BTL hệ thống thông tin kế toán

Phân tích chu trình doanh thu tại công ty cổ phần H (HozỉonPacìic) (môn hệ thống thông tin kế toán), thực trạng và quản lý chu trình,, dữ liệu và luâ chuyển, kiểm soát chứng từ. tổ chức kế toán trong chu trình, bán hàng thu tiền

ĐỀ TÀI

PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HP (HOZIRON PACIFIC)

Mục lục

A Phần I Lý thuyết 3

I Lý thuyết về chu trình doanh thu 3

II Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình 4

1 Hoạt động nhận đặt hàng 5

2 Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hóa dịch vụ: 6

3 Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi công nợ: 7

4 Hoạt động thu tiền 8

III Tổ chức kế toán trong chu trình 9

1 Yêu cầu quản lí và nhu cầu thông tin trong chu trình 9

2 Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình 10

3 Theo dõi chi tiết công nợ phải thu 13

B Phần II Thực trạng chu trình 14

I Giới thiệu sơ qua về công ty Cổ phần Nông Nghiệp HP 14

II Tổ chức kế toán trong chu trình doanh thu 18

1 Yêu cầu quản lí và nhu cầu thông tin trong chu trình 18

2 Mô tả quá trình thu tiền bán hàng của doanh nghiệp 19

3 Xác định các chứng từ sử dụng 19

4 Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ 21

III Hoạt động kiểm soát trong chu trình 26

C Phần III Giải pháp 27

A Phần I LÝ THUYẾT

I Lý thuyết về chu trình doanh thu

Chu trình doanh thu: là một tập hợp các nghiệp vụ kinh doanh xảy ra thường xuyên và các xử lýthông tin liên quan đến việc bán hàng, hay cung cấp dịch vụ cho khách hàng và thu tiền thanhtoán

Với đặc điểm và chức năng trên, thì chu trình bán hàng sẽ giao tiếp và quan hệ với các đối tượnghoặc hệ thống bên ngoài:

- Khách hàng: là nơi phát sinh yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ cần cung cấp, nhận hàng hóa, dịch

vụ và thực hiện thanh toán tiền cho doah nghiệp

- Chu trình chi phí, chu trình sản xuất đóng vai trò cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho chu trìnhdoanh thu Chu trình chi phí sẽ tiếp nhận các tho6nt in về yêu cầu hàng hóa, dịch vụ cần phảiđược muavà cung cấp theo yêu cầu của khách hàng cũng như chu trình sản xuất của bộ phận, đápứng yêu cầu của khách hàng

- Hệ thống lương sẽ căn cứ vào nhu cầu nhân sự của chu trình kinh doanh để tuyển nhân viên.Đồng thời kết quả kinh doanh của từng nhân viên thực hiện trong chu trình doanh thu (nhân viênbán hàng, quản lý…) là cở sở tính lương và thu nhập của người nhân viên

- Trong trường hợp tổ chức thanh toán qua ngân hàng, chu trình doanh thu còn có thể giao tiếpvới ngân hàng và các đơn vị khác để thực hiện thu, chi tại ngân hàng

- Mối quan hệ giữa chu trình doanh thu và các chu trình, đối tượng khác được mô tả khái quát:

Chu trình doanh thu

và các chu trình khác.

II Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Quá trình bán hàng, cung cấp hàng hóa dịch vụ và thu tiền gồm có 4 công đoạn:

(1) Nhận đặt hàng

(2) Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ

(3) Lập hóa đơn, theo dõi công nợ

(4) Thu tiền

Trình tự thực hiện các hoạt động có thể thay đổi tùy theo đặc điểm kinh doanh của từng doanhnghiệp Tuy nhiên, về mặt tổng quát, mỗi hoạt động đều thực hiện những chức năng riêng, sẽ cócác dòng thông tin, dữ liệu mang các nội dung nhất định đi vào làm cơ sở cho việc thực hiệnchức năng đó Từ đó tạo ra các dòng thông tin thể hiện chức năng của từng hoạt động và cungcấp cho các hoạt động khác bên trong và bên ngoài chu trình

Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình.

1 Hoạt động nhận đặt hàng.

Hoạt động đầu tiên bắt đầu cho chu trình doanh thu là hoạt động nhận đặt hàng Hoạt động này sẽtiếp nhận các yêu cầu của khách hàng, xem xét khả năng, điều kiện để đáp ứng các yêu cầu củakhách hàng và thông tin cho khách hàng kết quả xử lý yêu cầu đặt hàng của khách hàng

Dòng dữ liệu đi vào làm cơ sở cho hoạt động đặt hàng thực hiện là các yêu cầu về hàng hóa, dịch

vụ từ khách hàng chuyển đến Các yêu cầu này phải đảm bảo tính chính xác và xác thực về nộidung theo đúng yêu cầu của khách hàng

Nếu chấp nhận các yêu cầu đặt hàng của khách hàng, hoạt động đặt hàng với các nội dung xử lýtrên sẽ tạo ra dòng thông tin mang nội dung về một nghiệp vụ bán hàng hợp lệ được phép thựchiện

Các nội dung thực hiện trong hoạt động đặt hàng có thể biểu diễn trong sơ đồ dòng dữ liệu sau:

Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng

2 Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hóa dịch vụ

Hoạt động này sẽ tiến hành xuất kho, giao hàng hoặc thực hiện các lao vụ, dịch vụ cung cấp chokhách hàng, đồng thời xác nhận được nội dung thực hiện thực tế của quá trình cung cấp hànghóa, dịch vụ

Dòng thông tin đi vào làm cơ sở cho hoạt động này thực hiện là dòng thông tin mang nội dungcho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện từ hoạt động đặt hàng chuyển đến, đảm bảo cho sựvận động của hàng hóa, quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng đã được xét duyệt

Các nội dung thực hiện trong hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ có thể biểu diễn trong sơ đồdòng dữ liệu:

Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ

3 Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi công nợ

Hoạt đông này sẽ tổ chức ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ đã được thực hiệnnhằm xác nhận, theo dõi, quản lý và đánh giá quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ cho kháchhàng Cơ sở để thực hiện hoạt động này là dòng thông tin cho phép nghiệp vụ bán hàng đượcthực hiện nhận từ hoạt động đặt hàng, và dòng thông tin xác nhận nội dung công việc đã thực tếthực hiện từ hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ chuyển đến

Các nội dung thực hiện trong hoạt động này có thể biễu diễn trong sơ đồ dòng dữ liệu sau:

Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý hóa đơn, theo dõi công nợ

4 Hoạt động thu tiền

Căn cứ vào nội dung hoạt động bán hàng đã thực hiện và được tổ chức theo dõi để thực hiện hoạtđộng thu tiền của khâch hàng Yêu cầu của hoạt động thu tiền là đảm bảo thu đầy đủ, chính xác, kịpthời những hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ đã thực hiện cũng như phản ánh đúng thực tế tìnhhình thanh toán của khách hàng

Các nội dung thực hiện trong hoạt động này có thể biểu diễn trong sơ đồ dòng dữ liệu:

Sơ đồ dòng dữ liệu xử lí thu tiền

III Tổ chức kế toán trong chu trình

1 Yêu cầu quản lí và nhu cầu thông tin trong chu trình

Liên quan tới các hoạt động trong chu trình doanh thu, người quản lí doanh nghiệp cần những thôngtin liên quan tới hoạt động thực hiện trong chu trình, tình trạng các nguồn lực, đối tượng tham giatrong chu trình và kiểm soát quá trình xử lí thông tin của chu trình Sau đây là một số thông tin chủyếu hê thống cung cấp cho người sử dụng để đáp ứng yêu cầu quản lí

- Đặt hàng của khách hàng và việc thực hiện đặt hàng và việc thực hiện đặt hàng

- Mức độ hài lòng của khách hang với đặt hàng

- Phân tích doanh thu bán hàng theo thời gian, theo khách hàng, theo sản phẩm, theo vùng khuvực…

- Hàng tồn kho

- Công nơ phải thu khách hàng theo khách hàng, theo thời gian nợ…

Ngoài ra hê thống cần cung cấp thông tin về kiểm soát hệ thống như báo cáo truy cập hê thống…

2 Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình

Mỗi hoạt động trong chu trình doanh thu khi thưc hiện sẽ tạo ra dòng dữ liệu mang nội dung, chứcnăng của hoạt động đó và chuyển đến các hoạt động khác có liên quan Dòng dữ liệu này có thểđược thu thập bằng chứng từ hoặc lưu trữ trên các tập tin dữ liệu trong môi trường máy tính Do đó,việc tổ chức thu nhập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu trong chu trình phải dựa trên cơ sở nội dungcác hoạt động, dòng dữ liệu của từng hoạt động, phương thức xử lí của từng hoat động, chức năngcủa các bộ phận trong doanh nghiệp tham gia thực hiện các hoạt động trong chu trình doanh thu

2.1 Hoạt động đặt hàng

Hoạt động nhận đăt hàng tạo ra dòng dữ liệu về hoạt động bán hàng cho phép thực hiện theo khảnăng hiện có của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng Nội dung thu nhập và lưutrữ cho hoạt động đặt hàng bao gồm:

- Nội dung hàng hóa, dịch vụ yêu cầu hàng hóa của khách hàng sẽ được thực hiện

- Thông tin về khách hàng yêu cầu

- Đối tượng xét duyệt bán hàng được thực hiện

Nội dung này được thu nhập thông qua chứng từ và trên tâp tin sau đây

- Hợp đồng bán hàng: Được sử dụng khi có sự cam kết, ràng buộc giữa khách hàng và doanh nghiêp

về nôi dung yêu cầu của khách hàng đã được cho phép thực hiện Đây là chứng từ có tính pháp lícho hoạt động bán hàng

- Các chứng từ mang tên gọi của các hoạt động khác sẽ thực hiện trong chu trình doanh thu trên cơ

sở hoạt động đặt hàng như phiếu xuất kho, phiêu giao hàng, hóa đơn bán hàng…

2.1.2 Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ

Trên cơ sở dòng dữ liệu và các hoạt động xử lí 1.1, 1.2, 1.3 được mô tả ở sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1

xử lí đơn đặt hàng dữ liệu về hoạt động xử lí đặt hàng được thu thập, lưu trữ trên các chưng từ và

tập tin, sau đó sẽ chuyển và cung cấp cho các bộ phận, đối tượng cần thông tin và tính hợp lệ củanghiệp vụ bán hàng để thực hiện chức năng của mình Căn cứ vào bô phận có nhu cầu, sử dụngthông tin từ hoạt động đặt hàng, phương thức chuyển thông tin, phương thức xử lí để tổ chức dòng

dữ liệu và luân chuyển chứng từ cho hoạt động đặt hàng

2.1.3 Dữ liệu lưu trữ

Dữ liệu khách hàng (mã khách hàng, tên, địa chỉ, mã số thuế, giới hạn nợ )

Dữ liệu hàng hóa (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng tồn tối thiểu…)

Dữ liệu đặt hàng đã xử lí (số đơn hàng, ngày, khách hàng, mặt hàng, số lượng, đơn giá, ngày giaohàng, địa chỉ giao hàng…)

Hoạt động này sẽ xác nhận hàng háo, dịch vụ đã cung cấp, hoặc hoàn thành chuyển giao cho kháchhàng thông qua chứng từ hoặc tập tin lưu trữ dữ liệu

2.2.1 Chứng từ

- Phiếu xuất kho đã xác nhận nội dung hàng hóa thực tế xuất kho

- Phiếu giao hàng xác nhận nội dung hàng hóa thực tế đã giao cho khách hàng hoặc cho đơn vị vậnchuyển giao đến khách hàng

- Biên bản nghiệm thu dịch vụ hoàn thành: Xác nhận mức độ và khối lượng công việc đã hoànthành cho khách hàng

2.2.2 Tổ chức dòng dữ liệu và lưu chuyển chứng từ

Dữ liệu thu thập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin trên cơ sở dòng dữ liệu và các hoạt động xử lí

2.1, 2.2, 2.3 theo sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1, xử lí đơn đăt hàng, cung cấp hàng hóa dịch vụ sẽ được

chuyển và cung cấp cho các bộ phận, đối tượng cần thông tin về thực tế thực hiện của nghiệp vụbán hàng để thực hiện chức năng của mình

2.2.3 Dữ liệu lưu trữ

- Xuất kho (Số phiếu xuất, ngày xuất, kho hàng, mặt hàng, số lượng, giá xuất, người nhận, ngườixuất, số đơn hàng)

- Giao hàng (Số phiếu giao hàng, ngày giao, địa điẻm, măt hàng, số lượng, người nhận, người giao,

số đơn hàng, số phiếu xuất)

2.3 Hoạt động ghi nhận theo dõi quá trình bán hàng

Hoat động này xác định nội dung hoạt động bán hàng hợp lệ và thực tế thực hiện giữa doanh nghiệpvới khách hàng Nội dung này được thu thập thông tin qua chứng từ và trên tâp tin

2.3.3 Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ

Căn cứ vào dòng dữ liệu và các nội dung xử lí 3.1, 3.2, 3.3 theo sơ đồ trong sơ đồ dòng dữ liệu cấp

1, xử lí hóa đơn theo dõi nợ dữ liệu thu nhập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin sẽ được chuyển và

cung cấp cho hoạt động xử lí các nội dung liên quan (ghi sổ, theo dõi kho, theo dõi nợ) Bộ phận,đối tượng thực hiên chức năng xử lí nội dung nào sẽ nhận được chứng từ hoặc truy xuất vào các tậptin dữ liệu tương ứng

2.4 Hoạt động thu tiền

Hoạt động này phản ánh nội dung thực tế thực hiện quá trình thanh toán của khách hàng đối với cáchàng hóa, dịch vụ đã được cung cấp Các chứng từ và tập tin sử dụng có thể là:

2.4.1 Chứng từ

- Bảng đối chiếu công nợ, thông báo trả nợ: xác nhận tình trạng nợ của khách hàng

- Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng xác nhận thu tiền

2.4.2 Dữ liệu lưu trữ

- Các chứng từ thanh toán (Số chứng từ, ngày, khách hàng, số tiền, hóa đơn thanh toán, tài khoản

nợ, tài khoản có…)

2.4.3 Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ

Căn cứ vào dòng dữ liệu và các nội dung xử lí 4.1, 4.2, 4.3 theo sơ đồ trong sơ đồ dòng dữ liệu xử lí

thu tiền dữ liệu thu nhập, lưu trữ trên các dòng chứng từ và tập tin sẽ được chuyển và cung cấp cho

các hoạt động xử lí các nội dung liên quan (lựa chọn thanh toán, lập chứng từ thanh toán, xác nhậnthanh toán, ghi sổ)

Bộ phận, đối tượng thực hiện chức năng xử lí nội dung nào sẽ nhận được chứng từ hoặc truy xuấtvào các tập tin dữ liệu tương ứng

3 Theo dõi chi tiết công nợ phải thu

Nợ phải thu phát sinh trong trường hợp thực hiện bán chịu cho khách hàng

Việc tổ chức theo dõi chi tiết nợ phải thu được thực hiện theo hai cách thức:

3.1 Quản lí nợ phải thu theo khách hàng

Tất cả các nghiệp vụ ghi nhận nợ hoặc giảm nợ đều quản lí chi tiết cho từng khách hàng thông quacác sổ chi tiết nợ phải thu hoặc tập tin chi tiết nơ phải thu của khách hàng Cách này thường ápdụng cho doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ bán chịu cho từng khách hàng và giá trị nội giao dịchkhông lớn do đó khi thanh toán, khách hàng có thể tổng hợp để thanh toán 1 lần cho nhiều nghiệp

vụ bán hàng

3.2 Quản lí nợ phải thu chi tiết từng chứng từ

Tất cả các nghiệp vụ ghi nhận nợ và giảm nợ đều được theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ bán hàng,cung cấp dịch vụ Bên cạnh sổ chi tiết khách hoặc tập tin chi tiết nợ phải thu khách hàng, còn phải

tổ chức các sổ chi tiết nợ phải thu của từng hóa đơn của từng khách hàng hoặc tập tin chi tiết nợ củatừng hóa đơn Cách thức này áp dụng trong doanh nghiệp có giá trị các nghiệp vụ bán hàng lớn, cầnphải theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ Đặc biệt, những doanh nghiệp thực hiện chính sách chiết khấuthanh toán cho khách hàng phải tổ chức theo dõi nợ phải thu và quá trình thanh toán chi tiết từnggaio dịch để xử lí chiết khấu thanh toán cho từng hoạt động bán

B PHẦN II THỰC TRẠNG CHU TRÌNH

I Giới thiệu sơ qua về công ty Cổ phần Nông Nghiệp HP

1 Giới thiệu công ty

Công ty Cổ Phần Nông Nghiệp HP (HORIZON PACIFIC) tiền thân là Công Ty TNHH TM XNKHữu Nghị được thành lập năm 2004 với số vốn ban đầu là 10 tỷ đồng Việt Nam

Công ty có trụ sở tại 9/189 Giảng Võ, Cát Linh, Đống Đa, Hà Nội

Công ty hoạt động với chức năng ngành nghề: Thuốc Bảo Vệ Thực vật

Mặc dù là một công ty còn non trẻ trong ngành thuốc Bảo Vệ Thực Vật, nhưng công ty đã từngbước vượt qua những khó khăn, bằng nỗ lực của toàn thể CBCNV trong toàn công ty, cùng với sựủng hộ của các cấp, ban, ngành, các vị khách hàng quý mến và những đối tác tin cậy Công ty đãtừng bước xây dựng vị thế của mình trong ngành thuốc bảo vệ thực vật nói riêng và doanh nghiệp

VN nói chung

Với đà tăng trưởng tốt được bà con nông dân tin tưởng đón nhận, sau 2 năm kể từ khi thành lập(2006) công ty đã phát triển thêm chi nhánh phân phối tại Miền Nam Đồng thời xây dựng cơ sở hạtầng: Văn phòng, kho chứa hàng nhằm đáp ứng kịp thời đối với khách hàng

Với mục đích đáp ứng nhu cầu chất lượng sản phẩm đồng thời phát triển kinh doanh của công ty vàgóp phần giải quyết công ăn việc làm cho người lao động tại địa phương Năm 2008 Công ty khánhthành nhà máy sản xuất tại số MD3 Khu công nghiệp Đức Hòa 1, Long An với tổng vốn đầu tưthực hiện dự án là 68 tỷ đồng VN

Bằng đường lối, chính sách đúng đắn với chiến lược rõ ràng Xác định rõ sứ mệnh của công ty.Cuối năm 2009 từ Công Ty TNHH đã chuyển sang mô hình Công ty Cổ Phần và được đổi tên thànhCông Ty Cổ Phần Nông nghiệp HP do Bà Bùi Thị Trúc Quỳnh - Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị làmTổng Giám đốc Công ty

Tốc độ tăng trưởng ổn định qua các năm, cũng như uy tín trên thị trường trong và ngoài nước Công

ty CP Nông Nghiệp HP đã từng bước khẳng định vị trí của mình không những ở vùng Đồng BằngSông Cửu Long mà còn được các tỉnh Miền Bắc, Miền Trung và Tây nguyên đón nhận các sảnphẩm của HP rất nhiệt tình Bằng nhiều kinh nghiệm trong công tác quản lý và điều hành sản xuất.Hội đồng quản trị quyết định tái cấu trúc và chuẩn hóa lại hệ thống quản lý các Công ty

Đối với Nhà máy tại Đức Hòa Long An Nơi sản xuất - nguồn cung cấp chính các sản phẩm cho cáccông ty thành viên tại Miền Bắc và Miền Nam Chính vì vậy Hội Đồng Quản Trị luôn luôn chútrọng việc cải tiến máy móc công nghệ Đầu năm 2010 HĐQT đã quyết định nhập khẩu dây chuyền