Bai giảng thuỳ lần 1 CHƯƠNG 2

Nên đảo lại thứ tự giới thiệu tài liệu tham khảo theo trình tự: QĐ 15 trước, đến QĐ 48 vì cùng áp dụng cho các doanh nghiệp, sau đó mới nói đến QĐ 19 vì QĐ này áp dụng cho đơn vị hành c

CHƯƠNG 2

TỔ CHỨC THU NHẬN THÔNG TIN KẾ TOÁN 2.1 Nên viết tên của mục 2.1 lên bảng

Sau đó dành 1-2 phút để hệ thống lại một cách tổng quát nhất nội dung cơ bản đã giới thiệu ở mục 2.1 trước khi bước vào mục mới 2.2

2.2 Vận dụng các quy định pháp luật về kế toán ở Việt Nam hiện nay để tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trong doanh nghiệp

2.2.1 Tổ chức vận dụng các quy định pháp luật về kế toán để xây dựng danh mục và biểu mẫu các chứng từ kế toán

* Khái niệm:

Chứng từ kế toán vừa là phương tiện thông tin, vừa là phương tiện để chứng minh bằng

văn bản tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành

 Thông tin kinh tế tài chính của kế toán chỉ có giá trị pháp lý khi có chứng từ kế toán chứng minh

Theo quy định kế toán hiện hành, mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải lập chứng từ kế toán

* Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm:

- Hệ thống chứng từ bắt buộc:

+ Là những chứng từ kế toán phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân, hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ, mang tính chất phổ biến rộng rãi

+ Nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách, mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập + Áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực và các thành phần kinh tế

VD: Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ,…

- Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn:

+ Là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp

+ Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các doanh nghiệp trên cơ sở

đó vận dụng

+ Có thể thay thế một số chỉ tiêu, thiết kế mẫu biểu cho phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

VD: Bảng chấm công, giấy đi đường, bảng kê mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản thanh lý tài sản cố định…

 Tham khảo: - Hệ thống chứng từ ban hành kèm theo quyết đinh số 15/2006/QĐ – BTC

áp dụng đối với doanh nghiệp

- Hệ thống chứng từ ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

- Hệ thống chứng từ ban hành kèm quyết định số 19/2006/QĐ – BTC áp dụng đối với đơn vị hành chính sự nghiệp

(Nên đảo lại thứ tự giới thiệu tài liệu tham khảo theo trình tự: QĐ 15 trước, đến QĐ 48 vì cùng áp dụng cho các doanh nghiệp, sau đó mới nói đến QĐ 19 vì

QĐ này áp dụng cho đơn vị hành chính sự nghiệp- như vậy sẽ lô gic hơn)

 Các doanh nghiệp tùy đặc điểm, cơ chế quản lý cũng như số lượng các loại nghiệp vụ KTTC phát sinh để lựa chọn sử dụng các loại chứng từ kế toán sao cho phù hợp với điều kiện cụ thể của mình Trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu quy định thì đơn vị kế toán được tự lập mẫu chứng từ nhưng phải có đầy đủ các nội dung của chứng từ

* Theo Luật kế toán Việt Nam, nội dung chứng từ kế toán bao gồm:

(Điều 17 Luật kế toán)

- Tên và số hiệu chứng từ kế toán

- Ngày, tháng , năm lập chứng từ kế toán

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

- Chữ ký, họ, tên của người lập, người duyệt và những người liên quan tới chứng từ kế toán

 Lưu ý: - Chữ ký của một người phải thống nhất, ký phải bằng bút bi hoặc bút mực, không ký bằng bút đỏ, bút chì, chữ ký trên chứng từ chi tiền phải ký theo từng liên,

- Đối với chứng từ điện tử, là loại chứng từ kế toán có các nội dung quy định như chứng

từ thông thường, phải có chữ ký điện từ, được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được

mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ,đìa từ, các loại thẻ thanh toán Khi lập chứng từ dưới dạng điện tử phải tuân thủ đúng các nội dung quy định và đồng thời in ra giấy lưu trữ theo quy định

2.2.2 Tổ chức vận dụng các quy định pháp luật về kế toán để tổ chức lập, kiểm tra

và luân chuyển chứng từ kế toán

Sau khi xác định được danh mục hệ thống chứng từ kế toán mà đơn vị lựa chọn và các phương tiện phù hợp, các nghiệp vụ KTTC sẽ được phản ánh vào chứng từ, kiểm tra chứng từ đã lập và luân chuyển chứng từ theo quy định của Luật và chế độ kế toán

* Tổ chức lập chứng từ kế toán (Điều 19 và điều 20 của Luật kế toán)

- Khi có các nghiệp vụ KTTC phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán thì phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần duy nhất cho mỗi

nghiệp vụ phát sinh và thực sự hoàn thành

- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ các chỉ tiêu, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ phải trung thực với nội dung nghiệp vụ KTTC phát sinh, không được viết tắt, tẩy xoá, sửa chữa; số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số; khi viết phải dùng bút mực; số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và không được sử dụng ghi sổ kế toán Trường hợp viết sai

vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than Liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của doanh nghiệp

* Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán

Tất cả chứng từ kế toán do DN lập hay bên ngoài chuyển đến đều tập trung ở phòng kế toán DN và trước khi ghi sổ phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, hợp pháp, hợp lý của nghiệp vụ KTTC phát sinh và chỉnh lý những sai sót (nếu có)

 Kiểm tra chứng từ có ý nghĩa quyết định đến chất lượng của công tác kế toán

- Nội dung kiểm tra gồm:

+ Kiểm tra tính trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ + Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của nghiệp vụ KTTC phát sinh ghi trên chứng từ, đối chiếu với các tài liệu có liên quan

+ Kiểm tra tính chính xác của chỉ tiêu số liệu và giá trị ghi trên chứng từ

- Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện và báo cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời

- Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không

rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh

Sau khi kiểm tra chứng từ kế toán đảm bảo các yêu cầu nói trên mới dùng để ghi sổ

kế toán như lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, lập bảng tính toán phân bổ chi phí (nếu cần), lập định khoản kế toán, ghi sổ kế toán,…

* Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán

 Chứng từ kế toán bao gồm nhiều loại liên quan tới rất nhiều bộ phận, có vị trí khác nhau trong công tác kế toán và quản lý Do vậy sau khi kiểm tra và hoàn chỉnh cần phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ đảm bảo mọi chứng từ đều tới các cá nhân bộ phận liên quan để họ xử lý theo chức năng và nhiệm vụ quy định

- Kế toán trưởng chịu trách nhiệm xây dựng và tổ chức thực hiện quy trình luân chuyển đối với từng loại chứng từ, quy định rõ đường đi của chứng từ và chức trách nhiệm vụ của

bộ phận cá nhân

- Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:

+ Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán

+ Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán, trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt

+ Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán

+ Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán

- Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán phụ thuộc vào đặc điểm hoạt động của DN, tổ chức bộ máy kế toán, đặc điểm từng loại nghiệp vụ KTTC phát sinh và từng loại chứng từ

kế toán

 Phải xây dựng hợp lý, đảm bảo cho chứng từ vận động qua các khâu nhanh nhất, tránh

khâu trung gian, tiết kiệm thời gian.

Ví dụ 1: Quy trình nhập xuất kho ở các công ty như sau:

- Khi công ty nhập xuất kho sẽ có 3 bên tham gia: kế toán kho, thủ kho, và người giao hàng

- Khi tiến hành nhập kho: kế toán kho, thủ kho và người giao hàng cùng nhau đếm số lượng, trường hợp nếu sản phẩm nhập kho cần phải kiểm tra chất lượng thì phải có nhân viên kiểm tra chất lượng, và lập biên bản kiểm nghiệm đạt chất lượng hay chưa

- Khi đã kiểm tra đủ số lượng và chất lượng, thì kế toán kho lập phiếu nhập kho, hay phiếu xuất kho Phiếu nhập hoặc xuất kho được lập như sau:

+ Kế toán kho có thể lập PNK hoặc PXK thành 2 hay 3 liên tùy theo yêu cầu của đơn vị (liên 1 lưu tại nơi lập, liên 2 được giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán, liên 3 giao cho người nhận hoặc người giao hàng)

+ Khi lập PNK hoặc PXK kế toán phải ghi rõ tên đơn vị nhập, người tham gia, tên sản phẩm, quy cách, số lượng, đơn giá, thành tiền, và ký tên vào

+ Cột ngày tháng sẽ do thủ kho ghi sau khi đã xem đúng số lượng Và cùng các bên tham gia ký vào phiếu nhập hoặc phiếu xuất

2.2.3 Tổ chức vận dụng các quy định pháp luật về kế toán để tổ chức bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy các chứng từ kế toán

*Bảo quản và lưu trữ:

- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ kế toán

- Chứng từ kế toán phải lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng

bộ hồ sơ riêng, phải sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh theo kỳ kế toán năm

- Lưu trữ phải là bản chính

- Nơi lưu trữ: kho của DN hoặc thuê tổ chức lưu trữ

- Thời gian lưu trữ: Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán

+ Tối thiểu 5 năm: Tài liệu dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của DN, không

dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC

VD: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho,…

+ Tối thiểu 10 năm: Chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC

VD: Bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, BCTC quý – năm của DN,…

+ Vĩnh viễn: Tài liệu có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc

phòng

* Tiêu hủy tài liệu kế toán

- Hết hạn lưu trữ có thể tiêu hủy chứng từ.

- Thành lập “ Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” gồm: Lãnh đạo đơn

vị, kế toán trưởng, đại diện bộ phận lưu trữ

- Khi tiêu hủy phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu, lập “danh mục tài liệu

kế toán tiêu hủy”, “biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”

- Hình thức tiêu hủy: tự chọn: cắt, đốt, xé…

2.3 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán để thu thập thông tin kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu

2.3.1 Tổ chức thu nhận thông tin kế toán tiền

Căn cứ vào các chứng từ:

- Chứng từ trực tiếp: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có,…

- Chứng từ liên quan khác: Giấy đề nghị tạm ứng, ủy nhiệm chi, giấy lĩnh tiền mặt,….

*Xử lý và luân chuyển chứng từ thu tiền mặt

A- Người nộp tiền chuẩn bị tiền

(1) Kế toán tiền mặt viết phiếu thu (3 liên)

(2) Trình kế toán trưởng ký duyệt (3 liên)

(3) Phiếu thu chuyển trả lại cho kế toán tiền mặt (3 liên) - lưu liên 1

(4) Chuyển liên 2, 3 cho thủ quỹ

(5) Thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu (2 liên)

(6) (7) Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận (2 liên) - người nộp tiền giữ lại liên

3, chuyển trả liên 2 cho thủ quỹ; thủ quỹ ghi sổ quỹ

(8) Thủ quỹ chuyển phiếu thu (liên 2) cho kế toán tiền mặt

(9) Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt

(10) (11) Chuyển phiếu thu cho bộ phận liên quan ghi sổ, sau đó chuyển trả phiếu thu về

cho kế toán tiền mặt

(12) Kế toán tiền mặt lưu phiếu thu

B- Kết thúc

Ví dụ 2: Trong tháng 6 công ty A có nghiệp vụ như sau:

Ngày 5/6/2014, công ty B thanh toán tiền hàng X cho công ty A theo HĐ 00123456 số tiền là 10.000.000 VNĐ , thuế GTGT 10%

Yêu cầu: Xác định trình tự lập và luân chuyển phiếu thu.

Trả lời:

1 Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị thu tiền từ việc xuất bán mặt hàng X

Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền: Hóa đơn thanh toán theo HĐ số 00123456

2 Kế toán tiền mặt đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu tiền, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ: đủ phê duyệt của các bộ phận, quy định , quy chế của công ty Sau đó chuyển kế toán trưởng xem xét

3 Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan

4 Giám đốc hoặc phó giám đốc phê duyệt

5 Kế toán tiền mặt lập phiếu thu

6 Kế toán trưởng ký vào phiếu thu

7 Chuyển phiếu thu cho kế toán tiền mặt,

8 Kế toán lưu liên 1, chuyển liên 2 và 3 cho thủ quỹ

Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ:

Khi nhận được phiếu thu (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc, thủ quỹ phải:

- Kiểm tra số tiền trên phiếu thu với chứng từ gốc

- Kiểm tra nội dung ghi trên phiếu thu có phù hợp với chứng từ gốc

- Kiểm tra ngày, tháng lập phiếu thu và chữ ký của người có thẩm quyền

- Kiểm tra số tiền thu vào chính xác để nhập quỹ tiền mặt

- Cho người nộp ký vào phiếu thu

- Thủ quỹ ký vào phiếu thu vào giao cho khách hàng 1 liên

- Sau đó Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu ghi vào sổ quỹ

- Cuối cùng, Thủ quỹ giao liên còn lại cho kế toán

* Xử lý và luân chuyển chứng từ chi tiền mặt

A- Người nộp tiền chuẩn bị tiền

(1) Kế toán tiền mặt viết phiếu thu (3 liên)

(2) Trình kế toán trưởng ký duyệt (3 liên)

(3) Phiếu thu chuyển trả lại cho kế toán tiền mặt (3 liên) - lưu liên 1

(4) Chuyển liên 2, 3 cho thủ quỹ

(5) Thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu (2 liên)

(6) (7) Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận (2 liên) - người nộp tiền giữ lại liên

3, chuyển trả liên 2 cho thủ quỹ; thủ quỹ ghi sổ quỹ

(8) Thủ quỹ chuyển phiếu thu (liên 2) cho kế toán tiền mặt

(9) Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt

(10) (11) Chuyển phiếu thu cho bộ phận liên quan ghi sổ, sau đó chuyển trả phiếu thu về

cho kế toán tiền mặt

(12) Kế toán tiền mặt lưu phiếu thu

B- Kết thúc

Ví dụ 3: Ngày 10/6/2014, Công ty A thanh toán tiền tạm ứng mua nguyên vật liệu cho

ông C giao dịch với công ty D theo hóa đơn số 0001357 số tiền là 10.000.000VNĐ

Trình tự luân chuyển phiếu chi:

1 Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị chi tiền

Chứng từ kèm theo: Giấy thanh toán tiền tạm ứng mua NVL theo HĐ số 0001357

2 Kế toán tiền mặt đối chiếu chứng từ với đề nghị chi tiền, đảm bảo tính hợp lý hợp

lệ (có đủ chữ ký, tuân thủ quy định quy chế tài chính của công ty) Sau đó chuyển

kế toán trưởng xem xét

3 Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán

4 Phê duyệt của Giám đốc hoặc phó giám đốc

5 Kế toán tiền mặt lập phiếu chi

6 Kế toán trưởng ký phiếu chi

7 Thực hiện chi tiền

Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận phiếu chi do kế toán lập kèm theo chứng

từ gốc, thủ quỹ cần phải:

- Kiểm tra số tiền trên phiếu chi với chứng từ gốc

- Kiểm tra nội dung trên phiếu chi với chứng từ gốc

- Ngày tháng lập phiếu chi và chữ ký người có thẩm quyền

- Kiểm tra số tiền chi ra cho chính xác để xuất quỹ tiền mặt

- Cho người nhận ký vào phiếu chi

- Thủ quỹ ký vào phiếu chi vào giao cho khách hàng 1 liên

- Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi ghi vào sổ quỹ

- Thủ quỹ giao liên còn lại cho kế toán