Môn : Quản trị văn phòngCâu 1: Văn phòng là gì? Văn phòng có vị trí, vai trò như thế nào trong cơ quan, tổ chức, đơn vị? Phân loại văn phòng (các loại văn phòng)? Là bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu được đối với bất kỳ cơ quan nào. Sự tồn tại của văn phòng là tất yếu khách quan. Trên cơ sở nhận thức về sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng có thể xem xét, quan niệm văn phòng dưới các góc độ sau:+ “VP toàn bộ” theo nghĩa rộng bao gồm toàn bộ bộ máy của đơn vị từ thấp đến toàn bộ, có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Ví dụ văn phòng chính phủ, văn phòng quốc hội…+VP theo nghĩa hẹp, chức năng chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao.Dù hiểu theo nghĩa nào thì VP cũng là 1 thực tế tồn tại khách quan có hệ thống cơ cấu tổ chức.Trên thực tế VP tồn tại như 1 thực thể nên có nhiều cách tiếp cận:+Tiếp cận theo tổ chức, Vp là 1 đơn vị cấu thành của tổ chức+ Tiếp cận theo tính chất hoạt động, VP là 1 thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ điều hành của quản trịTừ các cách tiếp cận trên có thể đưa ra khái niệm VP là 1 thực thể khách quan tồn tại trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năngVị trí, vai trò của VPVP là 1 đơn vị tổ chức cấu thành cơ quan đơn vị tổ chức là 1 tổ chức không thể thiếu được đối với bất kỳ cơ quan nào. Chừng nào cơ quan, đơn vị tổ chức còn thì chừng đó VP còn VP là 1 tổ chức có vị trí đặc biệt quan trọng không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, thiếu nó cơ quan khó có thể hoạt động và tor chức điều hành công việc 1 cách bình thường. VP là tổ chức có chức năng nhiệm vụ tương đối ổn định, chức năng chủ yếu của nó là tham mưu, tổng hợp và hậu cần phục vụ lãnh đạo, quản lý. VP là đơn vị tổ chức gần gũi với lãnh đạo cơ quan trực tiếp phục vụ lãnh đạo cơ quan. Nó là đầu mối thông tin, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ cho nhà lãnh đạo( quản trị) ra quyết định quản lý VP là trung tâm giao dịch, quan hệ hữu cơ đối với tất cả các đơn vị, tổ chức trong cơ quan, chắp nối các mối quan hệ trong quản lý điều hành cơ quan theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan Hiệu quả điều hành công việc hàng ngày của lãnh đạo, của nhà quản trị phụ thuộc phần nhiều vào khâu tổ chức khoa học lãnh đạo trong cơ quan. Trước hết là tổ chức khoa học lãnh đạo trong văn phong, tổ chức luân chuyển thông tin, tư liệu trong cơ quan và trong văn phòng VP còn là đơn vị tổ chức thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên lien tục trong cơ quan. VP không chỉ đảm nhiệm việc thu thập, xử lý, quản lý và cung cấp thông tin cho các nhà lãnh đạo( quản trị), ra quyết định điều hành tổ chức mà còn cung cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho cơ quan quản lý, hoạt động của VP gắn liền lien tục với hoạt động quản trị cơ quan, VP được coi là vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp các bộ phận trong cơ quan Công tác VP là công tác quan trọng, không thể thiếu được của tất cả các cơ quan. Các cơ quan dù lớn hay nhỏ muốn thực hiện có hiệu quả chức năng nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên phải tổ chức tốt công tác VP. Bởi vì VP có tính chất là đơn vị tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo
Trang 1Môn : Quản trị văn phòngCâu 1: Văn phòng là gì? Văn phòng có vị trí, vai trò như thế nào trong cơ quan, tổ chức, đơn vị? Phân loại văn phòng (các loại văn phòng)?
Là bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu được đối với bất kỳ cơ quan nào Sự tồn tại của văn phòng là tất yếu khách quan Trên cơ sở nhận thức về sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng có thể xem xét, quan niệm văn phòng dưới các góc độ sau:
+ “VP toàn bộ” theo nghĩa rộng bao gồm toàn bộ bộ máy của đơn vị từ thấp đến toàn bộ, có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức Ví dụ văn phòng chính phủ, văn phòng quốc hội…
+VP theo nghĩa hẹp, chức năng chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao
Dù hiểu theo nghĩa nào thì VP cũng là 1 thực tế tồn tại khách quan có hệ thống cơ cấu tổ chức
Trên thực tế VP tồn tại như 1 thực thể nên có nhiều cách tiếp cận:
+Tiếp cận theo tổ chức, Vp là 1 đơn vị cấu thành của tổ chức
+ Tiếp cận theo tính chất hoạt động, VP là 1 thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục
vụ điều hành của quản trị
Từ các cách tiếp cận trên có thể đưa ra khái niệm VP là 1 thực thể khách quan tồn tại trong mỗi
tổ chức để thực hiện các chức năng
Vị trí, vai trò của VP
VP là 1 đơn vị tổ chức cấu thành cơ quan đơn vị tổ chức là 1 tổ chức không thể thiếu được đối với bất
kỳ cơ quan nào Chừng nào cơ quan, đơn vị tổ chức còn thì chừng đó VP còn
- VP là 1 tổ chức có vị trí đặc biệt quan trọng không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, thiếu nó cơ quankhó có thể hoạt động và tor chức điều hành công việc 1 cách bình thường
- VP là tổ chức có chức năng nhiệm vụ tương đối ổn định, chức năng chủ yếu của nó là tham mưu, tổnghợp và hậu cần phục vụ lãnh đạo, quản lý
- VP là đơn vị tổ chức gần gũi với lãnh đạo cơ quan trực tiếp phục vụ lãnh đạo cơ quan Nó là đầu mối thông tin, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ cho nhà lãnh đạo( quản trị) ra quyết định quản lý
- VP là trung tâm giao dịch, quan hệ hữu cơ đối với tất cả các đơn vị, tổ chức trong cơ quan, chắp nối các mối quan hệ trong quản lý điều hành cơ quan theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan
- Hiệu quả điều hành công việc hàng ngày của lãnh đạo, của nhà quản trị phụ thuộc phần nhiều vào khâu tổ chức khoa học lãnh đạo trong cơ quan Trước hết là tổ chức khoa học lãnh đạo trong văn phong, tổ chức luân chuyển thông tin, tư liệu trong cơ quan và trong văn phòng
