Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu tại công ty cổ phần long thọ

Lý do chọn đề tài: Sau hàng loạt những vụ bê bối lớn xảy ra trên thế giới, các nhà quản trị chiến lược ngày nay quan tâm ngày càng nhiều hơn đến những vấn đề thể chế doanh nghiệp, quản l

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

ĐKNH : Đăng ký nhận hàng

PGH : Phiếu giao hàngKH-TT : Kế hoạch – Thị trường

PPTT : Phương pháp trực tếpXĐKQKD : Xác định kết quả kinh doanh

VP : Văn phòng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1: Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu 17

Bảng 2: Kế hoạch và tình hình thực hiện sản xuất và tiêu thụ của công ty trong năm 2011 37

Bảng 3: Mục tiêu kiểm toán với công việc kiểm soát nội bộ 60

Bảng 4: Ước lượng rủi ro cho chu trình doanh thu 62

Bảng 5: Thủ tục phê duyệt đối với quy trình bán hàng 63

DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 23

Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cổ phần long thọ 26

Sơ đồ 3: Quy trình công nghệ sản xuất xi măng PCB30 31

Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính 43

DANH MỤC BIỂU ĐỔ Biểu đồ 1: Cơ cầu thị trường tiêu thụ 29

Biểu đồ 2: Tình hình tiêu thụ sản phẩm xi măng PCB30 32

Biểu đồ 3: Cơ cấu nhân sự 35

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

DANH MỤC LƯU ĐỒ

Lưu dồ 1: Quy trình xử lý yêu cầu khách hàng 47

Lưu Đồ 2: Quy trình theo dõi, ghi nhận bán hàng 48

Lưu Đồ 3: Quy trình cung cấp hàng hóa 49

Lưu Đồ 4: Quy trình thu tiền 50

Lưu Đồ 5: Đề xuất quy trình xử lý yêu cầu khách hàng tại phòng KH-TT 66

Lưu Đồ 6: Đề xuất quy trình theo dõi, ghi nhận bán hàng tại bộ phận bán hàng 67

Lưu Đồ 7: Đề xuất quy trình cung cấp hàng hóa 67

Lưu Đồ 8: Đề xuất quy trình thu tiền 68

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

MỤC LỤC

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1

1 Lý do chọn đề tài: 1

2 Mục tiêu nghiên cứu: 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 2

4 Phương pháp nghiên cứu: 2

6 Kết cấu đề tài: 3

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 4

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN 4

1.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ: 4

1.1.1 Kiểm soát nội bộ: 4

1.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ: 4

a Môi trường kiểm soát: 4

b Hệ thống kế toán: 6

c Các thủ tục kiểm soát: 7

d Kiểm toán nội bộ: 8

1.1.3 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ: 8

1.2 Các khái niệm cơ bản liên quan đến doanh thu: 9

1.2.1 Doanh thu: 9

1.2.2 Các khoản giảm trừ doanh thu: 9

1.2.3 Các khái niệm khác: 10

a Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ: 10

b Doanh thu hoạt động tài chính: 10

c Thu nhập khác: 10

1.2.4 Hệ thống tài khoản và chứng từ sử dụng: 10

a Tài khoản sử dụng: 10

b Chứng từ sử dụng: 13

1.3 Nội dung kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu: 14 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

1.3.1 Khái quát về chu trình doanh thu: 14

a Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: 14

b Các phương thức bán hàng 14

c Phương thức thanh toán 15

1.3.2 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu trong doanh nghiệp: 15

a Xử lý đơn đặt hàng của người mua: 15

b Xét duyệt bán chịu: 15

c Chuyển giao hàng: 15

d Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng: 16

e Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền: 16

f Xử lý ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giá: 16

g Thẩm định và xóa sổ khoản phải thu không thu được: 16

h Dự phòng nợ khó đòi: 16

1.3.3 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu: 17

1.3.4 Các rủi ro thường xuất hiện trong chu trình doanh thu: 18

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH DOANH THU 19

2.1 Tổng quan công ty cổ phần long thọ: 19

2.1.1 Sự hình thành và phát triển: 19

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 21

a Chức năng 21

b Nhiệm vụ 21

2.1.3 Cơ cấu tổ chức: 21

a Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý: 22

b Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty: 26

2.1.4 đặc điểm về hoạt động kinh doanh của công ty: 28

a Đặc điểm về sản phẩm: 28

b Đặc điểm về thị trường tiêu thụ: 29

c Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm 29

d Đặc điểm phương thức tiêu thụ 32 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

e Đặc điểm về phương thức thanh toán: 33

2.2 Thực trạng hệ thống kiểm trong soát nội bộ: 33

2.2.1 Thực trạng môi trường kiểm soát: 33

a Đặc thù về quản lý: 33

b Cơ cấu tổ chức: 34

c Chính sách nhân sự: 35

d Công tác kế hoạch: 36

e Uỷ ban kiểm soát: 37

2.2.2 Thực trạng hệ thống kế toán của công ty: 38

a Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: 38

b Chế độ kế toán và các chính sách kế toán áp dụng tại công ty: 38

c Hình thức kế toán áp dụng tại công ty 39

d Hệ thống chứng từ và sổ sách trong chu trình doanh thu: 40

2.2.3 Thực trạng về các thủ thụ kiểm soát: 40

2.2.4 Thực trạng kiểm toán nội bộ: 44

2.3 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu tại công ty cổ phần long thọ: 45

2.3.1 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng: 45

2.3.2 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ nghiệp vụ bán chịu tại công ty: 51

a Đối tượng khách hàng: 52

b Chính sách tín dụng của công ty: 52

c Kiểm tra, giám sát và đánh giá quá trình thực hiện: 53

CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ 55

3.1 Nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại công ty 55

3.1.1 ưu điểm: 55

a Môi trường kiểm soát 55

b Hệ thống kế toán 59

4.1.2 Nhược điểm 56

a Môi trường kiểm soát: 56 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

b Hệ thống kế toán: 56

c Thủ tục kiểm soát: 56

d Kiểm toán nội bộ: 57

3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại công ty: 57

3.2.1 Nguyên nhân 57

3.2.2 Giải pháp khắc phục 57

a Môi trường kiểm soát 57

b Các thủ tục kiểm soát 59

c Kiểm toán nội bộ 70

PHẦN III: KẾT LUẬN 71

1 Kết luận về đề tài nghiên cứu: 71

2 Kiến nghị 72

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 73

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Lý do chọn đề tài:

Sau hàng loạt những vụ bê bối lớn xảy ra trên thế giới, các nhà quản trị chiến

lược ngày nay quan tâm ngày càng nhiều hơn đến những vấn đề thể chế doanh

nghiệp, quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ trong quá trình thiết kế và thực thi chiến

lược cho doanh nghiệp của mình Do đó kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết

sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức

Trong một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì xây dựng được một hệ thốngkiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp cho Công ty giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩntrong quá trình sản xuất, bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận,lừa gạt, trộm cắp; Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính;

Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của Công ty cũngnhư các quy định của luật pháp; Đảm bảo Công ty hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu

các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra Trong đó, kiểm soát chu trình doanh thu lànội dung quan trọng của các nhà quản lý doanh nghiệp Vai trò của KSNB nói chung

và KSNB chu trình doanh thu nói riêng là rất quan trọng Tuy nhiên hầu hết các doanhnghiệp chưa có sự đầu tư và quan tâm đúng mức, chưa thiết lập hoặc đã có thiết lập hệthống KSNB nhưng còn nhiều hạn chế Đặc biệt đối với hoạt động bán hàng – thu tiền(chu trình doanh thu) là hoạt động xảy ra thường xuyên và dễ xảy ra gian lận, sai sót,

điều này sẽ làm thay đổi chi phí dẫn tới sai lệch nghiêm trọng kết quả kinh doanh

Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình doanh thu sẽ bảo

đảm thu được tiền từ khách hàng, cung cấp cho khách hàng sản phẩm có chất lượng

tốt từ đó nâng cao uy tín, hình ảnh và nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trênthị trường Do vậy trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần Long Thọ, với mục đíchxây dựng trong Công ty một hệ thống quản lý khoa học, và hiệu quả trong xu thế hội

nhập kinh tế quốc tế, em chọn đề tài: “Hoàn thi ện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với

chu trình doanh thu t ại Công ty Cổ Phần Long Thọ” để nghiên cứu và làm khóa luận

thực tập của mình

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

2 Mục tiêu nghiên cứu:

 Hệ thống cơ sở lý luận về chu trình doanh thu và kiểm soát nội bộ đối với

chu trình doanh thu

 Phân tích và đánh giá thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu

trình doanh thu

 Căn cứ vào quá trình tìm hiểu, về cơ sở lý thuyết và phân tích, đánh giá thực trạng

áp dụng tại đơn vị để đề xuất một số giải pháp, góp phần hoàn thiện hệ thông kiểmsoát nội bộ đối vớichu trình doanh thu

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

 Không gian: Văn phòng công ty cổ phần Long Thọ

 Thời gian nghiên cứu: Hệ thống kiểm soát nội bộ trong 3 năm gần đây

 Nội dung: Chu trình doanh thu đối với sản phẩm xi măng PCB30

4 Phương pháp nghiên cứu:

 Phương pháp thu thập tài liệu: căn cứ vào những tài liệu thu được để làm cơ

sở lý luận cho việc phân tích tình hình thực tế

 Phương pháp phỏng vấn: phỏng vấn nhân viên văn phòng của công ty để tìm

hiểu công việc cụ thể của họ, phỏng vấn các quy trình làm việc để từ đóphân tích hệ thống kiểm soát nội bộ

 Phương pháp phân tích số liệu: phân tích, so sánh tất cả các số liệu thu thậpđược, từ đó tổng hợp những dữ liệu cần thiết phục vụ cho việc đánh giá hệ

thống kiểm soát nội bộ

5 Tính mới của đề tài:

Mặc dù là công ty cổ phần nhưng công ty cổ phần Long Thọ lại không có ủy bankiểm soát, vì vậy mà vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộcủa công ty Nhận thấy rằng thành lập bản kiểm soát là một việc rất cấp thiết đối vớicông ty nhằm hạn chế tối đa mọi rủi ro, do đó mà em lựa chọn đề tài này Việc nghiênTRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của một công ty chưa có ban kiểm soát chính là điểmmới của đề tài này.

6 Kết cấu đề tài:

Ngoài lời cảm ơn, mục lục, danh mục chữ viết tắt, danh mục sơ đồ bảng biểu,danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, đề tài bao gồm ba (03) phần sau:

Phần I: Đặt vấn đề.

Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu.

- Chương I: Cơ sở lý luận

- Chương II: Thực trạng hệ hống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu

tại công ty Cổ phần Long Thọ

- Chương III: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình

doanh thu tai công ty cổ phần Long Thọ

Phần III: Kết luận

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN

1.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ:

1.1.1 Kiểm soát nội bộ:

Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra và kiểm soát luôngiữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thốngkiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ

thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: bảo vệ tàisản của dơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế

độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả hoạt động

Theo đó kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức

và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biệnpháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị:

- Bảo vệ tài sản của đơn vị

- Bảo đảm độ tin cậy của thông tin

- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý

1.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ:

a Môi trường kiểm soát:

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoàiđơn vị có tính môi trường tác động đến tính thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của

các loại hình kiểm soát nội bộ

Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quan điểm,

thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:

 Đặc thù về quản lý:

Các đặc thù về quản lý đề cập tới quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động

doanh nghiệp của các nhà quản lý Các quan điểm đó sẽ ảnh hương trực tiếp đến chínhsách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức, kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp

 Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần sẽ gópphần tạo ra môi trường kiẻm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thốngxuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyến định, triển khai cácquyết đinh đó cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trongdoanh nghiệp

Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải

tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Thiết lập dược sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động củadoanh nghiệp

- Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ

và bảo quản tài sản

- Đảm bảo sự độc lập tài tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả caonhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng

 Chính sách nhân sự:

Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn kết với độ ngũ nhân viên và họ luôn

là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiệnmọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp

Các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rỏ ràng vềtuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng , kỷ luật nhân viên

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

 Công tác kế hoạch:

Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất Tiêu thụ, thu chiquĩ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tàichính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luânchuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát.nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiên túc thì hệ thống

kế hoách và dự toán sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu

Uỷ ban kiểm soát:

Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của dơn

vị Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty

- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ

- Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với các kiểm toán viênbên ngoài

 Môi trường bên ngoài:

Các nhân tố bên ngoài bao gồm: sự kiểm soát của cấc cơ quan chức năng của nhà

nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước

b Hệ thống kế toán:

Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của dơn vị bao gồm hệ thốnghứng từ kê toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổnghợp cân đối kế toán Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai tròquan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết:

 Nguyên tắc phân công phân nhiệm:

Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều

bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyênmôn hoá trong công việc Sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện

 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp

vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn Ví dụtrong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thựchiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ tài sản và bảo quản tài sản

 Nguyên tắc uỷ quuyền và phê chuẩn:

Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định

và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định

Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát mọi nghiệp vị kinh tế phải

được phê chuẩn đúng đắn Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại: phê chuẩn chung

và phê chuẩn cụ thể

Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: việc

quy định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản và

sổ sách và kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

d Kiểm toán nội bộ:

Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hànhcông việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ của đơn vị

Bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên vềtoàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vậnhành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ Bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ pháthuy tác dụng nếu:

- Về tổ chức: bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để khônggiới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đốirộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động

được kiểm tra

- Về nhân sự: Bộ phạn kiểm toá nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có nănglực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành

(Ngu ồn: Giáo trình kiểm toán tài chính – GS.TS Nguyễn Quang Quynh – TS

Ngô Trí Tu ệ)

1.1.3 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ:

Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống,

thế nhưng vẫn không thể có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn toàn hữu hiệu Ngay

cả khi có thể xây dựng được một hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, tính hữu hiệu thật sựcủa nó vẫn thùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lựclàm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự… Nói cách khác, hệ thống kiểmsoát nội bộ chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi do có các hạn chếtiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây:

- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí,

đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo cáo cấp dưới

- Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhauhay với các bộ phận bên ngoài đơn vị

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

- Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát

sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạmtrong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua

- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt

động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra

- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền

hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng

- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát

không còn phù hợp…

Chính những hạn chế nói trên của kiểm soát nội bộ là nguyên nhân khiến chokiểm soát nội bộ không thể đảm bảo tuyệt đối mà chỉ đảm bảo hợp lý trong việc đạt

được các mục tiêu của mình

1.2 Các khái niệm cơ bản liên quan đến doanh thu:

1.2.1 Doanh thu:

Là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phátsinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần

làm tăng vốn chủ sở hữu

1.2.2 Các khoản giảm trừ doanh thu:

- Chi ết khấu thương mại: Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết chokhách hàng mua hàng với khối lượng lớn

- Gi ảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa kémphẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu

- Hàng bán b ị trả lại:Là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ bịkhách hàng trả lại và từ chối thanh toán

- Chi ết khấu thanh toán: Là khoản tiền người bán giảm trừ cho người mua,

do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn theo hợp đồng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

1.2.3 Các khái niệm khác:

a Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ:

Là số chênh lệch giữa tổng doanh thu với các khoản giảm giá hàng bán,doanh thu của số hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại và số thuế tiêu thụ đặcbiệt, thuế xuất nhập khẩu, thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp phải nộp

b Doanh thu hoạt động tài chính:

Là toàn bộ các khoản doanh thu bao gồm tiền lãi (lãi cho vay, lãi tiền gửi, lãibán hàng trả chậm, trả góp, lãi đầu tư trái phiếu, tín phiếu, …), cổ tức được hưởng, lợinhuận được chia từ hoạt động liên doanh, liên kết, chênh lệch tăng tỷ giá ngoại tệ vàcác khoản khác

c Thu nhập khác:

Là khoản thu góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu từ hoạt động ngoài các hoạt

động tạo ra doanh thu

1.2.4 Hệ thống tài khoản và chứng từ sử dụng:

a Tài khoản sử dụng:

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Tài khoản 511: “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”

- Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế XK, thuế

GTGT theo PPTT phải nộp tính trên

doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

trong kỳ

- Các khoản giảm giá hàng bán; hàng bán

bị trả lại và chiết khấu thương mại

- Kết chuyển doanh thu thuần vào Tài

Tài khoản 512: “Doanh thu bán hàng nội bộ”

Kết chuyển doanh thu nội bộ vào

XĐKQKD

Tổng doanh thu nội bộ trong kỳ

TK này không có sổ dư

Tài khoản 521: “Chiết khấu thương mại”

Chiết khấu thương mại đã chấp nhận

thanh toán cho khách hàng

Kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thươngmại sang TK doanh thu trong kỳ để xác

định doanh thu thuần của kỳ hạch toán

TK này không có sổ dư

TK 521

TK 512

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Tài khoản 531: “Hàng bán bị trả lại”

Giá bán của hàng tiêu thụ bị trả lại Kết chuyển giá trị của hàng bán bih trả

lại vào doanh thu trong kỳ

TK này không có sổ dư

Tài khoản 532: “Giảm giá hàng bán”

- Hóa đơn thuế GTGT

- Hóa đơn bán hàng thông thường

- Phiếu xuất kho

- Phiếu giao hàng

- Bảng kê hàng hóa gửi bán đã tiêu thụ.

- Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, séc chuyển khoản, giấy báo có của ngân hàng

TK 532

TK 531

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

1.3 Nội dung kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu:

1.3.1 Khái quát về chu trình doanh thu:

a Nguyên tắc ghi nhận doanh thu:

Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả năm (5) điều

- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;

- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;

- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

Doanh thu cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn bốn (4) điềukiện sau:

- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;

- Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó;

- Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng Cân đối kế toán;

- Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giaodịch cung cấp dịch vụ đó.

b Các phương thức bán hàng

 phương thức bán buôn: là việc bán hàng cho các đơn vị thương mại hoặc bán

cho các đơn vị sản xuất để tiếp tục sản xuất Đặc điểm của hình thức bán buôn là bán một

lần với số lương lớn Kết thúc quá trình này, sản phẩm, hàng hóa vẫn chưa đến tay ngườiTRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa vẫn chưa được thực hiện đầy đủ Hiện nay

có 2 hình thức bán buôn như sau: bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng

 phương thức bán lẻ: là việc bán trực tiếp cho người tiêu dùng Sản phẩm,

hàng hóa sẽ không tham gia vào khâu lưu thông

c Phương thức thanh toán

Để nhanh chóng thu được tiền để tiến hành tái sản xuất kinh doanh thì các

doanh nghiệp sử dụng nhiều phương thức thanh toán khác nhau Việc thanh toán tiềnhàng của người mua thường được thực hiện bằng các phương thức sau:

- Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt

- Thanh toán bằng phương thức chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiện

người mua đã chấp nhận thanh toán

- Phương thức thanh toán theo hợp đồng

1.3.2 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu trong doanh nghiệp:

a Xử lý đơn đặt hàng của người mua:

Đặt hàng của người mua có thể là đơn hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu

cầu qua thư, fax, điện thoại, và sau đó là hợp đồng về mua bán hàng hóa dịch vụ Đây

có thể xem là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình

b Xét duyệt bán chịu:

Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một khái niệm “tiêu thụ” nênngay từ thỏa thuận ban đầu, sau khi quyết định bán cần xem xét và quyết định bán chịumột phần hoặc toàn bộ lô hàng

c Chuyển giao hàng:

Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán Theo nghĩa hẹp của khái niệm của

“tiêu thụ” thì vận chuyển hàng hóa đến người mua là điểm bắt đầu của chu trình (đặc

biệt với các công ty bán buôn) nên thường là điểm chấp nhận được ghi sổ bán hàng.Vào lúc giao hàng chứng từ vận chuyển cũng được lập Chứng từ vận chuyển thường

là hóa đơn vận chuyển hay vận đơn Các công ty có quy mô lớn có diễn biến thường

xuyên về nghiệp vụ bán hàng thường lập sổ vận chuyển dể cập nhật các chứng từ vậnTRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

chuyển Mặt khác, các cơ quan Thuế quan thường quy định: Khi vận chuyển hàng hóaphải có hóa đơn bán hàng Trong trường hợp này hóa đơn bán hàng phải được lập

đồng thời với vận đơn hoặc kiêm chức năng với chứng từ vận chuyển

d Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng:

Hóa đơn bán hàng là chứng từ ghi rõ mẫu mã, số lượng hàng hóa, giá cả

hàng hóa gồm cả giá gốc hàng hó, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố kháctheo luật thuế GTGT Hóa đơn được lập thanh 3 liên: liên đầu được gửi cho khách

hàng, các liên sau được lưu lại ghi sổ và theo dõi thu tiền

e Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền:

Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng cùng ghi sổ kế toán các nghiệp

vụ này cần thực hiện tiếp các chức năng thu tiền cả trong điều kiện bình thường vàkhông bình thường Trong mọi trường hợp đều cần xử lý và ghi sổ các khoản thông

thường về thu tiền bán hàng Trong việc xử lý này, cần đặc biệt chú ý khả năng bỏ sót

hoặc dấu diếm các khoản thu nhất là thu tiền mặt trực tiếp

f Xử lý ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giá:

Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua không thỏa mãn về hànghóa Khi đó người bán có thể nhận lại hoặc bớt giá Trường hợp này phải lập bảng ghinhớ hoặc có thư báo Có hoặc hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm các khoản phải

thu Trên cơ sở đó ghi đầy đủ và kịp thời vào nhật ký hàng bị trả lại và các khoản bớtgiá đồng thời ghi vào sổ phụ

g Thẩm định và xóa sổ khoản phải thu không thu được:

Có thể có những trường hợp người mua không chịu thanh toán hoặc khôngcòn khả năng thanh toán Sau khi thẩm định, nếu thấy khoản thất thu này là “bất khả

kháng”, cần xem xét xóa sổ khoản phải thu đó

h Dự phòng nợ khó đòi:

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Được lập với yêu cầu đủ trang trải các khoản đã tiêu thụ kỳ này song không có

khả năng thu được cả trong tương lai Tuy nhiên ở nhiều công ty, dự phòng này là số dư

do điều chỉnh cuối năm của quản lý về bớt giá đối với các khoản không thu được tiền

1.3.3 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu:

Bảng 1: Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu:

Phân loại Các khoản phải thu được

phân loại đúng

Các nghiệp vụ bán hàng dượcphân loại thích hợp

đúng đắn

Các nghiệp vụ bán hàng kể cảbán chịu, vận chuyển được cho

1.3.4 Các rủi ro thường xuất hiện trong chu trình doanh thu:

 Bán hàng nhưng không thu được tiền (do khách hàng không có khả năng

trả tiền hay có tiền nhưng không chịu trả)

 Bán hàng không đúng giá, tính toán sai chiết chấu

 Giao hàng trễ

 Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng

 Phát hành hoá đơn sai

 Tiền bán hàng bị lạm dụng

 Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH DOANH THU

2.1 Tổng quan công ty cổ phần Long Thọ:

2.1.1 Sự hình thành và phát triển:

Công ty cổ phần Long Thọ nằm cách trung tâm thành phố Huế 5km về phía

Tây Nam bên bờ sông Hương thuộc địa phận Phường Thuỷ Biều – Thành phố Huế

Địa chỉ: 423 Bùi Thị Xuân, Thừa Thiên Huế, Việt Nam Tên giao dịch đối ngoại: Long Tho Joint Stock Company Điện thoại: 054.3822083, 054.3881186

Fax: 054.3826300 Email: longthotth@dng.vnn.vn Website: longthohue.com.vn

Với tổng diện tích hơn 300.000 m2, gần đường thuỷ, đường quốc lộ 1A và

đường sắt Do đó có vị trí rất thuận lợi về mặt giao thông

Tiền thân của công ty cổ phần Long Tho là nhà máy Vôi Long Thọ được thànhlập năm 1902 Do một người Pháp tên Boge làm chủ Nguyên là một sĩ quan Pháp đãtừng viễn chinh tại Huế trong những năm đó và qua tìm hiểu ông đã nhận ra những lợithế về sản phẩm sản xuất vật liệu xây dựng tại địa phương này Đó là đá vôi, đất sétsẵn có tại đây với địa điểm thuận lợi, nhân công rẻ, thị trường rộng lớn

Công suất đầu tiên của nhà máy là 10.000 tấn/năm với 5 lò nung theo côngnghệ kiểu đứng Sản phẩm tiêu thụ trong nước và một ít được xuất khẩu

Trong những năm kháng chiến chống Pháp, nhà máy hầu như không hoạt động

Sau năm 1954, hoà bình lặp lại, nguời Pháp không còn khả năng duy trì được nhà máy

nữa Chính quyền Sài Gòn đã giao nhà máy cho Ông Vĩnh Đệ, một kỹ sư tốt nghiệp tạiPháp Ông Vĩnh Đệ đã có một số cải tiến công nghệ, trang bị thêm máy móc thiết bịTRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

song công suất không tăng được thêm bao nhiêu do chiến tranh tiếp tục xảy ra Dovậy, năm 1972, Nhà máy tạm ngừng hoạt động.

Sau ngày Miền nam hoàn toàn giải phóng, nhà máy trở lại hoạt động chính thứcvào ngày 01/07/1976 lấy tên là Nhà máy sản xuất vật liệu xây dựng Long Thọ với cơ

sở vật chất chưa đáng kể, tài sản đánh giá là 37.000 đồng

Một năm sau, ngày 01/07/1977, Nhà máy đầu tư xây dựng dây chuyền sảnxuất Xi măng PC 25 theo công nghệ kiểu lò đứng với công suất thiết kế là 20.000tấn/năm, với số vốn vay ngân hàng là 2.552.000 đồng Sau nhiều năm cải tiến côngnghệ, mở rộng sản xuất, sản lượng Nhà máy không ngừng được nâng lên Nhà máy

đã hoàn trả hết vốn vay Ngân hàng, có lợi nhuận và nộp ngân sách Nhà nước

Năm 1990, Nhà máy đổi tên thành Xí nghiệp Liên hiệp sản xuất vật liệu xây

dựng Long Thọ Sản phẩm của xí nghiệp được tiêu thụ tốt trên thị trường và đạt hiệuquả kinh tế cao

Theo quyết định 338 – Quyết định thành lập lại doanh nghiệp và quyết định

873/QĐ – UBND ngày 16/02/1992 của UBND Tỉnh TT Huế về việc thành lập doanh

nghiệp Nhà nước

Ngày 08/09/1994 theo quyết đinh 1289 của UBND Tỉnh TT Huế, Nhà máy đổitên thành công ty sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng Long Thọ và được Nhà nướcxếp hạng là Công ty loại I

Năm 1998, Công ty đã đầu tư dây chuyền công nghệ Xi măng 82.000 tấn/năm.Đến tháng 01/2000, dây chuyền mới này đã chính thức đưa vào hoạt động, giá trị tài

sản xấp xỉ 47 tỷ đồng

Do nhu cầu xây dựng ngày càng tăng nên vào năm 2001 Công ty đã xây dựngthêm một dây chuyền nghiền Xi măng nữa và tháng 7/2001 Công ty đã cho ra đời mộtnhãn hiệu xi măng mới chất lượng cao Đó là Xi măng Hoàng Long Sản phẩm của

Công ty được người tiêu dùng bình chọn là hàng Việt Nam chất lượng cao trong 3 năm

liền từ 2000 – 2003

Tháng 12/2005, Nhà máy tiến hành cổ phần hoá và có tên giao dịch chính thứcTRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

là Công ty cổ phần Long Thọ theo quyết định 3769/QĐ-UBND ngày 8/11/2005 Đây

có thể nói là một bước ngoặc lớn trong lịch sử hình thành và phát triển của Công ty

Trong suốt thời gian từ năm 1976 đến nay, Công ty luôn được Bộ Xây Dựng

đánh giá là Đơn vị xuất sắc và được tặng thưởng các loại Huân chương Lao Động

hạng Nhất, hạng Nhì, hạng Ba và nhiều Bằng khen khác Sự hoạt động của Công ty đã

đem lại hiệu quả kinh tế cao cho Tỉnh nhà, góp phần tạo công ăn việc làm cho hàngngàn lao động

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty

a Chức năng

Công ty cổ phần Long Thọ có chức năng chủ yếu là sản xuất, kinh doanh cácsản phẩm vật liệu xây dựng như: Xi măng, gạch lát, đá vôi, đá dăm…(Xi măng là sảnphẩm chính) phục vụ cho nhu cầu sử dụng của các đơn vị, tổ chức, cá nhân trên địabàn tỉnh nhà và các tỉnh lân cận

Công ty phải đảm bảo sản phẩm sản xuất có chất lượng tốt, giá thành hợp lýmang lại hiệu quả kinh tế cao và đặc biệt là giảm thiểu đến mức thấp nhất ảnh hưởngtới môi trường

b Nhiệm vụ

- Tổ chức sản xuất kinh doanh các mặt hàng theo đúng chức năng của Công ty,

nghiên cứu nâng cao chất lượng của sản phẩm nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của nềnkinh tế

- Thực hiện tốt các chính sách, các quyết định về tổ chức quản lý cán bộ, an toàn

lao động, bảo vệ môi trường, an ninh chính trị tốt,chấp hành nghiêm chỉnh các quyđịnh về pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh

- Sử dụng có hiệu quả nguồn vốn của các cổ đông

- Chăm lo cải thiện và nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhânviên và Cổ đông để họ yên tâm công tác

2.1.3 Cơ cấu tổ chức:

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

a Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý:

Đứng đầu Công ty là Ban lãnh đạo gồm có: Đại hội đồng Cổ đông, Hội đồng

quản trị, Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc Công ty và 2 Phó Tổng giám đốc

Các phòng ban chức năng gồm có: phòng kế hoạch thị trường, phòng tàichính kế toán, phòng kỹ thuật và ĐHSX, phòng vật tư, phòng tổ chức nhân sự, phònghành chính bảo vệ

Các xí nghiệp thành viên Công ty gồm có: XN khai thác đá, XN xi măng,

XN gach Terrazzo, XN điện nước và phòng y tế đời sống

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty như sau:

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊKIÊM TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÓ TGĐ KỸTHUẬT

CHÁNH VĂNPHÒNG

Xí nghiệp

xi măng

Xí nghiệpterrazzo

Xí nghiệpkhai thácđá

Xí nghiệpđiện nước

Phòng y tếđới sống

Phòng

tổ chứcnhân sự

Phònghànhchínhbảo vệ

Phòng

kỹ thuậtvàĐHSX

Phòngvật tư

PHÓ TGĐ

KINH DOANH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Ch ức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:

Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty, có quyền

quyết định phương hướng sản xuất kinh doanh và đầu tư của năm tài chính mới, quyền

tăng giảm vốn điều lệ, huy động vốn cổ phần, phát hành cổ phiếu, phân phối lợi nhuận

và các vấn đề quan trọng khác

H ội đồng quản trị: Là cấp quản trị cao nhất của Công ty HĐQT do Đại hội Cổ

đông bầu ra, thay mặt Đại hội đồng cổ đông và có toàn quyền nhân danh Công ty để

quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của Công ty, trừ những vấn

đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng Cổ đông

Ch ủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc: Là đại diện theo pháp luật của Công ty,

người trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty Tổng giám đốc doHĐQT bổ nhiệm và miễn nhiệm.Tổng giám đốc chịu trách nhiệm trước HĐQT và Đại

hội Cổ đông về trách nhiệm quản lý và điều hành Công ty

Hai Phó T ổng giám đốc: Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Công ty về các

lĩnh vực mình phụ trách (Kỹ thuật và Kinh doanh), trực tiếp chỉ đạo phòng Kỹ thuật vàphòng KH-TT, hỗ trợ cho Tổng giám đốc trong việc xử lý những vấn đề thuộc chuyênmôn của mình; đại diện xử lý các vấn đề của Công ty khi được sự uỷ quyền của Tổng

giám đốc

Phòng Tài chính - K ế toán: là bộ phận trực tiếp tham mưu cho Tổng Giám đốc

tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạchtoán kinh tế ở Công ty Nghiên cứu xây dựng phương án đầu tư tài chính, ghi chép,tính toán phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng vật tư, tài sản, nguồnvốn Thực hiện báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm Lập và lưu trữ sổ sách kế toán,báo cáo tài chính và các tài liệu khác theo quy định

Phòng KH-TT: Tham mưu cho Phó Tổng Giám đốc về toàn bộ công tác xây

dựng kế hoạch phục vụ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm, tìm kiếm thị

trường và bạn hàng Nghiên cứu, xây dựng chiến lược kinh doanh, nghiên cứu thị

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

trường, nhu cầu thị trường về sản phẩm của doanh nghiệp để từ đó có những quyếtđịnh sáng suốt về sản xuất sản phẩm.

Phòng K ỹ thuật và ĐHSX: Tham mưu trực tiếp cho Phó Tổng Giám đốc về toàn

bộ công tác quản lý khoa học kỹ thuật, giúp Phó Tổng Giám đốc giám sát, theo dõi,quản lý chất lượng sản phẩm trong toàn Công ty Phòng có nhiệm vụ xây dựng các chỉtiêu kỹ thuật, định mức tiêu hao vật tư, nguyên, nhiên liệu cho tất cả các sản phẩm

Phòng V ật tư: giúp Ban Giám đốc theo dõi công tác cung ứng vật tư, quản lý hệ

thống kho nguyên, nhiên vật liệu và cân đối quá trình sử dụng vật tư cho sản xuất

Xí nghi ệp Khai thác đá: Chịu trách nhiệm tổ chức khai thác, sản xuất đá nguyên

liệu cung cấp đủ theo kế hoạch giao khoán của Công ty cho Xí nghiệp Xi măng và Xínghiệp gach Terrazzo

Xí nghi ệp Xi măng: Chịu trách nhiệm tổ chức sản xuất sản phẩm Xi măng

PCB30, hoàn thành kế hoạch mà Công ty giao khoán trong năm tài chính

Xí nghi ệp gạch Terrazzo: Tổ chức sản xuất hoàn thành kế hoạch sản xuất tiêu

thụ sản phẩm gạch Terrazzo do Công ty giao khoán

Xưởng điện nước: Cung cấp điện nước phục vụ cho sản xuất và sinh hoạt, sữa

chữa máy móc, thiết bị điện nước nhằm đảm bảo cho sản xuất thường xuyên liên tục

B ộ phận Y tế đời sống: Chăm lo sức khoẻ cho CBCNV, hàng ngày khám bệnh

và điều trị cho CBCNV ốm đau, đảm bảo cho người lao động có sức khoẻ tốt nhất, đểngười lao động sản xuất với năng suất cao

Tất cả các Xí nghiệp thành viên Công ty phải chủ động điều hành đơn vị mìnhhoạt động sản xuất theo kế hoạch đã nhận khoán với Công ty, chịu trách nhiệm vớiTổng Giám đốc về hiệu quả sản xuất do đơn vị mình quản lý

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

b Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty:

 Sơ dồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty:

Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần Long Thọ

Ghi chú: : Quan hệ chỉ đạo

: Quan hệ hỗ trợ

Chức năng nhiệm vụ của từng chức danh tại Công ty như sau:

K ế toán trưởng: Là người đứng đầu Phòng Kế toán, có quyền hạn và nghĩa vụ điều

hành toàn bộ công tác chuyên môn đối với Kế toán viên trong Công ty Đây là người tham

mưu cho Ban Giám đốc về công tác kế toán tài chính, chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc

về tổ chức và điều hành Bộ máy kế toán

K ế toán tổng hợp: Phụ trách tổng hợp số liệu ở các bộ phận, lập báo cáo kế

toán cho toàn Công ty định kỳ theo quy định Đây cung là người kiểm tra hạch toán

ở từng bộ phận, tổ chức bảo quản lưu trữ các chứng từ, hồ sơ, sổ sách kế toán

K ế toán giá thành kiêm TSCĐ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập- xuất

nguyên vật liệu cho sản xuất, lập bản phân bổ, tập hợp đầy đủ và hợp lý chính xác chiphí sản xuất, tính toán chính xác các giá thành sản phẩm từ đó mới có thể xác định kếtquả kinh doanh Theo dõi quản lý tình hình TSCĐ trong Công ty về số lượng, chất

lượng, hiệu năng sử dụng của từng loại TSCĐ, hạch toán tăng giảm TSCĐ trong kỳ,

Kế toántiền

lương

Kế toánngânhàng

Kế toántiền mặt

Kế toánvật tư

Thủquỹ

NGHIỆP VỤ CỦA CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC

KẾ TOÁN TRƯỞNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Trích khấu hao TSCĐ, theo dõi sửa chữa lớn TSCĐ.

