BÀI tập về QUẢN TRỊ dự án

- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Đối với công tác dự án, không xác định được hết các rủi ro trong công việc hoặc không lường hết được thực tế xảy ra của phạm vi công việc.. Do thiếu quyền lự

BÀI TẬP VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN

Đề bài:

Câu 1: Theo anh chị, một người Quản lý dự án cần phải có kỹ năng gì để đạt hiệu quả? Hãy nêu tổng quát các kỹ năng này và giải thích tại sao anh/chị tin rằng những kỹ năng này là quan trọng

Câu 2: Ba kỹ năng nào mà anh chị nghĩ là điểm mạnh nhất của anh chị? Nêu chi tiết, kèm theo ví dụ, giải thích tại sao ba kỹ năng này lại là điểm mạnh nhất của anh chị

Câu 3: Ba kỹ năng nào mà anh chị nghĩ là điểm yếu nhất của anh chị? Nêu chi tiết kèm theo

ví dụ về việc tại sao anh chị nghĩ những kỹ năng này là các điểm yếu nhất của anh chị Câu 4: Sử dụng sáu kỹ năng trên, anh chị có thể làm gì để phát huy những kỹ năng mạnh nhất của anh chị và cải thiện những kỹ năng yếu nhất của anh chị?

Bài làm

Câu 1: Đối với mỗi dự án, vai trò của người quản lý dự án (PM) thường không giống nhau

Do tính chất, quy mô, văn hóa, cách tổ chức và hiệu quả dự án mang lại Chính sự khác biệt nêu trên mà yêu cầu về kỹ năng cần thiết của PM ở mỗi tổ chức cũng khác nhau Để để đảm bảo một dự án thành công, người quản lý dự án cần phải có một số kỹ năng sau để đạt hiệu quả:

- Kỹ năng khái quát và tổng hợp: Về cơ bản là hoạt động quản lý dự án ở tầm vĩ mô Nó bao gồm nhiều khâu công việc như lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát các hoạt động của dự án

Kỹ năng khải quát và tổng hợp bao gồm hàng loạt các vấn đề như tổng hợp quản lý thời gian, chi phí, nguồn nhân lực, chất lượng, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán Kỹ năng này được thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư đến giai đoạn vận hành các kết quả của

dự án

- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Đối với công tác dự án, không xác định được hết các rủi ro trong công việc hoặc không lường hết được thực tế xảy ra của phạm vi công việc Do vậy việc phát hiện sớm các vấn đề và giải quyết vấn đề trong công tác PM là rất quan trọng Kỹ năng giải quyết vấn đề phải tổng hợp từ nhiều kỹ năng khác nhau như: khả năng phát hiện vấn đề tiềm

ẩn sớm, tập hợp thông tin, ra quyết định Các kỹ năng như nghiên cứu vấn đề để quản lý từng phần, xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và các

mối đe dọa

Ngoài ra người quản lý dự án cần tổng hợp và phân tích kỹ năng tư duy Một người quản lý

dự án phải có khả năng tổng hợp thông tin và sắp xếp các thông tin khác nhau thành một chuỗi thông tin có ý nghĩa tổng thể Phân tích là một kỹ năng chia nhỏ một công việc lớn thành các công việc thành phần và giống như sắp sếp công việc trong WBS

- Kỹ năng giao tiếp và thông tin trong quản lý dự án: Quản lý dự án là tổng hợp của nhiều phương diện, nhiều mối quan hệ cần phải phối hợp thống nhất Để thực hiện các công việc của dự án nên bắt buộc phải thành thạo kỹ năng giao tiếp Nhà quản lý dự án phải có kiến thức hiểu biết các công việc của các phòng chức năng, có kiến thức rộng về một số lĩnh vực

kỹ thuật Nhà quản lý dự án cũng cần giỏi kỹ năng thông tin truyền thông, kỹ năng chia sẻ thông tin giữa các thành viên trong dự án và những người liên quan trong quá trình triển khai

dự án

Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng mà người quản lý dự án sẽ dành 90% thời gian trong suốt thời gian của dự án Kỹ năng giao tiếp tốt bao gồm thông tin bằng lời và không lời cho phép một người quản lý dự án truyền đạt thông tin theo cách mà tất cả các bên liên quan nhận được và hiểu nó Kỹ năng cần thiết đầu tiên là khả năng giao tiếp, kỹ năng này là tối quan trọng trong mà mọi nhà quản lý dự án phải cố gắng để đạt được Thông tin liên lạc chỉ thành công khi cả người gửi và người nhận hiểu được thông tin giống nhau, bạn truyền đạt những suy nghĩ và ý tưởng của bạn một cách hiệu quả Kỹ năng giao tiếp đòi hỏi phải hiểu biết về văn hó, con người, thái độ của họ

- Kỹ năng đàm phán: Nhà quản lý dự án trong quá trình thực hiện trọng trách của mình có quan hệ với rất nhiều nhóm Đồng thời cùng với sự phát triển tổ chức của dự án, trách nhiệm của nhà quản lý ngày càng tăng nhưng quyền lực của họ được cấp không tương xứng Do thiếu quyền lực, các nhà quản lý bắt buộc phải có kỹ năng thương lượng giỏi với các nhà quản lý cấp trên và những người đứng đầu các bộ phận chức năng, chuyên môn nhằm tranh thủ tối đa sự ủng hộ của cấp trên, người đứng đầu trong việc giành đủ nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án

Người quản lý dự án phải dành một phần lớn thời gian của họ để đàm phán nguồn lực, thiết

bị, và các hỗ trợ khác, nếu họ không có kỹ năng đàm phán mạnh mẽ, cơ hội thành công trong

việc quản lý dự án của họ giảm đi đáng kể Một phần lớn của việc đàm phán diễn ra trong nội

bộ để có được nguồn lực, nguồn tài nguyên đang cấp theo yêu cầu của dự án khác Đàm phán

là quá trình các bên đạt được thỏa thuận với nhau, tùy thuộc vào dự án cấu trúc và mức độ cho phép mà các nhà quản lý dự án có thể là đại diện cho tổ chức Đàm phán thường bao gồm việc thỏa hiệp khi các bên liên quan thay đổi yêu cầu hoặc thay đổi đối với dự án và nguồn lực của mình

- Kỹ năng lãnh đạo: Kỹ năng lãnh đạo là cơ bản để nhà quản lý chỉ đạo, định hướng, khuyến khích và phối hợp các thành viên trong nhóm cùng tham gia thực hiện dự án Kỹ năng lãnh đạo phải bao gồm: thông tin liên lạc, xây dựng đội ngũ, huấn luyện, động viên, ra quyết định, đào tạo, chỉ đạo, thuyết phục / ảnh hưởng, thương lượng, và hỗ trợ những người tham gia dự

án Quản lý dự án phải có nhạy cảm với những khác biệt văn hóa khi đối mặt với những người khác nhau và ý kiến của họ Điều này đặc biệt đúng đối với các dự án quốc tế mà ở đó bao gồm các thành viên của nền văn hóa đa dạng

- Kỹ năng lập kế hoạch và kiểm soát dự án: Nhà quản lý dự án phải là người chịu trách nhiệm

về kế hoạch tổng thể trước nhà tài đầu tư và khách hàng Vì vậy nhà quản lý dự án phải có kỹ năng lập lịch trình dự án và xác định các tiêu chí để đánh giá công việc hoàn thành Đồng thời nhà quản lý dự án phải biết thiết lập các quy trình, hệ thống để đánh giá và kiểm soát mức độ hoàn thành công việc của bảng kế hoạch Nhà quản lý cần lập được kế hoạch để kiểm soát được bốn vấn đề chính của dự án đó là: an toàn, chất lượng, đúng tiến độ và kiểm soát chi phí hợp lý không vượt dự toán được phê duyệt, các vấn đề này góp phần quan trọng trong việc thành công của dự án

- Kỹ năng kỹ thuật: Nhà quản lý dự án phải có những kỹ năng khác nhau để điều hành, quản

lý kỹ thuật, quá trình, công cụ Người quản lý dự án phải biết làm thế nào để giải thích báo cáo ngân sách, biết làm thế nào để đọc một nghiên cứu thống kê và hiểu việc áp dụng chính xác các phương pháp quản lý khác nhau Ngoài ra người quản lý dự án phải có kỹ năng trong việc sử dụng hiệu quả công nghệ thông tin và truyền thông để giúp họ đạt hiệu quả cao hơn trong công việc của mình Kỹ năng kỹ thuật có liên quan đến cách tiếp cận, làm việc với các quá trình, các công cụ, chúng đề cập đến sử dụng kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm liên quan quản lý và các phương pháp cụ thể của dự án để thực hiện các hoạt động dự án Những

kỹ năng cần thiết để giao tiếp hiệu quả với các nhóm dự án, đánh giá rủi ro, và để làm cho

cân bằng giữa chi phí, tiến độ, thời gian và chất lượng Người quản lý dự án không làm công việc thực tế của dự án, họ không cần trình độ kỹ thuật tương tự như những người thực hiện công việc Điều này không phải là để nói rằng người quản lý dự án không cần một mức độ chuyên môn kỹ thuật, mà chuyên môn kỹ thuật là cần thiết để xác định các vấn đề tiềm năng

và tăng khả năng của người quản lý dự án tích hợp tất cả các khía cạnh của dự án

Câu 2: Ba kỹ năng nào mà anh chị nghĩ là điểm mạnh nhất của anh chị? Nêu chi tiết, kèm

theo ví dụ, giải thích tại sao ba kỹ năng này lại là điểm mạnh nhất của anh chị

Quản lý dự án đòi hỏi phải tập hợp niều kỹ năng đồng thời phải có kiến thức rộng và khả năng tổng hợp, giải quyết vấn đề nhanh và hiệu quả Tuy nhiên tại mỗi thời điểm, việc áp dụng kỹ năng khác nhau đòi hỏi nhà quản lý phải nắm bắt, đối với tôi những kỹ năng hoàn thiện nhất là:

- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Trong quá trình thực hiện dự án, rất nhiều các thành phần liên quan đến công tác quản lý như tổng thầu dự án, các nhà thầu phụ, cơ quan quản lý nhà nước

và pháp luật Do vậy không có một công việc nào là giống nhau trong mỗi phạm vi của một

dự án hoặc các dự án tương tự Để thực hiện tốt công tác đòi hỏi tôi phải đưa ra nhiều quyết định để giải quyết công việc dựa trên sự hiểu biết và kỹ năng tổng hợp thông tin, khả năng phân tích và thu thập thông tin từ nhiều nguồn, nhiều mối quan hệ khác nhau của các bên liên quan Do vậy đối với tôi đây là điểm mạnh trong quá trình thực hiện dự án

Ví dụ: Trong quá trình thực hiện dự án, tôi có nhập thiết bị có ảnh hưởng phóng xạ, việc xin cấp giấy phép để quản lý rất khó khăn Nhất là đối với các tổ chức cá nhân Và thời gian cấp phép để nhập khẩu thiết bị cũng như việc giám định mất rất nhiều thời gian và chi phí Tuy nhiên khi bạn có một mối quan hệ tốt từ cơ quan thuộc quân sự, và hợp tác với bên họ Công tác nhập khẩu thiết bị rất nhanh chóng và thuận tiện

- Kỹ năng khái quát và tổng hợp: Đây là kỹ năng đòi hỏi bạn phải có tư duy logic, khả năng thu thập, chọn lựa thông tin, kiến thức thực tế, khái quát được công việc để xây dựng nên một bức tranh tổng thể về một hoặc nhiều vấn đề từ đó xác định nguyên nhân, phân loại vấn đề

và đưa ra phương pháp giải quyết cho phù hợp

Ví dụ: Trong quá trình thực hiện xây dựng và lắp đặt thiết bị, công việc thường xuyên phải tiến hành song song qua nhiều giai đoạn thực tế Việc ảnh hưởng từ nguyên nhân khách quan

mang lại nhiều rắc rối và nảy sinh mâu thuẫn nhất là đối với nhiều nhà thầu cùng thực hiện cho một hạng mục công trình Để giải quyết vấn đề, việc xem xét một cách toàn diện và tổng thể, nếu thay đổi nó ảnh hưởng đến dự án như thế nào, có ảnh hưởng đến quá trình thi công hay không, nguồn lực thực hiện, nguyên vật liệu, ảnh hưởng đến tiến độ, chi phí như thế nào

- Kỹ năng đàm phán: Kỹ năng này đòi hỏi khả năng va chạm, tiếp xúc đối với các đối tác

Am hiểu về luật pháp và khả năng tính toán công việc cho phù hợp với mục tiêu thực hiện

Ví dụ: Trong quá trình xây dựn, việc chủ đầu tư thay đổi thiết kế ban đầu cho một thiết bị, một cụm thiết bị hay đơn giản hơn và thay đổi nguyên vật liệu sản xuất Khi đó cả chủ đầu tư

và nhà thầu phải ngồi lại thống nhất về nhiều phương diện như: kỹ thuật, phương án lắp đặt, giá trị đầu tư, thời gian chế tạo, tiến độ thực hiện Điều này đòi hỏi nhà quản lý phải có kỹ năng thuyết phục và quyết định kịp thời để đáp ứng công việc

Câu 3: Ba kỹ năng nào mà anh chị nghĩ là điểm yếu nhất của anh chị? Nêu chi tiết kèm theo

ví dụ về việc tại sao anh chị nghĩ những kỹ năng này là các điểm yếu nhất của anh chị

- Kỹ năng lãnh đạo là một kỹ năng quan trọng, đòi hỏi người lãnh đạo phải có tầm nhìn và dẫn dắt, hướng dẫn mọi người trong nhóm của mình thực hiện các nhiệm vụ được giao để hoàn thành nhiệm vụ chung của tổ chức Mặt khác người lãnh đạo cũng phải biết động viên khuyến khích mọi người tham gia vào dự án bằng tất cả tâm huyết để cùng nhau hoàn thành

dự án Ở người lãnh đạo cần hội tụ đủ nhiều kỹ năng cứng cũng như kỹ năng mềm để đáp ứng được công việc

Ví dụ: Trong thời gian đầu được bổ nhiệm làm lãnh đạo, do bản thân chưa có kỹ năng về quản lý, khả năng tập hợp nhóm, tầm nhìn và hiểu biết giữa những người thực hiện công việc Dẫn đến kết quả thực hiện không như mong muốn và không giải quyết được tận gốc dễ của vấn đề Hậu quả kéo theo ảnh hưởng tới các công việc khác và mất nhiều thời gian xử lý

- Kỹ năng giao tiếp: Đây là kỹ năng ảnh hưởng nhiều đến khả năng giải quyết công việc Bản thân tôi chưa từng được rèn luyện và thực hành trong môi trường quản lý dự án, đây là kỹ năng đòi hỏi nhiều trong tính cách của chính bản thân và sự hiểu biết

Ví dụ: Trong khi thực hiện một công việc liên quan nhiều bộ phận khác nhau, cần các bộ phận phải cùng nhau giải quyết, tuy nhiên do không có kỹ năng giao tiếp nên các bên liên quan không hiểu được vấn đề mình cần trao đổi dẫn đến hiểu công việc theo một khía cạnh

khác và công việc bị kéo dài không hiệu quả và đôi khi ảnh hưởng chung đến toàn bộ dự án

- Kỹ năng kỹ thuật: công tác quản lý dự án dòi hỏi nhiều về việc nắm bắt sâu đến từng thiết

bị Do bản thân tôi được đào tạo về chuyên môn thương mại và kinh doanh do vậy việc nắm bắt và hiểu nhanh một vấn đề kỹ thuật là rất khó khăn

Ví dụ: Trong quá trình quản lý dự án phát sinh rất nhiều các thay đổi như: thay đổi biện pháp thi công, thay đổi một số điều kiện kỹ thuật cho phù hợp với điều kiện thực tế Yêu cầu cần phải xem xét mức độ phù hợp để ra quyết định công tác là rất khó khăn

Câu 4: Sử dụng sáu kỹ năng trên, anh chị có thể làm gì để phát huy những kỹ năng mạnh nhất của anh chị và cải thiện những kỹ năng yếu nhất của anh chị?

Đối với các kỹ năng trên là các kỹ năng mà một người quản lý dự án cần phải có để giải quyết công việc, việc cập nhật thường xuyên, bổ sung kiến thức và khả năng tiếp cận cho các công việc mới là phương pháp duy trì và cải thiện tốt nhất cho bản thân cũng như hoàn thành được công việc Đối với các kỹ năng còn chưa mang lại hiệu quả, cần phải tham gia thêm các khóa đào tạo ngắn hạn, bổ túc thêm kiến thức, học hỏi kinh nghiệm của những người đi trước đồng thời tham gia nhiều hơn trong công việc để có kiến thức thực tế Học hỏi thêm các kỹ năng chính là con đường ngắn nhất để đạt được hiệu quả công việc Đây là mục đích cuối cùng của người quản lý dự án