Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình doanh thu tại công ty cổ phần dược phẩm ĐANAPHA

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn này là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.. CƠ SỞ LÝ

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn này là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.

Tác giả

Nguyễn Thị Mỹ Hà

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 ngh a h a h c v thực ti n đề t i 3

6 Kết cấu đề tài 3

7 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TR NH DOANH THU TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 6

1.1 GIỚI THIỆU VỀ CHU TRÌNH DOANH THU 6

1.1.1 Mục tiêu của chu trình doanh thu 6

1.1.2 Các chức năng chính của chu trình doanh thu 6

1.1.3 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình doanh thu 15

1.1.4 iể át chu t nh anh thu 16

1.2 TỔ CHỨC H NG IN N NG CH NH NH THU 20

1.2.1 Hệ thống bán hàng 22

1.2.2 Hệ thống giao hàng 24

1.2.3 Hệ thống lập hóa đơn 24

1.2.4 Hệ thống theo dõi công nợ và thu tiền 26

CH NG 1 29

2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ỢC PHẨ

DANAPHA

30 2.1.1 Sự hình thành và chức năng, nhiệm vụ của Công ty 30

2.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty 31

2.1.3 Tổ chức quản lý tại Công ty 31

2.2 HỰC ẠNG HỆ H NG H NG IN N CH NH NH H ẠI C NG CỔ PHẦN ỢC DANAPHA 35

2.2.1 Đặc điể đối tượng hách h ng 35

2.2.2 hực t ạng tổ chức ữ iệu v h á các đối tượng 37

2.2.3 hực t ạng chu t nh anh thu

41 2.2.4 hực t ạng u t nh ử đơn đặt h ng 43

2.2.5 hực t ạng u t nh uản c ng nợ v thu tiền 48

2.2.6 hực t ạng ử h ng án t ả ại 55

2.2.7 hực t ạng u t nh iể át nội ộ chu t nh anh thu 56

2.2.8 Đánh giá về tổ chức th ng tin ế t án t ng chu t nh anh thu tại C ng t anapha

57 CHNG 2 58

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TR NH ÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM DANAPHA 59

3.1 H ÀN HIỆN C N NG CH NH NH H CỦ C NG 59

3.1.1 Thêm dữ liệu về lô hàng và hạn sử dụng 59

3.1.2 ựng các á cá th nhu cầu uản . 60

3.2.1 H n thiện anh ục đối tượng hách h ng 633.2.2 Hoàn thiện danh mục giá bán 64

NG CH NH NH H 77

CH NG 3 79

KẾT LUẬN 80

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN ( ản s o)

3.6 anh ách đối tượng 65

3.1 ưu đ h nthiện uá t nh thu tiền ặt của 71

hách

MỞ ĐẦU

1 Tín ấp t ết ủ đề tà

C ng t Cổ phần ược phẩ anapha được th nh ập từ nă 1965,

từ uất phát điể ột í nghiệp nh phục vụ háng chiến tại hu vựcuảng Na - Đ N ng nhiều hó hăn nhưng anapha đ tạ được ự nổi

ật ch iêng nh giữa hơn 200 anh nghiệp chế v ản uất ượcphẩ h p cả nước v hiện nh ản uất v cung cấp ược phẩ u tín tạiiệt Na ng những nă gần đ , c ng t ộng chi nhánh của mình

t ên h p cả nước, v t ng tương ai th t ư ng nước ng i nên việc ápụng c ng nghệ th ng tin t ng c ng tác t i chính - ế t án thật ự cầnthiết

ặc việc ử ụng phần ề đ gi p ch ộ phận ế t án nói chung

v nh n viên ế t án chu t nh án h ng v thu tiền nói iêng giả ớt đượcphần n hối ượng c ng việc, nhưng ên cạnh đó v n c n ột ố hạn chế

Thứ nhất, giá án ản phẩ chưa có ự ph n iệt giá ch từng đốitượng hách h ng C ng t đưa a ột ức giá cố đ nh v áp ụng ch tất cảcác chi nhánh t ên t n uốc, ức giá n được áp ụng ch tất cả các hách

h ng u nhiên giá chiết hấu th đơn h ng ại tha đổi phụ thuộc v việc

ết hợp đ ng giữa c ng t v hách h ng, v ngư i có chức năng u đ nhgiá chiết hấu n t ư ng chi nhánh Như vậ , giá chiết hấu có thể thađổi phụ thuộc v t ư ng chi nhánh

Thứ hai, c ng tác iể át nội ộ ất ít được ử ụng v u t nhanh thu v án h ng với ục đích giả thiểu những ủi có thể ả a

Thứ ba, u t nh iể t a tín ụng được thực hiện v cuối i thángnhưng ại h ng được thực hiện i hi hách h ng đặt đơn h ng Điều n

có thể ả a ủi án h ng ch hách h ng h ng có hả năng thanh t án

nợ h ặc gần đến ức h ng có hả năng thanh t án nợ

vậ tổ chức hệ thống th ng tin như thế n để gi p ế t án ác đ nh

đ ng giá ản phẩ áp ch từng ại hách h ng, đ ng th i cách n thu

đủ v đ ng hạn tiền của hách h ng nh gi p đả ả ngu n ực v vốn

ch c ng t những vấn đề đáng uan t

ừ những đó, t i đ vận ụng thu ết về hệ thống th ng tin để

thực hiện đề t i “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

và thu tiền tại Công ty Cổ phần Dược phẩm

Danapha” 2 Mụ t êu ng ên ứu

- hả át v đánh giá thực t ạng hệ thống th ng tin ế t án t ng chu

t nh anh thu tại C ng t cổ phần ược phẩ anapha

- Đề uất hướng giải u ết, thiết ế chu t nh ới nh giải u ếtnhững hạn chế về a vấn đề giá án ản phẩm, c ng tác iể át nội ộ v

u t nh iể t a tín ụng trong chu t nh anh thu tại c ng t

3 Đố tƣợng và p ạm v ng ên ứu

- ề đối tượng Nghiên cứu tổ chức th ng tin ế t án chu t nh bán

h ng v thu tiền v tổ chức c ng tác ế t án án h ng thu tiền tại các Công ty

ản uất v inh anh ược phẩ

- ề phạ vi nghiên cứu uận văn nghiên cứu t ng phạ vi chutrình bán hàng v thu tiền tại C ng t Cổ phần ược anapha

4 P ƣơng p áp ng ên ứu

- p ụng phương pháp ph n tích các th nh phần của hệ thống th ngtin ế t án, uan át tổng thể để t hiểu cách thức uản , tổ chức thực hiệnchu t nh anh thu

- Ph ng vấn nhân viên ế t án và trình dược viên để t hiểu ốiuan hệ giữa các ộ phận v u t nh án h ng v thu tiền chi tiết được thựchiện như thế n

- ử ụng ơ đ ng ữ iệu, ưu đ để tả u t nh u n chu ểnchứng từ t ng chu t nh anh thu v ối uan hệ của chu t nh n với các

5 ng o và t ự t ễn đề tà

hái uát iến thức chung về hệ thống th ng tin ế t án nói chung v trong chu t nh doanh thu nói iêng Từ ết uả nghiên cứu tác giả đưa a được những đánh giá về hệ thống th ng tin ế t án t ng anh nghiệp v những giải pháp iến ngh để h n thiện hệ thống th ng tin ế t án t ng chu

t nh doanh thu

6.Kết ấu đề tà

uận văn được chia th nh a chương

Chương 1 Cơ uận về tổ chức th ng tin ế t án trong chu t nhdoanh thu

Chương 2 hực t ạng hệ thống th ng tin ế t án chu t nh doanh thutại C ng t Cổ phần ược phẩ anapha

Chương 3 Giải pháp h n thiện hệ thống th ng tin ế t án chu t nhdoanh thus tại C ng t Cổ phần ược phẩ anapha

7 Tổng qu n tà l ệu ng ên ứu

ính đến th i điể

uan đến đề t i t ên như

hiện na , có các đề t i v i á nghiên cứu iênau

- Đề t i “Hoàn thiện tổ ch c thông tin kế toán trong chu tr nh

đ hệ thống h á những vấn đề uận cơ ản về hệ thống th ng tin t ng chu

t nh án h ng v thu tiền, cơ để đánh giá thực t ạng tổ chức hệ thống

th ng tin c ng như nghiên cứu đưa a các giải pháp h n thiện hệ thống th ngtin t ng chu t nh án h ng v thu tiền tại c ng t

- i á “ y ng hệ thống thông tin kế toán oanh nghiệp tại

t ạng hệ thống th ng tin ế t án t i chính anh nghiệp iệt Na , ch a ốiuan hệ giữa ế t án t i chính v ế t án uản t t ng uá t nh thu nhập, ử

v cung cấp th ng tin i á c ng đưa hiện c

ng tác ế t án các anh nghiệp giải pháp để

giải u ết những hạn chế đó

a những hạn chế tng việc thực iệt Na v từ đó đưa a ột ố

- i á “Tác ng c a hệ thống thông tin kế toán ến m c gian

h hu H ng, ê h i ơn, Ngu n h hu ung đặt a giả thu ết

ch ng các ếu tố t ng hệ thống th ng tin ế t án ột t ng nhữngngu ên nh n tác động đến hả năng t n tại các gian ận v ai ót t ng uá

t nh h ạt động của các anh nghiệp vừa v nh ết uả nghiên cứu cácanh nghiệp t ên đ a n H Nội ch thấ các ếu tố về ứng ụng c ng nghệthông tin t ng c ng tác ế t án, tần uất iể ê, vai t của nh n viên uản

t ng hệ thống ế t án v h ạt động iể t án những ếu tố có tác độngạnh nhất tới hả năng t n tại ai phạ t ng anh nghiệp vừa v nh ừcác ết uả nghiên cứu n , ột ố iến được đề uất nh hạn chế cácgian ận v ai ót v tăng cư ng hiệu uả h ạt động của ộ phận ế t án

t ng anh nghiệp vừa v nh

- Giá t nh “Hệ thống thông tin kế toán” [4] của Ngu n ạnh

n v h Hu nh h H ng Hạnh hái uát hệ thống th ng tin ế t án

t ng điều iện tin h c h á Giá t nh a g những iến thức nền tảng về

ối uan hệ giữa hệ thống th ng tin ế t án vơi các hệ thống th ng tin chứcnăng hác t ng anh nghiệp, phương pháp ựng ộ , iể át hệthống th ng tin ế t án, tổ chức ữ iệu c ng như u t nh u n chu ển

- ựa t ên cơ uận về hệ thống th ng tin ế t án, tha hảnhững đề t i, i á có iên uan, uận văn “Hoàn thiện tổ ch c thông tin

kế toán chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Danapha” đ

hái uát những vấn đề uận cơ ản, đánh giá thực t ạng c ng tác ế t án chu t nh án h ng v thu tiền C ng t , đ ng

th i đưa a các giải pháp tổ

pháp nghiên cứu gi p tác giả đưa a được những đánh giá về hệ thống th ngtin ế t án t ng anh nghiệp v đưa a những giải pháp iến ngh để h nthiện hệ thống th ng tin t ng chu t nh doanh thu

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ L LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÁC DOANH NGHIỆP1.1 GIỚI THIỆU VỀ CHU TR NH DOANH THU

1.1.1 Mụ t êu ủ u trìn doanh thu

Nội ung t ng chu t nh doanh thu g ghi nhận đơn đặt h ng, iể t a tín ụng của hách h ng t ước hi ua h ng, gia h ng, ập hóa đơn v thu tiền hách h ng với

ục tiêu chủ ếu phối hợp nh p nh ng v hiệu uả giữa các ộ phận t ng việc án h

ng, th i thanh t án v thu tiền của khách hàng

1.1.2 Cá ứ năng ín ủ u trìn doanh thu

Giới thiệu các chức các chức năng chính của ột chu t nh doanh thu

iể t a tín ụng v h ng

a Nh n ơn ặt hàng

Đ ước đầu tiên t ng chu t nh anh thu, thư ng được thực hiện i ộ phận án

h ng thuộc Ph ng inh doanh Dựa t ên việc tha hả Đơn giá từ đó hách h ng tiến

h nh đặt h ng th nhiều cách hác nhau h ng tin Đơn đặt h ng được ghi nhận cụ thể v chính ác về chủng ại h ng hóa, ố ượng, th i gian v đ a điể gia , điều iện thanh t án v vận chu ển h ng hóa Thông tin t ng chu t nh n cơ để thực hiện cácước c ng việc tiếp th

Có các t nh huống ả a au đ

- Nếu hách h ng ngư i ua ới, nh n viên án h ng phải á cávới nh uản í t iêng ch t ư ng hợp n

- Nếu đơn đặt h ng được nhận từ hách h ng thư ng u ên th nh n

viên án h ng tiến h nh iể t a tín ụng iên uan đến th ng tin hách h ng

đ có n t ng hệ thống ng t nh huống n có hai t ư ng hợp ả a

o Chấp nhận thực hiện đơn đặt h ng nếu việc thực hiện đơn h ng ần

n tổng c ng nợ hách h ng v n t ng hạn ức tín ụng

o Yêu cầu hách h ng thanh t án ớt nợ c t ước hi thực hiện đơn đặt

h ng ới nếu việc thực hiện đơn h ng ần n tổng c ng nợ của hách

h ng ớn hơn hạn ức tín ụng ch ph p

ước ế tiếp, nh n viên án h ng cần phải iể t a ượng h ng t ng

h có đủ như hách h ng êu cầu ha h ng Nếu ượng h ng đủ đáp ứng

êu cầu của hách h ng th nhân viên án h ng thực hiện ập ệnh án h ng.Nếu ượng h ng t n h h ng đủ, nh n viên án h ng phải á ch ộ phận

ế h ạch h ặc ộ phận ản uất để có ế h ạch t ước hi chấp nhận đơn đặt

h ng

ệnh án h ng nh n viên án h ng ập được in th nh nhiều iên

v chu ển đến các ộ phận hác để tiếp tục thực hiện chu t nh ột iên củaệnh án h ng được gửi đến ộ phận chuẩn h ng để chuẩn , đóng gói.

ột iên được gửi đến ộ phận h để các thủ tục uất h h ng hóa vđóng vai t như phiếu uất h ột iên được ưu giữ tại ộ phận án h ng

ộ phận chuẩn

ại, đóng gói v

h ng tiến h nh chuẩn chcác thủ tục để

e iao hàng

Đến ng gia h ng, ộ phận gia h ng chu ển h ng gia h ng ch hách đổng th i

ập Giấ á gửi h ng để gửi h ng hóa Giấ á gửi h ng có thể ản a của Phiếu uất kho h ặc vận đơn Ng i a, các chứng từ chi phí iên uan đến vệc vận chu ển được tập hợp v chu ển về ph ng ế t án để thanh t án v th i

f u t h a ơn cho khách hàng

au hi h ng hóa được gia ch hách h ng, ột iên của giấ á gửi

h ng được chu ển đến ộ phận ế t án để ập hóa đơn au hi iể t a vđối chiếu các chứng từ có iên uan, ộ phận n tiến h nh ập hóa đơn án

h ng ghi nhận h ạt động án h ng Hóa đơn được ập th nh nhiều iên, ộtiên gia ch hách, ột iên để ế t án án h ng ghi nhận anh thu, thuế

G G v ế t án c ng nợ th i h ản phải thu, ột iên được ưu ại tại

ộ phận ập hóa đơn

Đối chiếu, iể t a, cập nhập ữ iệu giá

án v thuế uất thuế G G

ử l cập nhập dữ liệu v o các tập tin

& in hóa đơn

h ng á

gửi h ng

ữ iệu đặt h ng

Tập tin nhật k

Tập tin chi tiết nhật k

N

ữ iệu gia h ng

Báo c áo bán h ng Hóa đơn bán h ng Hóa đơn bán h ng

doanh

H nh 1.4 uy tr nh p h a ơn [4]

h ản phải thu hách h ng được th i th hai cách

- h i th từng hóa đơn Phương pháp n ch ph p th i tất

cả các hóa đơn chưa thanh t án v ph n tích th th i hạn nợ

- ết chu ển ố ư h i tổng ố ư đầu , tổng ố nợ phát inh

t ng , tổng ố tiền đ thanh t án v ố c n nợ của i hách h ng v cuối

h Nh n tiền thanh toán

hách h ng thanh t án ng tiền ặt, ộ phận ế t án tiền ặt ậpphiếu thu v thủ u tiến h nh thu tiền Phiếu thu được ập th nh nhiều iên, 1iên gia ch hách v các iên c n ại được ử ụng để hạch t án, ưu t ữ tại

hách h ng Ngân h ng

có Thủ qu

tiền bán h ng bán h ng

1.1.3 Mố qu n ệ g ữ á bộ p ận trong u trình doanh thu

- ộ phận ế t án ộ phận thực hiện c ng việc ghi nhận, ử í, ph ntích, ưu t ữ các nghiệp vụ inh tế phát inh iên uan đến iến động h nghóa, anh thu, chi phí; th i c ng nợ từng hách h ng, ghi nhận đầ đủcác h ản thuế iên uan đến uá t nh tiêu thụ, tiền ặt, tiền gửi, ác đ nh

ết uả tiêu thụ v uan t ng hơn từ việc tập hợp v ph n tích th ng tin

ộ phận ế t án cung cấp những á cá th êu cầu nh phục vụ việc

a u ết đ nh của nh uản t t v ộ phận án h ng

ộ phận inh anh v ộ phận ế t án ph n c ng t ách nhiệ vcùng phối hợp với nhau giúp cho chu trình án h ng v thu tiền nh thựchiện được ục tiêu của từng ộ phận

1.1.4 K ểm soát u trình doanh thu

Gian ận v ai ót những vấn đề u n t n tại t ng uá t nh h ạtđộng của anh nghiệp Những h nh động n v t nh ha cố , u n g

a những tác động tiêu cực đến các anh nghiệp từ những tổn thất về ặt t ichính đến ức độ nghiê t ng hơn ự phá ản Hệ thống th ng tin ế t án

có những ảnh hư ng ất ớn đến tần uất ả a gian ận v ai ót tại các

doanh nghiệp Như vậ , để giả thiểu, ngăn ngừa những ai ót v gian ả a t

ng chu t nh anh thu cần phải có ự uan t của nh uản việc ựng v h n thiện hệ thống th ng tin ế t án

ậnđến

a M c tiêu ki m soát chu tr nh doanh thu

Để ngăn ngừa những ai ót v gian ận t ng nghiệp vụ bán hàng cầnthiết ập các chính ách v thủ tục nh đạt được các ục tiêu cụ thể t ngnghiệp vụ n như au

- Hàng bán ghi ổ đ được gửi đến hách h ng th đ ng th i gian, đ ađiể , ố ượng v chất ượng như th a thuận được ết i hai ên

- Các nghiệp vụ án h ng đều được phê chuẩn đ ng đ n

- Các nghiệp vụ án h ng được ghi ổ đ ng ố ượng, chủng ại h nghóa đ vận chu ển

- Hóa đơn được ập đ ng v anh thu được ghi nhận t ng ế toán

th đ ng th i gian phát inh

- Các hách h ng được ph p ua ch u cần phải được t về hảnăng t i chính

Đối với nghiệp vụ thu tiền êu cầu đặt a phải thu đ ng, thu đủ vthu p th i Cần thiết ập các chính ách v thủ tục để đạt được ục tiêu cụthể au

- Các h ản thu tiền được ghi ổ p th i, chính ác v đầ đủ

- Các h ản thu tiền phải được phản ánh v các t i h ản chi tiết vềkhách hàng

- Các chứng từ t ng nghiệp vụ n phải được đối chiếu nh đả ảhớp ố iệu giữa các ộ phận có iên uan

- ất cả các h ản h ng án t ả ại, tiền chiết hấu v giả giá h ng

án phải được t u ệt đ ng đ n v ghi ch p chính ác

b Biện pháp ki m soát trong chu tr nh doanh thu

hi nhận đơn đặt h ng, hệ thống th ng tin ế t án phải cung cấp p

th i, chính ác ố ượng t n h của từng ại h ng hóa, th nh phẩ để

có nên chấp nhận đơn đặt h ng ha h ng , t ánh t ư ng hợp h ng có h ng

để gia h ặc gia h ng h ng đ ng tiến độ ất u tín với hách h ng

u nhiên c ng cần đánh ố thứ tự ch từng đơn h ng v u đ nh về

th i gian t u ệt đơn h ng t ánh t ng với những đơn h ng c

Trong quá trình xét uyệt án chịu

Hệ thống th ng tin ế t án phải cung cấp p th i, chính xác thông tìn

về t nh h nh c ng nợ của từng hách h ng ch ộ phận ử đơn h ng t ánhhậu uả án h ng nhưng h ng thu được tiền

ên cạnh đó hệ th ng th ng tin ế t án c ng cần cung cấp th ng tin

đ nh phục vụ ch việc đánh giá v ếp hạng u tín hách h ng v th ng tinphục vụ ph n tích c ng nợ th th i hạn nợ, iể át chặt ch các h ản

c ng nợ uá hạn, hó đ i t ánh t ư ng hợp chấp nhận đơn đặt h ng ch cáchách h ng h ng đáng tin cậ

Trong quá trình chuy n giao hàng h a

Tr ng uá t nh n để t ánh t ư ng hợp h ng gửi đi nhưng h ng đượcghi nhận v ổ h ặc ghi nhận h ng chính ác, cần phải iên ết ữ iệu

t ng t n ộ chu t nh từ h u chấp nhận đặt h ng, uất h , gửi h ng, ậphóa đơn v th i c ng nợ Ng i a, ứng ụng c ng nghệ th ng tin v uản

gi p hệ thống việc iên ết ữ iệu được th ng uốt v iể át được

t n ộ chu t nh, giả thiểu t ư ng hợp nhầ n ót nghiệp vụ

ư ng hợp gia h ng ai u cách, phẩ chất, ố ượng h ặc nhầ

n về hách h ng, đ a ch gia cần phải iế át ại h u iể t a h ng

t ước hi gia h ng ch hách để t ánh t ư ng hợp tăng chi phí phát sinh và

ất u tín với hách h ng

Trong quá trình l p và ki m tra h a ơn

Để t ánh ả a ai ót án h ng h ng đ ng giá, tính t án ai chiết hấu g hậu uả anh thu giả t v ất u tin với hách h ng cần tiến h nh ứng ụng phần ề ế t án ch ph

p cập nhập tự động đơn giá v t ệ chiết hấu hi ập hóa đơn iện pháp iể át n h ng

ch giả thiêu ai ót ngư i ập hóa đơn nhớ ai đơn giá, t ệ chiết hấu c n giả ột phần hối ượng c ng việc

ột ố ai ót thư ng ả a t ng nghiệp vụ th i v thanh t án ốiệu h ng chính ác, phản ánh anh thu ai , ữ iệu về c ng nợ được t ucập v ch nh ửa i những ngư i h ng có u ền hạn iện pháp để iể

át những ai ót t ng t ư ng hợp n

- Ph n chia t ách nhiệ v u ền hạn ng

- iến h nh iể át uá t nh nhập iệu, đối chiếu ố iệu giữa ế

t án tổng hợp v ế t án chi tiết v đối chiếu ố iệu giữa các ộ phận

- Đ nh đối chiếu c ng nợ hách h ng v đối chiếu ố ư ng n hàng

Trong quá trình xét uyệt hàng án ị trả ại và giảm giá hàng án

ai ót ả a t ng uá t nh n chấp nhận h ng t ả ại v chiết hấu uá ức n đến ất

át anh thu v các h ản phải thu hác Ng i a c n có ủi ự th ng đ ng giữa nh n viên

t ng đơn v v hách h ng để chiế đ ạt t i ản của đơn v Biện pháp kiểm soát trong quá trình này là:

- Quy đ nh kế toán phải kiểm tra các chứng từ về hàng bán b trả lại và giả giá hàng bán trước khi vào sổ kế toán

- hư ng u ên iể t a, iể át thư ng u ên đối với các h ản

h ng án t ả ại v giả giá h ng án

- Lập các báo chi tiết về tình hình hàng bán b trả lại và chiết khấu

- Tiến hành kiểm tra số hàng hóa b trả lại để có biện pháp xử lý tránh tình trạng t n đ ng hàng hóa kém chất ượng

Trong quá trình x a sổ và p phòng công nợ phải thu kh òi

Để ngăn chặn việc ất ổn t ng ập ự ph ng,

th i tuổi nợ v ựa v đó để ập ự ph ng

Để t ánh các h ản phải thu ghi thấp hơn

thẩ u ền tự óa nợ th ên cạnh việc ph n u

tăng cư ng an ninh ch hệ thống th ng tin, thiết ập

(1) Chức năng tiếp nhận, ử đơn đặt h ng v ập ệnh án h ng

(2) Chức năng chuẩn h ng, vận chu ển h ng v gia h ng ch hách(3) Chức năng ập hóa đơn, th i thanh t án v thu tiền

(4) Chức năng ph n tích t nh h nh tiêu thụ

ữ iệu về

án h ng

ữ iệu về giá bán

H ạt động đầu tiên t đầu ch chu t nh án h ng v thu tiền h ạtđộng nhận đơn đặt h ng H ạt động n tiếp nhận các êu cầu từ hách

h ng, từ đó t hả năng t i chính của hách h ng c ng như hả năngcung ứng của c ng t au đó, cung cấp th ng tin ch hách h ng ết uả ử

êu cầu đặt h ng của hách

 N ận đơn đ t àng và ểm tr số lƣợng àng ện ng ữiệu đầu v cơ ch h ạt động đặt h ng n các êu cầu về h nghóa, ch vụ hách h ng chu ển đến hách h ng gửi th ng tin ng cáchđiền v u đơn t ực tiếp, ai h ặc g i điện th ại Đơn đặt h ng đượcnhập v hệ thống á tính i nh n viên án h ng, chương t nh au đó tự

iể t a ố ượng h ng hiện có của từng ại h ng h á được ưu t ữ t ên

t ư ng ố ượng t n h hiện tại t ng tập tin anh ục h ng h á

 K ểm tr ả năng tà ín ủ á àng : Chương t nh iể

t a tín ụng của hách để t có nên tiếp tục thực hiện đơn h ng ha

h ng iệc iể t a được thực hiện th ng ua việc ánh hạn ức tín ụng

t ng ản ghi hách h ng với ố ư đến th i điể n cộng với giá t của t a

h ng hiện tại

Mã àng Tên hàng ĐVT Giá Thuế suất thuế Số lƣợng tồn kho Số lƣợng đ t hàng Số lƣợng tồn kho

Đơn đặt h ng

Chi tiết đơn đặt h ng

H ạt động n tiến h nh uất h , gia h ng hóa ch hách đ ng

th i ác nhận nội ung thực hiện thực tế của uá t nh cung cấp hàng hóa,

 C uẩn b àng : hi nhận được ệnh án h ng, ộ phận chuẩn

h ng tiến h nh ấ h ng v đóng gói ột ố t ư ng hợp, ượng h ng thực tếtại h h ng đủ để gia hư h ng, ất át h ặc phải tha thế ng

ại h ng h á hác th ệnh án h ng được điều ch nh, ửa đổi t ước hi thựchiện u t nh ửa đổi được gia ại ch ộ phận án h ng

 uất o g o àng : au hi h ng được chuẩn ng h , nh nviên gia h ng t u cập v hệ thống để iể t a đối chiếu v in Phiếu gia

h ng hách h ng au hi nhận được h ng v ác nhận v Phiếu gia

h ng được tập hợp với các chứng từ hác cơ để ập h á đơn

1.2.3 Hệ t ống lập đơn

Ở h ạt động n tổ chức ghi nhận nghiệp vụ án h ng, cung cấp ch

vụ đ được thực hiện nh ác nhận, th i, uản v đánh giá uá t nh

án h ng, cung cấp ch vụ ch hách h ng

C ơ để thực hiện h ạt động n ng th ng tin ch ph p nghiệp vụ

án h ng được thực hiện nhận v ng th ng tin ác nhận nội ung c ng việcthực hiện từ h ạt động cung cấp h ng hóa, ch vụ chu ển đến Đ cơ

ố iệu để ập á cá t nh h nh v ết uả inh anh của từng ặt h ng,phục vụ cung cấp th ng tin t ên các á cá ế t án uản t

ệnh án h ng

Số lện bán hàng Số đơn đ t àng Ngày lập lện bán hàng

Gửi h ng

Số phiếu gử hàng Số lện bán hàng Ngày gử Nơi nhận Mã đơn v vận tả Mã nhân viên giao hàng

Chi tiết gửi h ng

Số p ếu gử àng Mã hàng h Số lƣợng

Phiếu uất h

Số p ếu xuất Ngà Số p ếu gử àng Mã kho hàng Mã nhân viên xuất hàng

Chi tiết uất h

Số p ếu uất Mã hàng h Số lƣợng Đơn giá Mã kho

H nh Mối quan hệ giữa các t p tin C D trong hệ thống giao hàng [4]

Căn cứ v nội ung h ạt động án h ng đ thực hiện v được tổ chức

th i để thực hiện h ạt động thu tiền của hách h ng êu cầu của h ạtđộng thu tiền đả ả thu đầ đủ, chính ác, p th i những h ạt động án

h ng, cung cấp ch vụ đ thực hiện c ng như phản ánh đ ng thực tế t nh h nhthanh t án của hách h ng

 T eo õ ông nợ : có hai phương pháp th i c ng nợ của hách

h ng phương pháp th i thanh t án th từng h á đơn v phương pháp ếtchu ển ố ư

 T u t ền á àng: Nếu hách h ng thanh t án ng tiền ặt, ế

t án tiền tiến h nh hạch t án v ập phiếu thu, thủ u tiến h nh thu tiền Nếuhách h ng chu ển h ản ua ng n h ng, ế t án tiền ựa t ên Giấ á Cócủa ng n h ng tiến h nh hạch t án Đ ng th i ế t án c ng nợ cập nhập

t nh h nh thanh t án của hách h ng

Số p ếu uất Ngà Số p ếu gử àng Mã o àng Mã n n v ên

Hóa đơn án h ng

hách h ng ữ iệu ệnh án h ng Phiếu uất h Phiếu gia

Phiếu gia h ng

Chu t nh anh thu ghi nhận những nghiệp vụ kinh tế phát sinh liênuan đến việc bán h ng v thanh t án tiền của khách h ng Một công ty nếuthiết kế tốt chu t nh anh thu s đả bả cho việc bán h ng v thanh t ántiền của khách h ng được thực hiện nhanh chóng, chính xác v luôn đượckiểm soát.

ng CH NG 1 của uận văn, tác giả đ hái uát cơ uận về

tổ chức th ng tin ế t án t ng anh nghiệp từ ục tiêu, các chức năngchính của ột chu t nh anh thu, ối uan hệ giữa các ộ phận t ng chu

t nh anh thu ch đến iể át chu t nh anh thu Đ được cơ

để đánh giá thực t ạng v nghiên cứu các giải pháp h n thiện hệ thống

th ng tin ế t án tại C ng t Cổ phần ược anapha