HOÀN THIỆN hệ THỐNG THÔNG TIN CHO CHU TRÌNH DOANH THU tại CÔNG TY cổ PHẦN DANA

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Với mục tiêu trên, đề tài chủ yếu nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu tại công ty Cổ phần Dana, và các hoạt động kiểm soá

LỜI MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết của đề tài:

Sự phát triển của nền kinh tế thị trường ở Việt Nam và xu thế hội nhập kinh tế khu vực cũng như kinh tế toàn cầu và đã đang mở ra nhiều cơ hội phát triển đồng thời cũng đặt ra nhiều thách thức mới cho doanh nghiệp Để tồn tại và phát triển thì doanh nghiệp phải luôn luôn tìm cách nâng cao khả năng cạnh tranh và hiệu quả kinh doanh của mình

Trong kinh doanh, cho dù ở bất kỳ đơn vị nào, tổ chức dù lớn hay nhỏ thì mục đích cuối cùng vẫn là tối đa hoá lợi nhuận kinh doanh Một yếu tố vô cùng quan trọng thể hiện bộ mặt tài chính công ty là công tác tổ chức hạch toán kế toán Công tác kế toán tốt hay chưa tốt phụ thuộc vào cách thức xây dựng hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp

Xuất phát từ yêu cầu trên, em đã chọn đề tài “HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN CHO CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DANA.”

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài :

Hệ thống hóa những vấn đề lý luận chung về hệ thống thông tin kế toán đối với chu trình doanh thu

Phân tích, đánh giá hệ thống thông tin kế toán đối với chu trình doanh thu tại công ty Cổ phần Dana

Chỉ ra những mặt tích cực cũng như những mặt tiêu cực hệ thống thông tin kế toán đối với chu trình doanh thu tại công ty Cổ phần Dana, và nguyên nhân của những hạn chế đó Qua đó đưa ra một số biện pháp góp phần hệ thống thông tin kế toán đối với chu trình doanh thu, hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ phần Dana

3 Phương pháp nghiên cứu:

Để hoàn thành mục tiêu nghiên cứu, đề tài được tiến hành thông qua:

Nguồn số liệu thu thập được từ:

Chứng từ kế toán liên quan hoạt động bán hàng, lập hoá đơn, thu tiền Báo cáo tài chính

Sổ chi tiết các tài khoản, Sổ cái, Phân tích số liệu: Phương pháp thống kê, tổng hợp số liệu của doanh

nghiệp thực tập, sau đó tiến hành phân tích, đánh giá

Ngoài ra, còn sử dụng phần mềm Visio để vẽ lưu đồn luân chuyển chứng

từ

Đồng thời, sử dụng những kiến thức đã học được tại trường, tham khảo tài liệu, sách báo, internet Ngoài ra, tham khảo ý kiến của một số cán bộ trong cơ

quan

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Với mục tiêu trên, đề tài chủ yếu nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu tại công ty Cổ phần Dana, và các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu

5 Nội dung của đề tài:

Chương I : Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán đối với chu trình doanh thu

Chương II: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu tại công ty Cổ phần Dana

Chương III: Một số giải pháp góp phần hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu tại công ty Cổ phần Dana

Em xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành đến các anh chị phòng kế toán Công ty

cổ phần Dana, các thầy cô giáo trường Đại học Nha Trang, đặc biệt gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Nguyễn Thành Cường đã tận tình hướng dẫn em thực hiện đề tài Do thời gian có hạn và kiến thức còn hạn chế nên đề tài không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong sự đóng góp của quý thầy cô và độc giả

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1.1.2.2 Hệ thống đóng có quan hệ:

Dạng hệ thống này có sự tương tác với môi trường, có cả nơi giao tiếp với bên ngoài và có sự kiểm soát ảnh hưởng của môi trường lên quá trình xử lí, thể hiệ qua các đầu vào(dữ liệ đầu vào) và kết xuất của hệ thống

1.1.2.3 Hệ thống mở:

Đây là dạng hệ thống chịu sự tác động của môi trường nhưng không hoàn toàn kiểm soát sự tác động này Khi môi trường thay đổi, hoạt động của hệ thống thay đổi theo Hệ thống thường bị nhiễu lọan do không kiểm soát được ảnh hưởng của môi trường đến quá trình xử lía của nó

1.1.2.4 Hệ thống kiểm soát phản hồi:

Là dạng hệ thống chịu sự ảnh hưởng của môi trường nhưng nó kiểm soát được sự tác động này và chỉ thay đổi hoạt động của mình khi cần thiết Vì vậy dù thay dổi hoạt động của mình nhưng hệ thống vẫn không bị nhiễu loạn Dạng hệ thống này có các nhập liệu có thể là kết xuất của nó

Một hệ thống có thể kết hợp pha trộn với các hệ thống khác

1.1.3 Hệ thống thông tin:

1.1.3.1 Khái niệm hệ thống thông tin:

Hệ thống thông tin là hệ thống thu thập, xử lí và cung cấp thông tin cho việc

ra quyết định, kiểm soát

Mọi quyết định và hành động đều dựa trên cơ sở thông tin phù hợp lòa thông tin đã xác định dạng thức hay các trình bày

1.1.3.2 Các hệ thống thông tin tại doanh nghiệp:

a Các hệ thống xử lí nghiệp vụ:

Hệ thống này xử lí và cung cấp thông tin chi tiết và cơ bản về toàn bộ hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp Các hệ thống xử lí nghệp vụ cung cấp thông tin

để phục vụ các hoạt động quản lí ở cấp điều hành hoạt động

Ví dụ: Hệ thống kế toán tài chính xử lí các nghệp vụ ahr hưởng đến tình hình tài chính,…

b Hệ thống thông tin quản lí (hệ thống thông tin quản trị)

Đây là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lí nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp và các thông tin thu thập từ bên ngoài doanh nghiệp để cung cấp thông ti ở mức độ tổng hợp hơn ccho các nhà quản lí.ư

Hệ thống thông tin quản trị bao gồm:

 Hệ thống thông tin thị trường: Hệ thống này cung cấp thông tin thị trường- là những thông tin về khách hàng, tiêu thụ sản phẩm, sảm phẩm cạnh tranh…

Hệ thống này lấy thông tin từ hệ thống kế toán và thông tin bên ngoài đơn vị

 Hệ thống thông tin sản xuất: Cung cấp thông tin liên quan hàng tồn kho, chi phí sản xuất, công nghệ sản xuẩt,…

 Hệ thống thông tin tài chính: Cung cấp thông tin tình hình tài chình như: tình hình thanh toán, tỷ lệ lãi vay, cho vay,…Hệ thống lấy thông tin từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp

 Hệ thống thông tin kế toán: Là hệ thống cung cấp thông tin xử lí nghiệp vụ tài chính và các thông tin liên quan đến việc phân tích lập kế hoạch

 Các hệ thống thông tin này dều lấy thông tin từ hai nguồn là hệ thống thông tin kế toán tài chính và thông tin bên ngoài doanh nghiệp

c Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định:

Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định là hệ thống thông tin từ hệ thống thông tin quản trị đang tồn tại để cung cấp cho người quản lí một cái nhìn tổng thể, khái quát

Các hệ thống con của hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định:

 Hệ thống ngôn ngữ phi thủ tục, nhờ đó người dùng có thể tác động qua hệ thống

 Hệ thống xử lí vấn đề, bao gồm nhiều phương tiện như bảng tính, hình ảnh…

 Hệ thống kiểu thức gồm dữ liệu, hệ thống chuyên gia

Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định cung cấp thôg tin ở mức độ rất tổng hợp gồm cả thông tin thuộc lĩnh vực kinh tế, xã hội, văn hóa liên quan

Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định:

+ Giúp cấp quản lí lập kế hoạch chiến lược dài hạn hoặc thông tin giải quyết các vấn

đề có tính chất tổng hợp

+ Giúp cấp quản lí ra quyết định phân tích theo quy luật cài đặt sẽ dùng hình ảnh,

mô hình hoặc ra quyết định khám phá sẽ dùng qui luật tình cảm, kinh nghiệm

d Hệ thống thông tin chỉ đạo:

Là hệ thống thông tin cung cấp thôgn tin một cách rất khái quát nhưng có khả năng đào sâu về các cấp chi tiết hơn

 Cung cấp các công cụ phân tích tương tự như được tìm thấy trong bảng tính,

có khả năng tính toán các tỷ số, định dạng phương hướng và phân tích những điều cần thiết

e Hệ thống chuyên gia:

Mục đích lưu trữ các kiến thức chuyên gia và cho phép người phi chuyên gia thẩm vấn một máy tính về thông tin, tìm các lời khuyên và đề nghị quyết định kinh doanh

Các thành phần của hệ thống chuyên gia:

 Kiến thức nền

 Phương tiện và suy luận

 Bộ nhớ và làm việc

 Chương trình giải thích

1.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN:

1.2.1 Vai trò hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp:

Trước hết ta cần tìm hiểu hệ thống thông tin kế toán là gì? Đó là việc thu thập xem xét các nghiệp vụ kinh tế của một doanh nghiệp, xử lí chúng và truyền các thông tin khác nhau cho nhiều đối tượng một cách thích hợp nhất

Hệ thống thông tin kế toán bản thân là một hệ thống thông tin được giúp đỡ bởi IT đã giúp rất nhiều cho người làm kế toán trong việc thu thập, lưu trữ, xử lí và cung cấp thông tin Ví dụ: Bên cạnh việc ghi nhận các khoản phải thu và tổng hợp trên bảng báo cáo tài chính thì hệ thống thông tin kế toán còn giúp phân tích tuổi nợ của từng khách hàng và đưa ra cảnh báo các khoản nợ quá hạn cho người làm kế toán Hệ thống thông tin kế toán không chỉ giúp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thể hiện báo cáo tài chính của đơn vị mà còn giúp theo dõi các hoạt động kinh tế đang diễn ra và những thông tin đặc biệt

Do đó ta có thể nhận thấy hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị đóng vai trò rất quan trọng, và cụ thể là:

 Nhận diện được những vụ bê bối về kế toán trong quá khứ cũng như trong tương lai của đơn vị

 Nhận diện được các quy trình và các phần hành công việc của kế toán đơn vị

 Làm công việc kế toán nhưng không liên quan đến các định khoản Nợ-Có

 Nhân viên có thể thực hiện công việc kế toán tại nhà

 Có thể nhận diện bức tranh toàn cảnh về công việc kế toán tại công ty

 Không cần nghiên cứu công việc kế toán chi phí nhưng vẫn nắm được các hoạt động của đơn vị

 Mở ra một hướng công việc mới đầy hứa hẹn

1.2.2 Nội dung của hệ thống thông tin kế toán:

1.2.2.1 Hệ thống thông tin kế toán tài chính:

Hệ thống này cung cấp thông tin tài chính chủ yếu cho đối tượng bên ngoài

Dó là các đối tượng: nhà đầu tư, ngân hàng, cơ quan nhà nước,…

Những thông tin tài chính được ghi nhận, xử lí theo đúng chế độ, nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành Hệ thống thông tin kế toán tài chính còn gọi là hệ thống xử lí nghiệp vụ

Hệ thống thông tin kế toán hiện đại ngày nay ngoài việc giúp ghi nhận các thông tin đầu vào, đầu ra bằng thước đo tiền tệ thì còn giúp ghi nhận và cung cấp thông tin phi tài chính

1.2.2.2 Hệ thống thông tin kế toán quản trị:

Hệ thống này cung cấp thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng tài chính của chúng đối với doanh nghiệp cũng như mục tiêu tài chính của đơn vị

Đặc điểm thông tin kế toán quản trị:

 Thông tin kế toán quản trị luôn hướng về tương lai

 Thông tin kế toán quản trị thường không bị bắt buộc theo quy định của các chu trình doanh thuẩn mực kế toán, hay các quy định pháp quy

 Báo cáo kế toán quản trị vừa có thước đo tài chính vừa phi tài chính

 Thông tin kế toán quản trị thường linh hoạt và thời gian báo cáo theo yêu cầu của nhà quản lí

 Kế toán quản trị thường bị ảnh hưởng nhiều nhân tố kinh doanh và phi kinh doanh như: tình hình kinh tế, sự phát triển khoa học, các phương pháp lượng hóa

Thành phần cơ bản của kế toán quản trị:

 Kế toán chi phí: giúp nhà quản lí đánh giá và kiểm soát chi phí trong quá trình sản xuất, phân phối, bán hàng Bên cạnh đó nó còn tạp trung vào phần giá trị tăng thêm của doanh nghiệp về các sản phẩm và dịch vụ của mình

 Dự toán: lập kế hoạch trong tương lai được cụ thể hóa bằng các thông tin tài chính được đo lường và ước lượng Dự toán có thể lập ngắn hạn hoặc dài hạn

1.2.2.3 Kiểm toán:

Vai trò của kiểm toán đánh giá sự chính xác và đầy đủ của hệ thống báo cáo tài chính của đơn vị Hệ thống thông tin kế toán của đơn vị cung cấp bằng chứng chứng tỏ rằng:

 Hoạt động của đơn vị được đánh giá chính xác, giúp xem xét các mục tiêu của đơn vị đạt được như thế nào

 Cung cấp bằng chứng chứng tỏ hệ thống thông tin của đơn vị được thiết kế

và hoạt động có hiệu quả

 Cung cấp bằng chứng cho thấy hoạt động thương mại điện tử của doanh nghiệp có đáng tin cậy không

 Cung cấp các bằng chứng cho phép đánh giá tình hình sức khỏe thực tế của doanh nghiệp

 Cung cấp bằng chứng giúp kiểm toán đánh giá rủi ro một cách đầy đủ và hợp

lí

1.2.2.4 Thuế:

Hệ thống thông tin kế toán với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin đã rất có ích trong việc giúp các chuyên gia trong việc tính thuế trong doanh nghiệp Hệ thống này có thể giúp các đơn vị tính được chi phí thuế cần phải nộp hay các cách tính chi phínhawmf giảm thiểu các khoản thuế phải nộp cho đơn vị

Đồng thời công nghệ thông tin còn giúp các chuyên gia công ty nghiên cứu các vấn đề về thuế bằng cách kết nối các trang web có những thông tin về các chính sách thuế của chính phủ, hay khai báo thuế trực tuyến, liên kết với các thư viện lưu trữ các thông tin về thuế

1.2.3 Quy trình xử lí thông tin:

GHI NHẬN

XỬ

LÍ

LẬP BÁO

CÁO

Quy trình cụ thể ghi nhận, xử lí, truyền đạt các thông tin về sự kiện sẽ khác giữa

các hệ thống tùy mức độ ứng dụng máy tính vào quá trình xử lí kế toán ( qua xử lí

thủ công hay xử lí dựa trên nền máy tính ), tùy qui mô hay đặc điểm hoạt động của

đơn vị Quy trình xử lí nói chung gồm các bước sau:

 Lập chứng từ ghi nhận hoạt động: Đây là bước thu thập ban đầu về các

nghiệp vụ kinh tế xảy ra tại doanh nghiệp

 Ghi nhật kí: Từ các chứng từ gốc đã kiểm tra, kế toán tiến hành phân tích sự

kiện để xác định các đối tượng kế toán bị ảnh hưởng hay đó chính là các tài

khoản bị ảnh hưởng, định khoản kế toán Kế toán dùng sổ nhật kí để thực

hiện

 Ghi sổ tài khoản: Các nghiệp vụ kinh tế sau khi được phân tích ở giai đoạn

ghi nhật kí, kế toán tiến hành chuyển số liệu này vào tài khoản kế toán tổng

hợp trong hệ thống tài khoản doanh nghiệp Trường hợp đối tượng kế toán

được phản ánh trên tài khoản tổng hợp cần được theo dõi chi tiết hơn theo

nhiều thông tin bổ sung khác

 Thực hiện các bút toán điều chỉnh: Cuối tháng kế toán thực hiện các bút toán

điều chỉnh như khấu hao TSCĐ, phân bổ, trích trước, kết chuyển xác định kết

quả kinh doanh,…

 Kiểm tra số liệu kế toán: Cần thực hiện công việc kiểm tra để đảm bảo công

việc ghi chép chính xác Thông thường kế toán lập các bảng cân đối số phát

sinh, bảng kê chi tiết Ngoài ra, kế toán đối chiếu sổ sách với thực tế hoặc các

nguồn ghi chép độc lập khác như ngân hàng, khách hàng,…

 Lập báo cáo kế toán: Đây là bước cuối cùng trong quy trình xử lí thông tin Ngoài các báo cáo bắt buộc thường lập, có thể lập các báo cáo quản trị tùy

theo yêu cầu của nhà quản lí Các báo cáo sau khi lập được truyền cho người

sử dụng theo phương thức, kênh thông tin phù hợp theo qui định của nhà nước và chính sách của doanh nghiệp

1.3 CÁC CÔNG CỤ KĨ THUẬT THIẾT LẬP THÔNG TIN CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN:

1.3.1 Lưu đồ:

Lưu đồ là công cụ sử dụng hình vẽ mô tả ngắn gọn các luân chuyển dữ liệu, quy trình xử lí trong một hệ thống

1.3.1.1 Các kí hiệu lưu đồ:

1.3.1.2 Quy ước đọc và vẽ lưu đồ:

Một số quy ước khi vẽ lưu đồ:

 Mỗi kí hiệu xử lí phải nối với kí hiệu đầu vào của xử lí và kí hiệu thể hiện kết quả xử lí

 Lưu đồ phải được trình bày quá trình xử lí hoặc luân chuyển dữ liệu từ trên xuống dưới, trái qua phải của trang giấy Trường hợp không thể trình bày lưu

đồ theo chiều thông thường qui địnhthif phải sử dụng mũi tên mô tả hướng luân chuyển của lưu đồ một cách rõ ràng

c Lưu đồ chứng từ:

Lưu đồ trình bày cách luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận đưpwcj chia thanh nhiều cột,từng cột là một bộ phận hoặc một nhân viên Mỗi biểu tượng trong một cột cho biết hành động thực hiện

1.3.2 Sơ đồ dòng dữ liệu:

Sơ đồ dòng dữ liệu là hình vẽ mô tả về mặt logic luân chuyển dữ liệu trong

hệ thống và giữa hệ thống với các đối tượng hoặc các hệ thống khác bên ngoài hệ thống

1.3.2.1 Một số khái niệm cơ bản:

Dòng dữ liệu là dòng chuyển dời thông tin vào hoặc khỏi một tiến trình,một chức năng, một kho dữ liệu hoặc một đối tượng nào đó

Các thành phần dòng dữ liệu:

 Đường biểu diễn dòng

 Mũi tên chỉ hướng dịch chuyển thông tin

 Tên của dòng

Chức năng: Trong sơ đồ dòng dữ liệu, chức năng hay tiến trình là quá trình biến đổi thông tin Biến đổi thông tin đầu vào, tổ chức lại thông tin, bổ sung thông

tin hoặc tạo ra thông tin mới, tổ chức thành thông tin đầu ra, phục vụ cho hoạt động của hệ thống như lưu kho dữ liệu hoặc gửi các tiến trình cho các đối tượng khác Kho dữ liệu:Trong sơ đồ dòng dữ liệu, kho dữ liệu thể hiện các thông tin cần lưu trữ Dưới tên kho dữ liệu ta quan tâm đến các thông tin chứa đựng trong nó

Tên kho dữ liệu (thuộc tính1, thuộc tính2,…)

Tác nhân ngoài: tác nhân ngoài có thể là một người, một nhóm người hoặc một tổ chức bên ngoài hệ thống, nhưng có mối quan hệ với hệ thống Vai trò của tác nhân ngoài trong sơ đồ dòng dữ liệu rất quan trọng vì nó giúp cho việc xác định biên giới của hệ thống và mối liên hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài được rõ ràng hơn

Tác nhân trong: tác nhân trong là một chức năng hoặc tiến trình bên trong hệ thống

1.3.2.2 Kí hiệu thường dùng:

: Ký hiệu xử lý

: Ký hiệu nguồn cung cấp dữ liệu cho hệ thống( còn gọi là điểm đầu

hệ thống ) hay đích nhận thông tin của hệ thống( còn gọi là điểm cuối của hệ thống) Nguồn hay đích của hệ thống có thể là một cá nhân, một bộ phận hay một hệ thống khác bên ngoài hệ thống được mô tả nhưng cung cấp dữ liệu đầu vào hay nhận thông tin từ hệ thống đang mô tả

Sơ đồ dòng dữ liệu được trình bày theo nguyên tắc phân cấp nghĩa là trước hết sơ đồ dòng dữ liệu trình bày tổng quát luân chuyển dữ liệu của toàn hệ thống, sau đó nó sẽ trình bày chi tiết xử lí, luân chuyển dữ liệu của cấp tổng quát, rồi sau

đó lại chi tiết hơn nữa cho từng nội dung xử lí của cấp sau cấp tổng quát

Sơ đồ dòng dữ liệu cấp tổng quát: Đây là cách trình bày luân chuyển dữ liệu thông tin tổng quát nhất trong hệ thống, nghĩa là người đọc có thể thấy phạm vi

tổng thể hệ thống bao gồm dữ liệu đầu vào, nguồn cung cấp dữ liệu, thông tin đầu

vào và đĩhs nhận thông tin của hệ thống Toàn bộ hệ thống được trình bày là một xử

lí duy nhất

Sơ đồ dòng dữ liệu cấp I: Đây là cấp mô tả chi tiết các hoạt động của cấp

tổng quát trong sơ đồ cấp I, các điểm đầu cuối của hệ thống được giữ nguyên vẹn, các dữ liệu đầu vào các thôgn tin kết quả vẫn như cấp tổng quát Hoạt động xử lí duy nhất ở cấp tổng quát được chi tiết thành nhiều xử lí cụ thể hơn Vì xuất hiện thêm nhiều thông tin nên các dữ liệu thông tin luân chuyển giữa các xử lí xuất hiện

và do đó có thể xuất hiện thêm các dữ liệu lưu trữ

Sơ đồ dòng dữ liệu cấp II: Đây là cấp mô tả chi tiết luân dữ liệu cho một

hoạt động xử lí cụ thể nào đó ở cấp I Nguyên tắc vẽ giống như vẽ sơ dỗ dòng dữ liệu cấp I nhưng không xuất hiện các nguồn hay đích của hệ thống Lúc này dữ liệu đầu vào của sơ đồ dòng dữ liệu cấp II là thông tin kết quả đầu ra của xử lí trước được vẽ chi tiết ở cấp II, thông tin kết quả của sơ đồ dòng dữ liệu cấp II là dữ liệu đi vào xử lí tiếp theo của xử lí được vẽ chi tiết ở cấp II

Sơ đồ dòng dữ liệu và lưu đồ có điểm giống nhau là đều trình bày quá trình luân chuyển dữ liệu, quá trình xử lí trong một hệ thống Tuy nhiên điểm khác nhau

cơ bản là sơ đồ dòng dữ liệu chỉ trình bày về mặt logic luân chuyển dữ liệu còn lưu

đồ trình bày cả về mặt vật lí của luân chuyển dữ liệu và xử lí của hệ thống

1.4 KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN:

1.4.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ:

1.4.1.1 Định nghĩa:

Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lí, hội đồng quản trị và nhân viên đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lí nhằm thực hiên ba mục tiêu sau:

 Báo cáo tài chính đáng tin cậy

 Các luật lệ và quy định được tuân thủ

 Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

1.4.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ:

a Môi trường kiểm soát:

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của doanh nhiệp, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ

Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát:

 Tính chính trực và giá trị đạo đức: tính chính trực và giá trị đạo đức thể hiện

sự hiện hữu của hệ thống kiểm saot nội bộ để đạt được yêu cầu này các nhà quản lí phải xây dựng chuẩn mực đạo đức trong công ty, nhà quản trị phải là người tạo tấm gương tốt cho cấp dưới về việc tuân thủ các chu trình doanh chuẩn mực và phổ biến các quy định đến mọi thành viên Đồng thời phải có biện pháp mạnh nhằm giảm thiểu và ngăn chặn mọi hành vi thiếu trung thực

 Đảm bảo về năng lực: là việc dảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng

và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ của mình không hiệu quả Để khắc phục điều này nhà quản lí cần tuyển dụng những nhân viên có trình đọ đào tạo và có kinh nghiệm hoặc có chính sách đào tạo, huấn luyện…

 Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán

 Triết lí quản lí và phong cách điều hành của nhà quản lí:

 Cơ cấu quản lí: cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạchddieeuf hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động Cho nên việc xây dựng cơ cấu tổ

chức cấn chú trọng đến việc xác địn các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và thể thức báo cáo hợp lí

 Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm:việc phân định quyền hạn cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp mỗi thánh viên hiểu được nhiệm vụ cụ thể của họ và hoạt động của họ ảnh hưởng đến người khác cũng như hoạt đọng của doanh nghiệp như thế nào

 Chính sách nhân sự: là chính sách và thủ tục nhà quản lí về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng, kỉ luật nhân viên Chính sách nhân sự ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua tác động đến nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như:tính chính trực, giá trị đao đức,…

Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến mọi hoạt động của công ty trong đó có công tác kế toán và độ trung thực của báo cáo tài chính Ví dụ: do năng lực của nhân viên kế toán còn yếu kém sẽ dẫn đến sai lệch nghiêm trọng của báo cáo tài chính

b Đánh giá rủi ro:

Mọi hoạt động diễn ra trong đơn vị đều có khả năng xảy ra rủi ro, do đó nhà quản lí cần thận trọng khi xác định và phân tích những nhân tố ảnh hưởng đến mục tiêu kế hoạch của doanh nghiệp

Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược cũng như những chỉ tiểu phải đạt được trong ngắn hạn, trung hay dài hạn Việc xác định mục tiêu có thể được thực hiện qua việc ban hành các văn bản hoặc đơn giản hơn, qua nhận thức và phát biểu hàng ngày của người quản lý

Nhận dạng rủi ro: Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể

Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, từ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ, cho

đến việc rà soát thường xuyên các hoạt động trong các doanh nghiệp nhỏ, công việc này có thể tiến hành dưới dạng những cuộc tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng….hoặc các buổi họp giao ban trong nội bộ

Phân tích đánh giá rủi ro: Trong lĩnh vực kế toán, có thể kể những rủi ro đe doạ sự trung thực hợp lý của báo cáo tài chính như ghi nhận các tài sản không có thực hoặc là không thuộc quyền sở hữu của đơn vị; đánh giá tài sản và các khoản nợ phải trả không phù hợp với các chuẩn mực, chế độ kế toán, khai báo không đầy đủ thu nhập và chi phí; trình bày những thông tin tài chính không phù hợp với yêu cầu của chuẩn mực và chế độ kế toán…

Các rủi ro trên có thể phát sinh trong bản chất hoạt động của đơn vị hoặc từ yếu kém của chính hệ thống kiểm soát nội bộ Vì vậy, việc xem xét các rủi ro này thường được kiểm toán viên quan tâm rất nhiều trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán

c Hoạt động kiểm soát:

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát rủi ro mà đơn vị hay có thể gặp phải Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện, và dưới đây là những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị:

 Phân chia trách nhiệm đầy đủ

 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ

 Các chứng từ phải được đánh số liên tục trứơc khi sử dụng để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết

 Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt

 Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng và có thể sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau

 Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học kịp thời

 Sổ sách cần phải được đóng gói chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát

Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy định

và dễ dàng truy cập khi cần thiết

 Kiểm soát vật chất

 Kiểm tra độc lập việc thực hiện

 Phân tích soát xét lại việc thực hiện

d Thông tin truyền thông:

e Giám sát:

Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ:

Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới…

Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau với các bộ phận bên ngoài đơn vị

Như vậy ta có thể thấy được những công việc mà kiểm soát nội bộ cần làm thông qua bảng sau:

BẢNG 1.1: BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Bộ phận Nội dung chủ yếu Các nhân tố

Tính chính trực và giá trị đạo đức Đảm bảo về năng lực

Hội đồng quản trị và Uỷ ban kiểm toán

Triết lý quản lý và phong cách điều hành

Phân định quyền hạn và trách nhiệm phận khác của kiểm

Đơn vị phải nhận biết

và đối phó được với các rủi ro bằng cách

Phân tích và đánh giá rủi ro

thiết lập mục tiêu của

tổ chức và hình thành một cơ chế để nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro liên quan

Phân chia trách nhiệm đầy đủ

kiểm soát quá trình xử lý thông tin Kiểm soát vật chất

Kiểm tra độc lập việc thực hiện

Phân tích soát xét lại việc thực hiện

Hệ thống thông tin, bao gồm cả hệ thống thông tin kế toán phải bảo đảm chất lượng thông tin

Truyền thông bảo đảm các kênh thông tin bên trong và bên ngoài đều hoạt

thiết cho việc điều hành, quản trị và kiểm soát các hoạt động

động hữu hiệu

Hệ thống phải có khả năng phản ứng năng động, thay đổi theo yêu cầu của môi trường bên trong và bên ngoài

Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua

Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra

Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng

Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp…

Chính những hạn chế nói trên của kiểm soát nội bộ là nguyên nhân khiếm cho kiểm soát nội bộ không thể bảo đảm tuyệt đối, mà chỉ bảo đảm hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của mình

1.5 TỔNG QUAN VỀ CHU TRÌNH DOANH THU:

Chu trình kế toán được hiểu là một hệ thống các sự kiện kinh tế trong một chu trình nghiệp vụ được kế toán xử lý theo trình tự nhất định

Việc xem xét hệ thống kế toán thành các chu trình có tác dụng như sau:

Nhấn mạnh tính liên tục của hoạt động kế toán (là kết quả việc ghi nhận ảnh hưởng tài chính từ các sự kiện)

Thể hiện được trình tự xử lý, trình tự liên quan giữa các sự kiện kinh tế xảy

ra và các nghiệp vụ kinh tế, thể hiện được mối quan hệ nguyên nhân, kết quả trong

BẢNG 1.2: BẢNG MÔ TẢ NỘI DUNG CÁC CHU TRÌNH DOANH

THU TRÌNH KẾ TOÁN

Đầu tư Chu trình

tài chính

Tăng vốn (từ những chủ sở hữu, từ những nhà đầu tư và những chủ nợ)

Sử dụng vốn (sử dụng được đầu tư

để tạo các tài sản phục vụ sản xuất)

Báo cáo tài chính cho các chủ đầu

tư

Hệ thống ghi nhật ký

Hệ thống tài sản cố định

Hệ thống báo cáo tài chính

Dự trữ - Chi phí Yêu cầu hàng cần dự trữ Mua hàng

Hàng tồn kho

Tiền lương

Kế toán chi phí (dành cho đơn vị Sản xuất theo dõi chi phí sản xuất)

1.5.1.Các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu:

Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận chép những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán Có bốn sự kiện kinh tế xảy

ra trong chu trình doanh thu:

1 Nhận đặt hàng của khách hàng

2 Giao hàng hoá hoặc dịch vụ cho khách hàng

3 Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền

4 Nhận tiền thanh toán

Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên xảy ra cùng một lúc nên hệ thống kế toán ghi chép bốn sự kiện trên trong cùng một nghiệp

vụ kế toán Trong trường hợp bán chịu hàng hoá doặc dịch vụ, mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau

Hình sau trình bày sơ đồ dữ liệu chu trình doanh thu

SƠ ĐỒ 1.1: SƠ ĐỒ DỮ LIỆU CHU TRÌNH DOANH THU

1.5.1.1 Nhận và xử lý đặt hàng của khách:

Đây là bước xử lý đầu tiên của chu trình Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra những thông tin về hàng yêu cầu, lập lệnh bán hàng, chuyển đổi bộ phận tính dụng chấp nhận bán chịu và cuối cùng,

bộ phận này trả lời đặt hàng mua của khách hàng

Chứng từ ghi nhận hoạt động này bao gồm đặt hàng và lệnh bán hàng

Đặt hàng: là chứng từ do người mua gửi tới xác định nhu cầu về chủng loại,

số lượng hàng, thời gian, địa điểm giao hàng cũng như các yêu cầu về điều kiện thanh toán, điều kiện vận tải liên quan

Chu trình doanh thu

Chu trình chi phí

Chu trình chuyển đổi

Lệnh bán hàng: là chứng từ nội bộ do bộ phận bán hàng lập, cho phép các bộ phận liên quan thực hiện việc xuất kho, giao hàng cho khách Nó bao gồm các mô tả hàng hoá hoặc dịch vụ, số lượng, giá bán, các thông tin khác về người mua (tên, địa chỉ, số điện thoại….) Nếu bán chịu, lệnh bán hàng sẽ được chuyển sang bộ phận tín dụng để xét duyệt Sau khi được chấp nhận, thông tin về lệnh bán hàng được gửi cho kho làm căn cứ để gói hàng, cho bộ phận gửi hàng làm căn cứ để đóng gói hàng này cho khách hàng để xác nhận đặt hàng được chấp thuận và cho bộ phận kế toán cũng như lập hoá đơn để thông báo về lệnh bán hàng

1.5.1.2.Gửi hàng cho khách:

Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo như Lệnh bán hàng

Bộ phận gửi hàng sẽ tiếp tục gửi hàng cho khách hàng theo địa điểm chỉ định Trước khi tiến hành đóng gói gửi hàng, bộ phận gửi hàng lập giấy gửi hàng Giấy gửi hàng này cũng có thể là bản sao của Packing Slip hoặc có thể là vận đơn Vận đơn là chứng từ giao nhận hàng giữa bộ phận gửi hàng và người vận tải bao gồm các thông tin liên quan tới hàng gửi như: chủng loại, số lượng, trọng lượng hàng

để bộ phận kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng

Hoá đơn bán hàng: là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua Chứng từ này bao gồm các thông tin về hàng bán như chủng loại hàng, số liệu hàng, đơn vị tính, tiền, các điều kiện thanh toán…Chứng từ này được lập làm nhiều liên bao gồm gửi khách hàng, chuyển

kế toán phải thu và lưu tại bộ phận lập hoá đơn

1.5.1.4 Nhận tiền thanh toán:

Đây là bước xử lý cuối cùng trong chu trình Khi khách hàng gửi Check thanh toán giấy báo trả tiền, bộ phận thư tín sẽ phân loại, lập bảng kê nhận Check thanh toán và chuyển Check cho thủ quỹ, giấy báo và bảng kê cho kế toán phải thu Thủ quỹ sẽ làm các thủ tục để gửi tiền vào ngân hàng Kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khoản tiền khách thanh toán

Giấy báo trả tiền: là chứng từ gửi cho người mua kèm với hoá đơn bán hàng hoặc gửi kèm báo cáo khách hàng hàng tháng Khi người mua thanh toán tiền, họ sẽ gửi lại Giấy báo trả tiền kềm theo tiền thanh toán nhằm mục đích giúp người bán ghi chính xác người thanh toán, số tiền, nội dung thanh toán Thông thường Check thanh toán và giấy báo trả tiền được nhận và phân loại ban đầu bộ phận thư tín

1.5.1.5.Trường hợp hàng bị trả lại hoặc xoá nợ phải thu:

Nếu khách hàng trả lại hàng, bộ phận nhận hàng sẽ nhận hàng là lập phiếu nhập kho cho số hàng bị trả lại Căn cứ phiếu nhập kho, bộ phận lập hoá đơn Credit Memo ghi nhận nghiệp vụ nhận hàng trả lại Căn cứ chứng từ này, kế toán phải thu điều chỉnh giảm tài khoản phải thu khách hàng

Trường hợp doanh nghiệp không thể thu nợ, căn cứ bảng phân tích nợ phải thu theo thời hạn nợ, trưởng tài vụ ký duyệt cho xoá nợ phải thu Căn cứ vào đây, bộ phận lập hoá đơn lập Credit Memo ghi nhận nghiệp vu xoá nợ phải thu và căn cứ chứng từ này kế toán phải thu ghi giảm chi tiết phải thu khách hàng

Credit Memo là chứng từ kế toán ghi nhận các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải thu như hàng bán không đúng yêu câu, bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán, hoặc xoá nợ phải thu hoặc do ghi sổ sai Chứng từ này ghi tên người mua, chủng loại hàng, số lượng, giá đơn vị, số tiền của hàng bị trả lại hoặc bị giảm giá Một bản của chứng từ này được gửi cho người mua trong trường hợp hàng bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán

1.5.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ:

1.5.2.1.Luân chuyển chứng từ, xử lý nghiệp vụ:

Bộ phận bán hàng: Đây là bộ phận giao dịch, đàm phán trực tiếp với khách

hàng về các điều kiện bán hàng, thanh toán, giảm giá hàng bán…nhận các đặt hàng của khách hàng, lập lệnh bán hàng

Bộ phận tín dụng: Trong hoạt động bán chịu, bộ phận tín dụng kiểm tra và

chấp nhận các điều kiện bán chịu, điều kiện thanh toán cho khách hàng Trong xử lý xoá nợ phải thu, bộ phận bán chịu xem xét bảng phân tích khoản phải thu theo thời gian nợ nhằm kiểm tra chính sách nợ cho từng khách hàng, xác định dự phòng phải thu khó đòi cho doanh nghiệp

Phụ trách tài vụ: Trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại hoặc giảm giá hàng

bán bộ phận tài vụ phải là người chấp nhận cuối cùng các chứng từ ghi nhận các nghiệp vụ trên trước khi uỷ quyền cho bộ phận lập hoá đơn các Credit Memo Loại nghiệp vụ này đòi hỏi cả hai bộ phận chức năng riêng biệt cùng tham gia xét duyệt

vì chúng là loại nghiệp vụ đòi hỏi phải được kiểm soát cẩn thận

Bộ phận kho hàng: Đây là bộ phận quản lý trong kho

Bộ phận gửi hàng: Bộ phận này có nhiệm vụ chuyển hàng trực tiếp hoặc

thuê các đơn vị vận tải vận chuyển hàng cho khách hàng Thông thường bộ phận này được phân chia độc lập với bộ phận kho hàng để tăng cường tính kiểm soát nội

bộ với hàng tồn kho

Bộ phận nhận hàng: Trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại, bộ phận nhận

hàng sẽ nhận và kiểm tra hàng bị trả lại, ghi nhận chủng loại, số lượng nhận trên phiếu nhập kho

Bộ phận lập hoá đơn: Đây là bộ phận được uỷ quyền lập hoá đơn bán hàng

hoặc các Credit Memo

Bộ phận kế toán phải thu: Đây là bộ phận giữ và ghi chếp các sổ chi tiết

phải thu khách hàng, lập các Báo cáo khách hàng và Báo cáo Phân tích khoản phải thu theo thời gian hạn nợ

Bộ phận giữ sổ cái: Đây là bộ phận giữ và ghi chép sổ cái và thực hiện các

hoạt động lập báo cáo tổng hợp

Bộ phận thư tín: Một số doanh nghiệp sử dụng hình thức thanh toán bằng

cách gửi check qua bưu điện Vì vậy doanh nghiệp phải thành lập một bộ phận và

mở check thanh toán, lập bảng kê tiền thanh toán Bộ phận này độc lập với bộ phận thủ quỹ vì cả hai đều tham gia bảo quản tài sản là check thanh toán

Bộ phận thủ quỹ: Đây là bộ phận nhận tiền thu, thực hiện các thủ tục gửi

vào ngân hàng

1.5.2.2 Các kiểu tổ chức theo dõi kế toán phải thu:

a Hệ thống thanh toán theo hoá đơn:

Tổ chức theo hệ thống này, người mua sẽ thanh toán nợ đích danh theo từng hoá đơn bán hàng, còn người bán theo dõi trên sổ chi tiết các khoản phải thu, đã thu,

dư nợ chi tiết theo từng hoá đơn thanh toán Như vậy báo cáo khách hàng sẽ liệt kê tất cả hoá đơn chưa được thanh toán cho tới ngày báo cáo và phân tích chúng theo thời hạn nợ, theo hệ thống này, giấy báo trả tiền sễ là một bản sao của hoá đơn bán hàng, nó được gửi cùng hoá đơn cho khách hàng khi bán hàng

Trường hợp số tiền thanh toán không khớp số tiền thanh toán theo từng hoá đơn thì hề thống sẽ tự động từ số tiền thanh toán vào một hoá đơn nào đó (thưògn là hoá đơn cũ nhât) Tuy nhiên doanh nghiệp bán thường thiết lập chính sách chiết khấu nhằm khuyến khích khách hàng trả tiền chính xác theo từng hoá đơn để tiện việc tho dõi và đối chiếu, thuận lợi của phương pháp này việc xác định các khoản chiết khấu thanh toán rất rõ ràng vì thanh toán theo từng hoá đơn cụ thể Tuy nhiên phương pháp này đòi hỏi chi phí cao, thời gian nhiều vì theo dõi chi tiết theo từng hoá đơn

b Hệ thống chuyển số dư:

Trong hệ thống này, khách hàng không thanh toán chính xác theo từng hoá đơn mà dựa trên tổng số nợ ở báo cáo khách hàng Báo cáo hàng tháng cũng trình bày số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ nhưng không chi tiết theo từng hoá đơn nghĩa là báo cáo khách hàng chỉ liệt kê các hoá đơn phát sinh trong kỳ

báo cáo, còn chi tiết số dư đầu kỳ, hệ thống phải dùng báo cáo khách hàng trước đó

để tham khảo

Phương pháp này không cần theo dõi chi tiết theo từng hoá đơn nên thường thích hợp với các công ty có số lượng lớn, mỗi khách hàng phát sinh mua nhiều lần, giá trị mỗi lần mua nhỏ Thông thường các công ty thẻ tín dụng hình thức này để theo dõi thanh toán với khách hàng

1.5.2.3 Báo cáo kế toán:

Báo cáo kế toán với mục đích tổng hợp các dữ liệu đã được xử lý để cung cấp cho người sử dụng những thông tin hữu ích tuỳ theo nhu cầu, thông qua các báo cáo, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin nhằm kiểm soát hệ thống xử lý, kiểm soát các dữ liệu được xử lý và những thông tin liên quan phục vụ biệc phân tích, lập kế hoạch, tạo các quyết định điều hành hoạt động

Với mục đích này, trong chu trình doanh thu, các báo cáo kế toán được phân thành ba loại theo mục tiêu cung cấp thông tin cho việc kiểm soát hoạt động xử lý của chu trình, thông tin liên quan đến việc xử lý các nghiệp vụ kế toán cụ thể trong chương trình, thông tin theo nhu cầu người sử dụng nhằm phục vụ các quyết định điều hành hoạt động

a Báo cáo kiểm soát trường hợp xử lý bằng máy người kiểm soát cần thông tin để

kiểm soát được hoạt động của hệ thống, đảm bảo hệ thống cập nhật, xử lý đầy đủ dữ liệu, không bỏ sót dữ liệu Ngoài ra người kiểm soát cũng cần kiểm soát đựơc việc truy cập dữ liệu của hệ thống chính vì vậy, hệ thống cần lập báo cáo kiểm soát với mục đích tổng hợp tất cả cac thay đổi trong mỗi tập tin lưu trữ dữ liệu

Ở mức độ tổng quát, người tập tin lập báo cáo kiểm tra số dư tổng như báo cáo tổng doanh thu bán hàng, hoặc báo cáo tổng Hash nào đó (tổng mẫu tin, tổng

mã số hoá đơn…) trong tập tin xử lý

Ở mức độ kiểm soát chi tiết việc xử lý, người ta lập Báo cáo chi tiết các ghi chép Báo cáo này liệt kê tất cả các nghiệp vụ theo loại nghiệp vụ đã được xử lý trong suốt một khoảng thời gian như 1 tuần, 1 tháng…

b Báo cáo đặc biệt Là các báo cáo được lập theo một yêu cầu nào đó của người sử dụng thông tin để người sử dụng ra quyết định liên quan tới hoạt động kinh tế, tài chính Thông thường loại báo cáo này bao gồm:

Báo cáo khách hàng: Đây là báo cáo thông tin liên quan tới việc khách hàng thanh

toán với doanh nghiệp Báo cáo này liệt kê tất cả nghiệp vụ bán hàng, khách hàng thanh toán, cũng như tổng số nợ còn phải trả theo tổng số và theo khách hàng Báo cáo này có tác dụng:

 Thứ nhất: dùng để đối chiếu với người mua, phát hiện sai sót hoặc gian lận của xử lý kế toán

 Thứ hai: dùng để nhắc nợ với người mua, hoặc đề ra các biện pháp phù hợp

để khuyến khích người mua thanh toán sớm

Báo cáo phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ: Đây là báo cáo phân tích

khoản phải thu của từng người mua theo những mốc thời gian quá hạn nợ (1 tháng,

2 tháng, 3 tháng…) Thông thường báo cáo này được lập hàng tháng với mục đích:

 Thứ nhất: bộ phận tính dụng xem xét về uy tinh thanh toán của người mua để

có những biện pháp đòi nợ, hoặc điều kiện tín dụng phù hợp

 Thứ hai: đó là căn cứ phân tích xác định nợ phải thu khó đòi

Báo cáo tiền thanh toán hay bảng kê thanh toán: Báo cáo này do nhân viên nhận

thư lập căn cứ vào Giấy báo trả tiền trong ngày của khách hàng Như vậy báo cáo sẽ cung cấp số tổng kiểm soát tiền khách hàng thanh toán nợ trong ngày, ngăn chặn các thất thoát và đối chiếu với các số liệu ghi giảm nợ phải thu khách hàng

Báo cáo phân tích bán hàng: Đây là báo cáo phân tich doanh thu bán hàng theo

các tiêu thức mong muốn để đánh giá như phân tích bán hàng (giá vốn, lãi gộp) theo từng người mua, theo từng chủng loại, theo người bán, hoặc theo địa điểm bán hàng Báo cáo này có tác dụng cung cấp cho ban quản lý kinh doanh đánh giá lợi ích theo hàng hoá, theo người bán, hoặc hiểu quả của khuyến mãi, quảng cáo…

c Báo cáo khác: Chu trình doanh thu còn có thể cung cấp các báo cáo không liên

quan tình hình tài chính như thực hiện bán hàng của nhân viên bán hàng, thời gian thực hiện một hoạt động xử lý đặt hàng, thời gian giao hàng

1.5.3 Sổ sách:

Các nghiệp vụ kế toán sẽ được ghi chép, xử lý và lưu trữ trên các sổ kế toán hay các tập tin dữ liệu kế toán Tuỳ theo việc xử lý bằng tay hay bằng máy mà sổ kế toán có những hình thức khác nhau

1.5.3.2 Ghi chép bằng máy:

1.5.4.Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu:

Một hệ thống thông tin kế toán còn cần được thiết kế để cung cấp các kiểm soát nhằm đạt mục tiêu:

 Tất cả các nghiệp vụ trước khi thực hiện phải được uỷ quyền và xét duyệt đúng đắn

 Chỉ ghi chép các nghiệ vụ có thực

 Phải ghi chép đầy đủ tất cả các nghiệp vụ có thực và được xét duyệt đúng đắn

 Ghi chép chính xác các nghiệp vụ

 Đảm bảo an toàn các tài sản

 Hoạt động của doanh nghiệp hiệu quả và hiệu năng

 Thông thường hệ thống kế toán thực hiện các hoạt động kiểm soát liên quan tới kiểm soát thực hiện các hoạt động xử lý nghiệp vụ kinh tế liên quan, các kiểm soát chung liên quan tới hệ thống xử lý thông tin và các kiểm soát ứng dụng liên quan tới từng xử lý thông tin cụ thể

1.5.4.1 Hoạt động kiểm soát xử lý nghiệp vụ kinh tế:

Trong chu trình doanh thu, các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ là:

 Nhận và chấp nhận đặt hàng của những khách hàng không có khả năng thanh toán

 Nhận đặt hàng những hàng hoá và dịch vụ doanh nghiệp không có sẵn hoặc không có khả năng cung cấp