K ế toán tiêu thụ: Có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh tình hình tiêu thụ thành phẩm

của Công ty Đồng thời kiểm tra tình hình thanh toán với khách hàng để theo dõi cáckhoản nợ phải thu, chịu trách nhiệm cung cấp sổ sách kế toán liên quan đến hoạt độngtiêu thụ

K ế toán tiền lương kiêm công nợ (TK 3388 và TK1388): Chịu trách nhiệm

theo dõi thời gian lao động, số lượng, chất lượng sản phẩm làm căn cứ để tính toán

và phân bổ chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương cho các đối tượngchịu phí Theo dõi, quản lý tình hình công nợ trên các TK 3388 và TK 1388

K ế toán ngân hàng kiêm công nợ: Trực tiếp giao dịch với ngân hàng về các

nghiệp vụ thanh toán bằng hình thức chuyển khoản Theo dõi tài khoản tiền gửi ngânhàng của Công ty, thường xuyên đối chiếu với ngân hàng để giám sát chặt chẽ số dưtrên TK liên quan Theo dõi, kiểm tra tình hình tăng giảm các khoản phải trả người bán(TK 331), thời gian bán chịu, thời hạn thanh toán với người bán để chủ động trongviệc thanh toán

K ế toán tiền mặt kiêm công nợ: Thường xuyên theo dõi, quản lý số dư trên TK

111- Tiền mặt; tính toán, thống kê để xác định số dư tiền mặt tối ưu của Công ty, từ đó

có những đề xuất cần thiết nhằm tăng hoặc giảm số dư tiền mặt Lập phiếu thu, phiếuchi tỏng các nghiệp vụ thu tiền, thanh toán chiết khấu cho khách hàng Vv…Theo dõi,kiểm tra tình hình tạm ứng, thanh toán tạm ứng của CBCNV trong Công ty

K ế toán vật tư: Theo dõi tình hình xuất nhập vật tư về cả số lượng và giá trị.

Tham gia nghiệm thu vật tư nhập kho Hàng tháng tập hợp chứng từ lên bảng tổng hợpchuyển lên kế toán tổng hợp

Th ủ quỹ: Phụ trách công tác thu chi và quản lý tiền mặt tại Công ty Hàng ngày

kiểm quỹ so sánh số liệu thực tế với kế toán để báo cáo lên kế toán trưởng và Giám

đốc Công ty

Tóm lại, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức tương đối hoàn chỉnh, phùhợp với quy mô của đơn vị Mỗi kế toán viên đều được trang bị một máy vi tính đểTRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

đảm bảo công việc được tiến hành một cách nhanh gọn, đạt hiệu quả cao.

2.1.4 Đặc điểm về hoạt động kinh doanh của công ty:

a Đặc điểm về sản phẩm:

Công ty hoạt động trên các lĩnh vực:

- Sản xuất kinh doanh xi măng, gạch lát Terrazzo

- Khai thác mỏ đá vôi nguyên liệu và phụ gia

- Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp

- Gia công lắp đặt các sản phẩm cơ khí

- Kinh doanh vật liệu xây dựng và thiết bị sản xuất vật liệu xây dựng

- Vận tải hành khách theo hợp đồng và theo tuyến cố định

Xi măng Long Thọ: Xi măng PCB30 nhãn hiệu Đầu Rồng của Công ty cổ phần

Long Thọ được sản xuất trên dây chuyền công nghệ tiên tiến Xi măng Long Thọ đã được

Nhà nước cấp giấy chứng nhận chất lượng TCVN 6260 - 1997 và được người tiêu dùng

trong cả nước bình chọn là hàng Việt Nam chất lượng cao trong nhiều năm liền

BLOCK LT - Gạch xây thế hệ mới: Gạch block được sản xuất từ xi măng, cát và

chất độn như sỏi, đá dăm, v.v…(các thành phần kết cấu mềm như đất sét và các hợpchất hữu cơ là không thích hợp), gạch block chính là bê tông với tỷ lệ nước thấp và cốtliệu nhỏ được lèn chặt trong khuôn thép thành các sản phẩm có hình dạng theo khuônmẫu, và sau đó dưỡng hộ cho tới khi cứng đạt mác tương ứng với cấp phối

Ngói màu Long Thọ - Vượt lên thời gian: Ngói màu là loại ngói xi măng cát được

sản xuất theo công nghệ ép mới, đã loại bỏ những khoảng rỗng, hạn chế độ xốp nênnhẹ và đẹp hơn Ngói được phủ một lớp màu bằng cách trộn trực tiếp bột màu vàonguyên liệu hoặc phun sơn lên bề mặt viên ngói ngói màu có cường độ uốn cao hơn,

có khả năng hút ẩm, chống nóng, chống thấm và hạn chế rêu mốc rất tốt Các gờ chắn

nước theo chiều dọc và chiều ngang của viên ngói để ngăn hiện tượng nước tràn qua

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

khe ngói khi trời mưa to và gió lớn Hơn nữa do kích thước viên ngói lớn, chi phí cho

hệ thống giàn đỡ trên mái có thể giảm được một nửa

Gạch lát Terazzo - Lịch sự đường phố, sang trọng sân vườn: Gạch terrazzo được sản

xuất bằng cách ép thuỷ lực 2 thành phần vữa riêng biệt lại với nhau: lớp thứ nhất - hay

"lớp bề mặt" - và lớp thứ hai - hay "lớp dưới" Sự khác nhau giữa các viên gạch lát chủyếu là ở hình dạng, kích thước và độ dày cũng như thành phần nguyên liệu tạo nên lớp thứnhất và thành phần nguyên liệu đó là yếu tố quyết định đối với bề mặt hoàn thiện của lớpthứ nhất

Trong đó xi măng là sản phẩm chính (doanh thu chiếm đến 95% tổng doanh thu

của Công ty) Sản phẩm xi măng của Công ty chỉ có một nhãn hiệu duy nhất là xi

măng PCB 30 được sản xuất theo công nghệ lò đứng

b Đặc điểm về thị trường tiêu thụ:

Về thị trường tiêu thụ, sản phẩm xi măng của Công ty hiện đang được tiêuthụ mạnh ở địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế (chủ yếu là các vùng ven như Hương Điền,

Hương Trà, Phú Lộc, Nam Đông, A Lưới…) với thị phần gần 70% Và với ưu thế

cạnh tranh về giá cả, chất lượng đạt tiêu chuẩn Việt Nam cho sản phẩm xi măng côngnghệ lò đứng, xi măng Long Thọ đang vươn ra thị trường các tỉnh miền Trung khác

như Đà Nẵng, Quảng Bình, Quảng Trị

c Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm

Công ty cổ phần Long Thọ đang tập trung sản xuất 2 loại sản phẩm là Xi

Biểu đồ 1: Cơ cầu thị trường tiêu thụ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

măng PCB30 và gạch lát Terrazzo Nguyên liệu chính là đá nguyên liệu Vì vậy Công

ty đã tổ chức một XN khai thác đá riêng nhằm sản xuất đá nguyên liệu, đất sét phụ gia

cung cấp cho XN Xi măng và XN gạch Terrazzo

Quy trình sản xuất sản phẩm Xi măng có thể chia làm 3 giai đoạn:

 Giai đoạn nghiền phối liệu:

Từ nguyên liệu là Đá cấp 1 và Đá cấp 2 đưa vào chế tạo ra bán thành phẩm là bộtthô Bột thô kết hợp với phụ gia nghiền thành bột mịn Ở giai đoạn này có sự kết hợpcủa các nguyên phụ liệu cho vào để chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo

 Giai đoạn nung phối liệu và tạo khoán Clinker:

Từ phối liệu bột mịn được kết hợp với nước trên đĩa vê viên tạo thành hạt 6 - 10

cm, sau đó đưa vào lò nung đốt tạo thành bán thành phẩm Clinker

 Giai đoạn Xi măng đặc chủng:

Clinker ra lò được tưới nước rồi chuyền lên các bồn chứa sau đó được đưa vàonghiền với tỷ lệ thạch cao nhất định rồi được đưa lên các bồn chứa Xi măng rời (bột) Sau khi

được phòng kỹ thuật kiểm tra chất lượng, sản phẩm sẽ được đóng bao và chuyển vào kho chờ

tiêu thụ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Toàn bộ quy trình công nghệ trên có thể được minh hoạ bởi sơ đồ sau:

Sơ đồ 3: Quy trình công nghệ sản xuất xi măng PCB30

(Sản xuất theo công nghệ lò đứng)

Tình hình tiêu thụ sản phẩm Xi măng PCB30 qua các năm từ năm 2001 đến

năm 2011 như sau:

141,1 49

152,1 95

153,1 83

174,2 11

186,7 17

171,4 95

183,92 9

150,7 40

148,6 76

Biểu đồ 2: Tình hình tiêu thụ sản phẩm xi măng PCB30

d Đặc điểm phương thức tiêu thụ

Lựa chọn phương thức tiêu thụ thích hợp là một yếu tố quan trọng giúp doanhnghiệp đẩy mạnh khâu tiêu thụ qua đó nâng cao KQKD của mình Hiện nay đất nước

đang chuyển mình vươn lên phát triển mạnh mẽ, cơ sở hạ tầng của nền kinh tế được

chú trọng đầu tư nhu cầu về vật liệu xây dựng nói chung và sản phẩm xi măng nóiriêng không ngừng gia tăng Ý thức được điều đó Công ty Cổ phần Long Thọ đã ápdụng nhiều phương thức tiêu thụ khác nhau nhằm đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng

Đầu tiên phải kể đến đó là phương thức bán lẻ, đối tượng khách hàng của phương

thức tiêu thụ này là người dân trong địa bàn tỉnh hoặc các cơ quan, đơn vị có nhu cầu.Khách hàng có thể đến trực tiếp trụ sở Công ty, liên hệ với bộ phận bán hàng thuộc phòngKH- TT để mua sản phẩm Hoặc theo một cách đơn giản hơn, khách hàng điện thoại đếnCông ty thông báo số lượng mua, địa chỉ của mình Sản phẩm sẽ được giao tận nơi yêucầu, chi phí vận chuyển và tiền hàng được thu bởi nhân viên vận chuyển

Phương thức thứ hai là bán buôn cho các cơ sở kinh doanh vật liệu xây dựng.Đây là phương thức tiêu thụ chủ yếu, chiếm hơn 85% doanh thu bán sản phẩm của Công

ty Hiện nay Công ty đã thiết lập được mối quan hệ thân thiết vói hơn 400 cơ sở kinhdoanh vật liệu xây dựng Để kiểm soát tốt tình hình tiêu thụ và các khoản phải thu ởnhững cơ sở này, Công ty đã tổ chức một đội bán hàng (thuộc phòng KH- TT) gồm 20

Sản lượng (tấn)

0 20,000 40,000 60,000 80,000 100,000 120,000 140,000 160,000 180,000 200,000

2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Năm

Tiêu thụ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

người, chia làm 4 tổ mỗi tổ chịu trách nhiệm kiểm soát một nhóm khách hàng riêng Khi

một cơ sở nào đó có nhu cầu sản phẩm, họ sẽ điện thoại đến phòng KH- TT, tổ bán hàngphụ trách khách hàng đó phải tiến hành các thủ tục để nhận hàng tại kho và vận chuyểnsản phẩm đến cơ sở hoặc một đối tượng thứ ba theo sự chỉ định của cơ sở đó Từ lúcnày, tổ bán hàng phải thường xuyên theo dõi, đôn thúc và trực tiếp thu tiền của kháchhàng để thanh toán cho Công ty

Đây là một phương thức tiêu thụ khá hiệu quả vì hằng năm Công ty luôn liên lạc

với các cơ sở để ký kết các hợp đồng tiêu thụ trong năm, qua đó đảm bảo lượng tiêuthụ của kế hoạch đề ra Mặt khác, mỗi nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm với Công

ty về tình hình thanh toán của khách nên việc thu hồi công nợ diễn ra đúng thời hạn,

không để khách hàng chiếm dụng vốn quá lâu

e Đặc điểm về phương thức thanh toán:

Công ty Cổ phần Long Thọ áp dụng nhiều phương thức thanh toán khác nhautuỳ theo đối tượng và yêu cầu của khách hàng, bao gồm:

 Thanh toán bằng tiền mặt: thường diễn ra khi khách hàng mua số lượng nhỏ

(phương thức bán lẻ) hoặc khi các cơ sở kinh doanh vật liệu xây dựng thah toán tiền

(tiền mặt) cho nhân viên bán hàng của Công ty

 Thanh toán bằng chuyển khoản: Trường hợp các cơ sở kinh doanh vật liệu xây

dựng không thanh toán bằng tiền mặt cho nhân viên bán hàng mà chuyển vào tàikhoản tiền gửi ngân hàng của Công ty

 Thanh toán bù trừ công nợ: diễn ra trong trường hợp khách hàng thành người

cung cấp của Công ty ( ví dụ Công ty có nhu cầu về sản phẩm thép của một cơ sở kinhdoanh vật liệu xây dựng nào đó chẳng hạn)

2.2 Thực trạng hệ thống kiểm trong soát nội bộ:

2.2.1 Thực trạng môi trường kiểm soát: