bài giảng về QUẢN TRỊ dự án

Chìa khoá cho việc quản lý một dự án có hiệu quả là thiết lập được lịch trình thực hiện dự án thật chi tiết và làm theo đúng lịch trình đã vạch ra.. Quản lý được hiểu theo từng lĩnh vực

Bài giảng về QUẢN TRỊ DỰ ÁN

1 Đặc điểm của dự án:

- Mục tiêu rõ ràng: xây 1 cái nhà;

- Thời gian xác định: trong 1 năm; 2 năm; …

+ Ý tưởng ban đầu

+ Thực hiện

+ Chuyển giao

- Nguồn lực tài chính xác định; giới hạn

Budget: Nguồn ngân sách này phải được chi theo đúng dòng ngân sách được phêduyệt bởi chủ dự án Nếu muốn thay đổi phải có sự đồng ý của chủ dự án

Ví dụ: xây dựng toà nhà 1000 tỷ

- Nhiệm vụ đặc biệt, thường chỉ thực hiện một lần; Có đặc điểm rất riêng, duy nhất:Mỗi dự án có đặc điểm khác nhau,

Ví dụ: khác địa điểm; khác thời gian; nguồn lực

- Có sự thay đổi trong hoạt động; không có sự lặp lại

- Các nguồn lực bị giới hạn

- Nguồn nhân lực đến từ nhiều nguồn; tạm thời (từ nhiều phòng ban; nhưng chỉ trongthời gian có dự án) Những người tham gia dự án sau khi kết thúc có thể quay trở lạicông việc cũ; hoặc chuyển công việc mới hoặc những người giỏi tiếp tục có cơ hộitham gia vào những dự án khác

Hiện nay, mô hình “Lấy dự án nuôi dự án”: trước khi kết thúc dự án, tiếp tục tìmkiếm cơ hội tại những dự án tiếp theo

2 Hiện nay, đặc thù của các dự án tập trung vào phát triển dài hạn; thay vì cho cơm, cho

cá … hiện nay, nhà tài trợ cho cần

Ví dụ với những dự án phát triển nông thôn trước đây thường chỉ đầu tư vào cơ sở vậtchất; … nay dự án thường cho người dân nghề nghiệp; kiến thức…

- Dừng lại ở đề xuất

- Chính là dự án

- Không phân biệt với dựán; sử dụng theo thóiquen

- Không phân biệt với

chương trình; chỉ sử

dụng theo thói quen

Quản lý (Management) Quản trị (Administration)

- Nội dung và nguyên tắc

- Hiện nay mới bắt đầu sửdụng cho phạm vi vĩ mô

-4 Lưu ý với người quản lý từ bài học I; V; X => IV

- Có nhiều giải pháp, phương pháp làm việc để cho ra cùng một kết quả (tìm cáchphát huy sức mạnh tổng thể; sự sáng tạo; tích hợp tư duy của nhiều người) Ngườiquản lý sẽ tích hợp tất cả những ý tưởng này để chọn ra giải pháp hay nhất

- Phân tích; giải trình (nên dùng); bảo vệ quan điểm của kết quả để được phê duyệt.

Nên sử dụng hình ảnh trực quan; ví dụ minh hoạ; dẫn chứng thực tế

“Sếp không bao h sai”

Ví dụ: để bảo vệ kết quả bài toán trên: Lấy bao diêm để làm minh chứng

Khi giải trình cần chọn dẫn chứng hợp lý; phương pháp hợp lý; con người hợp lý

để đạt được kết quả mong đợi

- Sáng tạo là yếu tố cần thiết và quan trọng trong kinh doanh Nếu có sáng tạo củanhân viên; người quản lý sẽ có được giải pháp hay giảm thiểu rủi ro nhất và thànhcông nhất

5 Các loại dự án:

a) Theo mục tiêu dự án: (Trang 5 giáo trình)

Dự án đầu tư Dự án phát triển (dự án xã hội)

- Mục đích là lợi nhuận cao

- Quan tâm tới đối tượng mang lại lợi

nhuận cho dự án (con người; doanh

nghiệp)

- Ngắn hạn

- Không quan tâm tới môi trường

- Kinh phí lớn khó thu hồi vốn; mụcđích là lợi ích xã hội

- Mang lại lợi ích cho cộng đồng

- Dài hạn

- Bảo vệ môi trường-

b) Theo mối quan hệ giữa chủ thể trong dự án:

+ BOT (Built; Organization; Transfer);

+ BO (Built; ; BT; BOO; BOOO (Xây dựng; khai thác; khai thác và khai thác tiếp).

Vì sao VN chấp nhận BOT:

- Việt nam học công nghệ mới từ các

nước này (ví dụ: Nhà máy nước tạiBình Dương theo công nghệ của ViệtNam)

- Giải quyết việc làm và đào tạo nguồn

nhân lực với mức lương cao

- Sản phẩm tốt cho giải pháp trước mắt

- Bảo vệ và cải tạo môi trường

- Lợi ích cho cộng đồng (giá rẻ hơn)

- Điều chuyển lao động (Hút nhân lực

từ HCM ra Bình Dương)

- Tận dụng về vốn

- Sau 40 năm; khi chuyển giao cho ViệtNam, nhà máy chỉ còn đống sắt vụn;khó có khả năng tiếp tục hưởng lợi

c) Theo quy mô dự án

d) Theo mức độ ưu tiên

e) Theo lĩnh vực triển khai

 Mục tiêu của việc phân chia: Phân cấp quản lý; phân cấp phê duyệt; phân cấp giám sát và chịu trách nhiệm…

6 Dự án giống như một chuyến đi: Nếu xác định rõ được điểm xuất phát; điểm dến; rủi rotrên đường; từng bước đi… Sẽ đạt được dự án thành công

Chìa khoá cho việc quản lý một dự án có hiệu quả là thiết lập được lịch trình thực hiện

dự án thật chi tiết và làm theo đúng lịch trình đã vạch ra => chưa thực sự đúng vì cònnhiều yếu tố ngoại lai ảnh hưởng vào quá trình triển khai thực hiện (ví dụ: xây nhà: đổtrần vào ngày mưa bão)

Mặc dù vạch ra được lịch trình chi tiết; cụ thể nhưng trong trường hợp có rủi ro, bất khảkháng… cần phải có giải pháp giải quyết; điều chỉnh dự án

Bài hát:

“Trăng sáng vườn emVườn em trăng sángVườn em trăng sáng,

Mà trăng sáng soi sáng cả vườn anh”

Thay từ vườn bằng từ khác có dấu huyềnB02: đầu; hồn; sườn; đùi; người; mình; quần; tình; lườn; giầy; mồm; lòng; phèo; mày; đồi; cùitay; gầu; gò má em; nầm; dồi; mề; tràng…

Câu truyện:

Lúc đó là 2 giờ sáng; Hà không ngủ được; trong phòng bật đèn; trăng sáng Bông Hà nghe thấytiếng động và một người lạ mặt trèo qua cửa sổ vào phòng ngủ; kẻ trộm qua cửa sổ lấy đồ nữtrang nhét vào túi quần và trèo thoát ra ngoài bằng chính đường mà hắn đã vào.Sáng hôm sau,công an được mời đến để điều tra Công an muốn biết điều gì đã xảy ra nhưng Hà không thể kểcho họ nghe được mặc dù không phải là đứa câm, điếc và Hà không phải là đứa ngốc Tại saolại như vậy????

 Hà là đứa trẻ 3 tuổi

 Bài học đưa ra:

- Trong cuộc sống có rất nhiều điều sáng tạo

- Truyền tin phải chính xác vì mặc dù nói dài dòng nhưng lại không nói đến yếu tốchính Ví dụ không ai nói đến việc đứa trẻ là 3 tuổi

- Khi đưa ra phán xét cần xem xét kỹ tình huống; thông tin; việc truyền tin; nội dungtin; nêu thông tin chính phụ, phụ

- Văn hoá Việt Nam: Tên riêng mang tính chất – trai gái hoặc ý nghĩa => cần xem xét

kỹ trong tình huống văn hoá việt nam

Cách viết báo cáo dự án:

“4 conner”

Chưa thực hiện Giải pháp

Văn hoá ảnh hưởng tới cách sống:

- Bàn học dài, ngồi chung

- Vào lớp học chỉ học; không được

làm việc riêng;

- Kính thầy: Đứng chào thầy khi vào

lớp; đưa bài cho thầy

- Ăn mặc trong lớp học nghiêm

trang

- Bàn học cá nhân; có thể để mọi thứtren bàn;

- Tự do làm viêc riêng; … trong lớphọc

- Tự do/ bình quyền giữa thầy và trò

- Ăn mặc theo phong cách riêng

- Phương pháp dạy: Học sinh đượcphép tham gia vào những tình

- Phương pháp dạy: Bảo bọc…

không áp dụng được mô hình

chống rủi ro

huống rủi ro => được chủ độngtham gia và bố mẹ không can thiệpvào để dạy học sinh tính cam chịu;tính chịu đựng; tính chiến đấu, tìmgiải pháp rủi ro

Ví dụ: Một học sinh tham gia vào lớp học; đi dã ngoại bị ngã gãy chân Điều gì sẽ xảy ra tạiViệt Nam:

- Giáo viên mất việc

- Trường bị mang tiếng

- Báo chí lên tiếng…

Với nước ngoài: Bố mẹ không phản đối; giáo viên không ảnh hưởng gì; học sinh đượchưởng Bảo hiểm rủi ro…

Chu trình dự án (Project cycle; project phrase)

- Chu trình là các giai đoạn kế tiếp nhau tạo thành một vòng khép kín của quá trìnhđầu tư (có giai đoạn đầu và kết thúc)

- Mỗi giai đoạn có 1 mục tiêu nhất định; là một giai đoạn trong một dự án có mục tiêuriêng để đạt được mục tiêu chung trong cả 1 chu trình (Gọi là pha dự án)

Ví dụ: việc giải ngân để làm 1 toà nhà: làm móng; đổ tầng 1; đổ tầng 2…

Các giai đoạn của chu kỳ dự án:

a Chuẩn bị dự án (giai đoạn vất vả nhất)

- Bắt đầu bằng ý tưởng; viết proposal

Quản lý được hiểu theo từng lĩnh vực khác nhau

Có nhiều cách quản lý khác nhau:

- Lĩnh vực

- Quy trình: đầu vào => thực hiện => đầu ra

- Phương thức hoạt động: thực hiện => mục tiêu đầu ra

Quản lý:

- Là người quản cái vô lý/ quản làm sao để trở thành có lý

- Là nghề; quản lý thử thách => đạt mục tiêu

- Một người lo bằng kho người làm

- Quan sát; giám sát; điều chỉnh; thay đổi; dẫn dắt…

- Là dùng dây cương, dắt con ngựa đi theo đúng hướng (quan điểm cũ) ; là ngườicầm roi da đánh vào người lao động để họ làm theo cái mà người quản lý muốn

- Người quản lý không cần là người thực thi tốt mà là người sở hữu và điều phối tốt;

bố trí công việc tốt cho những người thực thi tốt

- Người quản lý là người ngồi; nghĩ, luận giải; giám sát mà không phải là người làmthay công việc của những người khác

- Kiểm tra kiểm soát

Leading: Phân công công việc đúng người

Operating:

- Có lịch trình thực hiện hoạt động (scheduling)

- Điều tiết thực hiện/ đôn đốc nhắc nhở

- Đánh giá, kiểm tra, đôn đốc, kiểm soát… => Biện pháp động viên/ khen thưởng(kích thích kinh tế)

- Động viên, khuyến khích tinh thần… (thăng tiến; khen thưởng; đào tạo; du lịch; …)Với người quản lý để quản lý được công việc cần phải sử dụng:

- Văn bản, quyết định

- Họp giao ban (định kỳ; đột xuất; …)

+ Định kỳ: thời gian, địa điểm, thành phần thường cố định

+ Đột xuất: Tuỳ thuộc nội dung, hoàn cảnh để tiến hành họp

- “Body language”: sử dụng cử chỉ, động tác… để thu hút; kéo theo người khác

Ví dụ: Chủ toạ một cuộc họp; trong quá trình tổ chức họp nên có một người điềuphối Khi có khách VIP đến trong quá trình tổ chức; người chủ toạ nên làm gì?Trong khi đang có một đại biểu đang phát biểu Chủ toạ nên làm gì?

+ Chạy ra đón khách VIP

+ …

- Trong mỗi cuộc họp quan trọng; mỗi hội thảo quan trọng; người chủ toạ cần cóngười hỗ trợ sát sườn hiểu họ và có thể thực thi theo những gì họ muốn

Quản lý con người: Cần có nguyên lý nào

- Đúng người, đúng việc, đúng chức năng

- Có lý, có tình

- Đảm bảo quan hệ tương hỗ/ bù trừ (+-) Ví dụ: Âm dương hoà hợp; phân bổ laođộng giữa nam và nữ; hướng nội; hướng ngoại Hãy tạo ra các cặp đối kháng đểquản lý doanh nghiệp lớn hơn

- Muốn làm quản lý cao cấp nên biến mình thành người hướng ngoại Khi mình làngười hướng ngoại, nên tìm kiếm một quản lý cao cấp hướng nội

- Nếu quản lý cao cấp là người hướng nội; nên tìm kiếm một trợ thủ đắc lực là ngườihướng ngoại để bù trừ, tạo nhóm đối kháng

- Manager Suy nghĩ để có được nghệ thuật quản lýtốt

Một số kỹ năng, kiến thức của Giám đốc dự án:

- Kỹ năng giao tiếp: biết nghe; biết thuyết phục người khác

- Kỹ năng đàm phán và giải quyết mâu thuẫn, xung đột

- Kiến thức vững chắc về lĩnh vực liên quan, có kinh nghiệm tại công ty

- Am hiểu về chuyên môn kỹ thuật,

- Có kiến thức tốt về quản lý dự án

 Người quản lý dự án khác với người quản lý thông thường bởi với người quản lý dự ánchỉ cần có tầm nhìn ngắn hạn trong khuôn khổ dự án chứ không cần phải nhìn dài hơinhư trong kinh doanh

 Trong dự án thường chọn những người đã từng có kinh nghiệm hoặc có kiến thức sâu,kinh nghiệm về những chuyên môn liên quan tới dự án => huy động nguồn lực đã cósẵn

 Dự án có những giai đoạn rõ ràng; mỗi giai đoạn có những đặc điểm riêng

 Sản xuất kinh doanh chủ yếu sử dụng đối tác bên trong còn với dự án chủ yếu huy độngđối tác bên ngoài.

Một số điểm lưu ý:

 Vai trò của dự án thay đổi theo quy mô của dự án; dự án nhỏ, quản lý dự án phải thamgia vào các hoạt động chuyên môn Dự án lớn quản lý dự án chủ yếu tập trung vào việcquản lý, lãnh đạo

 Dự án nhỏ quản lý dự án phải tập trung giải quyết các khía cạnh kỹ thuật

 Dự án lớn, quản lý dự án cần phải biết tìm hiểu, kiểm soát; đàm phán, quản lý và giảiquyết mâu thuẫn

 GĐ dự án phải có thời gian làm công tác tổ chức, quản lý, điều hành; kiểm tra giám sátđối với các hợp phần; bộ phận của dự án

- Nối các điểm lại với nhau = 4 đoạn thẳng

- Dùng đoạn thẳng “straight line”

- Không được rời bút khỏi mặt phẳng giấy

- Khi chuyển hướng => thành một đường mới

Bài học rút ra:

- Có nhiều cách để giải quyết 1 vấn đề

- Phá cách: Thay đổi cách nghĩ => có giải pháp; không có cái gì không giải quyếtđược; đổi mới tư duy => khó chấp nhận được

 Cần có khả năng thuyết phục để phá cách được chấp nhận

- Nhiều khi sự phá cách sẽ phải trả giá nếu không chọn đúng thời điểm; phươngpháp… Có thời gian, lộ trình; thuyết phục

 Phá cách nhưng phải đúng cách

Điểm hoà vốn: (Break even point)

- Lượng sản phẩm sản xuất trong một đơn vị thời gian là bao nhiêu để hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp hoà vốn

- Điểm hoà vốn: Qhv doanh thu = tổng chi phí

- Chi phí:

+ Chi phí cố định (Fixed costs): Chi phí thực hiện việc đó nhưng khi Q thay đổi thìchi phí này hầu như ko đổi

+ Chi phí biến đổi (Variable costs): là toàn bộ các khoản chi phí cho thực hiện dự án

mà sự thay đổi của chúng thay đổi theo cùng tỷ lệ với sự thay đổi quy mô nhu cầu

Phương pháp cho điểm:

Rating: Xây dựng cửa hàng điện thoại di động

Có khả năng có được

nhiều khách hàng (lưu

lượn người đi lại cao;

dân cư đông)

Lựa chọn địa điểm, lựa chọn công nghệ

- Xác định yêu cầu về địa điểm

- Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn địa điểm, lựa chọn công nghệ

- Vận dụng các phương pháp để chọn được địa điểm tối ưu

Xác định tổng mức đầu tư:

- Tổng mức đầu tư: Toàn bộ vốn cần thiết để lập dự án vào hoạt động Nó bao gồm 2loại:

+ Vốn dài hạn (vốn cố định)

+ Vốn ngắn hạn (vốn lưu động) ban đầu (tính trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh)

- Tính toán tổng mức đầu tư hợp lý cho hiệu quả quản lý tốt hơn và dễ dàng xác địnhtính khả thi của dự án và hiệu quả kinh tế của dự án

- Tổng mức đầu tư = Vốn dài hạn + vốn ngắn hạn

Xác định chu kỳ kinh doanh:

- Độ dài: tháng, quý, năm

- Căn cứ:

+ Vòng đời của thiết bị chủ yếu

+ Vòng đời của sản phẩm, dịch vụ.

+ Chiến lược kinh doanh

- Cơ sở cho việc tính hiệu quả kinh tế của dự án

Doanh thu, chi phí, lơi nhuận:

- Doanh thu: Kết quả bán hàng trong một thời gian xác định

+ Doanh thu từ sản phẩm chính

+ Doanh thu từ các nguồn khác

+ Khấu hao (hàng hoá bị trả lại; triết khấu cho khách hàng)

- Chi phí:

+ Toàn bộ chi phí sản xuất, kinh doanh bao gồm chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, lương sử dụng để thực hiện dự án sản xuất kinh doanh trong thời gian tương ứng với doanh thu

- Lợi nhuận:

+ Chênh lệch giữa doanh thu với chi phí sản xuất trong cùng một giai đoạn, thời gian

+ Có thể tính theo sản phẩm; dự án; chương trình; phương án

+ Có thể tính theo thời gian

+ Phải khấu trừ các loại thuế

- Thuận lợi: Hỗ trợ được cho bộ phận quản lý

- Thường áp dụng trong trường hợp mô hình quá lớn

- Áp dụng phù hợp trong các trường hợp đòi hỏi yêu cầu về kỹ thuật cao; chức năng

sẽ sâu hơn, giỏi hơn

Mô hình theo tuyến:

- Áp dụng thích hợp nhất trong quân đội

- Ưu điểm: Một người quản lý một hệ thống; thời gian nhanh Mệnh lệnh nhất quán

và không chịu sự chi phối của các đơn vị khác

- Nhược: Giám đốc yêu cầu phải có kinh nghiệm rộng trong nhiều lĩnh vực; không phát huy được các chuyên gia

- Đảm bảo toàn quyền cho người quản lý nhưng cũng gây ra mệt mỏi cho người quản lý vì phải biết rất rõ về những hoạt động này

- Tốt nhất trong việc đảm bảo tiến độ thời gian Với những dự án nào cần đảm bảo thời gian chuẩn nên áp dụng mô hình này

Mô hình chức năng trực tuyến:

- Chức năng đứng ưu tiên; Giám đốc dự án can thiệp trực tiếp với đội dự án; các bộ phận chức năng can thiệp xuống các đội dự án trong một phạm vi nhất định có liênquan

- Thường áp dụng với mô hình kinh doanh lớn hoặc các sở/ phòng/ ban của nhà nước

- Bộ phận liên quan chuyên sâu chịu trách nhiệm chính; Giám đốc dự án chỉ điều phối và giải quyết sự vụ chứ không trực tiếp vào thực thi và quyết định

Mô hình trực tuyến – chức năng:

- Các bộ phận chức năng chỉ tổ chức nghiệp vụ, tư vấn chức năng, hướng dẫn nghiệp vụ…

- Các đội thực hiện phía dưới đó hoàn toàn chịu trách nhiệm và quản lý bởi Giám đốc dự án

- Thường được áp dụng với mô hình doanh nghiệp hiện nay

Mô hình điều phối viên dự án (mô hình cân bằng)

- Dạng mô hình ma trận

- Có được hiệu quả tốt nhất; là mô hình lồng ghép của các mô hình trên

- Điều phối viên dự án: Giúp việc cho giám đốc; có quyền ngang với giám đốc, chủ yếu nắn tư tưởng và định hướng hỗ trợ cho giám đốc

- Toàn bộ báo cáo của các nhóm, đội phía dưới đều được thông qua Ban điều phối viên dư án; muốn được giám đốc dự án phê duyệt phải thông qua ban điều phối để

đệ trình, giải quyêt