Chuong 4 to chuc tttt

 Tổng quan về tổ chức Cấp tổ chức và tầm quản trị  Phân chia tổ chức thành các bộ phận  Quyền hạn trong tổ chức  Các loại hình cơ cấu tổ chức  Nâng cao hiệu quả của công tác tổ chứ

Trang 1

TỔ CHỨC

và XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

Chương 4

Trang 2

 Tổng quan về tổ chức

 Cấp tổ chức và tầm quản trị

 Phân chia tổ chức thành các bộ phận

 Quyền hạn trong tổ chức

 Các loại hình cơ cấu tổ chức

 Nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức.

NỘI DUNG CHÍNH

Trang 3

Mục tiêu

Con người

Trang 4

Đảm bảo nguồn lực

Trang 5

Tổ chức tiếp cận ở khía cạnh

một Động từ theo nghĩa hẹp

Tổ chức là quá trình sắp xếp

nguồn lực con người và gắn liền

với con người là các nguồn lực

khác nhằm thực hiện thành

công kế hoạch.

Con người

Nguồn lực khác

Kế hoạch

TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC

Trang 6

Tổ chức là gì?

- Tổ chức là một hệ thống gồm hai hay nhiều người cùng làm việc vì mục đích chung trong hình thái cấu trúc ổn định

- Tổ chức là quá trình sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với con người là các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công kế hoạch.

Trang 7

Tổ chức là quá trình…

 Xác lập nhiệm vụ

 Phân công người thực hiện nhiệm vụ

 Xác định chức trách, quyền hạn của các cá nhân, các bộ phận

 Quy định mối liên hệ giữa các cá nhân và bộ phận

khi tiến hành công việc

Trang 8

Chức năng của tổ chức?

Phân chia

công việc

• Tiến tới phân chia ổn định, rõ ràng

và ngày càng chuyên môn hóa công việc

Sắp xếp các nguồn

lực

• Hình thành các bộ phận,

phân hệ trong cơ cấu tổ chức

Phối hợp các hoạt động

• Hình thành cấp quản lý,

quyền hạn và trách nhiệm, sự phối hợp,…

Trang 9

Quan niệm về cơ cấu tổ chức:

+ Cơ cấu tổ chức: là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị việc

sắp xếp theo trật tự nào đó của mỗi bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng.

+ Cơ cấu tổ chức bộ máy: Là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và

có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo từng cấp nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của tổ chức.

CƠ CẤU TỔ CHỨC

Trang 10

Vai trò, ý nghĩa của cơ cấu tổ chức:

+ Cơ cấu tổ chức là giúp cho việc phân công lao động trong tổ chức một cách hợp lý;

+ Cơ cấu tổ chức có tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản lý;

+ Cơ cấu tổ chức một mặt phản ánh tính chất, nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, mặt khác nó tác động trở lại đối với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ và cao hơn là phát triển tổ chức.

Cơ cấu tổ chức hợp lý => gia tang sức mạnh của tổ chức

Trang 11

và tạm thời Phân loại cơ cấu tổ chức

Trang 12

Trang 13

Trang 14

Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức

1 Chuyên môn hóa công việc

2 Hình thành các bộ phận

3 Cấp quản lý và tầm quản lý

4 Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức

5 Tập trung và phi tập trung

6 Phối hợp các bộ phận khác của tổ chức

Trang 15

Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân thực hiện các hoạt động mang tính chất tương đồng (như marketing, R&D, sản xuất, tài chính, QTNNL ), được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu

Giám đốc

Phòng Marketing

- Nghiên cứu thị trường

- Lập kế hoạch Mar

- Quảng cáo truyền thông

- Quản lý bán hàng

Phòng

Kỹ thuật

- Quản lý kỹ thuật

- Lập kế hoạch sản xuất

- Kỹ thuật công nghệ

- Kỹ thuật sản xuất

Phòng tài chính

- Kế hoạch tài chính

- Ngân quỹ

- Kế toán thuế

- Thống kê

Trang 16

Tại mỗi khu vực địa lý, ban

lãnh đạo giao quyền cho nhà

quản lý đứng đầu bộ phận

đảm nhận tất cả các chức

năng- Một nhà quản lý đảm

nhận hay tập trung tất cả

mọi công việc về trung tâm

Theo địa dư

Thuận lợi

•Nguồn nguyên liệu, lao động … được

sử dụng tại chỗ => tiết kiệm thời gian,

chi phí trong sản xuất

•Nhà quản trị được tự do phát triển kỹ

năng chuyên môn

•Hiểu rõ, đáp ứng được nhu cầu khách

hàng trên địa bàn

Bất lợi

•Cơ cấu bộ máy tổ chức cồng kềnh

•Dễ gây xung đột giữa mục tiêu của văn phòng khu vực với mục tiêu chung của tổ chức

