TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH

Mục tiêu cần đạt được khi đàm phán là vừa phải quan tâm đến lợi ích của mình vừa phải quan tâm đến mối quan hệ giữa hai bên.. Đặc điểm của đàm phán: - Đàm phán trong kinh doanh không

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

- -Môn: Truyền thông trong kinh doanh Đề tài: Kỹ năng đàm phán trong

kinh doanh

Lớp: D11

Giảng viên: Nguyễn Phúc Quý Thạnh

Nhóm:

MỤC LỤC:

I KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM VÀ CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH

1 Khái niệm:

- Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác

Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm thỏa thuận trong khi giữa

ta và bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và có những quyền lợi đối kháng

- Nguyên nhân diễn ra các cuộc đàm phán là do giữa hai bên vừa có lợi ích chung song lại có những lợi ích đối lập nhau Vì vậy, đàm phán vừa mang tính hợp tác vừa mang tính xung đột Mục tiêu cần đạt được khi đàm phán là vừa phải quan tâm đến lợi ích của mình vừa phải quan tâm đến mối quan hệ giữa hai bên

- Là hành động:

• Hội đàm với một hoặc nhiều bên để đi đến các thỏa thuận

• Dàn xếp phương thức trao đổi thông qua hợp đồng

• Chuyển giao quyền sở hữu theo luật định và trên thực tế cho một hoặc nhiều bên khác để đổi lấy các giá trị sẽ nhận được

• Hoàn thiện và giải quyết thành công các tồn tại của quá trình thực hiện hợp đồng

2 Đặc điểm của đàm phán:

- Đàm phán trong kinh doanh không đơn thuần là quá trình theo đuổi nhu cầu lợi ích riêng lẻ của một bên, mà là quá trình đôi bên thông qua việc không ngừng điều chỉnh nhu cầu của mình mà tiếp cận với nhau, cuối cùng đạt được ý kiến thống nhất

- Trong quá trình đàm phán luôn phải điều chỉnh nhu cầu để đạt được sự thống nhất,

đó là sự thống nhất giữa “hợp tác” và “xung đột”

- Thoả mãn có giới hạn lợi ích của từng bên

- Đàm phán trong kinh doanh thành công hay thất bại không phải là lấy việc thực hiện mục tiêu dự định của một bên nào đó làm tiêu chuẩn duy nhất, mà phải sử dụng một loạt các tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp

- Quá trình đàm phán luôn chịu sự chi phối về thế và lực giữa các bên

- Đàm phán vừa có tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật cao Đàm phán là một nghệ thuật và cũng là thái độ đối với cuộc sống Nó có thể giúp điều hoà tình cảm giữa con người với nhau, giải quyết các mâu thuẫn và xung đột, giúp mang lại lợi ích cho chính mình Đàm phán thành công là sự kết hợp chặt chẽ giữa trí tuệ và tình cảm

- Quá trình đàm phán luôn lấy kinh tế làm mục đích cơ bản trong đó giá cả thường

là hạt nhân của cuộc đàm phán

3 Các yếu tố ảnh hưởng đến đàm phán trong kinh doanh

3.1 Mục tiêu đàm phán:

Người nào không biết rõ mình muốn gì thì sẽ thường đạt được kết quả mà mình không mong muốn Vì vậy, trước khi vào cuộc đàm phán thương thuyết, người đàm phán phải

cố gắng chia tách mục tiêu cuối cùng của mình thành những mục tiêu nhỏ mà mình phải trao đổi với đối tác và đạt được kết quả Nếu càng có nhiều mục tiêu cụ thể và luôn theo đuổi các mục tiêu này trong quá trình đàm phán thì kết quả cuối cùng của đàm phán càng chóng đạt được

3.2 Môi trường đàm phán:

Đàm phán chịu ảnh hưởng rất lớn của môi trường, ví dụ như môi trường chính trị, kinh tế

3.3 Vị thế trên thương trường của các bên

3.4 Thành phần đàm phán, năng lực đoàn đàm phán:

Cương vị và chức vụ trong một tổ chức hay công ty mang lại những lợi thế nhất định cho một người Ví dụ ông trưởng phòng kỹ thuật có tiếng nói rất trọng lượng và ảnh hưởng rất lớn tới mọi quyết định trong phạm vi phòng kỹ thuật nhưng lại ít hoặc rất ít trọng lượng cũng như ảnh hưởng tới phòng tài chính - kế toán

3.5 Thông tin cho đàm phán:

Trong đàm phán - thương lượng, thông thường thì ai có nhiều thông tin hơn, người đó có kết quả khả quan hơn

Đàm phán - thương lượng không phải chỉ là một việc làm đơn giản mà nó là một quá trình, bắt đầu từ tìm hiểu, thăm dò rồi đến mặt đối mặt để đàm phán Tại sao bạn lại cần phải chuẩn bị thu thập thông tin trước? Bởi vì khi đi vào bàn đàm phán - thương lượng phía bên kia sẽ giấu giếm các ý đồ, mối quan tâm, nhu cầu và động cơ thật của họ Lúc

đó bạn không thể nào mà biết thêm một điều gì Chính bạn sẽ bị rơi vào lúng túng

Thu thập thông tin càng sớm thì càng có nhiều lợi thế Bạn có thể thu thập thông tin qua nghiên cứu các bằng chứng, các số liệu thống kê, hỏi han những người đã làm việc, đã đàm phán - thương lượng với đối tác hoặc với anh em, bạn bè và bất kỳ ai biết về họ

3.6 Địa điểm đàm phán:

Địa điểm đàm phán là khâu chuẩn bị đầu tiên mà các doanh nghiệp dành cho đối tác Cho

dù họ từ nước khác đến hay là một doanh nghiệp trong nước, thì địa điểm đàm phán cũng phải cẩn trọng lựa chọn Một doanh nghiệp với nét văn hóa và phong cách làm việc trẻ ưa thích những nơi mang sự đổi mới và họ không quá cầu kì với không gian đàm phán Những doanh nghiệp lâu năm thì muốn không gian yên tĩnh Việc trao đổi kinh doanh không nhất thiết phải tiến hành ở văn phòng Tất nhiên, phần nhiều thoả thuận tại văn

phòng, song có không ít những cuộc thoả thuận được tiến hành dưới hình thức những bữa

ăn tối Có khi người Nhật vừa chúc rượu vừa bàn bạc chuyện kinh doanh đến tận những chi tiết cụ thể, bữa ăn tối cũng còn là dịp để trao đổi thông tin

3.7 Thời gian đàm phán:

Nhiều người cho rằng đàm phán thương lượng là một việc làm phải có thời gian bắt đầu,

và thời gian kết thúc Thực tế không hoàn toàn như vậy Thông thường thì các cuộc đàm phán - thương lượng được kết thúc vào 1/5 cuối cùng của tổng số thời gian thương lượng Như vậy bao nhiêu công sức của 4/5 tổng số thời gian kia đều dồn hết về một phần nhỏ cuối cùng của tổng số thời gian Đối với những cuộc đàm phán - thương lượng lớn thì người ta gọi đó là thời gian lịch sử

Phải biết kiên nhẫn và bình tĩnh, không được nóng vội, bởi vì như đã nói ở trên, việc quyết định vấn đề thường xảy ra ở 1/5 thời gian cuối cùng của tổng số thời gian trong đàm phán - thương lượng Biết điềm đạm và chọn đúng thời điểm để hành động là một chiến thuật không thể thiếu của một người ngồi vào bàn đàm phán

Trong đàm phán - thương lượng bạn nên biết thời hạn của bên kia, tức là họ dự tính thời gian cuối cùng họ sẽ quyết định là bao giờ, nhưng lại không được để cho bên kia biết được thời hạn quyết định của bạn Khi biết được thời hạn của bên kia thì bạn sẽ thấy càng đến gần thời hạn thì mức độ "sốt sắng" của bên kia càng lên cao và họ dễ nhượng bộ

3.8 Văn hoá đàm phán:

Văn hóa là một phần của quá trình đàm phán quyết định thành công hay thất bại của doanh nghiệp bạn Một phần hiểu biết của bạn về đối tác sẽ cho họ cảm giác được tôn trọng, được coi trọng và vui vẻ hợp tác cùng doanh nghiệp là điều mà mỗi người kinh doanh điều mong muốn

3.9 Đối tượng của cuộc đàm phán

3.10 Yếu tố khác:

Chuẩn bị trước khi vào đàm phán - thương lượng bao gồm:

Chủ đề của cuộc đàm phán - thương lượng là gì?

