Bài tập này tôi sẽ thực hiện phát triển một dự án thay đổi nhằm động viên, khuyến khích nhân viên trong Tập đoàn làm việc, cụ thể như sau: 1.. Trước hết là môi trường làm việc của nhân
Trang 1MÔN HỌC QUẢN TRỊ HÀNH VI TỔ CHỨC
BÀI TẬP KIỂM TRA HẾT MÔN
Đề bài: Bạn hãy phát triển dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm
việc cho doanh nghiệp/tổ chức hiện nay bạn đang làm việc Hãy xác định trong doanh nghiệp/tổ chức hiện tại của bạn có những vấn đề hay cơ hội gì liên quan đến các chủ đề của môn học hành vi tổ chức? Tại sao? Bạn có những giải pháp
gì mang tính thực tiễn dựa trên cơ sở lý thuyết hành vi tổ chức
Trả lời:
Tập đoàn Viễn thông Quân đội (Viettel) nơi tôi đang làm việc là doanh nghiệp quốc Phòng 100% vốn nhà nước do Bộ Quốc Phòng thực hiện quyền chủ
sở hữu và là một doanh nghiệp quân đội kinh doanh trong lĩnh vực Bưu chính -Viễn thông và Công nghệ thông tin Tập đoàn Viettel có các nhiệm vụ sau:
- Cung cấp dịch vụ điện thoại đường dài liên tỉnh và quốc tế 178
- Cung cấp dịch vụ điện thoại cố định có dây và không dây
- Cung cấp dịch vụ cho thuê kênh riêng trong nước và quốc tế
- Cung cấp dịch vụ hội nghị truyền hình, truyền báo
- Cung cấp dịch vụ chuyển đổi Internet IXP
Trang 2- Cung cấp dịch vụ điện thoại di động.
- Cung cấp dịch vụ Internet 1278, ADSL, VDSL
- Cung cấp dịch vụ kinh doanh bưu chính, chuyển phát nhanh
- Sản xuất thiết bị dân sự (thiết bị đầu cuối) và thiết bị thông tin quân sự
- Dịch vụ đầu tư tài chính
- Dịch vụ khảo sát thiết kế, xây lắp công trình Viễn thông
- Dịch vụ xuất nhập khẩu thiết bị điện tử Viễn thông
- Đầu tư Bất động sản
- Đầu tư nước ngoài
- Xây dựng vào đào tạo đội ngũ lao động chất lượng cao cho cả thị trường trong nước và nước ngoài
- Chuyên nghiệp hoá các hoạt động của Tập đoàn bằng các quy trình, quy định với sự trợ giúp của Công nghệ thông tin
- Thực hiện đúng các quy định trong công tác quản lý, công tác đảng, công tác chính trị
Trong môi trường năng động, luôn vận động để phát triển như hiện nay, điều quan trọng là chúng ta phải luôn tư duy, nhận thức để thay đổi cho phù hợp với hoàn cảnh thực tế “Cuộc sống có những thay đổi, trắng đen có thể thay đổi nhưng cái duy nhất không thể thay đổi đó là sự thay đổi” Nhận thức được điều này, mỗi chúng ta cần phải có sự đổi mới liên tục cho phù hợp với tình hình thực
tế mỗi ngày, năng động, phát triển để tránh sự trì trệ và tụt hậu Thay đổi, đó là quy luật tất yếu của xu thế thị trường nhưng thay đổi phải theo chiều hướng tích cực Vậy thay đổi như thế nào cho đúng và phù hợp với quy luật khách quan Người khác bảo tao sai hãy thay đổi đi thì ta có thể coi đó là sự ghen tỵ, sự hiềm khích Nhưng đến một lúc nào đó ta nhận thấy ta đang đi sai hướng, ta đang lỗi thời thì mặc nhiên ta phải thay đổi mà không ai cần phải nói Đó chính
Trang 3là phương châm hành động của Viettel: Hãy biết quan sát xung quanh, biết phân tích những vấn đề tưởng như đơn giản nhất để từ đó nhận thức được vấn đề trong hiện tại và xu thế trong tương lai gần, có quyết định đúng đắn biết kịp thời thay đổi những lúc cần thay đổi
Cuộc sống luôn thay đổi từng ngày một Hôm nay chúng ta đặt yêu cầu như thế này, nhưng mai chúng ta phải đặt yêu cầu khác Hôm nay ta quản lý đơn vị
có 1 người, mai ta phải quản lý đơn vị có 10 người, ngày kia lại có 1.000 người Hôm nay ta có một đối thủ, mai có 10 đối thủ…Thị trường có thể co lại,
có thể mở rộng hơn Trong bối cảnh ấy, chúng ta ở từng vị trí cần phải thay đổi nhận thức và hành động, cần những người có tố chất phù hợp với từng hoàn cảnh cụ thể Tóm lại, chúng ta cần thay đổi để thích ứng với hoàn cảnh
Bài tập này tôi sẽ thực hiện phát triển một dự án thay đổi nhằm động viên, khuyến khích nhân viên trong Tập đoàn làm việc, cụ thể như sau:
1 Trước hết là môi trường làm việc của nhân viên trong công ty cần nhớ
môi trường làm việc được xây dựng tốt là tạo thuận lợi cho nhân viên phát huy đúng với năng lực và lòng nhiệt tình trong công việc Sự hòa hợp các nhân viên trong công ty là để có được sự hợp tác và tin tưởng giữa họ trong công việc, nâng cao năng suất làm việc của công ty
2 Khuyến khích về mặt tâm lý và thừa nhận những kỹ năng của nhân viên: Thay đổi chức danh có thể là một ví dụ nhỏ về cách khích lệ nhân viên
mà không làm công ty tốn kém một xu Mọi người thường lấy công việc làm thước đo giá trị bản thân và việc phong cho họ một chức danh mới (ngay cả khi lương, thưởng vẫn giữ nguyên) khiến họ nhuệ khí bừng bừng Nếu để ý,
có thể thấy các văn phòng bây giờ nhan nhản các “trợ lý” hoặc “điều phối viên” thay vì “thư ký” Dù công việc chẳng khác gì nhau nhưng “trợ lý” và
“điều phối viên” vẫn kêu hơn nhiều
Trang 4Mặt khác đối với các nhân viên kỹ thuật cao: Chúng ta phải thực hiện việc ủy quyền, cho họ tham gia vào quản lý, mở rộng công việc, thử thách trong công việc và sự thừa nhận Các nhân viên có kỹ thuật cao có một bộ các kỹ năng hoàn hảo trên thị trường Như vậy họ luôn được đánh giá cao và sẽ sẵn sàng chuyển sang công ty khác có thể thỏa mãn các nhu cầu của họ một cách tốt hơn Việc ủy quyền sẽ cho họ một cơ hội để ra các quyết định có liên quan đến công việc Với việc tham gia vào quản lý, họ có thể điều khiển các công việc hàng ngày của họ Họ cũng cần có những cơ hội để phát triển Mở rộng công việc, cho họ phương tiện để thực hiện việc thay đổi nhiệm vụ và xóa bỏ
sự buồn chán Những thử thách trong công việc cho phép họ sử dụng hết các khả năng của mình để đạt được các mục tiêu của công ty và cá nhân Nhưng yếu tố cuối cùng có thể tạo nên sự thúc đẩy mạnh nhất – đó là sự thừa nhận
Vì những nhân viên này đã có đủ tiền nên đó không phải là một vấn đề quan trọng nữa Họ cần sự thừa nhận của mọi người về những nỗ lực của họ trong khi làm việc
3 Giao nhiều loại công việc và tăng cường cơ hội học hỏi: Giao nhiều loại
công việc và cho nhân viên quyền tự quyết cũng là cách để làm nhân viên thỏa mãn và gắn bó với công ty Việc đào tạo chéo hoặc chuyển sang phòng ban khác dù chỉ trong ngắn hạn có thể làm nhân viên hứng thú hơn Nhiều công ty còn sáng tạo hơn khi trao đổi nhân viên với các công ty khác, tạo cơ hội cho các tình nguyện viên và cho phép nhân viên có các kỳ nghỉ phép Một cách khác để động viên nhân viên là cho họ cơ hội phát triển bản thân, khuyến khích họ tham gia các khóa đào tạo trực tiếp hoặc trực tuyến, hoàn tiền học phí cho họ Công ty cũng có thể sử dụng một “đào tạo viên” là nhân viên có kinh nghiệm hoặc ở cấp cao hơn để hướng dẫn cho nhân viên cấp dưới Việc đào tạo kiểu này vừa hỗ trợ, khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên vừa tiết kiệm chi phí
Trang 5“Học hỏi không ngừng” là quá trình cho phép nhân viên hiểu được cơ cấu tổ chức trong mối tương quan với công việc họ đang làm Hiểu được vai trò của mình trong một tổ chức là điều rất có lợi Cũng như ăn và tiêu hoá: Trong thực tiễn công việc, những vấn đề “cũ người, mới ta” thì ta cần phải học hỏi
họ trước, tìm kiếm những thông tin, tư liệu, kiến thức có sẵn của họ để học hỏi, để “bắt chước” đó là ăn và tiêu hoá
4 Việc cất nhắc, tạo những cơ hội thăng tiến cho nhân viên có thể giúp họ
nhận ra những cơ hội mới để phát triển nghề nghiệp, và cả những thử thách mới mẻ hơn vẫn còn đang chờ đợi họ ở phía trước Luân chuyển những nhân viên sang những vị trí mới, việc thay đổi vị trí không có nghĩa là người đó không có năng lực, không được coi trọng nữa mà vấn đề ở đây là năng lực người ấy có phù hợp trong hoàn cảnh thay đổi như vậy không Động lực của
sự thay đổi là phát triển Mọi suy nghĩ, hành động của mỗi con người trong ngôi nhà chung công ty đều phải vì sự phát triển của ngôi nhà chung ấy, thậm chí phải hy sinh lợi ích bản thân Nếu không nhận thức rõ điều ấy, sự thay đổi có thể gây những hiểu nhầm, hoang mang cho bản thân người được thay đổi cũng như những người xung quanh: không biết hôm nay ngồi đây, mai mình sẽ bị di chuyển đi đâu Tuy nhiên, nếu mọi người đều có tâm nguyện vì
sự phát triển chung của công ty, thì họ sẽ không có tâm lý ấy mà sẵn sàng làm bất cứ việc gì vì sự phát triển chung đó Mặt khác vai trò mới còn giúp công ty lấp những chỗ trống về nhân sự cao cấp trong công ty, tận dụng tối
đa khả năng làm việc của những nhân viên xuất sắc trong nội bộ công ty
5 Tạo nên những nhóm làm việc đoàn kết, sắp xếp những vị trí công việc phù hợp với khả năng của nhân viên để họ có thể cống hiến hết sức mình
trong công việc; thể hiện cho nhân viên thấy tầm quan trọng của họ trong công ty từ đó khẳng định trách nhiệm và nghĩa vụ của họ Hãy cho họ thấy công ty là một tập thể thống nhất và đoàn kết mà mỗi thành viên trong đó đều sẵn sàng gánh chịu hậu quả mình gây ra Đoàn kết thống nhất là một sự hợp
Trang 6lực, nó tạo nên một tổng hợp lực, giúp chúng ta đạt mục tiêu nhanh hơn, không những thế, nó còn làm cho tổ chức trở thành một khối thống nhất mà các lực lượng bên ngoài không thể phá hoại Ví dụ: Người ta có thể dễ dàng
bẻ gẫy một cái đũa nhưng một bó đũa thì không thể Công ty luôn xác định mất đoàn kết là mất tất cả; phải giữ gìn sự đoàn kết như giữ gìn con ngươi của mắt mình Để tạo ra sự đoàn kết thì phải xác định hai việc Thứ nhất, trong công ty mọi người đều phải có chung tư tưởng và nhận thức, nhất là những vấn đề nền móng như quan điểm phát triển, chiến lược phát triển, triết
lý kinh doanh, văn hoá, phương châm hành động, thương hiệu Thứ hai, quyền lợi của người lao động về vật chất, thăng tiến một cách công khai, công minh, công bằng
Mặt khác cho nhân viên biết rằng thành công của nhóm có được là nhờ vào thành công của từng cá nhân, và ngược lại; tạo thêm lòng tự hào về nhóm, lòng tự tôn của từng cá nhân để có động lực làm việc hơn trong mỗi nhân viên
Cần đề ra những mục tiêu cụ thể cho từng cá nhân cũng như tập thể, nhóm làm việc Điều này càng tăng lên sự hợp tác giữa các nhân viên trong nhóm, trong phòng ban Nhờ đó mà tinh thần đoàn kết giữa các nhân viên, lòng trung thành của nhân viên với công ty thêm gắn kết hơn
6 Khuyến khích nhân viên sáng tạo, luôn phát huy phong trào sáng kiến trên
các lĩnh vực Có nhiều ý tưởng hơn cho cách làm việc, môi trường làm việc
để chính bản thân họ vừa lòng với những suy nghĩ của mình, khiến tinh thần làm việc phấn chấn và hứng khởi hơn
Rất nhiều người nghĩ rằng, sáng tạo là phải tạo ra cái gì đấy mà cả công
ty phải biết, phải phổ biến được đến hàng nghìn người trong công ty, nào là thay đổi mô hình tổ chức, mở rộng lĩnh vực kinh doanh…Chúng ta hay mắc bệnh nghĩ việc to, nhưng bản chất cuộc sống lại cần những việc nhỏ Những
Trang 7việc to là rất cần thiết, nhưng đó là chuyện lâu dài, còn hàng ngày chúng ta hãy làm những việc nhỏ
Thực chất, sáng tạo chỉ đơn giản là tìm ra một cách mới để làm việc hoặc làm cho công việc của mình trôi chảy hơn, làm nên thành công
Chẳng hạn: Một nhân viên, đặt ảnh người thân trên bàn làm việc, khiến cho không gian làm việc gần gũi, thân thiện, giống như ở gia đình, làm việc hăng say hơn Đó là sáng tạo; Một chị tạp vụ, phát hiện ra nếu nghiêng chổi sẽ quét các góc nhà sạch hơn Đó là sáng tạo; Một nhân viên bán hàng, cắm một
lọ hoa tươi, bày một đĩa kẹo ở bàn giao dịch, khách hàng sẽ thấy vui vẻ hơn
Đó là sáng tạo; Một nhân viên kỹ thuật, khi đấu nối điện thoại cố định cho khách hàng, giới thiệu thêm về dịch vụ Internet Đó là sáng tạo…
Rõ ràng, chúng ta đang sáng tạo nhưng lại cứ lầm tưởng là sáng tạo phải nghĩ đến những “việc to” mà quên đi rằng sáng tạo trước hết là phục vụ chính
cá nhân mình, có ý nghĩa với chính mình, với công việc của mình Sau đó, trực tiếp hay gián tiếp, nó sẽ phục vụ lợi ích của công ty Vì suy nghĩ sai lầm, chúng ta luôn mặc định, mình chẳng sáng tạo gì cả, mình không có khả năng sáng tạo bằng một vài người nào đó… khiến cho sức ỳ tâm lý được bồi đắp,
tư duy ngày càng trì trệ, mà không biết rằng có hai yếu tố quan trọng để trở thành người sáng tạo ở công ty là: biến to thành nhỏ (cảm thấy vừa sức mình)
và sáng tạo mang lại ý nghĩa cho chính mình
Việc sáng tạo hàng ngày cần một môi trường khuyến khích và sẽ chẳng khó khăn gì khi mỗi đơn vị, mỗi bộ phận trong công ty tự xây dựng một ngân hàng ý tưởng để đóng góp vào ngân hàng ý tưởng của cả công ty, cũng chẳng khó khăn gì để tổ chức những ngày hội ý tưởng, những cuộc thi ý tưởng mà chủ đề của nó sát sườn với những công việc hàng ngày của đơn vị…
Không có cái gì tuyệt đối đúng, chẳng có cái gì tuyệt đối sai Chiến thắng thuộc về ai, dám nghĩ và dám làm, tạo ra sự khác biệt
Trang 87 Công nhận những nỗ lực của nhân viên: Việc công khai đánh giá cao
thành tích làm việc và các ý tưởng mới của nhân viên sẽ có tác dụng như một chất xúc tác, thúc đẩy nhân viên nhiệt tình công tác cũng như khuyến khích các thay đổi lành mạnh khác Những lời khen ngợi không nhất thiết phải dành để phát biểu trong các buổi hội họp, mà bạn có thể nói một cách chân thành, thân tình trong những cơ hội giao tiếp thường ngày Việc này tỏ ra khá hiệu quả đấy Chúc mừng thành công của nhân viên bằng cách soạn email gửi tới toàn thể phòng ban trong công ty, hay mời nhân viên một bữa ăn trưa như một hình thức vừa ngợi khen, vừa cảm ơn vì ý tưởng mà họ đề xuất, vừa
là dịp để bạn tìm hiểu thêm, nếu ý tưởng đó thực sự tuyệt vời Thậm chí, một vài phần thưởng nho nhỏ cũng sẽ giúp bạn gây ấn tượng tốt đẹp trong tâm trí nhân viên Sự cảm kích của bạn đối với những đóng góp của họ sẽ động viên
họ nỗ lực hơn nữa
Khen thưởng và công nhận thành tích của nhân viên ưu tú trước toàn công
ty không chỉ là có tính chất động viên, đánh giá nhân viên ưu tú về vật chất
và tinh thần của họ, mà còn qua đó khuyến khích nhân viên khác cố gắng noi theo tấm gương của những nhân viên thành công để phát triển bản thân hơn nữa
8 Xây dựng văn hóa công ty: Việc đảm bảo văn hóa công ty thực sự đi liền
với sứ mệnh và tôn chỉ của công ty là vô cùng quan trọng Cái duy nhất có thể theo chúng ta trong mọi lúc, mọi công việc của tổ chức chính là văn hóa công ty Vậy, văn hoá công ty là gì? Có một định nghĩa khá đơn giản nhưng đầy đủ: “Văn hóa công ty, suy cho cùng là cách chúng ta điều hành, thực hiện và hoàn thành mọi công việc như thế nào” Đó chính là sợi dây mà chúng ta cùng bám vào đó để cùng thực hiện nhiệm vụ, để chúng ta sống và làm việc với nhau, cùng nhau vượt qua khó khăn, cùng nhau thụ hưởng thành quả…Nhưng văn hóa doanh nghiệp không tự nhiên mà có Nó hình thành từ lịch sử của tổ chức, từ triết lý kinh doanh, từ mục đích mà mọi thành viên
Trang 9cùng hướng tới Các giá trị cốt lõi đã được đúc rút và định nghĩa Điều đó thật quan trọng Các tiêu chuẩn, giá trị phải có sự cộng hưởng từ trên xuống
Sẽ thực sự có lợi khi mọi nhân viên đều song hành với lý tưởng của doanh nghiệp
9 Khuyến khích và phát triển nhân viên có nghĩa là hệ thống đánh giá và chế
độ đãi ngộ nhân viên luôn quan hệ chặt chẽ với nhau Áp dụng cách đối nội công bằng, đối ngoại cạnh tranh để tạo lập một đội ngũ nhân viên hoàn hảo Điều đó đồng nghĩa với hiệu quả công việc của nhân viên tốt hơn và sự phát triển của công ty cũng nhờ đó mà lên cao hơn
10.Áp dụng việc chấm điểm kết quả hoàn thành công việc trong tháng
(chấm Ki theo tháng) đối với từng nhân viên trong các phòng thuộc công ty,
ví dụ cụ thể như sau:
Stt
Họ
và
tên
Chức
danh
công
việc
KẾT QUẢ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC
Tổng điểm Ki
Ghi chú
Khối lượng công việc (70)
Chất lượng công việc (25)
Ý thức trách nhiệm trong công việc (15)
Sáng kiến, sáng tạo, ý tưởng có hiệu quả (20)
Chấp hành tuân thủ quy định, quy chế (10)
Hiểu và nắm rõ MTC V, nội dung đào tạo (10)
Điểm trừ (150)
Trang 107 NV 54 22 13 0 10 10 0 109 C
`
Ghi chú tỷ lệ khống chế:
Kết quả
Xếp loại
Số người Tỷ lệ
Xếp loại A: ≤10% quân số trong danh sách: Sẽ
Xếp loại B: ≈30% quân số trong danh sách: Sẽ
Xếp loại C: ≈50% quân số trong danh sách: Sẽ
Xếp loại D: ≥10% quân số trong danh sách: Sẽ
Tổng 14 100%
Tài liệu tham khảo:
1 Quản trị hành vi tổ chức (chương trình Global Advanced MBA ) –
Chương trình Đào tạo Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Quốc tế
2 Nguyễn Hữu Lam, 2009, Hành vi tổ chức, xuất bản lần thứ nhất, Nhà Xuất bản Hồng Đức, TP HCM.
Các tài liệu khác:
- http://vietbao.vn;
- www.doanhnhan360.vn ;