- Nói tóm lại : VP là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan , đơn vị tổ chức , doanh nghiệp , là nơi thu thập , xử lý thông tin hỗ trợ cho các hoạt động của cơ quan tổ chức.. Chức năng
Trang 1QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Chương 1 : Quản trị Văn phòng
1 Khái niệm văn phòng :
- Theo nghĩa hẹp : VP là 1 phòng làm việc cụ thể của 1 cơ
quan , đơn vị , là nơi giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị , của các nhà hoạt động chính trị , hoạt động chuyên môn , nghiệp vụ tầm cỡ …
- Theo nghĩa rộng : VP được hiểu là trụ sở làm việc của cơ
quan , đơn vị , tổ chức
- Ở những cơ quan tổ chức nhỏ hơn thì gọi là phòng hành
chính tổng hợp
- VP được hiểu là 1 loại hoạt động trong các cơ quan , tổ
chức , đơn vị doanh nghiệp
- Nói tóm lại : VP là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ
quan , đơn vị tổ chức , doanh nghiệp , là nơi thu thập , xử lý thông tin hỗ trợ cho các hoạt động của cơ quan tổ chức
2 Chức năng của văn phòng : Có 4 chức năng cơ bản
sau :
- Chức năng thông tin : tiếp nhận thông tin ( từ các nguồn
khác nhau như báo đài , người quen , tờ rơi ) thu thập xử lý ( xem thông tin nào cần sử dụng và có thể phục vụ cho nhu cầu công ty và loại bỏ thông tin không cần thiết để tránh mất thời gian của mọi người ) , cung cấp thông tin ( cần và đủ không nên quá nhiều tài liệu mà không giúp ích gì cho công việc ), theo dõi việc giải quyết văn
bản và thực hiện nhiệm vụ quản lý , lưu trữ văn bản và các nguồn thông tin khác
- Chức năng tham mưu tổng hợp : tham mưu là hoạt động trợ
giúp nhằm góp phần đưa ra các quyết định tối ưu trong quá trình hoạt động quản trị để đạt được hiệu quả cao nhiết
Ví dụ : Mình biết xếp hay đồng nghiệp đang phân vân
không biết nên chọn phương án nào tốt cho công ty , và xếp có hỏi mình thì nên phân tích cái nào có lợi và có hại cho công ty để có thể giúp xếp xác định rõ phương án tối ưu nhất
- Chức năng giúp việc điều hành :
+ Xây dựng chương trình , kế hoạch dài hạn , ngắn hạn , tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch đó
+ Tổ chức các hoạt động lễ tân , đối nội đối ngoại
Trang 2+ Tổ chức hội nghị , soạn thảo ban hành và quản lý văn bản …
- Chức năng hậu cần : VP là nơi chuẩn bị , cung cấp , bố trí ,
quản lý các phương tiện , các trang thiết bị VP chuyên dùng và các điều kiện khác để phục vụ cho hoạt động của nhà quản trị và cơ quan tổ chức
3 Phân tích nhiệm vụ của văn phòng ???
Khái niệm văn phòng :
- Theo nghĩa hẹp : VP là 1 phòng làm việc cụ thể của 1 cơ
quan , đơn vị , là nơi giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị , của các nhà hoạt động chính trị , hoạt động chuyên môn , nghiệp vụ tầm cỡ …
- Theo nghĩa rộng : VP được hiểu là trụ sở làm việc của cơ
quan , đơn vị , tổ chức
- Ở những cơ quan tổ chức nhỏ hơn thì gọi là phòng hành
chính tổng hợp
- VP được hiểu là 1 loại hoạt động trong các cơ quan , tổ
chức , đơn vị doanh nghiệp
- Nói tóm lại : VP là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ
quan , đơn vị tổ chức , doanh nghiệp , là nơi thu thập , xử lý thông tin hỗ trợ cho các hoạt động của cơ quan tổ chức
Nhiệm vụ của Văn Phòng là : Có 10 nhiệm vụ cơ bản
- Tổng hợp , xây dựng chương trình cũng như kế hoạch công
tác của cơ quan đơn vị :
+ Trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch công tác của
lãnh đạo cơ quan ( khi có những cuộc hẹn để làm việc với đối tác thì nên sắp xếp và nhắc nhở xếp )
+ Tổng hợp chương trình , kế hoạch của các bộ phận trực thuộc để xây dựng chương trình , kế hoạch công tác của cơ
quan ( Ví dụ : xếp vạch ra kế hoạch năm nay phải đạt 500
tr , khi đó xếp đưa kế hoạch ra và tất cả nhân viên phải cùng nhau cố gắng và đạt mục tiêu đề ra )
+ Gíup thủ trưởng , cơ quan tổ chức triển khai thực hiện , kiểm tra , theo dõi tiến độ , báo cáo kết quả thực hiện
( Để đạt mục tiêu thì cố gắng chưa đủ mà phải kiểm tra xem công việc có thực hiện tốt hay không và báo cáo kết quả để có phương án tốt hơn nếu chưa đạt yêu cầu )
- Thu thập , xử lý , quản lý và sử dụng thông tin : Thông tin
là căn cứ để nhà quản trị đưa ra quyết định kịp thời ,
Trang 3chính xác ( vì vậy khi thu thập thông tin phải xem thử
thông tin đó có chính xác và thực sự cần thiết để sử dụng hay không và nếu thông tin bổ ích thì nên lưu lại và sử dụng nó )
- Truyền đạt các quyết định , các thông tin quản lý : Trước
tiên phải theo dõi và tổng hợp triển khai để báo cáo cho lãnh đạo , đề xuất các biện pháp , phục vụ chỉ đạo , điều
hành của nhà quản trị ( Ví dụ : tập hợp ý kiến sáng tạo của nhân viên sau đó trình cho xếp coi và đợi quyết định từ xếp sau đó truyền đạt lại cho nhân viên để họ cùng thực hiện )
- Thực hiện công tác văn thư , lưu trữ hồ sơ : như soạn thảo
văn bản , tiếp nhận và thực hiện quy trình xử lý văn bản đến , đi và quản lý , lưu trữ văn bản đến , đi theo quy định
( Sắp xếp văn bản đến và đi riêng theo ngày tháng
hoặc số thứ tự để có thể dễ dàng tìm thấy khi cần , văn bản nào cần gấp đánh dấu đỏ để kịp thời xử
lý )
- Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng : Gíup thủ trưởng soạn
thảo văn bản đúng thẩm quyền , đúng thể thức , hợp hiến , hợp pháp và hợp lý
- Tổ chức công tác lễ tân : Đón tiếp khách , công tác đối
nội , đối ngoại , công tác quản trị , bố trí lịch làm việc ,
chuẩn bị các cuộc họp , các lễ khánh tiết của cơ quan ( Ví dụ : Cuộc họp lớn thì phải chuẩn bị nước , phòng họp
v v )
- Tổ chức quản lý , kinh phí , quản lý vật tư , tài sản , cơ sở
vật chất của cơ quan : ( Ví dụ : Đi công tác phải chuẩn bị tiền khách sạn và ăn cho nhân viên đi công tác )
- Tổ chức công tác bảo vệ tài sản , bảo đảm an ninh , trật
tự toàn cơ quan : ( Ví dụ : mướn bảo vệ để trông coi hàng hóa và tài sản công ty khi ra vào cổng để tránh thất thoát tài sản )
- Tổ chức và phục vụ các chuyến đi công tác của lãnh
đạo : ( Ví dụ : xếp đi công tác thì cần phải chi tiền đi công tác hoặc có thêm thư ký hoặc trợ lý đi cùng để tiện cho xử lý công việc )
- Kiện toàn bộ máy văn phòng
4 Lập chương trình , kế hoạch cơng tác ????
Khái niệm chương trình , kế hoạch công tác :
Trang 4Chương trình , kế hoạch công tác là sự định hình , dự báo mục tiêu , định hướng và phương thức thực hiện các mục tiêu của cơ quan tổ chức trong 1 khoảng thời gian nhất
định
Chương trình kế hoạch là phương tiện hoạt động của cơ quan , tổ chức , là cơ sở để nhà quản trị chỉ đạo điều hành và để cán bộ công nhân viên thực hiện trong từng thời gian 1 cách chủ động
Căn cứ để lập chương trình , kế hoạch công tác :
- Các chỉ tiêu của nhà nước và yêu cầu thực tế
- Chủ trương , quyết định của cấp trên
- Kế hoạch hàng năm của cơ quan
- Tình hình giao dịch của các cơ quan khác
- Sự tăng trưởng và phát triển của tổ chức
- Những tiến bộ khoa học,công nghệ,những biến động về
tình hình kinh tế,chính trị , xã hội …