 Người không có nhiệm vụ lại nhận đặt hàng

 Xuất hàng khi chưa cho phép

 Nhân viên không có thẩm quyền lại xuất hàng, gửi hàng

 Xuất không đúng số lượng hoặc loại hàng

 Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng

 Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán

 Ghi sai khách hàng thanh toán

 Không nộp tiền thu

 Để có thể kiểm soát được các rủi ro này, cần có các hoạt động kiểm soát thích hợp đó là phân chia trách nhiệm trong quá trình xử lý nghiệp vụ và quy trình xử lý nghiệp vụ cho phù hợp

1.5.4.2 Kiểm soát ứng dụng trong chu trình doanh thu:

Kiểm soát hệ thống xử lý thông tin là một trong những nội dung rất quan trọng khi thiết kế hệ thống Thông thường các rủi ro liên quan tới hệ thống xử lý bao gồm rủi ro liên quan tới toàn bộ hệ thống thông tin và rủi ro liên quan tới quá trình

xử lý thông tin

Các rủi ro bao gồm:

Rủi ro trong quá trình ghi nhận dữ liệu Đây là rủi ro do hệ thống ghi nhận dữ liệu không đầy đủ, không chính xác hoặc thậm chí là những dữ liệu không hợp lệ và các sự kiện kinh doanh

Rủi ro liên quan tới quá trình xử lý, lưu trữ thông tin như các thông tin không được chuyển đến đúng tập tin cần lưu trữ hoặc trong quá trình xử lý các mẫu tin của tập tin có thể tự sao chép hay loại bỏ mà hệ thống không kiểm soát được

Rủi ro liên quan tới báo cáo Đây là rủi ro liên quan tới việc các thông tin không được tổng hợp hay phân loại đúng, hoặc các báo cáo không được cung cấp đúng thời hạn hay đúng người nhận

Để kiểm soát các rủi ro, kiểm soát ứng dụng bao gồm ba loại kiểm soát đầu vào, kiểm soát xử lý và kiểm soát kết quả xử lý

a Kiểm soát đầu vào:

Mục đích của kiểm soát đầu vào là ngăn ngừa và phát hiện những sai sót trong quá trình nhập liệu để đảm bảo dữ liệu được chuyển chính xác từ hình thức xử

lý bằng tay sang hình thức máy có thể hiểu được tức là các tập tin máy tính

b Kiểm soát nguồn dữ liệu:

Như trong chương trình kiểm soát nội bộ đã trình bày, kiểm soát nguồn dữ liệu nhằm đảm bảo rằng dữ liệu nguồn là hợp lệ Các thủ tục kiểm soát cụ thể gồm:

Kiểm tra việc đánh số trước và liên tục các chứng từ gốc

Kiểm tra việc phê duyệt chứng từ

Đánh dấu chứng từ đã được sử dụng để tránh nhập liệu lần thứ hai vào hệ thống

Sử dụng các thiết bị kiểm tra nguồn hợp pháp chứng từ

Sử dụng các chứng từ luân chuyển hoặc các thiết bị ghi nhận dữ liệu ngay thời điểm phát sinh nghiệp vụ để tránh tối đa việc nhập liệu bằng tay

b1 Kiểm soát quá trình nhập liệu:

Thông thường các thủ tục kiểm soát này được lập trình kiểm soát và vó được cài đặt trong chương trình xử lý nghiệp vụ Các thủ tục kiểm soát chủ yếu là kiểm soát tính hợp lệ của dữ liệu nhập như kiểu vùng dữ liệu, dung lượng vùng dữ liệu, giới hạn dữ liệu, trình tự dữ liệu, tính đầy đủ của dữ liệu, tính hợp lý của dữ liệu

b2 Kiểm soát xử lý trong chu trình doanh thu:

Kiểm soát xử lý có mục đích ngăn ngừa và phát hiện sai sót của chương trình

xử lý Cũng giống kiểm soát đầu vào, chương trình kiểm soát xử lý được cài đặt ngay trong quá trình xử lý nghiệp vụ Các kiểm soát này chủ yếu là kiểm soát số tổng bằng cách đối chiếu giữa tổng tiền hay tổng nghiệp vụ nhập đầu vào với tổng tiển hay tổng nghiệp vụ được xử lý

c Kiểm soát kết quả xử lý trong chu trình doanh thu:

Kiểm soát kết quả có mục đích ngăn ngừa và phát hiện sai sót trong kết quả

xử lý Việc kiểm soát này được tiến hành bằng nhóm kiểm soát dữ liệu hoặc bằng các nhân viên kiểm tra theo từng phạm vi trách nhiệm Phương pháp kiểm soát có thể là quan sát bằng mắt hoặc là chương trình kiểm soát được cài đặt trong chương trình xử lý nghiệp vụ

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA CHU TRÌNH DOANH THU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DANA

2.1 KHÁI QUÁTCHUNG TÌNH HÌNH CÔNG TY:

Trải qua những năm đầu tiên đầy thử thách, DanaFord đã có những bước phát triển vượt bậc và đến hôm nay, luôn duy trì tốc độ tăng trưởng ở mức cao nhất và đang ngày càng khẳng định vị trí của mình trên thị trường ôtô tại miền Trung Việt Nam Điều này thể hiện rõ qua ba giai đoạn phát triển của công ty:

 Giai đoạn hình thành: từ năm 1998 đến năm 2000:

Đây là giai đoạn Công ty vừa mới hình thành và từng bước thâm nhập vào thị trường miền Trung nên đã không ít gặp những khó khăn, thời gian xây dựng kéo dài qua 3 năm, cùng với nguồn nhân lực của Công ty lúc bấy giờ còn khá mỏng Vì vậy kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn này chỉ hoà vốn

 Giai đoạn ổn định từ năm 2001 đến năm 2002:

Nguồn vốn tự có của Công ty tăng lên 1,2 tỷ đồng, nhưng do điều kiện khách quan, một số thành viên rút vốn ra khỏi Công ty

Giai đoạn này Công ty hoạt động dưới hình thức Công ty TNHH một thành viên mà Công ty dịch vụ tổng hợp Sài Gòn (SAVICO) vừa là cơ quan chủ quản vừa là chủ

sở hữu vốn của DanaFord

Công ty hoạt động có hiệu quả từ đây và từng bước thu được lợi nhuận cao Thị phần và doanh số tăng nhanh kể cả lĩnh vực dịch vụ DanaFord đã chiếm 14,67% thị phần của miền Trung và dịch vụ sửa chữa đã tăng lên cao

 Giai đoạn phát triển: từ 2003 đến nay:

Giai đoạn này cơ cấu tổ chức, quản lý của công ty đã dần hoàn thiện cùng với đội ngũ nhân viên có trình độ, năng lực và kinh nghiệm tăng lên

Toàn công ty có tổng số nhân viên là 114 nhân viên

Hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng phát triển với doanh số từ 128 tỷ đồng năm 2003 đến năm 2004 tăng lên 184 tỷ đồng, năm 2005 doanh thu đạt 137 tỷ Do nhiều tác động khách quan trong chính sách của nhà nước đã tác động xấu đến ngành kinh doanh xe ôtô Mặc dầu vậy DanaFord đã cố gắng nỗ lực đạt được tổng doanh thu năm 2006 là 104 tỷ Trong thời gian đến công ty tiếp tục hoàn thiện chương trình quản lý hiệu quả phần thị trường miền Trung – Tây Nguyên, từ Khánh Hoà đến Hà Tĩnh

Ngày 26/12/2005 Công ty TM & DV Ôtô Ford đã khai trương Chi nhánh DanaFord tại Bình Định DanaFord Bình Định là đại lý 3S Outlet được công nhận bởi Tập đoàn Ford Chi nhánh Bình Định cũng đã đạt được chứng chỉ Qualitycare về chất lượng dịch vụ do Ford toàn cầu qui định Sau thời gian hoạt động 1 năm chi nhánh Bình Định đã dần ổn định về mặt tổ chức nhân sự cũng như hoạt động kinh doanh Tháng 06/2006 Công ty mở rộng hoạt động dịch vụ, triển khai Trung Tâm Đồng - Sơn Xe Ôtô Trung tâm Đồng – Sơn chịu trách nhiệm gò và sơn, tút thân vỏ xe ôtô các loại

Tháng 11/2006 khai trương Trung Tâm Chăm Sóc Xe Ôtô đây là đơn vị đựoc thành lập trên cơ sở hợp tác giữa DanaFord và Cty Phụ tùng ôtô Sài Gòn (Sài Gòn Part) Trung tâm này kinh doanh phụ kiện của các loại xe ôtô, đánh bóng và làm vệ sinh

xe

Với sự tăng trưởng nhánh chóng về qui mô Công ty TM & DV Ôtô Ford đã tạo được vị thế cạnh tranh trên thị trường Tuy nhiên ngày nay với mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt, cùng với sự phát triển của các đối thủ cạnh tranh, DanaFord phải luôn tự hoàn thiện bộ máy quản lý và nâng cao hiệu quả kinh doanh để phát triển vững chắc hơn

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty:

2.1.2.1 Chức năng:

Hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm: các hoạt động kinh doanh ôtô và các hoạt động kinh doanh dịch vụ

 Các hoạt động kinh doanh ôtô:

 Kinh doanh xe mới nhãn hiệu Ford lắp ráp tại Việt Nam

 Kinh doanh xe đã qua sử dụng nhãn hiệu Ford lắp ráp tại Việt Nam và các nhãn hiệu khác

 Cung cấp các phụ tùng chính hiệu Ford và các phụ tùng phụ kiện của các hãng khác

 Tư vấn miễn phí các phương thức đầu tư xe mới trả chậm

 Tư vấn chọn lựa phương án đầu tư khai thác vận tải bằng ôtô tối ưu

 Các hoạt động kinh doanh dịch vụ

 Bảo dưỡng định kỳ phương tiện thiết bị cơ giới

 Kiểm tra, chuẩn đoán tình trạng kỹ thuật

 Sửa chữa, đại tu phương tiện

 Tư vấn miễn phí các phương tiện kỹ thuật

 Đào tạo, huấn luyện kỹ thuật sửa chữa ôtô, máy móc cơ giới theo yêu cầu

 Mua bán và lắp ráp phụ kiện xe ôtô Chăm sóc xe ôtô

2.1.2.2 Nhiệm vụ: Các nhiệm vụ chủ yếu của công ty DanaFord được xác định như

sau:

 Bảo tồn và phát triển vốn kinh doanh của Công ty chủ quản SAVICO

 Xây dựng kế hoạch, tổ chức tốt hoạt động kinh doanh bảo đảm đáp ứng đầy

đủ nhu cầu của công ty

 Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ, chính sách, pháp luật của nhà nước

 Thực hiện đầy đủ các hợp đồng kinh tế, các chỉ tiêu xây dựng, phát triển cơ

sở vật chất để tăng cường và phát triển mạng lưới kinh doanh

 Đào tạo cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn cao Thực hiện đầy

đủ chính sách, chế độ về lương, bảo hiểm xã hội, về an toàn bảo hộ đối với công nhân viên chức

Ngoài ra Công ty còn thực hiện các nhiệm vụ: Mở rộng thị trường miền Trung, không chỉ kinh doanh ôtô mà còn nghiên cứu lập dự án phát triển ngành nghề khác

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty

2.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý tại Công ty:

BAN GIÁM ĐỐC

Bộ Phận Kinh Doanh

Tổ điện

Tổ máy

Kế toán tổng hợp

Tổ bảo

vệ

Tổ lái

xe

Phụ trách vùng

Tổ tạp

vụ

Bộ Phận Dịch Vụ

Bộ Phận

Kế Toán

Phụ trách khu vực

Kế toán giao dịch

Vụ

Trung tâm AutoMar

SƠ ĐỒ 2.1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CÔNG TY

Quy mô và cơ cấu tổ chức của công ty phù hợp với các hoạt động hiện tại và chiến lược phát triển lâu dài bao gồm:

Ban Giám đốc : lãnh đạo toàn diện

Bộ phận kinh doanh : kinh doanh ô tô

Bộ phận dịch vụ : kinh doanh dịch vụ & phụ tùng

Bộ phận kế toán : thực hiện công việc kế toán, tổng hợp thông tin để lập các báo cáo cho nội bộ và bên ngoài

Bộ phận hành chính : trợ giúp BGĐ công việc không thuộc kinh doanh

Chi nhánh Bình Định: là đơn vị kinh doanh mở rộng của DanaFord

2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban :

- Tổng Giá m Đốc: là người có quyền cao nhất trong Công ty, phụ trách chung toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty, chỉ đạo về các công tác thuộc về tài chính, tổ chức hành chính, kinh doanh, nhân sự thông qua các trưởng bộ phận và Giám đốc các bộ phận Tổng giám đốc là người đại diện cho Công ty chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh trước Công ty Savico và Nhà nước

- Phó Tổng Giám Đốc: phụ trách hoạt động kinh doanh, kiêm phụ Giám đốc

Kinh doanh xe ôtô Chịu trách nhiệm quản lý chung tại Công ty khi Tổng Giám Đốc đi vắng

- Giá m đốc bộ phận: tuỳ theo chức năng chính của từng bộ phận, các Giám

đốc bộ phận phụ trách công tác chuyên môn và cung cấp các thông tin tham mưu thuộc về chuyên môn để Ban giám đốc họp bàn đưa ra quyết định

- Bộ phận kinh doanh: tham mưu cho Ban giám đốc về lĩnh vực kinh doanh

đề xuất cho GĐ ký các hợp đồng kinh tế và tiêu thụ xe, nghiên cứu thị trường, thu thập xử lý thông tin và phối hợp với các phòng liên quan thực hiện các hoạt động khuyến mãi, quảng cáo, phòng còn đề ra các biện pháp nhằm đẩy

mạnh bán xe và mở rộng thị trường, xây dựng và triển khai chính sách bán hàng, chính sách giá dựa trên chính sách giá của Công ty, phòng còn có trách nhiệm theo dõi và đôn đốc thu hồi công nợ từ phía khách hàng Thực hiện các nghiệp vụ thống kê bán hàng, tổ chức và thực hiện bảo quản, bàn giao, trưng bày xe và thực hiện các báo cáo cho Giám đốc theo qui định của Công ty đề

ra Đây cũng là bộ phận trực tiếp thường xuyên tiếp xúc với khách hàng và cũng là bộ phận quyết định bán hàng tại Công ty

- Bộ phận dịch vụ: Cố vấn cho Ban giám đốc về việc thực hiện việc bảo

dưỡng, bảo hành, sửa chữa xe cho khách hàng Sắp xếp bố trí thời gian sửa chữa cho khách hàng theo qui trình 12 bước dịch vụ sửa chữa của Công ty Ford Việt Nam qui định, đăc biệt ưu tiên việc bảo hành bảo dưỡng cho xe Ford

mà Công ty đã bán, thiết lập các hợp đồng sửa chữa và cung cấp các phụ tùng thay thế chính hiệu Ford, phối hợp với các phòng ban thực hiện chính sách Quảng cáo và chăm sóc khách hàng sau khi bán xe

Trung tâm AutoMar: Đây là bộ phận mới được hình thành trên cơ sở hợp tác

giữa Công ty TM & DV Ôtô Ford với Cty Thiết Bị Phụ Tùng Ôtô Sài Gòn (SàiGòn Part) Trung tâm AutoMar chuyên thực hiện mua bán lắp ráp phụ kiện

và chăm sóc cho xe ôtô

Bộ phận kế toán: tham mưu cho Ban giám đốc các lĩnh vực tài chính, hạch

toán kế toán, phản ánh tình hình tài chính của Công ty để làm cơ sở cho việc định hướng quản lý chặt chẽ lượng tiền mặt của Công ty và báo cáo số liệu kịp thời về tổng công ty, thực hiện các báo cáo tài chính định kỳ theo qui định của

bộ tài chính Hướng dẫn các phòng ban có liên quan, các đối tác giao dịch với Công ty về thủ tục thanh toán, quyết toán để đảm bảo cho hoạt động tài chính của Công ty thông suốt và hiệu quả Quản lý kho phụ tùng nhập xuất tồn cũng như xe ô tô đúng với sổ sách và bố cáo cho Giám đốc hằng ngày theo qui định