- VP còn là đơn vị tổ chức thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên lien tục trong cơ quan VP không chỉ đảm nhiệm việc thu thập, xử lý, quản lý và cung cấp thông tin cho các nhà lãnh đạo( quản trị), ra quyết định điều hành tổ chức mà còn cung cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho
cơ quan quản lý, hoạt động của VP gắn liền lien tục với hoạt động quản trị cơ quan, VP được coi là vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp các bộ phận trong cơ quan
- Công tác VP là công tác quan trọng, không thể thiếu được của tất cả các cơ quan Các cơ quan dù lớn hay nhỏ muốn thực hiện có hiệu quả chức năng nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên phải tổ chức tốt công tác VP Bởi vì VP có tính chất là đơn vị tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo
Trang 2- Thông tin đầu ra đầu vào cơ quan đều phải qua VP VP là nơi hình thành nên “bộ nhớ’’ của lãnh đạo đồng thời là nơi tổng hợp xử lý, phân tích thông tin phục vụ ra quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo
- Nhiều người quan niệm “VP là bộ nhớ của thủ trưởng, tai mắt của đơn vị” Nếu vP được tổ chức và làm việc khoa học có trật tự nề nếp thì quản lý, điều hành công việc của cơ quan sẽ thông suốt, sẽ có chất lượng và hiệu quả cao
Ngoài ra, VP còn là nơi gián tiếp giải quyết công việc cơ quan với các đơn vị khác, nơi tiếp và làm việc với dân, với khách trong và ngoài nước Nhìn cách tổ chức VP người ta đánh giá được cách thức làm việc của cơ quan Có thể nói VP còn là tấm gương phản chiếu trình độ tổ chức, trình độ văn hóa hành chính của cơ quan Làm tốt công tác VP sẽ góp phần quan trọng vào việc thực hiện tốt các nhiệm vụ công tác của cơ quan Công tác VP như Chủ tịch HCM nói là “ Công tác có tầm quan trọng đặc biệt giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình, cán bộ VP nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng”
Tóm lại, từ những phân tích nêu trên cho thấy VP có vai trò to lớn :
- VP là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành công việc của cơ quan
- Là trung tâm thông tin, nơi tổng hợp xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý và hoạt động chung của cơ quan
- Là bộ máy giúp việc trực tiếp của các nhà lãnh đạo
- Là trung tâm kết nối, điều phối các hoạt động quản lý điều hành của cơ quan
- Là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài cơ quan
- Là nơi làm dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của cơ quan nói chung, của các nhà lãnh đạo quản trị nói riêng
Các loại văn phòng
- VP của các cơ quan nhà nước
- VP của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội
- VP các đơn vị sự nghiệp, dịch vụ công
- VP thuộc các đơn vị thuộc lĩnh vị vũ trang độc lập
- VP đại diện
- VP các doanh nghiệp
Từ các loại VP trên có thể rút ra 1 số nhận xét sau:
- Mặc dù tồn tại các loại VP khác nhau với tên gọi khác nhau nhưng có những đặc điểm chung sau:+ Đều là tổ chức tham mưu giúp nhà quản lý( quản trị)
+ Đối tượng quản lý hành chính là thông tin
+ Quy mô VP tỷ lệ nghịch với trình độ xã hội hóa các dịch vụ thuộc về nghề nghiệp vụ VP
-Do VP được thành lập phù hợp với mỗi loại hình tổ chức nên ngoài các ddwacj điểm chung VP còn có các đặc điểm riêng:
+ VP không nhất thiết phải thực hiện đày đủ 3 chức năng tham mưu tổng hợp, quản trị hậu cần
+ Tính ổn định và đầy đủ của VP trong các cơ quan quản lý nhà nước cao hơn các VP khác
+ Dựa vào các đặc điểm này của VP mà các nhà quản trị VP có thể chủ động tổ chức, điều hành bộ máy
VP 1 cách thích hợp và hiệu quả
Trang 3Câu 2: Anh/chị hãy phân tích đặc điểm yêu cầu chung về nguồn nhân lực văn phòng?
Ngày nay, trong sợ phát triển không ngừng của lực lượng sản xuất đã thúc đẩy tiến bộ khoa học kỹ thuật, tạo khả năng khai thác tối đa và toàn diện tiềm năng về trí lực và thể lực con người Yếu tố con người giữ vai trò quyết định sự ổn định và phát triển bền vững của mỗi quốc gia
Do có vai trò to lớn như vậy nên các cơ quan, đơn vị trong đó có văn phòng luôn chú trọng đến công tác nhân sự
Ta có thể định nghĩa: nhân sự văn phòng là 1 khái niệm dùng để chỉ toàn bộ nhân lực tham gia vào tất
cả các hoạt động thuộc chức năng và nhiệm vụ của văn phòng cơ quan, là những cán bộ, nhân viên hoạtđộng trong lĩnh vực tổng hợp, tham mưu và hậu cần của cơ quan, giúp các nhà lãnh đạo quản lý, điều hành cơ quan
Văn phòng là 1 tổ chức gồm có 2 loại nhân sự sau: lãnh đạo văn phòng và nhân viên vp
Tiêu chuẩn nhân viên vp
- Có chuyên môn sâu trong các lĩnh vực đảm nhận
- Biết kiên trì, nhẫn nại, trung thực, kín đáo, sang tạo, linh hoạt, ngăn nắp…
- Biết khích lệ, kiên quyết, có kỹ năng giao tiếp…
Tiêu chuẩn lãnh đạo
Ngoài những tiêu chuẩn cần phải có của 1 nhân viên vp, người lãnh đạo còn cần phải đáp ứng được các tiêu chuẩn sau
- Có phẩm chất chính trị, phẩm chất và tác phong lãnh đạo
- Phải có chuyên môn rộng( am hiểu nhiều lĩnh vực)
- Có tầm nhìn chiến lược
- Có uy tín và khả năng thu hút mọi người
- Có lòng tin với công việc, với mọi người
- Biết phán đoán, có tính quyết đoán
Câu 3: Văn phòng có những chức năng gì? Hãy phân tích trình bày nội dung của các chức năng đó? Liên hệ thực tế?
“Văn phòng là bộ phận không thể tách rời của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; là nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành; thực hiện và hỗ trợ công tác hành chính cho các đơn vị chức năng, nhằm giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ chung của cơ quan,
tổ chức, doanh nghiệp”.