• Những dữ liệu và số liệu đã có

• Những vấn đề cần phải đàm phán - thương lượng

• Người đàm phán cần chuẩn bị những gì?

• Ưu thế của đối tác về những vấn đề cần đàm phán - thương lượng

• Chiến lược và chiến thuật cần áp dụng

II CÁC KIỂU ĐÀM PHÁN

Dựa vào thái độ, phương pháp và mục đích của người đàm phán, có thể chia thành 3 kiểu đàm phán:

• Đàm phán kiểu mềm

• Đàm phán kiểu cứng

• Đàm phán kiểu nguyên tắc

1 Đàm phán kiểu mềm( lose-win,win-lose)

- Là kiểu thương lượng hữu nghị Người đàm phán hết sức tránh xung đột, dễ dàng chịu nhượng bộ để giữ mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên

- Nhấn mạnh mối quan hệ chứ không đặt nặng về lợi ích kinh tế

- Cách thức thông thường là tin cậy đối tác, đề ra kiến nghị, chịu nhượng bộ, giữ gìn mối quan hệ thân thiện

- Kiểu đàm phán này thường được sử dụng trong gia đình, bạn bè…

2 Đàm phán kiểu cứng( lose-lose)

- Còn gọi là thương lượng kiểu lập trường, trong đó người đàm phán đưa ra một lập trường cứng rắn nhằm áp đảo đối phương

- Đàm phán kiểu lập trường thực sự là một cuộc tranh đấu và ý chí để đạt được thỏa thuận có lợi chỉ cho 1 phía

 Các bên dễ nảy sinh cảm xúc bất bình, tức giận vì bị thua thiệt

 Các bên càng cố gắng để tranh giành hơn thua, làm cho mối quan hệ trở nên căng thẳng nguy cơ mối quan hệ bị cắt đứt

3 Đàm phán kiểu nguyên tắc( win-win)

Hay còn gọi là thuật thương lượng Harvard Có 4 đặc điểm:

• Tách biệt cảm xúc và công việc

• Hai bên tập trung vào lợi ích thực sự chứ không cố giữ lấy lập trường

• Cần đề ra các phương án khác nhau để lựa chọn thay thế

• Kết quả của thỏa thuận cần dựa trên những tiêu chuẩn khách quan

III CÁC HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN

1 Đàm phán trực tiếp

Là hình thức mà các bên đối tác trực tiếp gặp gỡ nhau để tiến hành đàm phán

1.1 Ưu điểm:

- Hiệu suất trao đổi thông tin rất cao

- Tránh được sự hiểu lầm

- Thăm dò được ý đồ của đối tác

- Đẩy nhanh được tốc độ để đi đến ký kêt các hợp đồng và nhiều khi là lối thoát cho các hình thức khác kéo dài mà không có hiệu quả

1.2 Nhược điểm:

- Dễ để lộ ý đồ chiến lược

- Chi phí cao

1.3 Yêu cầu:

- Người tiến hành đàm phán phải có tính sáng tạo, tự chủ, phản ứng linh hoạt, có khả năng nhận xét, phân tích, phán đoán, nắm được ý đồ, sách lược của đối phương

- Nhanh chóng có các quyết định và biện pháp đối phó trong những trường hợp cần thiết

1.4 Phạm vi áp dụng:

- Đàm phán những hợp đồng có giá trị lớn

- Hàng hoá có tính phức tạp

- Các bên có nhiều điều khoản cần trao đổi thuyết phục nhau

- Các bên lần đầu tiên tiến hành giao dịch với nhau

2 Đàm phán qua điện thoại

2.1 Ưu điểm:

- Đảm bảo tính thời điểm

- Một khoảng thời gian có thể đàm phán với nhiều đối tác

- Chi phí thấp

2.2 Nhược điểm:

- Thiếu bằng chứng

- Khó thăm dò ý đồ đối tác

2.3 Yêu cầu:

- Người đàm phán cần phải sáng tạo, có khả năng phán đoán và phản ứng rất linh hoạt trước những vấn đề đối phương đưa ra

- Cần chuẩn bị chu đáo cẩn thận trước khi đàm phán

- Sau khi trao đổi qua điện thoại cần có thư xác nhận

2.4 Phạm vi áp dụng:

- Trong những trường hợp cần thiết, sợ lỡ thời cơ

- Trường hợp mà mọi điều kiện đã thoả thuận xong, chỉ còn chờ xác nhận một vài chi tiết trong hợp đồng

3 Đàm phán qua thư

3.1 Ưu điểm:

- Có điều kiện để phân tích, cân nhắc, suy nghĩ, bàn bạc cụ thể những vấn đề cần đàm phán

- Có thể khéo léo giấu kín ý định thực sự của mình

- Chi phí thấp

- Một thời điểm có thể đàm phán với nhiều đối tác

3.2 Nhược điểm:

- Khó dự đoán được ý đồ của đối tác

3.3 Phạm vi áp dụng:

- Thường được sử dụng cho các cuộc tiếp xúc ban đầu

- Đàm phán để thay đổi các điều khoản của hợp đồng

- Giải quyết các tranh chấp

3.4 Một số mẫu thư đàm phán

- Thư hỏi giá: Thư hỏi giá là việc người mua đề nghị người bán cho biết giá cả và

các điều kiện thương mại cần thiết khác để mua hàng

• Đặc điểm: Hỏi giá không ràng buộc trách nhiệm pháp lý của người hỏi giá với nội dung của hỏi giá

• Mục đích: Tìm kiếm thông tin

• Nội dung: Gồm 3 phần:

o Phần mở đầu: Trình bày nguyên nhân lựa chọn đối tác và lý do hỏi giá của mình

o Phần nội dung : Trình bày về nhu cầu hàng hóa của mình và yêu cầu người cung cấp cho biết các thông tin chi tiết về hàng hoá, quy cách, phẩm chất, chất lượng bao bì, điều kiện giao hàng, giá cả, điều kiện thanh toán , khả năng cung cấp, thời gian giao hàng và các điều kiện thương mại khác

o Phần kết luận: Là mong muốn nhận được thư phúc đáp của người bán về những yêu cầu của mình và kèm theo một sự hứa hẹn về khả năng phát triển mối quan

hệ thương mại giữa hai bên

- Thư chào hàng:

 Thư chào hàng cố định (Firm offer): là thư chào bán hoặc chào mua một

lô hàng nhất định

• Đặc điểm:

- Gửi cho một người xác định

- Người chào hàng bị ràng buộc trách nhiệm vào lời đề nghị của mình

- Có thời gian hiệu lực của chào hàng hay thời hạn trách nhiệm của bên chào hàng

- Trong thời gian hiệu lực, nếu chào hàng được chấp nhận hoàn toàn bởi người nhận kết

• Nội dung:

o Phần mở đầu: Ngoài phần chung là tên, địa chỉ của người gửi, người nhận là trình bày lý do chọn đối tác để chào hàng

o Phần nội dung: Giới thiệu khái quát về công ty và mặt hàng kinh doanh của mình, đồng thời trình bày các điều kiện bán hàng của mình

o Phần kết luận: Là mong sớm có thư trả lời và nhận được sự hợp tác của đối tác

 Thư chào hàng tự do: (Free offer)

• Đặc điểm:

- Không ràng buộc trách nhiệm pháp lý của người chào hàng với nội dung của chào hàng

- Không cần xác định thời gian hiệu lực của chào hàng

- Cùng một lô hàng có thể chào hàng bán tới nhiều khách hàng

- Người nhận chào hàng chấp nhận hoàn toàn nội dung của chào hàng tự do không

có nghĩa là hợp đồng đã được ký kết

- Chào hàng tự do trở thành hợp đồng khi có chấp nhận của người nhận chào hàng

và xác nhận trở lại của người chào hàng

- Dễ dàng thay đổi các điều kiện thương mại cho phù hợp với sự thay đổi của thực tế

- Đặt hàng là lời đề nghị ký kết hợp đồng thương mại của người mua

• Mục đích

- Nội dung của đặt hàng phải đầy đủ các nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng

- Đặt hàng với các khách hàng có quan hệ thường xuyên, hoặc sau khi nhận được báo giá của người bán

• Nội dung:

o Phần mở đầu: nêu cơ sở của việc thiết lập đơn hàng

o Phần nội dung: nêu rõ các điều kiện thương mại để mua hàng của mình như điều kiện tên hàng, số lượng, chất lượng, bao bì, giá cả, thanh toán, giao hàng và các điều kiện thương mại khác

o Phần kết thúc: đề nghị bên bán chấp nhận đơn đặt hàng của mình

IV TIẾN TRÌNH ĐÀM PHÁN

1 Chuẩn bị

Trước khi đàm phán diễn ra, quyết định về thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp cần được đưa ra để thảo luận về các vấn đề và người tham dự Thiết lập một giới hạn thời gian cũng sẽ giúp ích để tránh sự bất đồng gia tăng Bước này liên quan tới việc đảm bảo nắm bắt thực tế Thực hiện việc chuẩn bị trước khi thảo luận những bất đồng sẽ giúp tránh những căng thẳng gia tăng và lãng phí thời gian không cần thiết trong suốt cuộc họp

2 Thảo luận

Trong giai đoạn này, cá nhân hoặc thành viên của mỗi bên sẽ đưa ra quan điểm Kỹ năng quan trọng trong quá trình này là đặt câu hỏi, lắng nghe và làm rõ Có những lúc cần thiết

để ghi chép lại tất cả các điểm được đưa ra trong từng tình huống khi có nhu cầu làm rõ ràng hơn Lắng nghe là cực kì quan trọng, khi sự bất đồng xảy ra, rất dễ mắc sai lầm khi nói quá nhiều và nghe quá ít Mỗi bên tham gia nên có cơ hội trình bày ngang nhau

3 Làm rõ mục tiêu

Từ các cuộc thảo luận, mục tiêu, lợi ích và quan điểm của cả hai bên cần được làm rõ để lên danh sách thứ tự ưu tiên Thông qua mục tiêu rõ ràng, có thể xác định và thiết lập mục tiêu chung

4 Thương lượng hướng tới kết quả win-win

Giai đoạn này tập trung vào kết quả win-win mà cả hai bên cảm thấy hài lòng về cuộc đàm phán và cảm thấy quan điểm của cả hai đều được xem xét Một kết quả win-win thường là kết quả tốt nhất, tuy nó không phải luôn luôn như vậy, nhưng thông qua đàm phán, nó là mục tiêu cuối cùng Đề xuất các chiến lược và thỏa hiệp thay thế cần được cân nhắc ở thời điểm này Thỏa hiệp thường là phương pháp thay thế tích cực có thể thu được lợi ích lớn hơn

5 Thỏa thuận

Thỏa thuận có thể đạt được một khi quan điểm và lợi ích của cả hai bên đều được xem xét Cần thiết để giữ một suy nghĩ cởi mở trong việc có được giải pháp Bất cứ thỏa thuận nào cũng phải được làm một cách hoàn hảo, rõ ràng để cả hai bên nắm bắt những gì được quyết định

6 Thực hiện quá trình hành động

Từ thỏa thuận, một hành động sẽ được thực hiện, tiến hành thông qua quyết định

Nếu không đồng ý: Nếu quá trình đàm phán thất bại và thỏa thuận không thể đạt được, cần lên kế hoạch lại cho một cuộc họp tiếp theo Điều này tránh tất cả các bên trở nên bị kích động, tranh luận, không chỉ lãng phí thời gian mà còn ảnh hưởng xấu tới mối quan

hệ công việc trong tương lai

Tại cuộc họp tiếp theo, các giai đoạn đàm phán nên được lặp lại Bất kì ý tưởng hoặc lợi ích mới nên được đưa ra thảo luận và xem xét lại lần nữa Ở giai đoạn này, việc tìm kiếm những giải pháp thay thế khác hoặc có người trung gian có thể có hữu ích

V CÁC KỸ THUẬT CĂN BẢN ĐỂ ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH

Đàm phán luôn là một đề tài hấp dẫn nhưng cũng gây nên rất nhiều vấn đề với mọi người Trong đàm phán, bạn không thể chỉ đứng trên lập trường và lợi ích của mình mà còn phải nhìn từ phía đối tác để có thể tạo nên một cuộc đàm phán thành công mà các bên