•Không khuyến khích phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề của khu vực khác

Trụ sở chính

Khu vực miền Bắc Tỉnh A

Tỉnh B

Khu vực miền Trung

Tỉnh A

Tỉnh B

Khu vực miền Nam

Tỉnh A

Tỉnh B

Trang 17

Thuận lợi Bất lợi

 Thích ứng nhanh với sự thay đổi thị

hiếu người tiêu dùng

 Xác định chính xác các yếu tố liên quan

com

Theo sản phẩm hay dịch vụ

Tổ chức được phân chia thành những đơn vị

chuyên trách thiết kế, sản xuất và tiêu thụ một sản phẩm hay dịch vụ nào đó

Trang 18

Thuận lợi Bất lợi

 Tạo điều kiện để tập trung sự chú ý

vào yêu cầu của khách hang.

 Tạo cho khách hàng cảm giác được

Theo khách

hàng

Tổ chức được phân chia thành những đơn vị phục

vụ cho từng khách hàng cụ thể.

Ngân hàng sự nghiệp

Ngân hàng thương mại

Ngân hàng nông nghiệp

Trang 19

Thuận lợi

•Linh hoạt và hiệu quả trong việc điều động nhân sự

•Thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức

•Tập trung được nguồn lực vào các khâu xung yếu

• Đem lại những kiến thức chuyên sâu về các loại dự án, sản phẩm

Mỗi người lao động sẽ báo cáo cho nhà quản lý

bộ phận mà họ là nhân lực cơ hữu và nhà quản

lý chương trình, dự án

Trang 20

Mô hình tổ chức hỗn hợp

Ưu

điểm

Sự kết hợp nhiều mô hình cho phép

tổ chức lợi dụng được các ưu thế của mô hình tổ chức chính, đồng thời giảm được ảnh hưởng của các nhược điểm

Giúp xử lý được các tình huống phức tạp, có tác dụng tốt đối với các

tổ chức lớn, và cho phép chuyên môn hóa một số cơ cấu tổ chức

Nhược

điểm

Cơ cấu tổ chức có thể phức tạp, có thể dẫn đến việc hình thành các bộ phận, phân hệ quá nhỏ và có thể làm tăng thêm yếu điểm của mỗi loại

mô hình hơn là ưu điểm

Trang 22

- Quản l ý dựa vào mối quan

hệ hợp đồng giữa cỏc đối tỏc độc lập

- Chuyên môn hoá hoạt động:

tập trung vào năng lực vượt trội

- Quan hệ linh hoạt giữa các

đối tỏc

Trang 23

 Cấp quản lý và Tầm quản lý:

 Cấp quản lý: vị trí quản lý được phân thứ bậc để triển

khai công việc.

 Tầm quản lý: số thuộc cấp mà NQL có thể quản lý trực

tiếp và có hiệu quả.

 Sở dĩ có các cấp quản lý trong tổ chức là do giới

hạn của tầm quản lý (hay tầm kiểm soát) Tầmquản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, còn tầm quản lýhẹp dẫn đến nhiều cấp

 Xu hướng nào về mối quan hệ giữa cấp quản lý và

tầm quản lý?

Trang 24

 Các yếu tố ảnh hưởng đến tầm quản lý:

 Năng lực của NQL

 Tính phức tạp của hoạt động quản lý

 Năng lực, ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh

của cấp dưới

 Sự rõ ràng trong xác định nhiệm vụ, quyền hạn

 Năng lực MIS

 Mối quan hệ như thế nào đối với tầm quản

lý?

Trang 25

4 Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức

 Quyền hạn là quyền tự chủ trong hành động, trong

quá trình quyết định và đòi hỏi sự tuân thủ quyếtđịnh gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lýnhất định trong tổ chức

 Trách nhiệm là bổn phận phải hoàn thành những

hoạt động được phân công và đạt được mục tiêuxác định

Trang 26

5 Tập trung và phi tập trung

 Tập trung là phương thức tổ chức trong đó phần lớn

quyền ra quyết định tập trung vào cấp quản lý caonhất của tổ chức

 Phi tập trung là phương thức tổ chức trong đó các

nhà quản lý cấp cao trao cho cấp dưới quyền quyếtđịnh, hành động và tự chịu trách nhiệm trong nhữngphạm vi nhất định

Trang 27

6 Phối hợp các bộ phận của tổ chức

Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những

người, bộ phận, phân hệ và và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có hiệu lực và hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức.

Trang 28

Tạo nền móng cho các hoạt động quản lý khác

Góp phần thực hiện mục tiêu

Vai trò của cơ cấu tổ chức

Trang 29

• Xây dựng cơ cấu Tổ chức là gì?

Xây dựng cơ cấu tổ chức là quá trình lựa chọn vàtriển khai một cơ cấu tổ chức phù hợp với chiến lược

và những điều kiện môi trường Bao gồm:

 Xây dựng cơ cấu tổ chức mới

 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức hiện tại

XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

Trang 30

Mục tiêu xây dựng cơ cấu Tổ chức

1.Đảm bảo công cụ hữu hiệu cho việc thực hiệnchiến lược: CCTC phải xây dựng theo hình thứcphù hợp

2.Đảm bảo chuyên môn hóa và phân nhóm các hoạtđộng có hiệu quả nhất, rõ ràng về trách nhiệm giữacác cá nhân

3.Nhằm bố trí và sắp xếp các nguồn lực(?) đảm bảohiệu lực và hiệu quả

4.Xác định và quản trị thông tin đảm bảo sự phốihợp nhịp nhàng trong quá trình ra quyết định(BPM -> MIS -> EPR)

Trang 31

Mục tiêu xây dựng cơ cấu Tổ chức

5.Đảm bảo khả năng tương thích với những thayđổi từ môi trường nội bộ và môi trường bên ngoài.Ví dụ, khi cần thiết có thể tái cấu trúc hoặc bổ sungmột cách linh hoạt Ví dụ chương trìnhCLC,…trong một trường ĐH

6.Đảm bảo tạo động lực cho NLĐ (nghĩa là mongmuốn được tự chịu trách nhiệm -> tầm quản lýrộng)

7.Giám sát và đánh giá tốt nhất các hoạt động

Trang 32

Yêu cầu đối với cơ cấu Tổ chức

1 Tính hiệu quả

2 Tính thống nhất

3 Tính tối ưu

4 Tính tin cậy

5 Tính linh hoạt

Trang 33

• Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu Tổ chức

 Nguyên tắc 1: Xác định CCTC theo chức năng.

 Nguyên tắc 2: Tương xứng (trách nhiệm của bộ phận phải tương xứng với quyền hạn để tiến hành công việc của bộ phận đó).

 Nguyên tắc 3: Thống nhất mệnh lệnh và đảm bảo tính tuyệt đối trong trách nhiệm (một người ra lệnh; một công việc phải có một người chịu trách nhiệm; một người có thể chịu trách nhiệm nhiều công việc).

 Nguyên tắc 4: Bậc thang và Quyền hạn theo cấp bậc (đâu là cấp tham mưu triển khai, đâu là cấp quyết định -> tránh lạm dụng).

 Nguyên tắc 5: Quản lý sự thay đổi

 Nguyên tắc 6: Cân bằng

Trang 34

• Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu Tổ chức

1 Môi trường bên ngoài

2 Chiến lược

3 Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp tronghoạt động của tổ chức

4 Công nghệ và tính chất công việc

5 Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực củađội ngũ nhân lực

Trang 35

Quy trình xây dựng cơ cấu Tổ chức Bước 1

• Nghiên cứu và dự báo các yếu tố ảnh hưởng lên cơ cấu

tổ chức nhằm xác định mô hình cơ cấu tổng quát

Bước 2 • Chuyên môn hóa công việc

Bước 3 • Xây dựng các bộ phận và phân hệ của cơ cấu

Bước 4 • Thể chế hóa cơ cấu tổ chức

Trang 36

NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨCNhững sai lầm thường gặp trong công tác tổ chức

1 Không lập kế hoạch một cách đúng đắn, thiếu định hướng hoạt động.

2 Không làm rõ các mỗi quan hệ đặc biệt là quan hệ giữa quyền hạn và trách nhiệm

3 Thiếu quyền hành được giao

4 Giao quyền nhưng không giao trách nhiệm

5 Sử dụng tham mưu không tùy tiện

6 Quy trách nhiệm không đúng người đúng việc

7 Rối loạn trong các tuyến quyền lực và thông tin

8 Sử dụng không đúng quyền hạn chức năng

9 Có quá nhiều cấp quản lý, tầm quản trị quá rộng

10 Sử dụng không đúng các bộ phận phục vụ

Trang 37

NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨCNâng cao hiệu quả

1 Chú trọng lập kế hoạch

2 Đảm bảo tính linh hoạt trong tổ chức

3 Tái cơ cấu tổ chức khi cần thiết

4 Phân công nhiệm vụ, vị trí rõ ràng

Trang 38

KẾT LUẬN

 Phân quyền và sử dụng tốt quyền hạn trực

tuyến, quyền hạn tham mưu.

 Chọn cơ cấu tổ chức phù hợp.

Tổ chức tốt

=> Nâng cao hiệu quả quản lý

=> Tăng năng suất lao động

Định dạng
Số trang	39
Dung lượng	1,99 MB