhiên ngời Mỹ có cẩm nang là các bảnhợp đồng soạn sẵn Trong các hợp đồng đã đợc chuẩn bị kỹ lỡng từ trớc, ngời

Mỹ cố gắng khéo léo dựa vào các điều khoản những yếu tố ràng buộc chặt chẽ

về chất lợng, số lợng và thời hạn giao hàng, ngoài ra là những chi tiết có tínhchất pháp lý để khi cần có thể kiện nhà buôn nớc ngoài ra toà mà lúc đó thôngthờng ngời Mỹ dễ dàng thắng kiện Ngời Mỹ rất sành về luật, vả lại luật phápcủa họ rất đầy đủ và hầu nh thay đổi rất ít trong thời gian 200 năm qua

Có khi đàm phán xong mà cha ký đợc hợp đồng nhng để có cái ràngbuộc lẫn nhau, ngời Mỹ thờng đặt sẵn những loại giấy theo mẫu in sẵn có tácdụng giao kèo để lấy chữ ký của đối tác đầu t Muốn tránh để rơi vào những

điều phiền toái, cần phải đọc và hiểu kỹ những điều khoản đã lập Nếu cha rõcần xin khất đem về nhà nghiên cứu kỹ chứ đừng ký ngay dễ bị hố Nếukhông ổn, có thể yêu cầu ngời Mỹ chỉnh sửa cho đến khi đạt đợc sự hài lòng

mới nên ký Tóm lại, bình đẳng và hai bên cùng có lợi là nguyên tắc số mộttrong đầu t và kinh doanh.

e Cộng hoà Liên Bang Đức.

Để chào hỏi, ngời Đức thờng cúi ngời xuống và nện gót chân cử chỉnày có tên gọi là der diener Nó nhằm bày tỏ một sự cúi mình ít nhiều, ngaycả giữa đàn ông với nhau, cho ta biết tôn trọng ngời mình chào hỏi Bắt taycũng là một cử chỉ đợc a chuộng

Tại Đức, ngời ta đánh giá cao sự lịch sự dành cho phụ nữ dù làm bát

cứ hành động nào phô trơng nh giúp họ mặc hay cởi áo khoác ngoài, kéo ghế,xách túi đều đợc coi trọng

Ngời Đức trọng chức vị Các từ Herr: ông, Frau: bà, Fraulien: cô đợcdùng phổ biến Từ ông bà đợc đọc là Meine Herrs - chaften, đay là một kháiniệm rất quan trọng tơng đơng với qúy ngài ngời ta cũng gán từ Doktor chotất cả mọi ngời có học vị đại học, dù là tiến sỹ luật hay bác sỹ

Chính trị cũng là một đề tài không nên đem ra nói chuyện khi bạn tiếpkhách Tốt nhất, dù ở bất cứ quốc gia nào, bạn cũng nên bình luận về tình hìnhchính trị của quốc gia đó

Khi đợc mời đến nhà, bạn không đợc gửi hoa đến trớc mà phải đíchthân mang hoa tới và chú ý tháo giấy buộc hoa trớc khi tặng cho bà chủ nhà

Điều này khác hẳn với phong tục phần lớn các quốc gia trên thế giới là achuộng một giấy kính đẹp bọc ở ngoài

Nớc Đức, có thể nói, là vơng quốc của bia Nếu bạn vào uống bia cùngvới đối tác của mình thì nên nhớ rằng ngời bồi sẽ tiếp bia cho bạn mà khôngcần hỏi ý kiến để tránh bị say, bạn nên đạy nắp ca bia của bạn lại để thôngbáo rằng bạn uống nh vậy là đủ rồi

Nếu đối tác của bạn là phụ nữ, bạn cần luôn đi bên trái cô ta nếu ởngoài phố và đi trớc cô ta khi nên gác

f Nhật Bản.

Tại Nhật, việc kinh doanh diễn ra bất tận Khi làm ăn ở Nhật, bạn sẽthấy ngời Nhật thờng bắt đầu ngày làm việc bằng tiệc trà Ngời nào có hânhạnh đợc mời dùng trà nên theo sự hớng dẫn của chủ nhân chỉ sau khi tiệc tràkết thúc, bạn mới nên bàn chuyện làm ăn

Ngời Nhật rất coi trọng th tín Bạn cần đảm bảo xác định các giao dịchbằng giấy tờ Trớc khi lên đờng bạn cần phải gửi lịch trình của mình và hỏixem phía đối tác Nhật có đồng ý hay không Dân dộc Nhật, cũng nh nhiều dântộc khác, rất trọng sự đúng giờ.Phụ nữ thờng không đợc đi cùng chồng ăn tốikhi ngời ta bàn chuyện làm ăn.

Nếu bạn đến thăm một công ty Nhật lần đầu tiên, mang quà là một cửchỉ đợc đánh giá cao Hành động này đợc đánh giá là thiện chí của bạn vàcông ty bạn với đối tác Khi từ biệt, để tỏ ra mình là ngời lịch sự, hãy gửi mộtmón quà cho nhóm nhân viên làm việc trong phòng mà bạn gặp Đồng phụckinh doanh của ngời Nhật thờng là comlê thanh nhã màu xanh đậm hay xámvới sơ mi trắng Đừng coi trọng trang phục quá nổi bật khi đàm phán với ngờiNhật Tuy nhiên, bạn luôn luôn phải giữ vệ sinh nghiêm chỉnh và chải chuốt

Ngời Nhật là những ngời bắt chứơc giỏi, họ nắm băt những t tởng khoahọc tuyệt vời của các nhà đoạt giải thởng Nobel Phơng Tây biến nó thànhnhững sản phẩm Ngời Nhật không nổi bật trong danh sách những ngời đợcgiải Nobel, nhng họ lại là những ngời áp dụng vào thực tiễn các giá trị khoahọc một cách tuyệt vời

Ngời Nhật Bản tìm mọi cách để tránh làm cho ngời khác bị bẽ mặt Cònmột ngời Phơng Tây có tham vọng lớn thì lại bằng mọi cách để tin chắc rằngngời nào đó sẽ phải mất mặt.Điều đó tạo ra sự khác nhau lớn trong kinhdoanh Ngời Nhật Bản cảm thấy an toàn vì nhận thức đợc rằng họ sẽ không bịcác bạn đồng nghiệp hoặc ông chủ của mình làm cho phải xấu hổ

Đối với Nhật Bản, không có các trờng kinh doanh Phơng Tây thờngchế nhạo Nhật Bản đa vào quản trị kinh doanh những ngời đợc đào tạo khácao và cả những ngời cha đủ kinh nghiệm

Trong khi Nhật Bản có thể không có các trờng kinh doanh chính thức

thì họ lại có thể có rất nhiều trờng vừa học vừa làm (đào tạo tại chỗ - on the job training) Nhiều ngời Mỹ đã nói rằng ngời Nhật chỉ có một trờng kinh

doanh và nó có tên là USD

Nói chung các quan hệ tài chính của các công ty Nhật Bản hoàn toànkhác với các nớc phơng Tây các quan hệ với các ngân hàng là dài hạn vàmang tính hỗ trợ chứ không phải ngắn hạn và mâu thuẫn

Ngời Nhật Bản có cái gì đó nh một dạng năng lực kinh doanh cao cấp ditruyền: hơi giống cho những ngời do thái và đang âm mu sử dụng nó để trả thù

sự thất bại trong chiến tranh " Jap zips zap Brits" (Ngời Nhật vơn lên dũng mãnh nh ngời Anh) là một tiêu đề nổi tiếng khi công ty YKK khai trơng một

nhà máy ở Anh năm 1972

g Tây Ban Nha:

Nói chung, ở Tây Ban Nha, khi gặp nhau, ngời ta thờng bắt tay hoặcchào nhẹ bằng tay

Don hay dona là những chức vị do phép lịch sự, cho thấy vừa sự

tổntọng, vừa sự thân mật và thờng đợc dùng đến nhiều

Ngời Tây Ban Nha, cũng nh ngời Italia, rất lịch sự Ngay cả trẻ concũng thờng xuyên mang tất trắng khi đi chơi với những bộ quần áo rất nghiêmchỉnh Đối với ngời lớn, quần áo là lợt, giày đợc đánh xi là những tiêu chuẩnxã giao tối thiểu khi ra ngoài

i Trung Quốc:

Nói đến đặc điểm văn hoá của ngời Trung Quốc, ngời ta hay nghĩ đếnnhững lý luận của các nhà triết học Trung Hoa từ xa đến nay Văn hoá TrungQuốc chịu ảnh hởng mạnh mẽ của t tởng Nho giáo mà Khổng Tử và Mạnh Tử

đại diện, t tởng Đạo gia mà Lão Tử và Trang Tử đại diện, t tởng Pháp gia màHàn Phi Tử là ngời đại diện Các trờng phái Nho gia, Đạo gia, Mặc gia, Phápgia đều hớng ngời Trung Quốc vào t tởng trọng tích trữ, tiết kiệm, coi khinhtiêu dùng từ mấy ngàn năm qua Ngời Trung Quốc có tính dân tộc mạnh mẽ,

điều này có lợi cho các nhà kinh doanh Trung Quốc ở chỗ vào những thời

điểm khó khăn, họ có thể kêu gọi tinh thần dân tộc từ những đồng bào củamình

Hiện nay, các nhà kinh doanh Trung Quốc đang thể hiện một tác phong

làm việc "công nghiệp" kiểu phơng Tây nh trọng giờ giấc, cách làm việc ở

công sở, cách thức giao tiếp với các bạn hàng nớc ngoài, Tuy nhiên, màu sắc

thần bí của văn hoá cổ vẫn đợc thể hiện trong cách đi đứng, chọn ngày, giờlàm việc hay cả khi quyết định những vấn đề kinh doanh.

j.Phần Lan:

ở Phần Lan, bất cứ mùa nào cũng không nên mặc trang phục phổthông Ngời Phần Lan thích xng hô chức năng của họ trong lúc đàm phán.Nếu bạn không biết xng hô nh thế nào thì cứ xng là giám đốc, ngời Phần Lancũng sẽ hài lòng mặc dù có thể họ không phải là giám đốc Thơng gia PhầnLan tơng đối bảo thủ, một khi họ đã quyết định và bắt tay bạn thì sẽ có hiệulực nh ký một hợp đồng Đàm phán thờng tiến hành tại văn phòng chứ khôngphải tại bữa tiệc

Giao dịch xong là chúc mừng, buổi tiệc kéo dài và mời bạn đi tắm hơinớc Nếu từ chối lời mời tắm hơi nớc thì nên suy xét thật kỹ vì lời mời này làmột lễ nghi quan trọng, tỏ ra rằng bạn đã đợc hoan nghênh

Nếu thơng gia mời bạn đến nhà, nhớ đến đúng giờ và mang hoa tặng bàchủ (số lẻ 5 bông hoặc 7 bông hoa) Trớc khi chủ nhà mời rợu, bạn đừng cónếm t hức ăn Tránh nói chuyện chính trị, đặc biệt là chủ nghĩa trung lập vàchủ nghĩa xã hội ở Phần Lan, ngời Phần Lan, nam hay nữ gặp gỡ nhau đều bắttay Đó là biểu hiện sự hữu hảo, bạn không nên coi nhỏ lễ nghi này

Lễ nghi ở các nớc Bắc Âu giống nh Phần Lan Thuỵ Điển còn cầu kỳhơn Phần Lan Đan Mạch thì linh động hơn

k Các nớc Hồi giáo:

Đến các nớc ả Rập- Trung Đông, bạn nên thận trọng từng lời nói, cửchỉ Quán cà phê thờng là nơi gặp gỡ Giao dịch mua bán phải chuẩn bị uống

ít nhất hai tách và phê, nớc trà hoặc nớc giải khát khác

ở các nớc Hồi giáo, tốt nhất là cai rợu ở Iraq, đến thời kỳ ăn chaytrong tháng ăn chay, chỉ cần dùng những tấm vải trắng đậy những chai rợu ởcửa hàng Nhng ở ả Rập - xê út, nhân viên hải quan ở sân bay sẽ thu hồi rợucủa bạn, ở ả Rập - xê út, nên hạn chế hút thuốc, chụp ảnh không đợc hoannghênh Trang trí cây Nôen, phụ nữ lái xe là những điều kiêng kỵ Đợc mời

đến nhà chơi nên nhớ mang theo quà Bà chủ không có mặt trong bữa cơm,việc đón tiếp do đàn ông đảm nhiệm Nếu không may hỏi thăm sức khoẻ bàchủ sẽ phạm phải một sai lầm Nếu thơng gia nớc ngoài ngẫu nhiên gặp phảimột phụ nữ, không nên tiếp xúc quá lâu, nếu không sẽ bị nguy hiểm ở ả Rập

không nên đề cập đến vấn đề chính trị Trung Đông, không nên đề cập chínhsách dầu lửa quốc tế.

2.2.2 ảnh hởng của văn hoá đối với hành vi đàm phán kinh doanh:

a Khác biệt về ngôn ngữ và những cử chỉ hành vi không lời

Trong tất cả các thứ ngôn ngữ đợc sử dụng chủ yếu trong đàm phánkinh doanh, các câu hỏi và các câu tự bộc lộ thông tin là những hành vi ngônngữ đợc sử dụng thờng xuyên nhất Tuy nhiên, ngay cả đối với những hành vingôn ngữ xuất hiện nhiều nhất này thì các nhà giao dịch, đàm phán có quốctịch khác nhau cũng có tần suất sử dụng khác nhau 34% phát ngôn của nhàkinh doanh Trung Quốc trong đàm phán là câu hỏi, trong khi đó ngời Anh vàngời Đài Loan lại có xu hớng hỏi rất ít Bên cạnh câu hỏi và những câu tự bộc

lộ, trong đàm phán kinh doanh, những câu mệnh danh, cam kết, và hứa hẹncũng thơng xuyên đợc sử dụng trong các ngôn ngữ đàm phán thông dụng

Nhật Bản có thể đợc coi là nớc có phong cách đàm phán nhẹ nhàng vàlịch sự nhất Sự đe doạ, những mệnh lệnh, cảnh báo, câu nói không rất ít đợc

sử dụng, thay vào đó là những khoảng khắc im lặng, hứa hẹn, khuyến nghị vàcam kết Hàn Quốc có vẻ nh sẽ có phong cách đàm phán giống nh ngời lánggiềng khổng lồ, nhng thực tế phong cách đàm phán của các doanh nghiệp HànQuốc lại rất khác so với Nhật Bản Các nhà kinh doanh Hàn Quốc sử dụngnhiều câu mệnh lệnh, đe doạ hơn những nhà kinh doanh Nhật Bản, họ sử dụng

từ không và ngắt lời đối tác nhiều gấp 3 lần so với ngời Nhật Ngoài ra, ngờiHàn Quốc còn không bao giờ để khoảng thời gian chết trong một cuộc đàmphán Những nhà kinh doanh Trung Quốc có phong cách đàm phán khá giốngvời ngời Nhật, nhng họ thờng nghiêng về các phát ngôn mang tính trao đổithông tin Trong khi đó, các nhà đàm phán Đài Loan có phong cách giống ng-

ời Hàn Quốc Là một quốc gia với gần một nửa diện tích thuộc Châu Âu, nửacòn lai thuộc châu á, các nhà kinh doanh Nga có cách sử dụng ngôn ngữ và

cử chỉ gần giống nh những hàng xóm của mình ở châu á hơn là ở châu Âu.Pháp có thể là nớc có phong cách đàm phán nóng nảy nhất Ngời Pháp sửdụng nhiều nhất các câu mệnh lệnh, đe doạ, cảnh báo Ngời Pháp cũng thờngxuyên ngắt lời đối tác và rất hay nói không Cộng đồng ngời Canada nói tiếngPháp cũng có phong cách sử dụng ngôn ngữ và những hành vi không lời giống

nh những ngời anh em của họ Mỹ, Đức có cách sử dụng ngôn ngữ và nhữnghành vi không lời gần nh là tơng tự nh nhau Cách sử dụng ngôn ngữ, cử chỉ,

điệu bộ của họ không quá nhẹ nhàng nhng cũng không quá nóng nảy trong

đàm phán

b Sự khác biệt về quan niệm giá trị.

Có bốn quan niệm về giá trị thờng đợc hiểu khác nhau trong những nền

văn hoá khác nhau: khách quan, cạnh tranh, công bằng, và quan niệm về thời gian Trong đàm phán quốc tế, các nhà kinh doanh vẫn thờng đánh giá ngời

Mỹ luôn ra những quyết định dựa trên những thực tế rõ ràng mà không quantâm đến các nhân tố tình cảm, quan hệ khác Đó chính là sự thể hiện quanniệm của ngời Mỹ về sự khách quan Ngời ta thờng hay nghe thấy Kinh doanh

là kinh doanh, Kinh tế là hiệu quả quyết định chứ không phải vì con ngời…

nh là những câu nói cửa miệng của các nhà đàm phán Mỹ Đánh giá cao yếu

tố khách quan trong đàm phán, ngời Mỹ thờng tìm cách tách riêng yếu tố conngời ra khỏi những nội dung đàm phán Ngời Đức cũng thờng có xu hớngmuốn tách yếu tố quan hệ ra khỏi các lỹ lẽ đàm phán Tuy nhiên, đối vớinhiều nớc, nhất là các nớc châu á và Mỹ La tinh, quan niệm đó không thể ápdụng đợc Các nhà đàm phán châu á thờng có các quyết định đàm phánkhông khách quan, họ chịu ảnh hởng nhiều của yếu tố tâm lý, tình cảm vàquan hệ trong quá trình đàm phán Tính khách quan không phải là giá trị đợc

đề cao trong văn hoá của nhiều dân tộc ở phơng Đông

Cạnh tranh là một đặc điểm của đàm phán Đây là hình thức cạnh tranhgiữa ngời mua và ngời bán với t cách là hai bên đối tác trên bàn đàm phán Xuhớng vận động của các yêu cầu về giá cả và điều kiện trao đổi của bên mua vàbên bán là trái ngợc nhau Bên cung cấp hàng hoá dịch vụ ban đầu có xu hớng

đa ra mức giá cao với ít điều kiện trao đổi thuận lợi, sau đó hạ dần mức giá và

bổ sung thêm điều kiện trao đổi thuận lợi cho bên mua Ngợc lại, giá cả màngời mua đề nghị cho đối tợng trao đổi thờng phải nâng dần mức giá và giảmbớt các điều kiện u đãi

Cạnh tranh giữa hai bên đối tác trong đàm phán song phơng đợc hiểu làquá trình cả hai bên đàm phán về giá cả và các điều kiện trao đổi xu hớng vận

động nh trên Kết quả của quá trình cạnh tranh giữa hai bên đối tác chính làkết quả của cuộc đàm phán Kết quả của đàm phán là vấn đề có liên quan đếnquan niệm về công bằng Trong những cuộc đàm phán của các doanh nghiệpNhật Bản ngời mua thờng là những ngời có lợi ích nhiều nhất, vì trong văn hoádoanh nghiệp Nhật ngời mua thực sự là Thợng Đế, và trong thực tế họ có hớngdành cho ngời mua nhiều những điều kiện u đãi Trong khi đó kết quả những

cuộc đàm phán với đối tác Mỹ thờng dẫn đến một kết quả có lợi đồng đều chocả hai bên mua và bán.

Thời gian trong nền văn hoá khác nhau cũng đợc biểu hiện khác nhau.Theo Edward T.Hall, có hai quan niệm về thời gian là thời gian đơn và thờigian phức Ngời Mỹ, Đức là những điển hình của quan niệm thời gian đơn.Theo quan điểm này, giờ nào việc ấy, thời gian đợc coi nh một thứ hàng hoáhữu hình, thời gian đợc chia nhỏ gắn với những phần công việc cụ thể Hầuhết những nền văn hoá nghiêng nhiều về những giá trị thực dụng điều hiểuthời gian theo quan điểm thời gian đơn Những nhà đàm phán ở nền văn hóanày thờng có tác phong rất đúng giờ Trong các cuộc đàm phán họ thờngxuyên nhìn đồng hồ đeo tay Họ có thói quen muốn phân chia đàm phán theomột trình tự thời gian Kéo dài thời gian đàm phán là sức ép để họ có nhợng

bộ nhất định

Đối ngợc với quan niệm thời gian đơn là thời gian phức Quan niệm thờigian phức phổ biến trong những nền văn hoá hình tợng, có pha sự thực dụngnhng vẫn chức đựng nhiều những yếu tố tâm linh, lãng mạn Châu á và Mỹ

La Tinh là những nơi thờng hiểu thời gian theo quan niệm thời gian phức.Quan niệm thời gian phức chỉ chú trọng vào yếu tố kết quả công việc màkhông chú ý nhiều việc phân chia thời gian cụ thể để thực hiện công việc nhthế nào Đối với các doanh nhân theo quan niệm thời gian phức, họ thờngkhông có thói quen đúng giờ, ít quan tâm đến tầm quan trọng của tác phong

đó và thờng đổ lỗi cho những nguyên nhân khách quan

c Sự khác biệt về t duy và quá trình ra quyết định.

Khi đối mặt với một nhiệm vụ đàm phán phức tạp, hầu hết các nhà đàmphán phơng Tây đều có thói quen chia nhỏ nội dung đàm phán thành một loạtnhững công việc nhỏ Các vấn đề nh giá cả, vận chuyển, bảo hành, bảo d-ỡng… lần lợt đợc giải quyết Kết quả cuối cùng của đảm phán sẽ là tổng hợpkết quả đàm phán của tất cả các nội dung nhỏ Các nhà đàm phán Châu á lại

có xu hớng trái ngợc Họ không phân chia nội dung đàm phán các công việcnhỏ mà thờng cùng một lúc đàm phán tất cả các nội dung không theo mộttrình tự rõ ràng, và những nhợng bộ chỉ đạt đợc vào khi đàm phán đã sắp kếtthúc

Ngời Mỹ cho rằng đàm phán là một quá trình ra quyết định để giảiquyết vấn đề, một thoả thuận tốt nhất cho cả hai phía sẽ là giải pháp tốt nhất

cho vấn đề đàm phán Giải quyết vấn đề theo từng bớc, rồi tiến đến thoả thuậncuối cùng là cách mà ngời Mỹ thờng sử dụng

Tuy nhiên, đối với các nhà doanh nghiệp Nhật Bản, đàm phán lại là mộtquá trình phát triển quan hệ kinh doanh vì mục tiêu lợi ích lâu dài Vì vậy, cóthể những vấn đề cụ thể về một nội dung của cuộc đàm phán không quantrọng bằng những nhân tố khác liên quan đến tiềm năng, phát triển các mốiquan hệ lâu dài Những nội dung cụ thể của đàm phán sẽ đợc thoả thuận mộtcách tơng đối dễ dàng khi các nhà kinh doanh Nhật Bản đã nhìn thấy ở đối táctơng lai hợp tác lâu dài, có lợi cho cả hai bên

2.3 Nghệ thuật tổ chức đàm phán kinh doanh quốc tế:

Hoạt động kinh doanh quốc tế thờng phức tạp hơn rất nhiều so với kinhdoanh nội địa vì rất nhiều lẽ nh: các bạn hàng ở rất xa nhau, ngôn ngữ bất

đồng, hoạt động kinh doanh lại chịu sự điều tiết của nhiều hệ thống pháp luật

Hệ thống chính sách kinh tế khác nhau, Do đó, để thực hiện kinh doanh cóhiệu quả cần phải tổ chức tốt việc đàm phán làm cơ sở cho việc triển khai kýkết và thực hiện các hợp đồng kinh doanh quốc tế Tổ chức tốt các cuộc đàmphán kinh doanh quốc tế đòi hỏi phải thực hiện một loạt các công việc nh tổchức thu thập và xử lý thông tin; phân công công việc cho các thành viên đoàn

Trên cơ sở thoả thuận, thống nhất các vấn đề đã đợc bàn bạc trong đàmphán, đôi bên tiến hành ký kết các hợp đồng kinh doanh quốc tế và tổ chứcthực hiện các hợp đồng đã ký Tổ chức và thực hiện tốt các cuộc đàm phánchính là một dịp tốt để các bên ký kết hợp đồng kinh doanh quốc tế có cơ hộigặp gỡ nhau, tạo điều kiện cho việc hiểu biết nhau tốt hơn và duy trì đợc quan

hệ lâu dài với nhau

Để cho cuộc đàm phán có thể tiến hành trôi chảy và đa lại kết quảmong muốn, trớc hết phải đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Am hiểu đầy đủ về thị trờng kinh doanh:

+ Có các quy tắc và luật quốc gia về kinh doanh đối ngoại

+ Làm quen với các quan điểm và tác phong kinh doanh của các doanhnhân nớc ngoài

b Các công việc phải làm trong tổ chức đàm phán:

Nhìn chung các công việc phải làm trong tổ chức đàm phán là một loạtcác công việc có liên quan đến việc lập và thực hiện các kế hoạch Do đó khinói đến tổ chức đàm phán chúng ta chỉ cần nói là tổ chức lập và thực hiện kếhoạch đàm phán là đủ Tuy nhiên để thuận tiện cho việc nghiên cứu và ápdụng trong phần này, tổ chức đàm phán sẽ đợc phân ra thành:

- Tổ chức thu thập và xử lý thông tin:

Đây là khâu mở đầu của mọi quá trình Nó liên quan đến các vấn đề nh:

Đánh giá đại vị, uy tín và khả năng của bản thân doanh nghiệp cũng nh của

đối tác đàm phán Thông tin phục vụ trớc hết cho quá trình lập kế hoạch đàmphán và hơn nữa đợc sử dụng để ra những quyết định điều chỉnh trong quátrình đàm phán

- Tổ chức nhân sự của quá trình đàm phán:

- Tổ chức lập kế hoạch, xây dựng chơng trình đàm phán

Việc lập kế hoạch và xây dựng chơng trình đàm phán là công việc liênquan đến sự chuẩn bị của nhóm cũng nh của từng cá nhân nh đã nói ở trên

Hiện nay trong việc phân chia các giai đoạn của quá trình đàm phán

có nhiều quan điểm Có ý kiến cho rằng, nên phân chia quá trình đàm phánthành:

+Giai đoạn1: Mở đầu

+ Giai đoạn 2: Truyền đạt thông tin

+ Giai đoạn 3: Lập luận

+ Giai đoạn 4: Vô hiệu hoá lập luận của đối tác

+ Giai đoạn 5: Ra quyết định

Có ý kiến nhìn nhận quá trình đàm phán bao gồm:

+ Bớc 6: Cải tiến liên tục

Dù với bất cứ cách phân chia nào thì công việc của một nhà tổ chức

đàm phán rất quan trọng, nó bao gồm:

+ Các công việc để chuẩn bị cho bản thân cho cuộc đàm phán từ khâuthu thập thông tin đến xây dựng kế hoạch chung, kế hoạch chi tiết để đạt đ-

ợc mục đích đề ra, luyện tập và thực hiện các chiến lợc và chiến thuật đàmphán đó

+Các công việc bổ trợ cho cuộc đàm phán ( từ việc lựa chọn thành phần

đoàn đàm phán, phân công các công việc chung, đôn đốc các thành viên thựchiện đến tổ chức các chơng trình ăn nghỉ, giải trí phục vụ đàm phán

- Tổ chức đàm phán

Đây chính là bớc thực hiện các kế hoạch đã đề ra, một số việc cần lu ýtrong khi tổ chức đàm phán đó là:

+ Theo dõi cụ thể, chi tiết những biểu hiện của cuộc đàm phán

+ So sánh với kế hoạch đề ra và tiến hành điều chỉnh kế hoạch, nếucần) Một vấn đề không bao giờ thay đổi trong việc lập kế hoạch là kế hoạch

ờng, uy tín, của các đối tác mà ta sắp phải bắt tay đàm phán Việc nghiêncứu thị trờng nớc ngoài đòi hỏi phải thu thập đợc thông tin, tổ chức tìm kiếmnguồn tin, phải có phơng pháp thu thập và xử lý có hiệu quả các thông tin đợcthu thập và phổ biến kịp thời cho các đơn vị,bộ phận có liên quan Việc thuthập thông tin có thể thông qua nhiều kênh khác nhau nh:

+ Thông tin của các tổ chức quốc tế chuyên ngành nh Liên Hiệp Quốc(UNCTAD, WTO, ITC, ESCAP, ) của các tổ chức khu vực (EU, NAFTA,ASEAN, APEC, )

+ Sách báo thơng mại do các tổ chức quốc gia, các tổ chức phi Chínhphủ và các nhà xuất bản (niên giám thống kê của các nớc, thời báo tàichính, )

+ Nguồn tin từ các trung tâm ngoại thơng, Phòng thơng mại và côngnghiệp, từ các thông tin liên quan

+ Các thông tin bản thân doanh nghiệp thu thập đợc trên thị trờngthông qua trao đổi trực tiếp với các khách hàng nớc ngoài (bằng hình thứcquan sát, phỏng vấn, thử nghiệm thị trờng )

b Các thông tin cần thiết cho quá trình đàm phán:

Các dữ liệu ban đầu để đàm phán là:

+ Lịch sử và kinh nghiệm hiện tại;

+ Địa vị hiện tại trên thị trờng;

+ Chiến lợc và kế hoạch của hãng hiện nay và trong tơng lai

Việc nghiên cứu thờng bắt đầu từ việc điều tra rõ ràng chính bản thânmình và tình hình của mình, sau đó mới tiến hành thu thập thông tin về phía

đối tác Ví dụ: Tổng công ty đệt - may Việt Nam đang đàm phán với mộtcông ty của EU nhằm đạt đợc một licence sản xuất một loại quần áo thể thaomùa đông chuyên dụng Công ty của EU đó đề nghị mức thanh toán kỳ vụ là

phép công ty dệt may Việt Nam đợc độc quyền ở châu á và đợc bán sản phẩmtại tất cả các nớc trên thế giới Nhờ điều tra, Tổng công ty dệt may Việt Nambiết đợc rằng:

+ Công ty EU đó đang là ăn phát đạt với các sản phẩm này tại thị tr ờng

EU Tuy nhiên, các sản phẩm này không thâm nhập đợc vào thị trờng NhậtBản, NAFTA và một số thị trờng khác;

+ Không có cuộc đàm phán nào diễn ra giữa công ty EU đó với các bạnhàng nớc ngoài khác

Tổng công ty dệt may Việt Nam đã sử dụng thông tin này và đàm phánmua đợc trang thiết bị, tài liệu kỹ thuật với giá 120.000 USD và đợc sự ủng hộcủa các quan chức EU trong việc xuất khẩu sản phẩm sản xuất sang EU

d Các kỹ thuật thu thập và xử lý thông tin cần thiết cho quá trình

đàm phán.

Để có thể thu thập và xử lý thông tin cần thiết cho đàm phán, các bên

đàm phán thờng cân nhắc những vấn đề sau:

- Lựa chọn các nguồn thông tin:

Trong khâu lựa chọn các nguồn thông tin, doanh nghiệp cần quy địnhsơ bộ về mức độ thu thập tài liệu (khối lợng, chất lợng ) Chất lợng thu thậpthông tin thu thập đợc phụ thuộc vào:

+ Mức độ am hiểu thông tin nói chung của doanh nghiệp;

+ Phơng pháp thu thập thông tin;

+ Trình độ kiến thức chuyên môn của ngời thu thập thông tin

Thông tin thờng cung cấp cho ngời ra quyết định ở nhiều dạng khácnhau và từ nhiều nguồn Nó thờng tản mạn bao gồm các con số hoặc các đoạnvăn miêu tả Do đó bớc tiếp theo trong khâu này là doanh nghiệp cần phải tiếnhành lựa chọn và hệ thống hoá tài liệu đã thu thập đợc Có thể nói đây là sựtiếp tục quá trình thu thập tài liệu, song nó có vai trò quan trọng bởi lẽ nếukhông thực hiện nó, doanh nghiệp sẽ khó khăn trong việc ra quyết định, thậmchí có thể quyết định sai

- Xử lý thông tin:

Việc xử lý thông tin cho phép xác định mối quan hệ giữa hiện tợng, sựkiện bằng cách hệ thống hoá tài liệu, lựa chọn lý lẽ, lập luận phù hợp, rút ra

các kết luận cụ thể Việc xử lý thông tin thờng sử dụng các kỹ thuật của kinh

tế lợng và thống kê Những kỹ thuật chung nhất đó là:

+ Phân tích xu hớng và chuỗi thời gian;

Điều cần lu ý là đối với mỗi công việc cần dự đoán hay phân tích đều

có những nguồn thông tin hay và cách xử lý khác nhau Nó đòi hỏi sự nhanhnhạy và cách làm việc khoa học của các bên đàm phán

2.3.3 Tổ chức nhân sự của đàm phán:

a Vai trò của tổ chức nhân sự đoàn đàm phán:

Việc đàm phán đòi hỏi những ngời đàm phán phải nắm chắc các nghiệp

vụ, tự chủ và phản ứng nhanh, linh hoạt trớc các tình huống mà đối phơng đa

ra, phải bình tĩnh nhận xét, nắm đợc ý đồ, sách lợc của đối phơng và nhanhchóng có những biện pháp ứng xử kịp thời để đối phó trong những trờng hợpcần thiết hoặc quyết định ngay tại chỗ khi thấy thời cơ ký kết đã chín muồi

Nh vậy nếu nh thành phần của đoàn đàm phán không đầy đủ và kém về mặtchuyên môn sữ đem lại những kết quả bất lợi: hoặc không ký đợc hợp đồng,hoặc thua thiệt khi ký kết hợp đồng

Bên cạnh đó, thành phần của đoàn đàm phán còn phụ thuộc vào tậpquán của mỗi dân tộc Trong bất cứ trờng hợp nào, đặc bịêt khi ra nớc ngoài,việc tổ chức nhân sự của đoàn đàm phán còn liên quan đến văn hoá đàm pháncủa đối tác

Nói chung, có rất nhiều yếu tố ảnh hởng đến sự lựa chọn nhân sự của

đoàn đàm phán Những yếu tố đó, xếp theo thứ tự giảm dần tầm quan trọngbao gồm :

+ Nội dung tính chất của công việc đàm phán;

+ Giới hạn ngân sách;

+ Đặc điểm văn hoá của các bên tham gia đàm phán

Trên lĩnh vực kinh doanh quốc tế, các vấn đề đàm phán có thể đợc chiathành:

đó từ Thuỵ Sỹ sang Việt Nam việc đàm phán cũng có thể coi là đàm phán

đầu t nếu bạn đàm phán với đối tác Thuỵ Sỹ để họ chuyể dây chuyền đó vàoliên doanh giữa hai bên đang đợc xúc tiến thành lập tại Việt Nam Hiển nhiên

đàm phán phải đợc coi là đàm phán có tính chất công nghệ vì nó liên quan

đến việc đa công nghệ vào Việt Nam Với tính chất phức tạp của công việccầm thảo luận, thành phần đoàn đàm phán nhất thiết phải bao gồm chuyên giakinh tế, chuyên gia kỹ thuật, chuyên gia luật pháp và tất nhiên phải có trởng

đoàn và phiên dịch

Việc quyết định ai sẽ tham gia đoàn đàm phán phải tách biệt giữa cáccuộc đàm phán cá nhân quy mô nhỏ với các cuộc đàm phán theo đoàn có quymô lớn trong đó các mục tiêu nguyên tắc sẽ do một nhóm ngời đại diện Nh đãnêu ở trên, thành phần đoàn đàm phán tốt nhất là nên tập hợp các cá nhân có

đủ khả năng, thành thạo trong nhiệm vụ để đối phó với bất kỳ vấn đề nào cóthể nổi lên trong cuộc đàm phán

Thành phần cuối cùng của đoàn đàm phán chỉ nên đợc quyết định khithành phần đoàn đàm phán của đối tác đã đợc biết rõ Trong những trờnghoẹp đã biết thành phần của đối tác, nhà tổ chức sẽ đi đến quyết định cuốicùng là ai nên tham gia vào đoàn đàm phán Nếu nh doanh nghiệp phải đàm

phán về một lĩnh vực nào đó mà lại không có các nhà chuyên môn về lĩnh vựcnày thì nhân sự nên đợc lựa chọn theo một trong hai cách sau đây:

1 Thuê chuyên gia bên ngoài

2 Tiến hành đàm phán không có chuyên gia và tuyên bố với đối tác công khai vấn đề này.

Mỗi cách đều có những u và nhợc điểm riêng:

+ Nếu thuê chuyên gia từ bên ngoài đi đàm phán, doanh nghiệp sẽ thu

đợc những lợi ích từ trình độ chuyên môn, tận dụng những kinh nghiệm màchuyên gia đó đã tích luỹ đợc trong sự nghiệp của mình Tuy nhiên cả độ tincậy và trình độ am hiểu của chuyên gia đôi khi là vấn đề mà các doanhnghiệp rất khó lợng hoá

+ Nếu tiến hành đàm phán không có chuyên gia, doanh nghiệp sẽ phảituyên bố với đối tác là mình thiếu chuyên gia trong lĩnh vực đó Trong nhiềutrờng hợp, tuy doanh nghiệp phải ra quyết định chậm hơn do thiếu chuyêngia thì độ an toàn vẫn cao vì doanh nghiệp vẫn có thể bằng cách này hay cáchkhác, kiểm tra lại tính đúng đắn và lợi ích của điều khoản sẽ ký

+ Bổ sung hay hạn chế thành phần (nếu cần)

Tiến hành các công tác chuẩn bị khác liên quan đến nhân sự nh thủ tụcxuất (nhập) cảnh, đặt phòng khách sạn (nếu cần)

d Phân công trách nhiệm và tổ chức chuẩn bị của các cá nhân trong

đoàn đàm phán:

Đoàn đàm phán gồm các cá nhân Do đó ngoài việc chuẩn bị chung củatoàn nhóm, mỗi cá nhân cần tiến hành chuẩn bị riêng

Chuẩn bị của nhóm bao gồm:

+ Chuẩn bị về mặt nội dung đàm phán;

+ Chuẩn bị để sẵn sàng đối phó với các tình huống đám phán;

+ Chuẩn bị để lên đờng đàm phán (nếu phải đi nớc ngoài)

Công việc chuẩn bị của nhóm có thể đợc chia thành 4 phần nh sau:

+ Phần 1: Các công việc có liên quan đến việc đề ra sáng kiến tổ chức

+ Phần 4: Các công việc luyện tập nhằm đề phòng, xử lý các tình huống

cụ thể có thể xảy ra trong thơng lợng

Chuẩn bị của cá nhân bao gồm:

+ Tham gia các chơng trình chung của nhóm (chuẩn bị nội dung, chuẩn

bị luyện tập tình huống)

+ Các chuẩn bị mang tính chất riêng t nh quần áo, các vật dụng cá nhânkhác

Mỗi cá nhân sẽ tiến hành chuẩn bị những nội dung đã đợc phân công

đồng thời tìm ra những vấn đề liên quan đến các nội dung khác để phản hồilại cho trởng đoàn

Công tác chuẩn bị nhìn chung rất khó khăn và phức tạp Mỗi các nhântrong đoàn đàm phán cần có tinh thần trách nhiệm và cố gắng cao Nó đòi hỏingời chuẩn bị phải dành cho mình thời gian cần thiết và phải làm việc có ph-

ơng pháp, có kế hoạch cụ thể, rõ ràng

Trởng đoàn đàm phán :

Trong phơng pháp đồng đội thì quan trọng là phân công một cá nhândẫn dắt nỗ lực đàm phán Vai trò dẫn dắt bao gồm cả việc triệu tập các cuộchọp, lập và đàm phán uy trì lịch, lên kế hoạch, phân công trách nhiệm nghiêncứu và chuẩn bị, triển khai chơng trình nghị sự cho các cuộc họp và ra quyết

định sau cùng về vị trí vấn đề và cấu trúc khuôn khổ đàm phán Ngời dẫn dắt

có thể không đợc phân công làm chủ toạ đàm phán, nhng thờng thì hai vai trònày đợc phân công cho một ngời

Trong khâu chuẩn bị này, trởng đoàn cần đóng vai trò ngời hớng dẫn và

đôn đốc các thành viên

Sau khi thu thập những thông tin từ từng cá nhân và xử lý thông tin, ởng đoàn sẽ quyết định ai sẽ chuẩn bị việc gì Một số câu hỏi thờng đợc đặt rakhi quyết định ai làm việc gì, làm nh thế nào, là:

tr-+ Nhu cầu chung của các thành viên trong đoàn là gì? Nhu cầu riêngcủa từng cá nhân là gì?

+ Lợi ích của mỗi thành viên là gì?

+ Nên áp dụng những kỹ thuật nào để đạt đến một kết quả thoả đángcho đoàn đàm phán?

+ Sử dụng các công cụ nào cho đàm phán?

Thông thờng mỗi thành viên sẽ đợc thông báo trách nhiệm, nghĩa vụ vàquyền hạn của mình Các thông tin về đàm phán chung sẽ đợc cung cấp chocác thành viên Trên cơ sở các thông tin này, mỗi thành viên cần chuẩn bị để

đóng góp ý kiến vào buổi họp nhóm

Trong buổi họp nhóm, các thành viên sẽ trình bày những vớng mắc,những điều cha hiểu về mục tiêu, nội dung, của cuộc đàm phán Trong quátrình chuẩn bị, đoàn đàm phán cần tiến hành luyện tập, có hai cách luyện tậpphổ biến:

+ Các cá nhân luyện tập diễn đạt, tập trả lời và phân tích những vấn đềcủa nội dung đàm phán (phần này nên đợc chuẩn bị một mình);

+ Nhóm sẽ thay nhau đóng vai đối tác chất vấn từng ngời về vấn đề màngời đó phụ trách Một biện pháp tng tự là nhóm sẽ chia thành hai để thảoluận nh một cuộc đàm phán thật

Phong cách cần thiết ở một trởng đoàn đàm phán (để tạo dựng một hành

điều kiện của Incoterm 1990, các quy định về quản lý xuất nhập khẩu củaViệt Nam, của nớc xuất khẩu, các kiến thức về hàng hoá nh nắm đợc bao quátchơng trình sản xuất và xuất khẩu của nớc mình, tính toán đợc các giá trị kinh

tế của hàng hoá hiện tại, dự toán giá trị kinh tế của hàng sắp mua, các kiếnthức về vận tải, bảo hiểm, tính giá )

2.3.4 Lập kế hoạch và xây dựng chơng trình đàm phán

a Lập kế hoạch đàm phán:

Lập kế hoạch đàm phán là sự thiết lập, tính toán trình tự công việc, thaotác, chi phí, thời hạn và khả năng thực hiện mục tiêu

Việc lập kế hoạch đàm phán cần thực hiện các thao tác sau đây:

- Đề ra và kiểm tra các dự đoán về cuộc đàm phán;

- Xác định những nhiệm vụ cơ bản trớc mắt của việc đàm phán ;

- Tìm kiếm phơng pháp, đờng lối thích hợp nhằm giải quyết nhiệm vụ

Mục tiêu của việc lập kế hoạch đàm phán là:

- Cho phép chỉ ra những nhiệm vụ cụ thể, số lợng, chất lợng công việc,thao tác phải làm ngay khi cha tiến hành đàm phán, tạo điều kiện thay đổinhững chi tiết cần thiết trong cuộc đàm phán sắp tới, xây dựng các phơng ánkhác nhau, tạo điều kiện tối u cho việc ra quyết định

- Xác định và loại trừ những khâu bế tắc, khó khăn trong quá trình đàmphán, phối hợp các hoạt động, các thao tác, biện pháp bố trí chúng theo thờigian đàm phán cho phù hợp với quan điểm chuyên môn, nghề nghiệp

- Cho phép định rõ, trách nhiệm quyền hạn của từng cá nhân, kiểm traviệc thực hiện trách nhiệm và quyền hạn đó Điều đó cho phép kích thích,

động viên tinh thần sáng tạo của các thành viên trong việc chuẩn bị đàm phán

Các kế hoạch cần soạn thảo phục vụ cho tiến hành đàm phán: