Chu trình doanh thu và kiểm soát chu trình doanh thu tại công ty cổ phần vật tư nông nghiệp tỉnh thừa thiên huế

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH ---    ---KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC CHU TRÌNH DOANH THU VÀ KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH -    -

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

CHU TRÌNH DOANH THU VÀ KIỂM SOÁT

CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP TỈNH THỪA THIÊN HUẾ

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình thực tập và thực hiện khóa luận tốt nghiệp vừa qua, em đã nhận được nhiều sự động viên và giúp

đỡ tận tình từ phía nhà trường, từ thầy cô, người thân, bạn bè,

và các cô chú, anh chị làm việc tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp tỉnh Thừa Thiên Huế.

Lời đầu tiên, em xin bày tỏ lòng biết ơn đến Ban Giám hiệu nhà trường, Ban lãnh đạo khoa Kế toán – Tài chính cùng toàn thể thầy cô giáo trường Đại học Kinh tế Huế đã nhiệt tình tạo điều kiện cho em cũng như các bạn học tập, rèn luyện và truyền thụ những kiến thức, kinh nghiệm quý giá trong suốt thời gian vừa qua.

Em cũng xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc, các cô chú, anh chị làm việc tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp tỉnh Thừa Thiên Huế đã tạo điều kiện và nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập cũng như trong việc thu thập thông tin

số liệu, nắm bắt tình hình thực tế của công ty.

Đặc biệt, em xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Thầy giáo – Thạc sĩ Hồ Phan Minh Đức đã tận tình, dành nhiều thời

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

gian và công sức trong việc hướng dẫn em thực hiện khóa luận tốt nghiệp.

Sau cùng, em xin cảm ơn gia đình, các anh chị, bạn bè đã luôn quan tâm, động viên và giúp đỡ để em có thể hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp của mình.

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên Bùi Đức Huy

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

HTKSNB : Hệ thống kiểm soát nội bộ

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Trang

Bảng 1.1 – Các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình doanh thu 15

Bảng 2.1 – Tình hình lao động của công ty từ năm 2010 – 2012 19

Bảng 2.2 – Tình hình vốn SXKD của công ty qua 2 năm (2011-2012) 20

Bảng 2.3 – Tình hình thu nhập của người lao động từ năm 2010 – 2012 22

Bảng 2.4 – Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 2 năm (2011-2012) 30

Bảng 2.5 – Quy trình bán hàng – thu tiền 35

Bảng 3.1.– Mục tiêu kiểm toán với công việc kiểm soát nội bộ 66

Bảng 3.2 – Ước lượng rủi ro cho chu trình bán hàng – thu tiền 68

DANH MỤC LƯU ĐỒ Trang Lưu đồ 1 – Quy trình xử lý yêu cầu khách hàng 47

Lưu đồ 2 – Quy trình theo dõi, ghi nhận bán hàng 48

Lưu đồ 3.– Quy trình cung cấp hàng hóa 49

Lưu đồ 4 – Quy trình thu tiền 50

Lưu đồ 5 – Quy trình lưu chuyển hàng hóa 52

Lưu đồ 6 – Quy trình luân chuyển hóa đơn GTGT 53

Lưu đồ 7 – Quy trình lưu chuyển phiếu thu 55

Lưu đồ 8 –TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾĐề xuất quy trình lưu chuyển phiếu xuất kho 72

DANH MỤC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ

Trang

Sơ đồ 2.1 – Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty 24

Sơ đồ 2.2 – Sơ đồ tổ chức kế toán của công ty 25

Sơ đồ 2.3 – Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy 27

Sơ đồ 2.4 – Quy trình sản xuất phân bón của công ty 29

Sơ đồ 2.5 – Quá trình phân phối sản phẩm của công ty 30

Sơ đồ 2.6 – Các bộ phận liên quan đến chu trình bán hàng – thu tiền 40

Sơ đồ 2.7 – Những giai đoạn chủ yếu của chu trình bán hàng – thu tiền 46

Sơ đồ 2.8 – Hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho quy trình bán hàng – thu tiền tại công ty 46

Sơ đồ 2.9 – Quy trình xét duyệt bán chịu đối với khách hàng lâu năm 51

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU iv

DANH MỤC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ v

MỤC LỤC vi

PHẦN I – ĐẶT VẤN ĐỀ 1

I.1 Lý do chọn đề tài 1

I.2 Mục tiêu nghiên cứu 1

I.3 Đối tượng nghiên cứu 2

I.4 Phạm vi nghiên cứu 2

I.5 Các phương pháp nghiên cứu 2

I.6 Cấu trúc khóa luận 3

PHẦN II - NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 4

CHƯƠNG 1 – CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH DOANH THU VÀ KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP 4

1.1 Khái quát về chu trình doanh thu 4

1.1.1 Doanh thu 4

1.1.2 Chu trình doanh thu 6

1.2 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu 8

1.2.1 Kiểm soát nội bộ 8

1.2.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB 9

1.2.3 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu 13

1.2.4 Mục tiêu KSNB chu trình bán hàng – thu tiền 14

1.2.5 Các rủi ro thường xuất hiện trong chu trình bán hàng – thu tiền: 15

CHƯƠNG 2 – THỰC TRẠNG CHU TRÌNH DOANH THU VÀ KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP THỪA THIÊN HUẾ 17 2.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Thừa Thiên Huế 17

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 17

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 17

2.1.3 Nguồn lực 18

2.1.4 Tổ chức hoạt động quản lý 22

2.1.5 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 28

2.1.6 Phân tích tổng quát hoạt động kinh doanh của công ty 2 năm vừa qua 31

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

2.2 Thực trạng chu trình doanh thu của công ty 33

2.2.1 Đặc điểm về sản phẩm 33

2.2.2 Các phương thức tiêu thụ 34

2.2.3 Các phương thức thanh toán 35

2.2.4 Quy trình bán hàng – thu tiền 35

2.2.5 Chứng từ ban đầu & luân chuyển chứng từ 37

2.2.6 Bộ phận liên quan trực tiếp trong chu trình bán hàng – thu tiền 38

2.3 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu của công ty 39

2.3.1 Thực trạng môi trường kiểm soát 39

2.3.2 Thực trạng hệ thống kế toán 42

2.3.3 Thực trạng về các thủ tục kiểm soát 44

2.3.4 Thực trạng kiểm toán nội bộ 44

2.3.5 Các quy định kiểm soát về chu trình bán hàng – thu tiền 45

2.3.6 Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng tại công ty trong từng giai đoạn của quy trình bán hàng – thu tiền 45

CHƯƠNG 3 – CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHU TRÌNH DOANH THU VÀ KIỂM SOÁN CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP THỪA THIÊN HUẾ 58

3.1 Đánh giá hệ thống KSNB chu trình doanh thu tại công ty 58

3.1.1 Ưu điểm 58

3.1.2 Nhược điểm 60

3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình doanh thu 62

3.2.1 Nguyên nhân 62

3.2.2 Giải pháp hoàn thiện 63

PHẦN III – KẾT LUẬN 74

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 76

DANH MỤC PHỤ LỤC 77

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Hiện nay, Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp tỉnh Thừa Thiên Huế khôngngừng phát triển với nhiều sản phẩm mới đa dạng và phong phú; mạng lưới phân phốirộng lớn; cộng với việc môi trường kinh doanh ngày càng khốc liệt và gay gắt đòi hỏidoanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển lâu dài cần có nhiều giải pháp để tăng sứccạnh tranh và tăng cường năng lực của công tác quản lý trong doanh nghiệp Một trongnhững giải pháp mà đơn vị cần quan tâm nhất hiện nay đó là phải tăng cường kiểmsoát nội bộ đối với hoạt động bán hàng – thu tiền (chu trình doanh thu) để đảm bảodoanh thu được tính đủ, chính xác và kịp thời, tránh thất thoát tiền thu bán hàng.

Xuất phát từ những yêu cầu thiết thực trên, với mong muốn được tiếp cận thực tếcông tác kiểm soát đối với chu trình doanh thu của một đơn vị cụ thể, đồng thời vớimục đích xây dựng trong Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Thừa Thiên Huế một

hệ thống quản lý khoa học và hiệu quả hơn trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, em

đã chọn đề tài: “Chu trình doanh thu và kiểm soát chu trình doanh thu tại Công ty

C ổ phần Vật tư Nông nghiệp tỉnh Thừa Thiên Huế” để nghiên cứu và thực hiện khóa

luận của mình

I.2 Mục tiêu nghiên cứu

Qua nghiên cứu thực trạng về chu trình doanh thu cũng như kiểm soát nội bộ đốivới chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Thừa Thiên Huế, để

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

từ đó chỉ ra những hạn chế còn tồn đọng Trên cơ sở đó, khóa luận đề ra những giảipháp thích hợp để tăng cường và hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình doanhthu tại công ty.

I.3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là chu trình doanh thu và kiểm soát chu trìnhdoanh thu tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Thừa Thiên Huế; các yếu tố cấuthành của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty; các thủ tục kiểm soát liên quan đếntừng giai đoạn trong chu trình bán hàng – thu tiền; vai trò và quan hệ giữa các cá nhân

có liên quan với nhau trong chu trình

I.4 Phạm vi nghiên cứu

- Không gian: Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp tỉnh Thừa Thiên Huế

- Thời gian:

 Thời gian làm khóa luận từ ngày 01/03/2013 đến ngày 01/05/2013

 Nguồn số liệu thu thập để làm căn cứ đề tài trong giai đoạn năm

2011 - 2012

I.5 Các phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập tài liệu: căn cứ vào những tài liệu thu được để làm

cơ sở lý luận cho việc phân tích tình hình thực tế

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: tìm hiểu thực tế, phỏng vấn nhân viêncông ty để tìm hiểu công việc cụ thể của họ, tiến hành phỏng vấn các quytrình làm việc để từ đó phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ

- Phương pháp quan sát: quan sát công việc của nhân viên phòng Kế toán,phòng Kế hoạch Kinh doanh, và các bộ phận khác để thấy được côngviệc cụ thể của mỗi bộ phận, mỗi nhân viên

- Phương pháp phân tích số liệu: phân tích, so sánh tất cả số liệu thu thậpđược từ công ty, để từ đó tổng hợp những dữ liệu cần thiết phục vụ choviệc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

I.6 Cấu trúc khóa luận

Ngoài lời cảm ơn, mục lục, danh mục chữ viết tắt, danh mục bảng biểu, sơ đồ đồthị, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, khóa luận bao gồm 3 phần sau:

Phần I: Đặt vấn đề

Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu

Chương 1: Cơ sở lý luận về chu trình doanh thu và kiểm soát chu trình

doanh thu trong Doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng chu trình doanh thu và kiểm soát chu trình doanh thu

tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp tỉnh Thừa Thiên Huế

Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện chu trình doanh thu và kiểm soát chu

trình doanh thu tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp tỉnh Thừa Thiên Huế

Phần III: Kết luận

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

PHẦN II - NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 1 – CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH DOANH THU VÀ KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Khái quát về chu trình doanh thu

1.1.1 Doanh thu

1.1.1.1 Khái niệm:

Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ

kế toán, được phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanhnghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu cho đơn vị

và các khoản khác

- Thu nhập khác: Là khoản thu góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu từ hoạtđộng ngoài các hoạt động tạo ra doanh thu trên

1.1.1.2 Các khoản giảm trừ doanh thu:

- Chiết khấu thương mại: Là khoản tiền người bán giảm giá niêm yết chokhách hàng mua với khối lượng lớn

- Chiết khấu thanh toán: Là khoản tiền người bán giảm trừ cho người mua, dongười mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn theo hợp đồng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

- Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa kémphẩm chất, sai quy cách hoặc hàng bị lạc hậu thị hiếu.

- Hàng bán bị trả lại: Là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ bịkhách hàng trả lại và từ chối thanh toán

1.1.1.3 Hệ thống tài khoản và chứng từ sử dụng:

 Tài khoản sử dụng:

TK 512 “Doanh thu bán hàng nội bộ”

Kết chuyển doanh thu nội bộ vào xác

định kết quả kinh doanh

Tổng doanh thu nội bộ trong kỳ

TK này không có số dư

TK 521 “Chiết khấu thương mại”

Chiết khấu thương mại đã chấp nhận

thanh toán cho khách hàng

Kết chuyển toàn bộ số chiết khấuthương mại sang TK Doanh thu trong

kỳ để xác định Doanh thu thuần của kỳhạch toán

TK này không có số dư

TK 531 “Hàng bán bị trả lại”

Giá bán của hàng tiêu thụ bị trả lại Kết chuyển giá trị của hàng bán bị trả

lại vào doanh thu trong kỳ

TK này không có số dư

TK 532 “Giảm giá hàng bán”

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Các khoản giảm giá hàng bán đã chấp

- Hóa đơn thuế GTGT

- Phiếu xuất kho

Nội dung của các hoạt động thực hiện trong chu trình doanh thu sẽ được chuyển

và ghi nhận vào hệ thống xử lý, lập báo cáo và cung cấp thông tin theo yêu cầu của cácđối tượng sử dụng thông tin liên quan đến chu trình doanh thu

1.1.2.2 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu:

Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thoả mãn 5 điều kiện sau:

- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sởhữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá;

- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;

- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bánhàng;

- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

Doanh thu cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn 4 điều kiệnsau:

- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;

- Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó;

- Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng cân đối kếtoán;

- Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giaodịch cung cấp dịch vụ đó

1.1.2.3 Các phương thức bán hàng:

- Phương thức bán buôn: Là việc bán hàng cho các đơn vị thương mại hoặcbán cho các đơn vị sản xuất để tiếp tục sản xuất Đặc điểm của hình thức bánbuôn là bán một lần với số lượng lớn Kết thúc quá trình này, sản phẩm hànghóa vẫn chưa đến tay người tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóavẫn chưa được thực hiện đầy đủ Hiện nay có 2 hình thức bán buôn là bánbuôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng

- Phương thức bán lẻ: Là việc bán trực tiếp cho người tiêu dùng Sản phẩm,hàng hóa sẽ không tham gia vào khâu lưu thông

1.1.2.4 Các phương thức thanh toán:

Trong hoạt động thu tiền cần tiến hành nhanh chóng, thuận tiện để thu được tiềnhiệu quả nhất, góp phần tái sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp Có nhiều phươngthức thanh toán khác nhau, việc thanh toán của người mua thường được thực hiện bằng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

các phương thức sau: Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt; Thanh toán bằng chuyểnkhoản qua ngân hàng; Thanh toán theo hợp đồng.

1.2 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu

1.2.1 Kiểm soát nội bộ

1.2.1.1 Khái niệm, ý nghĩa:

Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra và kiểm soát luôngiữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thốngkiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống kiểm soát nội bộ làcác quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụngnhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát,ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý;nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị Hệ thống kiểm soátnội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”

Còn theo quan điểm của COSO, hệ thống KSNB gồm 5 bộ phận: môi trườngkiểm soát; đánh giá rủ ro; các hoạt động kiểm soát; hệ thống thông tin và truyền thông;

hệ thống giám sát và thẩm định

Theo Nguyễn Quang Quynh (2006), “Giáo trình kiểm toán tài chính”, NXB Đại

Học Kinh tế Quốc Dân, Hà Nội; các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ gồm:Môi trường kiểm soát; Hệ thống kế toán; Các thủ tục kiểm soát; Kiểm toán nội bộ.1.2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ:

Kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên

cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngănchặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị

 Chức năng:

- Bảo vệ tài sản của đơn vị

- Bảo đảm độ tin cậy của thông tin

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý.

 Nhiệm vụ:

- Kiểm tra tính trung thực, đáng tin cậy của thông tin và hoạt động tài chính

- Thẩm tra hệ thống đã được thiết lập để đảm bảo tính tuân thủ các chínhsách, thủ tục, luật pháp và quy định

- Đánh giá việc sử dụng tiết kiệm và hiệu qủa các nguồn lực

- Thẩm tra các nghiệp vụ hoặc chương trình để chắc chắn rằng kết quả đạtđược sát mục tiêu và mục đích đã đề ra

1.2.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB

1.2.2.1 Môi trường kiểm soát:

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố bên trong và bên ngoàiđơn vị có tính môi trường tác động đến tính thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu củacác loại hình kiểm soát nội bộ

Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quan điểm,thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong Doanh nghiệp.Bao gồm:

 Đặc thù về quản lý:

Các đặc thù về quản lý đề cập tới quan điểm khác nhau trong điều hành hoạtđộng doanh nghiệp của các nhà quản lý Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đếnchính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức, kiểm tra kiểm soát trong doanhnghiệp

Ban quản trị gồm những nhà quản lý cấp cao nắm quyền quyết định và điềuhành mọi hoạt động của đơn vị nên quan điểm và đường lối chính trị ảnh hưởng lớnđến hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ

suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai cũng như kiểmtra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong doanh nghiệp.

Nói đến cách phân quyền trong bộ máy quản lý theo những xu hướng khác nhauhoặc là quá tập trung hoặc là quá phân tán Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ tạo điều kiệncho công tác phân công phân nhiệm, tránh được những chồng chéo đồng thời giúp choviệc kiểm tra giám sát và quy kết trách nhiệm

Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phảituân thủ các nguyên tắc sau:

- Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động củaDoanh nghiệp

- Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép

sổ và bảo quản tài sản

- Đảm bảo sự độc lập giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhấttrong hoạt động của các bộ phận chức năng

 Chính sách nhân sự:

Sự phát triển của mọi Doanh nghiệp luôn gắn kết với đội ngũ nhân viên và họluôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thựchiện moi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của Doanh nghiệp

Xây dựng được đội ngũ cán bộ công nhân viên giỏi về mọi mặt là yếu tố trựctiếp gia tăng hiệu quả lao động Các nhà quản lý cần có những chính sách cụ thể và rõràng về tuyển dụng, đào tạo, đề bạt và khen thưởng, kỷ luật nhân viên

 Công tác kế hoạch và chiến lược:

Một hệ thống kiểm soát nội bộ được đánh giá là có hiệu quả khi doanh nghiệp cómột chiến lược trước mắt và lâu dài Kế hoạch và chiến lược hoạt động là căn cứ đểxem xét doanh nghiệp có định hướng phát triển lâu dài

Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõinhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường đểkịp xử lý và điều chỉnh.

 Uỷ ban kiểm soát:

Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất củadoanh nghiệp Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Giám sát quá trình báo cáo tài chính của công ty

- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty

- Kiểm tra và giám sát công việc của Kiểm toán viên nội bộ

- Dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với các Kiểm toánviên bên ngoài

 Các nhân tố bên ngoài:

Hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài như luậtpháp, sự kiểm tra, thanh tra của các cơ quan chức năng nhà nước, ảnh hưởng của cácchủ nợ, môi trường pháp lý, đặc biệt là đường lối phát triển của đất nước và bộ máyquản lý ở tầm vĩ mô

Như vậy môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hưởngđến quá trình thiết kế, vận hành, xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanhnghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trong là nhận thức vê hoạt động kiểm trakiểm soát và điều hành của các nhà quản lý doanh nghiệp

1.2.2.2 Hệ thống kế toán:

Hệ thống kế toán là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vịđược kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính Nó baogồm đầy đủ các yếu tố như sổ chứng từ, sổ chi tiết, hệ thống sổ tổng hợp và hệ thốngbảng tổng hợp và cân đối kế toán Trong đó quá trình lập và luân chuyển chứng từđóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của Doanh nghiệp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiếtnhư: Tính có thực; Sự phê chuẩn; Tính đầy đủ; Sự đánh giá; Sự phân loại; Tính đúngkỳ; Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác.

1.2.2.3 Các thủ tục kiểm soát:

Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập vàchỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể Các thủ tụckiểm soát được xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản sau: nguyên tắc phân côngphân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; và chế độ ủy quyền

Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: việcquy định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản, sổsách và kiểm toán độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị

 Nguyên tắc phân công phân nhiệm:

Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể chonhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Việc phân công phân nhiệm rõ ràngtạo sự chuyên môn hóa trong công việc; sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thì thường dễphát hiện

 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hơp về trách nhiệm trong các nghiệp

vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn

Ví dụ: Phân chia trách nhiệm trong việc xét duyệt và thực hiện; thực hiện vàkiểm soát; hoặc thu chi tiền và ghi sổ kế toán

 Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn:

Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định

và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định Quá trình ủy quyền đượctiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm

và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phảiđược phê chuẩn đúng đắn Sự phê chuẩn được thực hiên qua hai loại: phê chuẩn chung

và phê chuẩn cụ thể

1.2.2.4 Kiểm toán nội bộ:

Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị nhằm tiếnhành các công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộcủa đơn vị

Bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên vềtoàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vậnhành các chính sách thủ tục về kiểm soát nội bộ Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽgiúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt độngtrong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và

bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả

1.2.3 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu

1.2.3.1 Xử lý đơn đặt hàng của người mua:

Người mua đặt hàng có thể là đơn hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầuqua thư, fax, điện thoại, và sau đó là hợp đồng về mua bán hàng hóa dịch vụ Đâyđược xem là điểm bắt đầu của toàn bộ quy trình

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

đơn bán hàng phải được lập đồng thời với vận đơn hoặc kiêm chức năng với chứng từvận chuyển”.

1.2.3.4 Lập hóa đơn và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng:

Hóa đơn bán hàng là chứng từ ghi rõ mẫu mã, số lượng hàng hóa, giá cả hànghóa bao gồm cả giá gốc, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luậtthuế GTGT Hóa đơn được lập thành 3 liên: liên thứ nhất được gửi cho khách hàng,các liên sau được lưu lại ghi sổ và theo dõi thu tiền

1.2.3.5 Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền:

Trong mọi trường hợp đều cần xử lý và ghi sổ các khoản thông thường về thutiền bán hàng Cần đặc biệt chú ý khả năng bỏ sót hoặc giấu diếm các khoản thu nhất

là thu tiền mặt trực tiếp

1.2.3.6 Xử lý ghi sổ hàng bán trả lại và khoản bớt giá:

Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua không thoả mãn về hànghóa, thì khi đó người bán có thể nhận lại hoặc bớt giá Trường hợp này cần phải lậpbảng ghi nhớ hoặc có thư báo Có hoặc hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm cáckhoản phải thu Trên cơ sở đó ghi đầy đủ và kịp thời vào nhật ký hàng bị trả lại và cáckhoản bớt giá đồng thời ghi vào sổ phụ

1.2.3.7 Thẩm định và xóa sổ khoản phải thu không thu được:

Trong trường hợp người mua không chịu thanh toán hoặc không có khả năngthanh toán thì sau khi thẩm định, nếu thấy khoản thất thu này là “bất khả kháng”, cầnxem xét xóa sổ khoản phải thu đó, và phải có chứng từ kèm theo

1.2.4 Mục tiêu KSNB chu trình bán hàng – thu tiền

Chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp cần phải tuân thủ những mụctiêu sau:

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

 Tính có căn cứ hợp lý: Các nghiệp vụ bán hàng – thu tiền phải có căn cứ

hợp lý, không có các nghiệp vụ “Ma” trong sổ sách kế toán

 Sự phê chuẩn: Các nghiệp vụ bán hàng – thu tiền phải được sự phê chuẩn

đúng đắn từ các cá nhân có liên quan tránh tình trạng gây thất thoát tài sảndoanh nghiệp

 Tính đầy đủ: Các nghiệp vụ bán hàng – thu tiền đã phát sinh đều phải được

ghi sổ Mục tiêu này yêu cầu tất cả doanh thu phát sinh hợp lý phản ánh đầy

đủ không bị bỏ sót Nếu mục tiêu này không được tuân thủ sẽ ảnh hưởngđến báo cáo tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

 Sự đánh giá và tính toán: Các nghiệp vụ bán hàng – thu tiền phải được

đánh giá và tính toán đúng đắn Thể hiện ở khoản tiền thu được đúng với sốtiền trên hoá đơn, phiếu thu tiền Phải được kiểm tra, đối chiếu hợp đồngkinh tế hay đơn đặt hàng tương ứng

 Sự phân loại: Các nghiệp vụ bán hàng – thu tiền đều phải đựơc phân loại

đúng đắn, rõ ràng từng nội dung

 Tính đúng kỳ và kịp thời: Doanh thu phản ánh đúng kỳ, các khoản tiền thu

được phản ánh chính kịp thời tại thời điểm phát sinh

 Quá trình chuyển sổ và tổng hợp: Các nghiệp vụ bán hàng – thu tiền được

ghi chép đúng đắn vào các sổ chi tiết đã mở và tổng hợp chính xác

1.2.5 Các rủi ro thường xuất hiện trong chu trình bán hàng – thu tiền:

Bảng 1 1 – Các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình doanh thu

X ử lý đơn

đặt hàng

c ủa khách

hàng

- Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không được phê duyệt

- Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng

- Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giáhay một số điều khoản bán hàng khác Sai phạm này sẽ ảnh hưởngđến các bước tiếp theo trong chu trình bán hàng – thu tiền, gây ấntượng không tốt cho khách hàng và tác động xấu tới hình ảnh của

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Giao hàng

- Giao hàng khi chưa được xét duyệt

- Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hoặc không đúngkhách hàng

- Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà khôngxác định được người chịu trách nhiệm

- Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng

L ập hóa

đơn

- Bán hàng nhưng không lập hóa đơn

- Lập hóa đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng

- Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn

- Ghi nhận sai tên khách hàng, thời hạn thanh toán

- Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng

- Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn

- Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, như thu hồi nợ chậm trễ,không đòi được nợ …

- Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt

- Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không được xét duyệt

- Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ

- Không lập hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi không đúng

- Không đánh giá lại nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ vào cuốikỳ

- Không khai báo về các khoản nợ phải thu khách hàng bị thế chấp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

CHƯƠNG 2 – THỰC TRẠNG CHU TRÌNH DOANH THU VÀ KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP THỪA THIÊN HUẾ

2.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Thừa Thiên Huế

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp tỉnh Thừa Thiên Huế tiền thân là Công tyVật tư Nông nghiệp Bình Trị Thiên Kể từ năm 1989, Công ty được phân chia thành 3công ty để phục vụ nhu cầu nông nghiệp cho 3 tỉnh: Quảng Bình, Quảng Trị và ThừaThiên Huế Ngày 01/07/1989, Công ty Vật tư Nông nghiệp Thừa Thiên Huế đượcthành lập theo quyết định số 17/QĐ-UB của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế Đến ngày29/01/1993 theo quyết định số 126/QĐ-UB của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế côngnhận Công ty là Doanh nghiệp nhà nước thực hiện các hoạt động theo cơ chế độc lập,cung ứng và trao đổi vật tư nông nghiệp trên thị trường cả nước

Theo quyết định số 1069/QĐ-UB ngày 05/04/2005 của UBND tỉnh Thừa ThiênHuế, Công ty Vật tư Nông Nghiệp được chuyển thành Công ty Cổ phần Vật tư Nôngnghiệp Thừa Thiên Huế Đến ngày 29/12/2005 theo quyết định 4408/QĐ-UB củaUBND tỉnh Thừa Thiên Huế đã chính thức phê duyệt phương án xây dựng cổ phầnhóa Như vậy kể từ tháng 1/2006, để phù hợp với nền kinh tế thị trường, xu hướng mởcửa hội nhập kinh tế quốc tế nhà nước ta đã chuyển các doanh nghiệp nhà nước sửdụng vốn ngân sách trở thành các công ty cổ phần Với vốn cổ phần sẽ giúp cho công

ty, doanh nghiệp trở nên chủ động, tự chịu trách nhiệm về hiệu quả kinh doanh củamình Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Thừa Thiên Huế có vốn điều lệ là 6 tỷđồng, trong đó vốn nhà nước ban đầu là 983.170.000 đồng, chiếm 16,38 %

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ

 Chức năng:

- Cung cấp dịch vụ phân bón, thuốc bảo vệ thực vật cho sản xuất nông nghiệp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

- Sản xuất các loại phân bón như phân lân hữu cơ sinh học sông Hương, cácloại phân hỗn hợp NPK bông lúa và các loại khác.

- Xuất nhập khẩu và kinh doanh các mặt hàng cơ khí, vật liệu xây dựng

- Sản xuất kinh doanh các loại giống cây trồng Thu mua, chế biến nông sản

- Kinh doanh các loại thức ăn gia súc

 Nhiệm vụ:

- Đảm bảo cung ứng kịp thời thuốc bảo vệ thực vật, phân bón

- Thực hiện các chủ trương cung ứng các mặt hàng chính sách miền núichương trình trợ giá, trợ cước của nhà nước và tiêu thụ các mặt hàng nôngsản cho các khu vực miền núi trên toàn tỉnh

- Thực hiện nghĩa vụ thu nộp ngân sách theo đúng chủ trương và chế độ củanhà nước Duy trì và phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả,đảm bảo an toàn vốn nhằm góp phần vào sự nghiệp phát triển kinh tế xã hộicủa tỉnh nhà

Ngoài những chức năng và nhiệm vụ trên, công ty còn có vai trò chủ động trongviệc tham gia điều tiết lượng vật tư nông nghiệp sao cho phù hợp với quy luật cungcầu trên thị trường tỉnh, giữ được mặt bằng giá cả, tạo điều kiện cho các hộ gia đìnhnông dân yên tâm sản xuất, đồng thời bảo đảm chính sách lương để trả cán bộ côngnhân viên để họ bảo đảm cuộc sống

2.1.3 Nguồn lực

 Tình hình lao động:

Lao động là một yếu tố không thể thiếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh.Trong sản xuất kinh doanh nếu thiếu lao động thì hiệu quả công việc sẽ không cao,ngược lại nếu sử dụng lao động một cách thừa thải sẽ dẫn đến việc lãng phí lao động

Vì vậy, công ty cần quan tâm đến vấn đề sử dụng lao động và năng lực của người laođộng sao cho hợp lý nhất Số lượng lao động không nói lên hiệu quả trong quản lýnguồn nhân lực mà phải xét trên khía cạnh sự hợp lý của nó trong bộ máy làm việc vàchất lượng của nguồn lao động đó trong công việc

Tình hình lao động của công ty được thể hiện qua bảng sau:

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Bảng 2.1 – Tình hình lao động của công ty từ năm 2010 - 2012

Năm 2010 Năm 2011 Năm2012 2011/2010 2012/2011

Về trình độ lao động thì ta thấy mức công nhân bậc cao chiếm chủ yếu (lần lượtcác năm 2010, 2011 và 2012 là 52.48%, 51,32%, và 50%) cho thấy công ty tuyển dụnglao động tập trung vào các công nhân bậc cao Điều đó cũng nói lên tầm quan trọngcủa kỹ thuật tay nghề cũng như phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh của công ty Đốivới bộ phận văn phòng, lao động có trình độ đại học và cao đẳng chiếm tỉ lệ cao hơn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

hẳn so với trình độ trung cấp Điều đó thể hiện mục tiêu của công ty nằm nâng caotrình độ lao động cũng như chất lượng của nhân viên thông qua việc tuyển dụng laođộng có kiến thức tốt, đáp ứng tốt hơn cho hoạt động kinh doanh của công ty Bêncạnh đó, công ty cũng chú ý đến việc đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên laođộng để nâng cao năng lực làm việc Chính điều này đã góp phần giúp công ty khôngngừng phát triển trong những năm qua.

 Tình hình trang bị vốn:

Vốn là yếu tốt đầu vào quan trọng và cơ bản nhất của doanh nghiệp Vốn trongsản xuất kinh doanh không chỉ là tiền mà còn bao gồm giá trị tài sản hữu hình và vôhình Vốn là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh Do đó,doanh nghiệp nào có được nguồn vốn dồi dào thì gặp nhiều thuận lợi trong hoạt độngkinh doanh, và ngược lại doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn hơn

Vốn của công ty CP VTNN được hình thành chủ yếu từ 2 nguồn là vốn chủ sởhữu và vốn vay Vốn chủ sở hữu là vốn của cổ đông, vốn chủ sở hữu cũng bao gồmphần lợi nhuận giữ lại của doanh nghiệp Vốn vay gồm có vốn vay ngắn hạn và vốnvay dài hạn từ các ngân hàng thương mại, các quỹ đầu tư phát triển

Bảng 2.2 - Tình hình vốn sản xuất kinh doanh của công ty qua 2 năm 2011 - 2012

Chỉ tiêu

Giá trị (VN đồng) % Giá trị (VN đồng) % +/- % Tổng số vốn 121.693.810.862 100 144.850.355.606 100 23.156.544.744 19,03

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

của cổ đông trong công ty Vốn đi vay cũng tăng mạnh cho thấy công ty đã có nhữngchiến lược, đầu tư các dự án của mình về lâu dài.

Tuy vậy, vốn đi vay vẫn luôn chiếm tỷ trọng cao trong tổng số vốn (cụ thể năm

2012 là 93,40%), chứng tỏ công ty vẫn bị chiếm dụng vốn quá nhiều, dự trữ còn nhiềuvật tư hàng hóa, tình hình tài chính còn gặp khó khăn vì vậy chi phí trả lãi vay ngânhàng là rất lớn Do đó, công ty cần đưa ra những chính sách, chiến lược kinh doanhphù hợp, cần tính toán cân đối trong chi tiêu của mình, như cắt giảm chi phí không cầnthiết, giảm bớt chi phí trung gian, tiết kiệm chi phí đầu vào sao cho giảm bớt vốn vay

và tăng vốn chủ sở hữu hơn nữa Đồng thời, hoạt động kinh doanh của công ty cũngcần ít phụ thuộc vào các ngân hàng để tạo thế chủ động hơn trong môi trường kinhdoanh

 Tình hình thu nhập của người lao động:

Tiền lương là biểu hiện bằng tiền được trả cho người lao động dựa trên số lượng

và chất lượng lao động của mỗi người nhằm để bù đắp lại hao phí lao động của họtrong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty Nói cách khác, tiền lương là thu nhậpchủ yếu giúp cho người lao động duy trì và nâng cao mức sống cho họ, thể hiện sựđánh giá đúng đắn năng lực và công lao của họ đối với sự phát triển của công ty

Qua bảng dưới đây, ta thấy số lao động tăng qua 3 năm và tổng quỹ lương cũngtăng Tất cả số liệu đều cho thấy tình hình lương của người lao động trên 1 tháng hay 1năm đều tăng qua các năm Cụ thể: tổng quỹ lương năm 2011 tăng 249.995.000đ (tứctăng 20,82%) so với năm 2010, năm 2012 tăng 193.610.000đ (tức tăng 13,35%) so vớinăm 2011; bên canh đó, tiền lương BQLĐ/tháng cũng tăng đáng kể, tăng34.000đ/người của năm 2011 so với năm 2010, và tăng 33.000đ/người của năm 2012

so với năm 2010 Điều đó cũng đúng cho tình hình số lượng lao động của công ty cũngđược tăng lên qua các năm, cũng như quy mô hoạt động sản xuất của công ty khôngngừng được mở rộng đòi hỏi người lao động làm việc nhiều hơn, đạt năng suất caohơn

Điều này là tín hiệu đáng mừng cho người lao động Tuy nhiên, dù tiền lươngtrên danh nghĩa tăng nhưng hiện nay trên thị trường, giá cả các sản phẩm đăc biệt làsản phẩm tiêu dùng ngày càng leo thang Vì vậy, với mức lương tăng lên hàng tháng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

đó có đủ đảm bảo cho đời sống sinh hoạt của cán bộ công nhân viên hay không là điều

mà công ty cần tính toán xem xét Bên cạnh đó, ban lãnh đão công ty trong thời kỳ đổimới này cần tiếp tục có chính sách tiền lương hợp lý, đặc biệt chú trọng chế độ khenthưởng, bồi dưỡng, quan tâm đến cuộc sống của người lao động thì càng khích lệ họhăng say, tích cực hơn trong công việc, và gắn bó hơn với công ty

Bảng 2.3 - Tình hình thu nhập của người lao động từ năm 2010 - 2012

2.1.4.1 Tổ chức bộ máy quản lý công ty:

Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty Đại hội

đồng cổ đông thương niên được tổ chức mỗi năm một lần, phải họp thương niên trongthời hạn bốn tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Hội đồng quản trị: Do Đại hội đồng cổ đông bầu ra để điều hành công ty.

HĐQT có 7 thành viên đại diện cho cổ đông kiểm soát quá trình kinh doanh của côngty; đồng thời đề ra các quy chế, hình thức hoạt động và giao nhiệm vụ cho Giám đốccông ty thực hiện

Ban kiểm soát: Là cơ quan trực thuộc Đại hội đồng cổ đông, do Đại hội đồng

cổ đông bầu ra để đại diện cho cổ đông có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháptrong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của công ty

Giám đốc: Là người đứng ra chịu trách nhiệm và thực hiện các chỉ đạo của

HĐQT, đồng thời trực tiếp điều hành nhân sự, có trách nhiệm lãnh đạo các phòng, ban

và cấp dưới thực hiện công việc

Phó Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm trong khâu mua bán hàng hóa tại

công ty; tìm kiếm nguồn hàng và ký hợp đồng với các tổ chức kinh doanh để muahàng cho công ty Ngoài ra, Phó Giám đốc còn tổ chức, chỉ đạo công ty tiến hành tốtviệc tiêu thụ hàng hóa

Các phòng ban nghiệp vụ: Công ty hiện có 3 phòng nghiệp vụ với chức năng

được quy định như sau:

 Phòng Tổ chức Hành chính: Có nhiệm vụ giải quyết các công tác hành chính như

văn thư bảo mật, bảo vệ cơ quan, tiếp khách Tham mưu cho lãnh đạo công ty vềcông tác quản lý lao động, an toàn lao động, xây dựng kế hoạch bồi dưỡng nguồnnhân lực đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty Giải quyết các chế độ đối vớingười lao động Xây dựng các nội quy, quy chế của công ty theo luật lao động

 Phòng Kế hoạch Kinh doanh: Có chức năng khai thác thị trường, lựa chọn khách

hàng; có nhiệm vụ thông tin chính xác và kịp thời về tình hình hàng hóa hiện tạicủa công ty, tình hình tiêu thụ và khả năng cung cấp hàng hóa phía đối tác và nhucầu thị trường Tham mưu cho Ban giám đốc chiến lược thị trường trong tương lai,xác định mục tiêu, phương hướng hoạt động sản xuất kinh doanh để đạt hiệu quảcao nhất Tổ chức tiếp nhận vật tư, tổ chức sản xuất, tiến độ thực hiện, theo dõithực hiện hợp đồng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

 Phòng Kế toán: Có chức năng trong việc lập kế hoạch sử dụng và quản lý nguồn

tài chính của công ty, phân tích các hoạt động kinh tế nhằm bảo toàn vốn của công

ty, tổ chức công tác hạch toán kế toán theo đúng chế độ kế toán thống kê và chế độquản lý tài chính của Nhà nước Thực hiện công tác kế toán, định kỳ kiểm tra tìnhhình tài chính báo cáo trình Giám đốc và đề xuất các giải pháp về huy động vốn,thu nợ và ổn định tình hình ngân quỹ, công nợ Tham mưu cho lãnh đạo công ty vềcác chế độ quản lý tài chính tiền tệ, thực hiện công tác xây dựng kế hoạch tài chínhhàng tháng, quý, năm

Kể từ năm 2006, khi Công ty được cổ phần hóa thì cơ cấu của công ty cũng đã cómột số thay đổi để phù hợp với tiến trình mới Về mối quan hệ trực tuyến được thểhiện bằng những chỉ thị hướng dẫn chỉ đạo của Hội đồng quản trị đối với Giám đốc,Phó Giám đốc và các phòng ban chức năng cũng như các trạm trực thuộc Ở các trạmluôn có bao gồm các đại lý và cửa hàng bán lẻ Bên cạnh đó, mối quan hệ chức năngcòn được thể hiện bằng mối quan hệ giữa các phòng ban với nhau hay với các trạmtrực thuộc

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Ghi chú: Mối quan hệ trực tuyến

Mối quan hệ chức năng

Sơ đồ 2.1 - Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty

2.1.4.2 Tổ chức công tác kế toán:

Để phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh, công ty tổ chức bộ máy kế toántheo thình thức tập trung Theo hình thức này, công ty chỉ tổ chức một phòng Kế toántập trung tại văn phòng công ty Ở các trạm, phân xưởng thì không có tổ chức kế toánriêng

TrạmTruồi

Trạm An

Lỗ

Trạm ALưới

Nhà máy phânlân vi sinh

HCSH SôngHương

Nhà máy NPK

Nhà máy vi sinh

Cửa hàng

xăng

dầu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Ghi chú: Mối quan hệ trực tuyến

Mối quan hệ chức năng

Sơ đồ 2.2 - Sơ đồ tổ chức kế toán của công ty + Kế toán trưởng: Là người đứng đầu phòng kế toán, quản lý và điều hành trực

tiếp các kế toán viên, lãnh đạo bộ máy kế toán của công ty và chịu trách nhiệm trướcNhà nước và công ty về mặt quản lý kế toán, tài chính Kế toán trưởng phụ trách côngtác kế toán chung, chịu trách nhiệm tổ chức, hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công táctài chính kế toán ở công ty, cung cấp thông tin kế toán và giúp ban giám đốc công typhân tích các hoạt động kinh tế

+ Kế toán tổng hợp: Thực hiện các công việc kế toán liên quan đến báo cáo tài

chính định kỳ, kiểm tra và tổng hợp tất cả các phần hành kế toán của văn phòng trungtâm, các trạm và phân xưởng

+ Kế toán TSCĐ, tiền mặt và tiền lương: Có nhiệm vụ ghi chép tổng hợp và

chi tiết TSCĐ nhằm quản lý tài sản của công ty đồng thời thực hiện ghi chép kế toántiền lương, thanh toán lương cho công nhân trực tiếp sản xuất và bộ phận văn phòng.Tính và trích nộp các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định cho tất cả cán bộcông nhân viên trong toàn công ty

+ Kế toán tiêu thụ vật tư, công nợ: Theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm của

Kế toán trưởng

Kế toán tổng

hợp

Kế toánTSCĐ, tiềnmặt và tiềnlương

Thủ quỹ

Kế toán tiêuthụ vật tư,công nợ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

dõi các khoản công nợ của khách hàng, theo dõi sự biến động của các khoản nợ phảithu, phải trả Lập báo cáo tình hình công nợ khách hàng hàng tháng, hàng quý để có kếhoạch trả nợ và thu hồi nợ.

+ Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm thu chi tiền mặt và quản lý tiền quỹ tại công ty, có

trách nhiệm nhận tiền ở ngân hàng cũng như ở các doanh nghiệp khác Có nhiệm vụkiểm tra và đối chiếu số liệu thực tế với kế toán, và lập báo cáo thu chi tiền hàng ngày

 Hình thức kế toán:

Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ” trên phần mềmFAST ACCOUNTING – phân thành các nghiệp vụ kế toán riêng biệt, quản lý từ chitiết đến tổng hợp cho các phần hành Niên độ kế toán là năm dương lịch, bắt đầu từngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm Đơn vị tiền tệ sử dụng để ghi sổ kếtoán và lập báo cáo tài chính ở đây là Việt Nam đồng

Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy được thể hiện qua sơ đồ sau:

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi hàng tháng

Sơ đồ 2.3 – Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kếtoán cùng loại đã được kiểm tra, được làm căn cứ ghi sổ; xác định tài khoản ghi Nợ,ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phầnmềm kế toán Theo quy trình trên phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập

và tính toán vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ chi tiết liên quan

Chứng từ kế toán

Phầnmềm kếtoán

- Sổ tổng hợp

- Sổ chi tiết

Bảng tổng hợpchứng từ kế toán

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toánquản trị

-TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Cuối tháng hay bất kỳ thời điểm nào, kế toán thực hiện các thoa tác khóa sổ vàlập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đượcthực hiện tự động hóa và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đượcnhập trong kỳ Sau đó kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báocáo tài chính sau khi đã in ra giấy Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theoquy định.

Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho của công ty là theo giá gốc:

- Phương pháp tính giá trị HTK: theo phương pháp thực tế đích danh

- Phương pháp hạch toán HTK: theo phương pháp kê khai thường xuyên

- Phương pháp khấu hao TSCĐ: theo phương pháp theo đường thẳng

- Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ

2.1.5 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh

 Đặc điểm về sản phẩm:

- Kinh doanh và xuất nhập khẩu phân bón hóa học, thuốc bảo vệ thực vật,dụng cụ bảo vệ thực vật

- Sản xuất giống cây trồng, trồng rừng, cao su; chế biến thức ăn gia súc

- Khai thác, mua bán than bùn, gỗ trồng rừng; sản xuất chế biến các sản phẩm

từ than bùn, gỗ và các lâm sản thông thường khác

- Sản xuất và gia công cơ khí, sửa chữa máy nông cụ, ô tô Mua bán vật liệuxây dựng, nhiên liệu động cơ, khí đột, phương tiện vận tải

- Mua, bán gia súc, gia cầm Kinh doanh các mặt hàng hải sản, nhà hàng ănuống, nhà nghỉ dịch vụ du lịch

 Đặc điểm về thị trường tiêu thụ:

Tại thị trường tỉnh Thừa Thiên Huế, sản phẩm của công ty đã chiếm lĩnh 70%thị phần Sản phẩm của công ty cũng có mặt tại các tỉnh Quảng Trị, Quảng Bình,Quảng Nam, Hà Tĩnh, các tỉnh Tây Nguyên (Đắc Lắc, Gia Lai, Kon Tum ), BìnhDương, Ninh Bình:

Trạm An Lỗ phục vụ cho 3 huyện Phong Điền, Quảng Điền, Hương Trà

Trạm Truồi phục vụ cho 3 huyện Phú Lộc, Nam Đông, Hương Thủy

Trạm Phú Đa phục vụ cho huyện Phú Vang

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Phòng Kinh doanh phục vụ chủ yếu cho địa bàn thành phố và các xã lân cận.

Vể thị trường xuất khẩu: Công ty đã xuất khẩu phân bón sang thị trường Lào.Hiện nay, thị trường tiêu thụ chính của công ty vẫn là trên địa bàn tỉnh T-T-Huế.Đối với các tỉnh lân cận như Quảng Nam, Quảng Ngãi, Quảng Trị, công ty chỉ bánvới số lượng không nhiều Nếu nhu cầu về mặt hàng phân bón của công ty ở các tỉnhnày được gia tăng thì chắc chắn rằng thị tường tiêu thụ của công ty sẽ được mở rộnghơn nữa, doanh thu đạt được sẽ cao hơn, góp phần tăng thêm lợi nhuận cho công tycũng như đóng góp nhiều hơn nguồn thu cho ngân sách tỉnh nhà

 Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất:

Sản phẩm chính của công ty là phân hữu cơ vi sinh, là loại phân hỗn hợp đượcsản xuất từ các nguyên liệu đơn chất để tạo ra một loại phân bón đầy đủ các chất dinhdưỡng cho cây trồng

Quy trình sản xuất phân bón được thể hiện qua sơ đồ sau:

Chuẩn bị nguyên liệu (than bùn, đạmUrea, Axit Humix theo tỉ lệ thích hợp)

A mol hóa bằng nước Amoniac NH3

Trộn, ủ tạo Humat A mol

 Đặc điểm về phương thức tiêu thụ:

Phương thức bán buôn: chủ yếu công ty bán hàng theo hợp đồng, đơn đặt hàngtức là công ty nhận hợp đồng từ các nhà đại lý ở các tỉnh lân cận như Quảng Nam,Quảng Bình, Quảng Trị

Phương thức bán lẻ, bán qua hệ thống cửa hàng: Công ty tổ chức phương thứcbán lẻ thông qua hệ thống các của hàng với mục đích tiêu thụ các hàng tồn kho còn lại

từ hoạt động xuất khẩu, sử dụng được năng lực nhàn rỗi của công ty

Sơ đồ 2.5 - Quá trình phân phối sản phẩm của công ty

 Đặc điểm về phương thức thanh toán:

Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp áp dụng các phương thức thanh toán khácnhau tùy theo đối tượng và yêu cầu khách hàng như: thanh toán bằng tiền mặt; thanhtoán bằng chuyển khoản ngân hàng; thanh toán bù trừ công nợ

Cửa hàng bán buôn

Đại lý bán buôn

Hợp tác xã

Ngườitiêudùngcuốicùng

Các dự án

Đại lýbán lẻ

Xuất khẩu theo Đơn đặt hàng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

2.1.6 Phân tích tổng quát hoạt động kinh doanh của công ty 2 năm vừa qua

Bảng 2.4 Kết quả hoạt động SXKD của công ty qua 2 năm (2011-2012)

(Đvt: Việt Nam đồng)

SO SÁNH 2012/2011 Tăng/Giảm Tỷ lệ %

Ta thấy năm 2012, công ty đạt lợi nhuận trước thuế là 306,631,037đ, tăng hơn

so với năm 2011 192,506,753đ, tức tăng đến 168,68% Điều đó cho thấy hoạt độngkinh của công ty diễn ra khá tốt đẹp, lãi nhiều sau 1 năm Doanh thu bán hàng và cungcấp dịch vụ của công ty năm 2012 có tăng hơn năm 2011, mặc dù chi phí (bao gồm chiphí tài chính, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp) cũng tăng hơn, lần lượttăng 1,563,166,937đ và 4,341,306,299đ Vấn đề ở đây là trong năm 2011, lợi nhuận từhoạt động kinh doanh của công ty đạt con số âm (-666,119,395đ), điều này là do các

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