Chức năng của văn phòng
a Khái niệm : *chức năng của tim là truyền máu đi khắp cơ thể*
- Chức năng của tổ chức dưới góc dộ tổ chức dưới góc độ tổ chức là một thực thể ( hay một chínhthể) là phương diện hoạt dộng cơ bản của tổ chức thể hiện bản chất ý nghĩa xã hội, mục đích và nhiệm
vụ của tổ chức trong quá trình hình thành và phát triển
- Chức năng còn đc hiểu la nhóm công việc, nhiệm vụ của cá nhân của một bộ phận cơ quan, tổ chức có thể làm đc VD : Chức năng của nhà nước là phương diện, loại hoạt động cơ bản của nhà nước nhằm thực hiện nhiệm vụ của nhà nước, cụ thể nhà nước có chức năng đối nội và đối ngoại, xây dựng
và trấn áp
- Chức năng của một cơ quan nhà nước là phương diện hoạt động của cơ quan đó nhằm thực hiệnchức năng chung của nhà nước
Trang 4- Từ quan niệm chung về chức năng có thể quan niệm chức năng của văn phòng (function ò office) là những phương diện, loại hoạt động cơ bản của văn phòng do thủ trưởng cơ quan – nhà quản trị giao để thực nhiện những nhiệm vụ cụ thể giúp thủ trưởng cơ quan tổ chức, điều hành công việc của
cơ quan nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ chung của cơ quan
- “Văn phòng Quốc hội là cơ quan giúp việc của Quốc hội có trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu tổng hợp và tổ chức phục vụ mọi hoạt động của Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, các phó Chủ tich Quốc hội, các Hội đồng dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội” (theo Nghị quyết
số 02/NQ-UBTVQH9 ngày 17/10/1992)
- “VP Chủ tịch nước là cơ quan giúp việc của Chủ tịch nước, có chức năng nghiên cứu, tham mưu tổng hợp và tổ chức phục vụ các hoạt động của Chủ tịch nước thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theoquy định của Hiến pháp và pháp luật” (theo Quyết định số 86QĐ-TCN ngày 26/5/1989)
- “VP Chính phủ là cơ quan ngang Bộ, là bộ máy giúp việc của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ VP Chính phủ có chức năng tổ chức các hoạt động chung của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ trong công việc chỉ đạo, điều hành các hoạt động chúng của bộ máy hành chính nhà nước, giúp Thủ tướng chính tổ chức điều hòa, phối hợp hoạt động của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Hội đông nhân dân
Xem xét chức năng của 4 văn phòng lớn của nước ta cho thấy các chức năng chủ yếu như : tham mưu trong tổ chức điều hành, điều phối công việc và các hoạt động của bộ máy, thông tin tổng hợp phục vụ việc gia và tổ chức thực hiện các Nghị quyết, quyết định lãnh đạo, chỉ đạo và quản lý, chức năng hành chính quản trị đảm bảo các điều kiện vật chất và kỹ thuật trong hoạt động của cơ quan
a Chức năng Văn phòng các Bộ
- Văn phòng Bộ Nội vụ là "Tổ chức của Bộ Nội vụ có chức năng tham mưu giúp việc Bộ trưởng tổng hợp Thông tin, quản lý phục vụ chỉ đạo điều hành, điều phối chương trình làm việc của Lãnh đạo Bộ, các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ theo chương trình, kế hoạch công tác và theo chỉ đạo của bộ trưởng quản lý tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng, văn thư lưu trữ, cung cấp thông tin cho báo chí, ngân sách, tài chính, đề toán, Facetime, quản trị công sở của cơ quan bộ nội vụ" ( theo quyết định
số 36/QĐ-BNV ngày 12/01/2009)
- Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư " là cơ quan giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng tổng hợp, điều phối các hoạt động của các đơn vị thuộc bộ theo chương trình, kế hoạch làm việc của bộ, quản lý công tác kế hoạch - tài chính của Bộ Kế hoạch và Đầu tư và thực hiện công tác hành chính, quản trị đối với các hoạt động của cơ quan bộ" ( theo quyết định số 486/QĐ-BKH ngày 10/04/2009)
b Chức năng của văn phòng các cơ quan ngang Bộ, văn phòng ngân hàng nhà nước.
" là đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của ngân hàng nhà nước có chức năng tham mưu xúc thống đốc chỉ đạo và điều hành hoạt động ngân hàng, thực hiện công tác cải cách hành chính của ngân hàng nhà nước, quản lý hoạt động thông tin, tuyên truyền, báo cáo, văn thư, lưu trữ của ngành ngân hàng theo quy định của pháp luật, thực hiện công tác hành chính, lễ tân văn thư, lưu trữ tại trụ sở chính ngân hàngnhà nước" ( theo quyết định số 2368/QĐ - NHNN ngày 27/10/2008)
c Chức năng của Văn phòng các cơ quan thuộc Chính phủ
- Văn phòng Đài Truyền hình Việt Nam " là đơn vị thuộc đài truyền hình Việt Nam có chức năng tham mưu tổng hợp, điều hành hoạt động của đài, bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động củađại theo sự chỉ đạo của tổng giám đốc" ( theo quyết định số 873/QĐ-THVN ngày 28/07/2008)
Như vậy, văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ ( gọi chung là văn phòng Bộ)
Trang 5Trước hết là cơ quan chuyên môn giúp việc cho bộ trưởng có chức năng tham mưu, tổng hợp Thông tin, tổ chức phối hợp, điều phối sự lãnh đạo và điều hành của lãnh đạo bộ cũng như hoạt động của các đơn vị trong cơ quan bộ và các tổ chức trực thuộc Bộ Đồng thời văn phòng còn là đầu mối quan hệ, giao dịch giữa các đơn vị trong và ngoài cơ quan bộ Qua nghiên cứu xem xét chức năng của văn phòng các Bộ cơ quan ngang Bộ cơ quan thuộc chính phủ cho thấy văn phòng Nói chung có 3 chức năng chủ yếu:
1 Chức năng tham mưu
- Chức năng tham mưu của văn phòng Chủ yếu là tham mưu về tổ chức điều hành công việc và hoạt động của cơ quan nói chung, Tham mưu xây dựng quy chế, nội quy làm việc của cơ quan Ngoài ra, văn phòng còn tham mưu trên một số lĩnh vực công tắc có tính chất đặc thù riêng của văn phòng như quản lý các lĩnh vực công tác như văn thư - lưu trữ, công tác kế hoạch - tài chính, kế toán - tài vụ, công tác quản trị hành chính, quản trị công sở v.v
- Chức năng tham mưu của văn phòng khác với chức năng tham mưu của đơn vị chức năng đó là tham mưu tổng hợp, tham mưu ở giai đoạn cuối, ở tầm cao hơn
