BÀI tập về QUẢN TRỊ dự án 4

Quản Trị Dự Án Đề tài: Quản trị dự án phát triển thị thực nhập cảnh online cho khách quốc tế đến Việt Nam du lịch và công tác.. Một Giám Đốc dự án cần những kỹ năng gì và hãy miêu tả ch

Quản Trị Dự Án

Đề tài: Quản trị dự án phát triển thị thực nhập cảnh online cho khách quốc tế đến Việt

Nam du lịch và công tác

1 Một Giám Đốc dự án cần những kỹ năng gì và hãy miêu tả chi tiết về cách thức họ

có thể làm việc một cách hiệu quả với hai trong số các kỹ năng trên

2 Hãy miêu tả ba cơ cấu tổ chức chung.Cơ cấu nào được áp dụng cho tổ chức hiện tại của anh/chị và tại sao?

3 Sự cân bằng giữa các yếu tố trách nhiệm, trách nhiệm giải trình, và thẩm quyền áp dụng như thế nào trong quản lý dự án? Nếu anh/chị được giao nhiệm vụ quản lý một

dự án, anh/chị cần làm gì để cân bằng ba yếu tố này?

Trả lời:

Mục lục:

1 Giới thiệu tổng quá dự án

2 Nội dung bài làm

3 Kết luận

4 Tài liệu tham khảo

1 Giới thiệu tổng quá dự án

Trong xu thế hội nhập phát triển chung của nước ta đã mở ra nhiều cơ hội đầu tư giao thương với các nước bên ngoài, bên cạnh đó Việt Nam cũng là một trong những điểm đến thăm quan du lịch lý tưởng cho các quốc gia trên thế giới bởi có vô số những điểm tham quan hấp dẫn, đặc biệt với nền chính trị ổn định đã và đang thu hút ngày càng nhiều du khách nước ngoài đến tham quan và làm việc tại Việt Nam Vì vậy, nhu cầu xin thị thực nhập cảnh vào Việt Nam ngày càng lớn Nắm bắt được xu thế và tiềm năng này, chúng tôi phát triển dự án thị thực nhập cảnh cho người nước ngoài đến Việt Nam công tác và du lịch

2 Nội dung bài làm

Để phát triển tốt dự án này, trước tiên người giám đốc dự án cần có những kỹ năng vi

mô và vĩ mô, cụ thể như:

1.1 Vi mô:

- Người giám đốc điều hành cần có kế hoạch và chiến lược ngắn hạn phân kỳ để phát triển dự án

- Có chuyên môn nghiệp vụ về lĩnh vực xin thị thực nhập cảnh cho người nước ngoài

- Kỹ năng ngoại ngữ: nghe – nói – đọc – viết thành thạo

- Kỹ năng quản lý nhóm

- Kỹ năng thương lượng, thuyết phục

- Kỹ năng đàm phán

- Kỹ năng khai thác mạng internet

- Kỹ năng phân tích

- Kỹ năng phần mềm Microsoft

- Kỹ năng xử lý tình huống

1.2 Vĩ mô:

- Kỹ năng phát triển dự án dài hạn

- Kỹ năng mở rộng thị trường khách

- Kỹ năng phát triển nâng cấp hệ thống nhận thị thực online

Tùy thuộc vào mỗi ngành nghề đòi hỏi người giám đốc dự án cần có những kỹ năng quan trọng cần thiết để có thể phát triển thành công dự án của mình Với dự án phát triển thị thực nhập cảnh online cho người nước ngoài đến Việt Nam công tác và du lịch thì người giám đốc dự án cần thiết phải có những kỹ năng cốt loải như sau:

- Có chuyên môn nghiệp vụ về lĩnh vực xin thị thực nhập cảnh cho người nước ngoài: Bởi vì, nếu không nắm bắt được những thủ tục cần thiết để xin thị thực

Quản Trị Dự Án

cho khách nước ngoài vào Việt Nam thì người giám đốc dự án không thể làm việc được với cục an ninh xuất nhập cảnh, điều này đồng nghĩa với việc không thể xin thị thực nhập cảnh cho khách được

- Kỹ năng ngoại ngữ: nghe – nói – đọc – viết thành thạo: Kỹ năng này là điều kiện không thể thiếu đối với người giám đốc dự án, vì nó là Phương tiện giao tiếp duy nhất giữa giám đốc dự án với khách hàng

- Kỹ năng xử lý tình huống: Trong quá trình thực hiện dự án, luôn luôn và thường xuyên xãy ra nhiều tình huống đột xuất ngoài dự tính, liên quan đến xin thủ tục nhập cảnh khẩn của khách hàng Điều này đòi hỏi người giám đốc dự án phải tỉnh táo, nhạy bén trong quá trình xử lý tình huống

- Kỹ năng mở rộng thị trường khách: Nếu người giám đốc dự án không có kế hoạch phát triển, chủ động mở rộng thị trường khách thì số lượng khách sẽ bị giảm dần và dẫn đến dự án bị thu hẹp dần và thất bại

1.3 Có 3 cơ cấu tổ chức chung là:

- Tổ chức theo chức năng: Nhân viên được nhóm vào một mảng chức năng như tài chính, nhân sự, marketing

- Tổ chức theo dự án: Công ty có một ban dự án

- Tổ chức theo ma trận: Đây là sự kết hợp giữa tổ chức theo chức năng và dự án Với quy mô nhỏ như công ty chúng tôi thì hiện tại chúng tôi đang áp dụng cơ cấu tổ chức theo chức năng Người giám đốc dự án sẽ quản lý và điều hành chung toàn bộ dự

án Công việc được phân bổ theo chức năng từng bộ phận như:

- Bộ phận nhập dữ liệu: chịu trách nhiệm nhập dữ liệu vào máy và truyền tải trực tiếp lên cục an ninh xuất nhập cảnh

- Bộ phận giao nhận công văn: chịu trách nhiệm giao nhận công văn từ công ty với cục an ninh xuất nhập cảnh

- Bộ phận đón khách: chịu trách nhiệm đón khách và lo thủ tục cũng như hướng dẫn hổ trợ khách làm thị thực tại cửa khẫu sân bay quốc tế

- Bộ phận kế toán: chịu trách nhiệm thu chi

- Bộ phận điều hành: chịu trách nhiệm điều phối nhân sự đón khách ngoài sân bay và điều xe đưa đón khách

1.4 Để cân bằng giữa trách nhiệm và trách nhiệm giải trình với thẩm quyền trong quản

lý dự án thì trước tiên ta phải hiểu Thẩm quyền là "sức mạnh vốn có trong một công việc cụ thể chế và pháp lý, chức năng, hoặc vị trí đó là có nghĩa là để cho phép người sở hữu nó thành công thực hiện trách nhiệm của mình."

Trách nhiệm là "thi hành công vụ hoặc nghĩa vụ thực hiện thỏa đáng hoặc hoàn thành một nhiệm vụ (phân công của một ai đó, hoặc tạo ra bởi lời hứa hay hoàn cảnh riêng của mình) mà một người phải thực hiện, và trong đó có một hình phạt hậu quả cho sự thất bại."

Trách nhiệm giải trình là "nghĩa vụ của một cá nhân hoặc tổ chức hạch toán cho các hoạt động của nó, chấp nhận trách nhiệm cho họ, và tiết lộ kết quả một cách minh bạch Nó cũng bao gồm trách nhiệm về tiền hoặc tài sản ủy thác khác "

3 Kết luận

Như vậy, căn cứ theo các nhân tốt trên chúng ta có thể áp dụng một cách cân bằng cả

ba yếu tố này lại với nhau trong việc quản lý dự án Cụ thể, phải duy trì sự cân bằng tốt trong trách nhiệm phân công, ủy thác quyền hạn, và làm cho mọi người có trách nhiệm Thẩm quyền phải phù hợp với trách nhiệm và trách nhiệm phải tương xứng với quyền hạn và trách nhiệm1

Trong quá trình tổ chức phải có văn bản chính sách và thủ tục để xác định trách nhiệm, trách nhiệm giải trình và thẩm quyền làm việc trong môi trường quản lý dự án Điều quan trọng là phải xác định bằng văn bản trách nhiệm và quyền hạn cụ thể cho người quản lý dự án, về nhân sự, thiết bị, vật liệu, … Quản lý dự án sẽ có quyền thuê và chấm dứt các thành viên trong nhóm, hoặc các nhà quản lý chức năng xử lý những trách nhiệm này? Mua quyền quản lý dự án sẽ có để có được thiết bị và vật liệu cần thiết cho dự án? Những gì chữ ký thẩm quyền quản lý dự án sẽ có các khoản chi phí khác của dự án? Nếu chính sách này không phải là ở vị trí trong tổ chức của bạn, nó

1 http://www.tac-focus.com/article/authority-responsibility-and-accountability-%E2%80%93-right-mix

Quản Trị Dự Án

có thể là quan trọng đối với thành công của bạn như một người quản lý dự án để giúp

có được những thành lập

Hiện nay, tôi đang trực tiếp quản lý dự án phát triển thị thực nhập cảnh cho người nước ngoài vào Việt Nam công tác và du lịch Để cân bằng ba yếu tố trách nhiệm, trách nhiệm giải trình và thẩm quyền đã được tôi triển khai khá hiệu quả trong công ty tôi Công việc được giao trực tiếp cho từng nhân viên, bộ phận chức năng, giao quyền và gắn liền với trách nhiệm, trách nhiệm giải trình với công việc được giao Trách nhiệm đầu tiên là nhân viên của tôi phải hoàn thành công việc được giao, dù hoàn thành hay không phải có trách nhiệm giải trình, nếu rõ lý do không hoàn thành và hoàn thành ra sao bên cạnh đó họ có quyền tự quyết trong chuyên môn được giao nhằm tăng quyền

tự quyết và gắn trách nhiệm công việc cho nhân viên

4 Tài liệu tham khảo

http://vnimm.gov.vn/nimppPW/appmanager/vnimm/home

http://my.safaribooksonline.com/book/-/9780761214885/responsibility-

accountability-and-authority/maintaining_the_balance#X2ludGVybmFsX0J2ZGVwRmxhc2hSZWFkZ XI/eG1saWQ9OTc4MDc2MTIxNDg4NS80NQ==

http://www.teambuildinginc.com/article_team_accountability.htm

Topic: Development Project Management Online visas for international visitors to

Vietnam travel and work

1 What skills does project manager need & provide details on how they can be effective with two of these skills?

2 Describe the three generic organizational structures Which one applies to your current organization & why?

3 How does balance among responsibility, accountability and authority apply to a project management? If you were given the task to manage a project, what would you need to be successful in balancing all three areas?

Answer:

Table of Contents:

1 Introduction of the project

2 Contents of the paper

3 Conclusion

4 References

1 Introduction of the project.

In general development trend of integration of our country has opened many investment opportunities to trade with outside countries, besides Vietnam is also one

of the most visited tourist destinations ideal for countries world by countless sightseeing attractions, especially with the political stability has been attracting more and more foreign tourists to visit and work in Vietnam Therefore, the need for a visa

to enter Vietnam growing Foreseeing this trend and potential, we developed the

project visas for foreigners working in Vietnam and tourism

2 Contents of the paper

For good development of this project, the first project manager needs to have the micro and macro skills, specifically:

Quản Trị Dự Án

2.1 Micro:

- The CEO should have short-term strategic planning and project development phases

- There are professional in the field of entry visa for foreigners

- Language skills: listening - speaking - reading - writing proficiency

- Team management skills

- Negotiation skills, persuasive

- Negotiation skills

- The ability to exploit the Internet

- Analytical skills

- Microsoft software skills

- Skills to handle the situation

2.2 Macro:

- Skills to develop long-term projects

- Skills to expand the market

- Skills development gets online visa system upgrade

Depending on each career requires the project manager needs to have the key skills necessary to be able to successfully develop their projects With development projects online visa for foreigners working in Vietnam and tourism, the project managers need

to have the skills column type as follows:

- There are professional in the field of entry visa for foreigners: Because, if you do not grasp the procedures needed to apply for a visa for foreign visitors to Vietnam, the project manager does not able to work with the Department of Immigration security, this means that no entry visa for guests

- Language skills: listening - speaking - reading - writing proficiency: This skill is the indispensable condition for the project manager, as it is the only means of communication between the project manager and client

- Skills to handle the situation: In the course of project implementation, always and often occur many unintended unexpected situations, related to the application client's emergency entry procedures This requires the project manager must be alert, sensitive

in the process of handling the situation

- Expanding market Skills: If the project manager does not have development plans, actively expand the market, the number of guests will be reduced and lead to narrowing and project failure

2.3 There are three common organizational structures are:

- Functional organization: Staff is grouped in an array of functions such as finance, human resources, marketing

- Project Organization: The Company has a project board

- Organization of the matrix: This is a combination between the functional organization and the project

Small scale as our company, now we are applying the functional organization structure The Project Manager will manage and operate the general project Jobs are allocated according to each department functions such as:

- Data Entry Division: responsible for data entry and transfer directly to the Department of Immigration security

- Delivery dispatch department: responsible for delivery and receipt of the written company security with the Department of Immigration

- Parts Pickup: Pickup responsible and lo and procedures as well as guidelines to support a visa at the border international airport

- Accounting Division: responsible for revenue and expenditure

- Operator: responsible for coordinating personnel outside the airport pick-up and shuttle

2.4 To balance between responsibility and accountability for competence in project

management, we must first understand the authority is "the power inherent in a

Quản Trị Dự Án

particular job and legal institutions, functions, or location that is meant to allow the wearer to perform their responsibilities "

Responsibility is "the duty or obligation to satisfactorily perform or complete a task (assigned by someone else, or created by his own promise or circumstances) that a person must perform, and in which there is a penalty for failure consequences." Accountability as "the obligation of a person or organization accounting for its activities, accept responsibility for them, and to disclose the results in a transparent manner It also includes responsibility for money or other trust assets "

3 Conclusion

Thus, according to the good people on we can apply a balance of all three elements together in project management Specifically, to maintain good balance in responsibilities assigned, delegating authority, and make people responsible Authority

to match the responsibility and accountability must be commensurate with the powers and responsibilities

In the process the organization must have written policies and procedures for determining responsibility, accountability and authority to work in the project management environment It is important to identify in writing the specific responsibilities and powers to project management, personnel, equipment, materials, etc Project Management will have the right to hire and terminate members of the group, or functional managers to handle these responsibilities? Buy the right project manager will have to get the equipment and materials needed for the project? What signature competent project manager will have other expenses of the project? If this policy is not in place in your organization, it may be important to your success as a project manager to help get established

Currently, I am directly managing development projects visas for foreigners working

in Vietnam and tourism To balance the three elements of responsibility, accountability and authority have been I deployed quite effective in my company Direct the work assigned to each employee, functions, licensing and associated with responsibility and accountability for assigned work First responsibility is to my staff to complete assigned work, whether completed or not accountability, if the reason is not completed

and complete the star next to that they have the right to self-determination in professional is to increase the autonomy and responsibility the job for employees

4 References

http://vnimm.gov.vn/nimppPW/appmanager/vnimm/home

http://my.safaribooksonline.com/book/-/9780761214885/responsibility-

accountability-and-authority/maintaining_the_balance#X2ludGVybmFsX0J2ZGVwRmxhc2hSZWFkZXI/e G1saWQ9OTc4MDc2MTIxNDg4NS80NQ==

http://www.teambuildinginc.com/article_team_accountability.htm