2 Chức năng tổng hợp.
- Chức năng tổng hợp nhất là tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo điều hành, ban hành và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý, phục vụ hoạt động chung của cơ quan của văn phòng Nội dung, nhiệm vụ,yêu cầu, nguyên tắc của công tác tổng hợp nói chung, tổng hợp Thông tin nói riêng
3 Chức năng quản trị hành chính.
- Chức năng quản trị hành chính của văn phòng ( chức năng hậu cần) Văn phòng có chức năng quản trịhành chính thể hiện trên các lĩnh vực công tác như xúc lãnh đạo cho quản lý hành chính tài sản của cơ quan, đơn vị theo đúng quy định tổ chức và quản trị công sở của cơ quan sắp xếp bố trí chỗ làm việc cho các đơn vị cho cán bộ công chức trong cơ quan bảo đảm cơ sở vật chất kỹ thuật và các điều kiện lao động cho họ Chức năng tham mưu tổng hợp Thông tin và chức năng quản trị hành chính của văn phòng có liên quan hữu cơ và bổ sung cho nhau Tham mưu cũng là để phục vụ trong phục vụ có tham mưu Trong chỉ đạo công tác của văn phòng cần tránh hai khuynh hướng không đúng sau
+ Một là, văn phòng không làm chức năng tham mưu vì đã có đơn vị tổ chức chuyên môn
+ Hai là, văn phòng làm chức năng tham mưu thay cho các đơn vị tổ chức chuyên môn
- Vấn đề đặt ra là trong tổ chức công tác Văn phòng cần phải xác định rõ địa vị pháp lý, chức năng nhiệm vụ của văn phòng cũng như mối quan hệ giữa văn phòng với các đơn vị chức năng khác trong cơquan
Liên hệ thực tế.
- Chức năng tham mưu: Trong quý III năm 2015, dựa vào các thông tin thu thập được của văn phòng
Chính phủ, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ có những chỉ đạo quyết liệt đẩy mạnh việc tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính nhằm triển khai có hiệu quả các nghị quyết của Chính phủ về công tác chỉ đạo, điều hành phát triển kinh tế - xã hội Phó Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Xuân Phúc,
Trưởng Ban chỉ đạo cải cách hành chính của Chính phủ (gọi tắt là Ban Chỉ đạo) đã chủ trì Hội nghị sơ kết công tác cải cách hành chính 6 tháng đầu năm 2015
- Chức năng tổng hợp: đã có 11 thông tư liên tịch hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, cấp huyện được Bộ Nội vụ và các bộ, ngành ký ban hành, bao gồm: Thanh tra; Tài nguyên và Môi trường; Nội vụ; Tư pháp; Dân tộc; Khoa học và Công
Trang 6nghệ; Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; Giáo dục và Đào tạo; Ngoại vụ; Công Thương; Bộ Giao thông vận tải
- Chức năng quản trị hành chính: Về xây dựng vị trí việc làm tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị; đến nay
một số bộ, ngành, địa phương đã hoàn thành việc xác định danh mục vị trí việc làm gửi Bộ Nội vụ thẩm định, bao gồm: 21 Bộ, ngành và 48 tỉnh, thành phố Căn cứ các quy định của Chính phủ và thông
tư liên tịch giữa Bộ Nội vụ và các Bộ quản lý chuyên ngành, Bộ Nội vụ đã xây dựng khung vị trí việc làm để tạo điều kiện thuận tiện cho việc thẩm định và hoàn thiện đề án vị trí việc làm
Câu 4: Anh/chị hãy trình bày mục đích, yêu cầu ý nghĩa của việc lập (xây dựng) kế hoạch công tác của cơ quan?
Lập kế hoạch là quá trình xác định những mục tiêu cần đạt được của cơ quan và phương thức tiến hành tốt nhất để đạt được mục tiêu trong từng thời kỳ Nói 1 cách cụ thể lập kế hoạch là quá trình sắp xếp các nguồn lực và các phương tiện được sử dụng trong khoảng thời gian xác định trong tương lai để thực hiện các hoạt động cần thiết nhằm đạt các mục tiêu đã định trước với việc sử dụng các kinh nghiệm trong quá khứ, dự báo, khả năng trong tương lai và công nhận thực tế của hiện tại 1 trong các chức năng, nhiệm vụ quan trọng của QTVP là lập tổ chức thực hiện kế hoạch
Mục đích của công tác kế hoạch
- Đảm bảo khai thác 1 cách tối ưu, chi phí thấp nhất các nguồn lực mà cơ quan đang sở hữu hoặc có thểkhai thác trong tương lai
- Đảm bảo cho các hoạt động triển khai theo trình tự thời gian xác định, tạo khả năng kiểm soát mọi hành động 1 cách chặt chẽ
- Tạo khả năng ứng phó với các tình huống thay đổi của môi trường
- Xử lý các nguồn lực của cơ quan 1 cách hợp lý bảo đảm phát triển bền vững
Yêu cầu của công tác LKH
- LKH là hoạt động phổ biến của các cấp quản lý
- LKH là hoạt động thường xuyên của tất cả các nhà quản trị ở mọi cấp, mọi ngành, lĩnh vực Một trongcác yếu tố và quyết định sự thành công của các nhà quản trị là khả năng của họ trong xây dựng xã hội
- Kế hoạch phải hướng tới mục đích phát triển tổ chức
- Tất cả kế hoạch tổng thể và kế hoạch cụ thể của các bộ phận cấu thành tổ chức đều hướng vào thực hiện mục tiêu phát triển chung trong thời kỳ Kế hoạch ở mọi cấp độ đều phải đóng góp vào việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức
- LKH phải được ưu tiên hàng đầu trong số các nhiệm vụ của nhà quản lý
- LKH là nền tảng của hoạt động chính trị nói chung, QTVP nói riêng Để quản trị có chất lượng, nhà quản trị cần phải xây dựng KH để điều phối các quan hệ, các hoạt động giữa các tổ chức và cá nhân có trong cơ quan Đồng thời theo KH nhà quản trị biết được cần phải chỉ đạo hoạt động của tổ chức theo định hướng nào và bằng biện pháp nào để đạt hiệu quả cao nhất
- Xây dựng chương trình kế hoạch phải đảm bảo hiệu quả
- Hiệu quả của 1 KH được xác định bằng cách so sánh kết quả thực hiện mục tiêu của tổ chức với những chi phí cho việc thực hiện mục tiêu trong từng thời kỳ Mục tiêu mà KH hành động của 1 tổ chức đặt ra không chỉ là kinh tế mà còn là mục tiêu xã hội hay môi trường
- Bảo đảm tính hiệu quả chính là bảo đảm bảo đảm tính khả thi, tính thực hiện của KH công tác, tránh thất thoát lãng phí không cần thiết
Ý nghĩa của công tác LKH
Trang 7- Thứ nhất, thông qua LKH giúp người quản lý, lãnh đạo xác định được mục tiêu cơ quan đơn vị cần
đạt được và cách thức tổ chức huy động các nguồn lực và tổ chức thực hiện các công việc để đạt được mục tiêu của cơ quan đơn vị mình
- Thứ hai, LKH giúp dự đoán và ứng phó với những thay đổi trong tương lai Thông qua việc LKH nhà
quản trị có thể dự đoán được những gì sữ diễn ra trong tương lai, lường trước được những khó khăn và
có thể tránh được những rủi ro có thể xảy ra
- Thứ ba, thông qua LKH giúp cơ quan đơn vị hướng các nỗ lực vào việc hoàn thành mục tiêu nhiệm
vụ, KH được xây dựng sẽ giúp huy động và phối hợp được công sức và thời gian của các cá nhân, bộ phận trong cơ quan tổ chức góp phần vào thực hiện các mục tiêu
- Thứ tư, LKH giúp cơ quan đơn vị sử dụng có hiệu quả các nguồn lực Thông qua LKH nhà quản trị
lựa chọn các phương án bố trí sử dụng và phối hợp các nguồn lực 1 cách hợp lý và hiệu quả THông qua đó giảm thiểu được sự trùng lặp, chồng chéo, lãng phí về nguồn lực
- Thứ năm, LKH giúp nhà quản trị xây dựng được công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc kiểm soát, đánh giá
tiến độ thực hiện, chất lượng và kết quả thực hiện công việc giúp đưa ra các quyết định chính xác, kịp thời để tháo gỡ khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện các mục tiêu
- Thứ sáu, LKH giúp cơ quan tổ chức xác định được trách nhiệm của bộ phận và cá nhân thực thi
nhiệm vụ, thông qua đó đánh giá được kết quả hoàn thành nhiệm vụ của công chức
Tóm lại, LKH là 1 khâu không thể thiếu trong chu trình quản lý khép kín, nhằm đạt được các mục tiêu của quản lý.
Câu 5: Văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu nào? Hãy trình bày nội dung các nhiệm vụ đó? Cho thí dụ minh họa?
Để thực hiện các chức năng đã trình bày ở trên, văn phòng các cơ quan, doanh nghiệp tổ chức thực hiện nhiều công việc khác nhau, với phạm vi rộng Có thể chia làm các nhóm nhiệm vụ cơ bản liên quan tới từng chức năng cụ thể:
1 Nhóm công việc hành chính:
- Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, tổng đài điện thoại
- Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư, công tác lưu trữ Hướng dẫn các
đơn vị trong cơ quan, doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ này theo đúng quy định
- Đánh máy, soạn thảo văn bản cho các cấp lãnh đạo, các văn bản của văn phòng
- Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan tới cơ quan hành chính nhà nước Đảm bảo các hoạt động của
cơ quan, doanh nghiệp đúng quy định của pháp luật
- Tổ chức hoạt động đối nội - đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp
- Quản lý hồ sơ, tài liệu về bộ máy tổ chức, nhân sự
- Thực hiện công tác tài chính-kế toán (nếu được phân công)
2 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tổng hợp – tham mưu:
- Theo dõi về tình hình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp trên các lĩnh vực như việc thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, Nhà nước cũng như các chủ trương, nghị quyết của cơ quan, doanh nghiệp; tình hình thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác đã được phê duyệt; tình hình thực hiện nội quy, quy chế; tình hình tài chính, lương, thu nhập, phúc lợi; tình hình nhân sự, cán bộ; tình hình xâydựng, sửa chữa; kết quả kinh doanh; tiến độ thực hiện các dự án; tình hình bảo vệ, an ninh, an
toàn, PCCC…
Trang 8- Tổng hợp, soạn thảo báo cáo định kỳ và đột xuất trình lãnh đạo về các mặt công tác Đặc biệt báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh, những vấn đề hạn chế, vướng mắc trong quá trình hoạt động của cơ quan,doanh nghiệp.
- Xây dựng quy chế làm việc và các quy định khác (nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính, chế độ phúc lợi…)
- Cập nhật văn bản quy phạm pháp luật liên quan tới công tác hành chính, quản lý; báo cáo lãnh đạo những quy định mới và dự thảo sửa đổi các quy định, quy chế trong cơ quan, doanh nghiệp phù hợp vớinhững thay đổi của pháp luật
- Tham mưu cho lãnh đạo trong công tác văn bản, đảm bảo các văn bản của cơ quan, doanh nghiệp ban hành đúng pháp luật, đúng quy định
- Theo dõi về công tác nhân sự, tham mưu cho lãnh đạo trong công tác đánh giá, sắp xếp, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển nhân sự Tham mưu và tổ chức thực hiện công tác thi đua – khen thưởng trong
cơ quan, doanh nghiệp
- Tổng hợp các ý kiến, kiến nghị đề xuất của các đơn vị, phòng ban và của đối tác, khách hàng và tham mưu cho lãnh đạo các biện pháp xử lý
- Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc; soạn thảo kế hoạch tổ chức hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua trong cơ quan, tổ chức
- Nghiên cứu và tham mưu cho lãnh đạo trong công tác cải cách hành chính, xây dựng và tổ chức thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
3 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo:
- Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc chung; lập kế hoạch tổ chức hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo
- Tổ chức thực hiện các công việc theo kế hoạch đã được phê duyệt Đôn đốc, nhắc nhở, theo dõi tiến
độ thực hiện của các đơn vị, phòng ban Theo dõi và nắm bắt các vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện và báo cáo lãnh đạo xử lý kịp thời
- Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các buổi làm việc của lãnh đạo và của các phòng ban chức năng theo chương trình, kế hoạch công tác Trao đổi với các đơn vị, đối tác để chuẩn bị các điều kiện tốt nhất cho các buổi làm việc này
- Chuẩn bị các chuyến công tác cho lãnh đạo, đảm bảo các thủ tục pháp lý liên quan trong trường hợp lãnh đạo, cán bộ, nhân viên đi công tác nước ngoài
- Giữ liên lạc thông suốt để nắm bắt, báo cáo và truyền đạt các quyết định, mệnh lệnh của lãnh đạo tới các đơn vị, cá nhân được kịp thời; theo dõi và báo cáo việc thực hiện các quyết định, mệnh lệnh đó
- Tổ chức thực hiện hoặc thông báo kịp thời tới các đơn vị, cá nhân trong trường hợp có điều chỉnh, bổ sung theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo
4 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần:
- Bố trí, tổ chức không gian trụ sở, cảnh quan môi trường cơ quan, doanh nghiệp; sắp xếp, bố trí nơi làm việc cho các đơn vị, phòng ban
- Chuẩn bị về cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị, lễ hội, các sự kiện trong cơ quan, doanh nghiệp
- Tổ chức xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì các phương tiện, thiết bị làm việc theo kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt
Trang 9- Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ, điện, nước, vệ sinh, phương tiện phục vụ lãnh đạo và nhu cầucông việc của các đơn vị, phòng ban.
VD : Văn phòng có nhiệm vụ Đánh máy, soạn thảo văn bản cho các cấp lãnh đạo, các văn bản của văn phòng, lữu trữ thông tin giúp việc cho các thủ trưởng cơ quan
Câu 6: Vị trí, ý nghĩa của công tác tài chính – kế toán và quản trị tài sản của cơ quan?
Ý nghĩa của công tác quản lý tài chính, kế toán, tài sản của cơ quan:
- Bảo đảm kinh phí về các điều kiện cơ sở vật chất thực hiện chương trình kế hoạch công tác, chức năng nhiệm vụ của cơ quan
- Sử dụng có hiệu quả kinh phí và tài sản của cơ quan
- Thực hiện đúng chế độ, chỉ tiêu ngân sách, tài chính, quản lý tài sản của cơ quan theo quy định của pháp luật
- Thực hiện tiết kiệm chống lãng phí, tham nhũng và tiêu cực trong sử dụng ngân sách của Nhà nước vàcông quỹ của cơ quan
Văn phòng là khu vực hoặc bộ phận hiện hữu trong tất cả các cơ quan, doanh nghiệp, nên vấn
đề QTVP - được hiểu là việc tổ chức, điều hành hoạt động của toàn bộ khu vực hoặc bộ phận văn phòng sao cho hiệu quả - là nhiệm vụ và trách nhiệm của tất cả những người đứng đầu các cơ quan, doanh nghiệp
Đối với các cơ quan, doanh nghiệp nước ngoài, từ lâu QTVP đã được coi là một ngành khoa học mang tính liên ngành và được đặc biệt coi trọng, áp dụng phổ biến trong lĩnh vực quản lý hành chính, quản trị kinh doanh Việc đào tạo nguồn nhân lực về QTVP (gồm nhân lực quản lý, phụ trách và nhân viên làm việc trong các văn phòng) vì thế, trở thành một nhu cầu tất yếu
Ngày nay, Văn phòng là nơi bộ máy lãnh đạo bàn thảo và ban hành các quyết định quản lý, là trụ sở liên lạc và giao dịch chính thức của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp với các cơ quan, đối tác bên ngoài Văn phòng là nơi thu thập và xử lý thông tin, là nơi tổ chức và theo dõi, kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các quyết định quản lý đã được ban hành Có thể nói, Văn phòng là bộ phận tham mưu đắc lực cho các cấp lãnh đạo và quản lý trong việc tổ chức, điều hành hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp Chính vì thế, để đáp ứng yêu cầu hội nhập và phát triển, người làm trong lĩnh vực QTVPphải là những người có tư duy và phương pháp tổ chức, quản lý; năng động và sáng tạo; có tính chuyênnghiệp; thành thục kỹ năng hành chính; tiếp cận với công nghệ hiện đại và có khả năng thích ứng cao với hoàn cảnh thì mới có thể hoàn thành tốt công việc
Vị trí của công tác quản lý tài chính, kế toán, tài sản của cơ quan:
Trong bối cảnh kinh tế khó khăn như hiện nay, để thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội,đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ chính trị được giao, việc quản lý tài chính kế toán, tài sản nhà nước theo đúng quy định của pháp luật tại cơ quan đơn vị hành chính sự nghiệp, đơn vị có sử dụng ngân sách nhà nước là đòi hỏi rất cấp thiết và quan trọng
Công tác kế toán tài chính là một trong những công cụ sắc bén, có 1 vị trí vô cùng quan trọng
để quản lý nền kinh tế của cơ quan.Với chức năng chủ đạo là phản ánh kiểm tra toàn diện tình hình kinh tế đã đóng góp một phần không nhỏ trong quá trình quản lý và phát triển của các cơ quan Nhà nước nói chung và các doanh nghiệp nói riêng.Qua đó cho ta thấy vị trí( vai trò) quan trọng của công tác tài chính kế toán Kế toán ngày nay đã và đang đóng góp những vai trò quan trọng trong bộ máy nhà nước.Công việc kế toán đòi hỏi mọi người làm công tác này phải nắm vững trình độ nghiệp vụ, phản ứng nhanh các hiện tượng phát sinh theo đúng chế độ hạch toán kế toán mà nhà nước đã quy định
Trang 10Câu 7: Quản trị văn phòng là gì? Quản trị văn phòng có vai trò và tầm quan trọng như thế nào trong hoạt động của cơ quan, tổ chức?
Khái niệm về quản trị văn phòng
- Một khoa học được coi là độc lập tương đối khi chúng có được đối tượng nội dung và phương pháp nghiên cứu của riêng mình
- Quản trị văn phòng tập trung nghiên cứu các đối tượng khác chuyên biệt sâu
- Sự tồn tại và phát triển của văn phòng cả về phương diện nguyên lý và thực tế khách quan
+ Các yếu tố cấu trúc phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của văn phòng như: cơ cấu tổ chức văn phòng, yếu tố nhân sự văn phòng, yếu tố cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật cho hoạt động văn phòng, yếu tốmôi trường chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội và tự nhiên có quan hệ với hoạt động văn phòng
- Mối quan hệ cấu thành giữa các yếu tố cấu thành hệ thống văn phòng để hình thành nên các quá trình hoạt động có mục đích theo yêu cầu của các nhà quản lý (Quản trị) đối với loại văn phòng, như thiết lập chương trình kế hoạch thanh tra, kiểm tra và phân tích hoạt động văn phòng
- Mối quan hệ giữa Chủ thể và khách thể trong quá trình quản lý điều hành các yếu tố hoạt động của văn phòng theo những nguyên tắc, phương pháp nhất định phù hợp với tính chất hoạt động quản lý thông tin tổng hợp của văn phòng
- Để thực hiện tốt vai trò của mình, văn phòng không chỉ thừa nhận tồn tại chính thức trong tổ chức mà còn được quản trị một cách khoa học để duy trì và phát triển văn phòng theo yêu cầu của các nhà quản trị
- Vậy quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể đến đối tượng trong văn phòng nhằm đạt mục tiêu nhất định
- Đối tượng nghiên cứu của quản trị văn phòng được thể hiện ở những chức năng quản trị văn phòng
“Quản trị hành chính văn phòng là hoạt động quản trị đối với bộ máy văn phòng, bằng các phương pháp khoa học và cách thức linh hoạt, trên cơ sở pháp luật và các quy định của tổ chức, nhằm đạt được các mục tiêu mà văn phòng đã đã đề ra một
cách hiệu quả nhất”.
Vai trò và tầm quan trọng của quản trị văn phòng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Đây là công việc của người phụ trách văn phòng, với các hoạt động để quản lý và điều hành bộ máy văn phòng Hoạt động này bao gồm các công việc cụ thể như lập kế hoạch công việc hành chính văn phòng, tổ chức bộ máy văn phòng, lãnh đạo nhân viên văn phòng và kiểm soát mọi hoạt động trongvăn phòng Để thực hiện được công việc quản trị hành chính văn phòng đòi hỏi người phụ trách văn phòng không những am hiểu sâu về các nghiệp vụ hành chính văn phòng, mà còn phải có kiến thức và
kỹ năng quản trị, am hiểu công tác nhân sự cũng như các tri thức và kỹ năng bổ trợ khác Ví dụ nhưngười trưởng phòng Hành chính - Nhân sự của một doanh nghiệp Họ là người phụ trách toàn bộ công việc của phòng sẽ tổ chức thực hiện các công việc của phòng bằng các biện pháp cụ thể như phân công công việc cho các nhân viên; xây dựng hoặc chỉ đạo xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của phòng và kế hoạch công tác chung của công ty; hướng dẫn nhân viên thực hiện nhiệm vụ hàng ngày; kiểm tra, đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của các nhân viên…
Câu 8: Anh/Chị hãy trình bày nội dung của quản trị nhân sự văn phòng?
1 Quan niệm về nhân sự Văn phòng:
1.1 Khái niệm, ý nghĩa và phạm vi nhân sự Văn phòng:
Trang 11- Ngày nay, trong sự phát triển không ngừng của lực lượng sản xuất đã thúc đẩy tiến bộ khoa học kỹ thuật, tạo khả năng khai thác đối đa và toàn diện tiềm năng về trí lực và thể lực của con người Yếu tố con người giữ vai trò quyết định sự đổn định và phát triển bền vững của mỗi quốc gia.
- Do có vai trò to lớn như vậy, nên các cơ quan, đơn vị trong đó có văn phòng luôn chú trọng đến công tác nhân sự Vậy nhân sự là gì? Nhân sự là nguồn lực của tất cả mọi cá nhân tham gia vào bất cứ hoạt động nào của tổ chức, không kể vai trò của họ là ai
- Nguồn lực của con người bao gồm thể lực và trí lực Thể lực chỉ tình trạng sức khỏe của con người Nguồn lực của con người còn có tiềm tàng to lớn là trí lực, bao gồm tài năng, năng khiếu cũng như quan điểm, lòng tin, nhân cách, cấu thành
Từ quan điểm nêu trên có thể định nghĩa: "Nhân sự Văn phòng là một khái niệm dùng để chỉ toàn bộ nhân lực tham gia vào tất cả các hoạt động thuộc chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng cơ quan, là những cán bộ, nhân viên hoạt động trong lĩnh vực tổng hợp, tham mưu và hậu cầu của cơ quan, giúp các nhà lãnh đạo quản lý, điều hành cơ quan"
* Quản trị nhân sự là gì?:
- Quản trị nhân sự là tất cả các hoạt động của một tổ chức để xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc của tổ chức cả về mặt số lượng và chất lượng
1.2 Tiêu chuẩn nhân sự văn phòng:
Văn phòng là một tổ chức gồm có hai loại nhân sự sau: Lãnh đạo Văn phòng và nhân viên văn phòng: a) Tiêu chuẩn nhân viên Văn phòng:
- Có chuyên môn sâu trong các lĩnh vực đảm nhận
- Biết kiên trì, nhẫn nại, trung thực, kín đáo, sáng tạo linh hoạt, ngăn lắp…
- Biết khích lệ, kiên quyết, có kỹ năng giao tiếp
b) Tiêu chuẩn lãnh đạo:
Ngoài những tiêu chuẩn cần phải có của một nhân viên văn phòng, người lãnh đạo còn cần phải đáp ứng được các tiêu chuẩn sau:
- Có phẩm chất chính trị, phẩm chất và tác phong lãnh đạo
- Phải có chuyên môn rộng (am hiểu nhiều lĩnh vực)
- Có tầm nhìn chiến lược
- Có uy tín và khả năng thu hút mọi người; có lòng tin với công việc, với mọi người
- Biết phán đoán, có tính quyết đoán
2 Chức năng và nhiệm vụ của Quản trị nhân sự Văn phòng:
2.1 Chức năng quản trị nhân sự Văn phòng:
Quản trị nhân sự Văn phòng có 3 nhóm chức năng:
- Nhóm chức năng thu hút nguồn lực: Nhóm chức năng này chú trọng đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù hợp với công việc của Văn phòng
- Nhóm chức năng đào tạo và phát triển: Nhóm chức năng này đi sâu vào công tác nâng cao năng lực công tác cho nhân viên, đảm bảo cho các nhân viên có các kỹ năng, trình đội lành nghề cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giao và tạo điều kiện cho nhân viên phát triển tối đa các năng lực cá nhân
- Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực: Nhóm chức năng này được cấu thành từ hai chức năng kích thích, động viên và duy trì phát triển mối quan hệ lao động tốt đẹp trong Văn phòng
Trang 122.2 Nhiệm vụ của quản trị nhân sự Văn phòng:
Để thực hiện tốt các nhóm chức năng trên, quản trị nhân sự phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Hoạch định nhân sự Văn phòng: Là một tiến trình quản trị bao gồm việc phân tích nhu cầu nhân sự của Văn phòng trong điều kiện thay đổi và sau đó khai thác các chính sách, các biện pháp nhằm thỏa mãn nhu cầu đó
- Tuyển dụng nhân sự: Là hành vi lựa chọn và chấp nhận những người tự nguyện gia nhập vào Văn phòng sau khi đã xác nhận người đó có đủ điều kiện, tiêu chuẩn và đáp ứng yêu cầu của vị trí làm việc cần bổ sung lao động
- Bố trí nhân sự: Là một khâu của quá trình sử dụng người lao động nhằm đảm bảo cho mỗi người laođộng đều phát huy được năng lực và khả năng của mình phục vụ cho mục tiêu chung của cơ quan
- Đào tạo huấn luyện nhân sự: Là tổng thể các hoạt động học tập có tổ chức được tiến hành những khoảng thời gian nhất định để nhằm tạo ra những sự thay đổi hành vi nghề nghiệp của người lao động
- Đánh giá nhân sự: Thực chất là việc đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân sự Sự đánh giá
có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trên cơ sở các tiêu chuẩn
đã được xây dựng
3 Căn cứ và các nguyên tắc bố trí nhân sự Văn phòng:
3.1 Căn cứ bố trí nhân sự Văn phòng:
3.2 Nguyên tắc quản trị nhân sự Văn phòng:
a) Nguyên tắc theo yêu cầu công việc:
b) Nguyên tắc chuyên môn hóa:
c) Nguyên tắc liên hoàn trong hoạt động:
d) Nguyên tắc chủ động thay thế:
e) Nguyên tắc phát triển nhân sự:
4 Trách nhiệm và quyền hạn của mỗi loại nhân sự Văn phòng:
4 Trách nhiệm và quyền hạn của mỗi loại nhân sự Văn phòng:
4.1 Chánh Văn phòng (Trưởng phòng):
4.2 Phó Chánh Văn phòng (Phó trưởng phòng):
4.3 Trưởng, phó các bộ phận chức năng:
4.4 Trưởng các nhóm chuyên môn:
4.5 Nhân viên nghiệp vụ:
5 Nội dung quản trị nhân sự Văn phòng:
5.1 Hoạch định nhân sự Văn phòng:
5.2 Tuyển dụng nhân sự:
5.3 Bố trí công việc:
6 Đánh giá nhân sự Văn phòng:
6.1 Mục đích yêu cầu của việc đánh giá:
6.2 Các phương pháp đánh giá nhân sự Văn phòng:
6.3 Tổ chức công tác đánh giá:
6.4 Một số vấn đề cần quan tâm khi đánh giá:
Câu 9: Chức năng quản trị văn phòng là gì ? Quản trị văn phòng có những chức năng nào?
Khái niệm quản trị văn phòng: Quản trị văn phòng là việc hoạch định, tổ chức,phối hợp, tiêu
chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin
Trang 13Chức năng của quản trị văn phòng Văn phòng là bộ máy của cơ quan tổ chức cótrách nhiệm thu
thập, xử lý và tổng hợp thông tinphục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo, là bộmáy giúp các nhà quản
lý điều hành công việc.Đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹthuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó
Chức năng quản trị văn phòng
a Chức năng định hướng
- Giống như mọi quá trình quản trị, quản trị văn phòng trước tiên phải định hướng cho hoạt động văn phòng về mục tiêu, về thứ tự ưu tiên các mục tiêu cần đạt trước, về bước đi cần thiết để có được mọi mục tiêu giá về các biện pháp cách thức để đạt những mục tiêu cụ thể
là thiết kế cơ cấu tổ chức và thiết lập hệ thống quyền lực và phân quyền trong cơ cấu quyền lực đó
c Chức năng duy trì hoạt động
- Hoạt động văn phòng mang tính thường xuyên, nên duy trì cho quá trình đạo diễn ra theo kế hoạch định hướng và việc làm cần thiết Nếu không thực hiện chức năng duy trì Văn phòng sẽ hoạt động không theo định hướng và đứt quãng, không liên tục thậm chí còn chấm dứt vì những biến đổi của môi trường
d Chức năng kiểm soát ( kiểm tra)
- Kết quả, hiệu quả hoạt động của văn phòng là định hướng nhà quản trị đặt ra trong quá trình quản lý
để đạt được mục tiêu, nên kiểm soát (ktra) là chức năng không thể thiếu của quản trị văn phòng Kiểm soát xuất cho quản trị diễn ra đúng hướng, đúng tiến độ, đúng quy trình, định mức về sử dụng các nguồn lực v.v Đồng thời kiểm soát còn giúp thấy được sự biến động của môi trường những hạn chế bất cập trong quản lý để chủ động điều chỉnh, khắc phục để duy trì sự tồn tại của văn phòng và các hoạtđộng quản lý, điều hành của cơ quan
e Chức năng đánh giá.
- Cùng với quản lý điều hành, hoạt động văn phòng diễn ra thường xuyên liên tục theo thời gian Muốn biết được kết quả đạt được ở mỗi thời kỳ có như mong muốn hay không, cần được đánh giá đầy đủ, kịpthời và khách quan Qua đánh giá sẽ thấy được khả năng vận động của các yếu tố văn phòng, thầy đượctrình độ tổ chức và điều hành của các nhà quản trị văn phòng trong một môi trường nhất định
Câu 10: Anh/chị hãy phân tích và trình bày khái niệm, vai trò (ý nghĩa) của công tác văn thư cơ quan?
Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư là 1 lĩnh vực hoạt động của bộ máy quản lý bao gồm công tác tài liệu hóa mọi hoạt động quản lý của cơ quan và tổ chức, công tác văn thư trong quá trình thực hiện chức năng quản lý Nói cách khác công tác văn thư là 1 mặt hoạt động của bộ máy quản lý bao gồm toàn bộ các công việc
về xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan đơn
vị, tổ chức( goi tắt là cơ quan) Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công tác văn bản tài liệu, bắt đầu từ khi soạn thảo văn bản ( đối với văn bản đi) hoặc từ khi tiếp nhận( đối với văn bản đến) đến khi giải quyết xong công viêc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan